Optimierte Prozesse mit Teil 1: Integration in SAP R/3 Teil 2: Nutzung von Update. Kongress 2011, Würzburg Frank Scherenschlich

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1 Optimierte Prozesse mit Teil 1: Integration in SAP R/3 Teil 2: Nutzung von Update Kongress 2011, Würzburg Frank Scherenschlich Seite 1

2 Agenda Vorstellung Class.Ing Grundüberlegungen in SAP integrieren Integration des Standards Materialbewertung / Klassifizierung Materialbeschreibung Einsatz von Middleware, ein alternativer Lösungsansatz Materialgruppenmanagement Datenharmonisierung im Rahmen der ecl@ss-einführung Mehrwert Suche - schnelles Finden von Materialien Klassifizierung - nach der Bereinigung im laufenden Betrieb Materialanlageprozess LeanMDM Teil 1 Teil 2 ecl@ss Update Zusammenfassung Seite 2

3 Class.Ing - Das Unternehmen (1/2) Class.Ing ist ein lösungsorientiertes Beratungs- und Software-Unternehmen für die Themen Produktklassifikationen (vornehmlich auf der Basis von Standards) Elektronische Produktkataloge Datenharmonisierung / Dublettenabgleich Produkt-Konfigurationslösungen Class.Ing ist eine Ingenieur-Partnerschaft mit Sitz in Borchen bei Paderborn Class.Ing bietet Lösungen und Dienstleistungen für eprocurement, internes Datenmanagement (PIM) und Vertrieb Einsatz im Einkauf, Handel und beim Hersteller Unterstützung bei der Klassifizierung, Datenharmonisierung und der Datenstrukturierung Systemunterstützung durch Class.Room / Einsatz in unternehmenseigenen Systemen Ausrichtung der Aktivitäten zur Integration von Klassifikationsstandards in SAP Fokus auf ecl@ss bzw. ecl@ss-basierte Klassifikationen Seite 3

4 Class.Ing - Das Unternehmen (2/2) Referenzen in verschiedenen Branchen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen Mitglied bei verschiedenen Standards Expertenmitglied bei CRD Partnerunternehmen Rund um das Thema Suche fehlertolerante Suche SAP Integration Seite 4

5 Grundüberlegungen zur SAP Integration Vor der Einführung / Integration von ecl@ss in SAP sind einige Fragen zu klären Wie will ich ecl@ss integrieren? Sollen "nur" Klassen oder auch Merkmale integriert werden? Soll die Struktur von ecl@ss genutzt werden? Oder soll eine eigene Struktur (Sicht) auf ecl@ss verwendet werden? Soll nur die initiale Integration betrachtet werden, oder auch der spätere laufende Prozess? Ist eine Datenharmonisierung notwendig (vorher, laufend)? Sollen mehrere Versionen von ecl@ss gehalten werden (vertriebsseitig)? Welchem Zweck dient die Ablage der Klassifizierung in SAP R/3? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ecl@ss in SAP zu integrieren. Es ist durchaus sinnvoll, sich VOR der Integration Gedanken zu machen Seite 5

6 Schritte der Integration in SAP Integration Materialbewertung Materialbeschreibung Seite 6

7 Integration in SAP - Integration des Standards - möglichst nahe am Standard Klassen / Struktur / Merkmale verschiedene Versionen von ecl@ss Import des ecl@ss Standards Import erfolgt über Import-Tool mit den unten dargestellten Schritten Ergebnis: ecl@ss steht in SAP zur Verfügung und kann verwendet werden Definition von Bereichen und Versionen Kürzung der Warengruppentexte optional Übergabe / Import SAP Import-Tool Seite 7

8 Version Center Integration in SAP ist an sich ist eigentlich unspannend, bietet aber doch verschiedene zu betrachtende Aspekte Verwaltung verschiedener Versionen von Import oder Freischaltung Auswahl von Bereichen (z.b. Sachgebieten), die genutzt werden sollen Eingrenzung im Bereich der Klassifizierung Bildung von Sichten auf die Taxonomie Kürzung von Warengruppentexten auf verschiedenen Ebenen Zugriff auf vorhandene Listen (ausgewählte Sachgebiete) Das Version Center ist die Vorstufe zum eigentlichen Import (aktuell in Entwicklung) Seite 8

