Handbuch. Artologik TIME-Flex. Plug-In zur Version 3.1 von TIME. Artisan Global Software

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1 Projektmanagement Zeitmanagement Online-Umfragen Bearbeitung HelpDesk Web-Publikationen Reservierungssystem Handbuch Artologik TIME-Flex Plug-In zur Version 3.1 von TIME

2 Inhaltsverzeichnis Artologik TIME und TIME-Flex...1 Verwaltung...1 Verwaltung von Gleitzeitcodes...1 Verwaltung von Gleitzeitrahmen...3 Gleitzeit erfassen...4 Eröffnungssaldo...4 Gleitzeit registrieren...5 Prüfung...6 Prüfungsregeln...6 Verwalten von Prüfungsrechten...6 Gleitzeit prüfen...6 Berichte...8 Monatsberichte...8 Flexible Arbeitszeit...8 Gehaltsbericht...8 Gehaltsdetails...8 Flexible Arbeitszeit...8 Schritt-für-Schritt...9 Copyright and Trademark Copyright 2007 Artisan Global Software, Vidéum, SE VÄXJÖ, SWEDEN Artisan Global Software has intellectual property rights relating to technology embodied in the product that is described in this document. This document and the product to which it pertains are distributed under licenses restricting their use, copying, distribution and decompilation. No part of the product or of this document may be reproduced in any form by any means without prior written authorization of Artisan Global Software. Artologik is a registered trademark of Artisan Global Software.

3 Handbuch 1 Artologik TIME und TIME-Flex Verwaltung TIME, Ihre webbasierte Software für Projektmanagement und Zeiterfassung, kann nun ergänzt werden mit einem weiteren Plug-In. TIME-Flex erleichtert Ihnen die Registrierung und Verwaltung von Gleitzeit und Überstunden im Rahmen Ihrer Arbeitszeiterfassung. Die Vorteile von TIME-Flex sind offensichtlich. Sie behalten Ihre registrierte Arbeitszeit noch besser im Blick. Sind Überstunden angefallen oder wurden diese angewiesen? Wie soll die registrierte Zeit verrechnet werden? Über das Zeitkonto oder als bezahlte Stunden? Für den Administrator ist es ein Leichtes die Registrierungen aller Benutzer nachzuvollziehen und festzustellen, wer auf seinem Zeitkonto, welche Zeiten korrekt oder fehlerhaft registriert. Bevor Sie und Ihre Kollegen die Arbeit mit TIME-Flex beginnen können gibt es allerdings einige Einstellungen, die im Verwaltungsbereich des Programms vorgenommen werden müssen. 1. Fügen Sie Gleitzeitcodes in der Verwaltung hinzu. 2. Geben Sie einem oder mehreren Benutzern das Recht Gleitzeiten zu verifizieren. 3. Legen Sie die Regeln für die Prüfung von Zeiten fest. 4. Registrieren Sie Eröffnungssalden für die Benutzer, die Gleitzeit registrieren sollen. Diese Schritte werden hier im Handbuch genauer beschrieben. Außerdem sollten die Einträge für die Normalarbeitstunden jedes Mitarbeiters überprüft werden. Genauere Erläuterungen hierzu, lesen Sie bitte im allgemeinen Handbuch zu TIME unter Normalarbeitszeit nach. Verwaltung von Gleitzeitcodes Unter Verwaltung > Organisationseinstellungen > Flexible Zeitcodes können Sie die Gleitzeitcodes einpflegen, die in Ihrer Organisation verwendet werden sollen. Beispiele wären etwa Gleitzeit, Überstunden ohne Zuschlag, Überstunden mit 50% Zuschlag oder Freizeitausgleich. Diese Gleitzeitcodes verwenden die Benutzer, um Ihre gearbeiteten Überstunden zu verteilen in der Registrierung. Um einen neuen Gleitzeitcode anzulegen, klicken Sie auf Neuer Gleitzeitcode oben auf der Seite. Um einen vorhandenen Gleitzeitcode zu ändern, klicken Sie auf dessen Namen in der Liste. Für jeden Gleitzeitcode

