Projektmanagement zur Erstellung des ersten kommunalen Gesamtabschlusses

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1 Projektmanagement zur Erstellung des ersten kommunalen Gesamtabschlusses 7. Salzgitter-Kongress für KommunalFinanzen Brunhilde, Projekt Gesamtabschluss Stadt Salzgitter 15. April 2010 Seite 1

2 Was ist ein Projekt? Fachliche und organisatorische Komplexität Eindeutige Zielvorgabe Einmaligkeit und keine Routinetätigkeit Begrenzte Ressourcen Anfang und Ende zeitlich befristet Interdisziplinär Hierarchie übergreifend Unsicherheit der Zielerreichung Innovation bzw. hoher Neuigkeitsgrad Projekte sind damit nicht alltägliche Vorhaben! Definition nach der Anfang 2009 neu gefassten DIN-Norm 69901: Projektmanagement- Projektmanagementsysteme, erschienen im Januar April 2010 Seite 2

3 Was ist Projektmanagement? Projekt Einmaligkeit Komplexität Klares Ziel Begrenzte Ressourcen Risiko + Management Führung Zielsetzung Organisation Planung Kontrolle & Steuerung Projekt-Management 15. April 2010 Seite 3

4 Woran muss gedacht werden? Projektantrag und Projektauftrag Projektorganisation Projektbeteiligte Projektregeln Projektplanung Projektsteuerung und -controlling Qualitätssicherung Einbindung der Entscheider 15. April 2010 Seite 4

5 Projektziele???

6 Projektziel Klare Zielvorgabe: 1. Pilot-Gesamtabschluss bis Jahresende 2009 auf der Basis der Jahresabschlüsse zum April 2010 Seite 6

7 Projektvorgehen im Überblick Phase 1 Phase 2 Phase 3 Start- und Analysephase Konzeptionsphase Umsetzungsphase zur Aufstellung des Gesamtabschlusses Beschlussvorlage vom : Pilotgesamtabschluss auf der Basis der Abschlüsse zum , aufzustellen bis Ende 2009; begleitet durch externe Unterstützung 15. April 2010 Seite 7

8 Projektvorgehen in Salzgitter Eckdaten Projekt Gesamtabschluss der Stadt Salzgitter 04-06/ / / /2010 Konzeptionsphase Erhebung der Daten Abschlusserstellung Kickoff am Aufbereitung bisheriger Ergebnisse Erstellung Richtlinie Auswertung Abschlüsse Gespräche zur Klärung von Einzelfragen Erarbeitung der Konsolidierungsprotokolle Schulung Konzern-Fibu Einbindung Beteiligungen Erstellung einer Mitteilungsvorlage über den Pilot-Gesamtabschluss Erläuterung der Ergebnisse in der Politik 15. April 2010 Seite 8

9 Start- und Analysephase Phase 1 Phase 2 Phase 3 Projektvorbereitung und -planung: Festlegung wesentliche Eckpunkte: Projektorganisation/-management Abgrenzung des Konsolidierungskreises Entwicklung einer Gesamtabschlussrichtlinie Entscheidung über die Anschaffung einer Konsolidierungssoftware Durchführung einer Informationsveranstaltung mit allen verselbständigten Aufgabenträgern 15. April 2010 Seite 9

10 Konzeptionsphase Phase 2 Phase 1 Phase 3 Grundlagen und Mindestanforderungen des Gesamtabschlusses: Positionenplan / Mapping Ermittlung von Beteiligungsbuchwerten aus Gesamtsicht Grundlagen der Kommunalbilanz II (KB II) - Überleitungsrechnung Kapitalkonsolidierung Schuldenkonsolidierung Equity-Konsolidierung Zwischenerfolgseliminierung, Aufwandsund Ertragskonsolidierung Gesamtergebnisermittlung Gesamtfinanzrechnung/ Gesamtkapitalflussrechnung (DRS 2) Gesamtanhang Konsolidierungsbericht (Gesamtsteuerung) 15. April 2010 Seite 10