9 Integration in SAP - Integration der Klassen - Klassen können auf zwei unterschiedliche Arten in SAP integriert werden Ansatz nur für die Klassifizierung (ohne Merkmale) geeignet Integration im Kontext Warengruppe Verwendung des Feldes "Warengruppe" in SAP MM durchgängige Verfügbarkeit auch in anderen SAP Modulen wie SRM auch 2 ecl@ss Ebenen nutzbar (Ebene 2 und 4) Kürzung der ecl@ss Bezeichnungen notwendig Integration im Kontext Produkthierarche zusätzlich Hinterlegung der eigentlichen Struktur von ecl@ss fast durchgängige Verfügbarkeit Längenbegrenzung vorhanden, Kürzungen notwendig Integration in das SAP Klassensystem Struktur und Klassen relativ weitreichend verfügbar ausbaufähig auf Merkmale und die Unterstützung mehrerer Versionen Seite 9

10 Integration in SAP - Integration von Klassen und Merkmalen - Was ist das SAP Klassensystem CA-CL? SAP beschreibt das Modul wie folgt: Das Klassensystem CA-CL hat die Aufgabe, beliebige Objekte mit Hilfe von Merkmalen zu beschreiben und ähnliche Objekte in Klassen zu gruppieren, also zu klassifizieren, um sie anschließend leichter finden zu können. CA-CL ist somit ein geeignetes Modul für den Umgang mit ecl@ss in SAP R/3 Das Modul CA-CL ist SAP Standard. Die Nutzung eigener / spezifischer Tabellen im SAP System ist somit nicht notwendig! Keine wirklichen Einschränkungen vorhanden Feldlängenerweiterungen über SAP OSS Notes abgedeckt Vergabe von ID s für Werte (speziell für Versionsupdates hilfreich) minimale konforme Erweiterungen notwendig Problemfall Suche Anlegen von Klassen Definition von Schlagworten zu Klassen Aufbau von Klassenhierarchien Anlage von Merkmalen Definition von Wertelisten Abgleich mit SAP Warengruppe Automatisierter Abgleich übernimmt Zuordnung aus Klassensystem in SAP Warengruppen Warengruppe wird häufig für Reporting verwendet Seite 10

11 Schritte der Integration in SAP Integration Materialbewertung Materialbeschreibung Seite 11

12 Materialbewertung - Klassifizierung des Materialstamms - Klassifizierung = Zuweisung der Klasse in SAP R/3 mit Hausmitteln sehr umständlich Nutzung einer intelligenten SAP Zusatzfunktion direkt in SAP oder auch als ausgelagerter Prozess Vorschlagsklassifikation Unterbreiten von Vorschlägen bei der Klassifikation (fehlertolerante FACT-Finder Suche) weitere Erläuterungen folgen Klassifizierung manuell bis automatisiert Ansatz 1: Manuelles Durcharbeiten der Produktliste (Bündelungen sind möglich) Ansatz 2: Automatisierte Erzeugung von bewerteten Vorschlägen Prüfung und Abnahme zwingend notwendig nicht einfach möglich, Nutzung von Terminologien notwendig Integration / Nutzung verschiedener Daten vorhandener bereits klassifizierter Produktstamm Katalogbasis (BMEcat / GS1 XML-Kataloge oder Excel Listen von Lieferanten) Produktstammdatenportale Seite 12

13 Materialbewertung - Screenshot Vorschlagsklassifizierung - Klassifizierung auf Basis der FACT-Finder Technologie Bewertung der Suchergebnisse Voreinschränkung der Klassenbereiche Suche nach Begriffen Erweiterungen Anlernbar auf eigene Begriffe Hinterlegung der Artikelbasis Hinterlegung von Zubehör-Relationen Seite 13

