Klarheit und Engagement: Master Data Management Umfrage zum Entwicklungsstand der Stammdatenverwaltung. White Paper

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1 Klarheit und Engagement: Master Data Management 2013 Umfrage zum Entwicklungsstand der Stammdatenverwaltung White Paper

2 White Paper Klarheit, Kohärenz und Engagement Stammdatenverwaltung im Jahr 2013 Stammdaten (Master Data) sind statische, also unveränderliche Daten. Sie beschreiben beispielsweise Produkte oder Kunden und bilden damit eine grundlegende Informationsressource für das Unternehmen. Stammdaten werden in den verschiedenen Systemen und Anwendungen einer Unternehmensorganisation dupliziert und verteilt. Dabei entwickeln sie sich unabhängig voneinander weiter und werden infolgedessen fehleranfällig. Die große Herausforderung für Unternehmen besteht darin, eine einheitliche Sicht auf diese Daten zu entwickeln, also eine konsistente, korrekte und maßgebliche Version ihrer Stammdaten zu generieren und zu pflegen. Voraussetzung dafür ist eine durchdachte Strategie für die Stammdatenverwaltung (Master-Data-Management-Strategie = MDM- Strategie). Eine erfolgreiche Stammdatenverwaltung erfordert unternehmensweites Engagement. Dazu ist ein Grundverständnis der Stammdatenverwaltung notwendig: Was ist Stammdatenverwaltung? Wozu dient sie? Welchen Nutzen hat sie? Der heutige Entwicklungsstand der Stammdatenverwaltung Kürzlich haben wir eine europaweite Umfrage zum heutigen Entwicklungsstand der Stammdatenverwaltung durchgeführt. Unser Ziel war es, den Entwicklungsstand der Stammdatenverwaltung sowie deren Chancen und Herausforderungen kennenzulernen und zu erfahren, wie Stammdaten in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens verwaltet werden. Fast ein Drittel der befragten Unternehmen gab an, große Datenmengen verwalten zu müssen [Abbildung 1], und vier von fünf Unternehmen nannten die Stammdatenverwaltung als wichtiges Element der Datenverwaltung [Abbildung 2]. Drei Viertel aller Unternehmen haben bereits eine MDM-Strategie [Abbildung 3], was diese Einschätzung bestätigt. Abbildung 1. Stammdatenverwaltung und Ihre Organisation stimmen Sie folgenden Aussagen zu oder nicht? (Prozentangabe der Zustimmung) Es gibt so viele Daten im Unternehmen, dass wir gar nicht wissen, wo wir mit der Verwaltung anfangen sollen. 0% 30% 60% 90% 29% Stammdatenverwaltung ist leidiglich ein Hype, der gerade Konjunktur hat, und den wir lieber ignorieren. Das Unternehmen ist sich der Auswirkungen einer mangelhaften Stammdatenverwaltung nicht bewusst. Dem Unternehmen fehlt es an den Tools und der Infrastruktur für eine erfolgreiche MDM-Strategie. Der einzige Weg zur erfolgreichen Stammdatenverwaltung ist, einen Partner zu finden, der einen unterstützen kann. 38% 41% 47% 52% Für eine erfolgreiche Stammdatenverwaltung braucht man klare Richtlinien. 84% White Paper 2

