TOPIX:8 Grundmodul. Bilder aufbereiten und im Bildkatalog verwenden

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1 TOPIX:8 Grundmodul Bilder aufbereiten und im Bildkatalog verwenden Diese Anleitung beschreibt das derzeit sicherste Verfahren für die Verwendung von Logos, Schmuckund Hintergrundgrafiken in den Textverarbeitungsbereichen (4D-Write) von TOPIX:8. Die Bilder werden dabei in den TOPIX:8 Bildkatatog importiert und in den Dokument-Formularen nur als Referenz auf diesen Bildkatalog platziert. Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass die Dokumente selbst Speicherplatz sparend ohne Bilder archiviert werden können. Die Bildelemente stehen aber für alle Formen der Bildschirmansicht, für den Druck und für die Erzeugung von PDF-Dokumenten zur Verfügung. Stand: Quellmaterial aufbereiten...2 Verwendete Bildvorlagen...2 Bearbeitung des Ausgangsmaterials...2 Vorbereitung für den Import in den Bildkatalog...2 Mögliche Einsatzvarianten unter Mac und Windows...3 Bild anpassen unter Windows mit dem Programm Paint...3 Import in den Bildkatalog...4 Einsetzen von Bildern in die Formulare mit Referenz:...5 TOPIX Informationssysteme AG

2 Quellmaterial aufbereiten Verwendete Bildvorlagen Mit der Verwendung von Bitmap-Bildern sind Sie in TOPIX:8 in den meisten Fällen auf der sicheren Seite. Prinzipiell wäre es zwar auch möglich, Vektorgrafiken in den Bildkatalog zu importieren. Dabei kommt es aber je nach Betriebssystem und Druckertreiber manchmal zu unvorhersehbaren Ergebnissen. Wandeln Sie Vektordaten möglichst schon bei der Vorbereitung des Bildmaterials in Bitmap-Bilder um. Bearbeitung des Ausgangsmaterials Das Ausgangsmaterial kann in einer beliebigen Bildbearbeitungs-Software aufbereitet werden. Zur Optimierung von Bildqualität und Größe beachten Sie bitte folgende Punkte: Größe: Bildfläche Auflösung des Ausgangsmaterials Farbigkeit Datenformat Die Bilder genau in der Größe anlegen, in der sie in TOPIX verwendet werden sollen. Werden ein Motiv in mehreren Größen benötigt, sollten auch mehrere Vorlagen im Bildkatalog existieren Es ist zwar möglich, die Bilder auch noch in TOPIX zu skalieren, da die grafischen Elemente aber meist in mehreren Formularen verwendet werden, sichert man einheitliche Darstellungsgrößen am besten durch Verzicht auf eine Skalierung in TOPIX. Außerdem kommt es je nach Systemkonfiguration und verwendeten Druckertreibern hin und wieder zu unerwarteten Ergebnissen Bild klein halten, wenn möglich auf allen Seiten 10 Pixel weiße Fläche als Zugabe spendieren, damit das Bild etwas Abstand zu seiner Umgebung hat und es noch Platz für Beschnitt gibt Deko-Elemente und Hintergrundbilder: Hier genügen meist 300 dpi Texte in Absenderzeilen und Firmierungsblöcken: Hier werden 600 dpi empfohlen Bei sehr kleinen Schriftgrößen oder anderen feinen Linien, hohen Qualitätsansprüchen und Verfügbarkeit guter Drucker kann auch eine Vorlage mit höherer Auflösung bis 1200 dpi sinnvoll sein. Bitte beachten: Alle Vorlagen mit der gleichen Auflösung anlegen. Immer RGB, nie CMYK und bei Verwendung unter Windows auch keine Graustufenbilder Bitte beachten: Auch Schwarz-Weiß-Bilder (z.b. für Fax-Vorlagen) im RGB-Format anlegen. Graustufen-Bilder können je nach Systemkonfiguration und verwendeten Druckertreibern zu unerwarteten Ergebnissen führen. Da die Bilder nur referenziert verwendet werden, spielt die Dateigröße nur eine untergeordnete Rolle. Nach der Aufbereitung sollten die Bilder zunächst in einem der folgenden Formate abgespeichert werden: Konvertierung auf 72 dpi (ohne Umrechnung der Bilddaten, z.b. im GraphicConverter), 4D kann nur 72 dpi-bilder (sowohl auf Mac OS als auch auf Windows) korrekt verarbeiten Bei Erzeugung auf Apple Macintosh: PICT ohne Vektoren - also reine Bitmap! Bei Erzeugung unter MS Windows:.BMP oder.tif Vorbereitung für den Import in den Bildkatalog Vor der Bildübernahme in den Bildkatalog sollten die Bilder möglichst mit dem Programm GraphicConverter geöffnet werden (nur für Apple Macintosh verfügbar, erhältlich bei lemkesoft.de, 29,95 EUR). Bilder, die in einem anderen Format als PICT vorliegen, sollten in diesem Programm in jedem Fall auch noch in das PICT-Format (ohne Vektoren) gewandelt werden. Ggf. ist das Bild aus dem GraphicConverter zuvor als PICT zu sichern! Aus dem GraphicConverter lassen sich die Bilder problemlos über die Zwischenablage in den TOPIX-Bildkatalog einsetzen. Referenzierte Bilder erscheinen dann in den Formularen exakt 1:1 in Originalgröße. Achtung: Die direkte Übernahme von Bildern aus Photoshop ergibt grobpixelige Ergebnisse! Wenn kein GraphicConverter verfügbar ist, können unter MS Windows zur Not auch BMP-Bilder eingesetzt werden. Die Bilder sollten jedoch, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben, auf die korrekte Größe eingestellt sein. TOPIX bietet gerne an, Ihr fertig vorbereitetes Bildmaterial im GraphicConverter zu konvertieren. TOPIX:8 Grundmodul: Bilder aufbereiten und im Bildkatalog verwenden 2

