Herzlich Willkommen im Hilfedokument des BusinessPlanner.Net:

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1 Herzlich Willkommen im Hilfedokument des BusinessPlanner.Net: Für Unternehmer ist es wichtig, optimistisch und vertrauensvoll in die Zukunft zu blicken. Damit die künftige wirtschaftliche Entwicklung realistisch eingeschätzt und die finanzielle Stabilität sprich die Liquidität des Unternehmens aufrecht erhalten werden kann, sind jedoch verlässliche Zahlen die unbedingte Voraussetzung. Zahlen aus der Vergangenheit sind nur bedingt aussagekräftig selbst wenn sie aus der Bilanz und der Erfolgsrechnung stammen; denn zukunftsorientiert Ereignisse werden dort nicht berücksichtigt. Eine integrierte Planung liefert Ihnen genau diese zukunftsrelevanten Informationen. Um alle Planungsanforderungen abdecken zu können, wurden im BusinessPlanner.Net Datenbanklogik, die neueste Technologien und eine einfache, intuitive Benutzersteuerung zu einer harmonischen Einheit verbunden. Assistenten und Planungsinstrumente helfen Ihnen bei der Umsetzung und vereinfachen Ihren Budgetierungsprozeß. So kommen Sie schnell und fehlerfrei zu Ihrer Liquidität. Die übergeordneten Kapitel in diesem Hilfedokument sind: Workflow Übersicht Die wichtigsten Themen um Ihre Planung Schritt für Schritt nachvollziehen zu können. Navigation Orientieren Sie sich im BusinessPlanner und lernen Sie die wichtigsten Navigationsmöglichkeiten, sowie Ansichtsdefinitionen kennen. Datenimport Erstellen von Salden- und Zuordnungsliste, Durchführung des Import für die Istdatendarstellung. Planung Planungswerkzeuge und Assistenten Auswertung Interne Auswertungen und Berichtsheft 1

2 Benutzerverwaltung Berechtigungen und Benutzergruppen 2

3 BusinessPlanner.Net Hilfe Workflow Übersicht Die Hilfe soll Sie bei Ihrer Planerstellung und Ihrem Budgetierungsprozeß unterstützen. Das Dokument ist themenspezifisch aufgebaut, wir hoffen, daß Ihnen dieser Aufb au hilft. Benötigen Sie beispielsweise Unterstützung beim Bilden einer Gruppensumme, klicken Sie bitte auf die "Struktur anpassen" uä. / Um Hilfe zu einem der Assistenten zu erhalten, klicken Sie bitte auf das gewünschte Icon: Planungsthemen. Planungsgrundlage. Planungshilfen/ "Best Practice". Firma/ Plan anlegen und verwalten. Auswertung/ Berichtswesen. Struktur anpassen. Konsolidierung. Datenimport. Benutzerverwaltung. Ansichten. Modellverwaltung. Grafiken. Szenarioplanung. Fremdwährung und -sprachen. Erwartungsrechnung Migration: Übernahme von vorhandenen Plandokumenten aus dem Vorsystem Funktionstasten ermöglichen Ihnen den direkten Ausruf wichtiger Funktionen: Aufruf der Hilfe Datenherkunft anzeigen Feld editieren Eigenschaften einblenden Aktuelle Position grafisch darstellen Berechnungslauf für Plandaten starten Mittels Strg.F9 berechnen Sie, zusätzlich zu den Plandaten, Ihre Istdaten 3

4 Navigieren im BusinessPlanner.Net: Hier möchten wir Sie mit den wichtigsten Navigationselementen des Programms vertraut machen. Einführung: Da es sich um ein Datenbankprogramm handelt, ist kein Speicherbutton notwendig. Die Datenbank speichert jede Änderung zeitgleich und automatisch. Die Auslastung der Datenbank können Sie am unteren rechten Rand des Programms ersehen. Ist gerade ein Vorgang in Bearbeitung sehen Sie dort einen sich drehenden Kreis. Ist die Datenbank "im Ruhezustand" wird 'Warteschlange' angezeigt. Kommt es zu einem Fehler wird dieser entweder mit einem roten Punkt (schwerwiegend) oder einem orangen Punkt (Information) angezeigt. Mittels Klick auf den sich drehenden Kreis werden die in der Warteschlange bereits erledigten bzw. noch offenen Aufgaben angezeigt. Mittels Klick auf den roten bzw. orangen Punkt erhalten Sie mehr Informationen bzw. können diese an den Kundensupport weiterleiten: wir unterstützen Sie gerne! Nachdem Sie das Programm gestartet haben, können Sie die Oberfläche anpassen. Sie können die Menüleiste zusammenklappen (F11) und alle Fensterelemente über die Fader (siehe Screenshot) aus- bzw. einblenden. Dies hat den Vorteil, dass Sie aktuell nicht benötigte Fenster aus Ihrem Arbeitsbereich entfernen können, jedoch keine Mühe haben, diese wieder einzublenden, wenn sie wieder benötigt werden. Für eine Vereinfachung des Arbeitsprozesses können im BusinessPlanner unterschiedliche Ansichten eingestellt und individuell gestaltet werden. Finden Sie hier alle möglichen Planbereichsansichten. Im Reiter 'Start' finden Sie alle planabhängigen Menüpunkte. Sie können Firmen und darin Pläne anlegen, alte Pläne migrieren, vorhandene Pläne importieren bzw. exportieren, sowie Ihre Struktur anpassen. Im Reiter 'Planungszeitraum' erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtplanlänge und können diese Verlängern/ Verkürzen. Weiters können Sie den Berechnungsbeginn verändern und die Bildschirmanzeige (von/bis) steuern. 4

5 Im Reiter 'Ansichten' finden Sie das Eigenschaftenblatt, die Grideinstellungen, sowie die Modellverwaltung und alle ansichtsabhängigen Menüpunkte wie beispielsweise die Sprachenauswahl, das "Spalten einblenden" Menü und alle Ansichtsdefinitionen (Vergleich, Einzeldatenkategorie uä.). Über den Reiter 'Auswertungen' können Sie die aktuelle Seitenansicht ausdrucken, die internen Standardberichte aufrufen oder einen individuellen Bericht erstellen. Im Reiter 'Planwerkzeuge' finden Sie alle dem Plan zugeordneten Werkzeuge (Planbereiche, Datenkategorien, Dimensionen, Datenimport, Assistenten, Steuern und Konsolidierung) - falls Sie mit ausgeblendeter Firmen- und Planverwaltung arbeiten möchten um Ihren Arbeitsbereich zu vergrößern. Über die Zoomfunktionen können Sie sowohl Ihren Arbeitsbereich (Workspace), als auch die Schriftart (Font) beliebig vergrößern bzw. verkleinern. Informationen hinterlegen: Sie haben die Möglichkeit für jede Position und jeden Planbereich eine Notiz/ Information zu hinterlegen. Klicken Sie hierfür auf das Infoicon. Um für eine Position eine Notiz/ Information zu hinterlegen, müssten Sie diese vorerst über Ansichten/ Spalten einblenden - Beschreibung im Grid einblenden. 5

