Mehrere Wege führen in MEWIS NT nach Rom, wenn es darum geht, einen gewünschten Personenkreis ausgedruckt auf Papier zu bekommen.

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1 Mehrere Wege führen in MEWIS NT nach Rom, wenn es darum geht, einen gewünschten Personenkreis ausgedruckt auf Papier zu bekommen. In MEWIS NT stehen folgende Listen für die Gemeindearbeit zur Verfügung: Um Ihnen die Arbeit etwas zu erleichtern, werden wir jede Liste mit ihren Besonderheiten etwas näher erklären und vielleicht den einen oder anderen nützlichen Tipp geben. Grundsätzlich werden alle Listen in Ihrem Eigenen Ordner (Exportordner) abgelegt, den Sie bei Bedarf durch Klick auf das oben rot markierte Symbol öffnen. Meistens öffnet sich dieser von alleine, sobald Sie eine Liste ausführen lassen. Seite 1 von 20

2 Wenn Sie bei einer Liste auf D (Download) klicken, bekommen Sie die Auswahlmöglichkeit, die gezippte Datei zu speichern oder sie direkt zu öffnen. In den meisten Fällen reicht es aus, die Datei einfach zu öffnen. Wenn Sie diesen Befehl angewählt haben, startet sich das ZIP-Programm, das auf Ihrem Rechner installiert ist (WinZip, WinRar usw.). Nach einem Doppelklick auf den Dateinamen werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben, und mit OK öffnet sich die PDF-Datei mit dem Acrobat Reader, und Sie können sie sofort ausdrucken. Im eigenen Ordner haben Sie auch die Möglichkeit des Massendownloads. Dieser bietet sich besonders beim Druck von mehreren Verteilerlisten an. Setzen Sie den Haken vor den gewünschten Dateien und klicken Sie auf Markierte Dateien herun- terladen. Nun müssen Sie natürlich diese Datei auf Ihrer Festplatte speichern chern. Es hat sich bewährt, auf dem Desktop einen Ordner Bezirke (oder ähnlich) zu erstellen, und die Datei dort zu speichern und dort auch gleich zu entpacken: Seite 2 von 20

3 Sie müssen nun Ihr Passwort nur einmal eingeben, und alle Dateien werden entpackt. Anschließend markieren Sie alle Dateien, die Sie ausdrucken möchten und wählen im Menü Datei/Drucken (oder im Kontextmenü). Dies soweit zum allgemeinen Handling von Listen. Seite 3 von 20

4 A. Gemeindearbeit/Zielgruppen 1. Adressenliste Mit der Adressenliste erhalten Sie als Druckergebnis eine Liste, in der Familienname, Rufname, Straße, Hausnummer, Hausnummernzusatz, Postleitzahl, Ort und Wohnungsstatus ausgewiesen werden. Sie bietet sich an bei einer vorhandenen Personenauswahl. Genutzt werden kann sie für Zielgruppen, die weitere Personendaten wie z.b. das Geburtsdatum aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erfahren dürfen. Mit der Adressenliste hat man auch eine alternative Straßenliste, auf der alle Haushalte in der vorgegebenen Sortierung ohne jeglichen Seitenumbruch gedruckt werden. Sie können die Sortierung nach den üblichen Kriterien selbst bestimmen sie wird entsprechend in der Adressenliste übernommen. Nachteilig hierbei ist allerdings, dass man immer nur einen Verteilerbezirk drucken kann. Für den Druck mehrerer Straßenlisten ohne vorhandene Verteilerbezirke gibt es die Straßenliste, die auf Wunsch mehrerer Anwender neu programmiert wurde. Die Erklärung hierzu steht unter Punkt 10 - Straßenliste. Sie erhalten mit der Adressenliste außerdem ein Deckblatt, auf dem Ihre Auswahlkriterien angezeigt werden. Die Liste sieht folgendermaßen aus: Seite 4 von 20

