SiteAudit Knowledge Base. Schwellwertregeln und benachrichtigungen. Grundlagen für Schwellwertregeln. In diesem Artikel:

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1 SiteAudit Knowledge Base Schwellwertregeln und benachrichtigungen Februar (2009) In diesem Artikel: Grundlagen für Schwellwerte Schwellwerte festlegen Benachrichtigungen konfigurieren Leistungen im Überblick SiteAudit 2.4 ermöglicht das Erstellen von Benachrichtigungen, die durch Erreichen gewisser Schwellwerte für Seitenzahlen oder Verbrauchsmaterial ausgelöst werden. Die Regeln für Schwellwerte sind mit denen für Benutzerbenachrichtigungen so abgestimmt, dass entsprechend Befugte bez. der gedruckten Seitenzahlen und Verbauchsmaterialstände informiert werden. Benachrichtigungen sind im Menü 'Vorfälle' abrufbar. Grundlagen für Schwellwertregeln Die von Druckern generierten Benachrichtigungen sind begrenzter Natur und variieren je nach Hersteller und Druckermodell. SiteAudits Schwellwertregeln ermöglichen die Überwindung dieser Begrenzung durch das Erstellen von Benachrichtigungen über Seitenzahlen und Verbrauchsmaterialien, die für Befugte in der Firma von Interesse sind. So ist z.b. das Feststellen von Druckern möglich, die zu stark oder zu wenig ausgelastet sind. Gleiches gilt für das Erfassung von Verbrauchsmaterialständen. In beiden Fällen können entsprechend Befugte jeweils als Empfänger von automatischen Benachrichtigungen bestimmt werden. Das Verbinden von Schwellwertregeln mit Benachrichtigungen führt dazu, dass entsprechende Programme effizienter werden. Unter anderem sind folgende Rubriken davon betroffen: - pre-emptive service - Toner ersetzen - Kostkontrolle pro Seite - Überlastung - click penalties - Mißbrauch SiteAudit Schwellwerte sind mit 20 verschiedenden Zähloptionen (drucken, kopieren, faxen, scannen, zweiseitig, Farbe usw.) und acht Verbrauchskategorien verbunden (gegenwärtiger Stand, Beschreibung, Seriennummer usw.), die unter verschiedenen Bedingungen aktiviert werden. Netaphor SiteAudit Software v1.0d

2 Wie es funktioniert Üblicherweise generieren Drucker Benachrichtigungen, die von SiteAudit abgefangen, gespeichert und zur Ansicht im Vorfälle Fenster bereitgestellt werden. Für die benutzung von Schwellwerten werden Bedingungen für Benachrichtigungen durch den Administrator erstellt. SiteAudit erstellt den Bericht, sobald diese Bedingungen erfüllt sind. Auch werden entsprechende benachrichtigungen geschickt. Die Benutzung von Schwellwertregeln involviert drei separate Schrittem die es gilt, zu verstehen. Es handelt sich um das Erstellen von Benachrichtigungsbedingungen, dem Erfassen eines Ereignisses und der Übertragung einer benachrichtigung. Beispiel 1 Der HP Farbdrucker LaserJet 4600 erfasst nicht, dass der Zyantoner bis unter den Stand von 2% gefallen ist. Der Administrator hat jedoch vorbestimmt, dass bei 2% Nachschub bestellt werden soll und möchte deshalb über die Unterschreitung des Tiefstands informiert werden. Im Folgenden wird die Konfigurierung der entsprechenden Schwellwertregel erläutert. Der Adminstrator kann eine Schwellwertregel erstellen, die das Erfassen der Unterschreitung der 2% Marke für Zyantoner des oder der Drucker(s) verursacht. Eine Benachrichtigungsregel sorgt dafür, dass der Adminstrator bei Erfassung des Ereignisses per benachrichtigt wird. Die Regel kann so strukturiert werden, dass eine Benachrichtigung z.b. nur für Dell 3100cn Drucker erfolgt. Im Folgenden wird die Konfiguration der Schwellwertregel erläutert. Erstellen von Schwellwertregeln Schwellwertregeln bestimmen die Bedingung(en) unter welchen SiteAudit Benachrichtigungen veranlasst. Die Beschreibung des Ereignises sollte so präzise wie möglich sein. In Beispiel 1 wäre eine passende Beschreibung folgende: Der Tonerstand hat 2% unterschritten. Um diese Schwellwertregel zu erstellen, im Setup Menü Schwellwert Konfigurieren... auswählen. Bild 1 Setup Menüoptionen 2009 Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY seite 2 3/02/09

