Benutzerinformationen zum Archivdrucker ELDORADO PDF

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1 Benutzerinformationen zum Archivdrucker ELDORADO PDF Version: 1.1 Stand: Version: 1.1 Seite 1 von 8

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Als PDF/A in die elektronische Akte Das PDF/A-Format Archivdrucker ELDORADO PDF Mit der Druckfunktion in den Sammelkorb Mit Drag and Drop in den Sammelkorb Der Sammelkorb Den Sammelkorb schließen und öffnen Den Sammelkorb vollständig beenden PDF-Vorschau des Sammelkorbs Löschen von Dokumenten/Ordnern Aktenablage... 7 Version: 1.1 Seite 2 von 8

3 1. Einleitung Dieser einleitende, erste Abschnitt widmet sich kurz dem Hintergrund des Archivdruckers und der elektronischen Akte ELDORADO. Die sich anschließenden Abschnitte beschreiben die einzelnen Funktionen von ELDORADO PDF sowie deren Bedienung. Mit dem Archivdrucker ELDORADO PDF erfolgt die Dokumentenablage im PDF/A-Format in der elektronischen Akte ELDORADO. Über einen Sammelkorb können zudem mehrere Dokumente, die unter demselben Aktenzeichen abgelegt werden sollen, gesammelt, mit einer PDF-Vorschau kontrolliert und dann in einem Schritt verschlagwortet oder auch verkettet werden. Ein Kopieren von Metadaten ist dabei möglich. Der Archivdrucker besteht aus bzw. nutzt die folgenden drei Komponenten: 1. den virtuellen Drucker ELDORADO PDF 2. den ELDORADO PDF Sammelkorb 3. die Verschlagwortungsmaske ELDORADO Metadaten Dabei nimmt der virtuelle Drucker ELDORADO PDF den Druckerstrom entgegen und wandelt das Dokument in das PDF-Format um. Daraufhin lädt der ELDORADO PDF Sammelkorb die Dokumente in eine persönliche Arbeitsmappe im FHHportal. Anschließend werden die ELDORADO Metadaten aufgerufen, um die Dokumente ins PDF/A-Format zu konvertieren und nach ELDORADO zu übergeben. Version: 1.1 Seite 3 von 8

4 2. Als PDF/A in die elektronische Akte 2.1. Das PDF/A-Format Das PDF/A-Format ist eine Ausprägung des PDF-Formats, von dem man aufgrund von Funktionseinschränkungen auch noch in vielen Jahren eine problemlose Lesbarkeit erwartet. Im Unterschied zum bisher verwendeten TIFF-Format erfolgt keine Umwandlung der Seiten in ein Bildformat mehr, Text bleibt als solcher erhalten Archivdrucker ELDORADO PDF Dieser virtuelle Drucker ermöglicht es Ihnen, aus allen Anwendungen mit einer Druckfunktion Dokumente über einen speziellen Druckvorgang in einen Sammelkorb abzulegen und anschließend nach ELDORADO zu verfügen. Dabei können Sie vor der Ablage die Dokumente in der Form, wie sie in die Akte gelangen, prüfen und im Bedarfsfall wieder löschen Mit der Druckfunktion in den Sammelkorb Drucken Sie das in der Akte abzulegende Schriftstück in den Sammelkorb. Als Drucker ist der Archivdrucker ELDORADO PDF auszuwählen. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen zu Papierformat und Seitenausrichtung mithilfe der Druckereigenschaften vor und klicken Sie auf Drucken. Hinweis: Als Standardeinstellung ist vorgegeben, das Seitenformat des Programms zu verwenden, d. h. die Seitengrößen und -ausrichtungen werden vom Programm übernommen und vom Archivdrucker nicht verändert. In den meisten Fällen sollte dies das gewünschte Ergebnis liefern Mit Drag and Drop in den Sammelkorb Alternativ können Sie ein oder mehrere Dokumente auch per Drag and Drop im Sammelkorb ablegen. Drag and Drop ist auch als Ziehen und Ablegen bekannt. Markieren Sie dazu die abzulegenden Dokumente im Windows Explorer und ziehen Sie sie mit der Maus in den Sammelkorb. Dieser muss dazu vorher geöffnet werden. Hinweis: Drag and Drop funktioniert nur bei Dateien, denen eine Standardanwendung zugeordnet ist (d. i. eine Anwendung, die beim Doppelklick auf die Datei gestartet wird). Das Drag and Drop von -Dateien wird allerdings nicht unterstützt. Version: 1.1 Seite 4 von 8