5 2. Änderungsliste Sobald nach einer Bestandslieferung der Kommunen Änderungsdienste geliefert werden, können Sie gezielt auf bestimmte Änderungsarten Auswertungen machen. Die Liste bietet folgende Informationen: Schwierigkeiten gibt es bei dieser Liste immer wieder, weil viele Kommunen keine einheitlichen Änderungsschlüssel liefern. Oftmals werden Personendaten mit dem Änderungsmerkmal allgemeine Berichtigung geliefert, obwohl es sich um einen Zuzug o.ä. handelt. In diesem Fall darf man sich nicht wundern, wenn Personen auf der Liste fehlen, die eigentlich neu zugezogen sind. Aber dafür gibt es andere Alternativen, wenn man die Datensätze ü- ber die erweiterte Suche abfragt. Seite 5 von 20

6 3. Zuzugs-/Wegz /Wegzugslisten In der erweiterten Suche hat man die Möglichkeit, nach kommunalen Ereignissen wie Zuzug zu suchen. MEWIS NT bietet hier folgende Alternativen: Gibt man bei Zuzugsdatum einen Zeitraum ein, so werden alle Personen gesucht, die neu in die Kommune gezogen sind und die die Information haben, von wo sie hergezogen sind. Dies bedeutet natürlich gleichzeitig, dass diese Personen auch neu in die Kirchengemeinde gezogen sind, und man kann sie mit einem Begrüßungsschreiben herzlich willkommen heißen. In vielen Fällen liefern die Kommunen aber dieses Datum hergezogen von nicht mit, sodass etliche Neuzuzüge nicht gefunden werden. Bitte machen Sie hier immer eine Kombisuche in Verbindung mit den Personendaten und den Kommunaldaten, da Ihnen sonst auch inaktive Personendaten ausgewiesen werden. Eigentlich sucht man ja immer aktive Datensätze mit A/H (Hauptwohnsitz), was man explizit im Register Personendaten auswählen muss. Die Zuzugsliste (mit einem Deckblatt) baut sich folgendermaßen auf: Seite 6 von 20

7 Problematischer ist momentan die Abfrage nach dem Einzugsdatum (KRO), denn hier werden Umzüge innerhalb einer Kommune gesucht. Hierbei kann man nicht erkennen, ob diese Personen innerhalb der Kirchengemeinde umgezogen sind oder neu hinzugekommen sind. An dieser Problematik wird auf Hochtouren gearbeitet. Das Einzugsdatum (Wohnung) zeigt alle Umzüge innerhalb der Kommune an sowie die in die Kommune neu Zugezogenen, ist also im Prinzip die Summe aus Zuzugsdatum und Einzugsdatum (KRO). Wenn Sie nach Wegzugsdatum suchen, dürfen Sie nicht vergessen, dass die Datensätze inaktiv sind. Hier empfiehlt sich die Suche nach den Weggezogenen ohne Kombisuche, da dann auch inaktive Datensätze angezeigt werden. Gefunden werden Personen, die aus der Kommune weggezogen sind. 3. Auswahlliste_kurz Bei der Auswahlliste (kurz) (und bei anderen) bekommen Sie auf einem Deckblatt Ihre in der erweiterten Suche vorgegebenen Auswahlkriterien angezeigt. Seite 7 von 20

