Muss das Archiv immer im dunklen Keller stehen?

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1 Muss das Archiv immer im dunklen Keller stehen? Einblicke in das elektronische Archiv der Schweizerischen Nationalbank, die Appetit auf mehr machen. ECM Tag Schweiz 8. November 2011

2 Ruedi Becker Dipl. El. Ing. HTL emba FHO Leiter Interbank- und Finanzdatensysteme Seit 2006 in der SNB

3 Nationalbankgesetz Art. 4 Notenmonopol Die Nationalbank hat das ausschliessliche Recht zur Ausgabe der schweizerischen Banknoten. Art. 5 Aufgaben Die Nationalbank führt die Geld- und Währungspolitik im Gesamtinteresse des Landes. Sie gewährleistet die Preisstabilität. Dabei trägt sie der konjunkturellen Entwicklung Rechnung. Sie wirkt bei der internationalen Währungskooperation mit. Sie erbringt dem Bund Bankdienstleistungen.

4 Geld- und Währungspolitik Sie versorgt den Schweizerfranken-Geldmarkt mit Liquidität. Sie gewährleistet die Bargeldversorgung. Sie erleichtert und sichert das Funktionieren bargeldloser Zahlungssysteme. Sie verwaltet die Währungsreserven. Sie trägt zur Stabilität des Finanzsystems bei.

5 Zahlungsverkehr eurosic / SIC Secom Stematch SWIFTAlliance AML CoFi Bloomberg Datastream Finanzdatensysteme Reuters SDA Telekurs id Contribution 3000xtra Elektronische GeBüV-konforme Aufbewahrung & Archivierung OS ECM Message oriented Middleware WebSphere MQ

6 Statt beim täglichen houskeeping (aka TEV) die Logfiles zu löschen, sende ich sie mal ins Archiv man weiss ja nie Im Archiv findet man nichts Zugriffszeit spielt keine Rolle, es liest ja eh niemand Ich schicke Dir täglich einen DB- Dump, archiviere bitte jeden Dump für 10 Jahre Datenfriedhof Tapes sind gut genug

7 GeBüV- Ablage Historisches Archiv Backup Vor- Papierkorb

8

9 GeBüV ist noch mehr Art. 957 OR1 Art VDSG Art GeBüV Art. 4, 5 und 7 DSG Art. 70 MWSTG Art EIDI-V Art MWSTV

10 Der Wert des Archivs Gesetzliche Anforderungen erfüllt Viele User haben Zugriff und kennen das System Der Datenschatz muss aus Keller gehoben werden! Unveränderbarkeit der Daten Strukturierte & unstrukturierte Dokumente Enormer Datenschatz aus allen Bereichen der Bank

11 Der Wert des Archivs Gesetzliche Anforderungen erfüllt Viele User haben Zugriff und kennen das System Der Datenschatz muss aus dem Keller gehoben werden! Unveränderbarkeit der Daten Strukturierte & unstrukturierte Dokumente Enormer Datenschatz aus allen Bereichen der Bank

12 Bearbeitung Fax Portale Import (Zahlungsverkehr, SAP, Avaloq, Sharepoint ) Scanner Dokumente Druck Anzeige Export Elektronische Workflows Revisionssichere Archivierung Endgültige Vernichtung

13 Evolution Hist. Archiv OS ECM Workflow Workflow DMS DMS DMS Archiv Archiv Archiv Archiv GeBüV GeBüV GeBüV GeBüV GeBüV

14 Einige Zahlen User 130 eingetragene (20% aller Mitarbeiter) 60 regelmässige Installationen 30 Fat-Clients 100 OS WEB

15 SWIFT-, SIC-, eurosic-, & SECOM- Meldungen seit Avaloq Outputs seit gescannte Belege für SAP seit s seit Workflow Objekte seit

16 Und täglich grüsst Verarbeitungszyklus OS:ECM Eingehende Dateien: Nr. 24 Nr. 25 Nr. 1 Nr. 2 06:00 09:00 12:00 15:00 18:00 21:00 24:00 03:00 06:00 09:00 07:00 08:00 10:00 11:00 13:00 14:00 16:00 17:00 19:00 20:00 22:00 23:00 01:00 02:00 04:00 05:00 07:00 08:00 Nr. 31 Nr. 32 Nr. 7 Nr. 8 Nr. 3 - Nr. 6 Nr. 26 Nr. 27 Nr. 9 - Nr. 23 Zugesicherte Onlinezeit OS:ECM: 07:00 18:00 Importe der Dateien Backup OS:ECM Prüfkreis Prüfkreis Onlinezeit Samstag: Hashwertüberprüfung Ankunft SWIFT Scanning Ankunft SIC Ankunft Avaloq Druckoutput Ankunft SECOM Ankunft eurosic OS:ECM Archivierungslauf Mittwoch: Reboot Ankunft Dateien u. Logs Abgeschlossene Verarbeitungsfolge eines Tages

17

18 Integration SharePoint Revisionssichere Archivierung für Erfüllung von Compliance- Anforderungen im Sharepoint-Umfeld Überführung von Dokumenten und Metadaten aus SharePoint 2010 in OS ECM mit der Schnittstellen-Komponente OS[SharePoint-Archiv]

19 Statt beim täglichen houskeeping (aka TEV) die Logfiles zu löschen, sende ich sie mal ins Archiv man weiss ja nie Im Archiv findet man nichts Zugriffszeit spielt keine Rolle, es liest ja eh niemand Ich schicke Dir täglich einen DB- Dump, archiviere bitte jeden Dump für 10 Jahre Datenfriedhof Tapes sind gut genug

20 Statt beim täglichen houskeeping Automatische (aka TEV) die Logfiles zu Archivierung löschen, sende ich sie mal ins Archiv man weiss ja nie Integrierte Im Archiv Recherche findet man nichts Zugriffszeit spielt keine Rolle, es liest ist ja eh online niemand Nur Ich Änderungen schicke Dir täglich werden einen mit DB- Dump, korrekter archiviere bitte Aufbewahrungsfrist für 10 abgelegt jeden Dump Jahre Datenfriedhoschatz Tapes Highsind gut WORM genug Performance

21 Benefits Archivierte und lebende Dokumente im selben System Archivierung geschieht automatisch Alle arbeiten mit derselben Dokumentversion Standardisierte Schnittstelle Architektur User Anwenderfreundlichkeit steigt Administrationsaufwand sinkt Dokumente sind auffindbar Geschäftsprozesse sind einheitlich dokumentiert Verminderte Schulungsaufwände Weniger und klar definierte Schnittstellen Komplexität sinkt Speichervolumen sinkt Technisch Eigendynamik!

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