11 Umsetzungsphase Phase 1 Phase 2 2 Phase 3 Praktische Umsetzung der Fachkonzepte aus Phase 2: KB II - Durchführung der Überleitungsrechnung Datenerfassung und Summenabschluss Durchführung der Kapitalkonsolidierung Durchführung der Aufwands- und Ertragskonsolidierung sowie Zwischenerfolgseliminierung Gesamtbilanz und Gesamtergebnisrechnung Aufstellung der Gesamtkapitalflussrechnung Erstellung des Gesamtanhangs 15. April 2010 Seite 11

12 Die drei Elemente des Projektmanagements Projekterfolg Methoden Zusammenarbeit Methodisches Vorgehen und Regeln sind nötig und sinnvoll Persönlichkeit Ohne Intuition und Erfahrung des Projektmanagers können Projekte nicht erfolgreich sein Projekte sind ein Beziehungsgeflecht und keine One-Man-Show April 2010 Seite 12

13 Anforderungen und Rolle des Projektleiters Das Verhalten des Projektmanagers entscheidet in besonderem Maße über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes. Fachkompetenz Summe aus Wissen, Können und Erkennen Projektleiter/in Sozialkompetenz Menschliche Fähigkeiten Methodenkompetenz Fähigkeit der Anwendung Der Projektmanager... vertritt das Projekt gegenüber allen Stakeholdern (Auftraggeber, Management, Dienstleister, Finanzwesen etc.) ist für die Planung, Überwachung und Steuerung des Projektes vom Anfang bis zum Abschluss verantwortlich ist für die Leistungen und Projektergebnisse aller Beteiligten verantwortlich steuert das Projektteam, hält es zusammen und delegiert Aufgaben hat für ein regelmäßiges Reporting und bei Bedarf für eine Eskalation bei Problemen zu sorgen 15. April 2010 Seite 13

14 Verantwortung des Projektmanagers definierte Termine für Zwischen- und Endergebnisse Zeit Budget geplante Kosten für die Projektdurchführung Qualität Leistungsumfang und Güte April 2010 Seite 14

15 Einbindung Externer - sinnvoll und nötig? 15. April 2010 Seite 15

16 Projektorganisation in Salzgitter Projektleitung Stadt Externe Stadtkämmerer, Beteiligungsmanager, Projektleiterin Projektgruppe PwC, FH OS Fachdienst RPA Fachdienst Haushalt und Finanzen Beteiligungsmanagement Ansprechpartner der wesentlichen Beteiligungen Teilprojekt 1 Abschlusserstellung Teilprojekt 2 Gesamtsteuerung Teilprojekt 3 Akzeptanzmanagement 15. April 2010 Seite 17

17 Aufgaben des Teilprojekts Gesamtabschlussaufstellung Aufbau und Fortschreibung der Gesamtabschlussrichtlinie: Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten Gesamtabschlussterminplan Formularwesen Vereinheitlichung von Bewertung und Ausweis (siehe unter Projekt Doppik, Erste Konzernbilanz) Abgrenzung des Konsolidierungskreises auf Grundlage einer Analyse der Beteiligungsverhältnisse (Gesellschaftsverträge, Betriebssatzungen, etc.) Mitlaufende Wissensvermittlung durch Schulungen Abstimmung erforderlicher Ansatz- und Bewertungsanpassungen mit den einbezogenen Konzernbeteiligungen sowie Klärung von Einzelfragen Aufbau einheitlicher Konzernmeldungen sowie der systemtechnischen Grundlagen (zunächst auf Basis von Excel; zukünftig im HKR-System) Durchführung der Konsolidierungsarbeiten und Abschlussaufstellung 15. April 2010 Seite 18

18 Aufbau und Inhalt des Konzernmeldebogens Ergebnisgliederun gscode Bilanzgliederun gscode GuV/ Nr. Name Bilanz Kontoart Betrag Summe Öffentlich-rechtliche Forderungen und Forderungen aus Transferleistungen Bilanz Von-Summe Forderungen zur Konsolidierung Bilanz Von-Summe an Stadt Salzgitter Bilanz Konto A3.6 an VVS Versorgungs- und Verkehrgesellschaft mbh Salzgitter Bilanz Konto A3.6 an ASG Abwasserentsorgung Salzgitter GmbH Bilanz Konto A3.6 an TSB Thermalsolbad Salzgitter GmbH Bilanz Konto A3.6 an WIS Wirtschafts- und Innovationsförderungg Salzgitter GmbH Bilanz Konto A3.6 an Wohnbau Wohnungsbaugesellschaft mbh Salzgitter Bilanz Konto A3.6 an WBV Wohnbau Betreuungs & VerwaltungsGmbH Salzgitter Bilanz Konto A3.6 an EB 70 Eigenbetrieb Städtischer Regiebetrieb Bilanz Konto A3.6 an EB 62 Eigenbetrieb Grundstücksentwicklung Bilanz Konto A3.6 an EB 85 Eigenbetrieb Gebäudemanagement, Einkaufund Logistik Bilanz Konto A3.6 Summe Forderungen zur Konsolidierung Bilanz Bis-Summe 15. April 2010 Seite 19

