Wirtschaftliche Eigentümer von Rechtsträgern Meldung bis an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer

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1 50 WIRTSCHAFTLICHER EIGENTÜMER Wirtschaftliche Eigentümer von Rechtsträgern Meldung bis an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz WiEReG, WTBG 2017, sa Peschetz/Peschetz in SWK 19/2017 S 862 ff, Hayden/Varro in SWK 6/2018 S 319 f, Arbeitsbuch Herbst 2017 S 113 ff, Barbist/Gassner in ecolex 2017 S 1170 ff, Weiler/Lang in taxlex 2017 S 404 ff, Michtner in RdW 2018/13, ausführliche weitere wertvolle Informationen und Links finden sich derzeit unter Finanzmarkt Register der wirtschaftlichen Eigentümer, ein Erlass zum WiEReG befindet sich derzeit in Ausarbeitung und soll im April 2018 veröffentlicht werden; sobald dieser vorliegt, kann er mit nebenstehendem QR-Code aufgerufen werden. Grundzüge zum "Wirtschaftliche Eigentümer Register" finden sich bereits in einem Beitrag im Arbeitsbuch Herbst 2017 auf S 113 ff. Die Schwerpunkte dieses Beitrages liegen hingegen - auf den Verpflichtungen der vom WiEReG betroffenen Rechtsträger, - auf der Frage, wer als wirtschaftlicher Eigentümer is 2 WiEReG gilt und - wie die Meldung an das vom BMF als Registerbehörde geführte Register über das USP abläuft. "Rechtsträger" treffen in Bezug auf ihre wirtschaftlichen Eigentümer eine Reihe von Sorgfaltsund Meldepflichten, die im WiEReG geregelt werden. 1. Welche Rechtsträger sind von Sorgfalts- und Meldepflichten des WiEReG in Bezug auf ihre wirtschaftlichen Eigentümer betroffen? 1.1. Rechtsträger mit Sitz im Inland nämlich folgende Gesellschaften und juristische Personen... "Gesellschaften": offene Gesellschaften und Kommanditgesellschaften Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit und kleine Versicherungsvereine Sparkassen Europäische wirtschaftliche Interessensvereinigungen, Europäische Gesellschaften (SE) und Europäische Genossenschaften (SCE) Vereine gem 1 VerG sonstige Rechtsträger, deren Eintragung im Firmenbuch gem 2 Z 13 FBG vorgesehen ist Stiftungen: Privatstiftungen gem 1 PSG Stiftungen und Fonds gem 1 Bundes-Stiftungs- und Fondsgesetz 2015, sowie Stiftungen und Fonds, die aufgrund eines Landesgesetzes eingerichtet sind, sofern die Anwendung des WiEReG landesgesetzlich vorgesehen ist. Trusts: Trusts gem 1 Abs 3 WiEReG und trustähnliche Vereinbarungen, wenn sie vom Inland aus verwaltet werden; dies liegt insbesondere dann vor, wenn der Trustee seinen Wohnsitz bzw Sitz im Inland hat. Vom WiEReG werden als Rechtsträger NICHT erfasst: Einzelunternehmen, nicht rechtsfähige Personengemeinschaften zb GesbR, Wohnungseigentümergemeinschaften oder Agrargemeinschaften und eingetragene Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen.

