Gestalten eigener Menüleisten in MS-Office 97/2000/XP/2003

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1 Gestalten eigener Menüleisten in MS-Office 97/2000/XP/2003 In MS-Office können eigene (benutzerdefinierte) Menüsysteme erstellt werden. Weiterhin existiert natürlich auch die Möglichkeit in das existierende (integrierte) Menüsystem einzugreifen oder auch eigene Menüs in Symbolleisten einzubinden. Achtung: Die vom Nutzer durchgeführten Änderungen an den Einstellungen des Menüsystems werden in spezifischen Dateien gespeichert. Diese Änderungen sind nach einer Neuinstallation der entsprechenden Programme (z.b. bei Absturz oder bei Beschädigung des Programms) nicht mehr verfügbar. Andererseits sind die benutzerdefinierten Einstellungen auf einem anderen PC natürlich nicht vorhanden. Deshalb ist es notwendig den Ort (Dateien und Ordner) zu kennen, wo diese Einstellungen gesichert sind. Außerdem sollte man auch andere Methoden zur Nutzung und Sicherung benutzerdefinierter Einstellungen kennen. Das soll aber nicht der Inhalt dieses Beitrages sein, sondern soll als eigenständiges Thema behandelt werden. Inhaltsverzeichnis 1 Aufbau eines Menüsystems 2 Mögliche Änderungen eines Menüsystems 2.1 Eingreifen in das integrierte Menüsystem Arbeiten mit den Menüleisten Arbeiten in den Menüleisten Arbeiten in den Menüs 2.2 Ergänzen der integrierten Menüleisten durch eigene Menüleisten Arbeiten mit den Menüleisten Arbeiten in den Menüleisten Arbeiten in den Menüs 3 Gestalten benutzerdefinierter Menüsysteme 3.1 Aufrufen des Dialogfeldes Anpassen 3.2 Erstellen benutzerdefinierter Menüsysteme mithilfe des Dialogfeldes Anpassen Erstellen eines neuen Menüs/Untermenüs Anbinden von Makros an Menüsystemelemente Löschen von Menüsystemelementen Wiederherstellen veränderter integrierter Menüsystemelemente Erstellen benutzerdefinierter Menüleisten in MS-ACCESS 3.3 Gestalten von Menüsystemelementen 3.4 Beispiele benutzerdefinierter Menüsysteme Fieting, Olaf 1 von , 16:34

2 1 Aufbau eines Menüsystems Wenn man mit Menüsystemen arbeiten möchte, muss klar sein, dass sie hierarchisch aufgebaut sind. In dieser Hierarchie steht die Menüleiste an höchster Stelle. Diese bestehen aus einer bestimmten Anzahl von Menüs, die wiederum Menüs oder auch Befehle enthalten können. Dabei muss zwischen Standardmenüleisten (integrierte) und benutzerdefinierte Menüleisten unterschieden werden. In Abhängigkeit von der entsprechenden Anwendung existieren unterschiedliche Standardmenüleisten (in Anzahl als auch Aussehen). Anwendung MS-Word MS-EXCEL Standard-Menüleisten Menüleiste Arbeitsblatt-Menüleiste Diagramm-Menüleiste MS-ACCESS MS-PowerPoint Menüleiste Menüleiste 2 Mögliche Änderungen eines Menüsystems Nicht alle im weiteren aufgeführten Möglichkeiten können mit normalen integrierten Menüleisten erstellt werden. In diesem Fall sind Kenntnisse in der Programmierung mit Visual Basic for Applications (VBA) notwendig. Auch das soll nicht Inhalt dieser Darlegungen sein, sondern soll als eigenständiges Thema behandelt werden. 2.1 Eingreifen in das integrierte Menüsystem An dieser Stelle muss zwischen der Arbeit mit den Menüleisten, in den Menüleisten und der Arbeit in den Menüs unterschieden werden Arbeiten mit den Menüleisten Verändern integrierter Menüleisten Wieder herstellen einer integrierten Menüleiste nach vorgenommenen Änderungen Fieting, Olaf 2 von , 16:34

