DATENQUALITÄTSWERKZEUGE 2012

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1 FRAUNHOFER-INSTITUT FÜR ARBEITSWIRTSCHAFT UND ORGANISATION IAO Herausgeber Prof. Dr. Dieter Spath, Prof. Dr. Anette Weisbecker, Dr. Jochen Kokemüller DATENQUALITÄTSWERKZEUGE 01 MANAGEMENT SUMMARY Ildogesto - Fotolia.com

2 Studie Datenqualitätswerkzeuge 01 Werkzeuge zur Bewertung und Erhöhung von Datenqualität Dr. Jochen Kokemüller, Florian Haupt Fraunhofer Verlag ISBN: Preis: 15,- Die Studie kann direkt unter oder im Buchhandel bestellt werden. In der Studie betrachtete Systeme AddressDoctor GmbH AddressDoctor Ataccama Corporation Ataccama Data Quality Center (DQC) Ataccama Master Data Center (MDC) emagixx GmbH enfoxx enfoxx Progress humanit Software GmbH InfoZoom IBM Deutschland GmbH IBM InfoSphere Software Portfolio Informatica GmbH Master Data Management Master Data Management Foundation MioSoft Deutschland GmbH miospice On Demand Data Services SAP AG SAP BusinessObjects Data Services SCARUS Software GmbH DataGovernanceSuite Harte-Hanks Trillium Software Trillium Software System TVG Telefonbuch- und Verzeichnisverlag AdressExpert Lizenzbestimmung und Copyright Die Studie ist als Ganzes wie auch in Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere der Reproduktion in irgendeiner Form, der Übertragung in fremde Sprachen oder der Übertragung in DV-Anlagen sowie der Wiedergabe durch öffentlichen Vortrag, Funk- und Fernsehwerbung, bleiben ausdrücklich vorbehalten. Die Studie darf weder reproduziert, kopiert oder durch sonstige DVtechnische Mittel vervielfältigt noch an Dritte weitergegeben werden. Bei Veröffentlichungs- oder/und Vervielfältigungswunsch setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Für Fehler wird keine Gewährleistung übernommen. Sämtliche Daten und Auswertungen basieren auf Selbstangaben der teilnehmenden Unternehmen.

3 Management Summary Zum Inhalt Informationen sind ein wertvolles Gut für Unternehmen. Der Bedarf an Informationen ist allgegenwärtig. So sind Beschreibungen von Produkten, Kunden, Lagerbeständen, Buchungen, Bestellungen und Rechnungen nichts anderes als Informationen. In der Kommunikation zwischen Lieferanten, Auftraggebern und Kunden fließen vor allem Informationen. Informationen sind nur dann von Nutzen, wenn ihre Qualität den gestellten Anforderungen genügt. Liegen Daten in ungenügender Qualität vor, so muss dieser Mangel behoben werden, anschließend muss die Beibehaltung dieser Qualität sichergestellt werden. Für diese Aufgaben existieren vielfältige Software- Werkzeuge. Diese Studie gibt einen Überblick über Werkzeuge zur Bewertung und Verbesserung von Datenqualität. Die meisten in der Studie betrachteten Produkte decken den gesamten Prozess zur Bewertung und Verbesserung von Datenqualität ab. Ein Großteil der betrachteten Werkzeuge zur Bewertung und Verbesserung von Datenqualität bietet zunächst einmal allgemeine Funktionalitäten wie beispielsweise Dublettensuche, Datentransformation oder die Evaluation von Regelwerken über einem Datenbestand. Um die Software in einem konkreten Anwendungsfall sinnvoll einsetzen zu können müssen, diese Funktionalitäten an die zu bearbeitenden Daten angepasst werden: Schematransformationen, Konsistenzregeln oder Kennzahlen müssen definiert und evaluiert werden. Die Qualität der Ergebnisse einer Datenbereinigung ist wesentlich von ihrer Parametrisierung und der sinnvollen Anwendung der gebotenen Funktionalität abhängig. Fast alle teilnehmenden Firmen bieten neben dem Verkauf von Softwarelizenzen auch Projektbegleitung als Dienstleistung an. Damit wird der Anwender dabei unterstützt, die ihm zur Verfügung gestellten Funktionalitäten auch ohne tiefere Erfahrungen im Bereich der Datenbereinigung effektiv und effizient einzusetzen. Die Studie gibt zunächst eine vertiefende Einführung in die Themen Informationsqualität und Stammdatenmanagement. Es werden sowohl methodische Aspekte wie das Management von Datenbereinigungsinitiativen oder die Entwicklung einer geeigneten Strategie als auch technische Themen wie beispielsweise Algorithmen zur Dublettensuche vorgestellt und diskutiert. Anschließend werden die an der Studie teilnehmenden Firmen und Produkte mit ihren wichtigsten Eckdaten vorgestellt. Der eigentliche Produktvergleich betrachtet die Fähigkeiten der einzelnen Produkte aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Die gebotenen Funktionalitäten, die Unterstützung konkreter Anwendungsfälle und die Integrationsfähigkeiten der unterschiedlichen Systeme werden vergleichend dargestellt. Eine vertiefende Analyse der untersuchten Software folgt abschließend. Sie basiert auf den Ergebnissen der Bereinigung von vorgegebenen Datenbeständen (Kunden- und Artikelstammdaten). Dabei wird vor allem der Aspekt des implementierten Domänenwissens beleuchtet.