19 Aufgaben des Teilprojekts Gesamtsteuerung Erarbeitung einer Soll-Konzeption Soll-Ist-Abgleich und Feststellung der Schwachstellen Umsetzung einer Gesamtsteuerung: Ziele/Kennzahlen für Kernverwaltung und Beteiligungen auf der Grundlage der strategischen Ziele der Stadt Salzgitter Anpassung des einheitlichen integrierten Berichtswesens Aufbau bzw. Fortentwicklung von Instrumenten zur Überwachung der Zielerreichung Integration von Kontrakten/Zielvereinbarungen in den Planungsprozess bis Ende 2011 Einbettung des Gesamtabschlusses in die städtische Produktstruktur sowie Verzahnung mit dem bestehenden Beteiligungsmanagement 15. April 2010 Seite 20

20 Aufgaben des Teilprojekts Akzeptanzmanagement Kontakte zum Innenministerium Teilnahme an der AG Gesamtabschluss Einbringung der Erfahrungen und Probleme aus der Praxis Publikationen zum Projekt und Ergebnisse Gesamtabschlussrichtlinie Positionenplan Organisation von Schulungs- und Informationsmaßnahmen Für das Projektteam Für die Buchhaltungen und Leitungen der Betriebe Für die Politik Information der Verwaltungsführung und Darstellung der Ergebnisse in den Strategiegesprächen mit den Geschäftsführern 15. April 2010 Seite 21

21 Berichtswesen Berichtsbogen Datum: Meilenstein-Nr: Genaue Bezeichnung: Aktivitätsnummer: Bitte ankreuzen: im Plan nicht im Plan Problem(e) 15. April 2010 Seite 22

22 Erfahrungen aus dem Projekt 23

23 Besondere Herausforderungen a) Akzeptanz bei den Betrieben b) Terminplan zur fristgerechten Aufstellung c) Saldenabstimmung d) Organisation/Zuständigkeiten 15. April 2010 Seite 24

24 Erfolgsfaktoren Unterstützung durch die Verwaltungsführung Vermittlung der Projektziele Identifikation mit dem Projekt Gute Fachleute Hohe Motivation Das Projektteam als Erfolgsteam! Geregelte transparente Informationspolitik 15. April 2010 Seite 25

25 Akzeptanz bei den Betrieben (1) Strategiegespräch am 12. Mai 2009 mit den Geschäftsführern aller großen Beteiligungen Brief an die Beteiligungen mit Darstellung des Konsolidierungskreises 15. April 2010 Seite 26

26 Akzeptanz bei den Betrieben (2) Information: Präsentation des geplanten Vorgehens Einbeziehung bei Entscheidungen: Aktive Mitgestaltung im Projektteam Zusammenarbeit/ Kooperation: Erarbeitung der Konsolidierungsprotokolle anhand der Einzelabschlüsse 15. April 2010 Seite 27

28 Terminplan zur fristgerechten Aufstellung Beschluss der Projektleitung: Einhaltung der gesetzlichen Aufstellungsfrist zum Kann das gehen? Wenn ja, dann wie? Einheitlicher Buchungsschluss Saldenabstimmung Aufstellung Einzelabschluss Meldedaten Aufstellung GA 15. April 2010 Seite 29

29 Terminplan zur fristgerechten Aufstellung Welche Probleme gibt es? Buchungsschluss und Aufstellung Einzelabschluss Welches sind die Hauptprobleme? Ausfallzeiten durch Resturlaub/Krankheit Sonderprojekte während des Zeitraums Rechnungen liegen noch nicht alle vor, z.b. vom Energieversorger oder internen Dienstleister Uneinheitlicher Buchungsschluss Anlagenbuchhaltung muss noch abgestimmt werden 15. April 2010 Seite 30