3 2.1.2 Arbeiten in den Menüleisten (e) Einfügen benutzerdefinierter Menüs Löschen integrierter oder benutzerdefinierter Menüs Wieder herstellen integrierter Menüs Umbenennen integrierter und benutzerdefinierter Menüs Deaktivieren/Aktivieren integrierter und benutzerdefinierter Menüs Arbeiten in den Menüs (e) (f) (g) (h) Einfügen benutzerdefinierter Untermenüs Löschen integrierter oder benutzerdefinierter Untermenüs Wieder herstellen integrierter Untermenüs Umbenennen integrierter oder benutzerdefinierter Untermenüs Deaktivieren/Aktivieren integrierter oder benutzerdefinierter Untermenüs Löschen der Dateiliste Löschen der Fensterliste Markieren/Demarkieren benutzerdefinierter Untermenüs (Häkchen) 2.2 Ergänzen der integrierten Menüleisten durch eigene Menüleisten Das Ergänzen von Menüleisten betrifft natürlich auch das Einschließen eigener Menüs und Befehle. Auch hier muss zwischen der Arbeit in den Menüleisten, der Arbeit mit den Menüleisten der Arbeit in den Menüs und Untermenüs unterschieden werden. Benutzerdefinierte Menüleisten (mit Ausnahme von MS-ACCESS) können nur mithilfe der Programmierung in VBA realisiert werden Arbeiten mit den Menüleisten Menüleisten einfügen Menüleisten anzeigen Menüleisten löschen Fieting, Olaf 3 von , 16:34

4 2.2.2 Arbeiten in den Menüleisten Einfügen benutzerdefinierter Menüs Löschen benutzerdefinierter Menüs Umbenennen benutzerdefinierter Menüs Deaktivieren/Aktivieren benutzerdefinierter Menüs Arbeiten in den Menüs (e) Einfügen benutzerdefinierter oder integrierter Befehle Löschen eingefügter Befehle Umbenennen von Befehlen Deaktivieren/Aktivieren von Befehlen Markieren/Demarkieren von Befehlen 3 Gestalten benutzerdefinierter Menüsysteme Da es nicht die Aufgabe dieses Beitrages ist, Menüsysteme mithilfe der Programmierung in VBA zu erstellen, wird hier nur auf die Möglichkeit mittels des Dialogfeldes Anpassen eingegangen. Das sollte auch die Aufgabe der Nutzer sein, die sich nicht der Programmierung hingezogen fühlen. Also eine Aufgabe für den ganz normalen Anwender. Diese haben zwar nur eingeschränkte Möglichkeiten, doch dafür können diese relativ einfach umgesetzt werden. 3.1 Aufrufen des Dialogfeldes Anpassen Zum Aufrufen des Menüs "Anpassen" stehen folgende Varianten zur Verfügung. (e) "Ansicht" "Symbolleisten" "Anpassen" "Extras" "Anpassen" Klick mit der rechten Maustaste in den Symbolleistenbereich und Auswahl des Menüs "Anpassen". Klick mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste oder die Menüleiste mit anschließender Auswahl des Menüs "Anpassen". Doppelklick in den Symbolleistenbereich, wodurch es zum direkten Aufrauf des Dialogfelds "Anpassen" kommt. Fieting, Olaf 4 von , 16:34

5 (f) In der Version Office 2000 anklicken der Schaltfläche "Weitere Schaltflächen", in der Version Office XP der Schaltfläche "Optionen für Symbolleisten" (am Ende der entsprechenden Symbolleiste) mit anschließender Auswahl der Schaltfläche "Schaltflächen hinzufügen oder entfernen" und Aufrufen des Dialogfeldes "Anpassen". Das gilt jedoch nicht für alle Symbolleisten. Nach dem Erscheinen des Dialogfeldes muss in die Registerkarte Befehle umgeschaltet werden. Fieting, Olaf 5 von , 16:34