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7 Mittels Klick auf den Fader (mouse-over-effekt: in Orange wenn aktiv); werden die äußeren Fenster (im abgebildeten Screenshot die Fenster Eigenschaften und Firmenverwaltung) "hinausgeschoben". Der Fader wird weiterhin angezeigt. D.h. Sie können alle "hinausgeschobenen" Fenster mittels Klick auf den Fader wieder einblenden. Das Menü "Neu" zeigt per Klick auf den Pfeil alle für die aktuelle Auswahl möglichen Neuanlagen. Der Pfeil ist nur bei all jenen Menüpunkten vorhanden, die mit Mehrfachfunktionen hinterlegt sind (zb Einfügen, Berechnen etc). 7

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9 Beispiel für die dynamische Anzeige der Eigenschaften: Ist der Planname markiert, werden die Eigenschaften des Plans angezeigt. Das Grid (Arbeitsbereich, der die Positionen, Spalten und Perioden beinhält) dient der Werteeingabe. Unter Planbereich versteht man im Standardmodell die Bereiche Erfolgsrechnung, Aktiva, Passiva, Finanzplan, CashFlow und Kennzahlen. Dimensionen bieten die Möglichkeit eine weitere Datenebene für einen bestehenden Planbereich zu erstellen. 9

10 Auch das Modell kann individuell angepasst werden. Die Darstellung aller positionsabhängigen Eingabehilfen (Assistent für die Aktuelle Position, Externer Datenzugriff, Menge x Preis, Formel, Zahlungsziel, Lager etc) können Sie im Eigenschaftenblatt aktivieren. Auch alle Einstellungen betreffend Modellbau (Planungsformel, Verknüpfungen etc.) werden über die Eigenschaften definiert. 10

11 Alle anzeigeabhängigen Eigenschaften (Formate, Kommastellen etc) definieren Sie in den Allgemeinen Eigenschaften (Reiter Ansichten). Bereiche zusammenziehen: 11

12 Sie finden in vielen Arbeitsmasken (Assistenten, Datenimport) Pfeilchen, die es Ihnen ermöglichen einen Teil des Fensters zusammen zu klappen. Auf diese Weise können Sie sich mehr Raum für die Anzeige der übrigen Maske schaffen. In diesem Screenshot sind die Bereiche Datenquelle und Zuordnung zusammengeklappt, um die Saldenliste optimal lesen zu können. 12

13 Planungsgrundlage: Logik des BusinessPlanners Grundsätzlich werden im BusinessPlanner im Istdatenbereich der Bilanz nur die Stände erfasst (die Eingabe ist im Ist daher nur in den Standzeilen möglich). In der Planung erfassen Sie Bilanzseitig nur die Bewegungen (Zugang/ Abgang). In der Erfolgsrechnung werden immer nur Bewegungen erfasst. Um Ihre Planung optimal aufzusetzen empfehlen wir Ihnen vorab den Import Ihrer Istdaten. Optimaler weise das gesamte Vorjahr (GuV seitig können Saisonalisierungen für die Planung herangezogen werden), zumindest jedoch die Schlussbilanz. 13

14 Bilanzseitig werden die Iststände in die Planung übernommen und bilden damit die Basis für Ihre Planung. 14

15 In der Folge wird die Planbilanz mit den aus der Erfolgsrechnung kommenden Werten, unter Berücksichtigung der jeweiligen Zahlungsziele und der in der Bilanz erfassten Werte (zb Investitionen) berechnet. 15

16 Planbereichsansichten Die unterschiedlichen Ansichtsoptionen finden Sie im Reiter Ansichten. In der Standardansicht werden Ihnen die Istdaten bis zum gesetzten Berechnungsbeginn und ab Diesem die Plandaten angezeigt. Den Berechnungsbeginn wird bei der Plananlage definiert. In der Lasche Planungszeitraum kann dieser jederzeit adaptiert (vor- /zurückgeschoben) werden. Das Vorschieben des Berechnungsbeginn ist vor allem nach dem Einspielen der laufenden Istdaten sinnvoll. Durch das Vorschieben werden die restlichen Planperioden auf Basis der neu eingespielten Istwerte berechnet - dadurch ergibt sich automatisch eine Erwartungsrechnung (Forecast). 16

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18 Bei Auswahl von Einzelkategorien sieht man zuerst alle Istperioden und anschließend alle Planperioden - ohne Bezugnahme auf den Berechnungsbeginn. Beim Vorperiodenvergleich wird das aktuelle Jahr mit dem Vorjahr verglichen. Sie können aus allen vorhandenen Datenkategorien auswählen. 18

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20 Planen Sie mit Dimensionen (zb Filialen, Profitcenter), können Sie mit dem Dimensionsvergleich alle Dimensionen für ein gewünschtes Monat gegenüber stellen. 20

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22 Bei der Auswahl von Vergleich können Sie für das aktuelle Jahr zwei vorhandene Datenkategorien miteinander vergleichen. 22

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24 Über "Spalten einblenden" können Sie sich zusätzliche Spalten einblenden lassen, um Ihre Planung transparenter zu machen. Beispielsweise können Sie sich anzeigen lassen welche Positionen mittels einer Formel berechnet werden, oder sich Verknüpfungen (ist eine hinterlegt, woher kommt sie, wohin geht sie?) anzeigen lassen. Klicken Sie hierfür auf "Spalten einblenden" - sobald die entsprechende Checkbox markiert ist, wird die Spalte sofort eingeblendet. Ebenen: Jede BusinessPlanner Position liegt auf einer bestimmten Ebene und kann dadurch beliebig aus- und eingeblendet werden. Möchten Sie die Ebenenzuordnung überarbeiten/ ändern, blenden Sie zuerst die Spalte Ebenen über "Spalten einblenden" ein und überschreiben die vorhandene Ebenenzuordnung der Position. Anschließend können Sie über das Menü Ebenen die gewünschte(n) Positionen aus-/einblenden. 24

25 Auf die Ebenen Zuordnung können Sie auch in den Auswertungen zugreifen! Bildung der Quersumme: Die Quersumme errechnet über den eingestellten Zeitraum, die Summe aller Einzelwerte einer Position. Die Quersumme kann über "Spalten einblenden" dargestellt werden. Mittels Doppelklick auf das Icon wird das Eigenschaftenfenster geöffnet und die gewünschte Quersummenberechnung kann ausgewählt werden. Bitte beachten Sie, dass die Bildung der Quersumme nicht automatisch mit der Planbereichsansicht zusammenhängt. Auf Wunsch kann der Quersummentyp pro Position angepasst werden. 25

26 Der Quersummentyp "Stand" wird für die Bilanz verwendet (Anzeige des Standwertes des letzten Monats in der Quersummenspalte) Bei Auswahl von "Durchschnitt" bzw. "gewichteter Durchschnitt" wird dieser über alle Monate berechnet (auch 0 Werte), wobei der gewichtete Durchschnitt dann zur Anwendung kommen sollte, wenn Sie Schwankungen ausgleichen möchten bzw. eine gemeinsame Berechnungsbasis schaffen möchten. Grafische Darstellung Sie können sich jeden Position grafisch anzeigen lassen - mittels F5 rufen Sie die Grafikfunktion auf. Die Grafik lässt sich Ihren Wünschen entsprechend anpassen (Darstellungstyp, Beschriftung, Zeitebene, Zeitraum, Währung). Sie können die Grafik in weiterer Folge auch Speichern, Drucken oder in die Zwischenablage für eine weitere Verwendung kopieren. 26

