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1 Herzlich willkommen! Das prozessorientierte und integrierte Management-System der Lenze Gruppe Eine Information zu Aufbau und Wirkungsweise Lenze AG, Managementsysteme Groß Berkel, Oktober Referent: Detlef Kohlmeier / MS Vorstellung der Lenze Gruppe Anforderungen an das Prozessmanagement Inhalte des Lenze Prozessmanagement Umsetzung in Prozessbeschreibungen Realisierung von Prozessverbesserungen Ausblick 2

2 Vorstellung der Lenze Gruppe 3 Lenze Das Unternehmen Unser Know-how bewegt seit über 50 Jahren industrielle Abläufe im Maschinen- und Anlagenbau Rund Mitarbeiter weltweit 42 Unternehmen weltweit Handelspartner rund um den Globus Umsatz 2004/2005: 466,2 Mio. Umsatzverteilung der Märkte: 1. Deutschland: 39 % 2. Übrige europäische Länder: 48 % 3. Amerika/Asien: 8 % 4

3 Lenze die Welt ist unser Markt Blau: Weiß: Rot: Lenze-Gesellschaften Vertriebspartner Montagewerke 5 Elektronische Antriebe Lenze Die Produkte Automations- & Engineering-Software DC- und AC-Motoren Getriebemotoren Anlagenbau Antriebssysteme (Motor, Getriebe, Umrichter plus Zubehör) Rundum-Unterstützung durch umfassendes Dienstleistungspaket Service 6

4 Lenze Die Anwendungen Fördertechnik 7 Lenze Die Anwendungen Wickeltechnik 8

5 Lenze Die Anwendungen Positioniertechnik 9 Lenze Die Anwendungen 10

6 Standort Aerzen / Hameln Lenze AG 11 Trainingszentrum Fertigungslinien Standort Extertal Getriebemontage Servomotoren Produktion 12 Service Kleinantriebe

7 Anforderungen an das Prozessmanagement 13 Integration in die Prozesse Prozessmodell Anforderungen Geschäfts- Unterstützung Prozesse Führung 14 Politik Politik Strategie Strategie Review Review K. M. K. K. Qualitätsmanagement Umweltmanagement Arbeitsschutz Gesundheitsschutz Gesetze, Vorschriften Risikomanagement Brandschutz...

8 Grundlagen Prozesse Prozesse sind: abgrenzbar (Anfang, Inhalt, Ende) messbar (Beitrag zu den Zielen) überwachbar (Eskalation, Controlling, Audit) integrierbar ( Eingaben von:, Ergebnisse an: ) organisierbar (Ownership-Prinzip) beschreibbar ( dokumentiertes Verfahren ) 15 Es gibt nicht den oder die Prozess (e)! Die Gestaltung der Prozesse erfolgt immer integriert und spezifisch für den Bereich angepasst! Inhalte des Lenze Prozessmanagement 16

9 Qualität Qualität heißt die Erfüllung von Kundenanforderungen Systematische Fehlervorbeugung Betrachtung der Lebenszykluskosten der Produkte Zuverlässigkeit der Mitarbeiter und Produkte Wartungsfreundlichkeit und guter Service Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse 17 Lenze Unternehmenspolitik Maximierung des Kundennutzens durch zwei Grundelemente: 1. Produktivität 2. Zuverlässigkeit 18

10 Produktivität und Zuverlässigkeit Innovative Produkte Optimierung Lieferzeit und Logistikkonzepte Hohe Liefertreue Einhaltung von Lieferzusagen Hohe Betriebssicherheit Marktgerechtes Preis- Leistungsverhältnis Kompetente Kundenbetreuung Hohe Wirkungsgrade und ökologische Werkstoffauswahl 19 Zuverlässigkeit Einhaltung von Kundenzusagen und gesetzlichen Regelungen Bereitstellung von Fachwissen Prävention zur Verringerung von Geschäfts-, Betriebs- und Umweltrisiken Schonung von Ressourcen Hohe Finanzkraft zur Sicherung der Geschäftsergebnisse der Zukunft Fairer und kooperativer Umgang mit Mitarbeitern und Kunden 20