2 WIRTSCHAFTLICHER EIGENTÜMER Worin bestehen die Pflichten dieser Rechtsträger? 2.1. Sorgfaltspflichten Feststellung der Identität ihrer wirtschaftlichen Eigentümer und Ergreifen angemessener Maßnahmen zu deren Überprüfung zumindest 1 x jährlich und Prüfung, ob die an das Register gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind. Aufbewahrung diesbezüglicher Kopien von Dokumenten und Informationen, bis mindestens fünf Jahre nach dem Ende des wirtschaftlichen Eigentums einer natürlichen Person. Vorlage beweiskräftiger Unterlagen dazu gegenüber Steuerberatern und anderen zur Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer verpflichteten Personen Meldepflichten Angaben zu den wirtschaftlichen Eigentümern Die Rechtsträger haben eine Reihe von Daten über ihre wirtschaftlichen Eigentümer an die Bundesanstalt Statistik Österreich als Dienstleisterin der Registerbehörde zu melden, erstmals bis zum Die Meldung hat elektronisch über das Unternehmensserviceportal (USP) zu erfolgen und hat folgende Angaben zu wirtschaftlichen Eigentümern zu enthalten: Vor- und Zuname Geburtsdatum und Geburtsort Wohnsitz und Staatsangehörigkeit Wenn kein Wohnsitz im Inland vorliegt, Meldung von Nummer und Art eines amtlichen Lichtbildausweises und elektronische Übermittlung einer Kopie dieses Ausweises Angabe, falls ein wirtschaftlicher Eigentümer verstorben ist Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses für jeden wirtschaftlichen Eigentümer - durch Angabe der Eigentumsrechte, Stimmrechte, Kontrollrechte (Treuhandschaften). Zusätzlich bei indirekten wirtschaftlichen Eigentümern (siehe nächste Seite Pkt 4.1.) die Stammzahl (= verschlüsselte ZMR-Zahl) sowie den Anteil an Aktien, Stimmrechten oder die Beteiligung am obersten Rechtsträger, der vom wirtschaftlichen Eigentümer direkt kontrolliert wird, wenn dieser ein Rechtsträger isd 1 WiEReG ist siehe oben; bzw Name, Sitz, Rechtsform und weitere Angaben zur Identifikation, wenn ein vergleichbarer oberster Rechtsträger, seinen Sitz in einem anderen Land hat. Indirekte wirtschaftliche Eigentümer sind jedoch nicht zu melden, wenn deren wirtschaftliches Eigentum durch einen obersten Rechtsträger begründet wird, der selbst als Rechtsträger im Register eingetragen ist. Zusätzlich im Fall eines subsidiären wirtschaftlichen Eigentümers gem 2 Z 1 lit b WiEReG, ob der wirtschaftliche Eigentümer der Führungsebene des Rechtsträgers angehört. Zusätzlich bei Trusts, trustähnlichen Vereinbarungen, Stiftungen und vergleichbaren juristischen Personen, welche Funktion der wirtschaftliche Eigentümer ausübt oder ob er eine andere Form der Kontrolle ausübt Von der Meldepflicht sind gem 6 WiEReG befreit... Offene Gesellschaften, Kommanditgesellschaften und GmbHs wenn alle persönlich haftenden Gesellschafter natürliche Personen sind, außer wenn eine andere natürliche Person Kontrolle über die Geschäftsführung ausübt. Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften, außer wenn ein Mitglied einen Geschäftsanteil > 25 % hält oder wenn eine andere natürliche Person direkt oder indirekt Kontrolle auf die Geschäftsführung ausübt. Vereine, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, kleine Versicherungsvereine und Sparkassen, außer wenn eine andere natürliche Person Kontrolle auf die Geschäftsführung ausübt. Daher: "Kontrolle" hebt Befreiung von der Meldepflicht auf! In diesen Fällen ist bei der elektronischen Meldung im Formular auf die Befreiung zu verzichten.

3 52 WIRTSCHAFTLICHER EIGENTÜMER 3. Pflichten der rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümer Eigentümer und wirtschaftliche Eigentümer von Rechtsträgern haben diesen gem 4 WiEReG alle für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten erforderlichen Dokumente und Informationen zur Verfügung zu stellen. 