Anwendungsfall Programm-Management: Die clevere Lösung am Beispiel eines internationalen Elektronik-Konzerns

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1 Anwendungsfall Programm-Management: Die clevere Lösung am Beispiel eines internationalen Elektronik-Konzerns Von Johann Strasser und Achim Schmidt-Sibeth Auf dem Markt für elektronische Geräteentwicklung tobt ein gnadenloser Wettbewerb: Ganz egal, ob es nun um das funktionsreichste Mobiltelefon geht oder um den schlauesten Navigator in der Autokonsole nur wer mit seinen neuen Modellen noch vor der Konkurrenz auf dem Markt ist, erhält die volle Aufmerksamkeit des Kunden. Für die Herstellung der elektronischen Helfer bedeutet dies, dass die vielen einzelnen Teilprojekte für die zahlreichen Funktionen im Rahmen eines komplexen Programm-Managements auf den Punkt geplant werden müssen. Nur so ist es möglich, mit dem neuen Modell noch vor dem Mitbewerber auf dem Markt zu sein. Eine clevere und bewährte Lösung, die eine derart komplexe Programm-Landschaft transparent und hochflexibel abbilden kann, ist der Microsoft Project Server im Zusammenspiel mit den richtigen Erweiterungen. Nach dem PMI (Project Management Institute) ist ein Programm die Umsetzung einer Vision oder eines bestimmten Zieles üblicherweise mit Hilfe vieler Teilprojekte, die untereinander in Beziehung stehen. Der moderne Mensch ist umgeben von elektronischen Geräten angefangen bei der Bordsteuerung des Autos bis hin zum mobilen Taschencomputer mit Handyfunktion. Doch was für den Verbraucher am Ende nur einen Knopfdruck bedeutet, ist für den Hersteller zu Beginn ein komplexes Programm mit vielen Teilprojekten, das er entweder intern oder mit vielen verschiedenen Zulieferern abzuwickeln hat. Denn nicht nur die vielen Entwicklerteams müssen ihre Arbeit für jede einzelne Funktion untereinander abstimmen, auch die Teams der Komponentenproduktion müssen über die Zeitplanung der Entwickler im Bild sein, egal, ob sie im Büro nebenan oder am anderen Ende der Welt sitzen. Und letztendlich muss natürlich der zentrale Lenkungsausschuss als höchstes Steuerungsgremium jederzeit die Möglichkeit haben, sich über den aktuellen Stand zu informieren. Die Entwicklung eines elektronischen Gerätes wie zum Beispiel eines Mobiltelefons umfasst also eine große Anzahl an Projekten, Teilprojekten und Terminen, die sehr flexibel geplant und in kürzester Zeit durchgeführt werden müssen. Denn mehr Transparenz der Projektabhängigkeiten untereinander, die daraus resultierende schnelle Reaktionszeit und der einfache Zugriff auf Zusatzinformationen über wichtige Vorgänge bieten für die Verantwortlichen einen unschätzbaren Vorteil im schnelllebigen Markt elektronischer Güter.

2 Hoher Aufwand: Programm-Management mit dem Microsoft Project Client und Excel Bei einem international tätigen Hersteller mikroelektronischer Geräte wurde für die komplexen Projektstrukturen bislang der Microsoft Project Client in Kombination mit Excel eingesetzt. Der Verantwortliche für die Umsetzung einer Funktion musste dabei per Hand durch eine riesige Excel- Tabelle scrollen, wenn er wissen wollte, ob eine wichtige Komponente bereits fertiggestellt wurde. Doch mit zunehmender Komplexität der Anforderungen an die Entwicklung der unterschiedlichen Funktionen und gleichzeitig immer kürzer werdenden Entwicklungszyklen, stieß man mit dieser Lösung schließlich an die Grenzen. Das Koordinieren der vielen Termine einzelner Teams über eine Excel-Liste war zu zeitaufwendig und viel zu unflexibel. Deshalb suchte man bei dem Hersteller nach einer Lösung, die auf das alte System aufsetzt, aber die gesamte Programm-Landschaft auf der Softwareseite transparent darstellt und schnell zu bedienen ist. Mit einer integrierten Lösung auf Basis des Microsoft Project Server, ergänzt um eine Erweiterung wie TPG ProjectLink, lassen sich genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Systeme aufbauen. Hohe Anforderung: Projektübergreifender Info-Austausch via Microsoft Project Server Ein halbes Jahr dauerte die intensive Vorbereitungsphase in der komplexen Projektlandschaft des Mikroelektronik-Unternehmens. In dieser Zeit optimierte man die Prozesse und erarbeitete die Projektarchitektur. Vereinfacht dargestellt besteht letztere aus einem übergeordneten Meilenstein- Releaseplan für den Lenkungsausschuss, einer Liste der Funktionen sowie vielen Plänen der Projektleiter für die einzelnen Komponenten. Die wichtigste Anforderung war, dass sich die relevanten Informationen wie interne Liefertermine oder welche Funktionen wann zu entwickeln sind, projektübergreifend austauschen lassen. Beispielhafte Projektarchitektur eines internationalen Elektronik- Konzerns nach der Implementierung von Microsoft Project Server und TPG ProjectLink.