27 Modellbau Die Grundlage jedes Planes ist das "Modell". Das BusinessPlanner Standardmodell basiert auf dem Unternehmensgesetzbuch (UGB). Das Standardmodell des BusinessPlanners entsprichen dem Gesamtkostenverfahren. Die Merkmale dieses Verfahrens sind:.gliederung der Aufwendungen nach Aufwandsarten (Material, Personal, AfA).Gesamtkostenverfahren setzt bei Buchungssätzen an.einblick in die einzelnen Aufwandsarten.Dokumentation der Lagerveränderung 27

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29 Anpassungen von Modellen: Die Modelle des BusinessPlanners stellen lediglich eine Grundlage für Ihre Planung dar. Jedes Modell kann beliebig erweitert werden. Möchten Sie umfangreichere Anpassung vornehmen bzw. die Berechnungen innerhalb des Modells ändern (Beispielsweise die Berechnung des Cash - Flows; Kennzahlen etc.) würden wir uns freuen, wenn Sie uns -zwecks fehlerfreien Umsetzungkontaktieren würden! Wir unterstützen Sie gerne bei Ihren Anpassungen. Struktur und Einstellungen anpassen: Aufgrund der firmeninternen Strukturen ist es notwendig die bereits vorhandene Modellstruktur des BusinessPlanners individuell anzupassen. Hier finden Sie Informationen zur Planung auf Kostenstellenebene Da die Kurzbezeichnungen der Positionen und Planbereiche als Referenz bei Formeln, Verknüpfungen etc. dienen, darf jede Kurzbezeichnung nur einmal verwendet werden! Wird eine Position, Dimension etc. neu angelegt vergibt die Datenbank automatisch einen neuen -individuellen- Schlüssel (dieser kann von Ihnen -im Eigenschaftenblatt- manuell überschrieben werden). Hinweis!: Da jeder Plan auf einem Modell basiert müssen Sie Ihre Firmenstruktur nur einmal abbilden - anschließend können Sie den angepassten Plan als neues -individuelles- Modell abspeichern. Damit steht es Ihnen als Planbasis für jeden neuen Plan zur Verfügung! Für die Modellanpassung empfehlen wir folgende Vorgangsweise: Schritt 1: Anpassen der Bilanzstruktur Da meistens weniger Anpassungen in der Bilanz vorzunehmen sind als in der Erfolgsrechnung und auch alle Verknüpfungen (entsprechen den Buchungssätzen) von der Erfolgsrechnung in die Bilanz zeigen, sollte mit den Anpassungen in der Aktiva bzw. Passiva begonnen werden. Für die Anpassungen selbst empfehlen wir Ihnen immer eine Kopie von jener Positionen zu ziehen, die Sie neu einfügen möchten. Möchten Sie eine neue kurzfristige Verbindlichkeit einfügen, dann kopieren Sie eine bestehende kurzfristige Verbindlichkeit. Auf diese Weise übernehmen Sie alle Positionseigenschaften automatisch und müssen keine manuellen Anpassungen vornehmen. Verwenden Sie hierfür die Funktionstaste F3. Im Unterschied zur normalen Kopierfunktion (entweder Strg. C/ Strg. V oder die Funktion Kopieren/ Einfügen über das rechte Maustastenmenü) werden mittels F3 auch alle Positionseigenschaften, wie Verknüpfungen, Steuersatz etc. mitkopiert. 29

30 Schritt 2: Anpassen der Erfolgsrechnung Meist sind die Anpassungsarbeiten für diesen Planbereich wesentlich umfangreicher. Wir empfehlen Ihnen auch für diesen Planbereich die Modellanpassung mittels F3. Wurde die Bilanz zuvor angepasst haben Sie nun den Vorteil, dass Sie Verknüpfungen (von der Erfolgsrechnung in die Bilanz), die aufgrund der detaillierteren Struktur geändert werden müssen, bereits jetzt anpassen können. 30

31 Markieren Sie die Position deren Verknüpfung Sie ändern möchten und klicken anschließend auf das Verknüpfungsicon im Reiter 'Ansichten'. Das Verknüpfungsfenster wird eingeblendet. Wenn Sie auf die Zielposition oder die Kurzbezeichnung der Zielposition klicken öffnet sich eine PopUp Maske, aus der Sie zuerst den richtigen Planbereich und anschließend die gewünschte Position auswählen können. 31

32 Ist noch keine Verknüpfung vorhanden wählen Sie bitte über das rechte Maustastenmenü "Neu" aus. (Oder Sie klicken im Reiter 'Start' auf Neu) 32

33 Schritt 3: Einfügen von Gruppen- und Zwischensummen Die Zuordnung untergeordneter Positionen zu einer gewünschten Summe wird mittels Baumstruktur vorgenommen. Die Einrückung und Anordnung (=Reihenfolge) der Positionen bestimmt in welche Summe sie hinein gerechnet werden. Um eine Gruppen- oder Zwischensumme einzurichten müssen zunächst die Unterpositionen (mittels Kopieren) eingefügt werden. Anschließend fügen Sie die Position ein, die Ihre Summenzeile werden soll. Hier empfehlen wir Ihnen über das rechte Maustastenmenü eine neue Zeile einzufügen. 33

34 Sobald die neue Position eingefügt wurde, können Sie im Eigenschaftenblatt (oder auch direkt im Grid) den Namen (und auf Wunsch auch die Kurzbezeichnung) editieren. Damit die Gruppensumme korrekt rechnet muß als Planungsformel "Gruppensumme" definiert werden. Alle weiteren Eigenschaften werden vom Programm bereits vorab korrekt gesetzt. Wenn gewünscht können Sie über das Pulldown Menü 'Format' ein neues Format zuordnen. 34

35 Jetzt müssen Sie nur noch die Positionen, welche die Summe bilden sollen, einzeln markieren und mittels Pfeiltasten um eine Ebene einrücken. Damit werden diese Positionen automatisch in der neue Position als Summe zusammengefasst. 35

36 Die Positionen BE100_2, BE100 und BE100_3 sind eingerückt und bilden damit in ZS eine Zwischensumme. Da die Position BE nochmals übergeordnet ist (=weiter links steht) bildet BE die Summe über alle Positionen. Sie erkennen die Gruppensummen auch am Dreieckssymbol vor dem Namen der Position. Wir empfehlen Ihnen nicht die Logik der Modellstruktur zu ändern. Möchten Sie gewissen Positionen nicht angezeigt bekommen, blenden Sie diese aus, anstatt diese zu löschen. Bilanzpositionen sind oftmals 2- oder 3teilig. Aus diesem Grund werden, beim Einfügen von Positionen mittels F3, auch die entsprechenden Unterpositionen mitkopiert und anschließend eingefügt. 36

37 Dieser Aufbau ist für die richtige Berechnung des Planes ausschlaggebend! Möchten Sie umfangreiche Veränderungen in der Modellstruktur bzw. in den Berechnungen (beispielsweise Kennzahlen und Cashflow) vornehmen helfen wir Ihnen gerne. Hotline Support: ++43(0)

38 Anlage eines neuen Plans: Für die Anlage eines neuen Plans markieren Sie bitte die gewünschte Firma und klicken auf die Schaltfläche Neu. Klicken Sie auf den Pfeil unterhalb von Neu werden Ihnen alle Auswahlmöglichkeiten angezeigt die im derzeitigen Kontext sinnvoll sind. 38

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40 Bei der Plananlage können Sie Ihre Vorlage (Modell), die gewünschte Basiswährung und die Periodenart (Tag, Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr) auswählen, sowie den Zeitraum bestimmen. Der Planungszeitraum kann jederzeit nachträglich in den Planeigenschaften editiert (erweitert/ verkürzt) werden. 40

