6.2 Access laden und neue Datenbank erstellen

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1 6.2 Access laden und neue Datenbank erstellen Im Windows-Menü Mit Klick auf das [Windows]-Symbol das Menü einblenden und - falls vorhanden - auf das Access- Programm-Symbol klicken. Andernfalls 'Alle Programme' auswählen, Microsoft Office mit Klick öffnen und jetzt Access mit Klick aktivieren. p Auf dem Desktop oder in der Task-Leiste Einfacher ist es, wenn das Programm-Icon bereits auf dem Desktop oder in der Task-Leiste abgelegt ist. Jetzt kann es mit Doppelklick (Desktop) oder Einfachklick (Task-Leiste) aktiviert werden. p Programm-Fenster nach dem Neu-Start Access meldet sich mit Datei Neu Leere Datenbank. Nach Auswahl eines Verzeichnisses und Eingabe des Datenbank-Namens 'BETRIEB' wird die Datenbank mit Klick erstellt und meldet sich mit dem Programm-Fenster der Folgeseite. 231

2 6.3 Aufbau des Datenbank-Fensters Fensterkopf wie üblich - mit Titelzeile und Register inklusive Befehlsband. Arbeitsfläche mit Objekte-Navigation, dem eigentlichen Objekt-Bereich und der Ansichten-Leiste. 6.4 Datenbank schließen, beenden, neu laden Nach Datei Datenbank schließen wird BETRIEB geschlossen, aber Access bleibt noch aktiv. Nach Klick auf das 'Schließen'-Symbol wird Access beendet. Nach erneutem Laden von Access kann BETRIEB direkt im Datei Register oder nach Klick auf das Zuletzt verwendet Register geöffnet werden. Folge: BETRIEB meldet sich mit einer leeren Arbeitsfläche. 232

3 6.5 Tabelle erstellen Tabellen - Begriffe Name der Tabelle (Entität), die Objekte enthält, die sich durch gleiche Attribute beschreiben lassen. Felder (Attribute), durch welche die Datensätze beschrieben werden. Jeweils ein Datensatz (Tupel), der die zusammengehörenden Infos eines Objekts enthält. Mit diesem Feld kann jede Tabellen-Zeile eindeutig identifiziert werden (= Primärschlüssel). 1. Schritt: Attribute definieren = Struktur der neuen Tabelle bestimmen Meldet sich Access mit einer leeren Arbeitsfläche, dann führt Erstellen Tabellen Tabelle - zur Darstellung einer leeren Tabelle, die nur aus einem ID- Feld und einer 'Hinzufügen'- Spalte besteht und - zur Erweiterung des Fensterkopfes um Tabellentools mit Felder und Tabelle. Zur Entwurfsansicht umschalten: - Mit Start Ansichten Ansicht 'Entwurfsansicht' oder - mit rechtem Mausklick auf 'Tabelle1' und anschließender Wahl von 'Entwurfsansicht' oder - mit Klick auf das 'Entwurfsansicht'-Symbol in der Ansichtenleiste. In dem 'Speichern unter'-fenster den Tabellenname 'Artikel' erfassen und mit [OK] bestätigen. Folge: Der Fensterkopf wird um - Tabellentools Entwurf erweitert und - im Objektbereich wird zur Entwurfsansicht umgeschaltet, in der der Feldname, der jeweilige Datentyp und (unten) weitere Eigenschaften bestimmt werden können. 233

4 6.5 Tabelle erstellen - Fortsetzung 1. Schritt: Attribute definieren - Fortsetzung Num als Textfeld zur Darstellung der Nummern '000' bis '999' definieren. - Mit der Artikelnummer soll nicht gerechnet werden; das Feld kann daher als Textfeld bestimmt werden. - In das 'Name'-Feld klicken, 'ID' mit Mausziehen markieren und mit 'Num' überschreiben. - Mit [Tab] oder Mausklick zum 'Datentyp'-Feld wechseln, mit Klick auf den Listenpfeil die Liste aufklappen und 'Text' wählen. - Danach mit Mausklick oder [F6] zur Feldgröße des 'Feldeigenschaften'-Bereichs wechseln, 255 mit Mausziehen markieren und '3' eingeben. - Abschließend mit Mausklick zurück in den 'Name + Typ' Bereich wechseln. Die weiteren Felder festlegen: - Die Feldnamen erfassen, - den Felddatentyp jeweils nach Mausklick auf den Listenpfeil auswählen und - die Größe im Eigenschaftenbereich bei Texten erfassen und bei Zahlen nach Mausklick auf den Listenpfeil auswählen. 2. Schritt: Primärschlüssel setzen: absolut wichtig, damit Access weiß, wie es die Daten eindeutig identifizieren kann. In die Felszeile klicken, nach der die Tabelle strukturiert sein soll. Folge: Der Zeilenkopf ist farblich hervorgehoben. Mit Tabellentools Entwurf Tools Primärschlüssel kann der Primärschlüssel aktiviert oder deaktiviert werden. Folge: Das Primärschlüssel-Symbol wird ein- oder ausgeblendet. 3. Schritt: Tabellenstruktur speichern Freiwillig: Jede Strukturänderung sollte gespeichert werden. - Entweder mit Klick auf das Speichern-Symbol oder - mit der Befehlswahl Datei Speichern. Erzwungen: Wird in der Ansichtenleiste oder nach Start Ansichten Datenblattansicht zur Datenblattansicht gewechselt, wird automatisch nachgefragt, ob gespeichert werden soll. Nur bei [Ja] erfolgt der Wechsel. 234