14 Materialbewertung - ecl@ss aus Sicht von Taxonomie, Sichten, Merkmale - Taxonomie - Standard, individuell oder Mischform Vornehmlich Klassifizierung nach Standards wie ecl@ss, UNSPSC, etc. ebenfalls möglich: Aufbau eigener Taxonomien sowie Sachmerkmalleisten oder auch "Mischform": z.b. Erweiterung von ecl@ss in Klassifikation bei Merkmalen Erweiterung bringt Vor- und Nachteile, die gegeneinander abgeglichen werden müssen Aufbau von Sichten auf der Basis von Standards Definition individueller Strukturen, wobei die letzte Ebene von ecl@ss beibehalten wird alle Vorteile des Standards werden beibehalten Arbeiten mit unternehmensspezifischen Taxonomien, die besser beherrschbar sind nächster Schritt - 3 Wege der Merkmalsermittlung Erfassung über standardisierte Excel Pflegetabellen Extraktion von Merkmalswerten aus z.b. Langtexten Nutzung von elektronischen Lieferantenkatalogen in Katalogbasis Seite 14

15 Schritte der Integration in SAP Integration Materialbewertung Materialbeschreibung Seite 15

16 Materialbeschreibung - Beschreibung des Materialstamms über Merkmale - Was bedeutet merkmalsbasiert??? ecl@ss stellt für viele Klassen Merkmalsbeschreibungen zur Verfügung Mit der Zuweisung eines Material zur ecl@ss Klasse stehen diese Merkmale zur Verfügung und können ausgeprägt werden Erfassung von Merkmalen in SAP direkt sehr aufwendig bei größeren Datenmengen nicht sinnvoll Einsatz ergänzender Module (Middleware) einfach Daten über Excel zu erfassen standardisierte Produktkataloge nach BMEcat und auch GS1 XML zu importieren und die vorhandenen Daten zu nutzen Seite 16

17 SAP direkt oder Middleware - Alternative 1: direkte Erweiterung von SAP - Arbeiten direkt in SAP in sinnvollen Teilbereichen Zugriff auf externe Dienste oder Datenbestände Unterstützung des laufenden Prozesses Seite 17

18 SAP direkt oder Middleware - Alternative 2: Einsatz von Middleware - Auslagerung verschiedener Dienste auf eine externe Lösung Alle Daten stehen im SAP System über Abgleichmechanismen zur Verfügung Kataloge & Daten - testen - importieren - filtern IMPORT Excel BMEcat GS1XML* EXPORT Materialanlageprozess - Masseneingabe - Dublettenabgleich - Vorschlagsklassifizierung Vorschlagsklassifikation Produktdaten anreichern Daten optimieren automatisierter Abgleich SAP Klassensystem (CA-CL) optimierte Suche - Materialstamm - Klassifikation * GS1XML in Arbeit Seite 18

19 Zusammenfassung (Teil 1) Grundüberlegungen - was sollte man vor der Einführung von ecl@ss in SAP beachten - Integration des ecl@ss Standards in SAP Warengruppe, Produktklassifikation, SAP Klassensystem Materialbewertung Klassifizierung des Materialstamms in SAP Nutzung von Produktkatalogen etc. Materialbeschreibung Beschreibung von Materialien über ecl@ss Merkmale alles in SAP oder auch außerhalb von SAP möglicher Einsatz einer Middleware Seite 19

20 Gern beantworten wir Ihre Fragen??? Materialgruppenmanagement Data Gouvernance Materialanlageprozess Supply Chain Management SCP / ERP ebusiness Standards Dublettenbereinigung Produktklassifizierung Produktklassifizierung Produktsuche UNSPSC elektronischer Einkaufskatalog SOA SAP CA-CL eprocurement ecl@ss 7.0 Master Data Management BMEcat Seite 20

21 Agenda Vorstellung Class.Ing Grundüberlegungen in SAP integrieren Integration des Standards Materialbewertung / Klassifizierung Materialbeschreibung Daten sind in SAP Was mache ich damit? Einsatz von Middleware, ein alternativer Lösungsansatz Wie geht es weiter? Materialgruppenmanagement Datenharmonisierung im Rahmen der ecl@ss-einführung Mehrwert Suche - schnelles Finden von Materialien Klassifizierung - nach der Bereinigung im laufenden Betrieb Materialanlageprozess LeanMDM Teil 1 Teil 2 ecl@ss Update Zusammenfassung Seite 21