4 Handbuch 2 geben Sie folgende Informationen ein: 1. Zu welchem Gleitzeitrahmen soll der Code gehören? Für jede gearbeitete Überstunde zusätzlich zu den Normalarbeitsstunden, wird dem Benutzer die Möglichkeit gegeben diese Zeit als Freizeit abzusetzen, sollte diese Zeit nicht als Vergütung in Anspruch genommen werden. Wenn die Benutzer Zeit registrieren und ihr Gleitzeitguthaben verwenden möchten, werden Sie dies zunächst von den normalen Überstunden nehmen. Deshalb muss für jeden Gleitzeitcode festgelegt werden, in welchen Gleitzeitrahmen dieser einzuordnen ist. Der Benutzer setzt dann seine registrierte Zeit innerhalb des Gleitzeitrahmens ab, in dem die registrierte Zeit gespeichert wurde. 2. Name des Gleitzeitcodes in allen aktivierten Sprachen angeben. Dies ist obligatorisch. 3. Soll der Gleitzeitcode nicht als Vergütung absetzbar sein? Markieren Sie dies, falls zum Beispiel nur angeordnete Überstunden bezahlbar sein sollen. Die Überstunden sollten daher auf einem Zeitkonto in einem Gleitzeitrahmen registriert werden, von dem zu wenig gearbeitete Stunden abgesetzt werden können. Wenn der hier angelegte Gleitzeitcode NICHT als Vergütung verrechenbar sein soll, markieren Sie bitte das Kästchen Nur Unbezahlt. 4. Vergütungsart. Wenn Sie Gehaltsberichte generieren und diese in Ihr Buchhaltungssystem übertragen, muss jeder Gleitzeitcode einer Art der Vergütung zugeordnet werden, um die Überstunden entweder zeitlich absetzen zu können oder diese bezahlt zu bekommen. Die zweite Vergütungsart wird natürlich nur relevant, wenn die Überstunden überhaupt bezahlt verrechnet werden dürfen. Bitte prüfen Sie die relevanten Vergütungsarten in Ihrem Buchhaltungssystem nach. 5. Vergütungszuschlag. Bitte geben Sie je nach Gleitzeitcode hier den Zuschlag der Stunden in Prozent an, der auf die Anzahl der Überstunden aufgeschlagen wird. Wenn ein Mitarbeiter am Wochenende oder am Abend/in der Nacht arbeitet, wird auf jede Stunde ein bestimmter Prozentsatz aufgeschlagen. Z.B. für jede Stunde außerhalb der normalen Arbeitszeiten werden zwei Stunden auf dessen Gleitzeitkonto registriert. Diesen Zuschlag geben Sie hier bitte in Prozent an. Sollten Sie hier nichts eintragen, wird für diesen Gleitzeitcode kein Zuschlag übernommen. 6. Speichern Sie Ihre Angaben. Wenn Sie alle Gleitzeitcodes eingegeben haben, können Sie die standardmäßige Verteilung der registrierten Gleitzeit eingeben. Standardverteilung heißt hier die Aufteilung der registrierten