4. Wer ist wirtschaftlicher Eigentümer? Wirtschaftliche Eigentümer sind alle natürlichen Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle ein Rechtsträger letztlich steht, hierzu gehört zumindest folgender Personenkreis: 4.1. Wirtschaftlicher Eigentümer bei "Gesellschaften" Direkter wirtschaftlicher Eigentümer Indirekter wirtschaftlicher Eigentümer Subsidiärer wirtschaftlicher Eigentümer Natürliche Person mit Akt.anteil/Beteiligung > 25 % oder Ausübung der Kontrolle über eine oder mehrere natürliche Personen mit Beteiligung > 25 % zb durch Stimmrechte, durch Treuhandverhältnis oder ein vergleichbares Rechtsverhältnis Ein oder mehrere Rechtsträger mit Aktienanteil/Beteiligung insgesamt > 25 % natürliche Person oder Personengruppe übt Kontrolle über diese/n Rechtsträger auf der ersten Beteiligungsebene aus, dadurch dass + a) Anteil/Beteiligung > 50 % b) oder Mehrheit der Stimmrechte oder Recht, Mehrheit der Leitungsorgane zu bestimmen, oder Recht, beherrschenden Einfluss auszuüben (= Kriterien gem 244 Abs 2 UGB) c) oder Ausübung einer Funktion gem 2 Z 2 od 3 WiEReG bei einem obersten Rechtsträger zb Stifter, Stiftungsvorstand, Begünstigter, Trustor etc d) oder Ausübung der Kontrolle durch Treuhandverhältnis oder Vergleichbares Wenn nach Ausschöpfung aller Möglichkeiten weder ein direkter noch ein indirekter wirtschaftlicher Eigentümer ermittelt werden kann und auch keine Verdachtsmomente vorliegen, gelten die natürlichen Personen, die der obersten Führungsebene der meldepflichtigen Gesellschaft angehören als wirtschaftliche Eigentümer ds - bei OG/KG die geschäftsführenden Gesellschafter - sonst dh bei Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften und bei eigentümerlosen Gesellschaften die Mitglieder der obersten Führungsebene zb Vorstand, Geschäftsführer Beispiel entnommen aus den BMF-Beispielen zur grafischen Darstellung der wirtschaftlichen Eigentümer; Aufruf weiterer Beispiele mit diesem QR-Code. Kunde GmbH = meldepflichtiger Rechtsträger GmbH A (20 %) Person 1 (51 %) = indirekter wirtschaftlicher Eigentümer Person 2 (49 %) hat mit 49 % keine Kontrolle über GmbH A GmbH B (10 %) Person 1 (51 %) = indirekter wirtschaftlicher Eigentümer Person 2 (49 %) hat mit 49 % keine Kontrolle über GmbH B Person 2 (24 %) Person 3 (46 %) = direkter wirtschaftlicher Eigentümer

4 WIRTSCHAFTLICHER EIGENTÜMER Wirtschaftlicher Eigentümer bei Trusts und bei Stiftungen Trusts, wenn sie vom Inland aus verwaltet werden Stiftungen, vergleichbare juristische Personen und trustähnliche Rechtsvereinbarungen, wenn sie vom Inland aus verwaltet werden a) der Settlor/Trustor b) der/die Trustee(s) c) der Protektor, sofern vorhanden d) die Begünstigten oder sofern die Einzelpersonen, die Begünstigte des Trusts sind, noch bestimmt werden müssen die Gruppe von Personen, in deren Interesse der Trust errichtet oder betrieben wird (Begünstigtenkreis); erhalten Personen aus dieser Gruppe Zuwendungen von dem Trust, deren Wert 2.000,- in einem Kalenderjahr übersteigt, dann gelten sie in dem betreffenden Kalenderjahr als Begünstigte e) jede sonstige natürliche Person, die den Trust auf andere Weise letztlich kontrolliert. Natürliche Personen, die gleichwertige oder ähnliche Funktionen bekleiden wie nebenstehend bei den Trusts angeführt; das sind bei Privatstiftungen... bei Stiftungen und bei Fonds a) die Stifter b) die Begünstigten, sofern sie namentlich bekannt sind; der Begünstigtenkreis und jene Personen aus einem Begünstigtenkreis, die in einem Kalenderjahr Zuwendungen der Privatstiftung > 2.000,- erhalten. c) die Mitglieder des Stiftungsvorstands d) sowie jede sonstige natürliche Person, die die Privatstiftung auf andere Weise letztlich kontrolliert. a) die Gründer b) die Mitglieder des Stiftungsoder Fondsvorstands c) der Begünstigtenkreis d) sowie jede sonstige natürliche Person, die die Stiftung oder den Fonds auf andere Weise letztlich kontrolliert. Beispiel entnommen aus den BMF-Beispielen zur grafischen Darstellung der wirtschaftlichen Eigentümer. Kunde GmbH = meldepflichtiger Rechtsträger GmbH A (30 %) Privatstiftung (100 %) Stifter Begünstigter Stiftungsvorstand GmbH B (30 %) Natürliche Person 1 (20 %) Natürliche Person 2 (20 %) Offene Gesellschaft OG (60 %) Gesellschafter 1 < 50 % Gesellschafter 2 < 50 % Gesellschafter 3 < 50 % Person 3 (40 %) = direkter wirtschaftlicher Eigentümer