22 Materialgruppenmanagement - globaler Ansatz - zentraler Konzerneinkauf dezentrale Beschaffung der Konzerneinheiten Materialgruppenmanagement Systematik übergreifendes Klassifikationsschema Standard (z.b. ecl@ss), eigene Systematik oder Mischform Prozess / IT unternehmensweiter Informationsworkflow gesamter "Product Lifecycle" über verschiedene Systeme hinweg Datenqualität Qualität der Stammdaten und der Klassifikation Grundlage für alles Dubletteneliminierung Dublettenvermeidung Seite 22

23 Datenharmonisierung - Erreichung einer sauberen Datenbasis - Die bisher dargestellten Funktionen und Systeme sind für den ersten, vorgelagerten Schritt der Materialharmonisierung sehr gut geeignet Class.Ing setzt für die Optimierung von Stammdaten eine standardisierte Methode ein, die auf den nebenstehenden Schritten basiert Ergebnisse Dubletteneliminierung Vorbereitung für Suche Seite 23

24 Mehrwert Suche - vom Suchen und Finden in SAP - SAP F4 Standardsuche in vielen Bereichen aufrufbar, aber immer nur ein kleiner Bereich durchsuchbar Beispiel: Nur Suche nach Klassen, nach Merkmalen, nach Materialkurztexten übergreifende Suche ist nicht gegeben Suche ist das wichtigste Kriterium für den, der mit der Klassifizierung arbeitet Klassifizierung und Merkmale stellt einen erheblichen Mehrwert für den Suchenden dar Spezifisches Suchmodul unter Verwendung von Klassen und Merkmalen Einweg-Injektionsspritze, 12 ml, konisch Klasse Merkmale Seite 24

25 Materialanlageprozess - Fortführen einer sauberen Materialbasis - Durchführung des Materialanlageprozesses ebenfalls als vorgelagerter Prozess Es werden nur wirklich neue Materialen nach SAP übernommen 3 Gründe für die Auslagerung des Materialanlageprozesses In SAP müssen Daten an vielen Stellen gepflegt werden, hier gibt es eine zentrale Pflegestelle Direkte Unterstützung der Klassifikation (Klassifikation, Merkmale) Vermeidung der Anlage von Dubletten vor Eröffnung eines Produktes in SAP Materialsuche Materialeingabe Vorschlagsklassifizierung Dubletten-erkennung Import nach SAP Import Materialdaten Start mit Suche im Materialstamm Zentrale Pflege der Daten / Import Materiallisten Klassifizierung der Materialen Prüfung gegen Materialstamm zur Vermeidung von Dubletten auch Kataloge / Produktstammdatenportal Gebündelter Import Seite 25

26 LeanMDM - Master Data Management vereinfacht - heterogene Systemlandschaft ergänzt um zentralen Artikelspeicher Ausgangssituation einheitliche Klassifizierung in den dezentral verteilten Systemen Abgleich der Artikel und Lieferanten übergreifend nur schwer möglich Unser Lösungsansatz zentraler Artikelspeicher systemübergreifende Verwaltung von Teildatenstämmen Minimierung des Abgleich zwischen den Systemen an sich (Lean in Lean MDM) Basis für übergreifende Auswertungen und Harmonisierungen Seite 26

27 LeanMDM - zentraler Materialstamm und Abgleich - Katalogbasis optional ERP ERP ERP Artikel anlegen ERP 1 2 zentraler Artikelspeicher Lieferanten- Kataloge 3 1 zentrale Artikelnummernvergabe 2 Abfrage auf Verfügbarkeit eines Artikels 3 Basis: Klassifizierung, FactFinder Suche Artikelanlage auch im zentralen Artikelspeicher Aufbau einer zentralen Datenbasis Verteilung analog Standard MDM in andere ERP Systeme nur bei Bedarf optional: Zugriff auf elektronische Kataloge und Nutzung von Stammdaten Seite 27

28 Update - Übersicht - Sachgebiet Hauptgruppe Gruppe Untergruppe Applikationsklasse "Basic" Merkmal Wert Das SAP Klassensystem ist für ecl@ss 7.0 Basic ausgelegt ecl@ss 7.0 Advanced mit Einschränkungen "Basic" bedeutet, dass wie bisher alle Merkmale parallel bereitgestellt werden kein Zusammenhang / Bündelung von Merkmalen Applikationsklasse "Advanced" Merkmale Referenzmerkmal Merkmal Block Wert Unter "Advanced" werden die Eigenschaften des neuen Datenmodells abgebildet Mehr Möglichkeiten, aber auch mehr Komplexität Seite 28