30 Terminplan zur fristgerechten Aufstellung Welche Probleme gibt es? Buchungsschluss und Aufstellung Einzelabschluss Kann das gehen? Wenn ja, dann wie? Rechnungen werden bereits bis erstellt. Sofern das nicht möglich ist, müssen Rückstellungen gebildet werden. Abstimmungen, z.b. der Anlagenbuchhaltung bereits unterjährig bei der Urlaubsplanung ist der erhöhte Arbeitsanfall zu berücksichtigen, ggf. Urlaubssperre 15. April 2010 Seite 31

31 Terminplan zur fristgerechten Aufstellung Vollständig unvollständig kritisch AKTIVA 1 Anlagevermögen 1.1 Immaterielles Vermögen DV-Software Status 2009 Aufgabenstellung Zuständig Termin 1.2 Sachanlagen Grundstücke und grunstücksgleiche Rechte mit Geschäfts-, Betriebs- und anderen Bauten Zu- und Abgänge überprüfen Sieling Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Wohnbauten Zu- und Abgänge überprüfen Sieling Bauten auf fremden Grundstücken Buchungen Wohnlager Westerkamp prüfen Fr-Gr Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Zu- und Abgänge überprüfen Schilling Geleistete Anzahlungen, Anlagen im Bau Aktivierungsfähigkeit überprüfen Sieling Versand vorläufiger Anlagenspiegel Pfeifer Korrektubuchungen bzw. letzte Buchungen in Anbu Pfeifer Abschreibungslauf Pfeifer Erstellung Anlagenspiegel Pfeifer Umlaufvermögen 2.1 Vorräte Inventuren überprüfen und Buchungsanordnung erstellen Gebauer Buchung der Inventuren Schöne gibt es zum Verkauf bestimmte Grundstücke/ Gebäude Sieling April 2010 Seite 32

33 Schuldenkonsolidierung Aufrechnung von konzerninternen Forderungen und Verbindlichkeiten Höhe der Forderungen = Höhe der Verbindlichkeiten Keine Aufrechnungsdifferenz Erfolgsneutrale Schuldenkonsolidierung Höhe der Forderungen Höhe der Verbindlichkeiten Aufrechnungsdifferenz echt Erfolgswirksame Schuldenkonsolidierung unecht Korrektur

34 Saldenabstimmung 15. April 2010 Seite 35

35 Aufklärung der Differenzen Saldenabgleich per Stadt Stadt Stadt Stadt Forderungen Verbindlichkeiten Stadt Differenz Verbindlichkeiten Forderungen Stadt Differenz ASG gemeldet ggü , , ,23 0,00 69,06 69,06 WIS gemeldet ggü , , , , ,00 WBV gemeldet ggü , , ,00 0, ,00 Wohnbau gemeldet ggü. 0,00 0,00 SRB gemeldet ggü. 628, , , , , ,64 Thermalsolbad gemeldet ggü ,04 0, ,04 820,69 0,00-820,69 EB 62 gemeldet ggü , , , , , ,18 EB 85 gemeldet ggü , , , , , ,88 VVS gemeldet ggü. 14,63-14, , , ,23 Klärung bei 20.1 Herr Zobjack - Rückstellungen bei der Stadt???? Bei Stadt in 2010 gebucht Klärung WBV / Frau Bernhauser Erklärungen Stadt/EB ,00 Differenz aus Investitionskredit - Buchung Eb 85 12/09; Buchung Stadt Re 01/ April 2010 Seite 36

36 Saldenabstimmung Problem: Abweichende Zuordnung zu den Haushaltsjahren Anerkennung der Rechnungen teilweise offen Buchungsdifferenzen z.b. durch Rundungsdifferenzen oder Zahlendreher Lösungsmöglichkeiten: Vereinheitlichung der Buchungstermine Im Rahmen Saldenabstimmung erfolgt die Abstimmung über die zu endgültig zu buchenden Beträge 15. April 2010 Seite 37