3 Mögliche Einsatzvarianten unter Mac und Windows Sind die Bilder mit dem GraphicConverter aufbereitet worden, können sie in den Bildkatalog importiert werden. Die Bilder können auf Mac und Windows importiert werden. Mit einem auf den Mac importierten Bild kann auch auf Windows gearbeitet werden, umgekehrt ist es möglich, mit einem in Windows importierten Bild auf dem Mac zu arbeiten. Beachten Sie folgende Hinweise zu den angedeuteten Varianten: 1. Fall Handlung Bild wird mit GraphicConverter am Mac aufbereitet und in TOPIX auf einem Mac importiert. Bild wird nur auf Mac eingesetzt Bild in der richtigen Größe als *.pict erstellen und in TOPIX auf einem Mac importieren. Darstellung 1:1 2. Fall: Handlung Bild wird mit GraphicConverter am Mac aufbereitet und in TOPIX auf einem Mac importiert. Bild wird auf Mac und Windows eingesetzt Bild in der richtigen Größe als *.pict erstellen und in TOPIX importieren. Darstellung 1:1 Mac zu Win Skalierung markieren 3. Fall: Handlung Bild wird mit GraphicConverter am Mac aufbereitet und in TOPIX auf Windows importiert. Bild wird auf Mac und Windows eingesetzt Bild in der gewünschten Größe multipliziert mit 1,3333 als *.pict erstellen und in TOPIX auf dem WIN Rechner importieren. Darstellung 1:1 Mac zu Win Skalierung markieren 4. Fall: Handlung Bild wird auf Windows aufbereitet und in TOPIX auf Windows importiert. Bild wird nur auf Windows eingesetzt Bild (wenn möglich) in der gewünschten Größe in cm als *.PICT-Datei erstellen und in TOPIX auf dem WIN Rechner importieren. Darstellung 1:1 Bild anpassen unter Windows mit dem Programm Paint Sie können Bilder auch mit Paint anpassen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Unter Windows das Programm Paint starten (kein Photoshop: Bilder werden pixelig) 2. Das gewünschte Bild als BMP Format öffnen 3. Attribute auslesen Das Bild ist in Paint 1358 Pixel breit und 968 Pixel hoch. TOPIX:8 Grundmodul: Bilder aufbereiten und im Bildkatalog verwenden 3