3 Die MDM-Strategie wurde sogar als zweitwichtigste aller strategischen Herausforderungen genannt, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, gleich nach der Ausrichtung der IT auf die Unternehmensziele [Abbildung 2]. Dennoch lag die MDM-Strategie in über der Hälfte der Fälle (52 %) in den Händen des CIO oder des IT-Leiters [Abbildung 3]. Eine Studie zu Big Data, die wir früher in diesem Jahr durchgeführt hatten, erbrachte ähnliche Ergebnisse: Zwar wurden die Daten ganz offenkundig von verschiedenen Abteilungen zur Umsetzung ihrer spezifischen geschäftlichen Ziele genutzt. Allerdings trat die IT-Abteilung in den meisten Fällen als Eigentümer der Big Data in Erscheinung. % Abbildung 2. Wie wichtig sind die folgenden strategischen Herausforderungen im Unternehmen? Bitte nehmen Sie Ihre Bewertung auf einer Skala von 1 bis 5 vor, wobei 5 sehr wichtig und 1 überhaupt nicht wichtig bedeutet. Ausrichtung der IT auf das Unternehmen Unternehmensweite Informationsverwaltung 50% 7 100% (Stammdatenverwaltung) 43% 51% 41% Datenanalyse 7% 1% Nutzung der Informationsverwaltung als Wettbewerbsvorteil 9% 7% Big Data 10% Umstellung auf Cloudbasierte 7% Technologien 7% 4% Schaffung einer agilen technologischen 7% 13% Infrastruktur 8% 14% 10% 0% 2 50% 7 100% 36% 31% 30% 2 24% 4 5 Sehr Very wichtig Important Überhaupt Not at all nicht Important wichtig 1 Abbildung 13% 3. Gibt es für die Stammdatenverwaltung in Ihrer Organisation 8% eine Vision oder eine Strategie? 36% 40% % 51% 41% 10% 1 7% 8% 7% 13% 9% 13% 14% 7% 10% 7% 1% 8% 7% 4% 25 % JaYes Nein No 75 % White Paper 3

4 Die Umfrage lässt darauf schließen, dass die MDM-Strategien nicht in der Hand der Abteilungen liegen, für die Stammdaten eigentlich die größte Rolle spielen, beispielsweise der Finanz-, Vertriebs- oder Marketingabteilung. Vielmehr schätzte nur ein Fünftel der Unternehmen seine Daten als vollständig und über alle Unternehmensfunktionen hinweg integriert ein [Abbildung 4]. Im Allgemeinen ist die Stammdatenverwaltung also Aufgabe der IT-Abteilung. Bemerkenswert ist in diesem Zusammenhang, dass immerhin 86 % der Unternehmen bis zu 40 % (im Durchschnitt etwa 22 %) ihres IT-Budgets für Stammdatenprojekte einplanen [Abbildung 5]. Abbildung 4. Wie gut sind die Informationen in Ihrem Unternehmen integriert? Bitte nehmen Sie Ihre Bewertung auf einer Skala von 1 bis 5 vor, wobei 5 vollständig über alle Unternehmensfunktionen hinweg integriert und 1 überhaupt nicht integriert, alle Unternehmensfunktionen agieren isoliert bedeutet. 0% 13% 2 38% 50% Vollständig über alle Unternehmensfunktionen hinweg % 3 10% Überhaupt nicht integriert, alle Unternehmensfunktionen agieren isoliert 2 1 1% Abbildung 5. Welcher Anteil des IT-/Technologiebudgets ist 2013/2014 für die Stammdaten vorgesehen? 0% 1 30% 4 60% 0 % 1 20 % % % % 4% 8% 33% 53% % 1% White Paper 4

