9. Erstellen und Verwalten von Praktikumlisten

Transkript

1 SDV - April Erstellen und Verwalten von Praktikumlisten 9.1 Praktikumdatei erstellen / Firmenkartei bearbeiten 9.2 Mitteilungen an die aufnehmenden Betriebe 9.3 Laden und Speichern von Praktikum- und Adresslisten 9.4 Suchen nach Branchen 9.5 Druck der Erlasse und Verordnungen 9.6 Seriendruckfelder für das Praktikum 1

2 SDV - April Erstellen und Verwalten von Praktikumlisten 9.1 Praktikumdatei erstellen / Firmenkartei bearbeiten Um in die Praktikumverwaltung zu gelangen, wählen Sie aus der Menüleiste VERSCHIEDENES PRAKTIKUM aus. Die Praktikumverwaltung arbeitet grundsätzlich mit zwei Listen(Dateien) a) Mit der Schülerliste (klassenweise) und b) mit einer Adressliste von aufnehmenden Betrieben und Firmen. Diese Adressliste müssen Sie nach und nach auffüllen. Sie können Zufügen / neu wählen, um Firmenadressen einzutragen. Nun können Sie die Firmenadressen eintragen. Bestätigen Sie nach jedem Eintrag mit übernehmen. Zum Schluss müssen Sie die Adressen speichern. Wählen Sie dazu Datei speichern. Sämtliche gelben Felder beziehen sich auf die Verwaltung der Firmenanschriften. Die türkisfarbenen Felder beziehen sich auf Schülerdaten. Die gespeicherte Adressliste der Firmen kann später jederzeit wieder geladen und weiter ergänzt werden. Es können auch mehrere Adresslisten angelegt werden. Jede Liste fasst 300 Einträge. Außerdem kann die Liste auch gedruckt werden. Optionen zur Bearbeitung der Firmenkartei ACHTUNG! Achten Sie darauf, dass Sie im Feld Ansprechpartner die Anrede Herr bzw. Frau verwenden! Bsp.: z. Hd. Frau Meier Hier können Sie die Adressdatei der Firmen nach Branchen durchsuchen und filtern. 2

3 SDV - April Damit Sie nun einzelnen Schülern eine Praktikumadresse zuordnen können, muss zur Adressliste der Betriebe eine Schülerliste geladen werden. Es wird immer die Klasse zugeladen, diezuvor in den Arbeitsspeicher geladen worden ist. Ist keine Datei geladen, so ist die Schaltfläche Liste neu erstellen gesperrt. In diesem Fall müssten Sie die Praktikumform schließen und zunächst eine Klasse laden. Wählen Sie dann Liste neu erstellen an! Haben sie eine Schülerliste geladen, so können Sie durch Anklicken eines Schülers und des entspr. Betriebes die Schaltfläche Zuordnen aktivieren. Klicken Sie nun Zuordnen an, so wird der entspr. Betrieb dem Schüler zugeordnet. Verfahren Sie in gleicher Weise mit allen Schülern der Klasse. Wenn Sie alle Zuordnungen getroffen haben, dann müssen sie die so erstellte Praktikumliste noch speichern. Wählen Sie dazu die Schaltfläche Praktikumliste speichern an. Zuordnen eines Betriebes zu einem Schüler Speichern Sie anschließend die Datei unter eindeutigem Namen ab. Fertig erstellte Praktikumlisten können Sie über die Option Praktikumliste drucken ausgeben. Diese Schaltfläche wird nur geöffnet, wenn eine fertig erstellte Praktikumdatei geladen worden ist! 3

