Access Verbrecherdatenbank Teil 3

Transkript

1 Access Verbrecherdatenbank Teil 3 Allgemeines Im letzten Teil des Lehrgangs zu Microsoft Access erfährst du, wie man aus einer Datenbank Informationen herausfiltert, indem an Filter und Abfragen anwendet. Außerdem lernst du, wie man die Datenbank so einstellt, dass sie automatisch mit einem bestimmten Formular startet. Filter erstellen Öffne zunächst das Formular Verbrecher in der Formularansicht: In Access ist es sehr einfach einen Filter anzuwenden. Du musst lediglich festlegen, welche Art von Filter du benötigst, die Kriterien festlegen und abschließend den Filter anwenden. In der Symbolleiste benötigst du dafür die folgenden Symbole: Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 1 von 9 SC 2006

2 Klicke als erstes auf das Symbol Formularbasierter Filter Du siehst nun, dass in deinem Formular alle Daten verschwunden und alle Felder leer sind. Lege nun z. B. folgende Kriterien fest: Geschlecht: männlich Haarfarbe: blond Wenn du anschließend den Filter anwendest, sucht Access aus allen Daten jene heraus, auf die diese Kriterien zutreffen. Du kannst nun auch noch unten im Formular auf den Reiter Oder klicken und im Formular bei Haarfarbe braun wählen. Access sucht nun alle Personen in der Datenbank, die männlich sind und blonde oder braune Haare haben. Damit dieser Filter angewandt wird, musst du nur die Schaltfläche Filter anwenden klicken. Betrachte nun genau die Fußleiste deines Formulars. Aus insgesamt 24 Datensätzen wurden nun 8 herausgefiltert, auf die diese Kriterien zutreffen: Ergebnis der Filterung. Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 2 von 9 SC 2006

3 Durch Klick auf die Schaltfläche Filter entfernen entfernst du den aktiven Filter und kannst z. B. einen neuen Filter anwenden. Access merkt sich den Filter, das bedeutet, wenn du Access beendest und zu einem späteren Zeitpunkt deine Datenbank wieder öffnest, um einen formularbasierten Filter anzuwenden, sind die Einstellungen deines zuletzt erstellten Filters noch aktiv. Möchtest du den Filter entfernen, um einen neuen zu erstellen, musst du auf die Schaltfläche Alles löschen klicken: Wenn du einen bestimmten Filter öfters benötigst, hast du die Möglichkeit, diesen als Abfrage zu speichern, dafür musst du lediglich auf die Schaltfläche Als Abfrage speichern klicken (siehe roter Rahmen): Um einen gespeicherten Filter wieder zu öffnen, klickst du auf die Schaltfläche Von Abfrage laden (siehe grüner Rahmen). Wenn du einen Filter als Abfrage speichern möchtest, erscheint das folgende Dialogfeld. Gib hier einen aussagekräftigen Namen ein, damit du später noch weißt, was dieser Filter bewirkt. Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 3 von 9 SC 2006

4 Abfrage erstellen Eine Abfrage ist im Grunde nichts anderes wie ein Filter. Du hast allerdings in Abfragen mehr Möglichkeiten als in einem Filter (z. B. Berechnungen usw.). Du legst fest, nach welchen Kriterien deine Datenbank durchsucht werden soll und welche Datensätze angezeigt werden sollen. Wähle das Objekt Abfragen und klicke doppelt auf Erstellt eine Abfrage unter Verwendung des Assistenten : Es startet nun wieder ein Assistent, der dich Schritt für Schritt bis zur fertigen Abfrage begleitet. Auf der folgenden Seite siehst du wiederum einige Screenshots, die du bitte befolgst, um eine Abfrage zu erstellen. Klicke, nachdem du die Einstellungen vorgenommen hast, jeweils auf Weiter. Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 4 von 9 SC 2006

5 Tabelle: Grunddaten Ausgewählte Felder: Nachname, Vorname, Alter Tabelle: Geschlecht Ausgewählte Felder: Geschlecht Tabelle: Haarfarbe Ausgewählte Felder: Haarfarbe Name der Abfrage: Haarfarbe_Alter Klicke abschließend auf Fertig stellen, um den Assistenten zu beenden. Du siehst nun eine Tabelle mit den ausgewählten Feldern: Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 5 von 9 SC 2006

