Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH

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1 Kundenleitfaden Dezember 2014 Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH Sachsenfeld Hamburg Telefon Telefax Sitz der Gesellschaft: Hamburg Amtsgericht Hamburg HRB Geschäftsführung: Bernd Wittkamp, Dr. Christian Kastner Bankverbindungen: Sparkasse Harburg-Buxtehude BIC: NOLADE21HAM IBAN: DE Sparkasse Hildesheim BIC: NOLADE21HIK IBAN: DE Sparkasse Hannover BIC: SPKHDE2HXXX IBAN: DE Ein Unternehmen der Finanz Informatik

2 Inhalt 1 SFirmImport Aus welchen Programmen können Daten übernommen werden? Welche Daten werden übernommen*? Datenübernahme je Programm Voraussetzungen Systemanforderungen Lizenzierung & Installation Demoversion SFirmImport - der Programmablauf Das Startfenster / mögliche Datenquellen Übernahme und Protokolle SFirmImport Auftraggeber (per CSV-Datei) Voraussetzungen Beschreibung der Programmoberfläche Der Abschnitt Schritt Der Abschnitt Schritt Der Abschnitt Ergebnis Fehlereinträge im Protokoll Weitere Informationsquellen & Support Die Onlinehilfe zu SFirm Der Internetauftritt von SFirm SFirm-KnowledgeBase Seminare Die Hotline Kontaktinformationen Copyrights und Warenzeichen Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows Server 2003, Windows Server 2008 und Windows Server 2012 sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle in dieser Dokumentation zusätzlich verwendeten Programmnamen und Bezeichnungen sind u.u. ebenfalls eingetragene Warenzeichen der Herstellerfirmen und dürfen nicht gewerblich oder in sonstiger Weise verwendet werden. Irrtümer vorbehalten. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt gearbeitet. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder juristische Verantwortlichkeit noch irgendeine Haftung übernehmen. Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieser Dokumentation darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden. Die Star Finanz entwickelt ihre Produkte ständig weiter, um Ihnen den größtmöglichen Komfort zu bieten. Deshalb bitten wir um Verständnis dafür, dass sich Abweichungen vom Handbuch zum Produkt ergeben können. Copyright Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH, Sachsenfeld 4, Hamburg. Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 2

3 Aus welchen Programmen können Daten übernommen werden? SFirmImport Mit SFirmImport können Sie assistentengesteuert Daten aus allen wichtigen Banking- Programmen in SFirm übernehmen - und so ganz einfach mit Ihren alten Daten auf SFirm umsteigen. Sparen Sie sich eine zeitaufwändige Neuerfassung! 1.1 Aus welchen Programmen können Daten übernommen werden? StarMoney ( ) StarMoney Business ( ) StarMoney Professional (1.x) MultiCash (CoTel*, DreCash*) (3.x) MultiCash light (MC light) / Zahlungsverkehr light (ZV light) (4.x) Profi cash (9.x, 10.x) windata professional (7.x, 8.x) CSV-Dateien (Semikolonseparierte Textdateien) * Der Import aus CoTel und DreCash funktioniert i.d.r., wurde aber nicht getestet Welche Daten werden übernommen*? Umsätze/Auszüge Zahlungen Empfänger/Kunden (inkl. Konten) Auftraggeber (inkl. Konten) * je nach Software. Die Daten, die aus den einzelnen Programmen übernommen werden, finden Sie in der folgenden Tabelle Datenübernahme je Programm Programm Version Umsätze / Auszüge Zahlungen Empfänger/Kund en inkl. Konten StarMoney ja nein ja nein StarMoney Business ja nein ja nein StarMoney Professional 1.x ja ja ja ja MultiCash (CoTel*, Dre- Cash*) MultiCash light (MC light) Zahlungsverkehr light (ZV light) 3.x ja nein ja ja 4.x ja nein ja Nein Auftraggeber inkl. Konten Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 3