29 Update - aus Sicht der ecl@ss Versionen - Major Release beinhaltet Strukturänderungen sowie alle Eigenschaften des Minor Releases Minor Release Klassen- / Schlagwortergänzungen auf allen Ebenen Löschung fehlerhafter Schlagworte Erweiterung von Merkmalleisten und Wertelisten Service Pack Fehlerbeseitigungen ohne Inhaltsauswirkungen neu direkt zusammenführen verfeinern löschen Ergebnis Die drei Arten von ecl@ss Updates stellen eigene Verfahren dar, die auch unterschiedlich behandelt werden müssen. Sie haben verschiedene Auswirkungen auf die Daten. Auch gibt es unterschiedliche Verfahren für die verschiedenen ecl@ss Ausbaustufen ecl@ss - nur Klassen ecl@ss BASIC ecl@ss ADVANCED Seite 29

30 Update - Durchführung des Updates - ecl@ss Updates verursachen Änderungen in den folgenden Bereichen Klassifikationsstandard Materialzuweisung Werteausprägungen Update Warengruppe ist relativ einfach, einfaches Überschreiben gilt auch für die Produkthierarchie Berücksichtigung der "historischen Wahrheit" ist Thema SAP Klassensystem Durch bestehende Verknüpfungen können SAP Daten nicht einfach geändert werden Konsistenz der Daten muss bestehen bleiben, SAP ist sehr restriktiv Generelles Vorgehen automatisierter Abgleich soweit wie möglich direkt im SAP Teile des Updates werden in der Middleware durchgeführt (komplexere Updates) interaktive Abfragen bei unklaren Verzweigungen Darstellung einer Version oder mehrerer Versionen über das SAP Klassensystem können mehrere Versionen von ecl@ss gehalten werden und Merkmalsdaten können ggf. auch mehrfach genutzt werden Seite 30

31 Update - Hinweise zum Update - ecl@ss stellt für den Update Release Update Files (RUF) zur Verfügung Überführung von Klassen von einer zur nächsten Version Problemfall "SPLIT": manueller Eingriff sinnvoll ausgehend von einer Basisversion können mehrere Versionen ausgeleitet werden auch: Transaction Update Files (TUF) für den Update bestehender Daten bereits erfasste Daten können automatisiert in andere Versionen überführt werden in Bereichen nutzbar, aber nicht komplett Berücksichtigung neuer Klassen an sich neue Klassen sollen genutzt werden, da sie das Produkt besser beschreiben üblicher Fall - bisher: "nicht klassifiziert" passende Klasse für ein Produkt Über die Vorschlagsklassifizierung wird die am besten geeignetste Klasse ermittelt Automatisches Update ist nicht möglich Für das Update werden dem Anwender entsprechende Optionen angeboten Durchführung des Updates über ein assistierendes System Komplette Automatisierung des Vorgangs durch die Komplexität nicht möglich Seite 31

32 Zusammenfassung (Teil 2) Grundlage Materialgruppenmanagement Datenharmonisierung im Rahmen der Einführung Methode zur Stammdatenharmonisierung Mehrwert Suche Sehr wichtiges Thema für den Nutzer - schnelles Finden des geeigneten Materials Wie geht es nach der initialen Bereinigung weiter? Suche Materialanlageprozess zentralisieren Lean MDM - zentrales Master Data Management ecl@ss Update Grundlagen, was bedeutet Update überhaupt Hilfsmittel beim Update Seite 32

33 Gern beantworten wir Ihre Fragen??? Materialgruppenmanagement Data Gouvernance Materialanlageprozess Supply Chain Management SCP / ERP ebusiness Standards Dublettenbereinigung Produktklassifizierung Produktklassifizierung Produktsuche UNSPSC elektronischer Einkaufskatalog SOA SAP CA-CL eprocurement ecl@ss 7.0 Master Data Management BMEcat Seite 33