VERTIEFUNGSWORKSHOP A.2

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1 1 VERTIEFUNGSWORKSHOP A.2 Wie E-Payment-Systeme der öffentlichen Verwaltung die Umsetzung der E-Rechnung unterstützen können. Martin Rebs, SCAG Juliane Mannewitz, SCAG E-Rechnungs-Gipfel 2015

2 2 AGENDA 1. Kurzvorstellung der Referenten 2. E-Payment-Lösungen der öffentlichen Verwaltung 3. Fokus: Elektronische Ausgangsrechnung 4. Voraussetzungen für die Umsetzung der elektronischen Ausgangsrechnungen 5. Wie E-Payment-Systeme der öffentlichen Verwaltung die Umsetzung der E-Rechnung unterstützen können 6. Ihre Einschätzung 7. Ausblick: Eingangsrechnung mit E-Payment

3 3 KURZVORSTELLUNG DER REFERENTEN

4 4 Referenten Martin Rebs (Bereichsleiter Beratung) Expertise für alle Fragen rund um E-Payment in der öffentlichen Verwaltung Langjährige Erfahrung in der Steuerung und Leitung von E-Payment-Projekten in der öffentlichen Verwaltung Juliane Mannewitz (Beraterin für E- Payment) Erfahrung im Bereich Kassen- und Rechnungswesen aus dem Sächsischen Finanzministerium Expertise zu Verwaltungsstrukturen und der Verflechtung zwischen Fach- und HKR-Verfahren im öffentlichen Bereich

5 5 Die Schütze Consulting AG Unsere Leistungen in E-Payment-Projekten der öffentlichen Verwaltung Konzeption und Planung Anforderungsaufnahme Fach- und Feinkonzeption Projektplanung IT-Architekturberatung Projektleitung und - steuerung Testkonzeption Abnahmetests Migration Anbindung an Fachverfahren Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Umsetzungsbegleitung Anwendungsbetreuung Technische und fachliche Schulungen 2nd Level Support Erstellung von Handlungsleitfäden Aufbereitung der Übergabedokumentationen Unterstützung bei Change Requests

6 6 Unser Vorgehen Wir möchten Sie gern einbinden Vorstellung des Themas und der Möglichkeiten Umfrage zu Ihren Einschätzungen rund um das Thema E- Rechnung und zu diesem Workshop Online unter Offline per Fragebogen Abfrage zur elektronischen Ausgangsrechnung in Ihrem Haus

7 7 E-PAYMENT-LÖSUNGEN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG

8 8 E-Payment-Lösungen für die öffentliche Verwaltung pmpayment (Produkt der Gesellschaft GovConnect GmbH) * * Quelle: Flyer der GovConnect GmbH zu pmpayment

9 9 E-Payment-Lösungen für die öffentliche Verwaltung * epayment Bund-Länder Entwicklergemeinschaft Geschäftsstelle: geschaeftsstellezahlungsverkehr@sid.sachsen.de Merkmale: Bund NRW Sachsen Bayern BaWü entstanden aus Bund Online im Jahr 2005 direkte Anbindung an die Haushaltssysteme Gemeinsamer Support und Weiterentwicklung inkl. Kostenteilung Herstellerunabhängig * Die Wort-Bildmarke gehört dem Freistaat Sachsen

10 10 FOKUS: ELEKTRONISCHE AUSGANGSRECHNUNG

11 11 Fokus: elektronische Ausgangsrechnung Bisheriger Fokus: elektronische Eingangsrechnungen Elektronische Ausgangsrechnungen: derzeit noch nicht im Fokus unabdingbar für die Verwaltungs-Modernisierung Prozessintegration in Online-Verfahren

12 12 Fokus: elektronische Ausgangsrechnung Was bedeutet elektronische Ausgangsrechnung? Rechnungen, die in einem elektronischem Format erstellt, + auf elektronischem Weg an einen Empfänger übermittelt, vom Empfänger elektronisch empfangen und weiterverarbeitet werden können. Auszahlung Buchung Freigabe

