Access Grundlagen. David Singh

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1 Access Grundlagen David Singh

2 Inhalt Access... 2 Access Datenbank erstellen... 2 Tabellenelemente... 2 Tabellen verbinden... 2 Bericht gestalten... 3 Abfragen... 3 Tabellen aktualisieren... 4 Allgemein... 5 Das ER-Modell... 6 Makros... 6

3 Access Access Datenbank erstellen Wie bei allen anderen Office-Programmen, kommt man, wenn man Access öffnet in einen Bildschirm, in dem man auswählen kann, was für eine Datenbank man haben will. Wenn man dann eine Tabelle erstellt hat, kann man dort den Namen der Spalten ändern. Dies kann man in der Entwurfsansicht ändern. Danach kann man in der Normalansicht alle Einträge einfügen. Tabellenelemente Wenn man den Wert in der entwurfs-ansicht in den Nachschlage-Assistenten wechselt, kann man ein Dropdown- Menü mit Optionen füllen, welche man dann verwenden kann. Wenn man eine Access-Datenbank macht, ist es immer wichtig, dass man das Dokument zwischendurch immer wieder speichert. Wenn man die Beziehungen zwischen zwei Tabellen verändert, kann man einstellen, wie die Tabs zueinander funktionieren. Wie auch bei Excel kann man in Access Spalten sortieren. Jedoch kann man auch Parameter eingeben, wie z.b: Einen bestimmten Namen eingeben oder nach Geschlecht und Vornamen. Man kann auch mehrere solche Filter anwenden, indem man auf oder klickt. Auch dort kann man wieder alles eingeben. Wenn man eine externe Excel-Datei verlinkt, kann man diese bearbeiten und diese wird dann in der Access- Datenbank aktualisiert. Tabellen verbinden Wenn man zwei Felder miteinander verbindet, kann man diese ineinander einbinden. Dieses Vorgehen verbindet dann auch die beiden Tabellen miteinander. Man kann zwei Tabellen in den Beziehungen miteinander verbinden. In den Abfragen kann man eine Einstellung anzeigen lassen. Das heisst man kann ein Paar Elemente wie zum Beispiel: Name, Vorname, Geburtsdatum, usw. nehmen und diese dann als eine Art Tabelle anzeigen lassen. Man kann eine Datenbank auch in ein Formular oder einen Bericht umwandeln. Das Formular kann man dann mit Page up und Page down

4 bedienen, das heisst man kann so zwischen den verschiedenen Adressen umeinander wechseln. Man kann ein solches Formular über den Formular- Assistenten erstellen. Wenn man das Formular mit diesem erstellt, wird einem einigermassen gut beschrieben, wie man das Formular erstellt. Das Gleiche wie beim Formular-Assistenten gilt beim Berichts-Assistenten. Auch bei diesem geht ein Dialogfenster auf und man wird durch die Erstellung des Berichts geführt. Bericht gestalten Wenn man einen Bericht gestalten will, kann man das über die Entwurfsansicht. Wenn man diese Ansicht aktiviert hat, kann man die Position, die Farbe der Schrift, des Elementes usw. einstellen. In den Eigenschaften kann man dann noch Sachen wie den Zeichenabstand oder die Datenquelle einstellen. Wenn man den Bericht gestaltet, kann man immer wieder zwischen den Ansichten wechseln, um das Ergebnis zu sehen. Abfragen Wenn man ein Suchkriterium in einer Abfrage einfügen will, kann man dies unter Kriterium. Wenn man also zum Beispiel w für Weiblich im Geschlecht suchen will, muss man dies nur in der Zeile Kriterien unter Geschlecht eingeben. Unter der Kriterium Zeile finden Sie die Zeile oder. Diese Zeile benutzen Sie, wenn Sie einer Abfrage mehrere Suchkriterien zuteilen möchten. So könnten Sie zum Beispiel