5 2.5. Der Sammelkorb Wenn dies der erste Druckvorgang mit dem Archivdrucker seit der Anmeldung am Betriebssystem ist, öffnet sich nach kurzer Zeit ein Sammelkorb und zeigt das gerade gedruckte Dokument und ggf. zuvor gedruckte Dokumente auf der linken Seite in der Rubrik Aktuell an. Markieren Sie sofern dies nicht ohnehin bereits der Fall ist den mit Sammelmappe bezeichneten Ordner, unterhalb dessen Ihr Dokument angezeigt wird. Im rechts gelegenen Detailbereich erhalten Sie dann Informationen zum Dateiamen, Druckzeitpunkt sowie der Dateigröße. Haben Sie bereits mehrere Dokumente gedruckt, werden diese alle sowohl links im Übersichtsbereich als auch rechts im Detailbereich mit den genannten Informationen aufgelistet Den Sammelkorb schließen und öffnen Schließen Sie den Sammelkorb, so wird nur das Fenster, nicht aber die Anwendung, geschlossen. Diese läuft im Hintergrund weiter und wartet auf weitere Dokumente, worauf Sie einen entsprechenden Hinweis erhalten. Drucken Sie nun das nächste Dokument über den Archivdrucker, so erscheint nur noch ein dezenter Hinweis, dass das Dokument dem Sammelkorb hinzugefügt wurde. Wie können Sie den Sammelkorb wieder öffnen? Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten: 1. Solange das obige Hinweisfenster eingeblendet wird, können Sie auf den Link Sammelkorb öffnen klicken. 2. Sie können auf das kleine Symbol in der Infobereichsleiste klicken. 3. Sie nutzen die Startmenüverknüpfung ELDORADO PDF Sammelkorb im Ordner teradoc. Version: 1.1 Seite 5 von 8

6 Lassen Sie das Sammelkorbfenster hingegen nach dem ersten Druck geöffnet, so blinkt der zugehörige Taskleistenknopf über den Archivdrucker. nach dem Druck eines weiteren Dokuments Natürlich können Sie den Sammelkorb auch unabhängig von einem Druckvorgang öffnen. Dazu brauchen Sie nur auf die Verknüpfung im Startmenü zu klicken Den Sammelkorb vollständig beenden Zum kompletten Beenden des Sammelkorbs (also nicht nur zum Schließen des Fensters) rechtsklicken Sie auf das Druckersymbol in der Infobereichsleiste und wählen dann Beenden. Dabei werden die gedruckten und noch nicht an ELDORADO übergebenen Dokumente nicht gelöscht, sondern verbleiben bis zur Ablage in ELDORADO (oder dem manuellen Löschen) in Ihrer persönlichen Sammelmappe. Da die Dokumente im FHHportal abgelegt werden, gehen sie ebenfalls nach einem Neustart Ihres Rechners nicht verloren, sondern verbleiben im Sammelkorb PDF-Vorschau des Sammelkorbs Während der Druck von Word-Dokumenten meistens unproblematisch ist, gestaltet sich die richtige Formatierung von PowerPoint-Folien und Excel-Blättern mitunter aufwändiger. Um sicherzugehen, dass Ihre Dokumente in der richtigen Form zur Akte gelangen, bietet Ihnen der Sammelkorb eine Ansichtsfunktion. Dazu müssen Sie nur das gewünschte Dokument im Übersichtsbereich links markieren. Die Detailansicht rechts stellt das Dokument nun in einem Adobe Reader-Fenster dar und ermöglicht Ihnen die Kontrolle der Formatierung. Version: 1.1 Seite 6 von 8

7 2.9. Löschen von Dokumenten/Ordnern Um Dokumente oder die ganze Arbeitsmappe in Ihrem Sammelkorb zu löschen, haben Sie folgende Möglichkeit: Markieren Sie das gewünschte Dokument (oder die komplette Mappe) im linken Auswahlbereich Aktuell und klicken auf Löschen Aktenablage Zur Ablage der Dokumente in ELDORADO markieren Sie die Sammelmappe und klicken auf die Schaltfläche ELDORADO. Nun öffnet sich die Verschlagwortungsmaske ELDORADO Metadaten und erlaubt Ihnen, die Dokumente mit Metainformationen zu versehen und anschließend in die Akte zu verfügen. Mit Ausgewählte Dokumente verbinden werden sämtliche Dokumente zu einem Dokument verbunden. An dieser Stelle ist anzumerken, dass beim Verbinden der Dokumente jeweils die Metainformationen des ersten Dokuments in der Liste für alle anderen Dokumente übernommen werden. Version: 1.1 Seite 7 von 8

8 Markieren Sie die einzelnen Dokumente nacheinander, um die PDF-Vorschau zu erhalten und die zugehörigen Metadaten einzugeben. Bei Bedarf können Sie die Reihenfolge der Einzeldokumente über die Pfeilsymbole anpassen. Für ein Dokument eingegebene Metadaten können leicht auf andere Dokumente übertragen werden: Kopieren Sie die Daten mit. Markieren Sie nun das Zieldokument und fügen Sie die Metadaten mit einem Klick auf ein. Es werden nur jene Felder ausgefüllt, die vor dem Einfügen keine Daten enthielten. Mit einem Klick auf die Schaltfläche In ELDORADO ablegen werden die ausgewählten Dokumente zur elektronischen Akte verfügt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren, wird die Anzeige des Sammelkorbs aktualisiert. Im Anschluss an die Aktenablage wird die Sammelkorb-Mappe in den Abschnitt de verschoben und unter Aktuell eine neue Mappe angelegt. Ist der Ablagevorgang beendet, gelangt die Mappe in den Ordner Abgeschlossen. Ist während der Abschlussverfügung ein Fehler aufgetreten, wird die Mappe in den Ordner Fehlerhaft verschoben. Hinweis: Wird bei bereits geöffneter Verschlagwortungsmaske ELDORADO Metadaten aus einer anderen Anwendung heraus ein weiteres Dokument via ELDORADO PDF gedruckt, so gelangt dieses erst nach Schließen dieser Maske in einen Sammelkorb. Version: 1.1 Seite 8 von 8

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