6 Wechsle nun in die Entwurfsansicht deiner Abfrage. Diese sieht dann in etwa wie in der nächsten Abbildung aus. Im oberen Teil der Abfrage siehst du die Tabellen, die du für deine Abfrage verwendet hast. Im unteren Teil der Abfrage legst du die Kriterien fest. Wie das geht, erfährst du in den nächsten Schritten. Abfragekriterien festlegen Nimm an, du möchtest folgende Kriterien deiner Datenbank abfragen: Suche alle Personen, die weiblich sind, blonde oder rote Haare haben und 30 Jahre oder älter sind. Nimm dafür im unteren Teil der Abfrage folgende Einstellungen vor: Zur Erklärung: Sortierung Aufsteigend bedeutet, dass die Nachnamen von A-Z geordnet werden, beim Alter bedeutet die Sortierung Aufsteigend, dass von 30 aufwärts geordnet wird. Das Kriterium >=30 legt fest, dass nur jene Personen angezeigt werden sollen, die 30 oder älter sind. Mit den Kriterien weiblich blond oder weiblich rot legst du fest, dass du nur nach Frauen mit blonder oder roter Haarfarbe suchst. Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 6 von 9 SC 2006

7 Wenn du nun in die Datenblattansicht deiner Abfrage wechselst, siehst du folgendes Ergebnis deiner Abfrage: Es gibt also nur zwei Personen, auf die die Kriterien deiner Abfrage zutreffen. Vergleichoperatoren für Abfragen In der folgenden Übersicht siehst du einige wichtige Vergleichsoperatoren, die dir bei der Erstellung von Abfragen hilfreich sein können: = Gleich Findet alle Werte, die gleich dem Suchwert sind z. B. Nachname = Sutter < Kleiner als Findet alle Werte, die kleiner als der Suchwert sind z. B. Schuhgroeße < 40 > Größer als Findet alle Werte, die größer als der Suchwert sind z. B. Schuhgroeße > 42 <> Ungleich Findet alle Werte, die ungleich dem Suchwert sind z. B. Schuhgroeße <> 40 <= Kleiner oder Findet alle Werte, die kleiner oder gleich dem Suchwert gleich > = Größer oder gleich sind, z. B. Alter < = 30 Findet alle Werte, die größer oder gleich dem Suchwert sind, z. B. Alter > = 40 Neben den Vergleichoperatoren können dir auch die so genannten Platzhalter bei Abfragen große Dienste leisten. In der Übersicht auf der folgenden Seite siehst du die wichtigsten Platzhalter. Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 7 von 9 SC 2006

8 Platzhalter für Abfragen *? # [ ]! - Beliebig viele Zeichen Ein beliebiges alphabetisches Zeichen Ein beliebiges numerisches Zeichen Ein Zeichen, das in Klammern steht Ein Zeichen, das in Klammern nicht enthalten ist Ein Zeichen innerhalb eines Bereichs z. B. Feld Nachname: S* Findet alle Nachnamen, die mit S beginnen, z. B. Sutter, Sautter, Sandmann z. B. Feld Nachname: M??er Findet alle Nachnamen wie Maier, Mayer oder Meier z. B. Feld Schuhgroeße: 4# Findet alle Schuhgrößen, die mit 4 beginnen, also z. B. 40, 41, 42, 43 usw. z. B. Feld Nachname: Ma[iy]er Findet alle Nachnamen wie Maier, Mayer, aber nicht Maler oder Mauer. z. B. Feld Nachname: Ma[!iy]er Findet alle Nachnamen wie Maler, Mauer, aber nicht Maier oder Mayer. z. B. Feld Nachname: Ma[a-l]er Findet alle Nachnamen wie Maler, Maier, aber nicht Mayer oder Mauer. Access mit Formular starten In der Praxis wirst du bei deiner Datenbank meistens mit einem bestimmten Formular arbeiten. Da wäre es natürlich praktisch, wenn die Datenbank beim Öffnen automatisch das benötigte Formular startet. Im folgenden Beispiel lernst du, wie du die Verbrecherdatenbank immer mit dem Formular Verbrecher startest. Wähle dafür das Menü Extras Start (siehe Abbildung) und befolge dann die Einstellungen, die du auf der nächsten Seite erfährst. Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 8 von 9 SC 2006

9 Leg hier den Titel deiner Datenbank fest. Leg hier fest, mit welchem Formular deine Datenbank starten soll. Hier kannst du zu einer *ico-datei verzweigen, die angezeigt werden soll, wenn du deine Datenbank öffnest (Vergleiche mit der nächsten Abbildung). Die restlichen Einstellungen belasse so wie sie sind und klicke abschließend auf OK. Wenn du deine Datenbank das nächste Mal öffnest, startet automatisch das Formular Verbrecher und du siehst in der Titelleiste der Datenbank den Titel Verbrecher und sofern du das festgelegt hast das entsprechende Anwendungssymbol: Damit hast du den dreiteiligen Lehrgang zu Microsoft Access abgeschlossen und solltest nun in der Lage sein, einfache Datenbanken zu erstellen. Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 9 von 9 SC 2006