5 eingeben, dass die gesuchte Person entweder weiblich oder jünger ist als 20. Wenn Sie jedoch wollen, dass die Person jünger ist als 20 und weiblich ist, müssen Sie die Suchkriterien in die gleiche Zeile, also die Zeile Kriterien eingeben. Wenn Sie einen Namen Suchen, jedoch nicht mehr genau wissen, wie der volle Name lautet, können sie mit wie arbeiten. Wenn Sie Wie eingeben wird nach allen Namen gesucht, die mit dem Buchstaben anfangen, welchen Sie suchen. Indem man ein * nach das gesuchte setzt, sagt man Access, dass es nach allen Namen suchen soll, welche mit diesen Buchstaben beginnen, also können danach beliebig viele Zeichen folgen. Wenn man dies nicht will, kann man anstatt dem Stern Fragezeichen setzen. Damit kann man die Suche auf die anzahl Fragezeichen beschränken. Wenn man will, dass man nur solche Telefonnummern sucht, welche keine haben, kann man bei den Kriterien Ist Null eingeben. Im Gegenteil, wenn man will, dass ein Feld etwas beinhaltet, kann man eingeben Ist Nicht Null. Wenn man in die SQL- Ansicht wechselt, kann man den SQL-Code der Abfragen ansehen. Man kann auch Texte in dieser Ansicht einfügen. Wenn man In einem Feld mehrere Felder miteinander kombinieren will, kann man dies mit einem Kombifeld. Die Felder müssen in eckige klammer gesetzt werden und durch &-Zeichen getrennt werden. Hier ein Beispiel: Kombifeld: [Nachname] & " " & [Vorname] & " " & "-->" & " " & [Funktion] Tabellen aktualisieren Wenn man eine Tabelle aktualisiert, kann man die Abfrage auf die Tabelle anwenden lassen. Bevor diese jedoch angewendet wird, muss man die Abfrage zuerst schliessen. Danach kann man sie nochmal mit Doppelklick öffnen. Erst dann werden die Änderungen auf die Tabelle übernommen. Falls man zum Beispiel eine Spalte mit einer Zahl multiplizieren will, kann man dies unter der Aktualisierung. Dazu muss man die Spalte einfach in eckige Klammern schreiben und die Klammer danach mit der Zahl rechnen.

6 Wenn man zwei Tabellen über die Beziehungen miteinander verbindet, müssen die Zwei Typen der Register miteinander kompatibel sein. Das heisst, dass wenn man einen AutoWert als Felddatentyp hat, muss die Verbundene Felddatei Zahl als Felddatentyp haben, denn sonst würde dies nicht funktionieren. Das heisst wenn es bei den Beziehungen eine Fehlermeldung gibt, ist dies wahrscheinlich darum. Allgemein Wenn jemand eine Datenbank benutzt, denkt dieser sich meistens nicht, was dahinter steckt, denn er muss es ja nicht wissen. Wenn man die Datenbank jedoch erstellt, muss man sich viele Hintergedanken machen, da man die Tabelle sonst immer wieder und überflüssig bearbeiten müsste. Das heisst man muss sich im Voraus Gedanken dazu machen, was man mit der Datenbank anstellen möchte. Wenn man eine Datenbank erstellt, können die Quellen aus verschiedenen Orten, wie zum Beispiel einer Excel-Tabelle kommen: Wenn man eine Datenbank erstellt, sollte man die gleichen Quellen nicht zwei Mal verwenden. Auch sollte man nicht mehr als eine Information in eine Spalte schreiben, da man sehr oft eine einzelne Information benötigt, um diese weiterzuverarbeiten. Wenn man in einer Datenbank ein Objekt benötigt, welches man vorher schon einmal benutzt hat, sollte man das alte Objekt in das neue einbauen.

7 Das ER-Modell Das ER -Modell ist ein Hilfsmittel zur Darstellung von Datenbanken. Das ER-Modell erweist sich vor allem in der Entwicklungsphase einer Datenbank als sehr hilfreich. Das ER-Modell hilft bei der Analyse alle Aspekte zu beachten, bevor das Datenmodell aufgebaut wird. Meistens skizziert man dieses Modell auf ein Blatt Papier, jedoch kann ich mir auch vorstellen, dass man dies auch gut mit Mindmap- Programmen, wie zum Beispiel X-Mind erledigen könnte. Dieses Modell hilft einem sehr, danach eine Datenbank mit Access zu erstellen, da man die ganzen Gruppen schon hat. In den Optionen unter Formular anzeigen, kann man einstellen, ob und was man angezeigt bekommen will, wenn man das Programm startet. Dies kann nützlich sein, wenn man ein paar Knöpfe programmiert, welche einen auf die verschiedenen Seiten und Tabellen weiterleiten. Damit kann man jemandem, der das Programm nicht so versteht das Leben ein bisschen leichter machen. Makros Mit Makros kann man in Access Befehle ausführen. So kann man zum Beispiel alle Tabellenblätter, die man hat drucken oder sie als Excel-Tabelle exportieren lassen. Damit dies jedoch funktioniert, muss man natürlich zuerst ein Makro erstellen. Um dies zu tun geht man unter erstellen auf Makro. Dort sieht man dann dieses Menü:

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