Aufgaben eines Schatzmeisters

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1 Aufgaben eines Schatzmeisters Schatzmeister verwaltet die Kassen und Bankgeschäfte und führt ordnungsgemäß und zeitnah Buch über alle Einnahmen und Ausgaben Überwachung des Vorstandes durch (z. B. vierteljährlich) schriftliche Berichte des Schatzmeisters über Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben des Vereins mit Ablauf des Geschäftsjahres erfolgt Abschluß der Bücher und Vorlage für die Revision detaillierter Kassenbericht auf der Mitgliederversammlung

2 Aufgaben eines Schatzmeisters Kontrolle ausstehender Beiträge und Durchführunge des Mahnwesens (außerger.+gerichtl. Mahnwesen) Vorbereitung und Realisierung von Zuschüssen ( z. B. Fördermittel für Projekte) Vorlage eines Haushaltsvorschlages für das kommende Jahr Abrechnung mit der GEMA

3 Buchhaltung und Aufzeichnungspflichten Pflicht zur Aufzeichnung steht auch für unsere Vereine an oberster Stelle baren und unbaren Vorgänge müssen aufgezeichnet werden Neben den Vorschriften aus dem BGB sprechen auch steuerl. Vorschriften für exakte Aufzeichnungen denn ein gemeinnütziger Verein hat stets nachzuweisen, ob die tatsächliche Geschäftsführung der Satzung und dem Gemeinnützigkeitsrecht entspricht.

4 Art der Buchführung Kein bestimmtes System der Buchführung vorgeschrieben, jedoch: ein unabhängiger Dritter muss sich darin ohne verhältnismäßig großen Aufwand zurechtfinden! Einfache Buchführung - alle Aufzeichnungen der Geschäftsvorgänge erfolgen in einem Buch ohne eine weitere Einteilung Doppelte Buchführung - bei der Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben erfolgen zwei Buchungen

5 Art der Buchführung Doppelte Buchführung: - die Aufzeichnung erfolgt in der Weise, dass der Betrag auf einem Geldkonto (Kasse/Bank) und auf dem jeweiligen Einnahme- oder Ausgabekonto erscheint Faustregel: Bestandskonto Erfolgskonten Soll Haben Soll Haben Einnahmen Ausgaben Ausgaben Einnahmen

6 Die Buchführung Grundsatz der Buchführung: Ordnungsmäßigkeit! a) die Vollständigkeit alle Geschäftsvorfälle sind ohne jede Einschränkung festzuhalten b) Richtigkeit Aufzeichnung der richtigen Bezeichnung des jeweiligen Vorgangs (z. B. Kauf von Baumaterial wofür?)

7 Die Buchführung c) Zeitgerecht alle Geschäftsvorfälle in zutreffender zeitlicher Reihenfolge aufzeichnen d) Geordnet alle Geschäftsvorfälle sind ordentlich aufzubewahren Aufbewahrungsfristen beachten! Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

8 Die Buchführung Wichtig: - Streichungen/Änderungen müssen mit Namenszeichen und Datum versehen werden - NIE überschreiben, überkleben oder weißen!

9 Tätigkeiten eines Vereins Ideeller Bereich: - Mitgliedsbeiträge, Fördermittel, Spenden, Erbschaften, Umlagen Vermögensverwaltung: - Zinserträge aus Bank- und Sparguthaben - Pacht- und Mieterträge (z. B. Verpachtung Vereinsheim) - sonstige Erträge

10 Tätigkeiten eines Vereins Zweckbetrieb: - Veranstaltungen bei denen die Einnahmen /Jahr nicht überschreiten - Vermietungen an Mitglieder - Eintrittsgelder, Einnahmen aus Tombola - Wasser - Einnahmen aus Verkauf von Infomaterialien/Druckschriften

11 Tätigkeiten eines Vereins Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb - gesellige Veranstaltungen mit Verkauf - selbst bewirtschaftendes Vereinsheim - Verkauf von Speisen und Getränken - Veranstaltung von Märkten - Strom