13 13 VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE UMSETZUNG DER ELEKTRONISCHEN AUSGANGSRECHNUNGEN

14 14 Voraussetzungen für die Umsetzung der elektronischen Ausgangsrechnungen Rechtliche und politische Voraussetzungen: Rechtsgrundlage für elektronische Ausgangsrechnungen Beachtung des Datenschutzes und der Revisionssicherheit Berücksichtigung aller Verwaltungsebenen

15 15 Voraussetzungen für die Umsetzung der elektronischen Ausgangsrechnungen Technische Voraussetzungen: Anbindung an Fach-, HKR-/ERP-Verfahren Offenheit gegenüber technischen Datenmodelle Bedienbarkeit und Anpassungsfähigkeit des Systems

16 16 Voraussetzungen für die Umsetzung der elektronischen Ausgangsrechnungen Organisatorische und prozessuale Voraussetzungen: Geschäftsprozessmodellierung und - optimierung Festlegung der Zuständigkeiten Einbindung von Fachverfahren und anschließenden elektronischen Verfahren (z. B. E-Akte, Bestellwesen und Haushalt) Bestellung Freigabe Auszahlung Archivierung

17 17 Voraussetzungen für die Umsetzung der elektronischen Ausgangsrechnungen Ökonomische Voraussetzungen: Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (Kosten- Nutzen-Verhältnis) Berücksichtigung von Schulungsaufwand Klärung der Schnittstellenfinanzierung

18 18 WIE E-PAYMENT-SYSTEME DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG DIE UMSETZUNG DER E-RECHNUNG UNTERSTÜTZEN KÖNNEN

19 19 E-Payment-Systeme und E-Rechnung Variante 1: Fachverfahren vorhanden ohne E-Rechnung Die Behörde bietet Verwaltungsdienstleistungen und Produkte bereits online an (über eigene Fachanwendung) und möchte darin die E-Rechnung integrieren

20 20 E-Payment-Systeme und E-Rechnung Variante 1: Fachverfahren vorhanden ohne E-Rechnung Die Behörde bietet Verwaltungsdienstleistungen und Produkte bereits online an (über eigene Fachverfahren) und möchte darin die E-Rechnung integrieren Variante 2: Fachverfahren mit E-Rechnung gesucht Die Behörde bietet Verwaltungsdienstleistungen und Produkte noch nicht online an, ist aber daran interessiert und möchte darin gleich die E-Rechnung mit anbinden

21 21 E-Payment-Systeme und E-Rechnung Variante 1: Fachverfahren vorhanden ohne E-Rechnung Die Behörde bietet Verwaltungsdienstleistungen und Produkte bereits online an (über eigene Fachverfahren) und möchte darin die E-Rechnung integrieren Variante 2: Fachverfahren mit E-Rechnung gesucht Die Behörde bietet Verwaltungsdienstleistungen und Produkte noch nicht online an, ist aber daran interessiert und möchte darin gleich die E-Rechnung mit anbinden Variante 3: wenige Rechnungen E-Rechnung ggf. Pflicht Die Behörde verfügt nicht über ein Online-Angebot und hat ein geringes Rechnungsaufkommen, wird aber wahrscheinlich verpflichtet elektronische Rechnungen zu erstellen

22 22 E-Payment-Systeme und E-Rechnung Variante 1: Fachverfahren vorhanden ohne E-Rechnung Die Behörde bietet Verwaltungsdienstleistungen und Produkte bereits online an (über eigene Fachanwendung) und möchte darin die E-Rechnung integrieren Anbieter Umsetzung

23 23 Potentiale der epaybl für die elektronische Ausgangsrechnung E-Rechnungserstellung E-Rechnung mit Daten und Link auf Paypage Empfänger der E-Rechnung (dieser kann ggf. gleich zahlen) Rechnungsersteller Anbindung über Webservice Batch-Import manuelles Erstellen einer E- Rechnung Vorteile Integration in ein Fachverfahren möglich epaybl Rechnungserstellung Massenverarbeitung möglich Bei kleinem Rechnungsvolumen möglich

