CRM Mobile für spezielle Aufgaben

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1 CRM Mobile für spezielle Aufgaben Sie sind nutzen das CRM System Cobra ständig im Büro als Drehscheibe Ihrer Daten. Für manche Aufgaben würde es genügen, zwar Zugriff auf ihre kompletten cobra Adressen zu haben, sie benötigen für diese Aufgaben aber nicht den vollen Umfang der Funktionalitäten. Es geht in der Hauptsache um gezieltes Ansteuern einzelner Datensätze, um dort spezielle Einträge zu hinterlegen. Und das auch außerhalb ihres Büros. Wir möchten hier zwei besondere Fälle näher erklären. Aufgabe - Homeoffice anbinden Sie haben externe Mitarbeiter, die im Homeoffice für sie Arbeiten erledigen sollen, wie z.b. Telefonakquise, Adresspflege nach Messebesuchen oder Kundentermine vereinbaren. Aufgabe - Außendienstmitarbeiter on Tour Sie sind oft unterwegs zu Kundenbesuchen, mit mehreren Stationen pro Tour und wollen Online über alle Geschäftsvorgänge des Kunden informiert sein und Besuchsprotokolle sofort dort erstellen wo sie später ergänzt und ausgewertet werden können. Für diese Anwendungen bietet cobra ein kontinuierlich verbessertes CRM Mobile als Ergänzung für unterwegs, bzw. als kostengünstige Lösung für die Einbindung externer Mitarbeiter. Seite 1 von 9

2 Aufgabe - Homeoffice anbinden Aufgabenstellung Selbstständiger Einzelunternehmer mit einem Büroarbeitsplatz mit CRM PLUS für die eigene Büroarbeit, eine externe Mitarbeiterin für Akquise und Adresspflege, die im Homeoffice als Teilzeitkraft tätig ist. Die externe Mitarbeiterin hat zwar einen vollwertigem PC-Arbeitsplatz (Windows 8.1), aber eine Anbindung über VPN an das Firmennetzwerk ist zu aufwendig oder zu teuer. Deshalb wird dort nur CRM Mobile eingesetzt. Arbeiten mit einer gemeinsamen To-Do Liste In cobra gibt es eine Zusatztabelle ToDo, in der der Chef die Aufgaben für seine Mitarbeiterin definiert. Seite 2 von 9

3 Die Eingabemaske, zeigt in der linken Hälfte die Aufgabe, nur für den Chef beschreibbar, in der rechten Hälfte die Erledigung, nur durch die Mitarbeiterin beschreibbar. Sofort nach Abspeichern des Datensatzes ist die Aufgabe auf dem Arbeitsplatz der Mitarbeiterin sichtbar. Bei Start der cobra-app ist dort als Einstiegspunkt eine Liste aller offenen ToDos eingerichtet. Seite 3 von 9

4 Die Liste zeigt die unerledigten Aufgaben nach Datum aufwärts sortiert. Also die älteren zuerst. Bei Klick auf eine Aufgabe kann das ToDo abgelesen werden. Über den Link zur Adresse gelangt man sofort zur zugehörigen Adresse, um dort Veränderungen vorzunehmen, oder neue Kontakte einzutragen. Nach Erledigung der Aufgabe wird das Ergebnis direkt im Datensatz eingetragen. Gemäß Datenbanksicherheit sind nur die Felder der Gruppierung Done beschreibbar. Die anderen sind gesperrt. Nach Abspeichern des Datensatzes verschwindet die Aufgabe sofort aus der ToDo-Liste der Startansicht. Natürlich hat der mobile Arbeitsplatz auch Zugriff auf alle abgearbeiteten Aufgaben, oder alle für ihn freigegebenen Kontakte. Und der Chef sieht ebenfalls sofort das Ergebnis. Seite 4 von 9

5 In der cobra-vollversion kann im Reiter Monitoring dann je nach Belieben eine Übersicht aller Aufgaben über alle Adressen dargestellt werden. Hier kann der Chef genau ablesen, wie weit seine Mitarbeiterin mit der Abarbeitung der Aufgaben ist. Manche Arbeiten erfordern auch eine nachträgliche Kontrolle. Sollte dann die Aufgabe nicht wunschgemäß ausgeführt worden sein, kann der Chef das Erledigtdatum wieder löschen (Aufgabe auf unerledigt setzen) und ergänzende ToDo-Anweisungen eintragen. Dann erscheint sie bei der Mitarbeiterin weiter in der ToDo-Liste Seite 5 von 9

6 Aufgabe - Außendienstmitarbeiter on Tour Selbstständiger Einzelunternehmer mit einem Büroarbeitsplatz mit CRM PLUS für die heimische Büroarbeit, ein Tablet als ständiger Begleiter bei Außenterminen. Eine wichtige Aufgabe besteht darin in regelmäßigen Abständen seine Kunden zu Verkaufsgesprächen zu besuchen. Diese Besuche werden vorab terminlich geplant (Siehe auch hier und müssen danach mit Besuchsberichten abgeschlossen werden. Natürlich ist es wichtig, dass man beim Kundengespräch auf Knopfdruck alle Umsatzzahlen zum Kunden, sowie die Historie der bisherigen Besuche und sonstiger Aktivitäten vor sich hat. Kundenzusatzinformationen mobil erfassen Dazu dient eine Zusatztabelle in cobra, in der die wichtigsten Informationen des Kundenbesuchs gleich Vorort eingetragen werden können. In Vorbereitung der Besuche werden die Datensätze bereits mit Termin und evtl. Gesprächspartner angelegt. Unterwegs werden sie dann während des Besuchstermins ergänzt. Hier in unserem Beispiel die Auswahl an möglichen Feldern: Seite 6 von 9

7 Ansicht und das Arbeiten unterwegs. Auf dem Mobilteil, beim Kundenbesuch, sieht das dann so aus: Über den Einstiegspunkt aktuelle Kundenbesuche gelangt man zur aktuellen Besuchsroute, durch Klick auf den Besuchsdatensatz in die Detailansicht des Besuchs, um dort sofort die noch fehlenden Einträge zu ergänzen. Seite 7 von 9

8 Über den Adresslink kann in den Adressdatensatz mit all seinen Zusatzinformationen gewechselt werden. Um sich von dort schnell in die gewünschten Zusatzinformationen, und wieder zurück, zu klicken. Seite 8 von 9

9 Nacharbeit im Büro am normalen Arbeitsplatz Nach Rückkehr ins Büro können die ergänzten Besuchsinformationen dann nochmal angesehen, und die Besuchsberichte erstellt werden. Über Uns Die Firma Eric Beuchel e.k. wurde 1994 gegründet. Sitz des Unternehmens ist Mötzingen bei Nagold. Beratung, Projektmanagement und Softwareanpassung im Vertrieb sind unsere Stärken. Schaffen Sie Kundenorientierung und Effizienz im Büro! Sie erhalten Ihre maßgeschneiderte Software-Lösung zum Kunden-Beziehungs-Management/CRM und Dokumentenmanagement mit Service und Support: Software, die passt. Gemeinsam mit unseren Netzwerk-Partnern können wir für kleine und mittlere Unternehmen ein breites Dienstleistungsspektrum anbieten. Zur schnellen Unterstützung und Kostenreduzierung für unsere Kunden arbeiten wir gerne per Fernwartungszugriff auf ihrem Rechner. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage! Seite 9 von 9

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