11 Managementsysteme Prozessorientiertes und integriertes Managementsystem gemäß Qualitätsmanagement DIN EN ISO 9001 : 2000 Ford Q1 Award Umweltmanagement DIN EN ISO : 1996 Kontroll- und Transparenzgesetz (KonTraG) Arbeitsschutzmanagement 21 Integriertes Managementsystem Qualität ISO 9001 Arbeit - Sicherheit Umwelt Risikomanagement Q1 Award Lenze Prozeßmanagement 22

12 House of Quality 23 Umsetzung in Prozessbeschreibungen 24

13 Aufgaben Prozessmanagement Anforderung: Umsetzung: Ermittlung und Analyse relevanter Abläufe Prozessidentifikationen Aufstellung von Kennzahlen zur Prozesskontrolle Berichtswesen 25 Zusammenfassung Das Managementsystem der Lenze AG integriert Qualität, Umweltschutz und Arbeitssicherheit. Offizieller Name: Lenze Prozessmanagementsystem Es besteht aus einer Aufbauorganisation (Organigramme, Stellenbeschreibungen) und einer Ablauforganisation (Prozessidentifikationen, Verfahrensanweisungen). Das Herzstück stellen hierbei die Prozessidentifikationen (PI) dar. Die Dokumentation erfolgt im Management-Handbuch. Das Lenze Prozesshaus gibt einen Überblick über die Inhalte. 26

14 Lenze Managementhandbuch Aufbauorganisation Ablauforganisation Organigramme (ORG) Zuständigkeiten Prozesse (PI) Sonstige Unterlagen (VA, AA, CH...) 27 House of Quality 28

15 Prozesslandkarten: 29 Aufbau Prozessidentifikation (PI) Ziel Kurze Formulierung des Ziels des Prozesses. Prozessstart und Ergebnis Prozessinput Anforderungen die benötigt werden, um den Prozess starten zu können. Prozessoutput Ergebnisse des Prozesses (Produkte, Dienstleistungen, Information). Prozesslenkung Kennzahl Ziele Eingriffsgrenze Name der Kennzahl Ziel der Kennzahl (absolut oder in Prozent) Eingriffsgrenze, bei deren Unterschreitung umgehend Korrekturmaßnahmen einzuleiten sind (absolut oder in Prozent) Bewertungsgrundlage Woher die Daten kommen (Datenbasis) Intervalle In welchen Intervallen die Daten ermittelt werden Maßnahmen Dokumentation Beschreibung der Korrekturmaßnahmen, die bei der Unterschreitung der Eingriffsgrenze eingeleitet werden Kundenerwartung Beschreibung der Kundenerwartung bezüglich dieser Kennzahl 30

16 Aufbau Prozessidentifikation (PI) Prozessablauf Input Prozess Kunde Output Dokument Kurze QP ja Frage? 1 nein * Verantwortlich Mitwirkung Information Info: Spalte für Vorgabedokumente und kurze Hinweise, nach denen gearbeitet werden muss. Die Vorgabedokumente sind im besten Fall zu verlinken, damit von hier ein direkter Zugriff auf sie gewährleistet wird. Erster Prozessschritt (an dieser Stelle ideal positioniert!) Info: Was bedeuten die einzelnen Symbole? Siehe Seite 4 der nachfolgenden Verfahrensanweisung VA Richtlinie zur Erstellung von Dokumenten Reduzieren Sie die Komplexität der Darstellung, so dass der Prozess in 2 Spalten dargestellt werden kann. Löschen Sie die Informationen und beginnen Sie mit Ihrer Prozessbeschreibung. Rückfragen werden Ihnen gerne unter beantwortet. Info: Spalte für Ergebnisse (Ausgefüllte Dokumente, Einträge in Datenbanken, Information, etc.) 31 Lenkung der Dokumente 32