4 Voraussetzungen 1.2 Profi cash 9.x, 10.x ja ja ja ja windata professional 7.x, 8.x ja ja ja ja CSV-Datei nein nein nein ja * Der Import aus CoTel und DreCash funktioniert i.d.r., wurde aber nicht getestet. 1.2 Voraussetzungen Voraussetzung ist ein installiertes SFirm ab der Version 2.5 oder höher. 1.3 Systemanforderungen Betriebssystem Arbeitsspeicher (RAM) Festplattenplatz Browser Sonst. Software Bedienung Microsoft Windows XP, Vista, 7, 8, 8.1, Server 2003, Server 2008, Server 2012 Mindestens 1 GB Mindestens 10 MB Internet Explorer 8 oder höher Adobe Reader 7 oder höher (u.a. für die SFirm-Onlinehilfe nötig) Maus und Tastatur Die hier angegebenen Anforderungen stellen die Mindestanforderungen dar. 1.4 Lizenzierung & Installation SFirmImport erhalten Sie bei Ihrem Institut (i.d.r. Sparkasse/Landesbank), sofern dort SFirmImport verfügbar ist. Bitte sprechen Sie Ihren Electronic Banking-Berater darauf an. Bietet Ihr Institut SFirmImport nicht an? Oder nutzen Sie SFirm mit einer Lizenz der Star Finanz GmbH? Dann können Sie SFirmImport bequem in unserem Tools Online Store bestellen: Demoversion Testen Sie mit der kostenlosen SFirmImport-Demoversion den Funktionsumfang und überzeugen Sie sich selbst. Die Demoversion ist auf einen Datensatz je Datenbestand beschränkt. Über unseren Internetauftritt in der Rubrik Tools Online Store SFirmImport finden Sie einen entsprechenden Downloadlink. SFirmImport ist modular aufgebaut. Es werden vom Hersteller nur die Funktionen lizenziert, die der Anwender benötigt (z.b. SFirmImport nur für MultiCash). Zur Ausführung der Anwendung sind nur zwei Dateien notwendig. Die Programmdatei SFirmImport.exe und die dazugehörige Lizenzdatei SFirmImport.json. Kopieren Sie bitte beide Dateien in einen neuen/leeren Ordner und führen Sie zum Start der Anwendung die Datei SFirmImport.exe per Doppelklick über (z.b.) den Dateimanager aus. Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 4

5 SFirmImport - der Programmablauf SFirmImport - der Programmablauf Das Startfenster / mögliche Datenquellen Wird die Programmdatei SFirmImport.exe ausgeführt, sehen Sie zunächst ein Begrüßungsfenster mit einem Überblick über die Programmfunktionen und der möglichen Datenquellen. Je nach dem, von welchem Programm eine Datenübernahme erfolgen soll, sind die jeweiligen Eingangserklärungen zu beachten. Nach einem Klick auf die Schaltfläche <OK> erfolgt eine Auswahl der SFirm- Version, in der die Daten übernommen werden sollen. Nachdem die Version gewählt wurde, erscheint ggf. die Mandantenauswahl (SFirmEnterprise). Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 5

6 SFirmImport - der Programmablauf 1.5 Anschließend stehen Ihnen alle lizenzierten Übernahmemöglichkeiten zur Verfügung. Eine Anleitung zum Export der Daten aus der Quellanwendung wird Ihnen nach einem Klick auf einen der Links angezeigt. SFirmImport führt Sie mit einem Assistenten durch die Datenübernahme, in dem alle Schritte genau beschrieben werden. I.d.R. werden die Export-Funktionen der bisher genutzten Programme benötigt. Diese Daten werden dann automatisch in die SFirm- Datenbank übernommen. Obiger Dialog erscheint in dieser Form nur, wenn mehr als ein Modul lizenziert ist. Ist nur ein Modul vorhanden, wird das Modul gleich ohne Auswahlmöglichkeit gestartet. Da beim Import von Auftraggebern (SFirmImport - Auftraggeber) per CSV-Datei einige Besonderheiten zu berücksichtigen sind, folgen dazu im nächsten Kapitel detaillierte Informationen. Die Herkunft der Daten und die inhaltliche Qualität können von SFirmImport nicht überprüft werden. Die Richtigkeit und Konsistenz der importierten Daten kann daher nicht durch das Programm festgestellt werden. Dies muss nach dem Import durch den Anwender erfolgen. Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 6

