KASSENBUCH. Anwender-Dokumentation. Stand: 30/06/2009. Programm + Datenservice GmbH Mühlenstraße Rotenburg. info@pds.

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1 KASSENBUCH Anwender-Dokumentation Stand: 30/06/2009 Programm + Datenservice GmbH Mühlenstraße Rotenburg info@pds.de Telefon Hotline Kaufm.Themen, 04261/ Buchhaltung Kalkulations / Auftragsabwicklung, DIS-X Kundendienst / Wartung / mobile Lösungen Fax 04261/

2 Copyright by PDS Programm + Datenservice GmbH Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für BenutzerInnen der PDS-Software. Die in dieser Dokumentation dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien (unter dem Phantasienamen einer nicht existierenden Firma) sind frei gewählt. Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig. Programmänderungen werden bis zum Erscheinen einer neuen Ausgabe der Online-Dokumentation in den programmbezogenen Abschnitten der einzelnen Release-Anleitungen beschrieben. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. Inhalt ohne Gewähr. PDS-Kassenbuch Seite 2 von 19

3 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines zum Kassenbuch Allgemeiner Arbeitsablauf Kassenstammdaten eingeben PDS-Kassenbuch einrichten Kassenbewegungen Erster Aufruf des Kassenbuchs Belege erfassen... 7 Anzeige selbst definieren Belege aufteilen Kasse zählen Festschreiben Absummierung Kassenbuchseite durchführen Periode schließen Fehlende Kontierung ergänzen Kassenbuch drucken Kassen verbuchen PDS-Kassenbuch Seite 3 von 19

4 1 Allgemeines zum Kassenbuch 1. Allgemeines zum Kassenbuch Achtung! Voraussetzung für die Anwendung des PDS-Kassenbuches ist der Einsatz der PDS-FIBU. Das Kassenbuch ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Mit Hilfe des PDS-Kassenbuches für Ihre Handkassen ersparen Sie sich die mühselige Führung eines Papier-Kassenbuches sowie die anschließende Abschrift Ihrer Eintragungen in ein Buchungsprogramm. Über das PDS-Kassenbuch können Sie Ihre Handkassen automatisiert führen, d. h. Sie können am PC die Belege, Zahlungen und Einnahmen erfassen, Buchungen veranlassen, und das Kassenbuch drucken. Weiterhin werden Ihre Eingaben automatisch in der FIBU berücksichtigt. Dies bedeutet, dass Sie in der FIBU in der OP-Anzeige und im Menü OP-Bearbeiten in der Spalte Betrag/Kassenbuch sowie auf den OP-Listen einen Hinweis auf das Vorhandensein einer Kassenbewegung für diesen OP finden. Im Mahnwesen und Zahlungswesen werden die Kassenbewegungen ebenfalls berücksichtigt. Vor dem Start der Mahn- und Zahlungslaufes erscheint ein Hinweis auf Kassenzahlungen von Kunden. Es wird empfohlen die Kassenbuchungen vor dem Mahnlauf auszuführen. Hinweis Innerhalb des Programms finden Sie an vielen Stellen eine Taste Wenn Sie diese mit der Maus anklicken, erhalten Sie weiterführende Informationen zu dem jeweiligen Eingabefeld dem sie zugeordnet sind. Wir empfehlen Ihnen, diese Möglichkeit zu nutzen! 1.1 Allgemeiner Arbeitsablauf Im Normalfall beginnt Ihre Arbeit mit dem Kassenbuch zum Jahresbeginn mit einem Übertrag aus dem Vorjahr. Dann erfassen Sie die anfallenden Belege (z. B. Reisekostenvorschüsse, Porto, Präsente, Kunden-/Lieferantenzahlungen, Lohnvorschüsse etc.) und zugehörigen Beträge - ggf. schon mit FIBU Sachkonto. In der Regel veranlassen Sie täglich eine Kassenzählung, schließen monatlich die Handkasse ab und starten das Buchen in der FIBU. All diese Arbeitsabläufe werden über das PDS-Kassenbuch automatisiert und vereinfacht. PDS-Kassenbuch Seite 4 von 19