38 Organisation / Zuständigkeiten (1) Zentrale Konsolidierungsstelle (= Kämmerei): Aufstellung und Fortschreibung der Gesamtabschlussrichtlinie Aufstellung und Fortschreibung des Positionenplans Know-how aufbauen und Informationen an die Betriebe Verantwortlich für die Aufstellung des Gesamtabschlusses, der Ergebnisrechnung, der Kapitalflussrechnung, Lagebericht Aufstellung und Sicherstellung der Einhaltung des Zeitplans 15. April 2010 Seite 39

39 Organisation / Zuständigkeiten (2) Aufgaben von Kämmerei + Beteiligungsmanagement: Aufbau eines Konzernmeldewesens Konzernrechnungslegung als Instrument der internen Steuerung des Konzerns Kommune Optimierung von Konzernstrukturen 15. April 2010 Seite 40

40 Organisation / Zuständigkeiten (3) Aufgaben der Betriebe Meldung der Daten gemäß Positionenplan und Gesamtabschlussrichtlinie Beachtung der kommunalen Zuordnungsund Bewertungsvorschriften Meldung der internen Leistungsbeziehungen (Forderungen/Verbindlichkeiten, Erträge/Aufwendungen) Bescheinigung der Richtigkeit durch den Wirtschaftsprüfer des Einzelabschlusses 15. April 2010 Seite 41

41 Der erste kommunale Gesamtabschluss der Stadt Salzgitter 42

42 Konzern Stadt Salzgitter Gesamtbilanz zum Euro Euro- Aktiva Passiva 1. Immaterielle Vermögens Nettoposition gegenstände 1.1 Basis-Reinvermögen Rücklagen Sachvermögen 1.3 Jahresergebnis Bebaute und unbebaute Passiver Unterschiedsbetrag Grundstücke Anteile anderer Gesellschafter Infrastrukturvermögen Sonderposten Sonstiges Sachvermögen Schulden 3. Finanzvermögen 2.1 Geldschulden davon Anteile an verbundenen Liquiditätskredite Unternehmen Geldschulden (ohne Beteiligungen Liquiditätskredite) 3.3 Sondervermögen Verbindlichkeiten aus Ausleihungen kreditähnl. Rechtsgesch. 3.5 Wertpapiere Verbindlichkeiten aus L.L Forderungen Transferverbindlichkeiten Sonstige Vermögensgegenstände Sonstige Verbindlichkeiten Liquide Mittel Rückstellungen Aktive Rechnungsabgrenzung Passive Rechnungsabgrenzung Bilanzsumme Euro- Bilanzsumme Euro

43 Gesamtergebnisrechnung der Stadt Salzgitter 31. Dezember 2008 Erträge und Aufwendungen - Euro - Ordentliche Erträge 1. Steuern und ähnliche Abgaben Zuwendungen und allgemeine Umlagen Auflösungserträge aus Sonderposten sonstige Transfererträge öffentlich-rechtliche Entgelte privatrechtliche Entgelte Kostenerstattungen und Kostenumlagen Zinsen und ähnliche Finanzerträge aktivierte Eigenleistungen Bestandsveränderungen sonstige ordentliche Erträge = Summe ordentliche Erträge Ordentliche Aufwendungen 13. Aufwendungen für aktives Personal Aufwendungen für Versorgung Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen Abschreibungen Zinsen und ähnliche Aufwendungen Transferaufwendungen sonstige ordentliche Aufwendungen Überschuss gem. 15 Abs.5 GemKHVO = Summe ordentliche Aufwendungen ordentliches Ergebnis (Summe ordentliche Erträge abzüglich Summe ordentliche Aufwendungen ohne Zeile 20) 23. außerordentliche Erträge außerordentliche Aufwendungen Überschuss gem. 15 Abs.6 GemKHVO = Summe aus Zeile 24 und außerordentliches Ergebnis (außerordentliche Erträge abzüglich außerordentliche Aufwendungen) 28. Jahresergebnis (Saldo aus dem ordentlichen und dem außerordentlichen Ergebnis) Überschuss (+)/Fehlbetrag (-) 44

44 Kontakt Brunhilde Projekt Gesamtabschluss der Stadt Salzgitter EB Gebäudemanagement, Einkauf und Logistik Tel / April 2010 Seite 45