Realisierung einer Mitzeichnungslösung auf Basis von SharePoint 2010

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1 Realisierung einer Mitzeichnungslösung auf Basis von SharePoint 2010 Sinnvolle Verwendung von SharePoint Standardfunktionalitäten Programmatische Erweiterungen Finanzbehörde, E-Government und IT-Steuerung Ute Bendhaack Microsoft Consulting Services, BPIO Stefan Behrla

2 2 Agenda Das Projekt Hamburger Informationsmanagement (HIM) im Kontext der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) HIM-Workflow Kernanforderungen Demonstration Architektur F&A

3 Das Projekt HIM im Kontext der FHH Auftrag des Senats der FHH Aufbau eines elektronischen Dokumentenmanagements bis Ende 2012 Elektronische Entscheidungsvorgänge (HIM-Workflow), Anbindung an die elektronische Akte Systemübergreifende Suche in zentralen Datenquellen Anforderungen: Verwaltungshandeln muss nachvollziehbar und korrekt sein Umsetzung des Elektronischen Entscheidungsvorganges zur weitgehenden Ablösung der Papiervorgänge ( Gittermappen ) Verlässliche Dokumentation von Entscheidungen, die heute im Mailsystem abgewickelt werden. Nachvollziehbarkeit des Entscheidungsvorganges (Protokollierung der einzelnen Schritte, Speicherung von Dokumentenversionen). Unterstützung der Aktenführung (Nutzung/Übernahme von Metadaten, automatische Konvertierung und Übergabe von Dokumenten an die elektronische Akte) Verknüpfung von Einzelinformationen zu Wissen und Verfügbarkeit dieses Wissens zum richtigen Zeitpunkt als Grundlage für qualitativ hochwertige und effiziente Verwaltungsarbeit 3

4 4 HIM-Workflow: Kernanforderungen Dokumentenmappe: Mehrere Dokumente in einer Mappe Eineindeutige Kennzeichnung Workflowablauf: Parallele und sequentielle Verfügungsschritte Initiieren u. starten durch Nutzer Steuern durch System Benachrichtigung per Dokumentenbearbeitung: Mit Standardfunktionen und Standard Werkzeugen: Öffnen, lesen Bearbeiten/ändern Neue Dokumente hinzufügen Versionierung: Änderungen an Dokumenten führen zu neuen Versionen Alte Versionen dürfen nicht geändert/gelöscht werden Revisionssicherheit Berechtigungen: Zugriff auf Mappe und Ablauf nur durch beteiligte Nutzer Änderungen nur durch den aktuellen Nutzer Stellvertreterregelung Protokollierung: Protokollierung: Alle Aktionen (wer, was, wann): Zustimmung, Ablehnung Änderung am am Ablauf Änderungen an an Dokumenten Protokolldatei Aktenablage: Abschlussverfügung Aktenrelevanz (Dokument/Version) Layoutprüfung Ausdruck für Papierakte Übergabe an elektronische Akte Übersichten/Recherchen: Workflows anzeigen Von mir initiiert Mir zugeordnet In Bearbeitung / erledigt Workflows suchen Tools: Vorlagen (Geschäftsgangmuster) Löschfunktionen Reorganisation Administration

5 HIM-Workflow: Architektur 1/2 Das FHHportal (die Plattform für Zusammenarbeit in der FHH) wird auf Basis SharePoint 2010 betrieben Der HIM-Workflow auf Basis von SharePoint 2010 ist vollständig in das FHHportal integriert HIM-Workflow 143 von insgesamt 251 Einzelanforderungen können ohne Programmierung umgesetzt werden. SharePoint Standard: Standardfunktionalität Customizing Anpassung Programmierung: Abschlussverfügung Berechtigungskonzept Protokollierung Nutzung von Standardfunktionalitäten Nutzung der vorhanden Infrastruktur Applikationen Anforderungen sind nicht nach Komplexität gewichtet. FHH-Portal: Plattform zur Zusammenarbeit der Mitarbeiter der FHH sowie zur Unterstützung des Informationsmanagements auf Basis von SharePoint. 6

6 7 HIM-Workflow: Architektur 2/2 SharePoint Inhaltstypen Dokumentenmappe Inhaltsdatei SharePoint Designer Workflow Formulare InfoPath Workflowlogik Berechtigungsmodul Weitere Komponenten Silverlight WP zur Archivierung Protokoll XML & InfoPath Übersichten CQWP

7 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!

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