Diagramme in Microsoft Access 2010 und PowerPivot in Excel 2010 nutzen

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1 Diagramme in Microsoft Access 2010 und PowerPivot in Excel 2010 nutzen

2 Diagramme... visualisieren Werte aus einer Tabelle oder Abfrage. stellen grafisch Beziehungen zwischen verschiedenen Daten dar. stellen Abhängigkeiten zwischen Daten in kompakter und übersichtlicher Form dar. veranschaulichen Zusammenhänge zwischen zwei oder mehr abhängigen Werten. Seite 2

3 Planung Welche Aussage soll mit dem Diagramm verdeutlicht werden? Welche Beziehungen zwischen den Daten soll visualisiert werden? Welche Daten sollen wie dargestellt werden? Wird das Diagramm ausgedruckt oder am Bildschirm angesehen? Seite 3

4 Nutzung der Achsen Vertikale Achse: Werte in einer linearen Reihenfolge. Horizontale Achse: Name eines Merkmals. Zeitlicher Ablauf. Seite 4

5 Achsenbeschriftungen Wie werden die Werte skaliert? Eine Skalierung sollte nie zu einer Verzerrung der Darstellung führen. In welchen Intervallen werden die Werte zusammengefasst. Welche Maßeinheiten werden genutzt? Seite 5

6 Farbliche Gestaltung Nicht farbiger Druck: Schwarz, Weiß und Grautöne. Farbiger Druck / Anzeige am Bildschirm: Nutzung eines Grundtons in verschiedenen Abstufungen. Nutzung von wenigen Farben. Muster in Diagrammen werden nicht genutzt. Seite 6

7 in Access basieren immer auf Tabellen oder SQL-Anweisungen. werden mit Hilfe eines Steuerelements in Formularen oder Berichten dargestellt. nutzen MS Graph. Seite 7

8 bestehen aus... dem Diagrammbereich. einer Datenreihe. Eine Reihe besteht aus Werten, die in Zellen im Arbeitsblatt abgelegt und linear angeordnet sind. der Zeichnungsfläche, die die Datenreihe enthält. der Größenachse (vertikal) und der Rubrikenachse (horizontal). Seite 8

9 haben eventuell... einen Diagrammtitel. Welche Frage beantwortet das Diagramm?. einer Legende. Welche Datenreihen werden dargestellt? den Gitternetzlinien bei Liniendiagramm. Die Linien erhöhen die Lesbarkeit. Seite 9

10 erstellen Ein leerer Bericht ist in der Entwurfsansicht geöffnet. Berichtsentwurfstools Entwurf. Steuerelement-Assistent verwenden in der Gruppe Steuerelemente ist aktiv. Diagramm in der Gruppe Steuerelemente. Der Mauszeiger schwebt über den Detailbereich des Berichts. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein Rahmen für das Steuerelement aufgezogen. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird das Steuerelement in der gewünschten Größe erstellt. Der Diagramm-Assistent wird geöffnet. Seite 10

11 Diagramm-Assistent: Auswahl der Datenquelle Seite 11

12 Diagramm-Assistent: Auswahl der Felder Seite 12

13 Diagramm-Assistent: Diagrammtyp Seite 13

14 Säulendiagramme... zeigen auf der horizontalen Achse stehende Säulen an. vergleichen zwei Werte. stellen Häufigkeiten von Ausprägungen dar. Die Höhe einer Säule spiegelt den Wert eines Merkmals wieder. Seite 14

15 Balkendiagramme... sind um 90 Grad gedrehte Säulendiagramme. stellen eine Rangfolge von Werten dar. Die Säulen sollten von oben nach unten kleiner werden. Seite 15

16 Hinweise zum Layout Maximal sollten 15 Säulen genutzt werden. Alle Säulen haben die gleiche Breite. Säulen, die dicker sind als andere Säulen, bekommen mehr Aufmerksamkeit. Der Abstand zwischen zwei Säulen sollte mindestens eine halbe Säulenbreite, aber nicht größer als eine Säulenbreite sein. Schraffuren sollten nicht genutzt werden. Längsstreifen verkleinern optisch die Säulen. Querstreifen verbreitern Säulen optisch. Seite 16