41 Planung auf Kostenstellenebene Für die Abbildung Ihrer Kostenstellen- / Profitcenterplanung können Sie entweder Dimensionen oder Planbereiche verwenden. Bei identer Kostenstellenstruktur empfehlen wir Ihnen die Verwendung von Dimensionen: Der Vorteil der Dimensionen besteht darin, dass die Anpassung sehr einfach und zeitsparend ist, da die Struktur der angelegten Dimensionen immer gleich ist. (d.h. eine Änderung der Struktur einer Dimension zu tragen kommt, da lediglich eine "Wertebene" hinzugefügt wird). Dimensionsstruktur anlegen/ anpassen: Öffnen Sie die Dimensionen über die planspezifische Menüleiste aus. Über das Icon öffnen Sie die Maske. Legen Sie entweder über die Schaltfläche Neu oder, links in der Plandetailmaske über das rechte Maustastenmenü eine neue Dimension an. Vergeben Sie in der Eigenschaftenmaske der Dimension eine neue Kurzbezeichnung, Name, Präfix (diese Bezeichnung wird für die Spaltenüberschrift herangezogen) und -wenn gewünscht- eine Basiswährung für die Dimension an. Damit Sie die Dimension öffnen können, müssen Sie diese zuerst für den gewünschten Planbereich aktivieren - d.h. Sie können pro Planbereich unterschiedliche Dimensionen aktivieren. 41

42 Wechseln Sie hierfür in den Reiter Planbereiche (Icon ) und markieren Sie dort den oder die Planbereiche, für die Sie die Dimensionen freischalten möchten und klicken Sie auf das kleine Dimensionsicon rechts neben dem Planbereichsnamen. Anschließend können Sie die Dimension im Grid öffnen. 42

43 Um eine übersichtliche Struktur beizubehalten empfehlen wir Ihnen nicht benötigte Positionen in den Dimensionen auszublenden. In der auszublendenden Position wählt man im Eigenschaftenblatt die gewünschte Option aus. 43

44 Gerne unterstützen wir Sie bei der Anpassung Ihres Modells - bei Bedarf nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf! Hotline Support: ++43(0)

45 Nachdem Sie Ihre Dimensionen angelegt haben können Sie mit Ihrer Planung beginnen. Die Planung kann sowohl "top down", als auch "bottom up" erfolgen. Bottom up: Werden die Werte in der untersten Dimension erfasst, werden sie nach oben hin verdichtet. Top down: Werden die Werte auf einer kumulierten Ebene erfasst, werden Sie ebenso auf die unteren Ebenen aufgeteilt. Die Aufteilung erfolgt aliquot, gemäß der vorhandenen Werte; d.h ist eine Saisonalisierung vorhanden, wird der kumulierte Wert auf Basis der hinterlegten Saisonalisierung verteilt. Ist keine Saisonalisierung vorhanden, erfolgt die Aufteilung linear. Dimensionen in Formeln: Natürlich steht Ihnen in den Dimensionen auch alle Planungshilfen zur Verfügung. Für die Formel stehen in der Dimension besondere Funktionen zur Verfügung. Sie können eine Formel entweder für alle Dimensionen aktivieren (Markieren Sie hierfür die Checkbox ), oder nur für eine selektierte Auswahl. Klicken Sie hierfür auf den Button. Beispiel für die Umlage von Kosten in Dimensionen: Umlagebeispiele auf Basis der Bruttoerlöse. Kostenumlagen können sowohl fix als auch variabel sein. Mit der Formel Wert können Sie einen Wert einer bestimmten Dimension holen. In Klammer müssen Sie die Kurzbezeichnung der Position eingeben, sowie nach Strichpunkt die Kurzbezeichnung der Datenkategorie bzw. der Dimension. Davor ist jeweils ein $ -Zeichen zu setzen. Statt auf die Kurzbezeichnung können Sie sich auch mittels Hochkomma auf den Namen der Position - zb "Bruttoerlöse" beziehen. Syntax: WERT(Kurzbezeichnung Position, Datenkategorie, Dimension) Formel für variable Umlage: Aus der Dimension Kostenumlage (Kurzbezeichnung KU) wird das EBIT herangezogen (=Summe aller Kosten, da in der Dimension Kostenumlage nur Kosten erfasst werden) und mit den Bruttoerlösen Inland (Kurzbezeichnung BE100) der Dimension Kostenumlage multipliziert und anschließend durch die Bruttoerlöse Inland der Gesamtdimension (=Erfolgsrechnung) dividiert. Dies ergibt eine dynamische Umlage: WERT($EBIT;$KU)*BE100/$BE100 Formel für fixe Umlage:Aus der Dimension Kostenumlage (Kurzbezeichnung KU) wird das EBIT herangezogen und mit dem gewünschten Prozentsatz multipliziert. 45

46 Syntax: $Position: Liefert den Wert über alle Dimensionen Syntax: WERT ($Position; $Datenkategorie; $Dimension): Liefert den Positionswert in der angegebenen Dimension Bitte beachten Sie, dass die Werteingabe in der obersten Dimension nicht möglich ist, falls bereits in einer Unterdimension eine Formel vorhanden ist. Um sich alle Dimensionselemente nebeneinander anzeigen zu lassen wählen Sie in der Ansicht den Dimensionsvergleich aus. Bei unterschiedlicher Kostenstellenstruktur verwenden Sie Planbereiche für die Abbildung Ihrer Strukturen: Um mittels Planbereichen Ihre Kostenstellenstruktur aufzubauen empfehlen wir Ihnen zunächst die Erfolgsrechnung strukturell an Ihre Bedürfnisse anzupassen - dh. Positionen neu einzufügen/ anzupassen. Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Modellbau. Um einen Planbereich zu einem Profitcenter zu machen, kopieren und fügen Sie diesen anschließend ein. Schieben Sie den kopierten Planbereich anschließend mit den Pfeiltasten nach rechts. Das Programm fragt ab, ob Sie aus dem Planbereich ein Profitcenter machen möchten. 46

47 In den Eigenschaften des Profitcenters können Sie Kurzbezeichnung und Name vergeben. Durch das Einrichten des Profitcenters wird jede Zeile des Profitcenter automatisch auf die "Mutterposition" in der Erfolgsrechnung verknüpft. 47

48 Um eine übersichtliche Struktur beizubehalten und die Dateigröße zu reduzieren, empfehlen wir Ihnen nicht benötigte Positionen im Profitcenter zu löschen. Optische Hilfestellung: Über die Hilfsspalten WOHER/ WOHIN können Sie sich die Verknüpfungsstruktur anzeigen lassen. Die 1. Spalte zeigt WOHER die Verknüpfungen kommen, die 2. Spalte zeigt an WOHIN die Verknüpfungen "gehen". In der Erfolgsrechnung wird das Verknüpfungssymbol in beiden Spalten angezeigt, da sowohl die Verknüpfung der Position BE100 (des Profitcenters) in die Erfolgsrechnung zeigt (WOHER) und andererseits in die Aktiva (Forderungen) weiterverknüpft (WOHIN) ist. Aus dieser Verknüpfungslogik ergibt sich auch die richtige Eingabe: Die Dateneingabe muss immer in den Profitcentern erfolgen (auch der Datenimport), da die eingegebenen Werte immer nach oben verdichtet werden. Eine Eingabe direkt in die Erfolgsrechnung ist bei einer Profitcenterstruktur nicht möglich. 2 oder mehrstufige Profitcenter werden analog eingerichtet. Die Struktur der Profitcenter sollte vor der Dateneingabe, wie gewünscht, angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass Sie für den Import in Ihre Profitcenter eine eigene Zuordnungsliste benötigen. Anleitung für die Erstellung einer Kostenstellenzuordnungsliste. 48

