AUSSCHREIBUNG Nr. 15CE16BAT006 Technische Spezifikationen Los 2 Organisation von Veranstaltungen

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1 AUSSCHREIBUNG Nr. 15CE16BAT006 Technische Spezifikationen Los 2 Oranisation von Veren A. Kontext: Veren, Konferenzen und Seminare Ein wesentlicher Teil der Kommunikationspolitik der Generaldirektion Reionalpolitik und Stadtentwicklun besteht in der Oranisation von Veren zur Förderun des Austauschs von Erfahrunen und Best-Practice in der Reionalpolitik und zur Schärfun des Profils der GD als Informationsquelle. Dieses Los des auseschriebenen Rahmenvertras erstreckt sich auf Planun, Oranisation und Aufbau sowie die Durchführun dieser Veren. Auf dem Flickr-Kanal der GD REGIO ( finden Sie Fotos einier GD-REGIO-Events aus der Veranenheit, die illustrieren, um welche Art von Veren es sich handelt. Der Arbeitsaufwand kann je nach Größe oder Konzept der Ver unterschiedlich sein. Bei einfachsten Kleinveren, beispielsweise einer Vormittassitzun in Brüssel, könnte das Aufabenspektrum das Versenden der Einladunen auf der Grundlae einer vorhandenen Adressatenliste, das Buchen von Taunsräumlichkeiten, die Oranisation einer anemessenen Bewirtun mit Getränken, der Bestuhlun und einer Tonanlae umfassen. Am anderen Ende der Skala stünde beispielsweise ein viertäies Seminar in einem roßen Taunszentrum (in Brüssel oder Umebun) mit hochranien Referenten und Teilnehmern, das die esamte Loistik (Anmietun der Räumlichkeiten, Material, Caterin, technische Ausrüstun, Rahmenproramm), ein besonderes Proramm für Medienvertreter und die Oranisation von Reise und Unterbrinun der Teilnehmer erfordern würde. B. Allemeine Hinweise und Anforderunen Vor jeder Ver lädt die GD REGIO den Auftranehmer zu einem Briefin ein, bei dem Verszweck und -konzept erläutert werden. Diese erste Vorbereitunssitzun findet entweder in den Räumen der GD REGIO oder in Form einer Video- oder Telekonferenz statt. Nach diesem ersten Briefin übermittelt der Auftranehmer der GD REGIO ein Preisanebot. Dieses allererste Vorbereitunssitzun fällt unter das allemeine Manaement des Auftras. Daher kann sie weder in Rechnun estellt, noch können dafür Reise- oder Unterbrinunskosten eltend emacht werden. Da die Veren der GD REGIO sehr viel Sichtbarkeit verleihen, ist es sehr wichti, dass alle Konferenzen und Seminare professionell nach hohen Qualitätsmaßstäben oranisiert werden. Der Auftranehmer sollte ründliche Qualitätskontrollen in allen Phasen der Oranisation, Durchführun und Nachbereitun der Veren ewährleisten.

2 Es ist unerlässlich, dass der Auftranehmer dafür sort, dass die esamte Kommunikation, sämtliches Printmaterial, alle Proramme, Mitteilunen und visuellen Elemente mit der politischen Botschaft in Einklan stehen, die die GD REGIO vermitteln möchte. Um diese Kohärenz in der Kommunikation zu erreichen, muss das vom Auftranehmer einesetzte Personal sich mit Fraen der Reionalpolitik ut vertraut machen. Der Auftranehmer muss mit dem Bieter en zusammenarbeiten, der den Zuschla für Los 1 Informationsprodukte erhält, damit eine wirksame Koordinierun und Komplementarität der Aktivitäten der beiden Lose sicherestellt wird. Zu den Tätikeiten unter Los 1 ehören die Ausarbeitun von Texten, Übersetzunen, die Produktion von Faltblättern und Broschüren usw. Das esamte vom Auftranehmer für die Oranisation der Veren einesetzte Personal muss, unabhäni davon, ob es sich um aufsichtführende Mitarbeiter, Standbauer oder Fahrer handelt, über die Papiere verfüen, die für die Einreise in alle Mitliedstaaten, in denen Veren und Ausstellunen durcheführt werden sollen, und für die Ausübun einer ewerblichen Tätikeit vor Ort erforderlich sind. Die Kommission wird sich nicht bei den nationalen Behörden um die Erteilun von Visa bemühen. Die Bieter sollten ferner berücksichtien, dass anesichts der Vielzahl der Veren und Ausstellunen, die die GD REGIO jedes Jahr oranisiert bzw. an denen sie teilnimmt, mehrere Veren leichzeiti an unterschiedlichen Orten stattfinden können. Deshalb müssen die Bieter den Nachweis erbrinen, dass sie über die Kapazitäten zur Bewältiun solcher eleentlich auftretenden Spitzenbelastunen verfüen. Den Bietern sollte auch bewusst sein, dass die Tätikeit der GD REGIO viele kurze Fristen, mehrere Ebenen der Validierun durch unterschiedliche Dienststellen und zuweilen wichtie und/oder umfanreiche Änderunen in letzter Minute bedinen kann. Besonderes Auenmerk sollte auf hohe Qualität und ansprechende Präsentation von Speisen und Getränken elet werden. C. Preiskalkulation Die Preisaufstellun dieses Loses ist in drei Abschnitte unterliedert. Abschnitt I: Kernaufaben Bei den Kernaufaben handelt es sich um die Hauptaufaben, die für die erfolreiche Oranisation einer Ver auseführt werden müssen. 2