17 Liniendiagramme... verbinden Datenpunkte mit Hilfe einer Linie. stellen einen zeitlichen Ablauf dar., bilden Trends zu einem bestimmten Zeitpunkt ab. bilden ziemlich dicht aufeinanderfolgende Werte ab. werden für Wechselkurse für Währungen, Messwerte etc. genutzt. Seite 17

18 Kreisdiagramme (Tortendiagramme)... visualisieren das Verhältnisse einer Teilmenge zu einer Gesamtmenge. stellen prozentuale Anteile oder absolute Anteile zu einem Ganzen (100%) dar. ordnen die Daten im Uhrzeigersinn an. Die Datenmenge mit den größten Anteil beginnt an der 12-Uhr-Linie. können nur eine Datenreihe darstellen. haben keine Achsen. Seite 18

19 Diagramm-Assistent: Anordnung der Felder Seite 19

20 Erläuterung Am rechten Rand werden die gewählten Felder als Schaltfläche dargestellt. Die weißen Markierungen sind Platzhalter für die vertikale und horizontale Achse sowie die Datenreihe. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird eine Schaltfläche in die passende weiße Markierung gezogen. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird eine Schaltfläche nach rechts aus der Markierung gezogen. Seite 20

21 Zusammenfassungen Doppelklick auf die Schaltfläche in der weißen Markierung. Daten werden mit Hilfe von Funktionen zusammengefasst. Datums- / Zeitwerte können als Datenreihe oder Achse nach Jahr, Monat etc. zusammengefasst werden. Seite 21

22 Diagramm-Assistent: Diagrammtitel und Legende Seite 22

23 in der Entwurfsansicht des Berichts Das eingebettete Steuerelement wird dargestellt Das Steuerelement wird durch fiktive Daten symbolisiert. Die Eigenschaften des Steuerelementes können eingestellt werden, aber nicht die des Diagramms. Seite 23

24 anzeigen Die Berichtsentwurfstools Entwurf sind aktiv. Klick in das Steuerelement Diagramm. Klick auf den Befehl Eigenschaftenblatt in der Gruppe Tools. Auswahl eines der Registerkarten. Format: Größe und Position des Objektes. Daten: Angabe der Datenquelle. Typ des eingebetteten Objektes. Ereignis: Reaktion auf eine Benutzeraktion. Andere: Name des Objektes. Seite 24

25 Werte für die Eigenschaften eingeben In der linken Spalte wird der Name der Eigenschaft angezeigt. In der rechten Spalte wird der aktuelle Wert angezeigt. Einige Eigenschaften haben Standardwerte. Durch einen Mausklick in einer Zeile in der rechten Spalte, wird eine Einfügemarke eingeblendet. Der Wert wird mit Hilfe der Tastatur eingegeben. wird am rechten Rand ein schwarzer Pfeil nach unten eingeblendet. In der Liste des Kombinationsfeldes werden alle möglichen Werte aufgelistet. wird eine Schaltfläche mit drei Punkten eingeblendet. Der Wert kann mit Hilfe eines Assistenten ausgewählt werden. Seite 25

26 Datenquelle... wird mit Hilfe einer SQL-Anweisung beschrieben. beschreibt eine Kreuztabelle. Kreuztabellen gruppieren eine große Menge von Daten in Abhängigkeit einer Zeilen- und / oder Spaltenüberschrift. Seite 26

27 Beispiel TRANSFORM Count(qry_NotizProKategorie.[Anzahlvonnotiz]) AS AnzahlNotiz SELECT qry_notizprokategorie.[kategorie] FROM qry_notizprokategorie GROUP BY qry_notizprokategorie.[kategorie], qry_notizprokategorie.[kategorie] PIVOT qry_notizprokategorie.[kategorie]; Seite 27

28 Erläuterung TRANSFORM Erstelle Kreuztabelle Aggregatfunktion(Tabelle.Feld) AS Feldname Count(qry_NotizProKategorie.[Anzahlvonnotiz]) AS AnzahlNotiz SELECT qry_notizprokategorie.[kategorie] Wähle aus Tabelle.Feld FROM qry_notizprokategorie Von Tabelle GROUP BY Gruppieren nach Feld01,... qry_notizprokategorie.[kategorie], qry_notizprokategorie.[kategorie] PIVOT qry_notizprokategorie.[kategorie]; Spaltenüberschriften Seite 28

