MS Access starten / Neue Datenbank anlegen. über Startmenü: Programme / Microsoft Office durch Doppelklick auf vorhandene Access-Datenbank

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1 Microsoft Access MTA 2009/2010 Frank Papendorf, Hannover starten / Neue Datenbank anlegen starten über Startmenü: Programme / Microsoft Office durch Doppelklick auf vorhandene Access-Datenbank Speicherort / Benennung einer neuen Datenbank müssen zu Beginn festgelegt werden über Menüpunkt: Datei / Neu / Leere Datenbank Dateinamenserweiterung von Access-Datenbanken: *.mdb MTA 2009/2010 Seite: 2

2 Das Anwendungsfenster Titelleiste Menüleiste Symbolleisten Datenbankfenster mit -objekten Aufgabenbereich Statusleiste MTA 2009/2010 Seite: 3 Objektkategorien im Datenbankfenster Tabellen = Speichern von Informationen Abfragen = Auswerten der gespeicherten Daten Formulare = Komfortables Eingeben von Daten Berichte = Anschauliche Aufbereitung der Daten Seiten = Spezielle (Datenzugriffs-)Webseiten Makros = Zusammenfassung von Arbeitsschritten Module = Visual Basic (Routinen / Funktionen) MTA 2009/2010 Seite: 4

3 Objektfunktionen im Datenbankfenster Ansichtsmodus Objekt löschen Neues Objekt erstellen Objekt verändern Objekt aufrufen MTA 2009/2010 Seite: 5 Benennung von Datenbankobjekten Bis zu 64 Zeichen Möglicher Zeichenvorrat: a z / A Z / 0 9 / - _ Leerzeichen / Sonderzeichen (außer:.! ` [ ]) Am Anfang darf kein Leerzeichen stehen Empfehlung: Eindeutige Namen über alle Objektkategorien hinweg! MTA 2009/2010 Seite: 6

4 Erstellung einer neuen Tabelle Intuitiv: In der Datenblattansicht Automatische Erkennung der Felddatentypen Geführt: Unter Verwendung des Assistenten Auswahl aus verschiedenen Vorlagen Manuell: In der Entwurfsansicht Volle Kontrolle über alle Parameter MTA 2009/2010 Seite: 7 Ansichtsmodi einer Tabelle Entwurfsansicht Einsehen / Ändern der Tabellenstruktur Datenblattansicht Einsehen / Ändern / Hinzufügen / Löschen von Daten Cursorsteuerung Layout: Spaltenanzeige Datensatznavigation über Schaltflächen AutoKorrektur / Rechtschreibprüfung MTA 2009/2010 Seite: 8

5 Primärschlüssel festlegen Direkte Definition im Zuge bzw. zum Abschluss der Tabellenerstellung Möglichkeit: Hinzufügen einer automatischen ID durch (= zusätzliches Feld vom Typ AutoWert ) Nachträgliche Definition in der Entwurfsansicht einer Tabelle Menüpunkt Bearbeiten / Primärschlüssel nach Markierung des/der entsprechenden Feldes/Felder MTA 2009/2010 Seite: 9 Tabellen weiterentwickeln Tabellen kopieren Menüpunkt Bearbeiten / Kopieren bzw. / Einfügen Umfang der Kopie muss festgelegt werden: Datenstruktur und/oder Daten! Tabellen umbenennen Menüpunkt Bearbeiten / Umbenennen Eventuelle Verknüpfungen und Datenzugriffe sind zu beachten MTA 2009/2010 Seite: 10

6 Wichtige Felddatentypen Text Zahl Datum/Uhrzeit Währung Ja/Nein Memo OLE-Objekt AutoWert MTA 2009/2010 Seite: 11 Grundlegende Feldeigenschaften Feldgröße Dezimalstellen / -anzeige Standardwert Beschriftung Nachschlagelisten MTA 2009/2010 Seite: 12

7 Tabellenentwurf dokumentieren Ausdruck der Datenstruktur über Menüpunkt Extras / Analyse / Dokumentierer Optionen für: Tabellen Felder Indizes MTA 2009/2010 Seite: 13 Zusammenfassung: Tabellenerstellung 1. Datenstruktur der zu erstellenden Tabelle erarbeiten 2. Neue Tabelle im Entwurfsmodus anlegen 3. Datenfelder der Tabelle definieren Benennungen / Datentypen / Feldeigenschaften 4. Primärschlüssel der Tabelle festlegen 5. Tabellenentwurf speichern und mittels Eingaben in der Datenblattansicht testen MTA 2009/2010 Seite: 14

