DSAG Jahreskongress. Interactive Forms im Umfeld SAP Records Management im Bereich Human Resources

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1 DSAG Jahreskongress Interactive Forms im Umfeld SAP Records Management im Bereich Human Resources Peter Körner, Adobe Systems Stephan Leiter, RIT EDV Consulting GmbH

2 Inhalt Einleitung SAP Interactive Forms by Adobe Erfahrungsbericht: Erste Bank Austria DSAG Jahreskongress 2006, Seite 2

3 Adobe s Intelligente Dokumente Security: support for document security, authentication, encryption and digital signatures Archiving: PDF is a well known and accepted format for archiving. PDF/A recently became an ISO-standard Accessibility: PDF Intelligent forms meet the need for visual impaired people Workflow: processes can be initiated on basis of the content (document data) Direct back-end integration: Through schema-binding data can be processed directly without additional processing on the server side. Contains Document Logic: Calculation, validation, routing of data. (supports JavaScript 1.5 model) DSAG Jahreskongress 2006, Seite 3

4 SAP Interactive Forms 3 Kernelemente Document Services Integrated in NetWeaver DSAG Jahreskongress 2006, Seite 4

5 SAP Interactive Forms by Adobe Document Generation Collaboration Dokumentenkontrolle und Sicherheit Prozess Management Print Formate Output Management Anlagen Client/Server Signatur und Verifikation Online und offline Formularverarbeitung Lokales Speichern von formulardaten Dynamische Formularbefüllung DSAG Jahreskongress 2006, Seite 5

6 SAP Interactive Forms Nutzen für den Anwender SAP Interactive Forms Powered by Adobe Papierähnliches Layout ist intuitiv Online und Offline (Lokales Speichern) Integriert mit SAP Applikationen (forms / data) Enthält anwenderfreundliche Entwicklungswerkzeuge für neue Prozesse Erweitert Prozessreichweite zu gelegentlichen Nutzern ohne Training Automatische Statusverfolgung der Prozesse DSAG Jahreskongress 2006, Seite 6

7 Die SAP Adobe Partnerschaft Adobe/SAP strategische Entwicklungs- und Vertriebspartnerschaft Initialer Kontrakt im Juni 2002 unterschrieben Verfügbarkeit der Interactive Forms Solution mit NetWeaver als Basiskomponente Motivation Erweiterung von Geschäftsprozessen auf interne und externe Anwender ohne SAP KnowHow Ersatz papierbasierter Formulare und Beschleunigung/Automatisierung der darauf basierenden Prozesse und Vermeidung Erfassung redundanter Informationen Offlinefähigkeit von formularbasierten Prozessen Nutzung des weltweit bereits auf über 80% aller PCs installierten Adobe Reader als universeller Client Aktueller Stand Verfügbarkeit von 60 interaktiven Formularen im Bereich Manager Self Service, Employee Self Service, HR und einige in ERP Financials und ERP Operations / PLM, CRM, SRM DSAG Jahreskongress 2006, Seite 7

8 Interactive PDF Form Die Anwendersicht Papierähnliches Layout Selbsterklärend Natürliches Aussehen und Bedienung Bedienung Lokales Speichern Verteilung über Mail/Portal Digitales Unterschreiben Lokales/verteiltes Drucken Background Services Strukturierte Daten in XML Vorbefüllte Anwendungsdaten Vorbefüllte Auswahllisten, Sprachen etc. Automatische Datenextraktion in die Applikation DSAG Jahreskongress 2006, Seite 8

9 Komplette Integration in SAP NetWeaver SAP NetWeaver PEOPLE INTEGRATION Multi-Channel Access Composite Application Framework Portal Collaboration INFORMATION INTEGRATION Bus. Intelligence Master Data Management PROCESS INTEGRATION Integration Broker APPLICATION SERVER Java Knowledge Man. Business Process Mgmt ABAP Life Cycle Management APPLICATION SERVER J2EE Adobe LiveCycle Designer ABAP Adobe LiveCycle Designer Adobe Document Services DB and OS Abstraction DB and OS Abstraction DSAG Jahreskongress 2006, Seite 9

10 Interactive Forms Design Time und Runtime NetWeaver Developer Studio ABAP Workbench SAP NetWeaver Application Server Java PDF Object ABAP PDF Object Adobe Document Services Adobe Document ServicesJ2EE Engine DSAG Jahreskongress 2006, Seite 10

11 Adobe LiveCycle Designer im Developer Studio Script Editor Designer Tools Palette Web Dynpro Environment Data Schema DSAG Jahreskongress 2006, Seite 11

12 Adobe LiveCycle Designer in der ABAP Workbench Data Schema Designer Tool Palettes Field Description DSAG Jahreskongress 2006, Seite 12

