Where we integrate with our suppliers.

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1 Where we integrate with our suppliers. Benutzerhandbuch Volkswagen Bestellungsübersicht Bestellungen mit Rückantwort (Stand: Oktober 2009) 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Besonderheit der SAP-Bestellungen mit Rückantwort Einstieg Lieferantenplattform Navigation Bereich Online-Bestellungen Bestellungsübersicht Bestellantwort auf Kopfebene Bestellantwort auf Positionsebene Bestelländerung Änderungen an noch nicht bearbeiteten Bestellungen Storno Erinnerungen, automatische Annahme bzw. Stornierung Weitere Dokumente zu einer Bestellung Erklärung der Status-Symbole Status-Icons in der Bestellungsübersicht Status-Icons auf Positionsebene Benutzerverwaltung UMS Einstellungen im UMS für Online Bestellungen Nichtserie Ansprechpartner Glossar Abbildungsverzeichnis

3 1 Besonderheit der SAP-Bestellungen mit Rückantwort Mit dem Einsatz von SAP erweitert sich die Bandbreite der Online-Kommunikation auf der Lieferantenplattform VWGroupSupply.com um die Möglichkeit einer Bestellantwort. Sie können dadurch die Bestellung annehmen oder bei Bedarf ändern bzw. ablehnen. Bitte beachten Sie, dass für alle Bestellungen, die mit "(Antwort benötigt)" gekennzeichnet sind, eine Bestellantwort erwartet wird! Die Bestellantwort wird für die gesamte Bestellung versendet. Nur mit Ihrer Reaktion kommt ein rechtswirksamer Bestellauftrag zustande. Ihre Bestellantwort wird direkt an den Verantwortlichen übertragen und er kann seinerseits direkt darauf reagieren. Je nach Bestellart bzw. Art der Änderung kann dies der Anforderer oder Einkäufer sein. Außerdem wird mit einer sogenannten Änderungsanzeige gearbeitet, d.h. das eine Bestellung nur erstmalig in vollständiger Form gesendet wird. Danach werden nur noch Änderungen verschickt, die sich auf vorhergehende Versionen beziehen. 3

4 2 Einstieg Lieferantenplattform Um zur Bestellungsübersicht zu gelangen, ist der Weg über die Lieferantenplattform notwendig. Wir zeigen Ihnen nun Schritt für Schritt, wie Sie dort hinkommen. Die Einstiegsseite zur Lieferantenplattform von Volkswagen finden Sie unter Login aktivieren Single-Sign-On Login Gehen Sie bitte zunächst auf Login in der linken Menüleiste. Abbildung 1: Single Sign On Bitte geben Sie hier Ihren Benutzernamen und das dazugehörige Passwort ein. Sollten Sie noch kein Partner der Lieferantenplattform sein oder haben Sie weitere allgemeine Fragen zur Plattform, so wenden Sie sich bitte an unseren B2B-Support unter oder Durch die Single-Sign-On Anmeldung erhalten Sie die Berechtigung, alle für Sie relevanten Bereiche und Applikationen der Lieferantenplattform zu nutzen, ohne sich für jeden einzelnen Bereich neu anzumelden. 4

5 3 Navigation Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zur Startseite der Lieferantenplattform. Hier wählen Sie im Drop-Down Menü bitte den Punkt "Beschaffung" aus. Abbildung 2: Einstieg zum Bereich Beschaffung Sie gelangen auf eine neue Seite, auf der Sie bitte den Reiter "Online-Bestellungen" anklicken. 5

6 4 Bereich Online-Bestellungen Bereich Online-Bestellungen Menüleiste Abbildung 3: Bereich Online-Bestellungen Sie befinden sich im Bereich Online-Bestellungen. Über den Punkt Nicht- Serienmaterial in der linken Menüleiste gelangen Sie auf die folgende Seite: Abbildung 4: Button zur Bestellungsübersicht Wenn Sie auf Zur Anwendung oder auf die Überschrift klicken, öffnet sich die Applikation mit Ihrer Bestellungsübersicht. Hierfür müssen Sie sich nicht erneut anmelden. 6

7 5 Bestellungsübersicht Die Bestellungen sind chronologisch nach Datum geordnet. Um alle Bestellungen eines Tages einsehen zu können, wählen Sie bitte ein Datum aus. Jeweiliger Status der Bestellung Klick auf + führt zu den Details der Bestellung Abbildung 5: Übersicht der Bestellungen an einem Tag Sobald Sie ein Datum ausgewählt haben, bekommen Sie eine Übersicht aller Bestellungen des Tages mit ihrem aktuellen Status. Die Symbole der einzelnen Status- Kennzeichnungen werden Ihnen auf Seite 14 erläutert. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, werden die Bestellungen nach Marken geordnet und innerhalb der Marken nach Bestelltypen unterteilt angezeigt. Wenn Sie auf das Pluszeichen vor der Bestellung klicken, öffnet sich der Vorgang und sie erhalten weitere Informationen (den Link zum Bearbeiten der Bestellung, die Bestellung als PDF, bei Bedarf weitere Dokumente sowie die Log-Daten). Die Ansicht ändert sich wie folgt: 7