5 54 WIRTSCHAFTLICHER EIGENTÜMER 5. Durchführung der Meldung Die Meldung der Daten von wirtschaftlichen Eigentümern hat grundsätzlich von den Rechtsträgern selbst über das Unternehmensserviceportal (USP) bis zu erfolgen. Berufsmäßige Parteienvertreter können ab Meldungen für ihre Klienten abgeben und wie zb Kredit- und Finanzinstitute gem 9 WiEReG Einsicht in das Register nehmen, um ihre Sorgfaltspflichten zur Verhinderung von Geldwäsche zu erfüllen. Wichtig: Um die Online Formulare im USP aufrufen zu können, ist es erforderlich, dass Ihr USP Administrator oder Sie sich selbst als Administrator unter "USP-Administration" "Verfahrensrechte zuordnen" die beiden folgenden Funktionen freischalten: WIEREG eigene Daten einsehen und WIEREG Meldung wirtschaftlicher Eigentümer Erst nach der "Freischaltung" sind die Funktionen unter "Meine Services" sichtbar und aufrufbar! Zur Einmeldung von Daten an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer kann das entsprechende Formular alternativ auch über den Menüpunkt eformulare aufgerufen werden. Das Meldeformular ist interaktiv, modular und ziemlich selbsterklärend aufgebaut und enthält fünf Formularseiten siehe Beispiel auf der nächsten Seite. Durch die Formularseiten kann entweder durch Klicken auf den jeweiligen Reiter oder durch Verwenden der Buttons Weiter und Zurück am rechten unteren Ende der Seite navigiert werden. Durch Verwendung des Buttons Zwischenspeichern kann die bereits bearbeitete Meldung gesichert und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.

6 Klarstellung: Bei mehreren Ebenen beteiligter Gesellschaften zb Mutter, Großmutter, Urgroßmutter usw ist bei Vorliegen eines indirekten wirtschaftlichen Eigentümers neben diesem nur der oberste Rechtsträger zu melden. Die Gesellschaften zwischen der meldenden Gesellschaft und dem obersten Rechtsträger werden nicht gemeldet und allenfalls im einem nachfolgenden Auszug angedruckt, soferne sie in inländischen Registern erfasst sind! Weitere Erläuterungen zum Ausfüllen des Formulars finden sich auf der Website des BMF unter Register der wirtschaftlichen Eigentümer oder unter nebenstehendem QR-Code. WIRTSCHAFTLICHER EIGENTÜMER 55

7 56 WIRTSCHAFTLICHER EIGENTÜMER 6. Einsicht in das Register Eine generelle öffentliche Einsicht in das Register ist zur Wahrung der datenschutzrechtlichen Interessen der wirtschaftlichen Eigentümer nicht vorgesehen! Zur Einsicht berechtigt sind ab neben verschiedenen Behörden nur die in 9 Abs 1 WiEReG taxativ genannten 15 "Verpflichteten", zu denen neben Kreditinstituten auch Steuerberater und weitere Freiberufler gehören. Andere Personen und Organisationen können bei Vorliegen eines berechtigten Interesses bei der Registerbehörde (BMF) die Einsicht beantragen. Die Einsicht wird ausschließlich über amtssignierte Auszüge gewährt, wobei zwei verschiedene Auszüge zur Verfügung stehen: Der einfache Auszug und der erweiterte Auszug. Die erweiterten Auszüge enthalten über die in den einfachen Auszügen enthaltenen Daten hinaus noch die folgenden Informationen: - die Angabe der vertretungsbefugten Personen des Rechtsträgers, soweit diese im Register gespeichert sind, - die Angabe von errechneten wirtschaftlichen Eigentümern und obersten Rechtsträgern, - die Angabe, ob es sich um einen vollständigen erweiterten Auszug handelt; dies ist dann der Fall, wenn alle Daten vollständig vorhanden sind, die gemeldeten Daten mit den automationsunterstützt generierten Daten übereinstimmen und kein aufrechter Vermerk vorliegt, - eine auf Basis der Eintragungen im Register automationsunterstützt generierte Darstellung aller bekannten Beteiligungsebenen, sofern diese für die Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers relevant sind und über die jeweiligen Rechtsträger Daten im Register verfügbar sind. Diese Darstellung der Beteiligungsebenen unterhalb des obersten Rechtsträgers ist naturgemäss auf die in österreichischen Registern enthaltenen Gesellschaften beschränkt! Ein Muster eines erweiterten Auszuges befindet sich im Arbeitsbuch Herbst 2017 S 117 f oder kann über diesen QR-Code aufgerufen werden. 