Toolbox Changemanagement Ein kleiner Auszug zum Schnuppern

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1 Toolbox Changemanagement Ein kleiner Auszug zum Schnuppern Change-Toolbox

2 Übersicht Struktur der Toolbox Analyse & Diagnose Konzeption & Planung Implementierung Stabilisierung & Evaluation Elemente: Elemente: Elemente: Elemente: Voraussetzungen zur Initiierung des Prozesses schaffen Realistische,klar formulierte Vision & Zielsetzung Geplante Veränderungen werden entsprechend der Strategie eingeführt Veränderte Strukturen & Prozesse werden nachhaltig institutionalisiert & verankert Beschreibung der IST- Situation bzw.diagnose/ Analyse der Symptome Führungskoalition/ gemeinsames Commitment Gemeinsames Problembewusstsein / Dringlichkeit herstellen Berücksichtigung psycho-sozialer Wirkmechanismen Ressourcenplanung Klare Projektorganisation & Verantwortlichkeiten Ermöglichung schneller Erfolge (Teilziele planen) Prozessorientierte Unterstützung der Stakeholder Hilfe zur Selbsthilfe & Bereitstellung von Ressourcen Ggf. prozessorientierte Anpassung der Strategie Fortlaufende Evaluation Angemessene, zeitnahe Kommunikation auf & zwischen allen Ebenen Erreichung der Ergebnis- & Prozessziele ist anhand der definierten Kriterien bestimmt Anpassungen der veränderten Parameter aufgrund der Evaluation sind ggf. erfolgt Die Umsetzung der veränderten Parameter wird systematisch positiv verstärkt Wissensmanagement & Qualitätssicherung Übersicht Interventionen Übersicht Tools 2 Erklärungsmodelle & Psychologische Phänomene Grundannahmen & Vorgehen im Prozess

3 Übersicht: Interventionen pro Phase Analyse & Diagnose Konzeption & Planung Implementierung Stabilisierung & Evaluation Bedarfserhebung Erfassung der Veränderungsbereitschaft Aktenstudium Erstes Kennen lernen im Projektteam Kick-off-Workshop für das Projektteam Kick-off Gesamtprojekt Supervision & prozessbegleitende Projektarbeit Training Lessons-learned Workshop Ergebniskontrolle/ Controlling von Kennzahlen (Projekt) Review - (Workshop) Rollenklärungs-Workshop zur Projektorganisation zwischen Linie und Projektteam Visions-Workshop Integrationsmaßnahme Changewerkstatt Info-Hotline Mailing Systematisches Wissensmanagement Weiterführende Qualifizierungsmaßnahmen Auswahlprozess neuer Rolleninhaber Teambildung Teamentw. Teambildung Teamentwicklung Soundingboard Coach-the-Coach Train-the-Trainer Coach-the-Coach Train-the-Trainer Coaching von Führungskräften Schnittstellen-/ Prozess- Workshop 3 Erklärungsmodelle & Psychologische Phänomene Übersicht: Tools Zurück zur Übersicht