5 2 Kassenstammdaten eingeben 2. Kassenstammdaten eingeben In das Erfassungsfenster für die Kassenstammdaten gelangen Sie über die Menüs Finanzbuchhaltung, Kassenbuch, Kassenstammdaten. Um die Kasse einzurichten müssen Sie die nachfolgenden Angaben machen 1. Feld KASSE Um hier die (FIBU-Konto-)Nummer der gewünschten Kasse einzutragen haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Sie lassen sich über die Taste [Auswahl Kasse] alle zur Verfügung stehenden Geldkonten mit dem Suchwort Kasse anzeigen und wählen aus. Haben Sie bei dieser Suche keine Treffer, kann das daran liegen, dass Sie in Ihren FIBU- Kassenkonten nicht Kasse als Suchwort hinterlegt haben. Vielleicht haben Sie stattdessen ein Kürzel Ka oder ein anderes Wort wie z.b. bar hinterlegt. Sie können eine Kasse anlegen mit Hilfe der Taste [Aufnahme Sachkonten]. Hierüber gelangen Sie in die Sachkonten-Kurzaufnahme. Hinweis Bei neu angelegter Kasse wird in den Berechtigungsfeldern automatisch das Login eingetragen, welches die Kasse angelegt hat. 2. Felder BELEGE ERFASSEN, BELEGE FESTSCHREIBEN; KONTIERUNG FESTSCHREIBEN In diesen Feldern tragen Sie jeweils das oder die Login(s) ein, die für die einzelnen Aufgaben eine Berechtigung erhalten sollen. Sie können die Logins entweder manuell eintragen (durch ein Komma getrennt) oder mit Hilfe der Taste [Auswahl Login] einzeln auswählen. (Mehrere werden nacheinander eingetragen, d. h. in der Auswahl lassen sich nicht mehrere Logins gleichzeitig für die Übernahme markieren). Über die Taste [Übernahme Login] können Sie die im ersten Berechtigungsfeld eingetragenen Logins auch für die anderen Felder übernehmen. Hinweis Achten Sie bitte auf die zu den Berechtigungen. Tasten. Hier erhalten sie weitere Informationen Bestätigen Sie Ihre Eingaben im Feld OK ist Ihre Kasse hiermit angelegt. PDS-Kassenbuch Seite 5 von 19

6 2 Kassenstammdaten eingeben 2.1 PDS-Kassenbuch einrichten Nachdem das PDS-Kassenbuch freigeschaltet wurde, müssen Sie vor dem Anwendungs- Start einige Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Ihr Kassenbuch zum allerersten Mal oder am Jahresbeginn aufrufen, erscheint eine Anzeige in der der gebuchte Bestand Ihrer FIBU-Kasse angezeigt wird. Beispiel EB-Wert + aktuelle Buchungen = Saldo Wollen Sie diesen Saldo als Anfangssaldo in Ihr Kassenbuch übernehmen, bestätigen Sie die Anzeige. Andernfalls veranlassen Sie die nötigen Buchungen in der Finanzbuchhaltung. Beispiel Saldenvorträge wurden noch nicht gebucht. Achtung! Der einmal für Ihr Kassenbuch übernommene Anfangssaldo ist nicht mehr änderbar! PDS-Kassenbuch Seite 6 von 19

7 3. Kassenbewegungen Im Menü Kassenbewegungen können Sie die folgenden Vorgänge abwickeln: Belege erfassen Kontieren Kasse zählen Kassenbuch drucken 3.1 Erster Aufruf des Kassenbuchs Zu Jahresbeginn oder beim ersten Aufruf des Kassenbuches erscheint eine Anzeige in welcher der gebuchte Bestand Ihrer FIBU-Kasse angezeigt wird. Wollen Sie diesen Saldo als Anfangssaldo in Ihr Kassenbuch übernehmen, bestätigen Sie die Anzeige. Andernfalls müssen Sie die nötigen Buchungen in der FIBU veranlassen. (Siehe auch Kapitel PDS- Kassenbuch einrichten auf Seite 6.) Nachfolgend legen Sie das Anfangsdatum der Kasse / das Datum des Anfangsbestands fest. Achtung! Bitte bedenken Sie, dass Belege, deren Datum VOR dem hier eingetragenen Anfangsdatum liegt, nicht erfasst werden können! 3.2 Belege erfassen In dieses Menü gelangen Sie über Finanzbuchhaltung, Kassenbuch, Kassenbewegungen. Sollten Sie mehrere Kassen haben, wählen Sie die gewünschte Kasse aus. Bei nur einer Kasse wird Ihnen diese automatisch vorgeschlagen. PDS-Kassenbuch Seite 7 von 19