3 Erstellen einer Schwellwertregel für Verbauchsmaterialien Neuer Schwellwert anklicken. Dann im Schwellwert Menü Verbrauchsmaterialien auswählen. Bild 2 Beispiel eines Schwellwertes für Verbrauchsmaterial Ereignisbeschreibung Das eventuelle Ereignis im folgenden Feld beschreiben: Text für die Beschreibungsspalte. Die Beschreibung wird in der entsprechenden Spalte in der Ansicht Vorfälle sowie in der benachrichtigung angezeigt. Sie sollte möglichst präzise sein. Die Beschreibung für die Schwellwertregel in Beispiel 1 z.b. könnte folgende sein: Tonerstand hat 2% unterschritten. Stichwörter können benutzt werden, um dynamic data einzubinden und somit eine Beschreibung weiter zu präzisieren. Z.B. wird das Stichwort $CONSUMABLEDESCRIPTION in einer Beschreibung im Falle des Auftretens des Ereignisses durch eine tatsächliche Beschreibung des Ereignisses ersetzt, z.b. Zyan Druckerpatrone HP C9721A. Die folgenden Stichwörter können in einer Ereignisbeschreibung verwendet werden: - $ CONSUMABLEDESCRIPTION Die Beschreibung des Verbrauchsmaterials - $ CONSUMABLELEVELPERCENT Der verbleibende Bestand des Verbrauchsmaterials in % - $ CONSUMABLECURRENTLEVEL Der verbleibende Bestand des Verbrauchsmaterials Beispiel für die Benutzung eines Stichworts: Tonerlevel hat $CONSUMABLELEVELPERCENT unterschritten 2009 Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY seite 3 3/02/09

4 In diesem Beispiel wird das Stichwort durch eine prozentuelle Zahlenangabe des Verbrauchsmaterialstands ersetzt. Regelbedingung angeben Den Schwellwert, die Regel und die Option und/oder sowie andere zutreffenden Optionen markieren um die genauen Bedingungen für die Schwellwertregel zu erstellen. Im Folgenden wird die Bedingung für das Erfassen einer Unterschreitung des 2% Schwellwertes für Verbrauchsmaterialien gezeigt. Bild 3 Beispiel einer Regel für Verbrauchsmaterialschwellwerte Minimaler Zeitraum bis Wiederauftreten Nach einer vorher festgelegten Dauer (Minimaler Prüfungsabstand in Minuten) prüft SiteAudit, ob eine Bedingung erfüllt ist. Der automatische Minimalabstand beträgt 60 Minuten. Die Voreinstellung liegt zwei 120 Minuten. In Bild 3 wird die Bedingung alle zwei Stunden auf Erfüllung geprüft. Sollte dies der Fall sein, wird eine Benachrichtigung verschickt. Aktiv Feld anwählen um den Schwellwert zu aktivieren. Falls dieses Feld nicht angewählt ist wird die Regel ignoriert. NB: Hinweise zur Erstellung von Benachrichtigungen befinden sich im Abschnitt Benachrichtigung erstellen 2009 Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY seite 4 3/02/09

5 Verbrauchsmaterial im Detail Verbrauchsmaterialdaten werden in der Detailansicht für die ausgewählten Drucker angezeigt. Um die Details darzustellen, einen Drucker auswählen und Printer Details anklicken. Die Details können auch durch Rechtsklicken auf der jeweiligen Druckerangabe in SiteAudit under Asuwahl von Details... hervorgerufen werden. Bild 4 Druckerdetails anzeigen Informationen zum Verbrauchsmaterial sind wie in Bild 5 unter dem Reiter Verbrauchsmaterial angezeigt. Es ist zu prüfen, ob die der Bedingung zugrundeliegenden Daten auch tatsächlich verfügbar sind. SiteAudit verläßt sich auf die von den Druckern verfügbar gemachten Daten. Nicht alle Drucker leiten z.b. Daten über Tonerdeckung, Seriennummer oder Daten zur Aufstockung der Verbrauchsmaterialien weiter. Bild 5 Verbrauchsmaterialien - Details. Manche Daten in der Spalte werden nicht durch alle Drucker zur Verfügung gestellt Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY seite 5 3/02/09