5 Handbuch 3 Überstunden auf die vorhandenen Gleitzeitcodes. 1. Klicken Sie auf Alle Anzeigen oder gehen Sie unter Verwaltung > Organisationseinstellungen > Flexible Zeitcodes, um all Ihre Gleitzeitcodes anzugeben. 2. Geben Sie die Sortierung der Codes in der Spalte Rangordnung an. 3. In der Spalte Anzahl der Stunden geben Sie an, wie viele Stunden, dem Benutzer vorläufig in welchem Gleitzeitcode ausgewiesen werden sollen. Zum Beispiel hat ein Benutzer 3 Überstunden registriert. Diese drei Stunden werden nach Ihren Einstellungen hier verteilt. Der Benutzer kann dies natürlich später ändern. Die Angaben hier sind nur Empfehlungen des Programms für den späteren Benutzer. 4. Speichern Sie. Verwaltung von Gleitzeitrahmen Es gibt bereits zwei Gleitzeitrahmen in der Anwendung. Diese wurden als Gleitzeitkonto und als Zeitausgleichskonto eingerichtet. Jeder Gleitzeitcode gehört später in einen Gleitzeitrahmen. Hiermit definieren Sie das Modell der Verrechnung. Wenn Zeit registriert wird, geschieht dies innerhalb eines Gleitzeitcodes. Jeder Gleitzeitcode gehört in einen Gleitzeitrahmen. Wenn aber Stunden abgesetzt oder verrechnet werden, geschieht dies je nach Gleitzeitrahmen. Alle registrierten Zeiten in den Gleitzeitcodes werden aufsummiert und mit den Zuschlägen verrechnet, um hieraus ein positives oder negatives Gleitzeitguthaben zu ermitteln. Unter Verwaltung > Organisationseinstellungen > Gleitzeitcodes legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Gleitzeitrahmen angezeigt werden. 1. Unter Gleitzeitrahmen geben Sie die Ordnung an, in der diese angezeigt werden sollen. 2. Speichern Sie. Um einen neuen Gleitzeitrahmen hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuer Gleitzeitrahmen. Geben Sie hier nun die folgenden Informationen ein: 1. Name des Gleitzeitrahmens in allen aktivierten Sprachen. Dies ist obligatorisch. 2. Wenn Sie Gehaltsberichte generieren und diese in Ihr Buchhaltungssystem importieren, benötigen die Gleitzeitrahmen eine Angabe mit welcher Vergütungsart der Überstundenabbau verbucht wird und mit welcher die

6 Handbuch 4 Gleitzeit erfassen Eröffnungssaldo Lohnverrechnung. Bitte entnehmen Sie die aktuellen Vergütungsarten Ihrem Buchhaltungssystem. 3. Entscheiden Sie, ob es in einem Gleitzeitrahmen ein Maximum an Gleitzeitschuld oder guthaben geben soll. Wenn Sie hier keine Angaben machen, gibt es keine Obergrenze weder für ein Guthaben noch für die Minusstunden. Sollte der Benutzer die Grenzen überschreiten, erhält sie/ er eine Warnung bei der Registrierung von Gleitzeit. Wenn die Zeiten geprüft werden, kann der Prüfer auch gestatten, dass diese Grenzen nicht eingehalten werden. Soll dies nicht gestattet sein, können die zusätzlich registrierten Stunden auch bei späterer Prüfung ausgebucht werden. Werden Minusstunden nicht beglichen, kann dies als Lohnabzug verbucht werden. Wählen Sie alle Auswählen oder gehen Sie unter Verwaltung > Orginisationseinstellungen > Gleitzeitcodes um die Gleitzeitkonten zu sehen. Um einen Gleitzeitrahmen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen. Sie können folgende Informationen anpassen: 1. Name des Gleitzeitrahmens in allen aktivierten Sprachen. 2. Wenn Sie Gehaltsberichte generieren und diese in Ihr Buchhaltungssystem importieren, benötigen die Gleitzeitrahmen eine Angabe mit welcher Vergütungsart der Überstundenabbau verbucht wird, und mit welcher die Lohnverrechnung. Bitte entnehmen Sie die aktuellen Vergütungsarten Ihrem Buchhaltungssystem. 3. Wie hoch das Maximum an Gleitzeitschuld oder guthaben geben soll. Wenn Sie hier keine Angaben machen, gibt es keine Obergrenze weder für ein Guthaben noch für die Minusstunden. Sollte der Benutzer die Grenzen überschreiten, erhält sie/ er eine Warnung bei der Registrierung von Gleitzeit. Wenn die Zeiten geprüft werden, kann der Prüfer auch gestatten, dass diese Grenzen nicht eingehalten werden. Soll dies nicht gestattet werden, können die zusätzlich registrierten Stunden ausgebucht werden. Werden Minusstunden nicht beglichen, kann dies als Lohnabzug verbucht werden. Ein Benutzer, der Gleitzeit registrieren können soll, benötigt auf seinem Zeitkonto einen Eröffnungssaldo. Dies muss von einem Benutzer vorgenommen werden, dem die Prüfung von Zeitregistrierungen gestattet ist. Gehen Sie hierzu in der Oberfläche