4 Erfassung der Veränderungsbereitschaft Was bedeutet Erfassung der Veränderungsbereitschaft? Was ist der Anlass? Um Veränderungen im Unternehmen wirkungsvoll einführen und umsetzen zu können, muss bei den Betroffenen eine Bereitschaft hierfür vorhanden sein. Verschiedene Merkmale des Verhaltens und der Einstellung von Menschen können als Indikatoren für die aktuelle Veränderungsbereitschaft bzw. deren Gegenteil, die sogenannte Behagliche Zufriedenheit herangezogen werden: Erkennen der Notwendigkeit für Veränderungen resultiert in Beschuldigungen Die Organisation konzentriert sich auf Kleinigkeiten statt auf die wichtigen Themen Die Kultur sendet unterschwellige Signale von Erfolg Feedback zu Leistungen läuft ausschließlich intern, Rückmeldung von Zulieferern und Kunden wird vermieden Verantwortliche verschieben oder kippen die Veränderung Wer ist verantwortlich? Projektleitung Veränderungsmanager Wer sind Beteiligte? Führungskräfte Betroffene Zielgruppen Welche Ziele verfolgt die Erfassung der Veränderungsbereitschaft? Erfassung des IST-Zustandes und entsprechende Ableitung von Maßnahmen, um die erforderliche Dringlichkeit, d.h. die Bereitschaft, die Veränderung voranzutreiben bzw. mit zu tragen, herzustellen Sichtbarmachen der vorhandenen Bereitschaft, nachhaltig an der Veränderung zu arbeiten, um realistische Prognosen für den Verlauf machen zu können 4 Erklärungsmodelle & Psychologische Phänomene Ablauf Beispiel Übersicht: Tools Zurück zur Übersicht

5 Kick-off Workshop für das Projektteam Was ist ein Projektteam-Kick-off Workshop? Ein erster Workshop zu den inhaltlichen Anforderungen eines Projekts Schwerpunkte sind das Verstehen der Projektziele und die Definition von Aufgaben für die einzelnen Projektmitglieder Was ist der Anlass für einen Projektteam-Kick-off Workshop? Start einer neuen Projekts / Teilprojekts Wer ist verantwortlich? Projektleiter Wer sind Beteiligte? Teammitglieder Auftraggeber des Projekts Welche Ziele verfolgt ein Projektteam-Kick-off Workshop? Die Rollen im Team sind klar definiert Die Teammitglieder kennen ihre Aufgabenpakete Die Ziele und Rahmenbedingungen des Projektes sind kommuniziert, diskutiert und verstanden Offene Fragen der Teilnehmer sind aufgenommen und adressiert Die Teilnehmer sind motiviert, die Aufgaben anzugehen 5 Erklärungsmodelle & Psychologische Phänomene Ablauf Beispiel Übersicht: Tools Zurück zur Übersicht

6 Supervision & prozessbegleitende Unterstützung des Projektteams Was ist eine prozessbegleitende Unterstützung/ Supervision? Prozessbegleitende Unterstützung ist die Beratung der verantwortlichen Teilprojektleiter und -mitglieder in Fragen der Gestaltung von Veränderungsprozessen. Was ist der Anlass für eine Supervision des PT? Hohe Komplexität des Projektumfeldes bzw. der Inhalte Unzureichende Erfahrung oder Expertise der PL Wer ist verantwortlich? Projektleiter Berater Welche Ziele verfolgt eine Supervision des PT? Beratung zu Rahmenbedingungen, Ziele und Auftrag, Stimmungen im Team, Rolle der einzelnen Teammitglieder Moderation von Workshops und Veranstaltungen Sammeln übergreifender Bedarfe der einzelnen Teilprojekte Coaching und Beratung in Konfliktsituationen Wer sind Beteiligte? Teilprojektleiter Teilprojektteammitglieder 6 Erklärungsmodelle & Psychologische Phänomene Ablauf Beispiel Übersicht: Tools Zurück zur Übersicht