3 Zur Erfüllung dieser Anforderung implementierte und konfigurierte der Hersteller zuerst den Microsoft Project Server. Darauf aufbauend sorgt das erweiternde Produkt TPG ProjectLink durch die Verbindung der oben genannten Pläne aus dem Microsoft Project Server und Listen aus SQL Datenbanken dafür, dass Informationen sehr einfach per Knopfdruck oder auch automatisch zwischen Projekten ausgetauscht werden können. Sämtliche Projektleiter wurden im Umgang mit der neuen Lösung geschult und nach nur zwei Monaten Umsetzung war das System dann produktiv im Einsatz. Transparente Termine: Alles Wichtige sofort auf Knopfdruck Die realisierte Lösung mit TPG ProjectLink vereint unterschiedliche Anwendungsfälle im Programmmanagement. Einige wichtige Anwendungsfälle von TPG ProjectLink im komplexen Programm- Management mit einem übergeordneten Releaseplan und mehreren Komponentenplänen Anwendungsfälle im Programm-Management: Rollup-Funktion: Will der Lenkungsausschuss beispielweise eine aktuelle Programm- Übersicht der Fertigstellungs-Meilensteine aus allen Komponentenplänen generieren, erstellt TPG ProjectLink die aktuelle Übersicht mit einem Mausklick in einer Meilensteinübersicht (siehe Grafik, Fall 1).

4 Backlink-Funktion: Ebenso lassen sich vom Lenkungsausschuss Veränderungen an diesen Meilensteinen via Backlinks wieder in die jeweils betroffenen Komponentenpläne zurückspielen (siehe Grafik, Fall 2). TaskPicker-Funktion: Über den TaskPicker in TPG ProjectLink kann sich ein Projektleiter selbst die für ihn relevanten Vorgänge und Meilensteine aus anderen Projekten heraussuchen, in seinen eigenen Microsoft Project Plan spiegeln und sich so schnell einen Überblick über Termine und weitere Informationen zu den gewählten Vorgängen verschaffen (siehe Grafik, Fall 3). Softlink-Technik: Weiche Verknüpfung von Vorgängen über Unternehmensgrenzen hinweg Die Erweiterung durch TPG ProjectLink bietet zudem weitere Vorteile: Die Softlink-Technik ermöglicht, beliebige Informationen zu Vorgängen aus fremden Projekten rein informativ in den eigenen Projektplan zu spiegeln, das heißt, eine Verknüpfung mit eigenen Vorgängen muss nicht erfolgen. Hardlinks können nämlich dazu führen, dass beim externen Ändern von verknüpften Vorgängen der verantwortliche Projektmanager beim Öffnen seines Projekts ungewollte Verschiebungen vorfindet ohne deren Ursachen schnell zu erkennen. Die Softlinks in TPG ProjectLink vermeiden das, denn sie informieren primär, wie der Stand der interessierenden externen Vorgänge ist. Der Projektleiter verknüpft diese externen Vorgänge dann bei Bedarf bewusst und erkennbar in seiner eigenen Planung. Dieses System funktioniert sogar über Unternehmensgrenzen hinweg. Zudem müssen die Anwender nicht alle verknüpften Projekte gleichzeitig öffnen und sie benötigen keinen Einblick in und Schreibrechte auf die verknüpften Projekte. Das unterstützt die Performance der Lösung sowie den Schutz vor ungewollten Veränderungen im eigenen Microsoft Project Plan durch andere Projektleiter. Hohe Akzeptanz: Anwender konstatieren große Erleichterung bei täglicher Arbeit Die Mitarbeiter des Elektronik-Konzerns haben die TPG-Lösung schnell akzeptiert. Dafür sorgte zum Einen die bereits vorhandene Erfahrung im Umgang mit dem Microsoft Project C1lient, so dass die Anwendung des Microsoft Project Server keine große Umstellung bedeutete. Zum Andern bietet TPG ProjectLink dank seiner schnell zu erlernenden Anwendung und des klaren Nutzens in Form von Transparenz in der Planung eine große Erleichterung in der täglichen Projektarbeit.

5 Ihr Ansprechpartner: TPG The Project Group Achim Schmidt-Sibeth Destouchestr. 68, D München Tel.: TPG The Project Group GmbH mit Sitz in München ist ein international tätiger Full-Service Anbieter für unternehmensweites Projektmanagement. Die Leistungen des Microsoft Gold Certified Partners sind Beratung, Produkte, Lösungen, Hosting und Schulungen zu Projektmanagement und Microsoft Project. Das umfangreiche Produktportfolio von TPG basiert auf der langjährigen Implementierungserfahrung des 1998 gegründeten Unternehmens. Das Produkt TPG PSLink ist weltweit die führende und von SAP zertifizierte Integration von Microsoft Project mit SAP. Offene Seminare für Anwender und Administratoren von Microsoft Project sowie zur Methodik des PMI (Project Management Institut) runden das Leistungsspektrum ab. TPG erhöht den Reifegrad des Projektmanagements bei ihren Kunden und trägt so wesentlich zu deren Unternehmenserfolg bei. Ihre Dienstleistungen und Produkte bietet TPG mit Niederlassungen in den USA, Kanada, Großbritannien, der Schweiz, und Österreich sowie über ein weltweites Netzwerk autorisierter Partner an. Kunden sind große und mittlere Unternehmen aller Branchen. TPG ist ein eingetragener Markennamen in der Europäischen Union und den USA.