7 Handbuch 5 zur Zeitregistrierung in den Bereich Prüfung. Markieren Sie hier den Button Gleitzeit und wählen einen Benutzer in der Auswahlliste aus. Geben Sie folgende Informationen ein: 1. Datum der Eröffnung. Ab diesem Datum wird der Benutzer verpflichtet sein, Gleitzeit zu registrieren, d.h. die Differenz seiner registrierten und Normalarbeitsstunden wird erfasst. 2. Eröffnungssaldo für die einzelnen Gleitzeitkonten die Menge der Plus- und Minusstunden der einzelnen Gleitzeitkonten, zu beginn der Gleitzeitregistrierung. 3. Speichern Sie. Gleitzeit registrieren Benutzern, ohne einen Eröffnungssaldo wird es nicht möglich sein Gleitzeit zu registrieren. Sie registrieren nur Gleitzeit, wenn Ihre gearbeiteten Stunden nicht mit der in der Verwaltung vorgesehenen Normalarbeitszeit übereinstimmen. Um Zeit zu registrieren, müssen die vorherigen Tage auch ausgeglichen sein, so dass die Summe der bereits registrierten Zeiten den festgelegten Normalarbeitsstunden entspricht. Nur wenn alle für einen Tag registrierten Arbeitsstunden erfüllt wurden, werden Sie sehen können, ob Sie Gleitzeit registrieren müssen. Wenn Sie Ihre Zeit in Registrierung/ Tag erfassen, klicken Sie auf den Button Gleitzeit oben auf der Seite. Bei der Arbeit mit der Registrierung / Woche ist unter jedem Tag and dem Sie registrieren ein Link abgebildet, um für den betreffenden Tag Gleitzeit zu registrieren. Ein neues Fenster öffnet sich mit den Standardeinstellungen wie die Gleitzeit auf die jeweiligen Gleitzeitcodes verteilt werden soll. Für einige der Gleitzeitcodes ist die Verrechnung als Lohn möglich. Sollten Sie kürzer als die Normalarbeitsstunden gearbeitet haben, werden die Stunden ebenso von den jeweiligen Gleitzeitrahmen abgezogen. Beachten Sie, dass der Prüfer der Gleitzeitregistrierungen Ihre erfassten Zeiten bestätigen und diese aber auch ändern kann. Sollte der Administrator innerhalb des Gleitzeitrahmens ein maximales positives oder negatives Gleitzeitguthaben festgelegt haben, werden Sie gewarnt sobald Sie diesen Wert überschreiten. Ist Ihr Guthaben positiv, kann der Prüfer Ihrer Zeiten diese Stunden ausbuchen. Sie können diese Zeiten dann nicht mehr zur Kompensation Ihrer Stunden verwenden. Sind Sie mit Ihren Stunden im Minus, und unterschreiten hier die Grenze kann der Prüfer Ihnen dies ggf. vom Lohn/Gehalt abziehen. Diese Schritte werden generell im Rahmen der Prüfung der Gleitzeiten vorgenommen.