3 Abschnitt II: Waren und Dienstleistunen zu Preisen je Einheit In Abschnitt II sind eine Reihe eränzender Aufaben und Dienstleistunen, die zu den Kernaufaben hinzuefüt werden können, zum Preis je Einheit aufelistet. Abschnitt III: Nicht in der Preisaufstellun aufeführte Waren und Dienstleistunen, die zu Marktpreisen aneboten werden Die Preisaufstellun enthält den Großteil der vom Auftranehmer zu erfüllenden Aufaben. Es handelt sich jedoch nicht um eine abschließende Aufstellun, und die Kommission kann vom Auftranehmer die Bereitstellun weiterer Waren und/oder Dienstleistunen verlanen. Benötit die Kommission Waren oder Dienstleistunen zum ünstisten Marktpreis, so kann vom Auftranehmer verlant werden, dass er drei Anebote unterschiedlicher Anbieter vorlet, aus denen die Kommission dasjenie mit dem besten Preis-Leistuns- Verhältnis auswählen kann. Der Preis von Waren und Dienstleistunen kann variieren je nach a) Größe der Ver b) Entfernun des Versortes von Brüssel a) Unterteilun nach Größe der Ver Kleinveren Bis zu 300 Teilnehmer (mit einer Überbuchunsmare von 10 %) Dauer maximal 1,5 Tae Etwa 3 Monate Vorbereitunszeit Es finden jedes Jahr etwa 10 Kleinveren statt. Mittlere Veren 301 bis zu 800 Teilnehmer (mit einer Überbuchunsmare von 10 %) Dauer maximal 2 Tae Etwa 6 Monate Vorbereitunszeit Es finden jedes Jahr etwa 6 mittlere Veren statt. Großveren Über 800 Teilnehmer (mit einer Überbuchunsmare von 10 %) Dauer maximal 4 Tae Etwa 9 Monate Vorbereitunszeit Es finden jedes Jahr ein oder zwei Großveren statt. Außerdem werden jedes Jahr die OPEN DAYS (Europäische Woche der Reionen und Städte) mit etwa 6000 Teilnehmern veranstaltet. b) Unterteilun in eoraphische Zonen Die Veren werden nach der Entfernun zwischen dem Versort und Brüssel in drei eorafische Zonen unterteilt. 3

4 Zone A Brüssel und alle Städte, die innerhalb eines Radius von 500 km lieen; zum Beispiel Paris, London, Amsterdam oder Köln. Zone B Alle Orte in einem Radius zwischen 500 km und 1500 km von Brüssel; zum Beispiel Berlin, Wien, Rom, Madrid, Stockholm, Dublin, Kopenhaen, Warschau oder Pra. Zone C Orte in der Europäischen Union, die weiter als 1500 km von Brüssel entfernt sind, sowie Orte in Kandidatenländern und in außereuropäischen Ländern. Erstattun der Reisekosten Die Bieter werden darauf hinewiesen, dass Reise- und Unterbrinunskosten im Zusammenhan mit der Auftrasausführun nicht etrennt erstattet werden und in dem Preisen je Einheit enthalten sein sollten. Die Anebote sind auf der Basis von Festkosten auszuarbeiten. Die einzien Ausnahmen von dieser Reel sind: Reise- und Unterbrinunskosten für aufsichtführende Mitarbeiter in der Aufbauphase-vor Ort, für die Dauer der Ver und während des Abbaus; erforderliche zusätzliche Besuche des Versortes (Nummer 1.4 der Preisaufstellun); Reise- und Unterbrinunskosten von Moderatoren (2.7), Rednern (2.8) und Beratern (2.9) für die Dauer der Ver; außerewöhnliche Reisen (zum Beispiel in Länder außerhalb der EU wie Brasilien, die Ukraine oder China), die auf ausdrücklichen Wunsch der Kommission erfolen. Für solche Reisen werden ledilich Flu- und Unterbrinunskosten erstattet, Taeelder werden nicht ezahlt, und die Erstattun erfolt nur nach vorherier Genehmiun durch die Kommission. Die Erstattun von Reise- und Unterbrinunskosten erfolt stets in Euro anhand nummerierter und datierter Oriinalbelee (siehe Artikel I.3.3 und II.16 des Mustervertras in Anhan 2 sowie Erstattunshöchstsätze für Hotelkosten in Anhan 8). 4