49 Migration: Mittels Migration können Sie Ihre bestehenden Plandateien/ Modelle aus dem "alten" BusinessPlanner in die neue Version übernehmen. Bis auf einige Formeln und das Liquiditätsspektrum können alle Daten, Einstellungen und Formeln 1:1 in das neue System übernommen werden. Checkliste für eine erfolgreiche Migration: 1) Sie benötigen eine spezielle Migrations-exe für den alten BusinessPlanner um die Übergabe in das neue System zu ermöglichen. Diese steht Ihnen im BusinessPlanner Supportcenter zur Verfügung. 2) Ersetzen Sie die bestehende exe Datei des alten BusinessPlanner durch die Migrationsexe (Build 1423) 3) Öffnen Sie anschließend den neuen BusinessPlanner, markieren Sie die gewünschte Firma (in der der Plan abgespeichert werden soll) und klicken Sie im Reiter 'Start' auf Migration. Es öffnet sich ein kleines Explorerfenster - Sie befinden sich bereits im Data Ordner des alten BusinessPlanners. Öffnen Sie den Firmenordner, der die gewünschte Plandatei enthält und wählen Sie die Datei mittels Doppelklick aus. 4) Die Migration wird gestartet. Erst wenn sich der Kreis rechts unten nicht mehr dreht ist der Übernahmevorgang abgeschlossen. 5) Konnten während der Migration Teile (zb Formeln, Liquiditätsspektrum) nicht übernommen werden, wird Ihnen ein oranger Punkt nach der Migration rechts unten angezeigt. Mittels Doppelklick auf diesen können Sie sich das Protokoll anzeigen lassen und den Plan entsprechend adaptieren. Wird ein roter Punkt angezeigt, ist ein Fehler aufgetreten. Der Kundensupport hilft Ihnen diesbezüglich gerne weiter! 6) Nach erfolgter Migration wird der Plan in der ausgewählten Firma angezeigt und geöffnet. 49

50 Datenübernahme mittels Datenimport Für einen erfolgreichen Datenimport sind drei Schritte notwendig. 1) Auswerten und Anpassen des Saldenlistenformats 2) Erstellung der Zuordnungsliste(n) 3) Setzen der Einstellungen und Durchführung des Datenimports Mittels Datenherkunft kann die Richtigkeit Ihrer importierten Daten auf Kontenebene überprüft werden. Aufruf der Datenherkunft für eine Einzelposition: F7 Aufruf der Datenherkunft für den gesamten Planbereich: Strg. F7 50

51 Es werden alle vorhandenen Daten angezeigt, wie beispielsweise die FIBU - Kontonummer, der Name der Importdatei etc. Wird die Kurzbezeichnung ex Buchhaltung geändert, wird diese Information während des nächsten Imports in der Datenherkunft aktualisiert. Die Datenherkunft kann auch auf Quartal-/ Halbjahr-/ Jahressicht kumuliert werden. 51

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53 Datenimport - Auswerten und Anpassen des Saldenlistenformats Schritt 1: Format/ Struktur der Saldenliste Das Format Ihrer Saldenliste ist für den Datenimport von Bedeutung. Ihre Buchhaltungsdaten können sowohl im Excel-,als auch im Ascii Format (entspricht.csv und.txt Format) als auch mittels ODBC Verbindung direkt über Ihr Buchhaltungsprogramm in den BusinessPlanner übernommen werden. Wir empfehlen Ihnen die Kontenbezeichnung mit auszuwerten, da Ihnen diese einerseits bei der Erstellung Ihrer Zuordnungsliste hilft und andererseits in der Datenherkunft des BusinessPlanners angezeigt werden kann. Beispiel für eine Saldenliste ohne Kostenstellen Beispiel für eine Saldenliste mit Kostenstellen 53

54 In der Spalte KO-Art sind die Kontonummern aufgelistet, in der Spalte KO-ST die jeweiligen Kostenstellennummern. Anschließend folgen die monatlichen Salden. Wird auf Kostenstellenebene importiert, so muss auch eine Kostenstellenzuordnungliste (zusätzlich zur "normalen" Zuordnungliste) erstellt werden. Achten Sie darauf, dass in Ihren Importdateien (Saldenliste/ Zuordnungsliste) keine Excelfunktionen (zb Fenster fixieren, Gruppierung) aktiviert sind. Für die folgenden Buchhaltungsprogramme stehen Standardschnittstellen zur Verfügung: 54

55 RZL.htmEuroFib.htmDVO.htm Durch Anklicken des Programmlogos gelangen Sie zur Anleitung für die Saldenexport des jeweiligen Buchhaltungsprogramm. Saldenliste überprüfen: Um die Soll/Habengleichheit Ihrer Saldenliste zu überprüfen summieren Sie alle Konten der Eröffnungsbilanz; die Summe muss 0 ergeben. Die unterschiedlichen Exportformate der Finanzbuchhaltung können mit der Funktion "erweiterter Zieldefinition" per Knopfdruck in die gewünschte Form gebracht werden. Folgende Varianten sind möglich/ werden in der Regel aus den unterschiedlichen Buchhaltungssystemen geliefert: Beispiel 1) Datenexporte aus Buchhaltungsprogramm, die mit 13 Perioden arbeiten, können mittels erweiterten Zieldefinition addiert werden. Um die erweiterte Zieldefinition zu aktivieren, markieren Sie bitte die Checkbox. 55

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57 Es wird eine Eingabeleiste eingeblendet. In dieser können Sie sich beliebig auf Spalten beziehen (unabhängig von der Reihenfolge) und Berechnungen anstoßen. Um den Saldo der 13. Periode in die Periode 12 einfließen zu lassen addieren Sie die Spalten. Die Vorgangsweise für alle weiteren Perioden ist ident. (= ) Beispiel 2) Werden für die Bilanz die monatlichen Saldenbewegungen geliefert -wie im oben gezeigten Beispiel-, muss die Eröffnungsbilanz vorhanden sein. Durch Summierung der Eröffnungsbilanz und der Monatsbewegung kann das Programm den Stand eigenständig errechnen. Im Datenimport muss hierfür die Funktion "Bestand kumulieren" ausgewählt werden. Beispiel 3) Werden ein- oder mehrere Monate mit Soll- und Habenstand geliefert, kann der Monatssaldo folgendermaßen errechnet werden: 57

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59 Optimale Einstellung für den Datenimport:Die Eröffnungsbilanz ist bereits verbucht (in 01 enthalten), Bilanzseitig werden Stände, für die Erfolgsrechnung Bewegungen geliefert. 59