4 Client Server AddressDoctor Ataccama emagixx humanit IBM Informatica MioSoft SAP Scarus Trillium TVG Management Summary Das Wichtigste in Kürze Das bevorzugte Anwendungsgebiet der untersuchten Systeme sind Stammdaten. Insbesondere für Artikel-, Kunden-, Lieferanten- und allgemeine Geschäftspartnerstammdaten existiert breite Unterstützung. Demgegenüber werden Bewegungsdaten nur rudimentär unterstützt. Branchenwissen wird durch fünf Anbieter explizit angeboten und implementiert. In der Unterstützung von Standards für den Datenaustausch oder der Beschreibung von Daten zeigt sich ein heterogenes Bild im Standardlieferumfang der Werkzeuge. Die verbreitetste Architektur ist die eines Client-Server-Aufbaus der Anwendung. Lediglich zwei Systeme fokussieren sich auf eine rein lokale Ausführung ohne Serverkomponenten (Abbildung 1). (Datenschutz) und Blacklists (Betrugsbekämpfung) ist hingegen weit verbreitet. Fast alle Systeme bieten eine umfassende Unterstützung in der Migration zwischen Anwendungssystemen. Der Anwendungsfall des Stammdatenmanagements wird von einem Großteil der Systeme durch das Erkennen gleicher Objekte in unterschiedlichen Datenbanken inklusive der Zuweisung globaler IDs unterstützt. Fast alle Systeme bieten eine Dublettenprüfung. Allerdings unterscheiden sich die Systeme signifikant in der Bedienbarkeit, etwa ob konfliktbehaftete Felder hervorgehoben oder ein bester Datensatz vorgeschlagen wird. Die Datenanreicherung über Auskunfteien wird durch vier Systeme unterstützt. Sechs Systeme unterstützen das Geocoding in Deutschland. In anderen Ländern fällt diese Unterstützung teilweise deutlich geringer aus. Lokales Programm Client / Server Berechnung Repository Kennzahlencockpit Berechnung Repository Kennzahlencockpit Modellierung Konfiguration Abbildung 1: Anwendungsarchitekturen Anwendungsfälle Im Bereich der Compliance unterstützen lediglich zwei Systeme einen Abgleich mit Anti- Terrorlisten. Der Abgleich mit Robinson-Listen Erfreulich ist, dass nahezu alle Systeme eine Kennzahlenerfassung für Datenqualitätskennzahlen ermöglichen. Unterschiede zeigen sich insbesondere in den Strukturierungsmöglichkeiten und der Erfassung nicht technischer Kennzahlen. Möglichkeiten zur Analyse von Datenbeständen, inkl. Mustererkennung, sind weit verbreitet. Die Unterstützung eines holistischen Data Governance stellt sich recht heterogen dar. Eine messbare Verbindung zwischen Prozessen und Datenqualität können fünf Systeme herstellen.