8 Indizes erstellen und verwalten Indizes können in der Tabellenentwurfsansicht über den Menüpunkt "Ansicht / Indizes" eingesehen, angelegt bzw. geändert werden Bei allen Indizes kann gewählt werden, ob Duplikate und / oder Nullwerte erlaubt sein sollen Ausnahme Primärschlüssel! Für die Indizierung geeignete Datentypen: AutoWert, Zahl, Währung, Text, Datum/Uhrzeit, Ja/Nein MTA 2009/2010 Seite: 15 Besondere Feldeigenschaften: Indizes Indiziert ohne mögliche Doppeleinträge mit möglichen Doppeleinträgen Eingabe erforderlich Leere Zeichenfolge MTA 2009/2010 Seite: 16

9 Beziehungen definieren (1) Der Menüpunkt "Extras / Beziehungen" öffnet eine spezielle Ansicht, in welcher die Beziehungen zwischen Datenbankobjekten definiert, dargestellt und geändert werden können Menüpunkt "Beziehungen / Tabelle anzeigen" erlaubt die Einblendung von existierenden Datenbankobjekten Menüpunkt "Datei / Beziehungen drucken" erstellt einen Ausdruck der definierten Beziehungen MTA 2009/2010 Seite: 17 Beziehungen definieren (2) Das Anlegen einer Beziehung erfolgt am besten per "Drag+Drop" vom Ausgangsfeld der Mastertabelle zum Zieldatenfeld der Detailtabelle Dialogfenster "Beziehung bearbeiten" erscheint automatisch Verknüpfungseigenschaften müssen abhängig vom logischen Zusammenhang - eventuell angepasst werden Referenzielle Integrität kann festgelegt werden (eventuell mit automatischer Lösch- und/oder Aktualisierungsweitergabe) Voraussetzung: eindeutiger Index in Mastertabelle MTA 2009/2010 Seite: 18

10 Zusammenfassung: Indizes / Beziehungen 1. Beschreibung des logischen Zusammenhangs zwischen zwei Tabellen bzw. deren Datenfeldern Rolle: Master-/Detailtabelle, beteiligte Datenfelder 2. Indizes in den zu verknüpfenden Tabellen erstellen Datentypen müssen zueinander passen, Eindeutigkeit? 3. Beteiligte Tabellen in das Beziehungsfenster einbinden und Verknüpfung per "Drag+Drop" erstellen Verknüpfungseigenschaften überprüfen eventuell referenzielle Integrität festlegen MTA 2009/2010 Seite: 19 Auswahlabfragen Auswahlabfragen stellen individuelle Sichten auf eine oder mehrere Tabellen zur Verfügung Auswahlabfragen werden für die Auswertung umfangreicher Datenbestände eingesetzt Auswahlabfragen sind häufig die Basis für andere Datenbankobjekte (Abfragen, Berichte, Formulare) Ansichtsmodi: Datenblatt / Entwurf / SQL MTA 2009/2010 Seite: 20

11 Einfache Auswahlabfragen Empfehlung: Manuelle Erstellung in Entwurfsansicht Ausgangstabelle einbinden über Menüpunkt "Abfrage / Tabelle anzeigen" Datenfelder in den Ausgabebereich ziehen Einzelauswahl von Datenfeldern gebräuchlich / "*" steht für alle Felder einer Tabelle Sortierreihenfolge bestimmen Abfrage ausführen über Menüpunkt "Abfrage / Ausführen" bzw. Datenblattansicht MTA 2009/2010 Seite: 21 Auswahlabfragen auf Basis mehrerer Tabellen Ausgewählte Ausgangstabellen einbinden über Menüpunkt "Abfrage / Tabelle anzeigen" Im Beziehungsfenster zuvor definierte Verknüpfungen werden automatisch übernommen "Temporäre" Verknüpfungen können im Abfrageentwurf definiert werden, gelten aber nur HIER! Verknüpfungseigenschaften sollten überprüft werden! MTA 2009/2010 Seite: 22