60 Bitte berücksichtigen Sie die Vorzeichen! Korrigieren Sie gegebenenfalls negative Werte mittels Vorzeichenwechsel in der Zuordnungsliste, da im Planungsmodell sowohl in der Erfolgsrechnung, als auch in der Bilanz mit positiven Werten gerechnet wird. Ein Vorzeichenwechsel ist damit -meistens- für alle Konten notwendig, die als Zielposition folgende Positionen haben: Aktivierte Eigenleistungen, Auflösung von Rückstellungen, Zinserträge, Dotierung von Rücklagen, alle Ertragspositionen, und Bestandsveränderung. Datenimport - Erstellung der Zuordnungsliste(n) In Ihrer Zuordnungsliste legen Sie fest, welches Buchhaltungskonto auf welche Planposition bei einem Datenimport übertragen werden soll. Dafür benötigen Sie idealerweise eine Excel-Liste mit all Ihren Konten, wobei die Kontonummer in der 1.Spalte und die Kontobezeichnung in der 2.Spalte stehen sollte. Die Zuordnungsliste kann an jedem beliebigen Ort gespeichert werden. Um die Zuordnungsliste bearbeiten zu können wählen Sie diese in der Datenimportmaske mittels aus. 60

61 Klicken Sie anschließend auf den Reiter "Zuordnung". Hier kann die Zuordnungsliste bearbeitet werden. 61

62 Mittels Klick auf die Spalte Planbereich bzw. Positionsnummer öffnet sich ein Pop-Up Menü. In diesem können Sie zuerst den Planbereich und anschließend die gewünschten Position mittels Doppelklick in die Zuordnungsliste übernehmen. 62

63 Wenn Sie in Ihrer Zuordnungsliste in der Spalte Planbereich bereits den gewünschten Planbereich eingeben (E, P oder A), so öffnet sich die Planbereichsmaske bereits in der Ansicht des angegebenen Planbereichs. Vorzeichenwechsel (Spalte VZ): Korrigieren Sie Konten, die von der Buchhaltung standardmäßig mit HABEN-Salden (Erlöskonten und Konten der Passiva) exportiert werden mittels Vorzeichenwechsel in der Spalte VZ, da im Planungsmodell sowohl aktiv- als auch passivseitig mit positiven Werten gerechnet wird. Wenn Sie mit Kostenstellen arbeiten benötigen Sie zusätzlich zur normalen Zuordnungsliste eine Kostenstellenzuordnungsliste. Beachten Sie, dass Sie im Datenimportdialog über das Pulldown-Menü statt Zuordnungsliste zuerst Kostenstellenzuordnungsliste auswählen müssen. In der Kostenstellenzuordnungsliste wird hinterlegt für welche Kostenstelle welche Zuordnungsliste verwendet werden soll und welche Kostenstelle ex Buchhaltung auf welche Kostenstelle im BusinessPlanner einfließen soll. In der Spalte Kostenstelle stehen die Kostenstellenbezeichnungen die mit der Kostenstellenbezeichnung ex Buchhaltung korrelieren. D.h. die Kostenstelle fungiert als Schlüssel. In der Spalte Zuordnungsliste wird der Speicherpfad Ihrer ("normalen") Zuordnungsliste angegeben. Sie können pro Kostenstelle eine andere Zuordnungsliste verwenden. In der Regel wird für jede Kostenstelle die gleiche Zuordnungsliste verwendet. In der letzten Zeile (im Screenshot Zeile 5) wird nochmals der Pfad der Zuordnungsliste angegeben, ohne Kostenstellenbezug. Diese wird für die Zuordnung der Bilanzkonten herangezogen. Die Angabe des Plannamens ist für die Durchführung des Kostenstellenimports nicht notwendig. 63

64 In der Spalte Dimension ist die Kurzbezeichnung der Dimensionen anzugeben, wenn Sie für Ihre Kostenstellenplanung Dimensionen, statt Planbereichen, verwenden. In diesem Beispiel wurden Planbereiche für die Kostenstellenplanung verwendet; daher ist in der Spalte Planbereich die Kurzbezeichnung des jeweiligen Profitcenters (= Technik, Verwaltung, Verleih) angeführt. 64

65 Datenimport - Setzen der Einstellungen und Durchführung des Datenimports Nachdem Sie Ihre Saldenliste und Ihre Zuordnungsliste(n) erstellt haben, kann der Datenimport durchgeführt werden. Sie öffnen den Datenimport über die planspezifische Menüleiste. Über das Icon werden Ihnen, falls vorhanden, alle bereits angelegten Datenimporte angezeigt. Mittels Doppelklick auf einen dieser Datenimporte wird dieser geöffnet. Ist noch kein Datenimport vorhanden, legen Sie entweder über die Schaltfläche Neu oder, links in der Plandetailmaske über das rechte Maustastenmenü einen neuen Datenimport an. Mittels Doppelklick auf den neuen Datenimport, öffnet sich die Detailmaske im Arbeitsbereich. 65

66 Datenquelle 66

67 Wählen Sie zunächst die Datenquelle aus. Zur Auswahl stehen: Excel: Die Saldenliste wurde im Excelformat gespeichert - Achten Sie darauf die richtige Sheetnummer anzugeben. Ascii: Die Saldenliste wurde im Ascii-Format gespeichert - Achten Sie darauf das verwendete Trennzeichen anzugeben. ODBC: Auf die Salden wird direkt mittels ODBC Verbindung zugegriffen. Plan: Die Importquelle ist ein vorhandener Plan im BusinessPlanner; für diesen Import ist keine Zuordnungsliste notwendig. Igp Plan: Die Importquelle ist ein vorhandener Plan im alten BusinessPlanner (=igp Format); so können alte Planungen ohne Migration in die neue Version des BusinessPlanners übernommen werden. Mittels Durchsuchen wählen Sie Ihre Saldenliste (Istdatenquelle) aus. Erste Zeile: Gibt dem Programm an, ab welcher Zeile die Werte eingelesen werden sollen (Wenn die erste Zeile Ihre Überschrift beinhaltet, geben Sie "2" ein. "Vorschau der Saldenliste anzeigen": Wenn Sie die Checkbox markieren, wird die hinterlegte Saldenliste geladen und in der unteren Hälfte der Datenimportmaske angezeigt. Zuordnung Über das Pulldown Menü müssen Sie vorerst auswählen, ob Sie mit oder ohne Kostenstellen arbeiten. Mittels Durchsuchen wählen Sie Ihre Kostenstellen- oder Zuordnungsliste aus. Beginn: Ab dieser Periode werden die Daten in den Plan übernommen. Beispiel: Es befinden sich Daten von 12 Monaten in Ihrer Datenbank. Wählen Sie im Pulldown-Menü "Zielperiode ab" aus - so werden bei der Durchführung des Datenimportes die Monate 01/2012 bis 12/2012 mit Werten befüllt. Datenkategorie:Auswahl in welche Datenkategorie (beispielsweise Ist/ Plan/ Szenario) importiert werden soll. Importierte Währung:Angabe der Währung, in welcher die Daten der Importdatei abgebildet sind. 67

68 Divisor:Da in der Buchhaltung Daten meist mit größerer Genauigkeit vorhanden sind, als in der Planung erforderlich, können Sie Ihre Daten mittels Divisor anpassen. Periodenwerte:Durch die Auswahl von "Initialisieren" werden alle Daten (=Positionsinhalte), die sich in den ausgewählten Importmonaten befinden, vor dem Einspielen der Importdatei gelöscht. Mittels Durchsuchen öffnet sich das PopUp Menü Durch markieren der Checkboxen können all jene Planbereiche/ Dimensionen ausgewählt werden, die initialisiert werden sollen. Mittels "Initialisieren" werden alle Daten (=Positionsinhalte), die sich in den ausgewählten Importmonaten befinden, vor dem Einspielen der Importdatei gelöscht. Hinzufügen: Die Auswahl von "Hinzufügen" bewirkt, dass die importierten Daten mit den bereits vorhandenen Positionsinhalten addiert werden. Überschreiben: Bei "Überschreiben" bleibt nur der Wert erhalten der zuletzt in die Position importiert wurde. Beispiel: Auf die Planposition BE100 sind die Konten 100 und 200 zugewiesen. Bei "Überschreiben" würde zuerst der Wert des Konto 100 importiert; anschließend der Wert des Konto dieser würde den Wert des Kontos 100 überschreiben. Nach Abschluss des Importes würde daher nur noch der Wert des Konto 200 in BE100 stehen. 68