4 SDV - April Mitteilungen an die aufnehmenden Betriebe Diese Praktikumverwaltung bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit Adresslisten der Firmen und Betriebe zu erstellen oder Schülerlisten mit den ihnen zugeordneten Praktikantenstellen zu drucken, sondern sie liefert auch noch Mitteilungen an die dem jeweiligen Schüler zugeordnete Firma. Diese Mitteilungen beziehen sich auf wichtige Informationen zur Bedeutung und Durchführung des Praktikums. Sie können diese Mitteilungen in Form von Serienbriefen ausgeben. Wählen Sie die entspr. Schüler aus der Liste aus. Tragen Sie die betreuenden Lehrer/innen ein! Soll während des Praktikums eine Besprechung mit dem betreuenden Lehrer stattfinden, so geben Sie den Termin hier ein! Wollen Sie in den Briefen den Ansprechpartner anreden, so aktivieren Sie diese Option! Alle Daten, die in diese Form eingetragen werden, können auch gespeichert werden. Speichern Sie lediglich die aktive Praktikumdatei Nocheinmahl ab nachdem Sie diese Form geschlossen haben! Tragen Sie hier die betreuenden Lehrer/innen ein (mit Tel. Nr.). Füllen Sie die anderen Felder entspr. aus. Seriendruckoption nach einer nicht zu verändernden Vorlage aus dem Programm heraus Seriendruck über MS Word nach Vorlage mit Seriendruckfeldern Verwenden Sie in dem Feld ANSPRECHPARTNER die Anrede Herr bzw. Frau um in den Serienbriefen die richtige Anrede einzusetzen (falls der Ansprechpartner angesprochen werden soll). Sie können Mitteilungen an die betreuenden Betriebe entweder aus dem Programm heraus drucken oder Sie verwenden eine eigene Druckvorlage über MS Word. Alle notwendigen Seriendruckfelder können Sie dann gemäß Ihren Vorstellungen verwenden. Außerdem wird eine Druckvorlage mitgeliefert. Sie finden Sie im Ordner Bsp Word Serienbriefe mit dem Dateinamen Praktikum_Bsp_Mitteilung.doc. Die Seriendruckfelder zur Bearbeitung eines solchen Dokumentes finden Sie im Ordner Handbuch zum SDV Programm mit dem Dateinamen Seriendruckfelder für das Praktikum.doc. 4

5 SDV - April Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie das Word Dokument über den Seriendruck verbinden. Voraussetzung ist, dass Sie eine Praktikumliste fertig erstellt haben. Diese Liste muss dann in einem best. Ordner abgespeichert worden sein. Bevor Sie nun diese Daten im Dokument verwenden können, müssen Sie das Dokument mit einer temporären Textdatei verbinden. Diese Textdatei wird vom SDV Programm i.d.r. in das Programmverzeichnis geschrieben (Es sei denn, Sie haben bei den Grundeinstellungen einen alternativen Pfad gewählt). Sie trägt den Dateinamen PRAKTIKUM.TXT. Setzen Sie also unbedingt die Pfadeinstellungen bezüglich des Programmverzeichnisses richtig ein! (Einstellungen zum Druck / Grundeinstellungen). Starten Sie MS Word und laden Sie die Datei Praktikum_Bsp_Mitteilung.doc aus dem Ordner BSP Word Serienbriefe. In dieser Vorlage sind bereits viele Seriendruckfelder eingesetzt. Sie können diese Vorlage so verwenden oder aber sie auf Ihre Bedürfnisse verändern! Zunächst müssen Sie diese Vorlage als Seriendruckbrief formatieren. Öffnen Sie im Menü Extras Seriendruck / Erstellen / Serienbriefe. Wählen Sie anschließend Aktives Fenster aus! Klicken sie auf Daten importieren und dann auf Datenquelle öffnen. 5

6 SDV - April Praktikum.txt Dateityp Textdateien (*.txt) Unter Dateityp stellen Sie unbedingt Textdateien (*.txt) ein. Suchen Sie die entspr. Textdatei in dem Programmverzeichnis des SDV Programms (i. d. R. c:\programme\sdv). Die temporäre Textdatei heißt PRAKTIKUM.TXT. markieren Sie sie und klicken Sie auf Öffnen. Diese Option auch anwählen! Daraufhin wird die Textdatei geöffnet. Sie erhalten eine zusätzliche Symbolleiste mit den Seriendruckfeldern. Speichern Sie nun das Dokument wieder so ab. Es enthält nun einen Verweis auf eine Quelldatendatei (Praktikum.txt). Starten Sie das SDV Programm. Wählen Sie unter Verschiedenes die Option Praktikum aus. Laden Sie hier eine bereits fertig erstellte Praktikumdatei. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Prakt. Versicherung Hinweise / Seriendruck Wählen Sie aus der Liste der Schüler einen oder mehrere aus. Klicken Sie dann auf Seriendruck. 6