4 Anforderung (Beispiel): Die Bildbreite soll 12 cm sein. Auf wieviel % muss dafür in Paint skaliert werden? Zunächst muss ich wissen, wie viel Pixel einem Zentimeter entsprechen: 1 cm = 37,8 px Dies wäre die Bildbreite von 12 cm in Pixel: 12 x 37,8 = 453,6 Mein Bild ist 1358 px breit. In % skaliert wäre das bei 12 cm: 453,6 x 100 : 1358 = 33,4% 4. In Paint "Strecken/Zerren" aufrufen und 33% eingeben Kommastellen sind nicht in Paint eingebbar. Trotzdem ist das Ergebnis sehr genau, so dass es keiner nachträglichen Skalierung in TOPIX bedarf. Wenn Sie das Bild im Formular eingefügt haben, können Sie es per Doppelklick öffnen und die Größe anzeigen lassen. Import in den Bildkatalog 1. Im Menü Stamm > Bildkatalog wählen 2. In der Bereichsleiste auf klicken Die Bildnummer wird nun automatisch vergeben. 3. Das Feld Bildname benennen 4. Das gewünschte Bild aus dem GraphicConverter in die Zwischenablage kopieren 5. Auf klicken oder, wenn es sich unter MS Windows um ein Bild im BMP-Format handelt: Über > Bild importieren. TOPIX:8 Grundmodul: Bilder aufbereiten und im Bildkatalog verwenden 4

5 Achtung: Für Bilder, die über Referenzierung in Formularen verwendet werden sollen: Nie im Einblendmenü zu den Befehl Bild in internes Format umwandeln oder eine andere Umwandlungsoption wählen! Diese Optionen können zu grobpix eligen Darstellungen führen. Wenn in gemischten Systemumgebungen gearbeitet wird: Die Option Mac zu Win Skalierung markieren, falls das Bild mit einem Mac importiert wurde und auch von Windows genutzt wird oder die Option Win zu Mac Skalierung markieren, falls das Bild mit Windows importiert wurde und auch mit Mac genutzt wird. Einsetzen von Bildern in die Formulare mit Referenz: 1. Im Bildkatalog das gewünschte Bild öffnen 2. geklickt halten und 4D-Ausdruck in Zwischenablage wählen 3. Im Menü Stamm > Formulare > Auftragsabwicklung wählen und in der Liste der Formulare z.b. ein Angebot wählen Falls das 4D-Write Menü (siehe nächste Zeile) nicht zu sehen ist: «+ bzw. Strg+ +M» eingeben 4. Im 4D-Write Menü Einfügen > 4D Ausdruck wählen 5. Register Ausdruck wählen und auf Bearbeiten klicken 6. Im Formel-Editor den Inhalt der Zwischenablage mit «+ bzw. Strg+V» einfügen TOPIX:8 Grundmodul: Bilder aufbereiten und im Bildkatalog verwenden 5

6 Es erscheint eine Formel mit Nummer und Name des Bildes. Tipp: Um bei Aktualisierungen unabhängig von der laufenden und unveränderbaren Bildnummer zu bleiben, bitte in dieser Formel die Bildnummer (hier: 6) auf 0 ändern. Dann wird das Bild im Formular nur über den Bildnamen referenziert. Das erleichtert den späteren Austausch von Bildern. Wenn ein Bild aktualisiert werden muss, kann es einfach mit dem gleichen Namen in den Bildkatalog eingesetzt werden 7. Bildnummer auf «0» setzen und auf OK klicken 8. Im Dialog 4D Ausdruck einfügen auf OK klicken Im Dialog Bild einfügen gibt es eine Voranzeige für die Lage des Bildes im Dokument. Testen Sie die Optionen mit Hilfe der Voranzeige vor dem Einsetzen So werden z.b. durch die Optionen Bild auf Seite einfügen und Hinter Text Bilder frei verschiebbar oder mit Doppelklick auf das Bild über einen Dialog nach numerischer Vorgabe platzierbar. 9. Auf OK klicken Wichtig: Bilder, die hinter dem Text liegen, sind nur dann im Formular wieder aktivierbar, wenn während des Klicks auf die entsprechende Fläche bzw. «Strg» gedrückt wird. TOPIX:8 Grundmodul: Bilder aufbereiten und im Bildkatalog verwenden 6