8 Handbuch 6 Prüfung Prüfungsregeln Unter Verwaltung > Organisationseinstellungen > Prüfung können Sie die Regeln für die Benutzer festlegen, die das Recht haben Gleitzeit zu prüfen. Bei der Auswahl eines hiesigen Modells kommt es natürlich darauf an, welches am besten zu Ihrer Organisationsstruktur passt. Die Alternativen richten sich danach, wessen Zeiten der Prüfer von Gleitzeit überprüfen dürfen soll: 1. alle Benutzer 2. ausgewählte Benutzer (nur ein Prüfer pro Benutzer) 3. ausgewählte Benutzer(mehrere Prüfer pro Benutzer) 4. Benutzer, die zur gleichen Ergebniseinheit wie der Überprüfende gehören 5. Benutzer, die zur gleichen Benutzergruppe wie der Überprüfende gehören Sollten Sie hier die Alternativen 2 oder 3 verwenden, wird der Prüfer je Benutzer individuell gesetzt. Gehen Sie hierzu bitte ins Menü Verwaltung > Registerverwaltung > Benutzer. Sie haben außerdem die Möglichkeit, dem Prüfer zu untersagen, ihre/seine eigenen Registrierungen zu prüfen. Markieren Sie hierzu das Kästchen Prüfer dürfen keine eigene Zeiten überprüfen. Vergessen Sie nicht abzuspeichern. Verwalten von Prüfungsrechten Gleitzeit prüfen Unter Verwaltung > Registerverwaltung > Benutzer verwalten Sie die Benutzer, die das Recht haben sollen Gleitzeit zu verifizieren. Suchen Sie hierzu den Benutzer, dem Sie das Prüfungsrecht für Gleitzeiten geben möchten oder klicken Sie auf den Namen des Benutzers. Neben der Benutzerrolle in der Mitte der Seite befindet sich der Button zur Anpassung individueller Benutzerrechte. Nachdem Sie darauf klicken, können Sie in dem sich neu öffnenden Fenster die Benutzerrechte anpassen. Rechts oben unter Registrierung gibt es ein Kästchen zur Prüfung von Gleitzeit. Markieren Sie das Kästchen und speichern Sie. Die Benutzer mit dem Recht zur Prüfung von Gleitzeit können in der Benutzeroberfläche zur Zeiterfassung unter dem horizontalen Menüpunkt Prüfung Gleitzeitregistrierungen sehen, kontrollieren und

9 Handbuch 7 bestätigen. 1. Markieren Sie den Button neben dem Symbol für Gleitzeit und suchen in der Auswahlliste den Benutzer, dessen Zeiten Sie prüfen möchten. 2. Sie sehen nun die noch nicht geprüften Gleitzeitregistrierungen des Benutzers bis zum aktuellen Datum. Wenn Sie das Datum ändern, werden die Registrierungen bis zum gewählten Datum angezeigt. Falls die Zeiten hier schon geprüft wurden, werden die geprüften Registrierungen angezeigt. 3. Nun können Sie die Gleitzeitregistrierungen des Benutzers kontrollieren und diese ggf. ändern. Die Zeit die verteilt werden muss, muss immer Null sein, um von Ihnen geprüft werden zu können. 4. Sollte das Gleitzeitguthaben des Benutzers das Maximum der Überstunden oder Minusstunden in diesem Gleitzeitrahmen über- bzw. unterschritten haben, können Sie wählen, ob Sie dies akzeptieren möchten oder Anpassungen vornehmen wollen. Wurde das Guthaben überschritten können Sie die Stunden oberhalb der Grenze ausbuchen. Unter (+) Aufzuteilende Stunden können Sie weiter unten die zuviel registrierten Stunden jedes einzelnen Tages Ausbuchen. Diese stehen dem Benutzer nicht mehr zur Verteilung seiner Überstunden zur Verfügung. Wurde die Grenze für Minusstunden unterschritten können Sie dies vom mit dem Lohn/Gehalt des Benutzers verrechnen. Unter Lohnverrechnung geben Sie je angesprochenem Gleitzeitrahmen die Stunden ein, die von der Vergütung abgezogen werden sollen. Diese verrechneten Minusstunden werden auch in den Gehaltsberichten angezeigt. 5. Speichern Sie. 6. Sie können mit der Prüfung und Änderung von Zeiten fortfahren bis Sie auf Bestätigen klicken. 7. Wenn Sie alle betreffenden Registrierungen geprüft haben, klicken Sie auf Bestätigen. Nach dem Klicken auf Bestätigen werden alle betreffenden Zeiten gesperrt für weitere Änderungen. Dies findet sowohl für normale registrierte Zeiten Anwendung, wie auch für registrierte Gleitzeiten bis zum gewählten oder aktuellen Datum. Indem Sie auf die oben links auf der Seite auf die Links- und Rechtspfeile klicken, können Sie durch vorherige Prüfungszeiträume klicken. Wenn Sie eine Prüfung rückgängig machen möchten, müssen Sie alle danach liegenden Perioden ebenfalls öffnen. Klicken Sie hierzu auf Wieder öffnen. Beachten Sie, dass Sie nur die