7 Übernahme und Protokolle Übernahme und Protokolle Auch, wenn Sie SFirm bereits aktiv nutzen, können Sie Daten aus Ihrer alten Software übernehmen. Diese werden dann entsprechend hinzugefügt und vervollständigen so Ihre SFirm-Datenbank. Eine detaillierte Protokollierung informiert Sie genau über die Ergebnisse der jeweiligen Übernahme. (Die Protokolldatei(en) finden Sie im HTML-Format im SFirm-Datenverzeichnis.) 1.7 SFirmImport Auftraggeber (per CSV-Datei) Dieser erste Programmpunkt ermöglicht Ihnen einen automatischen Import von Auftraggebern und Bankverbindungen in SFirm. Damit haben Sie die Möglichkeit, bequem eine große Anzahl von Auftraggebern mit entsprechenden Bankzugängen anzulegen. Im ersten Schritt wählen Sie eine CSV-Datei aus, in der die Auftraggeber hinterlegt sind. Die Datei wird zunächst einer groben Strukturprüfung unterzogen. Ist sie erfolgreich, können Sie vor dem eigentlichen Import die Dateninhalte zusätzlich auf Fehler untersuchen lassen. Während des Imports der Daten in SFirm können Sie anhand der Fortschrittsbalken den Verlauf des Imports mitverfolgen. Im unteren Teil des Hauptdialogs werden die Ergebnisse des Imports angezeigt. Der Ablauf wird detailliert in eine Protokolldatei geschrieben, die sich anschließend im Datenverzeichnis (Mandantenverzeichnis) der SFirm-Installation befindet Voraussetzungen Voraussetzung ist eine funktionsfähige SFirm-Installation. Damit die EBICS-Bankzugänge automatisch zugeordnet werden können, müssen diese vor dem Import innerhalb von SFirm bereits angelegt sein. Die Bezeichnung dieses Bankzugangs muss hierbei mit der Bezeichnung des Bankzugangs in der Importdatei übereinstimmen. Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 7

8 SFirmImport Auftraggeber (per CSV-Datei) Beschreibung der Programmoberfläche Die Programmoberfläche besteht aus drei Abschnitten. Im ersten Abschnitt Schritt 1 wählen Sie die CSV-Datei aus. In dem Feld CSV- Datei aussuchen wird der entsprechende Pfad der Datei angegeben. Im zweiten Abschnitt Schritt 2 können Sie den Inhalt der Datei auf Fehler überprüfen lassen und anschließend die Datei importieren. Während der Prüfung und während des Imports wird Ihnen der Fortschritt anhand eines Fortschrittsbalkens angezeigt. Anschließend, im dritten Abschnitt Ergebnis, erhalten Sie eine Kurzinfo, wie viele Auftraggeber erfolgreich angelegt wurden und bei wie vielen ggf. Fehler aufgetreten sind. Über die Schaltfläche <Protokoll anzeigen> rufen Sie die detaillierten Protokollinformationen auf. Die Schaltflächen im Einzelnen: <Datei öffnen> <Dateninhalt überprüfen> <Import> <Abbrechen> <Protokoll anzeigen> Über diese Schaltfläche kann eine CSV-Datei mit den Auftraggebern und entsprechenden Bankzugängen ausgewählt werden. Über diese Schaltfläche kann der Inhalt der Datei auf Fehler Überprüft werden. Das Ergebnis wird in dem Protokoll zusammengefasst. Über die <Import> Schaltfläche werden die Datensätze aus der Importdatei in die SFirm-Datenbank geschrieben. Eine Überprüfung oder ein Import einer Datei kann jederzeit abgebrochen werden. Die bis dahin importierten Datensätze bleiben in der Datenbank erhalten. Mit dieser Schaltfläche können Sie sich das Protokoll anzeigen lassen. Das Protokoll wird als eine HTML-Datei in dem SFirm- Datenverzeichnis (Mandantenverzeichnis) gespeichert Der Abschnitt Schritt 1 Im ersten Schritt wird beim Öffnen der Datei eine Strukturprüfung durchgeführt. Bei dieser Strukturprüfung werden die Anzahl der Felder in der Datei und der Dateityp überprüft. Ist sie erfolgreich werden die Schaltflächen <Dateninhalt überprüfen> sowie <Import> aktiviert. Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 8