12 Erweiterte Auswahlabfragen Einschränkung der Ausgabemenge über Filterkriterien möglich Kriterienanordnung nebeneinander = UND Kriterienanordnung untereinander = ODER Differenzmenge mittels Operator "Nicht" Einfügen vordefinierter Funktionen möglich Funktionszeile kann über Menüpunkt "Ansicht / Funktionen" ein- bzw. ausgeblendet werden Einfügen berechneter Felder möglich Beispiel für eine Summenberechnung: Summe: [Tabelle1!Feld1]+[Tabelle2!Feld2] MTA 2009/2010 Seite: 23 Aktionsabfragen Mit Abfragen können auch Aktionen im Sinne von Datenbankänderungen durchgeführt werden Wichtige Abfragetypen (Menüpunkt: "Abfrage / ") Tabellenerstellungsabfrage Aktualisierungsabfrage Löschabfrage MTA 2009/2010 Seite: 24

13 Eingabeformulare Mit Eingabeformularen kann die Datenerfassung effizient und übersichtlich gestaltet werden Erhöhung der Nutzerakzeptanz Steuerelemente in Formularen können optimal an die Gegebenheiten der einzelnen Datenfelder angepasst werden Erhöhung der Plausibilität Ansichtsmodi: Formular / Entwurf MTA 2009/2010 Seite: 25 Erstellung von Eingabeformularen Manuelle Erstellung in der Entwurfsansicht AutoFormular mit vorgegebenen Layoutvarianten Einspaltig Tabellarisch Datenblatt Empfehlung: Erstellung per Assistent Spezielle Feldauswahl möglich Formatvorlagen nutzbar Nur die im Tabellenentwurf gespeicherte Datenfeldkonfigurationen werden automatisch in ein Eingabeformular übernommen! MTA 2009/2010 Seite: 26

14 Steuerelemente in Eingabeformularen Ungebundene Steuerelemente z.b. Überschriften, grafische Objekte, Seitenwechsel Gebundene Steuerelemente Eingabefelder, welche direkt mit einem Datenfeld aus einer Tabelle verknüpft sind Berechnete Steuerelemente häufig gesperrt für die manuelle Erfassung! Besondere Steuerelemente z.b. Befehlsschaltflächen, ActiveX-Elemente, MTA 2009/2010 Seite: 27 Steuerelemente zur Datenerfassung Textfelder Listenfelder / Kombinationsfelder Kontrollkästchen Optionsgruppe mit Optionsfeldern MTA 2009/2010 Seite: 28

15 Befehlsschaltflächen Einblendung der Toolbox über Menüpunkt "Ansicht / Toolbox" Erstellung einer neuen "Befehlsschaltfläche" per "Drag+Drop" aus der Toolbox Assistent mit vordefinierten Aktionen / Layouts Spätere Veränderung der automatisch angelegten Visual Basic - Skripte (VBA) möglich MTA 2009/2010 Seite: 29 Berichte Berichte dienen zur übersichtlichen Aufbereitung größerer Datenmengen Berichte werden meist für den späteren Ausdruck bzw. PDF-Export optimiert Berichte basieren auf Tabellen oder Abfragen Ansichtsmodi: Seite / Entwurf MTA 2009/2010 Seite: 30

16 Erstellung von Berichten Manuelle Erstellung in der Entwurfsansicht AutoBericht mit vorgegebenen Formatvorlagen Einspaltig Tabellarisch Empfehlung: Erstellung per Assistent Spezielle Feldauswahl möglich Gruppierungsebenen / Sortierung / Layout wählbar MTA 2009/2010 Seite: 31 Makros Makros automatisieren Arbeitsschritte Ein Makro umfasst mehrere Aktionen, die unter einem Makronamen abgespeichert werden Ein Makro kann beliebig oft aufgerufen werden (z.b. auch durch eine Befehlsschaltfläche) Besonderes Startmakro namens "autoexec" wird automtisch nach dem Öffnen der Datenbank ausgeführt MTA 2009/2010 Seite: 32

17 Übergeordnete Datenbankkonfiguration Menüpunkt "Extras / Start": Titel + Symbol Startformular Menüs + Symbolleisten Zugriff auf Datenbankfenster MTA 2009/2010 Seite: 33

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