8 Anzeige selbst definieren Sie haben verschiedene Möglichkeiten die Erfassungsanzeige Ihren Anforderungen entsprechend zu gestalten. Zunächst einmal können Sie mit Hilfe des Mauszeigers über Drag and Drop die einzelnen Anzeigespalten an die gewünschte Stelle positionieren. Weiterhin können Sie über die Taste [Ansicht] folgendes bestimmen: Den Umfang der angezeigten Erfassungen aus einer Auswahl das Startfeld für die Erfassungen die Zeilenlänge /- höhe Ihres Erfassungsfensters Voraussetzung hierfür ist FET-X Version: FET-X XXL! So erfassen Sie Ihre Belege Die Reihenfolge der Erfassungsfelder ist abhängig von Ihrer persönlichen Gestaltung.Hier werden nur einzelne der zur Verfügung stehenden Eingabefelder beschrieben. 1. Nachdem Sie das Menü Kassenbewegungen aufgerufen haben, werden Ihnen die bereits erfassten Buchungen angezeigt, können aber noch geändert werden sofern sie nicht bereits festgeschrieben sind Informationen zur Festschreibung finden Sie im Kapitel Festschreiben auf Seite 13. PDS-Kassenbuch Seite 8 von 19

9 2. Feld KONTO Sie haben verschiedene Möglichkeiten, das Konto einzutragen. Entweder direkt über die Kontonummer wenn sie Ihnen bekannt ist oder über (bei einem Sachkonto) die Eingabe eines Suchwortes und betätigen der [Enter]-Taste. Bei Personenkonten betätigen Sie die Taste [Suchwort Kd./Lief] und wählen aus den aufgelisteten Daten den betreffenden Kunden/Lieferanten aus oder Sie geben eine Belegnummer, z.b. die Rechungsnummer ein und betätigen die Taste [Suche mit Re-Nr.]. Dann werden Ihnen alle Personenkonten zur Auswahl vorgeschlagen, bei denen diese RG.-Nr. vorhanden ist. Über die Taste [Aufnahme/Änderung] gelangen Sie, sofern Sie die Berechtigung hierfür haben (s. Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. ab Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.) in die Kurzaufnahme für ein neues Konto. Über die - Taste können Sie sich Konteninformationen anzeigen lassen. Ausführliche Informationen zur Aufteilung von Belegen finden Sie im Kapitel Belege aufteilen ab Seite Feld RECHNUNG Hier können Sie bei einer Kunden-/Lieferantenzahlung über die Taste [OP-Auswahl] einen relevanten Offenen Posten zu dem eingetragenen Kunden heraussuchen. Nachdem Sie Ihre Erfassungen beendet haben bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. PDS-Kassenbuch Seite 9 von 19

10 3.2.1 Belege aufteilen Mit dem PDS-Kassenbuch können Sie einzelne Belege auf unterschiedliche Konten / OPs aufteilen. Die Vorgehensweise unterscheidet sich je nach dem ob es sich um ein Sachkonto oder Personenkonto handelt. Aufteilung Sachkonten Wollen Sie für einen eingegebenen Betrag/Beleg eine Brutto-Aufteilung auf verschiedene Konten vornehmen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Erfassen Sie den Belegtext und den Betrag, z. B. 100,- Euro. 2. Betätigen Sie im Feld KONTO die Taste [Aufteilung]. 3. Im folgenden Eingabefenster führen Sie Ihre Brutto-Aufteilung durch indem Sie die einzelnen Beträge z. B. Fahrtkosten 20,- Euro und Reisekosten 80,- Euro eingeben. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben im Feld OK und beenden die Aufteilung mit der Taste [Ende]. PDS-Kassenbuch Seite 10 von 19

11 Aufteilung Personenkonten Wollen Sie eine Kunden- / Lieferantenzahlung auf verschiedene Offene Posten aufteilen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Erfassen Sie Ihren Belegtext und den Betrag. 2. Betätigen Sie im Feld KONTO die Taste [Suchwort Kd./Lief.] und wählen Sie den betreffenden Kunden / Lieferanten aus. 3. Betätigen Sie im Feld RECHNUNG die Taste [Aufteilung] und tragen Sie Ihren Buchungstext und den Betrag ein. 4. Betätigen Sie nun die Taste [OP-Anzeige] markieren Sie einen relevanten OP und bestätigen Sie ihn mit der Taste [Enter]. 5. Erfassen Sie nun erneut Ihren Buchungstext und den Betrag und wiederholen Sie den Vorgang. (Taste [OP-Anzeige], OP markieren und mit [Enter] auswählen. 6. Fahren Sie so fort, bis Sie alle Aufteilungen erfasst haben und beenden Sie die Aufteilung mit der Taste [Ende]. PDS-Kassenbuch Seite 11 von 19