8 Hier finden Sie die Bestellung als PDF-Dokument Link zur Beantwortung der Bestellung Abbildung 6: Detailinformationen in der Tagesübersicht Zu jedem Vorgang gibt es immer ein Bestell-PDF, in dem alle Informationen vorhanden sind. Dies ist in Zweifelsfällen auch das rechtlich bindende Dokument. In der Online-Version sind nicht alle Informationen enthalten, z.b. keine Zahlungsbedingungen oder Incoterms. Öffnen Sie bitte den Ordner 'Bestellung als pdf' durch einen Klick auf das Pluszeichen. Wenn Sie anschließend auf das in dem Ordner befindliche Dokument klicken, öffnet sich die Bestellung als PDF-Dokument. Vor der Bearbeitung der Bestellantwort sollten Sie sich immer zuerst das zugehörige Bestell-PDF ansehen. Zur Bestellantwort gelangen Sie über den Link 'Bestellung bearbeiten'. 8

9 5.1 Bestellantwort auf Kopfebene Komplette Bestellung auf Kopfebene annehmen Abbildung 7: Annahme einer Bestellung auf Kopfebene Auf Kopfebene können Sie die komplette Bestellung unverändert annehmen oder ablehnen. Zum Annehmen wählen Sie den Schalter 'angenommen' und 'Senden'; zum Ablehnen entsprechend 'abgelehnt' und dann 'Senden' Komplette Bestellung auf Kopfebene ablehnen Kommentarfeld Abbildung 8: Ablehnung einer Bestellung auf Kopfebene Bei einer Ablehnung der Bestellung ist die Eingabe eines Kommentars obligatorisch. Das Kommentarfeld wird automatisch angezeigt, wenn Sie 'abgelehnt' auswählen. Wird die Ablehnung einer Bestellung vom Anforderer / Einkäufer akzeptiert, so erhalten Sie einen Bestellstorno, der dann erneut bestätigt werden muss! 9

10 5.2 Bestellantwort auf Positionsebene Abbildung 9: Anzeige der Positionsübersicht Wenn Sie einzelne Positionen bearbeiten möchten, wählen Sie auf der Übersichtsseite den Schalter 'geändert'. Ihnen wird daraufhin die Positionsübersicht angezeigt, in der Sie die gleichen Wahlmöglichkeiten (annehmen, ändern, ablehnen) wie auf Kopfebene haben. 10

11 Änderbare Felder Abbildung 10: Bearbeitungsmöglichkeiten auf Positionsebene Sie können für jede Position einzeln über die Schalter auswählen, ob Sie diese annehmen, ändern oder ablehnen möchten. Änderungen sind grundsätzlich nur für folgende Daten möglich: Lieferdatum, Preis, Menge und Kommentar. Wenn Sie an einer Position eine Änderung vornehmen oder sie die Position ablehnen, geben Sie bitte auf Positionsebene einen Kommentar dazu an. Zu einer Änderung wird es bei Annahme der Änderung durch den Anforderer / Einkäufer immer eine Bestelländerung geben, die dann erneut bestätigt werden muss! 11

12 5.3 Bestelländerung Versionsnummer der Bestelländerung Link zur Vorgängerbestellung Abbildung 11: Bestelländerung in der Bestellübersicht Eine Bestelländerung ist daran erkennbar, dass hinter der Bestellnummer die Versionsnummer getrennt durch einen Bindestrich steht. Dieser Index wird aufsteigend ohne Lücken vergeben. Außerdem können Sie über den Link 'Vorgängerbestellung' in die vorausgegangene(n) Bestellung(en) springen. In der Regel werden bei einer Bestelländerung nur die geänderten Positionen übertragen. Ein Spezialfall ist die Kopfänderung (z.b. Zahlungsbedingungen): Hier gibt es keine Positionen und daher können Sie diese Änderung nur auf Kopfebene annehmen oder ablehnen. 12

