Auswertung der Workload-Befragung mit MS ACCESS

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1 Auswertung der Workload-Befragung mit MS ACCESS Inhaltsverzeichnis 1. Aufbereitung der Daten Herstellung der Textfiles Import der Textdateien Verbindungen erstellen Auswertungen Drei einfache Beispiele Ein komplexes Beispiel in mehreren Schritten... 17

2 1. Aufbereitung der Daten Für die Auswertung wird die Datenbankanwendung MS Access verwendet, die in jedem Office-Paket enthalten ist Herstellung der Textfiles Bevor die Daten nach Access importiert werden können, müssen die notwendigen Textdateien zusammengestellt werden. Ausgangspunkt dafür sind die folgenden drei Textdateien: Workload.txt (1) Persdaten.txt (2) Legende.txt (enthält 15 Legenden) Die Datei Legende.txt enthält die gesamte Legende, sowohl für die Datei Workload.txt als auch für die Datei Persdaten.txt. Legende.txt muss deshalb in Einzeldateien aufgespaltet werden, die einzig und allein die betreffenden Informationen enthalten (vgl. Abbildung 1). Die Dateinamen bezeichnen den Inhalt. Zeitraum.txt (3) Fragenkomplex.txt (4) Modul.txt (5) Frage.txt (6) Einheit.txt (7) Altersgruppe.txt (8) Abfragezyklus.txt (9) Bereich.txt (10) Berufsausbildung.txt (11) Bestanden.txt (12) Fachsemester.txt (13) Modulauswahl.txt (14) Studiengang.txt (15) Vorbildung.txt (16) Wiederholung.txt (17) Workshop _ Jena, 7. Oktober

3 Abbildung 1: Beispiel Textdatei für Legende Einheit Insgesamt müssen nicht weniger als 17 Textdateien nach Access importiert werden Import der Textdateien Im ersten Arbeitsschritt wird in ACCESS eine neue, leere Datenbank angelegt. Anschließend werden über das Menü DATEI > EXTERNE DATEN > IMPORTIEREN die Textdateien (1) bis (17) eingelesen. Der Textimport- Assistent erfragt verschiedene Angaben zum Aufbau der einzelnen Dateien. Erster Schritt: Format Mit Trennzeichen Die Dateien Workload.txt und Persdaten.txt sind durch einen senkrechten Strich ( ), die anderen Dateien durch ein Gleichheitszeichen ( = ) getrennt. Die erste Zeile enthält die Feldnamen. Abbildung 2: Textdateien werden mit Trennzeichen importiert Workshop _ Jena, 7. Oktober

4 Abbildung 3: Trennzeichen und Feldnamen festlegen Zweite Schritt: Eine neue Tabelle Die Datei wird in eine neue Tabelle eingefügt. Abbildung 4: In einer neuen Tabelle abspeichern Dritter Schritt I: Die Spalten Die jeweils erste Spalte der Dateien (3) bis (17) erhält den Namen der Legende. Die zweite Spalte wird von ACCESS zunächst mit Feld2 Workshop _ Jena, 7. Oktober

5 bezeichnet. Die Spalte sollte einheitlich mit Beschreibung [Legende], im vorgestellten Fall also mit Beschreibung Zeitraum, beschriftet werden. Dritter Schritt II: Feldoptionen Workload Für die Spalte Wert der Datei Workload muss als Datentyp Double und nicht Long Integer angegeben werden. Nur so werden auch die gebrochenen Werte richtig eingelesen. Unter WEITERE wird das Dezimalzeichen (Punkt oder Komma) und die Codepage (Westeuropäisch Windows) festgelegt. Abbildung 5: Datentyp für Spalte Wert anpassen Workshop _ Jena, 7. Oktober

6 Abbildung 6: Dezimalzeichen und Codepage anpassen Vierter Schritt: Primärschlüssel vergeben Die Datei Workload.txt wird als einzige ohne Primärschlüssel importiert. Für die anderen Dateien ist der Primärschlüssel selbst auswählen und sollte nicht durch ACCESS automatisch hinzugefügt werden. Für die Legende- Dateien (3) bis (17) ist die erste Spalte der Primärschlüssel. Für die Datei Persdaten.txt ist die Spalte Person, die ebenfalls an erster Stelle steht, der Primärschlüssel. Workshop _ Jena, 7. Oktober

7 Abbildung 7: Festlegung des Primärschlüssels Fünfter Schritt: Abschluss des Importvorganges Der Name der Tabelle entspricht wiederum der Bezeichnung der Legende. Nun ist eine Tabelle fertig gestellt. Der gleiche Vorgang muss für alle 17 Tabellen wiederholt werden. Workshop _ Jena, 7. Oktober

8 1.3. Verbindungen erstellen Um damit rechnen zu können, müssen zwischen den Tabellen noch Beziehungen hergestellt werden. Dazu gehen Sie über das Menü EXTRAS > BEZIEHUNGEN: Ein neues Fenster und eine Eingabeforderung Tabelle anzeigen öffnet sich. Hier sollten alle Tabellen ausgewählt und hinzugefügt werden. Anschließend kann das Fenster geschlossen werden. (Über das Menü BEZIEHUNGEN > TABELLE ANZEIGEN kann die Eingabeaufforderung jeder Zeit wieder aufgerufen werden: ) Workshop _ Jena, 7. Oktober