8 Auf den folgenden Seiten erscheinen alle wichtigen Daten zu den ausgewählten Personen: Erscheint in einer Liste die Anschrift kursiv, so ist dies ein Hinweis darauf, dass diese Adresse vom System erraten ist. Sie dürfen nicht vergessen, dass Personendaten von Familienangehörigen, die nicht evangelisch sind, von den Kommunen ohne Adresse geliefert werden (Dies betrifft die Kommunen aus Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz). Das System errät nach einer bestimmten Plausibilität die Adresse dieses Familienangehörigen. Hierbei stößt man immer wieder auf Probleme, wenn sich z.b. ein E- hepaar getrennt hat und mit unterschiedlichen Adressen im Bestand steht. Kinder ohne evangelische Konfession werden mit der Adresse des Elternteils angezeigt, mit dem sie im Familienverbund stehen und das Haushaltsvorstand ist. Öfters entspricht dies nicht der Realität. Dieses Problem wird sich aber voraussichtlich Anfang nächsten Jahres weiter entschärfen, da die nordrhein-westfälischen Kommunen durch das neue Landesmeldegesetz verpflichtet wurden, auch für Familienangehörige den Adressanteil zu liefern. 4. Auswahlliste_mittel Mit der Auswahlliste (mittel) erhalten Sie neben den kommunalen Daten auch die kirchlichen Daten angezeigt. Diese Liste ist sehr komplex und erscheint unübersichtlich, aber auf Grund der Informationsmenge ist hier eine übersichtlichere Gestaltung etwas schwierig. In der Praxis benötigt man diese Liste sehr selten. Oftmals empfiehlt sich ein Datenexport (lang) und die individuelle Aufbereitung der gewünschten Liste in Excel. Seite 8 von 20

9 In bestimmten Listen können Personendatensätze farblich markiert sein. Dies ist ein Hinweis darauf, dass bei diesen Personen eine Sperre hinterlegt ist. Grundsätzlich erhält man Personen mit Sperren nur dann in einer Liste, wenn man es bei der Listenerstellung durch Markierung der gewünschten Sperren ausdrücklich anfordert. Sie werden aber niemals eine Person mit der kommunalen Sperre Gefahr für Leib und Leben auf einer Liste sehen, da dies programmtechnisch unterbunden wird. 5. Ehejubiläum Diese Liste können Sie ohne vorhandene Personenauswahl direkt über Lis- ten erstellen. Sobald Sie Ausführen gedrückt haben, erscheint ein Fenster, in dem Sie festlegen können, für welchen Zeitraum Sie z.b. Personen suchen, die die Goldene Hochzeit feiern: Sie können entscheiden, ob mit oder ohne Deckblatt/Ortsteilangabe gedruckt werden soll und die Sortierung der Liste manipulieren. Möchten Sie die Auswahl weiter eingrenzen z.b. auf einen Besuchsbezirk so können Sie dies über die erweiterte Suche mit Kombisuche erreichen und danach die Liste anfordern mit der vorhandenen Personenauswahl. Seite 9 von 20

10 Das Ergebnis: Wundern Sie sich nicht, wenn die nicht evangelischen Ehepartner nicht mit ausgewiesen werden. Die Kommunen liefern bei Familienangehörigen ebenso wie bei den Adressen - auch kein Eheschließungsdatum, wodurch diese Personen natürlich nicht gefunden werden. Aber wenn jemand den Jubilaren gratulieren möchte, wird dieser sich bestimmt sowieso vorher über den Familienverband usw. genauer informieren. 6. Etiketten Etliches kann man im Etikettenbereich direkt über Listen ohne eine vorhandene Personenauswahl erreichen Etiketten für alle Gemeindemitglieder der ausgewählten KRO, mit oder ohne Ortsteilangabe, nur Haushaltsvorstände innerhalb der KRO, Haushaltsvorstände einzelner Bezirke, wobei das Ergebnis in diesem Fall momentan immer eine alphabetisch sortierte Liste sein wird. Seite 10 von 20

11 Möchten Sie die Etiketten nach Anschriften sortiert haben, müssen Sie den Weg über die erweiterte Suche gehen und die vorhandene Personenauswahl entsprechend sortieren, bevor Sie die Etiketten anfordern. Sollten in Ihrer vorhandenen Personenauswahl auch nicht betreute Konfessionen vorhanden sein, ist eine Sortierung nach Anschrift nicht möglich, da sich ja hinter den Kurzsätzen der Familienangehörigen eigentlich keine Anschriften verbergen. Sollten Sie, z.b. für zukünftige Konfirmanden, auch die Anschriften der nicht betreuten Konfessionen benötigen, bleibt in diesem Fall nur der Umweg ü- ber den Datenexport (kurz) und die entsprechende Weiterverarbeitung in Excel und der Etikettendruck in Word. 7. Geburtstagsliste Jubilare findet man in der erweiterten Suche, indem man Alter von/bis anklickt. Es öffnet sich ein Fenster, in dem man seine Kriterien eingeben kann: Mit der Schaltfläche Suchen in diesem kleinen Fenster schließt sich dieses Fenster, und man kann noch Kriterien wie A und H für den Hauptwohnsitz und K für Kirchenmitglied (damit Weggepfarrte nicht auf der Liste erscheinen) bei den Personendaten festlegen. Hat man diese Personen auf dem Seite 11 von 20