7. Was Steuerberater (und andere "Verpflichtete") izm Klienten tun dürfen bzw müssen Dürfen: Zur Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer sind nur die Rechtsträger selbst, dh die Gesellschaften verpflichtet. Es ist jedoch zu erwarten, dass Berater von ihren Klienten um Unterstützung bei den zu erstattenden Meldungen ersucht werden, insbesondere in komplexeren Fällen. Allenfalls sind Auftrags-/Vollmachtsvereinbarungen an die gem 2 Abs 3 Z 4 WTBG 2017 erweiterten Berufsberechtigungen anzupassen. Für Zwecke dieser Hilfestellung bzw der Beratung ihrer Mandanten im Hinblick auf die Feststellung, Überprüfung und Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer dürfen Steuerberater Einsicht in das Register nehmen. Darüber hinaus dürfen sie nur Einsicht nehmen im Rahmen ihrer Verpflichtung zur Identitätsprüfung (siehe unten), jedenfalls nicht generell und nicht außerhalb der Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten. Sie haben außerdem sicherzustellen, dass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf die Zugangsdaten und etwaige erforderliche Hilfsmittel haben. Stellt ein Steuerberater fest, dass für einen Kunden ein anderer wirtschaftlicher Eigentümer eingetragen ist, als er im Rahmen seiner Sorgfaltspflichten festgestellt hat und ist er überzeugt zu wissen, dass die Eintragung unrichtig oder unvollständig ist, dann kann er im elektronischen Weg über das USP melden, dass der eingetragene wirtschaftliche Eigentümer nicht verifiziert werden konnte (Setzung eines Vermerkes). Dies gilt nicht, wenn eine Verdachtsmeldung an die Geldwäschemeldestelle zu erstatten ist.

8 WIRTSCHAFTLICHER EIGENTÜMER 57 Müssen: 90 ff WTBG 2017 verpflichten Berufsangehörige grundsätzlich vor Beginn einer Geschäftsbeziehung zu einer umfangreichen Identitätsprüfung des Auftraggebers, wozu insbesondere auch die Feststellung und Überprüfung der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers gehört. Bei bestehenden Auftraggebern ist diese Überprüfung je nach Risiko zu geeigneter Zeit zu wiederholen. Ein Hilfsmittel dazu ist jedenfalls die Vornahme einer Registerabfrage via USP. Der Auszug aus dem Register alleine ist jedoch nicht ausreichend zur Prüfung der Identität der wirtschaftlichen Eigentümer. Der Berufsangehörige darf sich nicht auf die Angaben im Auszug verlassen, sondern hat im Rahmen seiner Sorgfaltspflichten zusätzliche Maßnahmen zur Identitätsüberprüfung zu setzen. Der Registerauszug ist vorrangig dahingehend zu prüfen, ob er vollständig ist; das ist dann der Fall, wenn die errechneten und die gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer übereinstimmen und kein Vermerk vorliegt, dass Zweifel daran bestehen. Außerdem hat der Berufsberechtigte Aufzeichnungen über die getroffenen Maßnahmen zur Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers zu führen. Kann der Berufsberechtigte seinen Sorgfaltspflichten in Bezug auf die Feststellung und Überprüfung der Identität des Auftraggebers, des wirtschaftlichen Eigentümers etc nicht nachkommen, muss er in Erwägung ziehen, eine Verdachtsmeldung die Geldwäschemeldestelle zu erstatten. 8. Zusammenfassung Klienten informieren: Das WiEReG wendet sich in erster Linie an Rechtsträger ("Gesellschaften"). Berufsangehörige sollten ihre Klienten daher unbedingt rechtzeitig daran erinnern, dass diese ihre Verpflichtungen betreffend die erstmalige Meldung wirtschaftlicher Eigentümer bis erfüllen und allenfalls ihre Unterstützung dabei anbieten. Auftrag/Vollmacht: Der guten Ordnung halber sollten Auftragsschreiben und Vollmachten entsprechend angepasst werden. Prüfpflichten des WT: Wirtschaftstreuhänder selbst sind angehalten, vor Beginn einer Geschäftsbeziehung zu einem Klienten im Rahmen der Identitätsprüfung des Auftraggebers auch eine Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer vorzunehmen, unter anderem durch eine Abfrage via USP beim "Wirtschaftliche Eigentümer Register". Diese soll ab möglich sein. Bei bestehenden Auftraggebern ist diese Überprüfung je nach Risiko "zu geeigneter Zeit" dh in gewissen Zeitabständen zu wiederholen.