12 Das Kassenbuch Aufbau des Kassenbuches: - Datum - Belegnummer - Buchungstext - Einnahme in Kasse - Ausgabe durch Kasse - Kassenbestand

13 Das Kassenbuch Führung des Kassenbuches - Sammeln der Belege (Keine Buchung ohne Beleg!) - Sortierung der Belege nach Datum - Nummerierung der Belege mit fortlaufender Nummer - Übertrag ins Kassenbuch

14 Vereinsfinanzen verwalten Mittel des Vereins sind für satzungsgemäße Zwecke zu verwenden Verschiedene Arten von Umlagen nutzen: - allgemeine Umlagen - Investitionsumlagen - Sonderumlagen

15 Rücklagen Steuerbegünstigte Mittelverwendung verlangt, dass alle Einnahmen sofort für gemeinnützige Zwecke eingesetzt werden Ausnahmen: Vereine dürfen Rücklagen bilden - Zweckgebundene Rücklagen 58 Nr. 6 AO - Freie Rücklagen 58 Nr. 7 a AO - Sonstige Rücklagen 58 Nr. 11 AO - Andere freie u. Sonstige Rücklagen nach 58 Nr. 7 b und Nr. 12 AO

16 Bildung und Darstellung der Rücklagen die genannten Rücklagen können nebeneinander gebildet werden Rücklagen können wieder aufgelöst werden (auch in Teilbeträgen), wenn es die finanzielle Situation des Vereins erfordert Bildung und Auflösung sämtlicher Rücklagen müssen in der Rechnungslegung oder in einer Nebenrechnung nachgewiesen werden

17 Zweckgebundene Rücklagen (Betriebsmittelrücklagen und projektbezogene Rücklagen) Betriebsmittelrücklage darf gebildet werden, um unwägbare Risiken abzudecken (für periodisch wiederkehrende Ausgaben, die für Verwirklichung des gemeinnützigen Zwecks zwingend erforderlich sind) z. B. Zahlungen für Grundstückspacht, Versicherungen der Mitglieder, Beiträge an Dachorganisationen, Wasser, Strom, Gehälter Bildung max. in Höhe eines Jahresbetrages der Summe dieser wiederkehrenden Ausgaben (am Ende des folgenden Wirtschaftsjahres auflösen, ggf. neu bilden, wenn nötig)

18 Investitions- und Instandhaltungsrücklagen kann gebildet werden, um Mittel anzusammeln für größere Anschaffungen oder Projekte z. B. Neubau Vereinsheim, Spielplatz, Geräteschuppen, Wasserleitungen Bildung auch für größere Reparaturen möglich oder Anschaffung größerer Gartengeräte Voraussetzungen: Investition dient gemeinnützigem Zweck; Umfang der möglichen finanziellen Mittel des Vereins werden nicht überschritten; konkrete Zeitvorstellung (max. 6 Jahre); Durchführung des Vorhabens ist glaubhaft Höhe der Zuführung muss nicht durch Beschluss der MV im Voraus fest gelegt werden; kann unterschiedl. hoch sein; darf voraussichtl. Gesamtkosten nicht übersteigen

19 Wiederbeschaffungsrücklagen dient zur Wiederbeschaffung von Wirtschaftsgütern, wenn für die Anschaffung die laufenden Einnahmen nicht ausreichen Voraussetzungen: Diese Rücklage ist zulässig, wenn die Wiederbeschaffung eines derzeit genutzten Wirtschaftsguts konkret geplant und innerhalb eines angemessenen Zeitraums möglich ist Der Rücklage darf dann jedes Jahr ein Betrag in Höhe der Abschreibung für das derzeit genutzte Wirtschaftsgut zugeführt werden Zuführung zur Rücklage darf Abschreibungsbeträge überschreiten, wenn das vorhandene Wirtschaftsgut früher als nach der gewöhnl. Nutzungsdauer ersetzt werden soll. Oder wenn das vorhandene durch ein besseres, teureres oder größeres ersetzt werden soll