7 SDV - April Wechseln Sie nun in den Ordner, in dem die Vorlage als Word Dokument zu finden ist. Achtung! Alle Seriendruckdokumente, die das Praktikum betreffen und von Ihnen erstellt werden, müssen mit dem Wort Praktikum beginnen! Außerdem darf in dem Dateinamen keine Leerstelle enthalten sein!! Klicken Sie nun auf Öffnen. das Dokument wird geladen. Die Briefe werden erstellt. 7

8 SDV - April Laden und Speichern von Praktikum- und Adresslisten Alle Firmenadressdateien bekommen die Dateikennung.adr. Wählen Sie also einfach den entspr. Ordner aus, in dem die Datei abgespeichert werden soll, geben Sie dann einen Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern. Selbstverständlich können Sie auch jederzeit mit dieser Form einen neuen Ordner zufügen! Dateiname eingeben Neuen Ordner erstellen Erstellte Praktikumlisten werden in ähnlicher Form gespeichert und geladen. Die Dateikennung ist hier auf.ptk festgelegt. Benennen Sie die erstellte Praktikumliste eindeutig, z. B. Praktikum 9a

9 SDV - April Suchen nach Branchen Sie haben die Möglichkeit sämtliche Firmenadressen nach Branchen durchsuchen zu lassen. Es werden dann die Firmen ausgegeben, die den entspr. Brancheneintrag haben. Während der Suchoption haben sie nicht die Möglichkeit Adressen zu verändern bzw. neue zuzufügen. Wählen Sie wiederherstellen, um alle Adressen wieder auszugeben! Suche nach Branchen 9

10 SDV - April Druck der Erlasse und Verordnungen Um Mitteilungen, Erlasse und Verordnungen drucken zu können, muss zuvor eine vorher gespeicherte Praktikumdatei geladen worden sein. Laden Sie also eine erstellte Datei. Datei markieren und anschließend Öffnen wählen! Praktikumliste öffnen Nun wird die Option Prakt. Versicherungshinweise freigeschaltet! Wählen Sie nun Druck der Erlasse und Verordnungen. Wenn Sie unter Grundeinstellungen den Pfad zum Programmverzeichnis richtig eingetragen haben, dann wird, so wie in der nebenstehend gezeigten Form, das Word Dokument PKTERLASS.doc angezeigt. Öffnen Sie es. Es beinhaltet Texte zum Praktikum, die für den Betrieb bestimmt sind. Sie können diese Texte nach Ihren Vorstellungen ändern oder ergänzen. 10