13 Inhalt Die Projektpartner Das Projekt Der Prozess Die Lösung Die Systemarchitektur Die Fakten zum Projekt DSAG Jahreskongress 2006, Seite 13

14 Die Projektpartner Gegründet 1819 als Erste oesterreichische Spar-Casse Führender Finanzdienstleister Zentraleuropas. 15 Millionen Kunden in Österreich, Slowakei, Tschechien, Ungarn, Kroatien, Slowenien, Serbien, Ukraine und Rumänien. Strategische Ausrichtung auf Privatkunden sowie Klein- und Mittelbetriebe Allfinanzdienstleister von der Immobilienfinanzierung, Finanzdienstleistungen für Großkunden und Klein- und Mittelbetriebe bis zu Asset Management, Versicherung und Leasing. DSAG Jahreskongress 2006, Seite 14

15 Die Projektpartner sit Solutions ist der IT Lösungsprovider der Erste Bank Gruppe 4 rechtlich selbständige Einheiten sind unter dieser Marke vereint Spardat GmbH (Österreich) SporDat, spol. s.r.o. (Slowakei) Česká spořitelna a.s. (Tschechische Republik) Erste und Steiermärkische Bank d.d. (Kroatien) Mitarbeiter an 17 Standorten R>IT sieht sich als Integration Company Umgesetzt wird diese Kernkompetenz durch People Integration, Process Integration, Application Integration und System Integration. Auf Basis von Produkten und Lösungen von SAP und deren Partnern R>IT ist SAP Service Partner, Special Expertise Partner für mysap CRM und SAP NetWeaver sowie ADOBE Solution Partner DSAG Jahreskongress 2006, Seite 15

16 Das Projekt Ausgangssituation Komplexer Prozess neuer Mitarbeiter teilweise nicht IT-gestützt. Erste Bank setzt SAP HR ein. Grundanforderungen an die Lösung Prozess neuer Mitarbeiter soll größtmöglich IT-gestützt ablaufen. Der Prozess muss die Erste Bank selbst und dessen Tochterunternehmen unterstützen Viele der Mitarbeiter in diesem Prozess arbeiten ohne SAP. Das soll auch so bleiben. Formular am Bildschirm soll dem auf Papier sehr ähnlich sein. DSAG Jahreskongress 2006, Seite 16

17 Der Prozess Sachbearbeiter Eintrittsformular ausfüllen Erste Bank Töcher Sachbearbeiter Eintrittsformular prüfen Fileserver Zwischenspeichern Erste Bank SAP HR Eintrittsworkflow DSAG Jahreskongress 2006, Seite 17

18 Die Lösung DSAG Jahreskongress 2006, Seite 18

19 Die Lösung DSAG Jahreskongress 2006, Seite 19

20 Die Lösung DSAG Jahreskongress 2006, Seite 20

21 Die Lösung DSAG Jahreskongress 2006, Seite 21

22 Die Lösung DSAG Jahreskongress 2006, Seite 22

23 Die Lösung DSAG Jahreskongress 2006, Seite 23

24 Die Lösung DSAG Jahreskongress 2006, Seite 24

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26 Die Lösung DSAG Jahreskongress 2006, Seite 26

27 Die Lösung DSAG Jahreskongress 2006, Seite 27

28 Die Systemarchitektur SAP ECC 5.0 SAP RM SAP HR SAP WAS Adobe IF Grün: Formularaufruf User klickt im Portal auf Link Link ruft BSP Seite auf BSP Seite ruft Formularvorlage aus SAP RM und Customizing aus SAP HR auf übergibt die Daten an den SAP WAS. Dieser generiert das interaktive Formular im SAP Portal BSP SAP Portal Formular WF / File Server Formular Rot: Formular an SAP Senden User klickt im Formular auf Button Formular wird an eine BSP Seite gepostet BSP Seite ruft einen SAP Workflow auf SAP Workflow legt Mitarbeiterstamm im HR und die Personalakte im Records Management an Formular wird in der Personalakte abgelegt DSAG Jahreskongress 2006, Seite 28

29 Die Fakten zum Projekt Produktiv im Einsatz seit Aufwand Durchlaufzeit: ca 60 Tage Personentage: ca 30 Tage Zu Beachten Anwendungs- und Technologiemix: (BSP, Workflow, Records Management, Adobe, SAP WAS) Formulargröße (Ladezeiten) Achten auf Versionskompatibilitäten Nächste Schritte Ausbau auf weitere Prozesse im HR Ausbau auf weitere Anwendungsgebiete DSAG Jahreskongress 2006, Seite 29

30 Ende Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit Stephan Leiter rit edv-consulting GmbH Peter Körner Adobe Systems GmbH DSAG Jahreskongress 2006, Seite 30