5 Anzahl unterstützter ERP-Systeme Management Summary Fünf Systeme erlauben es, eine unscharfe Suche auch für andere Anwendungen (etwa Suche im Webshop) bereitzustellen. In der Datenbereinigung erlauben sechs Systeme zumindest eine rudimentäre Unterstützung von Arbeitsplänen. Algorithmik Die eingesetzten Algorithmen zum unscharfen Vergleich, etwa für den Dublettenabgleich, sind unterschiedlicher als erwartet. Einfachere Ansätze wie Edit Distanz oder phonetische Ähnlichkeit werden weitgehend unterstützt. Weiterführende Ansätze, etwa eine Signifikanzgewichtung oder eine Erkennung von Wortstämmen, sind hingegen nur gering verbreitet. Lediglich die Hälfte der Systeme unterstützt mehrsprachige Datenbestände. Vier Anbieter sind in der Lage, wichtige europäische Wörterbücher mitzuliefern. Zielgruppe Der klare Fokus der untersuchten Systeme liegt auf der Analyse strukturierter Daten. Zudem sind auch sechs Systeme in der Lage, mit unstrukturierten Daten zu arbeiten. Erwartungsgemäß unterstützen alle Systeme eine halbautomatische Datenbereinigung. Unterschiede zeigen sich in der Tendenz einiger Systeme hin zur vollautomatischen oder vollmanuellen Bearbeitung. Konnektoren Im Bereich der generischen Schnittstellen zeigt sich, dass nahezu alle Systeme Excel unterstützen. Bereits bei SQL und ODBC lässt die Unterstützung schon nach. Ferner zeigt sich, dass prinzipiell mehr Schnittstellen für den Import als für den Export angeboten werden Es zeigt sich, dass Konsistenzregeln von nahezu allen Systemen unterstützt werden. Deutliche Unterschiede existieren in der Mächtigkeit zur Strukturierung dieser Regeln Sicherheit Alle untersuchten Systeme unterstützen ein Benutzer-, Rollen- und Rechtekonzept. Die meisten können hierfür mittels LDAP verbunden werden. Sieben der untersuchten Systeme protokollieren Datenänderungen persistent in einem Audit-Trail. Alle Systeme schaffen es, die Originaldaten unverändert zu behalten. Zugriff auf Anwendungsdaten Integration in Anwendungsoberfläche und Prozesse Abbildung : Anzahl im Produktstandard unterstützter ERP- Systeme Neun Systeme unterstützen SOAP Web- Services, lediglich zwei RESTful Web-Services. Konform zu WS-I Basic Profile sind nur fünf Systeme. Hier bleibt Potenzial für eine höhere Interoperabilität. Ferner wurde die Integration mit ERP- und CRM-Systemen untersucht. Hierfür wurde zwischen zwei Integrationstiefen unterschieden,

6 Anzahl unterstützter CRM-Systeme Management Summary dem Zugriff auf Anwendungsdaten und der weitergehenden Integration in die Anwendungsoberfläche und Prozesse. Abgesehen davon verfügen jedoch alle Systeme über Mechanismen zur Integration mit dritten Anwendungen. Für die Integration mit ERP-Systemen wurde nach den Möglichkeiten in Bezug auf 5 Systeme gefragt. Die Ergebnisse sind in Abbildung zusammengefasst. Es zeigt sich, dass fünf Systeme hierfür Konnektoren im Produktstandard enthalten. Analog wurde die Integration mit CRM-Systemen in Bezug auf Systeme untersucht. Die Ergebnisse sind in Abbildung zusammengefasst. Es zeigt sich, dass sechs Systeme hierfür Konnektoren im Produktstandard enthalten. 8 Fraunhofer IAO Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO beschäftigt sich mit aktuellen Fragestellungen rund um den arbeitenden Menschen. Insbesondere unterstützt das Institut Unternehmen dabei, die Potenziale innovativer Organisationsformen sowie zukunftsweisender Informations- und Kommunikationstechnologien zu erkennen, individuell auf ihre Belange anzupassen und konsequent einzusetzen. Die Bündelung von Managementund Technologiekompetenz gewährleistet, dass wirtschaftlicher Erfolg, Mitarbeiterinteressen und gesellschaftliche Auswirkungen immer gleichwertig berücksichtigt werden Durch die enge Kooperation mit dem Institut für Arbeitswissenschaft und Technologiemanagement IAT der Universität Stuttgart verbindet das Fraunhofer IAO universitäre Grundlagenforschung, anwendungsorientierte Wissenschaft und wirtschaftliche Praxis. Zugriff auf Anwendungsdaten Integration in Anwendungsoberfläche und Prozesse Abbildung : Anzahl im Produktstandard unterstützter CRM- Systeme Geschäftsmodell Das Geschäftsmodell aller Anbieter basiert auf dem Verkauf von Lizenzen. Allerdings bieten auch vier Anbieter die Verwendung der Systeme als Software-as-a-Service (SaaS) an. Die Abrechnung dieses Mietmodells kann nach Volumen- oder Zeitverträgen geregelt sein. Unterschiede zeigen sich in der Bereitstellung von Testversionen. Fast alle Anbieter bieten zwar die Möglichkeit eines Tests; diese kann jedoch sowohl eine Testversion, ein Testzugang oder ein Workshop sein. Kontakt Fraunhofer IAO Nobelstr Stuttgart Telefon Fax Autor Dr. Jochen Kokemüller, Florian Haupt jochen.kokemueller@iao.fraunhofer.de Telefon