20 Steuerrücklagen für die Bezahlung von Steuern, solange unklar ist, inwieweit der Verein diese Steuern bezahlen muss diese Steuern dürfen aber nicht den wirtschaftl. Geschäftsbetrieb betreffen, also nicht Umsatzsteuer, Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer

21 Freie Rücklagen (Rücklage aus Überschüssen der Vermögensverwaltung; Rücklage aus sonstigen Zeitnah zu verwendenden Mitteln) mit Bildung freier Rücklagen kann sich der Verein ein Vermögenspolster schaffen; er ist nicht verpflichtet eine konkrete spätere Verwendung dieser Mittel nachzuweisen können aus Überschüssen der Vermögensverwaltung (1/3 des Überschuss aus der Vermögensverwaltung) und sonstigen zeitnah zu verwendenden Mittel (10% aller Einnahmen aus ideellem Bereich, Überschüsse aus Zweckbetrieb, Überschüsse aus wirtschaftl. Geschäftsbetrieb) gebildet werden werden jedes Jahr neu berechnet und aufgestockt

22 Sonstige Rücklagen bestimmte außerordentl. Zuwendungen an den Verein (können im vollen Umfang den sonstigen Rücklagen zugeführt werden; müssen nicht zeitnah verwendet werden) Zuwendungen von Todes wegen, wenn der/die Verstorbene nichts anderes bestimmt hat Zuwendung in denen der Spender ausdrücklich hinweist, dass es zur Aufstockung des Vermögens verwendet wird Zuwendungen durch Spendenaufruf (der ausdrückl. für Aufstockung des Vermögens bestimmt ist) Sachzuwendungen, körperliche Gegenstände, Grundvermögen

23 Umlagen dienen in der Regel: - Finanzierung einer geplanten Investition - zur Deckung eines nicht vorhersehbaren Finanzbedarfs - Nachschuss zur Sanierung eines Vereins Umlagen können von gemeinnützigen Vereinen aus steuerlichen Gründen nicht in unbegrenzter Höhe erhoben werden (Mitgl.-beitrag und Umlage = max /jährl.) Umlagen müssen in Vereinssatzung aufgenommen werden

24 Umlagen Allgemeine Umlagen Vereinsumlagen Investitionsumlagen

25 Steuerliche Gemeinnützigkeit Der Gesetzgeber bezeichnet die gemeinnützige Tätigkeit als steuerbegünstigte Tätigkeit. Vereine verfolgen steuerbegünstigte Zwecke. Die Kleingartenvereine und -verbände verfolgen den steuerbegünstigten Zweck der Kleingärtnerei. Der Gesetzgeber hat die Förderung der Kleingärtnerei als steuerbegünstigten Zweck ausdrücklich in 52 Abs. 2 Nr. 23 der Abgabenordnung in das Gesetz aufgenommen Die Kleingärtnerei ist förderungswürdig und als steuerbegünstigter Zweck anerkannt.

26 Steuerliche Gemeinnützigkeit Antrag zur Anerkennung kann formlos bei zuständigem Finanzamt erfolgen Prüfung der Anerkennung durch das FA erstreckt sich auf Satzung und die tatsächliche Geschäftsführung des Vereins Sprich, das FA verlangt: - aktuelle Satzung - letzten Kassenbericht mit Vermögensübersicht - letzten Geschäftsbericht (bzw. Protokoll der letzten Mitgliederversammlung)

27 Steuerliche Gemeinnützigkeit Satzung muss dem gemäß die genannten Merkmale der steuerlichen Gemeinnützigkeit enthalten und bestimmen, dass der Verein/Verband: - den steuerbegünstigten Zweck der Kleingärtnerei verfolgt - ausschließlich und selbstlos den Satzungszweck verfolgt - die Allgemeinheit fördert - den Satzungszweck unmittelbar selbst verwirklicht - seine Mittelverwendung während des Bestehens und bei Auflösung nur für steuerbegünstigte Zwecke gemäß Satzung verwendet

28 Ehrenamtspauschale Alle Vorstandsmitglieder und Andere für den Kleingartenverein/Verband ehrenamtlich Tätigen, auch Kassenprüfer, wenn das die Satzung nicht ausschließt, die für diese ehrenamtliche Tätigkeit eine Aufwandspauschale, auch Sitzungsgeld zählt hierzu, erhalten, können hierfür einen Steuerfreibetrag von jährlich 720,00 beanspruchen (Satzung muss entsprechend formuliert sein!!!)