7 Ergebniskontrolle/ Controlling von Kennzahlen Was ist Ergebniskontrolle/ Controlling von Kennzahlen? Unter Ergebniskontrolle versteht man die Überprüfung der Zielerreichung im Verlauf des Prozesses. Hierzu werden bei der Zieldefinition zu Beginn Messkriterien oder sogenannte Kennzahlen festgelegt. Diese Kennzahlen werden kontinuierlich während des Veränderungsprozesses und schließlich am Ende überprüft, um den jeweiligen Grad der Zielerreichung festzustellen. Was ist der Anlass für eine Ergebniskontrolle? Jede Festlegung von Zielen, Strategie und Maßnahmen erfordert gleichzeitig die Festlegung von Kennzahlen zur Ergebniskontrolle Wer ist verantwortlich? Projektleiter/ -verantwortliche Sponsoren Ggf. ProjektmitarbeiterInnen Welche Ziele verfolgt eine Ergebniskontrolle? Überprüfung der Einhaltung von Meilensteinen und damit Steuerung des Projektes Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen Ermöglichung der Anpassung von Maßnahmen im Falle ungenügender Wirksamkeit Überprüfung und Darstellung der Zielerreichung (i.s. der Wirksamkeit) in Zahlen, Daten, Fakten Ermöglichung der Kommunikation des Grades an Zielerreichung (i.s. von Wirksamkeit bestimmter Maßnahmen und Projektfortschritt) 7 Erklärungsmodelle & Psychologische Phänomene Ablauf Beispiel Übersicht: Tools Zurück zur Übersicht

8 Übersicht: Tools Was verstehen wir unter Tools? Ein Tool ist eine Maßnahme bzw. ein Instrument, das im Rahmen bestimmter Interventionen zur Anwendung kommt. So hilft eine Datenbank (= Tool) z.b. dabei, Systematisches Wissensmanagement (= Intervention) zu ermöglichen. Aufstellungsarbeit Handbuch Patensystem Business Case - Analyse (Halb-) Standardisiertes Interview Projekt Score Card Checkliste Interventionsarchitektur Projektstatusgespräch Datenbank Kommunikationskonzept Projektstrukturplan Entscheidungsmatrix Kosten-Nutzen-Analyse Projektumfeldanalyse Fragebogen Kompetenzprofile Shadowing Großgruppenmethoden Workshop 8 Zurück zur Übersicht

9 Projektumfeldanalyse Wozu dient eine Projektumfeldanalyse (PUA)? Um alle Personen, Interessensgruppen und Umfeldfaktoren (die vom Projekt in irgendeiner Weise betroffen bzw. daran interessiert bzw. dieses beeinflussen können), sowie ihre Beziehung (Qualität) zum Projekt sichtbar zu machen. Sie stellt gleichzeitig die Basis für eine Interventionsarchitektur (kommunikations- und Beteiligungskonzept) dar. Ablaufschritte: 1. Alle Personen, Gruppen und Umfeldfaktoren, die vom Projekt betroffen sind am Projekt interessiert sind (am Erfolg oder Misserfolg) den Projektverlauf und erfolg beeinflussen (können) sammeln 2. Deren Nähe/ Distanz zu Projekt/ Veränderungsvorhaben räumlich darstellen 3. Deren angenommene Haltung zum Projekt (Hoffnung, Befürchtung, Annahmen, Motivation), sowie bekannte Verluste und Gewinne durch die Veränderung erarbeiten 4. Notwendige Maßnahmen für das Kommunikations- und Beteiligungskonzept sind abgeleitet Zu beachten beim Einsatz: Die PUA wird im Laufe eines Change Management Projektes mehr als ein Mal durchgeführt Bevor das Projekt gestartet wird, sollte eine grobe PUA gemacht werden Sobald alle Projektbeteiligten benannt und die Projektstruktur (z.b. Teilprojekte) steht, wird eine detaillierte PUA durchgeführt Eine PUA sollte im Projektteam bzw. mit Repräsentanten der Betroffenen erarbeitet werden 9 Erklärungsmodelle & Psychologische Phänomene Ablauf Beispiel Übersicht: Tools Übersicht: Zurück zur Übersicht Interventionen