13 5.3.1 Änderungen an noch nicht bearbeiteten Bestellungen Sollte zu einer Position eine Änderung bzw. ein Storno gesendet werden, bevor im Orderhub die Bestellung von Ihnen bearbeitet wurde, so können die betroffenen Positionen nur noch in der aktuellsten Version verarbeitet werden. In der Vorgängerversion werden die Positionen für die Bearbeitung gesperrt. 5.4 Storno Wenn der Einkauf in einer Bestelländerung alle Positionen storniert, so wird eine Bestelländerung ohne Positionen gesendet. Falls eine Antwort benötigt wird, können Sie die Stornierung nur auf Kopfebene annehmen oder ablehnen. Falls keine Bestellantwort erwartet wird, so brauchen Sie nichts zu tun. 5.5 Erinnerungen, automatische Annahme bzw. Stornierung Wenn eine Bestellung innerhalb von 3 Tagen nach Bereitstellung im Order Hub nicht gelesen wurde, wird eine Erinnerungs-Mail an alle berechtigten User versandt, die zum Lesen der Bestellung auffordert. Bei Nichtbeantwortung einer gelesenen Bestellung wird nach 14 Tagen eine Erinnerungs-Mail versendet, die zur Bearbeitung der Bestellung auffordert. Wenn eine gelesene Bestellung dann nicht innerhalb von 14 Tagen beantwortet wird, so wird sie automatisch als vollständig akzeptiert betrachtet. Bestellungen, die nach 6 Monaten nicht gelesen und beantwortet werden, werden automatisch storniert und von der Plattform gelöscht. Auch darüber bekommen die berechtigten User eine Benachrichtigung per Mail. Des Weiteren wird der verantwortliche Einkäufer informiert, wenn nach 28 Tagen noch keine Bestellantwort vorliegt. 13

14 5.6 Weitere Dokumente zu einer Bestellung Ggf. werden Ihnen zu der Bestellung noch weitere Dokumente zur Verfügung gestellt. In diesem Fall wird Ihnen ein weiterer Ordner "Zusätzliche Anlagen" angezeigt. Um diese beigefügten Anlagen zu öffnen, verfahren Sie ebenso wie bei den Bestellungen: Den Ordner "Zusätzliche Anlagen" durch einen Klick auf das Pluszeichen öffnen und die darin enthaltenen Dokumente durch anklicken anzeigen lassen. 14

15 6 Erklärung der Status-Symbole Sowohl in der Bestellungsübersicht als auch bei den Bestellpositionen können Sie jederzeit auf einen Blick sehen, in welchem Status sich die Bestellungen / die Positionen befinden. Die Symbole werden auch erläutert, wenn man mit dem Mauszeiger darüber geht. Folgende Kennzeichnungen gibt es, um den Status einer Bestellung anzuzeigen. 6.1 Status-Icons in der Bestellungsübersicht Neue Bestellung / Bestelländerung: Die von Ihnen bestimmten Personen (geregelt in der Benutzerverwaltung (UMS)) wurden per über die neu vorliegende Bestellung informiert. Die Bestellung ist noch nicht gelesen worden. Gelesen, Antwort benötigt: Bestätigung, dass die Bestellung innerhalb der Plattform vom Lieferanten angesehen wurde. Allerdings muss die Bestellung noch beantwortet werden. Angenommen: Bestätigung, dass die Bestellung innerhalb der Plattform vom Lieferanten angenommen wurde. Geändert: Die Bestellung wurde innerhalb der Plattform vom Lieferanten teilweise angenommen. Abgelehnt: Die Bestellung wurde vom Lieferanten innerhalb der Plattform angesehen und abgelehnt. Fehler: Es ist ein Fehler bei der Übermittlung der Bestellung aufgetreten. 15

16 6.2 Status-Icons auf Positionsebene = Position wurde vom Lieferanten gelesen, aber noch nicht beantwortet = Neue Position wurde vom Lieferanten angenommen = Die Aktualisierung der Position in einer Bestelländerung wurde vom Lieferanten angenommen = Stornierung der Position wurde vom Lieferanten angenommen = Position wurde von SRM storniert ohne erforderliche Rückantwort = Offene Position wurde durch SRM aktualisiert = Position wurde durch den Lieferanten abgelehnt = Position wurde durch den Lieferanten geändert 16

17 7 Benutzerverwaltung UMS Die Benutzerverwaltung bzw. das User Management System (UMS) ist die Applikation auf der B2B Lieferantenplattform, mit der Anwender (User) mit ihren diversen Rollen und Rechten administriert werden können. Dies erfolgt innerhalb Ihres Unternehmens durch den von Ihnen benannten Administrator, dem so genannten Company Admin. Der Company Admin besitzt die folgenden Rechte: Anlegen von weiteren Personen, Aktualisieren von Personendaten, Zurücksetzen von Passwörtern der Anwender, Löschen eines oder mehrerer Anwender, Deaktivieren / Aktivieren eines Anwenders oder einer Gruppe, Zuweisen oder Entziehen von Rollen für einzelne Personen oder Gruppen. 7.1 Einstellungen im UMS für Online Bestellungen Nichtserie Wichtig für Ihr Unternehmen ist die Verteilung der Rollen auf die einzelnen Mitarbeiter. Anhand eines Screenshots möchten wir Ihnen die Rollen speziell für den Bereich "Online Bestellungen Nichtserie" darstellen. 17

