Beteiligung am Feldversuch im Rahmen des EU-Projektes Access-eGov

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1 Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein Beteiligung am Feldversuch im Rahmen des EU-Projektes Access-eGov Im Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein wird momentan ein Feldversuch im Rahmen des europäischen Forschungsprojektes Access-eGov vorbereitet. Für diesen Feldversuch werden möglichst viele Städte und Gemeinden gesucht, die bereit sind sich an dem Projekt zu beteiligen und vor allem Fachwissen und Engagement aus dem Bereich der Informationstechnik/Internetredaktion und des Standesamtes in das Projekt einzubringen. In die bisherigen Vorbereitung des Projektes wurden bereits einzelne Kreise, Städte und Gemeinden eingebunden, die Anforderungen an das Projekt entwickelt haben und sich teilweise auch in den nächsten Monaten an dem Feldversuch beteiligen werden. Wenn auch Ihre Kommune Interesse hat sich an dem Projekt zu beteiligen, wenden Sie sich bitte, möglichst bis zum 16. Juli 2007, an Im Weiteren finden Sie eine kurze Beschreibung des Projektes und des bevorstehenden Feldversuchs. Was ist das Ziel von Access-eGov? Access-eGov steht für Access to egovernment Services Employing Semantic Technologies übersetzt Zugang zu elektronischen Verwaltungsdienstleistungen mit Hilfe semantischer Technologien. Das Projekt Access-eGov ist ein europäisches Forschungs- und Entwicklungsprojekt. Access-eGov hat sich zur Aufgabe gemacht, eine online Plattform zu erstellen, mit der Verwaltungsdienstleistungen automatisch und organisationsübergreifend verknüpft und online auffindbar gemacht werden. Außerdem soll es möglich werden, für einzelne Bürger angepasste Beschreibungen einer Dienstleistung ad hoc zu erstellen, indem Bürger von dem System nach ihrer individuellen Situation befragt werden. Dies kann z.b. sinnvoll sein, wenn der Ort der Dienstleistungserbringung abhängig vom Geburts- oder Wohnort eines Bürgers ist. Wenn der Bürger dann dem AccesseGov-System diesen Ort mitteilt, kann das System ihm individuell passende Auskünfte geben. Das entwickelte System soll in Pilotprojekten in der Slowakei und Polen und in einem Feldversuch in Schleswig-Holstein getestet werden. Weitere allgemeine Informationen zu dem Projekt finden Sie auf der offiziellen und internationalen Projektwebsite unter Welche Vorteile bringt Access-eGov? In dem Projekt werden so genannte Semantic Web Technologien (siehe die Technologien der nächsten Generation des Internet, eingesetzt. Ein großer Vorteil der neuen Technologie besteht darin, dass im Netz vorhandene Informationen maschinenlesbar gemacht werden und so z.b. von speziellen Dienstgebäude Düsternbrooker Weg 64, Kiel Telefon Telefax Buslinie 41, 42, 51 -Adressen: Kein Zugang für elektronisch signierte oder verschlüsselte Dokumente

2 - 2 - Suchmaschinen verstanden und auf intelligente Weise gefunden werden können. Um die Informationen verschiedener Verwaltungen zusammenzuführen, ist es bei dieser Technologie nicht notwendig, dass die Daten verschiedener Verwaltungen in einem zentralen Datenbestand gehalten werden: die Daten werden über die Plattform dort abgeholt, wo sie bereits jetzt bei den Kommunen vorliegen und gepflegt werden. Ein weiterer Vorteil, der sich durch Access-eGov für die Verwaltungen ergeben soll, ist, dass nicht jede Verwaltung allgemeingültige Informationen erstellen und pflegen muss. Durch das Zusammenführen von Informationen verschiedener Anbieter besteht die Möglichkeit, dass landesweit gültige Informationen nur einmal in dem System bereitgestellt werden und z.b. die Standesämter nur noch ihre standesamtsspezifischen Informationen (wie etwa Öffnungszeiten, Kontaktpersonen, Trauungsorte) ergänzen und pflegen müssen. Mit dem entwickelten System soll es z.b. möglich sein die für ein bestimmtes Anliegen, etwa Anmeldung zur Eheschließung oder Erhalt einer Baugenehmigung, zuständige Kontaktperson zu finden, zu erfahren welche Kosten anfallen welche Dokumente vorgelegt werden müssen Des Weiteren sollen aber auch spezifische Suchanfragen z.b. nach Standesämtern mit bestimmten Öffnungszeiten, Arten von Trauungsorten, Trauungsterminen etc. möglich sein. Dadurch, dass die Plattform ermöglicht, die für eine Dienstleistung zuständige Stelle ausfindig zu machen, kann sie auch relevant für die Erfüllung der EU- Dienstleistungsrichtlinie werden: die Dienstleistungsrichtlinie schreibt vor, dass Verwaltungen diese Informationen im Internet anbieten müssen. Außerdem wird es eine zentrale Anlaufstelle geben, die ihrerseits mit erforderlichen Informationen der Dienstleistungserbringer versorgt wird (z.b. welche Behörde zuständig ist). Warum sollte Ihre Kommune am Feldversuch teilnehmen? Eine Teilnahme am Feldversuch bietet den Kommunen mehrere Vorteile: Durch die Teilnahme können Sie sich aktiv in die Gestaltung des zukünftigen Systems einbringen. Nur eine aktive Partizipation am Feldversuch kann sicherstellen, dass die Bedürfnisse Ihrer Kommune berücksichtigt werden.