9 SFirmImport Auftraggeber (per CSV-Datei) 1.7 Stellt die Strukturprüfung Fehler fest, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Details entnehmen Sie bitte dem Protokoll (s.u.) Aufbau der CSV-Datei Um den Import der Auftraggeber zu ermöglichen, muss das Layout der CSV-Datei folgendermaßen aufgebaut sein: In den ersten drei Zeilen der CSV-Datei dürfen keine Datensätze, die ins SFirm importiert werden sollen, enthalten sein. Der erste Datensatz muss in der vierten Zeile anfangen. In den Feldern Auftraggeber Name und Bezeichnung dürfen nur folgende Sonderzeichen verwendet werden: $%&-/+.,* Auftraggeber Name BLZ Kto-Nummer Bezeichnung DFÜ-Konfiguration (Import / Kontoinfo / IZV / AZV) Bankparameter Der Auftraggebername muss mindestens aus einem Zeichen bestehen und darf maximal 35 Stellen lang sein. Die BLZ muss 8 Stellen lang sein und darf nur aus numerischen Werten bestehen. Die Kontonummer darf maximal 10 Stellen lang sein und darf nur aus numerischen Werten bestehen. Die (Konto-)Bezeichnung muss aus mindestens einem Zeichen bestehen und darf maximal 50 Stellen lang sein. Es kann hier z.b. der Aufbau eines Kontonamens verwendet werden, wie er auch in SFirm Verwendung findet: Kontonummer, Bankname. In der Spalte Import muss aus programmtechnischen Gründen standardmäßig immer eine 1 hinterlegt werden. In den weiteren Feldern Kontoinfo, IZV sowie AZV dürfen nur den Wert EBICS enthalten sein. Der Bankzugang muss bereits in SFirm angelegt sein und die Bezeichnung dieses Bankzugangs muss mit der Bezeichnung des Bankzugangs in der CSV-Datei übereinstimmen. Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 9

10 Fehlereinträge im Protokoll Der Abschnitt Schritt 2 Der Verlauf der Prüfung oder des Imports wird mit einem Fortschrittsbalken angezeigt. Unterhalb des Fortschrittsbalkens wird zusätzlich die Anzahl der bis dahin bearbeiteten Datensätze angezeigt. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den Vorgang mit der Schaltfläche <Abbrechen> zu beenden. Beim Abbruch des Importes bleiben die schon angelegten Datensätze in der Datenbank erhalten Der Abschnitt Ergebnis Nach dem Import werden im unteren Abschnitt des Dialogs die Ergebnisse des Importes angezeigt. Es wird die Anzahl der Datensätze angezeigt, die erfolgreich importiert bzw. nicht importiert werden konnten. Außerdem wird die genaue Anzahl der importierten Auftraggeber und Bankverbindungen angezeigt. Genauere Informationen über fehlgeschlagene Datensätze entnehmen Sie bitte dem Protokoll, welches Sie über <Protokoll anzeigen> aufrufen können. Diese Protokolldatei befindet sich im SFirm-Datenverzeichnis (Mandantenverzeichnis) der SFirm- Installation. Der Name der Protokolldatei setzt sich aus dem Namen des Programms, des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit zusammen. Der Name sieht dann so aus: SFirmImport_LOG_JJJJMMTT_HHMMSS.html 1.8 Fehlereinträge im Protokoll Während des Importes werden die Dateninhalte einer umfangreichen Prüfung unterzogen. Damit wird verhindert, dass es in der SFirm-Datenbank zu fehlerhaften Einträgen kommt und sie damit - im schlimmsten Fall - unbrauchbar wird. Bei dieser Prüfung werden die Inhalte der Importdatei u.a. auf maximale / minimale Länge geprüft sowie auf unzulässige Zeichen. Falls es zu einem Fehler bei der Prüfung kommt, kann der Eintrag in dem Protokoll wie folgt aussehen: Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 10