5 Umsetzung der Stammdatenverwaltung In den Unternehmen ist man sich allem Anschein nach darüber im Klaren, dass Stammdatenverwaltung eine geeignete Technologie erfordert. Auch von den Unternehmen, die zurzeit noch kein definiertes Architekturmodell für die Stammdatenverwaltung haben, gibt die Mehrheit an, im Laufe des kommenden Jahres eines implementieren zu wollen [Abbildung 6]. Wie die Umfrage darüber hinaus zeigte, ist den Unternehmen bewusst, was die Implementierung einer MDM-Strategie bedeutet. Die Mehrheit der Unternehmen war der Ansicht, ihre vorhandene IT-Infrastruktur sei den Anforderungen der Stammdatenverwaltung gewachsen. Aber nur ein Fünftel glaubte, seine IT-Infrastruktur sei diesen Anforderungen sehr gut gewachsen [Abbildung 7]. Eingedenk der Auswirkungen, die eine Lösung für die Stammdatenverwaltung (MDM-Lösung) auf die IT-Infrastruktur haben kann, waren 80 % aller Unternehmen der Meinung, ihre Infrastruktur sei für die notwendigen Veränderungen geeignet. Das heißt, die Mehrheit aller Unternehmen betrachtete ihre bestehende IT-Infrastruktur als geeignete Grundlage für eine MDM-Lösung [Abbildung 7]. Abbildung 6. Bis wann planen Sie die Implementierung eines definierten Architekturmodells für die Stammdatenverwaltung in Ihrem Unternehmen? 19 % 32 % 38 % Ende By the 2013 end of 2013 Ende By the 2014 end of 2014 Ende By the 2015 end of 2015 Ende By the 2016 end of 2016 Nach After 2016 Keine No plans Pläneto have this Nicht Don't bekannt know 3 % 3 % 3 % 19 % Abbildung 7. Wie gut ist Ihre Infrastruktur den Anforderungen der Stammdatenverwaltung gewachsen? Bitte nehmen Sie Ihre Bewertung auf einer Skala von 1 bis 5 vor, wobei 5 sehr gut gewachsen und 1 überhaupt nicht gewachsen bedeutet. 20 % 4 % 12 % 15 % 1 Überhaupt nicht gewachsen Sehr gut gewachsen 50 % White Paper 5

6 Allerdings reicht die Implementierung der nötigen Technologie allein für eine funktionsfähige MDM-Lösung nicht unbedingt aus. Fast zwei Drittel der Unternehmen waren der Ansicht, Unterstützung durch eine Fremdfirma zu benötigen, um ihre Stammdatentechnologie bestmöglich nutzen zu können [Abbildung 8]. Dementsprechend gab nur ein Drittel an, selbst über die notwendige Kompetenz zur Umsetzung einer MDM-Strategie zu verfügen. Es besteht also offenbar Bedarf an Unterstützung bzw. Schulungen durch eine Fremdfirma [Abbildung 9]. Aber welche Kriterien muss eine Fremdfirma erfüllen, um kompetente Unterstützung anbieten zu können? Die notwendigen Tools und Produkte kann man in der Regel voraussetzen. Weit wichtiger jedoch sind Kenntnisse über die Branche des Kunden [Abbildung 8]. Abbildung 8. Nehmen Sie bei der Implementierung der passenden Technologie für die Stammdatenverwaltung die Unterstützung einer Fremdfirma in Anspruch? 36 % Ja Yes Nein No 64 % Abbildung 9. Inwieweit verfügt Ihre Organisation über die notwendigen Kenntnisse für die Stammdatenverwaltung? Bitte nehmen Sie Ihre Bewertung auf einer Skala von 1 bis 5 vor, wobei 5 wir haben alle notwendigen Kenntnisse darüber und 1 wir haben keinerlei Kenntnisse darüber bedeutet. 0% 13% 2 38% 50% Wir haben alle notwendigen Kenntnisse darüber 5 31% 4 46% % 12% Wir haben keinerlei Kenntnisse darüber 1 1% White Paper 6