6 3.2 Erstellen benutzerdefinierter Menüsysteme mithilfe des Dialogfeldes Anpassen Beim Erstellen eines Menüsystems sollte darauf geachtet werden, dass sich jedes Menü/Untermenü so verhält, wie es für ein Windows-Menü üblich ist. Darunter ist zu verstehen, dass es mit Tastenkombinationen/Shortcuts (Unterstrichener Buchstabe im Menü oder auch mit zugewiesenen STRG-Buchstabe-Kombinationen) angesteuert werden kann. Der Shortcut sollte eventuell im Menü ausgewiesen werden. Weiter sollte darauf geachtet werden, dass ein Menü, das ein Dreieck enthält, auch wirklich Untermenüs besitzt und nicht das abschließende Menü darstellen soll. Wichtig ist auch, dass abschließende Menüs eine Aktion auslösen müssen. Das können in Office vorgesehene Befehle oder auch Makros (Makros sind kleine Programme, die zur Automatisierung komplexer oder sich ständig wiederholender Aufgaben dienen.) sein. Diese Makros können von anderen zur Verfügung gestellt worden, aufgezeichnet oder bei Kenntnissen in VBA selbst geschrieben worden sein. Das Erstellen von Makros (Aufzeichnen mit dem Makrorekorder) soll an dieser Stelle nicht behandelt werden. Das soll ebenfalls Bestandteil eines separaten Beitrags sein Erstellen eines neuen Menüs/Untermenüs (1) Aufrufen des Dialogfeldes Anpassen und Wechsel in die Registerkarte Befehle (2) Auswahl der Kategorie Neues Menü (3) Auswahl des Befehls Neues Menü und Ziehen (mit der linken Maustaste) des Eintrages in die gewünschte Ebene der Menühierarchie oder in eine gewünschte Symbolleiste (4) Bearbeiten des neuen Menüs (Name vergeben, Aussehen gestalten usw.) (5) Schließen des Dialogfeldes Anpassen nach Abschluss aller Arbeiten Anbinden von Makros an Menüsystemelemente MS-EXCEL (1) Aufrufen des Dialogfeldes Anpassen und Wechsel in die Registerkarte Befehle (2) Auswahl der Kategorie "Makros" (3) Aus dem Bereich "Befehle" den Befehl "Benutzerdefiniertes Menüelement" in die gewünschte Stufe der Menühierarchie ziehen. (4) Aufruf des Kontextmenüs zum Bearbeiten von Elementen mit Klick der rechten Maustaste auf das neue Menüelement. Gestalten des Elementes. (5) Auswahl des Menüs "Makro zuweisen". Fieting, Olaf 6 von , 16:34

7 (6) Auswahl des gewünschten Makros. (7) Bestätigen mit "OK" (8) Schließen des Dialogfeldes Anpassen nach Abschluss aller Arbeiten MS-Word, MS-ACCESS und PowerPoint (1) Aufrufen des Dialogfeldes Anpassen und Wechsel in die Registerkarte Befehle (2) Auswahl der Kategorie "Makros" ("Alle Makros" in MS-ACCESS) (3) Aus dem Bereich "Befehle" das gewünschte Makro auswählen und in die gewünschte Stufe der Menühierarchie ziehen. (4) Aufruf des Kontextmenüs zum Bearbeiten von Elementen mit Klick der rechten Maustaste auf das neue Menüelement. Gestalten des Elementes. (5) Schließen des Dialogfeldes Anpassen nach Abschluss aller Arbeiten Löschen von Menüsystemelementen Mithilfe des Dialogfeldes "Anpassen" (1) Aufrufen des Dialogfeldes Anpassen (2) Auswahl des zu löschenden Menüs bzw. Befehls (3) Auswahl mit der linken Taste aus der Struktur des Menüsystems herausziehen (4) Schließen des Dialogfeldes "Anpassen" Fieting, Olaf 7 von , 16:34