69 Mittels "Datenimport starten" stoßen Sie den Import an. Mittels Strg. F9 berechnen Sie nach erfolgtem Datenimport Ihr Ist- und Plandaten. (Mit F9 werden nur die Plandaten berechnet) Kontrollieren Sie nach erfolgtem Import im Finanzplan ob Soll/Habengleichheit besteht. Fehlermeldungen: Sind einzelne Positionen nicht richtig zugeordnet, so wird Ihnen dies in einem ausdruckbarem Fehlerprotokoll ausgegeben. Folgende Fehlermeldungen sind möglich: "Kontonummer nicht gefunden - Saldenliste in Zeile 35." Erklärung: Die Kontonummer in der 35. Zeile der importierten Saldenliste konnte in der Zuordnungsliste nicht gefunden werden. Bei dieser Fehlermeldung ist es möglich die Kontonummer automatisch in die Zuordnungsliste zu übernehmen. 69

70 Hierfür klicken Sie auf "Fehlende Konten in die Zuordnungsliste übernehmen"; der BusinessPlanner wechselt automatisch auf den Reiter "Zuordnung". Dort können Sie das fehlende Konto zuordnen und den Datenimport anschließend nochmals durchführen. 70

71 "Position (beispielsweise BE4711) im Plan nicht gefunden." Erklärung: Die Planposition BE4711 in welche laut Zuordnungsliste importiert werden sollte, existiert nicht im Plan. 71

72 Planungswerkzeuge: Nachdem Ihre Struktur definiert und die Buchhaltungsdaten übernommen wurden, kann mit der eigentlichen Planung begonnen werden. Um Ihnen die Planung zu erleichtern stellt Ihnen der BusinessPlanner mehrere Planungswerkzeuge und Assistenten zur Verfügung bzw. bietet einfache Lösungen für komplizierte Planungsthemen an. Die folgenden fünf Planungshilfen stehen pro Position zur Verfügung und können im Rahmen des Modellbaus nach Wunsch zugeordnet werden..planungswerkzeug Assistent Aktuelle Position.Planungswerkzeug Menge x Preis.Planungswerkzeug Formel.Datenintegration mittels externen Datenzugriff.Planung der Zahlungsziele.Personalassistent.Investitionsassistent.Kreditassistent.Planung der Steuerpositionen.Lagerplanung.Planung der Zinsen 72

73 .Szenarien.Erwartungsrechnung/ Forecast 73

74 Planungswerkzeug Aktuelle Position Der Assistent für die Aktuelle Position dient zur Planung von Erfolgspositionen. Die Eingaben werden automatisch berechnet und sofort in das Grid (Position) übernommen. Bitte beachten Sie, dass pro Position und Datenkategorie entweder mit dem Assistenten Aktuelle Position, Formel, Menge x Preis, oder mittels Excelzugriff geplant werden kann. Eine "Mehrfachbelegung" ist nicht möglich. Der Assistent "Aktuelle Position" bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten für die Umsetzung Ihrer Planung Definition der Referenzdaten (=Planungsgrundlage; Vorjahr; Basis für Saisonalisierung etc): Sie können für das Vorjahr unterschiedliche Daten auswählen. Mittels Pulldown Menü kann aus allen vorhandenen Vorjahren, das gewünschte Vorjahr, welches als Planungsgrundlage herangezogen werden soll, ausgewählt werden. In der Standardeinstellung wird immer auf das Vorjahr als Planbasis zugegriffen. Berücksichtigung mehrerer Referenzjahre: Sie haben die Möglichkeit auf mehrere Istjahre als Referenz für Ihre Planbasis zuzugreifen. Hierfür klicken Sie auf den 'Neu' Button neben Verteilungsart. Es wird eine zweite Zeile eingeblendet. Wählen Sie anschließend aus den Pulldownmenüs die gewünschten Jahre aus und geben Sie die Prozentsätze für die Gewichtung ein. Im Beispiel werden 30% des Jahres 2007 und 70% aus 2008 für die gewichtete Planbasis herangezogen. 74

75 Mischen von Plan/ Istdaten: Sie entscheiden, ob Sie nur die Istwerte des Vorjahres oder / und Plandaten als Basis heranziehen möchten: Sollen nur Plandaten herangezogen werden wählen Sie das gewünschte Jahr aus und ziehen den Plan/ Ist Übergangsbalken auf jenen Monat ab dem Planwerte verwendet werden sollen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn noch nicht alle Istmonate des Vorjahres ex Buchhaltunge zur Verfügung stehen. Im nachstehenden Beispiel wird von Jänner bis Oktober auf Istdaten zugegriffen und von November bis Dezember auf Plandaten. Sind Istwerte bereits für das aktuelle Planjahr vorhanden, stellen Sie bitten den Berechnungsbeginn um. Hierfür blenden/ aktivieren Sie bitte das Eigenschaftenblatt und markieren anschließend in der Firmenverwaltung Ihren Plan. Über die Pfeiltaste n oder die Datumsauswahl können Sie den neuen Berechnungsbeginn auswählen. Auf diese Weise wird automatisch die Erwartungsrechnung erstellt und im Assistenten, sowie im Grid entsprechend dargestellt. 75

76 Planbasis vs Zielwert: In der Spalte Gewichtung können Sie als Planungsmethode zwischen Planbasis und Zielwert wählen. 76

77 Planbasis: Die Planbasis entspricht einem offenen Planwert, der auf die 12 Planmonate verteilt wird.werden Istwerte in das laufende Planjahr importiert, die höher sind als die geplanten Werte, erhöht sich die Planbasis entsprechend. Beispiel: Die Planbasis beträgt 1.200,-. Linear verteil ergibt das pro Monat einen Wert von 100,-. Der Istwert im Monat 01 beträgt 200,- (geplant waren allerdings nur 100,-). Die Planbasis wird um 100 auf 1.300,-erhöht. Zielwert: Der Zielwert ist ein fixer Betrag, der zwar auch über die 12 Planmonate verteilt wird,dessen Höhe durch das Einspielen von Istwerten allerdings nicht verändert wird. Beispiel: Die Planbasis beträgt 1.200,-. Linear verteil ergibt das pro Monat einen Wert von 100,-. Der Istwert im Monat 01 beträgt 200,- (geplant waren allerdings nur 100,-). Der Jahreszielwert bleibt unverändert 1.200,-. Daraus resultiert ein Wert (Ist) von 200,- im Monat 01 und eine Neuberechnung der übrigen Planwerte von Statt 100,- beläuft sich der monatliche Planwert nun auf 91,-. In Summe ergibt dies wieder den ursprünglich geplanten Jahreszielwert von 1200,- Folgende Verteilungsfunktionen stehen zur Auswahl: Saisonalisierung: Das Programm errechnet die monatliche Verteilung auf Basis des Vorjahres/ der Vorjahre und legt die Kurve über die Planwerte. Lineare Verteilung: Die Planbasis/ der Zielwert wird durch 12 dividiert. Manuelle Verteilung: Sie erfassen Ihre Verteilung manuell. Entweder direkt im Assistenten oder im Grid selbst. Das Programm stellt selbständig auf manuelle Verteilung um, wenn Sie beispielsweise die Position bereits geplant haben (zb mittels Saisonalisierung) und anschließend die Werte im Grid nochmals editieren, oder im Assistenten die % Aufteilung manuell anpassen. 77