7 Unternehmensweites Engagement Stammdatenverwaltung ist offenkundig ein brandaktuelles Thema. Immerhin gaben 86 % der Unternehmen an, bereits in Tools für die Stammdatenverwaltung investiert zu haben oder eine solche Investition für die nächsten 12 Monate zu planen [Abbildung 10]. Aber die mangelnde Integration, die Frage der Dateneigentümerschaft und der Bedarf an Unterstützung durch Fremdfirmen lassen darauf schließen, dass sich das Engagement der meisten Unternehmen in Sachen Stammdatenverwaltung bislang auf Lippenbekenntnisse beschränkt. Infolgedessen sind Daten, die dem gesamten Unternehmen zugutekommen könnten, nach wie vor in separaten Silostrukturen isoliert. Als Grund für diese Situation kommt vielleicht das unterschiedliche Engagement für das Thema Stammdatenverwaltung in den verschiedenen Abteilungen infrage. Nach wie vor sind die IT-Abteilungen im Wesentlichen für MDM-Strategien und für die Speicherung und Pflege der Unternehmensdaten verantwortlich. So überrascht es kaum, dass die IT-Abteilungen das größte Engagement für den Erfolg von MDM-Initiativen an den Tag legen. Abbildung 10. Welche der folgenden Tools sind in Ihrer Organisation schon jetzt verfügbar 0% bzw. in 2 welche Tools 50% will sie im Lauf 7 der nächsten 100% 12 Monate investieren? 62% 60% Stammdatenverwaltung Datenqualitätsverwaltung 60% BI (Business Intelligence) 56% Test-Tools Testautomatisierung 51% Integration/Plattform 4 Metadatenverwaltung 43% Modellierung 3 0% 2 50% 7 100% 62% 60% 60% 56% 51% 4 43% 3 39% 38% 37% 2 21% 38% 37% 39% 2 21% Schon Have jetzt available verfügbar 26% Investition Plan to invest geplantin Weder Neither noch 16% 21% 17% 20% 13% 12% 26% 13% 12% 16% 21% 17% 20% White Paper 7

8 In den Vertriebs- und Marketingabteilungen dagegen ist das Engagement am geringsten, vielleicht weil man sich dort nicht über die Gründe und den potenziellen Nutzen einer Stammdatenverwaltung im Klaren ist. Andererseits ist mit hoher Wahrscheinlichkeit davon auszugehen, dass die meisten IT-Abteilungen wegen der oft noch immer mangelhaften Abstimmung zwischen IT und restlichem Unternehmen die Strategien der anderen Abteilungen und damit das Potenzial einer sinnvollen Stammdatenverwaltung für diese Abteilungen nicht kennen. der Nutzung ihrer MDM-Lösung für mindestens ebenso gut, wenn nicht besser als ihre Wettbewerber [Abbildung 11]. Natürlich ist dies eher eine subjektive Einschätzung als eine qualitativ messbare Tatsache. Allerdings steht sie in völligem Widerspruch zu der fehlenden Integration, die sich in der einseitigen Eigentümerschaft der Stammdaten und dem Mangel an unternehmensweiten Datenzusammenhängen ausdrückt. Die meisten der befragten Unternehmen hielten sich bei Abbildung 11. Wie würden Sie die Fähigkeiten Ihrer Organisation, die technologischen Möglichkeiten der Stammdatenverwaltung zu nutzen, im Vergleich zum Wettbewerb einstufen? 0% 1 30% 4 60% Viel schlechter als die Wettbewerber 1% Etwas schlechter als die Wettbewerber 16% Ebenso gut wie die Wettbewerber 29% Etwas besser als die Wettbewerber Viel besser als die Wettbewerber 2% 52% White Paper 8