12 Bildschirm, fordert man unter Listen die Geburtstagsli burtstagsliste te an. Diese Liste (mit einem Deckblatt) ist grundsätzlich chronologisch sortiert, und bei mehreren Jubilaren an einem Tag steht der Älteste zuerst. Wenn Sie auf der Liste unter Alter das Alter stehen haben möchten, das der Jubilar an diesem Tag erreicht, so müssen Sie bei der Anforderung der Geburtstagsliste den Stichtag entsprechend verändern zu obigem Beispiel auf den Zusätzlich haben Sie in der Zeile Beschreibung die Möglichkeit, den Dateinamen jeder Liste in Ihrem eigenen Ordner eindeutiger zu benennen: Seite 12 von 20

13 8. Sterbeliste Wählen Sie direkt Listen/Sterbeliste, bekommen Sie folgende Auswahl: Bei dieser Liste werden alle Personen, die ein Sterbedatum im Meldewesen hinterlegt haben, chronologisch nach Sterbedatum aufgelistet. Möchten Sie die Auswahl weiter einschränken, so gehen Sie wie gewohnt den Weg über die erweiterte Suche und fordern die Sterbeliste mit der vorhandenen Personenauswahl an. Vergessen Sie bei der Suche nicht, dass die meisten Verstorbenen im System schon inaktiv sind. Seite 13 von 20

14 9. Bezirke Wenn Sie mit Verteilerbezirken arbeiten, können Sie den Druck sofort ohne vorhandene Personenauswahl über Listen/Bezirke aufrufen: Hier kann man alle Verteilerbezirke markieren und auf einen Schlag alle Listen erstellen, die man dann im Massendownload aus dem eigenen Ordner herunterladen kann oder man markiert mit Hilfe der STRG-Taste gezielt die gewünschten Bezirke aus. Man erhält über diesen Weg für jeden Verteiler eine sparsame, zweispaltige Liste mit allen Haushaltsvorständen mit Hauptwohnsitz, eine angegebene Anzahl der Haushalte für jede Straße sowie eine Gesamtsumme der Haushalte in der angegebenen Sortierung. Hier ein Beispiel für eine Sortierung nach Hausnummern, wobei automatisch erst die geraden Hausnummern und danach die ungeraden aufgelistet werden. Seite 14 von 20

15 10. Straßenliste Für Kirchengemeinden, die keine Verteilerbezirke haben, steht die Straßenliste zur Verfügung. Wählt man die Straßenliste direkt ohne vorhandene Personenauswahl an, kann man gezielt für eine Straße eine Straßenliste abrufen. Schneller geht es, wenn man über die erweiterte Suche alle aktiven Haushaltsvorstände mit Hauptwohnsitz A/H, die Kirchenmitglied (K) sind, sucht und anschließend die Straßenliste anwählt. Dort legt man nur noch die zu druckenden Sperren und die Sortierung fest, und anschließend werden alle Haushaltsvorstände pro Straße gedruckt, d.h. man hat für jede Straße ein separates Blatt. Seite 15 von 20

16 11. Aktivitäten Mit Hilfe der Zuweisung von Aktivitäten kann komfortabel und schnell ein gewünschter Personenkreis im System gefunden werden. Auch hierbei haben Sie wieder die Möglichkeit, direkt über Listen/Aktivitäten eine Auswahl zu treffen, dies allerdings nur für eine Aktivität: Sie erhalten eine Liste mit einem Deckblatt (wenn gewünscht), auf dem Ihre Auswahlkriterien aufgelistet sind und auf den folgenden Seiten die gefundenen Personendaten: Seite 16 von 20