3 - 3 - Die teilnehmenden Kommunen nehmen eine Vorreiterstellung beim Einsatz neuer Technologien ein und stellen so die Innovationsbereitschaft Ihrer Kommunalverwaltung unter Beweis. Die teilnehmenden Kommunen werden im Rahmen der Pressearbeit des Projekts in Pressemitteilungen Erwähnung finden. Wie werden die Verwaltungsdienstleistungen Ihrer Kommune auffindbar? Um Ihre Verwaltungsdienstleistungen für das System auffindbar zu machen, müssen bereits online bestehende Informationen zu Verwaltungsdienstleistungen aufbereitet werden. Falls diese Informationen im Internet noch nicht oder nicht in ausreichend strukturierter Form vorliegen, sollen die Informationen im Laufe des Projektes von den beteiligten Kommunen erstellt werden. Eine Kernaufgabe für die Systementwickler von Access-eGov ist es, ein Werkzeug ( Annotationstool ) zu erstellen, mit dem Verwaltungsdienstleistungen von den Verwaltungsangestellten auf einfache Art und Weise beschrieben werden können. Was genau ist für Schleswig-Holstein geplant? Obwohl das Werkzeug potentiell zur Beschreibung verschiedenster Dienstleistungen dienen kann, wird sich der Feldversuch auf solche Dienste beschränken, die mit dem Szenario Heiraten in Verbindung stehen und für eine Darstellung im Internet geeignet sind. Deshalb sollte vor allem das Fachwissen von Standesbeamtinnen und Standesbeamten in den Feldversuch einfließen. In der Vorbereitung des Feldversuchs hat bereits im März 2007 ein Workshop stattgefunden, bei dem in Zusammenarbeit mit einigen Standesbeamten die Anforderungen an das System Access-eGov für das Szenario Heiraten entwickelt wurden. Wie wird der Feldversuch verlaufen? 1. Vorbereitungen In den teilnehmenden Verwaltungen werden voraussichtlich folgende Bereiche einbezogen sein: das Standesamt, der Bereich Informationstechnik/Internetredaktion und für Auskünfte eventuell auch der Bereich Organisation. Ab Mitte Oktober 2007 wird der praktische Teil des Feldversuchs in Schleswig-Holstein anlaufen. Ab diesem Zeitpunkt sollen die Verwaltungsdienstleistungen der Standesämter mit den im Projekt entwickelten Werkzeugen beschrieben werden. In der Vorbereitung des Feldversuchs, voraussichtlich Ende September 2007, soll es einen Schulungstermin für die Internetredakteurinnen und redakteure, sowie die Standesbeamtinnen und beamten, geben, bei dem das Werkzeug zur Beschreibung der Verwaltungsdienstleistungen vorgestellt wird und ggf. noch Anregungen zur Modifikation des Werkzeugs und der Kategorien zur Beschreibung der Dienstleistungen von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern aufgenommen werden können.