8 Mithilfe der Alt-Taste (1) Einblenden der gewünschten Symbol- oder Menüleiste (2) Bei gedrückter Alt-Taste das zu entfernende Menü anklicken und aus der Leiste herausziehen Achtung Dieses Verfahren ist nur möglich für Menüs, die sich in der obersten Ebene der Struktur des Systems (also direkt in einer Menüleiste oder Symbolleiste) befinden. Enthaltene Untermenüs, Befehle usw. werden sofort mit entfernt Wieder herstellen veränderter integrierter Menüsystemelemente Wieder herstellen einer integrierten Menüleiste (1) Aufrufen des Dialogfeldes "Anpassen" (2) Auswahl der entsprechenden Symbolleiste (3) Anklicken der Schaltfläche "Zurücksetzen" der Registerkarte Symbolleisten (4) Schließen des Dialogfeldes "Anpassen" Wieder herstellen integrierter Menüs (1) Aufrufen des Dialogfeldes "Anpassen" (2) Auswahl des entsprechenden integrierten Menüelementes (3) Aufrufen des Kontextmenüs für dieses Element durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Element (4) Auswahl des Menüs "Zurücksetzen" (5) Schließen des Dialogfeldes Achtung Benutzerdefinierte Menüs können nicht zurückgesetzt werden Erstellen benutzerdefinierter Menüleisten in MS-ACCESS In MS-ACCESS wird diese Möglichkeit zur Verfügung gestellt, da eine Datenbank doch eine komplexe Lösung darstellt. Deshalb macht es Sinn anstelle der Standardmenüleiste eine benutzerdefinierte Menüleistung beim Öffnen der entsprechenden Datenbank einzublenden. Fieting, Olaf 8 von , 16:34

9 Zum Erstellen einer benutzerdefinierten Menüleiste ist in folgender Reihenfolge vorzugehen: (1) Erstellen der benutzerdefinierten Menüleiste Aufrufen des Dialogfeldes "Anpassen" Auswahl der Registerkarte "Symbolleiste" Mithilfe der Schaltfläche "Neu" eine neue Symbolleiste anlegen Festlegen des Namens der neuen Symbolleiste (f) Aufrufen des Dialogfeldes "Symbolleisteneigenschaften" über die Schaltfläche "Eigenschaften" (g) (h) (i) (j) Im Dropdownfeld "Typ" die Auswahl "Menüleiste" tätigen Das Dialogfeld "Symbolleisteneigenschaften" schließen Belegen der erstellten benutzerdefinierten Menüleiste mit entsprechenden Schaltflächen bzw. Befehlen und Festlegen der entsprechenden Eigenschaften Schließen des Dialogfeldes "Anpassen" Fieting, Olaf 9 von , 16:34

10 (2) Festlegen der Starteigenschaften von MS-ACCESS Aufrufen des Dialogfeldes "Start" über "Extra Start" Entfernen der Haken bei - Unbeschränkte Menüs anzeigen - Standard-Kontextmenüs zulassen - Eingebaute Symbolleisten zulassen - Symbolleisten- und Menüänderungen zulassen - Access-Spezialtasten verwenden Im Dropdownfeld "Menüleiste" die erstellte benutzerdefinierte Menüleiste auswählen Bestätigen der Einstellungen mit "OK" Mit diesen unter (2) durchgeführten Handlungen wird erreicht, dass beim Neuaufruf der Datenbank nur noch die benutzerdefinierte Menüleiste eingeblendet wird. Außerdem werden andere, sonst mögliche, Aktionen zur Vermeidung von Änderungen der benutzerdefinierten Menüleiste unterbunden. Im vorliegenden Beispiel sieht das Bild der benutzerdefinierten Menüleiste der geöffneten Datenbank wie folgt aus: Diese Einstellungen können zeitweilig, ohne Veränderungen der Einstellungen, aufgehoben werden. Das ist notwendig, damit Fehler behoben oder andere notwendige Einstellungen vorgenommen werden können. Dazu ist beim Öffnen der Datenbank die "SHIFT-Taste" gedrückt zu halten. Fieting, Olaf 10 von , 16:34