24 24 Potentiale der epaybl für die elektronische Ausgangsrechnung E-Rechnungserstellung epaybl Provider 3. Digitaler Versand per E- Mail oder Webservice PDF Rechnung inkl. Daten durch epaybl E-Rechnung mit Daten und Link auf Paypage epaybl Rechnungserstellung Empfänger der E-Rechnung (dieser kann ggf. gleich zahlen) 4. Aufruf epaybl- Paypage epaybl Paypage 1. Automatische Kommunikation per Webservice 5. Weiterleitung zum Zahlverkehrsprovider 6. Aufruf Zielseite Success/Failure und Notify URL Sichere und PCI-konforme Bezahlung der E-Rechnung Rechnungsersteller BaK ZV epaybl Kern Zahlungs -verkehr HKR/ERP-System 2. Übertragen (sofern gewünscht) Sollstellungen / Anordnungen im HKR / ERP-System

25 25 Potentiale der epaybl für die elektronische Ausgangsrechnung Vorteile einer erweiterten Lösung mittels E-Payment epaybl generiert nicht nur E-Rechnungen mit XML-Datensatz, sondern ermöglicht auch medienbruchfreies E-Payment in der öffentlichen Verwaltung Rechnungen werden schneller bezahlt Es gibt weniger Mahnungen Komfortgewinn für den Kunden durch Wahl einer für ihn geeigneten Zahlmethode

26 26 E-Payment-Systeme und E-Rechnung Variante 2: Fachverfahren mit E-Rechnung gesucht Die Behörde bietet Verwaltungsdienstleistungen und Produkte noch nicht online an, ist aber daran interessiert und möchte die E-Rechnung gleich mit anbinden Anbieter Umsetzung

27 27 Potentiale der epaybl für die elektronische Ausgangsrechnung epaybl-webshop Layout Anpassungen des Webshops für jedes Einsatzszenario Haushaltsstellen Auskunftsdienst Integration Fachverfahren

28 28 Potentiale der epaybl für die elektronische Ausgangsrechnung epaybl-webshop Layout Vollständige Anpassung an die vorhandenen Layout-Vorgaben möglich Barrierefreiheit vollständig umgesetzt Gesamturteil: <<gut zugänglich>>

29 29 Potentiale der epaybl für die elektronische Ausgangsrechnung epaybl-webshop Haushaltsstellen Je Artikel (einfache sowie konfigurierbare Artikel / Download- Artikel oder virtueller Artikel) werden alle Informationen zur Vereinnahmung auf den richtigen Titel / Kapitel automatisch bei Bezahlung übertragen Späteres, manuelles Umbuchen im Haushalt entfällt Bezahlstatus je Einkauf ist direkt im Webshop abrufbar

30 Uwe Kaiser, SID Martin Rebs, SMJus ext.

31 31 Potentiale der epaybl für die elektronische Ausgangsrechnung epaybl-webshop Auskunftsartikel Ermöglicht die Bezahlung von einzelnen, individualisierten Dienstleistungen für Bürger oder Unternehmen weltweit C B fertig A

32 Uwe Kaiser, SID Martin Rebs, SMJus ext.

33 Uwe Kaiser, SID Martin Rebs, SMJus ext.

34 34 Potentiale der epaybl für die elektronische Ausgangsrechnung epaybl-webshop Integration Fachverfahren Fachverfahren können direkt in den Webshop per Webservice integriert werden. Ein Beispiel aus dem DWD-Webshop:

35 35 Potentiale der epaybl für die elektronische Ausgangsrechnung Das WESTE-System prüft, ob die Anwendung verfügbar ist, die Datenbank erreichbar ist, das DWD-NAS verfügbar ist und ob auf die Produkt- und Metadatenverzeichnisse der WESTE- Konfigurationsumgebung zugegriffen werden kann.

