IA Konferenz 2014 Unternehmensportale: Vom Stiefkind zum Prestigeprojekt

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2 IA Konferenz 2014 Unternehmensportale: Vom Stiefkind zum Prestigeprojekt

3 Wie die Telekom aus einer Usability- Katastrophe ein vorbildliches Mitarbeiterportal machte. Unternehmensportale: Vom Stiefkind zum Prestigeprojekt

4 Was ist der Unterschied zwischen Brand Experience und Employee Experience? 4 Brand Experience vs. Employee Experience

5 5 Brand Experience auf

6 6 Brand Experience auf

7 7 Employee Experience im Telekom Intranet

8 Während viel Wert auf die Außenwirkung gelegt wird, geraten die eigenen Mitarbeiter in Vergessenheit. Brand Experience vs. Employee Experience

9 9

10 10 Bilanzierung Assekuranz Lieferanten Reiseplanung Zeiterfassung Barauslagen Reisekostenabrechnung DeTeFleet Personalinfos Raumbuchung Finance ZeitManagement Auftragsverwaltung Zielemanagement Bestellung etc....

11 20x Bilanzierun g Zeiterfassun g Assekuranz Barauslage n unterschiedliche Personalinfo Raumbuchun Hilfesysteme s unterschiedliche Adressen unterschiedliche Zuständigkeiten 11 Reiseplanun g unterschiedliche Zugänge Reisekosten abrechnung DeTeFleet Finance ZeitManagemen t unterschiedliche Benutzerführung g unterschiedliche ZieleAuftragsmanagemen verwaltung Passwörter t Lieferanten unterschiedliche Bestellung etc.... Oberflächen

12 Daraus resultierten jährlich über 1,5 Millionen interne Support-Anfragen! Problemstellung

13 Der Plan: Statt 20 verschiedene, gibt es in Zukunft aus Sicht des Mitarbeiters nur noch ein zentrales Portal. Bilanzierung Finance Single Sign on Intuitive Usabilty Zentraler Servicekatalog Effektivität in der Arbeit 13 Telekom Corporate Portal

14 Wie schaffen wir unter diesen Voraussetzungen eine angenehme digitale Employee Experience? 14 Problemstellung

15 Vorbereitung: Wir haben mal genau gefragt Die Führungsebenen, deren Ziele wir verstehen müssen Die Fachabteilungen, deren Services wir verstehen müssen Die Kunden (Mitarbeiter), deren Arbeitsweise wir verstehen müssen 15

16 Die Antworten: Man meint es Ernst Wir wollen mit so wenig Kompromissen wie möglich die bestmögliche Customer Experience für alle unsere Mitarbeiter erreichen. Wir möchten, dass sich unsere Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz wohl fühlen und die Telekom als innovativen und fortschrittlichen Arbeitgeber bestätigen. Wir möchten weniger Supportbedarf, unsere Services leicht bedienbar machen, die Effizienz und die Kundenzufriedenheit steigern. Ich möchte einen Arbeitsplatz, der dem Anspruch, den meine Firma vertritt, auch endlich gerecht wird. Ich möchte alle Informationen, die ich benötige, an einer Stelle und zu dem Zeitpunkt finden, an dem ich sie brauche. 16

17 Das Mitarbeiter-Portal

18 10 1 Interface 1 Login 1 EXPERIENCE Kategorien Dienste Lösungsansatz

19 Drag n Drop Dashboard Single Sign On Personalisierung Icons Color coding Kategorisierung Systematik Suche Usability Überarbeitung Dienste Integration Design Umsetzung

20 myhr Mitarbeiter portal Finance Reisedienste Facility Management 20 Umsetzung Single Sign On

21 Screenshot My Portal Kategorien und Icon- Systematik 21 Umsetzung Kategorisierung

22 Mitarbeiter Meine Arbeitszeiten erfassen Bezugsperson Um welche Person (-en) geht es bei dem Service? Thema Um welches Kundenthema handelt es sich? Aktivität/Tätigkeit Was wird in dem Service gemacht? Führungskräfte Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter genehmigen Thema Um welches Thema handelt es sich? Bezugsperson Um welche Person (-en) geht es bei dem Service? Aktivität/Tätigkeit Was wird in dem Service gemacht? Aufhebung/Kürzung der Syntax ist möglich bzw. sinnvoll bei Services, die Meta-Services zugeordnet sind. In den Kategorien Mein Team und Mein Profil kann auf die Bezugsperson verzichtet werden. 22

23 23 Umsetzung Personalisierung

24 24 Umsetzung Personalisierung

25 25 Umsetzung Personalisierung

26 26 Umsetzung Personalisierung

27 27 Umsetzung Personalisierung

28 28 Umsetzung Personalisierung

29 Die Services

30 30

31 31

32 32

33 33 Umsetzung Überarbeitung Dienste

34 Wurden die hohen Ansprüche erfüllt und die angestrebten Ziele denn mit dem neuen Portal erreicht? 34 Problemstellung

35

36 Die Ergebnisse aus den aktuellen Usability-Tests nach erfolgreich durchgeführtem Projekt bestätigen: Intuitive Erfassung der neuen Funktionen (Drag &Drop, Tabs, Akkordeons...) Sehr gute Bewertung von Bedienbarkeit und Design Das MyPortal kann von 92% als zentrales Tool genutzt werden Das MyPortal ist für 85% alltagstauglich Die Bedienbarkeit wird von 85% mit den Bestnoten bewertet 72% empfinden das Layout als übersichtlich und strukturiert Bei 83% ist das Interesse am neuen Portal hoch oder sehr hoch Sämtliche hohen Anforderungen an Barrierefreiheit wurden eingehalten 36

37 Aus dieser internen Erfolgsgeschichtemacht die Telekom auch einen öffentlichen Unternehmenserfolg Anfang 2012: Das MyPortal wird als Pilot ausgerollt Herbst 2012: Vorstellung auf der SAP TechEd in Madrid Daraufhin Aufnahme in die Netweaver Portal Stars : Aufnahme in die Liste der wichtigsten Telekom-Produkte Mai 2013: Die SAP stellt das MyPortal in einem Testimonial-Video ausführlich vor 37

38 As a vendor of high technology IT-products it was our demand to satisfy our employee s expectations in state-of-the-art user interfaces. Of course they all know modern webapplications like Facebook, Google or Amazon from the internet and therefore we wanted them to have the same experience in their daily business when working for a big player in high technology markets. 38

39 Vielen Dank Fragen?

40 Wie heißt ihr nochmal? Ihr Ansprechpartner Jens Scholz Director Social Media Lena Körpe Senior Concept Developer Alle Angaben basieren auf dem derzeitigen Kenntnisstand. Änderungen vorbehalten. Dieses Dokument der UDG United Digital Group GmbH ist ausschließlich für den Adressaten bzw. Auftraggeber bestimmt. Es bleibt bis zu einer ausdrücklichen Übertragung von Nutzungsrechten Eigentum der Agentur. Jede Bearbeitung, Verwertung, Vervielfältigung und/oder gewerbsmäßige Verbreitung des Werkes ist nur mit Einverständnis der Agentur zulässig. All content is based on the current state of communication. Subject to change. This document of UDG United Digital Group GmbH is only intended for the client. It belongs to the agency until its explicit transfer of usage rights. Any adaptation, utilization, copy and/or professional spreading has to be approved by the agency. 40

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