5 6.5 Tabelle erstellen - Fortsetzung 4. Schritt: Daten erfassen Mit Start Ansichten Datenblattansicht oder mit Klick auf das 'Datenblattansicht'-Symbol in der Ansichtenleiste zur Datenblattansicht wechseln. Bei der Datenerfassung sind folgende Eingabe- Hinweise zu beachten: - Von Zelle zu Zelle mit [Tab] oder []. - Zurück mit [] [Tab] oder mit Mausklick. - Innerhalb der gerade aktiven Zelle mit [Rück] löschen oder mit [Cursor] vor und zurück. - Korrektur einer bereits ausgefüllten Zelle nach [F2] oder Doppelklick. Satzzeiger-Arten: - Der Bearbeitungs-Satzzeiger (Stift) zeigt, dass Daten aktuell erfasst oder geändert werden. - Der Nur-Zeige-Satzzeiger (farbliche Hervorhebung) zeigt den gerade aktiven Datensatz. - Der EOF-Satzzeiger (Stern; End of File) zeigt das Ende der Tabelle und ermöglicht die Eingabe eines weiteren Datensatzes. Datensatz löschen: - Mauszeiger im Zeilenkopf positionieren und mit Klick die ganze Satzzeile markieren. - Entweder mit [Entf] und [Ja] löschen oder - nach rechtem Mausklick im Kontextmenü 'Datensatz löschen' wählen und mit [Ja] bestätigen. Spaltenbreite (Layout) ändern: Im Spaltenkopf auf die Trennlinie zwischen zwei Attributen zeigen, damit der Mauszeiger zum Doppelpfeil wird und in die gewünschte Richtung ziehen. 235

6 6.6 In der Tabelle navigieren Von Spalte zu Spalte (von Feld zu Feld) Anfangsspalte einfrieren (fixieren): - Problem: Beim Blättern mit [Tab] zum letzten Feld eines Datensatzes verschwindet eventuell das 'Num'-Anfangsfeld. - Lösung: Auf den Spaltenkopf zeigen und mit rechtem Mausklick das Kontextmenü öffnen, in dem 'Felder einfrieren' zu wählen ist. - Folge: Das eingefrorene Feld (wichtiges Feld) bleibt sichtbar, während das Folgefeld (unwichtiger) verschwindet. - Rücknahme: Nach rechtem Mausklick auf den Spaltenkopf kann die Einfrierung wieder aufgehoben werden. 'Geheim'-Spalte aus- und einblenden: - Sollen Meldebestand (MelBe) und Bestellmenge (BeMeng) aus betriebsbedingten Gründen nicht gezeigt werden, so ist dies ebenfalls möglich, wenn nach Markierung des Spaltenkopfes und rechtem Mausklick im Kontextmenü 'Felder ausblenden' gewählt wird. - Dies kann nach rechtem Mausklick im Spaltenmenü mit 'Felder wieder einblenden' rückgängig gemacht werden. Von Zeile zu Zeile (von Datensatz zu Datensatz) Blättern in kleinen Tabellen: Mit den Cursortasten oder mit den Schaltflächen am unteren Rand des Tabellenfensters kann problemlos von Satz zu Satz geblättert werden. Suchen in großen Tabellen: Nach Start Suchen Suchen kann in dem Suchen-Fenster der Suchbegriff eingegeben werden und bestimmt werden, ob im ganzen Dokument oder nur in dem aktuellen Feld gesucht werden soll. Die Fundstelle wird danach hervorgehoben. 236