29 Größe eines Diagramms Das Diagramm wird in einem Container angezeigt. Die Größe des Diagramms ist abhängig von der Größe des Containers. Sobald die Größe des Containers verändert wird, wird auch die Größe des Diagramms angepasst. Seite 29

30 Größe des Containers ändern Der Bericht ist in der Entwurfsansicht geöffnet. Das Steuerelement ist aktiv. Der Mauszeiger schwebt über den Rahmen des Steuerelements. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird entsprechend der Pfeile das Steuerelement vergrößert oder verkleinert. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Größe angepasst. Hinweis: Das Steuerelement ist immer nur zu breit wie der Bericht und nur so hoch wie der Detailbereich. Seite 30

31 in der Berichtsansicht des Berichtes Seite 31

32 Diagramm verändern Der Bericht ist in der Entwurfsansicht geöffnet. Doppelklick auf das Steuerelement Diagramm. Das Diagramm wird in den Bearbeitungsmodus gesetzt. Seite 32

33 Bearbeitungsmodus Seite 33

34 Diagrammbereich... umschließt das Diagramm und alle dazugehörigen Elemente. Mit einem Mausklick auf eine freie Fläche wird der Diagrammbereich markiert. Mit Hilfe der kleinen Quadrate innerhalb der gestrichelten Linie wird der Diagrammbereich markiert. Seite 34

35 formatieren Doppelklick in den markierten Diagrammbereich. Registerkarte Muster. Hintergrundfarbe sowie Rahmen des Diagrammbereichs festlegen. Registerkarte Schrift. Schrifttyp für das Diagramm festlegen. Seite 35

36 Diagrammtitel Diagramm Diagrammoptionen. Registerkarte Titel. Seite 36

37 formatieren Rechter Mausklick auf den Diagrammtitel. Diagrammtitel formatieren im Kontextmenü. Registerkarte Muster: Rahmenfarbe und Hintergrundfarbe. Registerkarte Schrift. Schriftgröße, - typ und -farbe. Registerkarte Ausrichtung. Textausrichtung und Drehung des Textes. Seite 37

38 Zeichnungsfläche... wird durch die horizontale und vertikale Achse begrenzt. schließt alle Datenreihen ein. Seite 38

39 formatieren Doppelklick in den markierten Bereich. Registerkarte Muster. Hintergrundfarbe sowie Rahmen des Diagrammbereichs festlegen. Seite 39

40 Größenachse... entspricht der vertikalen Achse an. zeigt die Skalierung in Abhängigkeit aller Tabellenwerte an. Seite 40

41 formatieren Registerkarte Muster. Welche Skalierungsstriche werden dargestellt? In welcher Farbe werden die Striche dargestellt? Registerkarte Skalierung. Registerkarte Schrift. Schriftart der Achsenbeschriftung. Registerkarte Zahlen. Formatierung der Achsenbeschriftung. Registerkarte Ausrichtung. Textausrichtung. Seite 41

42 Registerkarte Skalierung Seite 42

43 Rubrikenachse... entspricht der horizontalen Achse. stellt eine Spaltenbeschriftung oder eine Gruppe von Merkmalen dar. Seite 43

44 formatieren Registerkarte Muster. Welche Skalierungsstriche werden dargestellt? In welcher Farbe werden die Striche dargestellt? Registerkarte Skalierung. Registerkarte Schrift. Schriftart der Achsenbeschriftung. Registerkarte Zahlen. Formatierung der Achsenbeschriftung. Registerkarte Ausrichtung. Textausrichtung. Seite 44

45 Text als Rubriken nutzen Seite 45

46 Datums- / Zeitwerte als Rubriken nutzen Seite 46

47 Achsentitel Diagramm Diagrammoptionen. Registerkarte Titel. Seite 47

48 formatieren Rechter Mausklick auf den Achsentitel. Achsentitel formatieren im Kontextmenü. Registerkarte Muster: Rahmenfarbe und Hintergrundfarbe. Registerkarte Schrift. Schriftgröße, - typ und -farbe. Registerkarte Ausrichtung. Textausrichtung und Drehung des Textes. Seite 48