12 3.3 Kasse zählen Für Ihre regelmäßige Kassenzählung steht Ihnen im Menü Kassenbewegungen die Funktion [Kasse zählen] als Zählhilfe zur Verfügung. Hierüber können Sie auch einen Beleg ausdrucken, der Ihren Zählbestand mit Datum und Login enthält. So zählen Sie Ihren Kassenbestand 1. Rufen Sie das Menü Kassenbuch, Kassenbewegungen auf und aktivieren dort die Funktion [Kasse zählen]. Es öffnet sich das Eingabefenster für die Zählung in dem auch der bisher notierte Betrag angezeigt wird. Ein Fehlbetrag wird rot angezeigt. 2. Tragen Sie jetzt den Feldern zu den Geldnoten bzw. Münzen deren gezählte Anzahl ein. Das Programm aktualisiert nach jeder Eingabe die Anzeige des Kassen(fehl- )betrags. 3. Beenden Sie die Zählung mit der Taste [Ende] PDS-Kassenbuch Seite 12 von 19

13 3.4 Festschreiben In dieses Programm gelangen Sie über Kassenbuch, Kassenbewegungen und dort über die Tasten [Festschreiben] oder [ Periode schließen], z.b. [Juli schließen] Sie haben über Taste [Festschreiben] verschiedene Möglichkeiten: Festschreiben aller Kassenbewegungen Festschreiben aller Kassenbewegungen nur bis zum markierten Datensatz Festschreiben aller Kontierungen (Buchungsfreigabe für die Finanzbuchhaltung) Festschreiben aller Kontierungen (Buchungsfreigabe) nur bis zum markierten Datensatz Auf fehlende Kontierungsdaten werden Sie während des Vorgangs hingewiesen und müssen diese nachtragen. Siehe auch das folgende Kapitel Fehlende Kontierung ergänzen auf Seite 15. Nach dem Festschreiben können die Eingaben für die Belege (Datum, Belegnummer, Text, Betrag, Kontierung) nicht mehr geändert sowie keine neuen Belege hinzugefügt werden. Belege können mehrfach festgeschrieben werden um den Saldo zum aktuellen Zeitpunkt erneut zu bestätigen Beispiel Ein Grund für die erneute Bestätigung des aktuellen Saldos über das mehrfache Festschreiben kann die Übergabe des Kassenbestandes an einen neuen Mitarbeiter sein. Dieser Mitarbeiter zählt seinerseits vor Arbeitsbeginn noch einmal und schreibt die Belege erneut fest, um die Startwerte auch unter seinem Login zu speichern. Achtung! Sie sollten die Belege nur dann festschreiben, wenn die Eingaben geprüft sind und der Kassensaldo mit dem Kassenbestand übereinstimmt! Schreiben Sie Belege und Kontierung zu einem Zeitpunkt fest, da Sie den vorherigen Monat noch nicht abgeschlossen haben, d.h. Sie haben die Markierung auf einem Buchungssatz im NEUEN Monat, wird hierdurch der vorige Monat ebenfalls endgültig festgeschrieben und abgeschlossen. (Sie erkennen dies durch die entsprechende Markierung auf Ihrem Buchungsbildschirm.) Die Taste [ Periode schließen] wird im gleichnamigen Kapitel auf Seite 15 beschrieben. PDS-Kassenbuch Seite 13 von 19

14 3.4.1 Absummierung Kassenbuchseite durchführen Eine Absummierung der Kassenbuchseite erfolgt automatisch bei Monatsabschluss. Um eine periodenweise Absummierung Ihrer Kassenbelege im Kassenbuch zu erzeugen, müssen Sie die Belege am Ende einer Periode festschreiben (Taste [ Periode schließen]). Achtung! Eine Absummierung erfolgt nur, wenn ein Monatsabschluss erfolgt ist. Und sie erfolgt dann immer auf der letzten Seite des abgeschlossenen Monats. So wird ein Monatsabschluss erzeugt Durch die Taste [Periode schließen] Oder automatisch dann, wenn eine Buchung mit dem Datum des Folgemonats zur Buchung freigegeben wurde. PDS-Kassenbuch Seite 14 von 19