78 Datenintegration mittels externen Datenzugriff Wenn Sie Daten übernehmen möchten die sich in Folge noch verändern werden, empfehlen wir Ihnen die Verwendung des aktualisierbaren Datenzugriffs. Auf diese Weise können Sie Teile der Planung, die in Excel oder einer anderen Datenquelle, auf die Sie mittels ODBC zugreifen können, erstellt werden dynamisch in die Planung integrieren. Beispielsweise für Absatzplanungen oder andere Formen von Detailplanungen die von Fachabteilungen erstellt werden. Um externe Daten einzubinden, aktivieren Sie im Eigenschaftenblatt der gewünschten Position den Excelzugriff. Wählen Sie zunächst die Art des externen Datenzugriff aus:.excel Datenquelle: Mittels Durchsuchen wählen Sie die Exceldatei aus. Über die Schaltfläche "Excel öffnen" wird die Datei im Excel angezeigt. Sie können sich entweder auf die Blattnummer oder einen vergebenen Blattnamen beziehen. Die Zeil e ist kontextsensitiv - bitte achten Sie auf Groß/ Kleinschreibung. Nachdem Sie den gewünschten Zeitraum, Divisor und die Währung gewählt haben, können Sie die Werte horizontal oder vertikal mittels "Werte aktualisieren" in das Grid übernehmen. 78

79 .ODBC Datenquelle Die Implementierung dieses Menüpunkt folgt noch. 79

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81 Planungswerkzeug Formel BusinessPlanner Formelsyntaxsheet Berechnet die eingegeben Formel für die ausgewählte(n) Datenkategorie(n) über alle Perioden. Sie aktivieren das Formelfeld mittels Doppelklick in das große Eingabefeld. Sobald das Feld aktiv ist, wird dieses Grün eingerahmt. Der Rahmen färbt sich rot, wenn die Eingabe nicht zulässig ist - bzw. wenn die Eingabe noch nicht abgeschlossen wurde. Sobald die Formel korrekt ist, wird der Rahmen wieder in Grün dargestellt. 81

82 Sie können sich sowohl auf den Namen, als auch auf die Kurzbezeichnung einer Position beziehen. Namen müssen Sie mit " eingeben - beispielweise: "Bruttoerlöse" Kurzbezeichnungen müssen Sie mit $ eingeben - beispielsweise: $BE100 Übernahme einer Position in das Formelfeld: Sie können die gewünschte Position auch über die Schaltfläche "Position auswählen" in das Formelfeld übernehmen. Sobald Sie auf die Schaltfläche klicken öffnet sich ein Pop-Up Menü. Hier können Sie zuerst den gewünschten Planbereich und dann mittels Doppelklick die gewünschte Position auswählen. 82

83 Sie können die Position auch mittels Drag & Drop aus dem Grid direkt in das Formelfeld ziehen. Hierfür müssen Sie das Formelfeld fixieren (da es sich um ein dynamisches Fenster handelt) - klicken Sie auf die Pinnadel: 83

84 Sobald diese fixiert wird, dreht sich die Pinnadel: Markieren Sie nun die Zeile, die Sie einfügen möchten. Der Mauszeiger verändert sich zu einem Fadenkreuz. Halten Sie nun die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Position ins Formelfeld. Der schwarz/ orange Rahmen hilft Ihnen bei der Navigation. 84

85 Prozentrechnungen müssen folgendermaßen eingetragen werden: 1000*40/100 bzw. 1000*0,40. Formel deaktiviert: Die Formel aus der Planung komplett heraus gelöscht. Gilt für Datenkategorie/Dimension: Die Berechnung der Datenkategorien kann unterschiedlich gesteuert werden. Jede Datenkategorie kann individuell berechnet werden; oder Sie definieren eine Formel für alle Datenkategorien/ alle Dimensionen und vergeben nur einen variablen Faktor (=Leiste). Beispiel: Berechnung des Wareneinsatzes. Die Formel ist immer identisch, allerdings ist der Prozentsatz je Datenkategorie (Szenario) bzw. je Dimension unterschiedlich. Mittels Klick auf die Schaltfläche "Formel gilt für Datenkategorie" öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem Sie jene Datenkategorien auswählen können, in der die Formel berechnet werden soll. Wenn Sie die Checkbox "Formel gilt für alle Datenkategorien" aktivieren, wird die Formel in alle Datenkategorien übernommen. Mittels Klick auf die Schaltfläche "Formel gilt für Dimension..." öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem Sie jene Dimensionen auswählen können, in der die Formel berechnet werden soll. Wenn Sie die Checkbox "Formel gilt für alle Dimensionen" aktivieren, wird die Formel in alle Dimensionen übernommen. 85

86 Planungswerkzeug Assistent Menge x Preis Dieser Assistent bietet Ihnen die Möglichkeit einer Menge x Preis Berechnung. Sie können eine der beiden Variablen fixieren. "Konstanter Wert" ab dient Ihnen als Ausfüllhilfe. Der errechnete Wert wird automatisch in das Grid übernommen. Wird ein Monatswert oder ein kumulierter Wert (Quersumme oder Quartal-, Halbjahr- bzw. Jahreswert) im Grid verändert rechnet das Programm diese Veränderung je nach gesetzter Fixierung in den Assistenten zurück. Wurde beispielsweise die Menge fixiert, ändert sich der Preis - wurde der Preis fixiert fällt/ steigt die Menge. 86

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88 Planung der Zahlungsziele In der Erfolgsrechnung können Sie je Erlösposition das gewünschte Zahlungsziel einstellen. Die Planung der Zahlungsziele kann sowohl in der Erfolgsrechnung, als auch in der Bilanz vorgenommen werden. Es stehen Ihnen mehrere Varianten zur Verfügung. Planung der Zahlungsziele über die Erfolgsrechnung: Der BusinessPlanner stellt Ihnen zwei Planungsvarianten zur Verfügung. Planungsvariante 1: Zahlungsziel als konstanten Wert Planungsvariante 2: Liquiditätsspektrum (die jeweiligen Forderungseingänge werden prozentuell aufgesplittet) Pro Erlösposition kann die Zahlung (im Eigenschaftenblatt) aktiviert werden. Im Reiter Zahlung kann dann das gewünschte Zahlungsziel hinterlegt werden. Sie erhalten direkt nach der Eingabe eine echte Zahlungsvorschau - inklusive hinterlegter Steuer. 88

89 Möchten Sie ein Spektrum hinterlegen, klicken Sie auf die Schaftfläche "Neu" - links neben 'Zahlungsvorschau'. Sie können beliebig viele Zeile angelegen, in welchen der Prozentsatz und die gewünschten Tage hinterlegt werden können. 89

90 Bitte beachten Sie, dass bei Planungen mit Dimensionen das hinterlegte Zahlungsziel nur auf Dimensionsebene angezeigt wird. Auf der kumulierten Gesamtebene sehen Sie nur die echte Zahlungsvorschau (=Summe aller Zahlungen aus allen Dimensionen). 90