49 Gitternetzlinien... laufen in bestimmten Intervallen über die Zeichnungsfläche. können horizontal oder vertikal verlaufen. erleichtern die Lesbarkeit von Diagrammen. Seite 49

50 hinzufügen Die Zeichnungsfläche oder der Diagrammbereich ist markiert. Mit Hilfe des Icons Gitternetzlinien für die Rubrikenachse werden horizontale Gitternetzlinien eingeblendet. Mit Hilfe des Icons Gitternetzlinien für die Größenachse werden vertikale Gitternetzlinien eingeblendet. Seite 50

51 formatieren Rechter Mausklick auf eines der Gitternetzlinien. Auswahl Gitternetzlinien formatieren im Kontextmenü. Die Registerkarte Muster legt die Darstellung der Linien fest. Die Registerkarte Skalierung legt den minimalen und maximalen Wert für die jeweilige Achse fest. Seite 51

52 Datenreihe... wird durch alle Werte des Merkmals gebildet. wird mit einer bestimmten Farbe gekennzeichnet. Die Datenreihe kann aus der Liste des Kombinationsfeldes Diagrammobjekte ausgewählt werden. werden in einer Legende erläutert. Seite 52

53 löschen In der Liste Diagrammobjekte wird die zu löschende Reihe ausgewählt. Im Zeichnungsbereich ist die zu entfernende Reihe markiert. Klick auf die <ENTF>-Taste Seite 53

54 formatieren In der Liste Diagrammobjekte in der Symbolleiste wird die zu formatierende Reihe ausgewählt. In Abhängigkeit des Diagrammtyps kann die Datenreihe im Layout geändert werden. Eine Beschriftung für die Datenpunkte kann angegeben werden. Seite 54

55 Registerkarte Datenbeschriftung Die Datenpunkte werden beschriftet. Die Schrift sowie die Farbe der Datenbeschriftung kann verändert werden. Seite 55

56 Hinweise Die Originalwerte aus der Datenquelle können dargestellt werden. Die Schrift sowie die Farbe der Datenbeschriftung kann verändert werden. Seite 56

57 formatieren von Linien- und Säulendiagrammen Für Linien- und Säulendiagramme können weitere Achsen oben und rechts eingeblendet werden. Ein Fehlerindikator kann bei Linien- und Säulendiagrammen als grafischer Balken für jeden Datenpunkt eingefügt werden. Seite 57

58 Registerkarte Achsen Primärachsen beziehen sich auf die Größen- und Rubrikenachse. Diese Achsen sind standardmäßig in einem Linien- oder Säulendiagramm vorhanden. Sekundärachsen werden am oberen und / oder am rechten Rand eingeblendet. Mit Hilfe dieser Achsen können verschiedene Maßeinheiten in einem Diagramm abgebildet werden. Seite 58

59 Registerkarte Fehlerindikator Seite 59

60 Auswahl einer Datenreihe in einem Liniendiagramm In der Liste Diagrammobjekte in der Symbolleiste wird die zu formatierende Reihe ausgewählt. Die einzelnen Datenpunkte einer Reihe werden durch eine Linie verbunden. Seite 60

61 Linie und Datenpunkte formatieren Markierung definiert den Anfangs- und Endpunkt einer Linie. Linie glätten entfernt Treppen aus der Linie. Seite 61

62 Weitere Optionen Seite 62

63 Spannweitenlinien... verlaufen bei zwei Datenreihen für jede Rubrik zwischen dem höchsten und niedrigsten Datenpunkt. werden für die Darstellung von Aktienkursen etc. genutzt. Seite 63

64 Pos. / Neg. Abweichung... werden zwischen der ersten und letzten Datenreihe in Form von Balken dargestellt. werden in unterschiedlichen Farben dargestellt. Seite 64

65 Bezugslinien... werden zwischen Datenpunkten und der horizontalen Achse gezogen. stellen eine Verbindung zwischen einem Wert auf der Rubrikenachse und einen Datenpunkt in einer Datenreihe her. Seite 65