4 Durchführung des Feldversuchs 2.1 Vorhandene Informationen im Internet werden erschlossen: Wenn bereits bestehende Internetinhalte in das System übernommen werden können, ist es erforderlich, dass frühzeitig die Internetredaktion Ihrer Kommune eingebunden wird, damit die Möglichkeiten der Anbindung dieser Informationen an Access-eGov bewertet werden kann. Sobald bekannt ist welche Kommunen, Städte und Ämter sich an dem Feldversuch beteiligen, wird Kontakt zu den Internetredaktionen aufgenommen und gemeinsam analysiert, ob und wie die Werkzeuge von Access-eGov am besten für die bei Ihnen bereits bestehenden Internetinhalte genutzt werden können. 2.2 Zusätzliche Informationen im Internet sind erforderlich: Während des Feldversuchs ab Mitte Oktober 2007 sind die Internetredaktionen in Zusammenarbeit mit den Standesbeamtinnen und Standesbeamten dafür zuständig, die erstellten Werkzeuge zu testen, d.h. Verwaltungsdienstleistungen mit Hilfe der Werkzeuge zu beschreiben. Dafür werden keine besonderen technischen Kenntnisse seitens der Internetredakteurinnen und -redakteure erforderlich sein. Die Dienstleistungen müssen lediglich in einer Art Formular beschrieben werden. Für das Szenario Heiraten sollen vor allem Dienstleistungen wie Anmeldung zur Eheschließung, Durchführung der Eheschließung (mit Angabe der möglichen Trauungsorte, falls bei Ihnen verschiedene Möglichkeiten vorhanden sind), Erstellung von Personenstandsurkunden, etc. beschrieben werden. Zu so einer Beschreibung wird z.b. gehören, wer diese Dienstleistung anbietet, welche Person, zu welchen Zeiten für welche Aufgaben in der Erbringung der Dienstleistung zuständig ist und für welche Gemeinden das Standesamt zuständig ist. Wenn Sie jetzt schon online Formulare, online Anfragen oder ähnliches auf Ihren Internetseiten anbieten, soll auch dies in die Beschreibung Ihrer Dienstleistungen mit eingehen. Wenn diese Dienstleistungen vollständig beschrieben sind, werden sie dem online Testsystem von Access-eGov zugänglich gemacht und können so von Bürgern über eine zentrale Plattform gefunden werden. Die Internetredaktionen sollen die Werkzeuge außerdem nach und während der Erstellung der Beschreibungen kritisch bewerten. 3. Testen und Evaluation des Systems durch Bürgerinnen und Bürger Das erstellte System soll ab Ende des Jahres 2007 von Bürgerinnen und Bürgern getestet und nach speziell im Projekt erarbeiteten Kriterien bewertet werden. Die Evaluation der ersten Phase des Feldversuchs wird im Januar 2008 abgeschlossen sein. 4. Ausblick Aus den Erfahrungen der ersten Phase sollen dann weitere Anforderungen an das System hervorgehen. Das System soll in einer zweiten Phase modifiziert und an die Bedürfnisse der Bürger und Verwaltungen angepasst

5 - 5 - werden. Außerdem sollen die Systeme der verschiedenen europäischen Projektpartner (Slowakei, Polen und Deutschland) in einer gemeinsamen Plattform zusammengeführt und Teile der Informationen auch ins Englische übersetzt werden. Ab Juli 2008 wird das erweiterte System dann erneut getestet. Im Oktober 2008 werden diese zweite Testphase und deren Evaluation abgeschlossen sein. Die Teilnahme am zweiten Teil des Feldversuchs wird allerdings nur für Kommunen möglich sein, die sich auch am ersten Teil des Feldversuchs beteiligt haben. Im Laufe des Feldversuchs werden Sie direkt vor Ort oder telefonisch bei den zu erledigenden Arbeiten, insbesondere bei der Erstellung der Dienstleistungsbeschreibungen, von den verantwortlichen Projektpartnern aus Schleswig-Holstein unterstützt. Für den Arbeitsaufwand, der für den Feldversuch bei den Standesbeamten und Standesbeamtinnen, der Internetredaktion, sowie ggf. dem Bereich Organisation entsteht, können leider keine finanziellen Mittel zur Verfügung gestellt werden. Außer Reisekosten zu einem Schulungstermin in Kiel entstehen allerdings auch keine Kosten. Die Plattform läuft auf einem Server, der für den Feldversuch frei zur Verfügung gestellt wird und auch die Beratung im Verlauf des Projektes, sowie der Schulungstermin, verursachen für Sie selbstverständlich keine Kosten. Wenn Sie weitere Fragen zu dem Feldversuch haben, wenden Sie sich bitte an:

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