9 Wiederholung Studiengang Fachsemester Modulauswahl Bestanden Zeitraum Fragenkomplex Altergruppe Berufsausbildun Persdaten Workload Bereich Modul Vorbildung Frage Abfragezyklus Einheit Abbildung 8: Schematische Darstellung der Verbindungen Zwei Tabellen werden mit Hilfe von Spalten mit gleicher inhaltlicher Bedeutung miteinander verbunden. Zum Beispiel geschieht die Verbindung der Tabellen Persdaten und Workload über das in beiden Dateien enthaltene Feld Person. Während in der Tabelle Persdaten jede Person nur einmal vorkommt (Primärschlüssel), belegt in der Tabelle Workload jede Person mehrere Zeilen. Die Primärschlüssel der jeweiligen Tabellen sind fett dargestellt. Zur Erstellung einer Verbindung wird der fett darstellte Primärschlüssel einer Tabelle (Persdaten:Person) mit gedrückter Maustaste auf das Workshop _ Jena, 7. Oktober

10 entsprechende Feld einer anderen Tabelle (Workload:Person )gezogen. ACCESS zeichnet hier eine Verbindung ein. Workshop _ Jena, 7. Oktober

11 Anschließend erscheint folgender Dialog. Der Dialog kann auch durch einen Doppelklick auf die entsprechende Verbindung aufgerufen werden. Hier müssen Sie das Kästchen Mit referentieller Integrität aktivieren und mit Erstellen bestätigen. Erscheint eine Fehlermeldung, so dass referentielle Integrität nicht ausgewählt werden kann, dann fehlen meist im Primärschlüssel Fälle, die in der zu verbindenden Tabelle jedoch enthalten sind. Solche Inkonsistenzen sollten überprüft und beseitigt werden. Im Ergebnis sollte sich das folgende Bild ergeben (Ausschnitt). Workshop _ Jena, 7. Oktober

12 2. Auswertungen Ein einfacher, aber letztendlich nur begrenzt leistungsfähiger und wenig flexibler Weg der Datenauswertung in ACCESS erfolgt über Abfragen. Dem Benutzer zum Vorteil werden bei diesem Vorgehen keine umfangreichen Kenntnisse in SQL und VBA abverlangt. Allerdings gestaltet sich die Datenauswertung letztendlich ungleich umständlicher. Deshalb bleibt für komplexere Auswertungen der Umgang mit Modulen und VBA unvermeidlich. Die folgenden leichten wie auch die schweren Beispiele basieren einzig und allein auf Abfragen Drei einfache Beispiele Frage (1): Wie viele Personen pro Studiengang haben an der Befragung teilgenommen? Benötigte Tabellen: Persdaten, Studiengang Zunächst wird über OBJEKTE > ABFRAGEN eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht erstellt. Workshop _ Jena, 7. Oktober

13 Anschließend werden die benötigten Tabellen, für die erste Frage sind das die Tabellen Studiengang und Persdaten, ausgewählt. Die Tabellen und bestehende Verbindungen werden im Fenster AUSWAHLABFRAGE angezeigt. Für die Auswertung muss in der Toolleiste das Symbol ( ) gedrückt sein. Anschließend werden die benötigten Spalten der Tabellen einzeln und in der gewünschten Reihenfolge ausgesucht und mit einer entsprechenden Funktion versehen. Zusätzlich lassen sich die Spalten auch auf- oder absteigend sortieren. Studiengang.Studiengang (Funktion Gruppierung) Studiengang.Beschreibung Studiengang (Funktion Gruppierung) Workshop _ Jena, 7. Oktober

14 Persdaten.Person (Funktion Anzahl) Nach dem Ausführen durch Klicken des Symbols mit dem roten Ausrufezeichen ( Tabelle: ) öffnet sich als Ergebnis der Abfrage die folgende Im Entwurfsmodus ( ) lassen sich für die jeweilige Abfrage weitere Anpassungen vornehmen. Die fertige Abfrage kann unter einem eigenen Namen gespeichert werden ( ). Gespeicherte Abfragen können ebenso wie Tabellen als Grundlage für weitere Abfragen dienen. Frage (2): In welchen Zeiträumen haben die einzelnen Personen ausgefüllt? Benötigte Tabelle: Workload Eine neue Anfrage wird in der Entwurfsansicht erstellt und die entsprechende Tabelle wird hinzugefügt. Anschließend werden die folgenden Spalten ausgewählt und mit Funktion versehen. Workload.Person (Funktion Gruppierung) Workshop _ Jena, 7. Oktober