17 Aufbau der Managementdokumentation Politik Grundsatzerklärung zur Unternehmenspolitik Qualitäts-und Umweltpolitik Management- Handbuch Prozesssteckbriefe Mitgeltende Unterlagen sowie Organigramme AA Arbeitsanweisungen BA Betriebsanweisungen CH Checklisten 33 Realisierung von Prozessverbesserungen 34

18 Struktur Lenze Managementsystem Grundlagen Prozessmanagement 35 Wirkungskreis Prozeßmanagement Bewertung Analyse Entscheidung Zielbestimmung Ausrichtung Messung Planung Realisierung/ Ressourceneinsatz Maßnahmen / Aktionen -Wer macht -> Verantwortung -Was -> Verfahren -Womit -> Ressourcen -Wie -> Methoden -Bus wann -> Zeit - Mit welchen Zielen 36

19 Berichtswesen Kennzahlen 37 Zielverfolgung durch Prozesskennzahlen Vorgabe von Unternehmenszielen auf Basis der Unternehmensstrategie Unternehmensziele in Prozessziele aufbrechen Definition von Kennzahlen zur Zielüberprüfung Regelmäßige Ermittlung von Prozesskennzahlen Überwachung durch Eingriffsgrenzen Zielvereinbarungen / Zielvereinbarungsgespräche Jährliche Aktualisierung der Zielvorgaben 38

20 Anforderungen an Kennzahlen Kennzahl muß mindestens monatlich ermittelt und bewertet werden Die Kennzahl muß zu mindestens 50 % durch den Prozess / Prozesseigner zu beeinflussen sein Die Randbedingungen müssen genau bekannt sein Frequenz der Messung muß bekannt sein 39 Definition Kennzahlen Beispiel: KVP Jan. Feb. März April Mai Intervall der Messung Ziel Eingriffsgrenze Korrekturmaßnahmen 40

21 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess KVP: Kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen dienen zur Optimierung von Prozessen oberhalb der Eingriffsgrenze. Korrekturmaßnahme: Korrekturmaßnahmen sind erforderlich, wenn die Eingriffsgrenze unterschritten wird. Korrekturmaßnahmen müssen nachvollziehbar eingeleitet und auf Wirksamkeit geprüft werden. 41 Prozess - Kennzahlen (I) Kennzahl zur Bewertung des Fehlerleistungsaufwandes / des Wirkungsgrades eines Prozesses First Pass Yield, Ausfallrate, Fehlerleistungsaufwand, Kosten für Gewährleistung Erfolgsquote bei Angeboten 42 Kennzahl zur Bewertung der Prozeßleistung Umsatz pro Mitarbeiter Wertschöpfung pro Betriebsminute Überstunden, Resturlaub Kennzahl zur Bewertung der logistischen Abläufe innerhalb eines Prozesses Durchlaufzeiten Auftragsbearbeitung Liefertreue intern / extern Reaktionszeiten Telefonische Erreichbarkeit Reparaturzeiten

22 Prozess- Kennzahlen (II) Kennzahl zur Bewertung der Innovationskraft Patentanmeldungen Stand im Produktlebenszyklus Umweltleistung Kennzahl zur monetären Bewertung eines Prozesses Umsatz Deckungsbeitrag / Erlös Plan / Ist-Kosten Finanzkraft Kennzahl zur Bewertung der Prozeßleistung aus Kundensicht Kundenzufriedenheit Bewertung durch Kunden Reklamationswesen 43 Kennzahl zur Bewertung der Prozeßleistung aus Mitarbeitersicht Verbesserungsvorschläge, Einsparungen - Schulungsmaßnahmen, Schulungserfolg Krankenstand, Kündigungen Definition Kennzahlen Produktivität: 140% 130% 120% 110% 100% Produktivität Ziel Eingriffsgrenze 90% 80% Nov 04 Dez 04 Jan 05 Feb 05 Mrz 05 Apr 05 Mai 05 Jun 05 Jul 05 Aug 05 Sep 05 Okt 05 44