10 Handbuch 8 aktuelle Prüfung wieder öffnen können. Alle älteren Prüfungen müssten einzeln geöffnet werden. Berichte Monatsberichte Flexible Arbeitszeit Gehaltsbericht Sie finden die Gleitzeitberichte unter Berichte > Monatsberichte > Gleitzeitberichte. In dem Bericht zur flexiblen Arbeitszeit können Sie alle Gleitzeit-Registrierungen des ausgewählten Monats ansehen. Oben auf der Seite können Sie das Jahr und den Monat wählen für den der Bericht angezeigt werden soll. Wenn Sie das Recht haben, die Registrierungen anderer Benutzer anzusehen, können Sie in der obigen Auswahlliste Benutzer auch andere Benutzer auswählen. In der Liste der registrierten Gleitzeit können Sie nun je Gleitzeitrahmen/-modell sehen: Datum Gleitzeitcode (für Stundenverteilung), Gleitzeitrahmen (für Verrechnung) Stundenanzahl, die innerhalb des Rahmens hinzukam oder abgesetzt wurde ggf. Stunden, die vom Lohn abgezogen wurden aktueller Saldo des Gleitzeitkontos Oben auf der Seite sehen Sie den Eröffnungssaldo und unterhalb den Abschluss-Saldo. Gehaltsdetails Für jeden Benutzer wird für den gewählten Zeitraum die registrierte Gleitzeit angezeigt. Es werden alle Zeiten angezeigt, unabhängig davon, ob diese bereits geprüft wurden. Für jeden Gleitzeitrahmen wird die Summe der aufgeteilten und abgesetzten Stunden gezeigt. Die Verrechnung mit dem Lohn wird in der Spalte Zu Vergüten angezeigt. Flexible Arbeitszeit Hier können Sie wählen aus welchem Zeitraum Sie Registrierungen für Gleitzeit ansehen möchten. Wenn Sie das Recht haben, die Registrierungen anderer Benutzer anzusehen, können Sie in der obigen Auswahlliste Benutzer auch andere Benutzer auswählen. Danach wählen Sie den Zeitraum für den Sie die Registrierungen anzeigen möchten und wie die Zeiten summiert werden sollen in der

11 Handbuch 9 Schritt-für-Schritt Darstellung. Zum Beispiel wird Ihnen bei Auswahl von pro Woche eine Summe der registrierten Gleitzeiten des Benutzers je Woche gezeigt. Indem Sie Detailliert markieren sehen Sie jede einzelne Registrierung für Gleitzeit. Wenn Sie dieses Kästchen nicht markieren, sehen Sie nur die Summen der Registrierungen. Um Ihnen den Start Ihrer Arbeit mit TIME-Flex zu vereinfachen, ist diese Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Administrator angedacht. Jeder Schritt wird hier im Handbuch nochmals detailliert beschrieben: 1. Entscheiden Sie, welche Gleitzeitcodes Sie verwenden möchten und geben diese unter Verwaltung > Flexible Zeitcodes ein. 2. Entscheiden Sie welche Benutzer das Recht haben sollen Gleitzeiten zu überprüfen. Legen Sie dies in der Verwaltung in den individuellen Benutzerrechten fest. 3. Legen Sie Regeln zur Prüfung von Gleitzeiten fest - unter Verwaltung > Prüfung. 4. Fügen Sie den Gleitzeitkonten der Benutzer Eröffnungssalden hinzu. Und überprüfen Sie die Normalarbeitszeiten der Benutzer im Kalender. 5. Vergessen Sie nicht alle Einstellungen auf den jeweilig betreffenden Seiten zu Speichern.

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