11 Fehlereinträge im Protokoll 1.8 Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 11

12 Die Onlinehilfe zu SFirm Weitere Informationsquellen & Support Neben den Kundenhandbüchern und -leitfäden stellen die Onlinehilfe und die Inhalte des Internetauftritts weitere Quellen dar, Informationen rund um SFirm zu erhalten. Mit den angebotenen Seminaren haben Sie außerdem die Möglichkeit, themenbezogen das eigene Wissen in Theorie und Praxis zu vertiefen. Zusätzlich dazu hilft Ihnen die technische Hotline des Herstellers bei allen technischen Fragen und Problemen. Im letzten Abschnitt finden Sie alle Kontaktdaten im Überblick. 2.1 Die Onlinehilfe zu SFirm Die Onlinehilfe ist ein Bestandteil der Anwendung SFirm. Diese Hilfe ist mit den jeweiligen Programmteilen bzw. Funktionen verbunden und zeigt Ihnen je nachdem, wo Sie sich gerade befinden nach dem Aufruf mit der F1-Taste die entsprechend zugehörige Beschreibung und Hilfe an. Die Hilfe ist überwiegend nach Programmbereichen und Programmfunktionen strukturiert und gibt Ihnen somit auch die Möglichkeit, sich über diese Hilfe in SFirm einzuarbeiten. 2.2 Der Internetauftritt von SFirm Über die Adresse haben Sie einen Zugang zum SFirm-Internetauftritt. Die SFirm-Website ist in zwei Bereiche eingeteilt: einen allgemein zugänglichen Teil, der auch den Großteil der aktuellen Informationen zu den Produkten und Modulen enthält und einen exklusiven Bereich für die Berater der Sparkassen und Landesbanken. Im öffentlichen Teil sind mehrere Rubriken zu sehen, über die Sie aktuelle Informationen, Leitfäden, Modulbeschreibungen und Schulungsangebote sowie Downloads von Updates und Tools erreichen können. Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 12

13 Die Hotline SFirm-KnowledgeBase Die SFirm-KnowledgeBase ist eine Wissensdatenbank, die Informationen, Hinweise und Problemlösungen zu den aktuellen, freigegebenen Versionen von SFirm strukturiert zur Verfügung stellt. Der Aufruf der KnowledgeBase erfolgt über die Rubrik Support FAQ Hilfedatenbank Seminare Für SFirm bieten wir Ihnen eine Reihe von Seminaren an, die sich an unterschiedliche Zielgruppen wendet. Eine Auflistung der derzeit angebotenen Seminare erhalten Sie über den SFirm-Internetauftritt in der Rubrik Seminare. Für nähere Informationen steht Ihnen auch unser Seminar-Team telefonisch und per zur Verfügung (siehe übernächsten Abschnitt). 2.3 Die Hotline Der Hersteller bietet Ihnen eine kostenpflichtige technische Hotline für alle SFirm-Produkte an. Detaillierte Informationen finden Sie auf der Seite in der Rubrik Kontakt. Die SFirm-Hotline steht Ihnen von montags - freitags von 8:30 bis 17:00 Uhr unter folgender kostenpflichtigen Rufnummer zur Verfügung: 0900 / (1,34 EUR/Minute inkl. MwSt. aus dem dt. Festnetz; abweichende Preise für Mobilfunkteilnehmer). Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 13

14 Kontaktinformationen Kontaktinformationen Folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Kontaktdaten des Herstellers: Anschrift Internetauftritte: Produktseite Firmenseite Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH Laatzener Straße Hannover Vertrieb Rufnummer 040 / Vertrieb Fax 040 / Vertrieb Technische Hotline für Endkunden vertrieb@starfinanz.de 0900 / (1,34 EUR/Minute inkl. MwSt. aus dem deutschen Festnetz; abweichende Preise für Mobilfunkteilnehmer). Star Finanz, 2014, Kundenleitfaden SFirmImport 14