6 Erstellen einer Schwellwertregel für Laufzeitzähler Dieser Abschnitt beschreibt das Erstellen einer Schwellwertregel für Laufzeitzähler, ähnlich der Erstellung von Schwellwertregeln für Verbrauchsmaterialien. Bitte zuerst den Abschnitt Erstellen einer Schwellwertregel für Verbauchsmaterialien lesen. Um eine Schwellwertregel für Laufzeitzähler zu erstellen, den Dialog Verbrauchsmaterial Konfiguration... im Setup Menü öffnen. Neuer Schwellwert öffnen und Laufzeitzähler im Fenster auswählen (Bild 1). Eine präzise Ereignisbeschreibung für die Bedingung zufügen. Bedingung für die Regel definieren. Laufzeitzählerbedingungen umfassen folgende Möglichkeiten: Und / Oder sowie auch andere Optionen werden im Verbund mit präzisen Bedingungen verwendet, die für die Schwellwertregel nötig sind. Frequenz auswählen, mit der SiteAudit die Erfüllung einer Bedingung prüft: Minimaler Prüfungsabstand in Minuten. Die Voreinstellung ist 120 Minuten. Das Aktiv Feld anwählen. NB: Informationen zum Erstellen von benachrichtigungen befinden sich im Abschnitt Erstellen von Benachrichtigungen Erstellen von benachrichtigungen für eine Schwellwertregel SiteAudit Benchrichtigungen basieren auf Regeln und auf deren Bedingungen. Das Erstellen von Schwellwertbenachrichtigungen ist dem von anderen Benachrichtigungen ähnlich, außer dass hier die Bedingung für die Ereignisbeschreibung zur Identifikation der Schwellwertregel benutzt werden muss. Es folgen einige Beispiele (Bitte auch den Knowledgebase Artikel lesen). Um eine Benachrichtigungsregel zu erstellen ist der Dialog für die Konfigurierung von Benachrichtigungen zu öffnen: Setup Benachrichtigungskonfiguration (Bilder 6 und 7) Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY seite 6 3/02/09

7 Bild 6 Dialog für Benachrichtigungskonfiguration öffnen Die folgenden Schritte führen zum Erstellen der Regel in Bild 7 - Auf Neue Regel klicken um eine neue Banachrichtigungsregel zu erstellen - Eine Bezeichnung für die neue Regel angeben, z.b. Dell 3100cn Tonernachschub - Das Aktiv Feld anwählen um die Benachrichtigung zu aktivieren Bild 7 Dialog für Benachrichtigungskonfiguration Regel Bearbeiten anklicken um den Dialog für die Regelkonfiguration zu öffnen 2009 Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY seite 7 3/02/09

8 Bild 8 Der Dialog für die Regelkonfiguration zeigt die Bedingung für die Verbrauchsmaterialbenachrichtigung. Die Regel wird aktiv, sobald der Tonerstand des Dell Druckers 3100cn unter den definierten Schwellwert fällt. Die Schwellwertregel wird in Bild 9 angezeigt. Benachrichtigungsregel Bedingung: Der wichtigste Punkt, den es beim Erstellen einer schwellwertbezogenen Benachrichtigung zu beachten gibt, ist dass die Beschreibung der Schwellwertregel in der Ereignisbeschreibung zu verwenden ist. So wird in Bild 8 die Ereignisbeschreibung für das Erstellen einer Benachrichtigung gezeigt, die auf der Schwellwertregel für Verbrauchsmaterialien (Bild 9) basiert. Bild 9 Die Ereignisbeschreibung für eine Schwellwertregel wird zum Identifizieren der korrekten Benachrichtigung verwendet und muss beim Erstellen der Ereignisbenachrichtigung benutzt werden. Die folgenden Schritte führen zur Regelbedingung in Bild Die Schaltfläche anklicken um eine neue Bedingung zu iniziieren. 2. Die Bedingung für die entsprechende Ereignisbeschreibung auswählen und den Text von der Ereignisbeschreibung der Schwellwertregel eingeben. 3. Schritt 1 wiederholen 4. Die Hersteller Bedingung auswählen und Dell angeben 5. Schritt 1 wiederholen 6. Modell Bedingung auswählen und 3100cn eingeben Auch andere Bedingungen sind zu beachten: Abteilung, Standort, und IPAdresse. Eine komplette Liste der Bedingungen ist in Bild 10 ersichtlich. Diese Bedingungen präzisieren die Regeln. Ein Administrator mag z.b. mag nur dann eine Benachrichtigung erhalten wollen, wenn der Tonerstand im Dell Drucker 3100cn auf dem dritten Stock niedrig ist, oder in den Druckern eines bestimmten Unternetzweks Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY seite 8 3/02/09