7 6.7 Tabelle schließen und öffnen Schließen Im rechten Teil der Arbeitsfläche (= Objekt-Bereich) auf die [x] Schließen-Schaltfläche klicken. Folge: Die aktuelle Tabelle wird geschlossen, im linken Übersicht-Bereich wird sie aber noch als Teil der BETRIEB-Datenbank aufgeführt. Öffnen Im linke Übersicht-Bereich (= Objekt-Navigation) wird das gewünschte Objekt (hier die 'Artikel'-Tabelle) mit Doppelklick geöffnet. 6.8 Tabellenstruktur ändern Änderung immer speichern Entwurfsansicht einschalten - Mit Start Ansichten Ansicht 'Entwurfsansicht' oder - mit Tabellentools Felder Ansichten Ansicht 'Entwurfsansicht' oder - mit rechtem Mausklick auf 'Artikel' und anschließender Wahl von 'Entwurfsansicht' oder - mit Klick auf das 'Entwurfsansicht'-Symbol in der Ansichtenleiste. Primärschlüssel ändern - Das aktuelle Primärschlüsselfeld mit Klick markieren. - Mit Tabellentools Entwurf Tools Primärschlüssel den Primärschlüssel löschen. - Das gewünschte 'neue' Primärschlüsselfeld mit Klick markieren - Mit Tabellentools Entwurf Tools Primärschlüssel den Primärschlüssel setzen. Achtung: Das Schlüsselfeld dient der eindeutigen Identifikation eines Datensatzes. Jeder Feldinhalt darf daher nur einmal vorkommen. Das 'Bezeich'-Feld ist daher als Schlüsselfeld nicht geeignet. 237

8 6.8 Tabellenstruktur ändern - Fortsetzung Feldzeile im Entwurf verschieben Ziel Das Preisfeld soll vom Ende der Tabelle direkt hinter die Bezeichnung verschoben werden. Realisierung - Auf den gewünschten Zeilenkopf zeigen, damit der Mauszeiger zum schwarzen Pfeil wird. - Kurz klicken, damit die Zeile farblich markiert wird. - Auf den markierten Zeilkopf zeigen, die Maustaste drücken und halten, damit der Mauszeiger um ein Verschiebe-Rechteck ergänzt wird und zwischen den Feldzeilen eine schwarze Einfügelinie eingeblendet wird. - Mit gedrückter Maustaste zur Einfügestelle ziehen und dort loslassen. Änderung speichern Jede Strukturänderung ist freiwillig mit Klick auf das Speichern-Symbol oder erzwungen nach dem gewünschten Wechsel zur Datenblattansicht zu speichern. Datenblattansicht Nach dem Wechsel zur Datenblattansicht ist das Preis-Feld korrekt im Entwurf und im Datenblatt auf Dauer verschoben. Feldzeile im Datenblatt verschieben Ziel Das Preisfeld soll temporär wieder an das Ende der Tabelle verschoben werden. Realisierung - Auf den gewünschten Spaltenkopf zeigen (schwarzer Pfeil). - Zur Markierung der Feld-Spalte kurz klicken. - Auf den markierten Spaltenkopf zeigen, die Maustaste drücken und halten und mit angehängtem Verschiebe-Rechteck zur Einfügestelle ziehen und dort loslassen. Folge In der Datenblattansicht ist das Preisfeld verschoben, in der Entwurfsansicht jedoch nicht. Beurteilung Datenblatt und Entwurf sollten gleich strukturiert sein. 238

9 6.8 Tabellenstruktur ändern - Fortsetzung Feldzeile einfügen Ziel Zwischen Preis und Bestand soll ein 'Konditionen'-Feld eingefügt werden. Realisierung - In der Entwurfsansicht die Zeile markieren, vor der eingefügt werden soll (Bestand). - Mit Tabellentools Entwurf Tools Zeilen einfügen eine leere Feldzeile einfügen. - Das neue Feld benennen, die Eigenschaften festlegen und die Änderung speichern. Feldzeile löschen Ziel Die 'Konditionen'-Feldzeile soll wieder gelöscht werden. Realisierung - Die zu löschende Feldzeile markieren. - Mit Tabellentools Entwurf Tools Zeilen löschen die markierte Feldzeile löschen. - Die Änderung speichern. Feldzeile anhängen Normalfall: In der Entwurfsansicht Hier ist die Zeile unter der letzten Zeile zu markieren, das Feld zu benennen, die Eigenschaften festzulegen und die Änderung zu speichern. Sonderfall: In der Datenblattansicht eine Feldspalte anhängen Beobachtung: Hinter der letzten Feldspalte ist eine 'Hinzufügen'-Spalte eingeblendet. Nutzung: - Wird in diese Spalte geklickt, kann ein Felddatentyp bestimmt werden, was sofort zur Einfügung von 'Feld1' führt. - Indem dieser Feldname überschrieben wird, ist das neue Feld angehängt. Der Wechsel zur Entwurfsansicht bestätigt die Wirkung des Hinzufügens. 239

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