11 SDV - April Auf der folgenden Seite sind die Erlasse und Verordnungen nochmals aufgeführt. Hinweise und Regelungen für das Schülerbetriebspraktikum 1. Allgemeines Das Schülerbetriebspraktikum bietet die Möglichkeit, die Berufs- und Arbeitswelt unmittelbar kennen zulernen und vermittelt Erfahrungen, die auch für die Berufswahl hilfreich sind. So lernen Schülerinnen und Schüler, ihre Eignung für bestimmte Tätigkeiten zutreffender einzuschätzen, so dass sie ihre bisherigen Berufsvorstellungen besser beurteilen und gegebenenfalls Alternativen entwickeln. Das Praktikum soll nicht zu einem bestimmten Beruf hinführen, es ist jedoch sinnvoll, dass Schülerinnen und Schüler ein Praktikum in einem Berufsfeld durchführen, das ihren Berufsvorstellungen entgegenkommt. Neben der praktischen Arbeit im Betrieb sollen daher Informations- und Beobachtungsmöglichkeiten gegeben werden, die eine breitgefächerte Berufsorientierung und die Einsicht in das Sozialgefüge eines Betriebes erlauben. Der Einsatz in verschiedenen Funktionsbereichen ist, soweit die betriebliche Situation dies zulässt, wünschenswert, um unterschiedliche Tätigkeitsbereiche und innerbetriebliche Funktionszusammenhänge kennen zulernen. 2. Vorbereitung Durch die Praktikumvorbereitung in der Schule ist gewährleistet, dass die Grundinformationen über die Organisation des Betriebspraktikums und den Betrieb vermittelt werden, mit den Schülerinnen und Schülern Beobachtungsaufträge für das Betriebspraktikum erarbeitet sowie verbindliche Formen für dessen Dokumentation vereinbart werden und die Schülerinnen und Schüler auf Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen hingewiesen werden. 3. Durchführung und Auswertung Die Schülerinnen und Schüler sollen ihre Erfahrungen und die Ergebnisse ihrer Beobachtungsaufträge für die persönliche Auswertung und die Nachbearbeitung in der Schule in geeigneter Weise dokumentieren. Sofern dabei Fragebögen eingesetzt werden ist sichergestellt, dass Daten nur in anonymisierter Form erhoben werden und keine maschinelle Auswertung erfolgt 4. Sicherheit und Gesundheitsschutz Während des Betriebspraktikums bleiben die Praktikantinnen und Praktikanten Schülerinnen und Schüler ihrer Schule. Sie sind nicht Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Praktikumbetriebes. Sie haben jedoch den Anweisungen des Betriebspersonals Folge zu leisten. Die Einhaltung der für den einzelnen Praktikumbetrieb geltenden Vorschriften zur Sicherheit und Gesundheitsschutz obliegt dem Betrieb. 5. Jugendarbeitsschutzgesetz Die Tätigkeiten im Rahmen des Schülerbetriebspraktikums sind vom Verbot der Kinderarbeit ausgenommen. Die Schülerinnen und Schüler dürfen aber nicht mehr als 8 Stunden täglich und nicht mehr als 40 Stunden wöchentlich beschäftigt werden. Wenn an einzelnen Werktagen die Arbeitszeit auf weniger als 8 Stunden verkürzt ist, können die Praktikantinnen und Praktikantinnen den übrigen Werktagen derselben Woche achteinhalbe Stunden beschäftigt werden. 6. Haftpflichtversicherung Gemäß 1, Abs. 3 des Schulfinanzgesetzes hat der Schulträger für die Schüler in seinem Zuständigkeitsbereich eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen. Im Schadensfall bitten wir daher um sofortige Nachricht, damit die Schadensmeldung durch uns unverzüglich erfolgen kann. 11

12 SDV - April Bedeutung der Seriendruckfelder für Briefe, die das Praktikum betreffen Seriendruckfeld Bedeutung S_Name Familienname des Schülers S_Vorname Vorname des Schülers S_Strasse Straße des Schülers S_PLZ PLZ des Schülers S_Ort Wohnort des Schülers S_Tel Tel. des Schülers S_Klasse Klasse S_geb Geburtstag des Schülers S_Geschlecht Geschlecht Firma betreuende Firma Fa_Strasse Strasse des Betriebes Fa_PLZOrt PLZ und Ord des Betriebes Fa_Tel Tel. des Betriebes Fa_Ansprechp Ansprechpartner im Betrieb Fa_Branche Branche Bem 1 Bem. 1 für den Schüler Bem 2 Bem. 2 für den Schüler Bem 3 Bem. 3 für den Schüler betrl_1 betreuender Lehrer 1 betrl_2 betreuender Lehrer 2 betrl_3 betreuender Lehrer 3 betrl_4 betreuender Lehrer 4 betrl_5 betreuender Lehrer 5 betrl_6 betreuender Lehrer 6 tel_betrl_1 Telefon des betreuenden Lehrers 1 tel_betrl_2 Telefon des betreuenden Lehrers 2 tel_betrl_3 Telefon des betreuenden Lehrers 3 tel_betrl_4 Telefon des betreuenden Lehrers 4 tel_betrl_5 Telefon des betreuenden Lehrers 5 tel_betrl_6 Telefon des betreuenden Lehrers 6 Prk_von Praktikum in der Zeit vom... Prk_bis Praktikum in der Zeit bis... Prk_Klasse Praktikumklasse Prk_besp_am Praktikumbesprechung am... Prk_besp_um Praktikumbesprechung um... gezeichnet Unterschrift Schulleiter/in Hinweis_auf_Erlass Hinweis auf Anlage (Erlasse und Verordnungen) Anrede_Ansprechpartn Ansprechpartner in der Briefanrede verwenden beachten Sie auch den Beispielbrief Praktikum_Bsp_Mitteilung.doc bei den WORD Beispielseriendruckbriefen! 12