Records Management auf Basis intelligenter Content Relationships am Beispiel von s. SER Solutions Deutschland GmbH

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1 Records Management auf Basis intelligenter Content Relationships am Beispiel von s Daniel Böhmer Berater & Lösungsarchitekt SER Solutions Deutschland GmbH

2 <marketing>

3 SER ist......ein führender, unabhängiger Softwarehersteller im europäischen ECM-Markt 1984 gegründet 370 Mitarbeiter 14 Gesellschaften, 21 eigene Standorte 50,7 Mio Umsatz SER Software: is made in Germany

4 SER in Ihrer Nähe 9 x in Deutschland TOP 500-Unternehmen 15 DAX 30 Unternehmen >1.300 Projekte / >1 Mio. Anwender

5 Referenzkunden

6 </marketing>

7 Management Was sind meine Optionen

8 Management: 3 Probleme 1. Rechtliche Anforderungen 2. Ablage im Kontext zu Prozessen & Akten 3. Dauerhafte Verdrängung um Speicher einzusparen

9 DOXiS4 Gateway: Probleme gelöst! 1. DOXiS4 Journal Rechtliche Anforderungen Archiving 2. DOXiS4 SmartOffice Ablage im Kontext zu Prozessen & Akten DOXiS4 wincube 3. DOXiS4 Dauerhafte iroom Verdrängung um Gateway Speicher einzusparen

10 Lebenszyklus Eingang DOXiS4 Journal Archive DOXiS4 Manager Audit Archivierung Geschäftsrelevanz Bearbeitung & Bereitstellung DOXiS4 wincube & SmartOffice

11 Archivierung vs. Management

12 Management Im Kontext elektronischer Geschäftsprozessen

13 Konsequenzen Übersichtlichkeit? 100 Ordner? 1000? Homogenität: was machen Kollegen? Persistenz beim Weiterleiten? Am Ende des Projekts? Mehrfach-Zuordnungen?

14

15

16 DOXiS4 ICC: s im Kontext

17 DOXiS4 ICC: ECM im Kontext direkte Integration

18 DOXiS4 ICC: ECM im Kontext pers. Kontext-Favoriten

19 DOXiS4 ICC: ECM im Kontext Mehrfachzuordnung!

20 DOXiS4 ICC: ECM im Kontext vorausgewählter Kontext

21 DOXiS4 ICC: ECM im Kontext Abgleich mit CRM/ERP

22 DOXiS4 ICC: ECM im Kontext Abgleich mit CRM/ERP

23 DOXiS4 ICC: ECM im Kontext Zuordnung zur Belegart inkl. Definition des Records

24 DOXiS4 ICC: ECM im Kontext Erweiterte ECM Funktionen: z.b. Ablage zur Akte..

25 was uns zu s im Kontext von elektronische Akten

26 Die wichtigsten Informationen auf einen Blick Verweise auf Inhalte aus Drittsystemen

27 eakte: Digitaler Schreibtisch Register sorgen für (einheitliche) Strukturen InformationCockpit Aktendeckel mit umfänglichen Informationen

28 eakte: Register mit Dokumenten Recherche in Akte/Register Dokumente im Register

29 eakte: Vorschau auf verknüpfte Akten Akten in Akten verknüpfen

30 eakte: Integration leichtgemacht Applikationen einbetten

31 oder eben eine Personal-Akte

32 Vom Start weg produktiv Dank der Solution Packages kein leeres Versprechen, sondern auf Basis des DOXiS4 Transport Services Realität. und mehr!

33 Und die ordnungsgemäße Aufbewahrung??

34 Records Management i.s.v. Aufbewahrungsfristen Content Service Bus > Retention Management

35 Die zentralen Anforderungen Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln im allg. mehr als nur eine einfache Frist! wie häufig in Archiv oder WORM-Speichersystemen zu finden besteht aus Bezugsdatum (trigger event) und Dauer (retention period) Bezugsdatum ist selten das Archiv-/Dokumentdatum sondern meist Datum des Abschluss eines Vorgangs ( zda ) und einer Disposition Action ( Aussonderungsmaßnahmen ) aufbewahren, Review, autom. löschen, mit Nachfrage löschen, Aussonderung an Archiv

36 Die zentralen Anforderungen Disposal Hold ( Löschsperre ): Aussetzen einer Aussonderung in DOXiS4 auch für Dokumente (in MoReq2 nur auf Aktenebene definiert) Audit Trail: Änderungen am Retention Mgmt sind immer zu protokollieren! Insbesondere die Protokolle über Aussonderung / Löschung

37 Retention Rules in DOXiS4 (1/2) Retention Regeln werden global verwaltet und definiert für welche Objekttypen welche Regeln verwendet werden die minimale und maximale Dauer (mit Rundungsoptionen) minimal: so lange muss aufbewahrt werden maximal (optional): so lange darf aufbewahrt werden das Bezugsdatum, welches meist das RetentionBaseDate und nicht das Dokumentdatum ist

38 Retention Rules in DOXiS4 (2/2) Retention Regeln werden global verwaltet und definiert Aktion bei Ablauf der maximalen Frist nichts >> logisches & physikalisches Löschen erfolgt nach Review (vier-augen-prinzip( logisch Löschen >> physikalisches Löschen erfolgt erst nach Review physikalisch Gültigkeit der Regel selbst Optionen zur Änderbarkeit der Regel

39 Lifecycle Management in DOXiS4 Default: Objekt geschützt, solange keine Regel bekannt ist trigger event Regel & Bezugsdatum bekannt Aufbewahrungsfrist = Eventdatum + retention period minimale Frist maximale Frist disposition action Verhalten in einem Archiv-Datenbestand (retention mode = strong) Löschen nicht möglich Löschen möglich (jedoch nicht automatisch) Hinweis: minimale Frist = maximale Frist möglich => Verhalten wie in MoReq2 destroy, logical delete (review), long term preservation Zeit Default: Objekt nicht geschützt, solange keine Regel zugeordnet ( Objekt nicht als Record deklariert ) trigger event Regel & Bezugsdatum bekannt Aufbewahrungsfrist = Eventdatum + retention period minimale Frist maximale Frist disposition action Verhalten in einem DMS-Datenbestand (retention mode = optional) Löschen möglich Löschen nicht möglich Löschen möglich (jedoch nicht automatisch) destroy, logical delete (review), long term preservation Zeit

40 Logisches vs. Physikalisches Löschen Logisches Löschen Objekt wird nur als gelöscht markiert ( Papierkorb -Funktion) Objekt kann wiederhergestellt werden & ist für berechtigte Benutzer zugreifbar Physikalisches Löschen Objekt wird aus der DOXiS4 Indexverwaltung komplett entfernt ist nicht mehr auffindbar & kann nicht mehr wiederhergestellt werden Zum Dokument gehörende Binärdaten werden asynchron auf ALLEN Speichersystemen gelöscht (soweit auf dem Speichersystem möglich)

41 Und wie löse ich das für meine vielen Repositories?

42 Dokumente produzierernde Systeme Dutzende Content Repositories

43 Dutzende Content Repositories Audit Trail Zugriffschutz Revisionssicherheit??? Disaster Prevention?? Langzeit- Tauglichkeit usw.???

44 Integrations-Netzwerke

45 Zentrales Content Repository

46 Cut 30 Minuten sind einfach zu wenig

47

48 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit SER Solutions Deutschland GmbH

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