10 Kommunikationskonzept Wozu dient ein Kommunikationskonzept? Möglichkeiten der Zusammenarbeit oder auch Konfliktpotentiale frühzeitig zu erkennen Abbau von Unsicherheiten und Widerständen der Betroffenen Optimierung der Akzeptanz und Umsetzung der Prozesse Inhalte: Identifizierung und Zuordnung relevanter Zielgruppen Analyse der Bedarfe der Zielgruppen bzgl. Kommunikation im Veränderungsprozess Planung & Bereitstellung geeigneter Kommunikationswege Erstellen eines Kommunikationsplans: Wer wird worüber wann in welcher Weise von wem informiert bzw. mit wem etc. wird kommuniziert? Zielgruppenadäquate, kontinuierliche, jeweils zeitnahe und umfassende Kommunikation mit allen Betroffenen im Verlauf der Veränderungen Regelmäßige Überprüfung der Effektivität der gewählten Kommunikationswege und medien. Zu beachten beim Einsatz: Wer sind meine Zielgruppen? Welches Vorwissen haben die verschiedenen Zielgruppen? Über welchen Zeitraum muss Kommunikation erfolgen? Von wem sollte jeweils was kommuniziert werden? Balance zwischen persönlicher und nicht-persönlicher (z.b. Workshop vs. Intranet-Forum) Kommunikation 10 Erklärungsmodelle & Psychologische Phänomene Ablauf Beispiel Übersicht: Tools Übersicht: Zurück zur Übersicht Interventionen

11 Erklärungsmodelle & psychologische Phänomene im Rahmen von Veränderungen Erklärungsmodelle bzgl. Grundannahmen und Phänomene in Veränderungsprozessen Komfortzonen-Modell 4 Zimmer der Veränderung Transitionkurve Konstruktiver Umgang mit Widerstand Transaktionsanalyse: Ich- Zustände in den Phasen der Veränderung Phasen des Übergangs 4 Grundsätze von Widerstand Rollenmodell Organisationskultur: Modell von E. Schein Facetten der Organisationskultur Dreieck der Verhaltensänderung Interventionsebenenmodell Allgemeine Modelle & psychologische Phänomene: Systemische Prinzipien Dimensionen von Komplexität H.D.I.Modell Themenzentrierte Interaktion Phasen des Übergangs Belbin Teamrollen Dreiecksvertrag Riemann-Thoman-Typologie Prozesse in Teams Teamphasen-Modell Stress-Coping-Strategien 11 Zurück zur Übersicht

12 4 Zimmer der Veränderung Was sind die 4 Zimmer der Veränderung? Zimmer 1: Die Zufriedenheit Wir sind zufrieden mit uns und der Umwelt. Wir genießen die Harmonie und lassen es uns gut gehen. Bis ein Ereignis, häufig kommt es von außerhalb und wir haben keinen Einfluss darauf, uns aus dieser Zufriedenheit stößt. Durch eine Einwegtür gelangen wir ins Zimmer 2. Zimmer 1: Zufriedenheit Zimmer 2: Die Verneinung Die Verneinung ist unsere erste Reaktion darauf, nicht mehr zufrieden sein zu dürfen, sondern uns verändern zu müssen. Nein! Nein, ich will nicht! Nein, lass mich sein! Nein, es war doch gerade so gemütlich. Je heftiger die Umstände beim Verlassen des Zimmers 1 sind, desto heftiger wird auch das Nein beim Ankommen im Zimmer 2 sein. Zimmer 2: Verneinung Zimmer 4: Erneuerung Zimmer 4: Erneuerung Zimmer 4 kann nur durch Akzeptanz der Veränderung betreten werden. Dann wirkt dieses Zimmer wie ein Zauber: das Selbstbewusstsein kehrt zurück und das Leben ist wieder lebenswert. Zufriedenheit stellt sich wieder ein und wir befinden uns wieder im Zimmer 1. Zimmer 3: Verwirrung Zimmer 3: Verwirrung In der Phase der Verwirrung fehlt die Orientierung. Man hat den Boden unter den Füßen verloren und weiß nicht, wie es weitergehen soll. Menschen in dieser Phase haben u.u. Zweifel an sich selbst, sie sind ratlos und sie sehen keine Zukunft für sich. 12 Erklärungsmodelle & Psychologische Phänomene Zurück zur Übersicht

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