9 Bild 10 Verschiedene Bedingungen Empfänger, Betreff und Stichwörter Einer oder mehrere empfänger können einer Benachrichtigungsregel zugeordnet werden. Es ist folglich einfach, direkte Ereignisbenachrichtigungen an die richtigen Personen zu verschicken. adressen werden jeweils durch Semikolon getrennt im Textfeld Benachrichtigung Empfänger eingegeben. Es ist wichtig, die Beschreibung in dem Betreffs Feld so einzugeben, dass die Benachrichtigung einfach zu identifizieren ist. Bitte Bild 8 konsultieren. Um den Inhalt der Betreffzeile in s hilfreicher zu gestalten, schlägt SiteAudit einige Stichwörter vor. Stichwörter werden dynamisch durch den Text der iniziierten Benachrichtung ersetzt. Die folgenden Stichwörter sind in die Betreffzeile erlaubt. $ALERTSEVERITYLEVEL Die Schwere des Ereignisses $ASSETTAG Das Druckeretikett $CONTACT Die je nach Drucker festgelegte Kontaktperson $DEPARTMENT Die Abteilung welcher der Drucker zugeordnet ist $IPADDRESS Die IP Adresse des Druckers $LOCATION Der Druckerstandort $MANUFACTURER Der Druckerhersteller $PRINTERNAME Der Druckername $SERIALNUMBER Die Druckerseriennummer Zwei Stichwörter werden in der Betreffzeile in Bild 8 verwendet und zwar der Name und der Standort des Druckers Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY seite 9 3/02/09

10 Expedite and Notifications on Thresholds Benachrichtigungsregeln für Schwellwerte sollten nicht die Option Beschleunigung verwenden. Schwellwertregeln verharren im Nicht erledigt Status. Folglich würde die Benutzung der Beschleunigungsoption zum wiederholten Senden der Benachrichtigungen an die Empfänger führen. Beispiel einer Ereignisbenachrichtigung per SiteAudits Ereignisbenachrichtigungen werden als XML Dokumente verschickt. Benutzer können ein CSS Stylesheet erstellen um den Benachrichtigungsinhalt wie gewünscht darzustellen. SiteAudit bietet ein einfaches Styesheet, das die in Bild 11 gezeigte Benachrichtigung erstellt. Bild 11 SiteAudit benachrichtigung basierend auf einer Schwellwertregel für Laufzeitzähler Threshold Benefits Die wichstigsten Pluspunkte von Schwellwertregeln sind folgende: Bessere Kontrolle im Bereich Verbrauchsmaterialmanagement - Die verschiedenen Bedingungen ermöglichen die Lösung von Verbauchsmaterialspezifischen Problemen durch Schwellwertregeln - Wann Verbrauchsmaterialien nachbestellt und aufgestockt werden sollen - Whether page coverage exceeds its target application e.g. office printing - Hilfe bei Verbrauchsprojektionen 2009 Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY seite 10 3/02/09

11 Bessere Kontrolle im Bereich Druckernutzung - Schwellwerte für Seitenzahlen bieten Informationsmöglichkeiten bez. der Über- oder Unterbenutzung eines Druckers. Umfassend - Alle Hersteller und Modelle eignen sich für Schwellwertregeln Appendix Schwellwerttypen SiteAudit bietet zwanzig Seitenzahl- und acht Verbrauchsmaterialtypen, die bei dem Erstellen von Schwellwertregeln verwendet werden können. Diese Schwellwerttypen sind unten aufgelistet. Schwellwerte für Laufzeitzähler: BwLargePaper Anzahl von s/w Drucken auf Großpapier BwPages Gesamter s/w Druck BwPagesCopied Anzahl s/w Kopien BwPagesPrinted Anzahl von gedruckten s/w Seiten ColorLargePaper Anzahl von farbigen Großdrucken ColorPages Gesamte Farbseiten ColorPagesCopied Anzahl von Farbkopien ColorPagesPrinted Anzahl von gedruckten Farbseiten CopiedPages Gesamtanzahl kopierter Seiten DuplexPages Anzahl von Doppelseiten Faxed Anzahl gefaxter Seiten Large Anzahl von Großdrucken Printed Gesamtzahl von Drucken PrinterAddress Printer IP address Scanned Anzahl gescannter Seiten Total Gesamtzeitenzahl TotalColorUsage Gesamter Farbverbrauch TotalMonoUsage Gesamter einfarbiger Verbrauch TotalPrintQueue Gesamtzahl der Druckerschlange TotalUsage Gesamtverbrauch 2009 Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY seite 11 3/02/09

12 Schwellwerte für Verbrauchsmaterial ConsumableCapacity Gesamtkapazität des Verbrauchsmaterials ConsumableCoveragePercent Prozentuale Deckung/Nutzung ConsumableCurrentLevel Gegenwärtiger Stand eines Verbrauchsmaterials ConsumableDescription Beschreibung eines Verbrauchsmaterials ConsumableInstalledOn Installationsdatum des Verbrauchsmaterials ConsumableLevelPercent Restbestand des Verbrauchsmaterials in Prozent ConsumableSerialNumber Seriennummer des Verbrauchsmaterials PrinterAddress IP Adresse des Druckers 2009 Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY seite 12 3/02/09

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