15 Workload.Zeitraum (Funktion Gruppierung) Die Ergebnistabelle wird unter dem Namen Zeitraum pro Person abgespeichert. Frage (3): Gegenüberstellung von Ausfragezyklus und Anzahl der tatsächlich ausgefüllten Zeiträume bei den einzelnen Personen. Benötigte Tabellen: Persdaten, Zeitraum pro Person, Abfragezyklus Eine neue Anfrage wird in der Entwurfsansicht erstellt und die entsprechende Tabelle wird hinzugefügt. Weiterhin wird die Abfrage aus Frage (2) hinzugefügt. Auch diese ist Grundlage der nachfolgenden Abfrage. Workshop _ Jena, 7. Oktober

16 Die Spalten werden wie folgt ausgewählt. Persdaten.Person (Funktion Gruppierung) Abfragezyklus.Beschreibung Abfragezyklus (Funktion Gruppierung) Zeitraum pro Person.Zeitraum (Funktion Anzahl) Das Ergebnis verdeutlich die Ausfüllmoral der Studenten und ist ein erstes Indiz für die Qualität der Daten. Workshop _ Jena, 7. Oktober

17 Als Erweiterung kann in die Tabelle Abfragezyklus eine neue Spalte Zeitpunkte eingefügt werden, die die Angabe zur maximalen Anzahl von Ausfüllzeitpunkten enthält. In die Abfrage eingefügt, erhöht dies die Aussagekraft des Ergebnisses Ein komplexes Beispiel in mehreren Schritten Frage (4): Über das gesamte Semester betrachtet, welche durchschnittliche Workload konnte in den einzelnen Studiengängen festgestellt werden? Benötigte Tabellen: Zeitraum, Studiengang, Workload, Persdaten Schritt (1): Neue Gruppierung der Zeiträume Zur besseren Darstellung des Verlaufs sollten die Zeiträume bei wöchentlichem, 14-tägigem und monatlichem Abfragezyklus zu Monaten zusammengefasst werden. Zu diesem Zweck sollte in die Tabelle Zeitraum eine neue Spalte eingefügt werden, die diese Zusammenfassungsvariable Workshop _ Jena, 7. Oktober

18 enthalten soll. Die voran stehende Nummer im Labelnamen dient der Sortierung dieser Spalte. Schritt (2): Summe über Workload.Wert je Studiengang, Person, Modul, Monat_Name und Zeitraum Anschließend wird eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht mit folgenden Tabellen, Spalten und Funktionen erstellt. Studiengang.Studiengang (Funktion Gruppierung) Studiengang.Beschreibung Studiengang (Funktion Gruppierung) Persdaten.Person (Funktion Gruppierung) Workload.Modul (Funktion Gruppierung) Zeitraum.Monat_Name (Funktion Gruppierung) Workload.Zeitraum (Funktion Gruppierung) Workload.Wert (Funktion Summe) Workshop _ Jena, 7. Oktober

19 Und das Ergebnis ist: Schritt (3): Durchschnitt von SummevonWert über die einzelnen Monate je Studiengang, Person, Modul Benötigte Tabellen: Abfrage aus Schritt (2) Die zweite Abfrage gestaltet sich so: Abfrage Schritt 2.Studiengang (Funktion Gruppierung) Abfrage Schritt 2.Studiengang Beschreibung (Funktion Gruppierung) Abfrage Schritt 2.Person (Funktion Gruppierung) Abfrage Schritt 2.Modul (Funktion Gruppierung) Abfrage Schritt 2.Monat_Name (Funktion Gruppierung) Abfrage Schritt 2.SummevonWert (Funktion Mittelwert) Workshop _ Jena, 7. Oktober

20 Und das Ergebnis Schritt (4): Summe von MittelwertvonSummevonWert über die einzelnen Monate je Studiengang, Person Benötigte Tabellen: Abfrage aus Schritt (3) Die dritte Abfrage gestaltet sich so: Abfrage Schritt 3.Studiengang (Funktion Gruppierung) Abfrage Schritt 3.Studiengang Beschreibung (Funktion Gruppierung) Abfrage Schritt 3.Person (Funktion Gruppierung) Abfrage Schritt 3.Monat_Name (Funktion Gruppierung) Abfrage Schritt 3.MittelwertvonSummevonWert (Funktion Summe) Workshop _ Jena, 7. Oktober

21 Und das Ergebnis: Schritt (5): Mittelwert von SummevonMittelwertvonSummevonWert über die einzelnen Monate je Studiengang Benötigte Tabellen: Abfrage aus Schritt (4) Die vierte Abfrage gestaltet sich so: Abfrage Schritt 4.Studiengang (Funktion Gruppierung) Abfrage Schritt 4.Studiengang Beschreibung (Funktion Gruppierung) Abfrage Schritt 4.Monat_Name (Funktion Gruppierung) Workshop _ Jena, 7. Oktober

22 Abfrage Schritt 4.SummevonMittelwertvonSummevonWert (Funktion Mittelwert) Abfrage Schritt 4.SummevonMittelwertvonSummevonWert (Funktion Min) Abfrage Schritt 4.SummevonMittelwertvonSummevonWert (Funktion Max) Abfrage Schritt 4.Person (Funktion Count) Und das Ergebnis: Und nach Formatierung der einzelnen Zellen: Workshop _ Jena, 7. Oktober

23 Workshop _ Jena, 7. Oktober