29 Ehrenamtspauschale Voraussetzungen der Inanspruchnahme: - Verein/Verband muss steuerliche Gemeinnützigkeit besitzen - ehrenamtliche Tätigkeit muss auch ehrenamtlich sein (Angestellte des Vereins/Verbandes dürfen Freibetrag nicht erhalten!) - Freibetrag gilt nur für nebenberufliche Tätigkeiten - Aufwandspauschale muss nachweislich gezahlt worden sein - Tätigkeit muss dem steuerbegünstigten Zweck des Vereins dienen - Freibetrag wird nur einmal gewährt

30 Aufmerksamkeiten Aufmerksamkeiten sind z. B. Im Sinne von Abschn. 78 der Lohnsteuerrichtlinien keine Zuwendungen. Gemeinnützigkeitsunschädlich sind deshalb: - Aufmerksamkeiten aus Anlass eines persönl. Ereignisses bis zu einem Betrag von 40,- je Ereignis ( für Kranz- und Grabgebinde gelten angemessene Kosten ohne Begrenzung) - Aufmerksamkeiten aus dem Grund eines besonderen Vereinsanlasses ( die Obergrenze von ebenfalls 40,- gilt hier für alle Anlässe zusammen je Mitglied und Jahr)

31 Aufmerksamkeiten zu beachten ist, dass es sich bei den Aufmerksamkeiten um Sachzuwendungen handeln soll Nicht zulässig ist Bargeld! Begrenzung i. H. Von 40,- gilt nicht, wenn bei Reisen am Zielort ein satzungsgemäßer Zweck (z. B. Fachberatung) durchgeführt wird

32 Aufgaben der Kassenprüfer Regeln der Kassenprüfer werden mehr oder weniger in der Satzung geregelt: - Prüfung von: Kasse, Bankbelege, Kassenbücher und -belege - schriftl. Berichterstattung in der Mitgliederversammlung

33 Aufgaben der Kassenprüfer Durchführung der Prüfung: - Bestandsaufnahme der Bargeldbestände - Bewegungen - Belege im Kassenbuch eingetragen & vorhanden - Einzahlungen/Abhebungen bei der Bank im Kassenbuch hinterlegt und buchhalterisch erfasst - Keine Buchung ohne Beleg!!!

34 Aufgaben der Kassenprüfer Durchführung der Prüfung: - sind die Belege ordnungsgemäß ausgefüllt - Belege sollten immer 2 Unterschriften tragen - Wer darf unterschreiben?! - auf Wen lautet das Bankkonto! - bei Eintragung ins Vereinsregister Konten grundsätzlich auf Verein lautend eintragen

35 Aufgabe der Kassenprüfer Durchführung der Prüfung: - Übereinstimmung der Kontoauszüge mit Journal - Kassenprüfer dürfen nicht, z. B. Einkäufe monieren, wenn sie glauben, dass der Vorstand zu viel für Ware ausgegeben hat Auskunftsersuchen: - Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, alle Fragen zu Geschäftsabläufen zu beantworten

36 Aufgaben der Kassenprüfer Antrag auf Entlastung des Vorstandes Fazit - Die Kassenprüfer sind das Bindeglied zwischen den Vereinsmitgliedern und dem Vorstand im laufenden Geschäftsjahr.

37 Quellenverzeichnis Haufe Der Verein H.-D. Desel, Steuerberater W. Siggelkow G. Wodrich Fachberater des BDG