17 Sollten Sie mehrere Aktivitäten gleichzeitig abfragen wollen, so bleibt Ihnen der Weg über die erweitere Suche. Im Register Aktivitäten können Sie bis zu 10 Aktivitäten gleichzeitig abfragen. Wenn Sie die Liste Aktivitäten täten mit der vorhandenen Personenauswahl anfordern, werden die gefundenen Personen gruppiert nach ihrer Aktivität gedruckt (jede Aktivität auf einer separaten Seite). B. Amtshandlungen Die Amtshandlungslisten sind immer gleich aufgebaut: Name, FS, Geburtsdatum, Anschrift, Konfession plus die ausgewählte Amtshandlung: Man kann sie z.b. direkt über Listen/Taufe anwählen und bekommt dort die Auswahl für das Amtshandlungsdatum sowie Amtshandlungsstätte und ort mit den gewohnten Sortiermöglichkeiten. Es werden in diesem Fall nur Personen aufgelistet, die auch tatsächlich einen Eintrag unter der gewählten Amtshandlungsart haben. Interessieren Sie die Amtshandlungen zu einer bestimmten vorhandenen Personenauswahl (z.b. eine Auswahl von Jugendlichen zwischen 10 und 16 Jahren für eine Sommerfreizeit), so werden Sie sicherlich nicht erstaunt sein, dass bei einer Vielzahl von Personen kein Amtshandlungsdatum steht. Seite 17 von 20

18 Es gibt in dem Bereich Amtshandlungen 2 Listen, die sich auf kirchliche Jubiläen beziehen: Konfirmation Jubiläum und Trauung Jubiläum. Wählt man diesen Listentyp direkt ohne vorhandene Personenauswahl an, erscheint ein schon bekanntes Fenster zu Begrenzen des Zeitraums: und anschließend eine entsprechende Liste in der von Ihnen gewünschten Sortierung: Selbstverständlich erhalten Sie die gleiche Liste, wenn Sie vorher eine Personenauswahl getroffen haben. Allerdings müssen Sie vor dem Aufruf der Liste die vorhandene Personenauswahl nach Ihren Wünschen sortieren. Seite 18 von 20

19 C. Statistiken Für die von Ihnen eingestellte KRO wird Ihnen direkt über Lis- ten/altersstatistik eine sehr detaillierte Altersstatistik zur Verfügung gestellt, in der neben dem Alter auch Kriterien wie Haupt- und Nebenwohnsitz, Geschlecht, verheiratet/nicht verheiratet sowie Umpfarrungen berücksichtigt werden. Ebenso verfahren Sie für die Erstellung der Gemeindemitgliederstatistik: KRO auswählen, Listen/Gemeindemitgliederstatistik, Ausführen. Sie erhalten eine Statistik, in der die Gesamtanzahl der Gemeindemitglieder ausgewiesen wird. Parallel verarbeitete Datensätze, bei denen die Konfession auf eine von Ihrer Kirchengemeinde betreuten Konfession geändert wurden, Eigenerfasste (Kirchenmitglieder) sowie Weg- und Zugepfarrte werden gesondert ausgewiesen und die Gesamtsumme angezeigt. Bei dieser Statistik werden automatisch nur Personen mit Hauptwohnsitz oder alleinige Wohnung gesucht, die aktiv und Kirchenmitglied sind. Seite 19 von 20

20 Genauso einfach ist das Erstellen einer Straßenstatistik, die sehr hilfreich bei Umstrukturierungsmaßnahmen sein kann (KRO auswählen, Listen/ Stra- ßenstatistik statistik). Man erhält als Ergebnis eine Liste, sortiert nach KRO und Straßennamen, mit dem Hinweis, wie viele betreute Personen dort ihren Haupt- bzw. Nebenwohnsitz haben sowie die Gesamtzahl. Sollten mehrere Kommunen betroffen sein, so findet nach jeder Kommune ein Seitenwechsel statt. Seite 20 von 20