15 3.5 Periode schließen In dieses Programm gelangen Sie über Kassenbuch, Kassenbewegungen und dort über die Taste [ Periode schließen], z.b. [Juli schließen]. Diese Taste schließt, nach einer Sicherheitsabfrage, automatisch die aktuelle Periode. Buchungsdaten und Kontierung werden festgeschrieben und für die Verbuchung in der FIBU freigegeben. Auf fehlende Kontierungsdaten werden Sie während des Vorgangs hingewiesen und müssen diese nachtragen. Sie können diese Unterbrechung der automatischen Schließung der Periode vermeiden, indem Sie zuerst die ggf. fehlenden Konten nachtragen. Nutzen Sie dazu die Funktion [Fehlende Kontierung]. Siehe auch das folgende Kapitel Fehlende Kontierung ergänzen auf Seite 15. Hinweis! Die Periode wird automatisch geschlossen, wenn eine Buchung mit dem Datum des Folgemonats zur Buchung freigegeben wurde Fehlende Kontierung ergänzen Beim Buchungsfreigabe werden Sie automatisch auf fehlende Kontierungen hingewiesen und können die Kontierung nachtragen. Sie können aber auch über die Taste [Fehlende Kontierung] vor der Buchungsfreigabe die Markierung aller noch nicht kontierten Belege starten. Diese Belege werden nacheinander markiert. Tragen Sie für diese Belege dann die Konten nach. Hinweis Handelt es sich um einen aufgeteilten Beleg müssen Sie um die einzelnen Teilmengen zu kontieren zunächst noch einmal die Taste [Aufteilung] betätigen. Sie gelangen dadurch in das Anzeigefenster für die Teilmengen und können dort die Konten zuweisen. PDS-Kassenbuch Seite 15 von 19

16 3.6 Kassenbuch drucken Die Möglichkeit, Teile des Kassenbuches oder alles zu drucken haben Sie im Menü Kassenbuch, Kassenbewegungen und dort unter der Taste [Drucken]. Im Druckerfenster haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten für die zu druckenden Seiten. Im Feld SEITEN geben Sie die Ziffern der zu druckenden Seiten ein und zu den anderen Möglichkeiten finden Sie, sofern Sie dazu Fragen haben, weitere Informationen unter der - Taste. Hinweis Über die Taste [Periode drucken] erhalten Sie eine Ansicht aller verfügbaren Perioden und können die gewünschte(n) für den Druck auswählen. PDS-Kassenbuch Seite 16 von 19

17 4 Kassen verbuchen 4. Kassen verbuchen Die festgeschriebenen Belege werden periodenweise zur Verbuchung bereitgestellt. Faktisch in der FIBU gebucht werden Sie erst mit der Anwahl dieses Menüpunktes, Kassenbuch, Kassen buchen. So verbuchen Sie Ihre Kassen 1. Nachdem Sie das Menü aufgerufen haben, müssen Sie zunächst das vorgeschlagene Buchungsdatum bestätigen. Nachdem Sie einen Drucker ausgewählt haben werden Ihnen die Perioden angezeigt, in denen festgeschriebene Belege für die Verbuchung zur Verfügung stehen. 2. Wählen Sie die gewünschte Periode und die gewünschte Buchungsmethode über die Tasten [ohne Stop buchen] oder [einzeln buchen]. Hinweis Wir empfehlen Ihnen, die zur Buchung ausgewählten Daten über die Taste [anzeigen] VOR der Buchung zur Kontrolle einmal auflisten zu lassen. Sie können hier keine Eingaben machen. Es handelt sich um eine reine Anzeigefunktion. PDS-Kassenbuch Seite 17 von 19

18 4 Kassen verbuchen [ohne Stop buchen] Alle festgeschriebenen Belege der ausgewählten Periode werden ohne Unterbrechung automatisch gebucht. Hier empfiehlt sich besonders, zuvor über die Taste [anzeigen] alle Buchungen kurz überprüft zu haben. [einzeln buchen] Das Programm stoppt das Verbuchen automatisch bei jedem Beleg mit der Anzeige der Belegdaten. Sie können hier noch verschiedene Angaben, u.a. das Konto, ändern. Für die Suche nach dem passenden Konto stehen Ihnen viele Funktionen zur Verfügung. Über [Buchung anzeigen] z. B. können Sie sich übersichtlich alle Daten zur aktuellen Buchung anzeigen lassen. Die über [Kassen verbuchen] in der FIBU verbuchten Perioden erscheinen nicht mehr in der Auswahl des Menüs [Kassen verbuchen]. Sie können also nicht doppelt verbucht werden. PDS-Kassenbuch Seite 18 von 19

19 Index Index Absummierung Kassenbuchseite Anzeige selbst definieren... 8 Aufteilung Personenkonten Aufteilung Sachkonten Belege aufteilen... 9, 10 erfassen... 7 Berechtigungen festlegen... 5 Einrichten Kassenbuch... 6 Kasse zählen Kassen verbuchen Kassenbewegungen Anzeige selbst definieren... 8 Belege erfassen... 7 Kassenbuch drucken Kassenbuch einrichten... 6 Kassenstammdaten eingeben... 5 Kassenstammdaten eingeben... 5 Kontierung ergänzen Periode schließen PDS-Kassenbuch Seite 19 von 19