66 Weitere Optionen Seite 66

67 Auswahl der Datenreihe in einem Säulendiagramm In der Liste Diagrammobjekte in der Symbolleiste wird die zu formatierende Reihe ausgewählt. Jeder Wert wird als Säule dargestellt. Seite 67

68 Säulen formatieren Rahmenlinie und Füllfarbe der Säule. Invertieren falls negativ kehrt die Farbe für negative Werte um. Bessere Unterscheidbarkeit von negativen und positiven Werte. Seite 68

69 Weitere Optionen Seite 69

70 Überlappung... bezieht sich immer auf alle Datenreihen. hat einen Wert zwischen -100 und 100. hat einen Wert von 0, wenn die Säulen ohne Abstand nebeneinander stehen. hat einen Wert von Die Säulen stehen mit dem maximalen Abstand voneinander entfernt. hat einen Wert von 100. Die Säulen überlappen vollständig. Seite 70

71 Abstandsbreite... hat einen Wert zwischen 0 und 500. beeinflusst die Breite der Säulen sowie die Abstände zwischen den Säulen. Seite 71

72 Layout in einem Kreisdiagramm In der Liste Diagrammobjekte in der Symbolleiste wird die zu formatierende Reihe ausgewählt. Der Kreis stellt eine Datenreihe dar. Die Registerkarte Muster legt die Farbe für ein Segment fest. Die Registerkarte Datenbeschriftung legt die Informationen für die Segmente fest. Die Registerkarte Optionen dreht den Kreis und legt eine unterschiedliche Einfärbung für die Segmente fest. Seite 72

73 Diagrammtyp einer Datenreihe ändern In der Liste Diagrammobjekte wird die zu löschende Reihe ausgewählt. Im Zeichnungsbereich ist die zu entfernende Reihe markiert. Klick auf den Pfeil nach unten rechts vom Icon Diagrammtyp in der Symbolleiste. Auswahl des passenden Diagrammtyps. Seite 73

74 Trendlinien... stellen Trends in der Zukunft dar. werden immer in Bezug auf eine Datenreihe erstellt. Für eine Datenreihe können mehrere Trendlinien erstellt werden. können Säulen- oder Liniendiagramm hinzugefügt werden. können formatiert werden. Seite 74

75 einfügen Eine Datenreihe ist markiert. Diagramm Trendlinie hinzufügen. Mit Hilfe der Registerkarte Typ wird die Berechnung des Trends und der Bezug zu einer Datenreihe festgelegt. Mit Hilfe der Registerkarte Optionen wird ein Namen sowie ein Bestimmtheitsmaß für die Genauigkeit der Trendlinie festgelegt. Prognosen für eine Periode können getroffen werden. Seite 75

76 Typ einer Trendlinie Linear. Darstellung von Datenpunkten mit geringen Sprüngen. Logarithmisch. Die Datenpunkten steigen oder fallen schnell bis zu einem bestimmten Wert. Zum Beispiel: Verkaufswerte eines neuen Produkt über seine Lebensdauer. Polynomisch. Die Datenpunkte nehmen in einem bestimmten Zeitraum zu- und wieder ab. Zum Beispiel: Monatliche Temperaturwerte. Potenziell. Darstellung von Beschleunigungen etc. Exponentiell. Stetiger Anstieg oder Abfall von Werten. Zum Beispiel: Wachstum einer Pflanze. Seite 76

77 Datenpunkte... entsprechen den Tabellenwerten in der Datenquelle. stellen einen Punkt auf einer Linie dar. werden als Säule dargestellt. entsprechen einen Segment in einem Kreisdiagramm. Seite 77

78 formatieren Klick in eine Säule mit Hilfe der rechten Maustaste. Datenpunkt formatieren im Kontextmenü. Registerkarte Muster bezieht sich auf die gesamte Datenreihe. Registerkarte Datenbeschriftung. Welche Informationen werden für den Datenpunkt angezeigt? Registerkarte Optionen entsprechend des Diagrammtyps. Seite 78