18 Rollenbeschreibungen Company Admin Abbildung 12: Usermanagement (UMS) Die mit einem A gekennzeichnete Person ist der Company Admin. Dieser kann weitere Benutzer anlegen und Rollen zuweisen. Alle für den Order Hub wichtigen Rollen möchten wir im Folgenden einzeln erläutern: Katalog Mit dieser Rolle bekommt der Benutzer die Katalogbestellungen per zugestellt. Im Anhang findet er die Bestellung als PDF- und XML-Datei. Die Rolle kann in Ihrem Unternehmen an beliebig viele von Ihnen bestimmte Personen vergeben werden. VW Mit dieser Rolle bekommt der Benutzer eine Information per , dass neue Bestellungen der Volkswagen AG (z.b. AZ-Bestellungen) zum Abruf auf der Volkswagen Plattform bereitliegen. Das können in Ihrem Unternehmen beliebig viele von Ihnen bestimmte Personen sein. 18

19 Audi Mit dieser Rolle bekommt der Benutzer eine Information per , dass neue Bestellungen der AUDI AG zum Abruf und Bearbeitung auf der Volkswagen Plattform bereitliegen. Das können in Ihrem Unternehmen beliebig viele von Ihnen bestimmte Personen sein. Seat Mit dieser Rolle bekommt der Benutzer eine Information per , dass neue Bestellungen der Seat AG und VW Navarra zum Abruf und Bearbeitung auf der Volkswagen Plattform bereitliegen. Das können in Ihrem Unternehmen beliebig viele von Ihnen bestimmte Personen sein. (ACHTUNG: Diese Rolle ist noch nicht aktiv. Sobald es soweit ist, werden Sie explizit darüber informiert) Lesen Der Benutzer kann alle Bestellungen in der Bestellungsübersicht einsehen und ausdrucken, aber nicht bearbeiten. Er bekommt KEINE Information per ! Schreiben Der Benutzer kann zusätzlich zum Leserecht weitere Aktionen durchführen (z.b. Bestellungen bearbeiten). Er bekommt KEINE Information per ! cxml Sollten Sie Interesse an einer CXML-Übertragung haben, bitten wir Sie sich mit dem Katalog-Team des B2B-Supportes unter Tel.: oder in Kontakt zu setzen. Sollten Sie weitere Fragen zum UMS haben, wenden Sie sich bitte direkt an unseren B2B Support (siehe nächste Seite) 19

20 8 Ansprechpartner Kontaktpersonen und Verantwortlichkeiten: Volkswagen Konzern: Fragen zur Bestellung Bitte direkt an die jeweiligen Besteller richten. Die Kontaktdaten finden Sie in dem Original-Bestell-PDF Lieferantenplattform B2B Support Tel.: +49-(53 61) (International) 20

21 9 Glossar Begriff AZ cxml DO-Nummer DUNS - Nr. ecl@ss Order Hub Single Sign On UMS URL XML Bedeutung Auftrag Zentral Commerce Extensible Markup Language Katalog-Bestellnummer (Direct-Order) Data Universal Numbering System Institution zur Klassifizierung von Artikeln Bestellungsübersicht auf der Lieferantenplattform Einmalige Authentifizierung eines Benutzers Usermanagement Uniform Resource Locator Extensible Markup Language 21

22 10 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Single Sign On... 4 Abbildung 2: Einstieg zum Bereich Beschaffung... 5 Abbildung 3: Bereich Online-Bestellungen... 6 Abbildung 4: Button zur Bestellungsübersicht... 6 Abbildung 5: Übersicht der Bestellungen an einem Tag... 7 Abbildung 6: Detailinformationen in der Tagesübersicht... 8 Abbildung 7: Annahme einer Bestellung auf Kopfebene... 9 Abbildung 8: Ablehnung einer Bestellung auf Kopfebene... 9 Abbildung 9: Anzeige der Positionsübersicht Abbildung 10: Bearbeitungsmöglichkeiten auf Positionsebene Abbildung 11: Bestelländerung in der Bestellübersicht Abbildung 12: Usermanagement (UMS)

23 Volkswagen AG VW Group Supply.com Postfach Wolfsburg Printed in Germany Stand: 10/2009