7 Management Summary Informationsqualität und Stammdatenmanagement am Fraunhofer IAO Die Experten des Fraunhofer IAO unterstützen Unternehmen in allen Phasen der Planung und Umsetzung von Projekten im Bereich Stammdatenmanagement und Informationsqualität. Wir verwenden hierbei Methoden, die sich in zahlreichen Projekten bewährt haben, bringen unsere branchenübergreifende Erfahrungen ein und nutzen die neuesten Erkenntnisse der Forschung. Das Angebot umfasst folgende Bausteine: Sensibilisierung In Workshops qualifizieren wir das Projektteam, schaffen ein gemeinsames Verständnis für die Problemfelder und beteiligen die Anwender frühzeitig an der Lösungsentwicklung. Ist-Analyse Gleichzeitig werden in einer Bedarfsanalyse die individuellen erfolgskritischen Anforderungen für ein effizientes Informationsqualitäts- und Stammdatenmanagement erfasst und ausgewertet. Hierbei kalkulieren wir auch die Einsparungen, die Sie durch hochwertige Daten realisieren können. Strategieentwicklung In Workshops werden strategische Alternativen ausgearbeitet und gegeneinander abgewogen. Die Strategieentwicklung basiert auf den Ergebnissen der Ist-Analyse und erlaubt, konkrete Maßnahmen des Informationsqualitäts- und Stammdatenmanagements abzuleiten. Sollkonzeption und Lastenheft Ein Schwerpunkt bei der Umsetzung eines Informationsqualitäts- und Stammdatenmanagements ist die Sollkonzeption der Lösungsarchitektur. Diese Konzeption ist die Grundlage für die Ableitung eines Lastenhefts. Ausschreibungen / Systemauswahl Auf Grundlage der Sollkonzeption erstellen wir, falls notwendig, die Ausschreibungsunterlagen für eine geeignete Systemunterstützung. Dazu entwickeln wir Pilotszenarien. Die Auswahl selbst erfolgt in einem mehrstufigen Verfahren, an dem die Verantwortlichen im Unternehmen intensiv beteiligt werden. Umsetzung Informationsqualitäts- und Stammdatenmanagement muss sowohl organisatorisch als auch IT-technisch umgesetzt werden. Wir unterstützen Unternehmen dabei, in einem geeignetem Change Management-Prozess organisatorische Maßnahmen zu implementieren und die spezifizierten Anforderungen in der IT- Umgebung zu realisieren. Projektbegleitung Wir begleiten die Planung und Umsetzung der Systemeinführung, übernehmen die gezielte Schulung der beteiligten Mitarbeiter und die kontinuierliche Verbesserung der gewählten Lösungen. Qualitätssicherung Eine erfolgreiche Einführung erfordert die Sicherung der Qualität in allen Phasen eines Projekts. Wir prüfen terminliche Vorgaben und werten kontinuierlich die Zwischenergebnisse der Projektdurchführung aus. Zur Orientierung dienen dabei ein Qualitätssicherungs (QS)- Handbuch, ein QS-Plan oder ein Meilensteinplan.

8 Datenqualität ist die Eigenschaft, welche die Fähigkeit zur Wertschöpfung durch Informationen beschreibt. Die Qualität der Unternehmensdaten wie Stammdaten oder Bewegungsdaten ist daher von entscheidender Bedeutung für den Unternehmenserfolg. Qualitätsdefizite von Unternehmensdaten sind in der Regel auf organisatorische oder technische Ursachen zurückzuführen. Ihre Analyse wird häufig erst durch die Verwendung geeigneter Werkzeuge ermöglicht. Ferner können geeignete Werkzeuge in der Bereinigung von Daten unterstützen. Datenqualität lässt sich nur vor dem Hintergrund ihrer Verwendung bewerten. Das Fraunhofer IAO betrachtet daher elf Systeme speziell in zehn Anwendungsfällen, die besonders auf die Einhaltung hoher Datenqualität angewiesen sind etwa Compliance oder Stammdatenmanagement. Ausführlich werden auch zahlreiche weitere Kriterien beleuchtet wie das Geschäftsmodell, die Zielgruppe, vorhandene Konnektoren und weitere tiefergehende technische Eigenschaften. Zusätzlich wurden die Werkzeuge einem Praxistest unterzogen, in dem sie zeigen mussten, wie gut sie reale Kunden- und Artikelstammdaten ohne dezidierte Anpassungen bewerten und bereinigen können.