9 Klare Kommunikation Ganz offenkundig herrscht die Meinung, Stammdatenverwaltung sei etwas Gutes, aber es scheint nicht allen Beteiligten klar zu sein, warum das so ist. In der Tat sind sich zwei Fünftel der befragten Unternehmen der möglichen Folgen einer unzureichenden MDM-Strategie für ihr Unternehmen offenbar nicht bewusst. Zwar hat die Mehrheit der Unternehmen feste Richtlinien für die unternehmensinterne Datenverwaltung [Abbildung 12]. Dennoch müssten auch die einzelnen Abteilungen die Stammdatenverwaltung als Teil eines größeren Ganzen betrachten und daran fehlt es noch. Damit sich dies ändert, muss die IT den Nutzen der Stammdatenverwaltung gegenüber dem restlichen Unternehmen kommunizieren. Dann wird so die Hoffnung das Engagement der anderen Abteilungen für dieses Thema wachsen und im Idealfall in eine unternehmensweite Datenintegration münden. Isolierte Datensilos wären endlich Vergangenheit. Die meisten Unternehmen würden diese Zielsetzung unterschreiben und stimmen überein, dass feste Richtlinien für ihre MDM-Strategie vonnöten sind. Dennoch kann nur ein Drittel von sich behaupten, tatsächlich eine gut dokumentierte, klar kommunizierte, formelle Richtlinie zu besitzen. Das ist in Ordnung, solange unternehmensweit mithilfe klarer Richtlinien kommuniziert wird, was genau die Stammdatenverwaltung ist, wozu sie dient und welche Vorteile sie mit sich bringt. Vertriebs- und Marketingabteilungen lassen sich vielleicht überzeugen, wenn man ihnen Nachweise für die Rendite der MDM-Technologie vorlegt. Steht nicht das gesamte Unternehmen hinter der Technologie, führt die IT-Abteilung ihre Maßnahmen letztlich ÜBER DEN KOPF der anderen Abteilungen HINWEG und nicht MIT DIESEN ZUSAMMEN durch zum Nachteil aller Beteiligten. Soll die Datenverwaltung unternehmensweit effektiv funktionieren und nutzbringend in die Entscheidungsfindung einfließen, müssen die strategischen Ziele aller Abteilungen aufeinander abgestimmt sein und jede Abteilung muss sich dem Erfolg der Maßnahmen verpflichtet fühlen. Fehlt es an Abstimmung und Engagement über das gesamte Unternehmen hinweg, bleiben die Daten in ihren Silos, die Vorteile einer umfassenden Datenverwaltung werden verwässert und jede übergreifende MDM-Strategie ist letztlich zum Scheitern verurteilt. IT-Abteilungen können die MDM-Lösung ihres Unternehmens verwalten und werden dies wohl auch weiterhin tun. Abbildung 12. Gibt es in Ihrem Unternehmen klar definierte Prozesse für die Datenverwaltung? 14 % Ja Yes Nein No 86 % White Paper 9

10 Methodik der Umfrage Wir befragten 165 Führungskräfte aus den höchsten Ebenen der Unternehmensleitung, die den Begriff Stammdatenverwaltung bzw. Master Data Management oder MDM kannten. Sie kamen aus Großunternehmen (mit mehr als Beschäftigten) der Automobil- und Fertigungsindustrie, des Finanz- und Dienstleistungssektors, des Hotel- und Gaststättengewerbes sowie des Groß- und Einzelhandels aus ganz Europa (Vereinigtes Königreich, Frankreich, Deutschland, Belgien, Niederlande, Dänemark und Schweden). Die Informationen wurden im August und September 2013 mithilfe telefonbasierter Datenerhebungsmethoden gesammelt. Über Stibo Systems Stibo Systems ist der weltweit führende Anbieter für Multi-Domain Master Data Management (MDM) Lösungen. Branchenführer vertrauen auf Stibo Systems bei der Verbindung von Produkt-, Kunden-, Lieferanten- und anderen Unternehmensdaten für eine kanalübergreifende Konsistenz. Dies ermöglicht Unternehmen effektivere Entscheidungen, Umsatzsteigerungen und eine Mehrwertgenerierung. In den vergangenen 30 Jahren hat Stibo Systems international führende Unternehmen dabei unterstützt, eine einzige vertrauenswürdige Quelle für strategische Informationen zu schaffen. Zum Kundenstamm gehören international erfolgreiche Unternehmen wie Conrad Electronic, Fujitsu Technology Solutions, Office Depot, Osram, Sears, Sony, The Home Depot, Christian Winkler, Adolf Würth, ZF. Stibo Systems ist Teil des 1794 gegründeten Privatkonzerns Stibo A/S mit der Konzernzentrale in Aarhus, Dänemark. Weitere Informationen finden Sie auf White Paper

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