23 Definition Kennzahlen Bestände: Bestände Erzeugnisse Ziel Eingriffsgrenze Nov 04 Dez 04 Jan 05 Feb 05 Mrz 05 Apr 05 Mai 05 Jun 05 Jul 05 Aug 05 Sep 05 Okt Kennzahlen Definition von Kennzahlen Name: Beschreibung: Datenbasis: Berechnung: Einheit: Messintervall: Veröffentlichung: Version / Datum: Ausschuss Q4 Teile, die eine maßliche Abweichung haben und nicht nachgearbeitet werden können. Die Teile werden verschrottet. SAP, Transaktion ZRPPXX10 % monatlich 1.0 / Menge _ Ausschuss _ Arbeitsplätze 100 = Aussschuss(%) gefertigte _ Menge _ Arbeitsplätze PKZ, Aushang mech. Fertigung Kostenstellen 0,80% 0,70% Beispieldarstellung Qualität / Ausschuss 0,60% 0,50% 0,40% 0,30% Ausschuss Ziel Eingriffsgrenze 0,20% 0,10% 0,00% Jul 04 Aug 04 Sep 04 Okt 04 Nov 04 Dez 04 Jan 05 Feb 05 Mrz 05 Apr 05 Mai 05 Jun 05 46

24 Reifegrad der Systeme in der Anwendung Bewertung des Systems mittels Reifegradmodell Reifegrad der Managementsysteme in der Anwendung: Nachweisbare Erfolge KVP Prozesse, Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen Aktives Prozessmanagement Zielverfolgung über Kennzahlen Implementierung Erfüllung der Minimalforderungen Aufbau des Systems 47 Ablaufschema interne Audits Vorbereitung Durchführung Auditorenauswahl Terminierung Historie betrachten Quellenstudium Befragung Stichproben Nachweise Feedback Erfahrungsaustausch Nachbereitung Protokoll Maßnahmen Verbindlichkeit Terminierung Überwachung der Umsetzung 48

25 Ablaufplan interne Audits Jährliche Planung: Alle Prozesse werden mind. 1 x jährlich auditiert Prozesseigner ist der Auditierte Auditoren sind aus unabhängigen Bereichen Auditoren haben alle eine zusätzliche Lenze interne Qualifizierung durchlaufen Vorbereitung auf Basis: Auditplan Organigrammen Prozessidentifikationen Prozesskennzahlbereichten 49 Ablaufplan interne Audits (2) Durchführung Interview des Prozessverantwortlichen Hinterfragung der Zielvorgaben hinsichtlich Verbindlichkeit und Berücksichtigung der Kundenerwartung Interview der Prozessbeteiligten vor Ort Überprüfung übergeordneter Prozesse (z.b. Schulungen, Umweltschutz, Arbeitssicherheit, Risikomanagement) 2-3 Std. 50

26 Ablaufplan interne Audits (3) Interview und Begehung: Analyse der Prozesse Art und Anzahl und Sinn und Zweck der Kennzahlen Messung, Überwachung System zur Verbesserung (KVP), Nachweise Prozesssteckbrief (e), Kennzahlen Berichtswesen (intern, Prozesskennzahlenbericht) Umsetzungsbeispiele 51 Ablaufplan interne Audits (4) Abschluss Zusammenfassung der Ergebnisse im standardisierten Bericht Umsetzung der Korrekturmaßnahmen Aufnahme des Erreichten in das Lenze Reifegradmodell 52

27 Kontakt Lenze AG Lenze AG Managementsysteme Hans-Lenze-Straße Aerzen Telefon +49 (0)5154/ Telefax +49 (0)5154/ Internet : Dipl.-Ing. Detlef Kohlmeier 54

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