11 3.3 Gestalten von Menüsystemelementen In allen drei Versionen gibt es die Möglichkeit die Einträge in den Symbolleisten, Menüleisten und Menüs nach eigenen Wünschen zu gestalten. Dazu dienen die unten abgebildeten Kontext-Menüs der einzelnen Versionen und Bestandteile von MS-Office. Diese können mit einem Klick der rechten Maustaste (bei geöffnetem Dialogfeld "Anpassen") auf das zu bearbeitende Element ausgelöst werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich die Kontextmenüs in den einzelnen Komponenten von MS-Office und zwischen den Office-Versionen unterscheiden können, wobei nicht die grafische Gestaltung gemeint sein soll. EXCEL 97 EXCEL 2000/XP/2003 WORD /PowerPoint 97 Word/PowerPoint 2000/XP/2003 Fieting, Olaf 11 von , 16:34

12 Access 97 Access 2000/XP/2003 Befehl Bedeutung Zurücksetzen Zurücksetzen der Veränderungen einer Schaltfläche. Löschen Name Schaltfläche kopieren Schaltfläche einfügen Schaltfläche zurücksetzen Schaltfläche bearbeiten Schaltflächensymbol ändern Standard Löschen des Elementes. Ändern der Bezeichnung und der Tastenkombination zur Ansteuerung für das ausgewählte Element. Kopieren der ausgewählten Schaltfläche mit allen ihren Eigenschaften zum Einfügen in andere Symbolleisten/Menüs. Einfügen einer kopierten Schaltfläche anstelle einer ausgewählten Schaltfläche. Zurücksetzen einer ausgewählten Schaltflächen in den ursprünglichen Zustand. Grafische Bearbeitung und Veränderung der Lage des Symbols auf der Schaltfläche. Zuordnen eines neuen Symbols aus einer vorhandenen Auflistung zur Schaltfläche anstelle des vorhandenen Symbols. Der festgelegte Standard wird angezeigt. Das kann nur Text, nur ein Symbol oder auch beides sein. Nur Text (immer) Es wird nur der Text der Schaltfläche (Beschreibung) angezeigt. Wirkt sich auf Schaltflächen und Menüs aus. Fieting, Olaf 12 von , 16:34

13 Nur Text (in Menüs) Es wird nur der Text der Schaltfläche (Beschreibung) angezeigt. Wirkt sich nur auf Menüs aus. Schaltflächensymbol und Text Es werden Symbol und Beschreibung angezeigt, soweit beides vorhanden ist. Gruppierung beginnen Setzen einer senkrechten/waagerechten Trennungslinie zur Gruppierung von Symbolen mit zusammengehöriger Bedeutung. Makro zuweisen Hyperlink zuweisen Eigenschaften Anbinden eines aufgezeichneten oder eines geschriebenen Makros an eine Schaltfläche oder eines Menüs (Nur in EXCEL). Anbinden eines Hyperlinks (z.b. URL) an eine Schaltfläche oder ein Menü (in allen Komponenten ab der Version MS-Office 2000). Aufrufen der "Steuerelement-Eigenschaften" für Datenbanken (nur in MS-Access). 3.4 Beispiel eines benutzerdefinierten Menüsystems Als Beispiel soll folgendes Menüsystem gelten, dass aus dem Menü "Firma Liesewitz", und in die Menüleiste einer EXCEL-Version eingebettet ist. Dieses Menü besitzt drei untergeordnete Menüs, in denen sich entsprechende Befehle befinden. An diese können Makros angebunden sein, die die entsprechenden Dokumente aufrufen. Fieting, Olaf 13 von , 16:34