36 36 E-Payment-Systeme und E-Rechnung Variante 3: wenige Rechnungen E-Rechnung ggf. Pflicht Die Behörde verfügt nicht über ein Online-Angebot und hat ein geringes Rechnungsaufkommen, wird aber wahrscheinlich verpflichtet elektronische Rechnungen zu erstellen Anbieter Umsetzung

37 37 Potentiale der epaybl für die elektronische Ausgangsrechnung E-Rechnungserstellung E-Rechnung mit Daten und Link auf Paypage Empfänger der E-Rechnung (dieser kann ggf. gleich zahlen) Rechnungsersteller Anbindung über Webservice Batch-Import manuelles Erstellen einer E- Rechnung Vorteile Integration in ein Fachverfahren möglich epaybl Rechnungserstellung Massenverarbeitung möglich Bei kleinem Rechnungsvolumen möglich

38 Uwe Kaiser, SID & Martin Rebs, DResearch

39 Uwe Kaiser, SID & Martin Rebs, DResearch

40 Uwe Kaiser, SID & Martin Rebs, DResearch

41 Uwe Kaiser, SID & Martin Rebs, DResearch

42 Uwe Kaiser, SID & Martin Rebs, DResearch

43 Uwe Kaiser, SID & Martin Rebs, DResearch

44 44 PDF-Rechnung mit Link auf Paypage Uwe Kaiser, SID & Martin Rebs, DResearch

45 Uwe Kaiser, SID & Martin Rebs, DResearch

46 Uwe Kaiser, SID & Martin Rebs, DResearch

47 47 IHRE EINSCHÄTZUNG

48 48 Ihre Einschätzung Umfrage: Welche Umsetzungsvariante für elektronische Ausgangsrechnungen könnten Sie sich in Ihrem Haus vorstellen? Wir bitten jetzt um Ihre Einschätzung Farbe Ihres Stimmzettels Variante 1: Fachverfahren vorhanden ohne E-Rechnung: epaybl Rechnungserstellung Variante 3: wenige Rechnungen E- Rechnung ggf. Pflicht: epaybl Rechnungserstellung Farbe Ihres Stimmzettels Variante 2: Fachverfahren mit E-Rechnung gesucht: epaybl Webshop Farbe Ihres Stimmzettels keine der vorgestellten Lösungen kommt in Betracht

49 49 Ihre Einschätzung Fragebogen: Ihre Einschätzung ist wichtig. Bitte teilen Sie Ihre Wünsche, Bedenken und Anregungen rund um das Thema E- Rechnung mit uns! Online unter Heute ebenfalls per Fragebogen

50 50 AUSBLICK: EINGANGSRECHNUNG MIT EPAYBL

51 51 Ausblick: Eingangsrechnung mit E-Payment Erweiterung der epaybl-module: Anbindung eines zusätzlichen Moduls an die Entwicklergemeinschaft epaybl in der Evaluierung Mögliche Ziele: Entgegennahme elektronischer Rechnungen in verschiedenen Formaten und Datenanreicherung anschließende haushaltsrechtskonforme Weiterverarbeitung vorbereiten

52 52 KONTAKTE MARTIN REBS JULIANE MANNEWITZ Schütze Consulting AG Knesebeckstraße Berlin T +49 (0) F +49 (0) M +49 (0) m.rebs@schuetze-consulting.ag Schütze Consulting AG Knesebeckstraße Berlin T +49 (0) F +49 (0) M +49 (0) j.mannewitz@schuetze-consulting.ag

53 53 SCHÜTZE CONSULTING AG FACTSHEET WER WIR SIND inhabergeführt seit 1999 Aktiengesellschaft seit 2013 Büros in Berlin und Dresden WAS WIR KÖNNEN Beratung Entwicklung Betriebsunterstützung WIE WIR ARBEITEN ganzheitlich partnerschaftlich lösungsorientiert BRANCHEN UND THEMEN: Bildung: Entwicklung Integration Auswertung Steuerung Finanzen: epayment SEPA Zahlungsprovider Gesundheit: Pseudonymisierung Vertrauensstelle Datenschutz Soziales: Organisationsberatung Governance SOA Industrie: Standardisierung Anforderungsmanagement Portale

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