79 Legende... erläutert die Darstellung einer Datenreihe. dient dem Verständnis des Diagramms. Seite 79

80 einfügen Diagramm Diagrammoptionen. Registerkarte Legende. Seite 80

81 formatieren Rechter Mausklick auf die Legende. Legende formatieren im Kontextmenü. Registerkarte Muster: Rahmenfarbe und Hintergrundfarbe. Registerkarte Schrift. Schriftgröße, - typ und -farbe. Registerkarte Platzierung. An welcher Position befindet sich die Legende? Seite 81

82 Pivot-Tabellen (Pivot Table)... werten große Datenmengen aus. fassen Daten aus Tabellen zusammen und analysieren diese. filtern, sortieren und gruppieren große Datenmengen. bieten verschiedene interaktive Ansichten auf große Datenmengen. Die Daten selber werden aber nicht verändert. entsprechen optisch Kreuztabellen. Seite 82

83 PowerPivot... ist ein Add-In zu Microsoft Excel ist in Microsoft Excel 2013 integriert. bietet die Möglichkeit Daten aus externen Datenquellen wie zum Beispiel Microsoft Access zu übernehmen und als PivotTabelle darzustellen. wird auf der Webseite erläutert. Seite 83

84 öffnen Microsoft Excel ist geöffnet. Klick auf das Menüband PowerPivot. Klick auf den Befehl PowerPivot-Fenster in der Gruppe Starten. Seite 84

85 PowerPivot-Fenster Seite 85

86 mit Access-Datenbank verknüpfen In der PowerPivot-Mappe ist das Menüband Home aktiv. Klick auf den Eintrag Aus Datenbank Aus Access in der Gruppe Externe Daten abrufen. Es wird der Tabellenimport-Assistent geöffnet. Seite 86

87 Erstellung der Verbindung (Schritt 1) Seite 87

88 Erläuterung In dem Textfeld Anzeigename der Verbindung wird ein Verbindungsname eingegeben. Der Name sollte den Typ der Verbindung widerspiegeln. Mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen wird die zu verbindende Datenbank ausgewählt. Der Name und der Pfad zu der Datenbank wird im Textfeld Datenbankname angezeigt. Falls die Datenbank durch ein Kennwort geschützt ist, kann das benötigte Kennwort und das Passwort für die Verbindung eingetragen werden. Seite 88

89 Auswahl der zu importierenden Daten (Schritt 2) Seite 89

90 Auswahl aus einer Liste von Tabellen (Option 1) Die Schaltflächen Verknüpfte Tabellen auswählen und Vorschau & Filter beziehen sich immer auf die farbig markierte Zeile. Seite 90

91 Vorschau und Filter Seite 91

92 Eingabe einer SQL-Anweisung (Option 2) Seite 92

93 Ausführung des Imports (Schritt 3) Seite 93

94 Anzeige des Imports Seite 94

95 Beziehungen zwischen mehreren Tabellen erstellen Das PowerPivot-Fenster ist geöffnet. In das Fenster sind mehrere Tabellen gleichzeitig importiert. Das Menüband Entwurf aktiv. Klick auf den Eintrag Beziehung erstellen in der Gruppe Beziehungen. Seite 95

96 Beziehungen zwischen Tabellen bearbeiten Das PowerPivot-Fenster ist geöffnet. In das Fenster sind mehrere Tabellen gleichzeitig importiert. Das Menüband Entwurf aktiv. Klick auf den Eintrag Beziehungen verwalten in der Gruppe Beziehungen. Seite 96

97 Dialog Seite 97

98 Daten aktualisieren Das Menüband Home aktiv. Klick auf den Befehl Aktualisieren in der Gruppe Externe Daten abrufen. Seite 98

99 PivotTable oder PivotChart erstellen Das Menüband Home aktiv. Klick auf einen der Befehle im Untermenü PivotTable in der Gruppe Berichte. Das Objekt kann auf in einem neuen oder dem aktuell aktiven Arbeitsblatt eingefügt werden. Seite 99

100 PivotChart... visualisiert die Daten einer Pivot-Tabelle. ähneln Diagrammen in Access. kann Daten filtern. stellt Daten grafisch dar. Seite 100

101 in Excel Seite 101

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