5 D. BESCHREIBUNG DER ZU ERBRINGENDEN LEISTUNGEN Die Nummerierun der folenden Liste entspricht derjenien der Preisaufstellun. ABSCHNITT I: KERNAUFGABEN 1.1. Allemeines Manaement der Ver: reelmäßie Kontakte und Sitzunen mit der veranstaltenden GD, allemeine Beratun und Erarbeitun eines Aktionsplans (Retroplanun), falls erforderlich Einholen von Aneboten KLEINVERANSTALTUNG Vom Auftranehmer wird erwartet, dass er die GD REGIO im Hinblick auf Format, Ort und Prorammstruktur der Ver berät. Er wählt außerdem Anebote für nicht in der Preisaufstellun enthaltene Dienstleistunen aus bzw. schlät sie vor und pflet die Kontakte zu Drittanbietern von Dienstleistunen. Es sollten reelmäßi Sitzunen mit der GD REGIO stattfinden, und es sollte über E- Mail- oder Telefon Verbindun zur GD ehalten werden. Je nach Art der Ver, Dauer der Vorbereitunsphase und der Ver selbst kann die Intensität dieser Kontakte variieren. Diese Position sollte alle Sitzunen der dreimonatien Vorbereitunszeit einer KLEINVERANSTALTUNG umfassen. Ad-hoc- sowie Vorbereitunssitzunen können rundsätzlich nicht etrennt in Rechnun estellt werden. Für jede Sitzun erbrint der Auftranehmer folende Leistunen: Übermittlun einer Taesordnun an alle eineladenen Teilnehmer am Ta vor der Sitzun; Abfassen und Verteilun des Sitzunsprotokolls, einschließlich Maßnahmenliste, spätestens zwei Tae nach der Sitzun. Zu diesem Punkt ehört auch die Anwesenheit einer ausreichenden Zahl von Mitarbeitern des Auftranehmers, die eine aktive oder eine Aufsichtsfunktion haben, in der Aufbauphase, während der Ver und beim Abbau Allemeines Manaement der Ver: reelmäßie Kontakte und Sitzunen mit der veranstaltenden GD, allemeine Beratun und Erarbeitun eines Aktionsplans (Retroplanun), falls erforderlich Einholen von Aneboten MITTLERE VERANSTALTUNG. Wie 1.1, aber für eine MITTLERE Ver und einen Vorbereitunszeitraum von bis zu 6 Monaten Allemeines Manaement der Ver: reelmäßie Kontakte und Sitzunen mit der veranstaltenden GD, allemeine Beratun und Erarbeitun eines Aktionsplans (Retroplanun), falls erforderlich Einholen von Aneboten GROSSVERANSTALTUNG Wie 1.1, aber für eine GROSSVERANSTALTUNG und einen Vorbereitunszeitraum von bis zu 9 Monaten. 5

6 1.4. Auswahl eines eeineten Versorts und eeineter technischer Ausrüstun ZONE A In einien Fällen ist der Versort bereits bekannt oder wird von der Kommission voreschlaen. Ist das nicht der Fall, ist es Aufabe des Auftranehmers, einen eeineten Versort oder Taunskomplex zu finden. Vom Auftranehmer kann verlant werden, dass er bis zu drei unterschiedliche Versorte vorschlät, einschließlich Preisaneboten für das Anmieten der Räumlichkeiten. Ist ein Versort ausewählt, beibt sich der Auftranehmer einmali vor Ort, um sicherzustellen, dass die notwendie Ausstattun und die erforderliche technische Ausrüstun verfübar sind. Sind mehrere Besuche des Versortes erforderlich, kann der Auftranehmer diese nach Einholen der schriftlichen Genehmiun der GD REGIO vornehmen Auswahl eines eeineten Versorts und eeineter technischer Ausrüstun ZONE B Wie 1.4, aber für eine Ver in ZONE B Auswahl eines eeineten Versorts und eeineter technischer Ausrüstun ZONE C Wie 1.4, aber für eine Ver in ZONE C Zusammenstellun einer Liste potenzieller Teilnehmer, die eineladen werden sollen + Zusammenstellun einer Verteilerliste + Mailins KLEINVERANSTALTUNG Der Auftranehmer hat die Aufabe, Listen der potenziellen Teilnehmer/einzuladenden Personen vorzubereiten, zu aktualisieren und fertizustellen. Das wird in erster Linie auf der Grundlae von Listen eschehen, die die GD REGIO zur Verfüun stellt und die in unterschiedlichen Formaten, wie Excel oder Word, vorlieen können. Stellt die GD REGIO eine Liste einzuladender Personen zur Verfüun, so konvertiert der Auftranehmer diese in ein für die Versendun von Einladunen eeinetes standardisiertes Format. Die Liste sollte mindestens folende Anaben enthalten: Vorname und Familienname des Teilnehmers, Funktion, Oranisation und -Adresse. Der Text für das Einladunsschreiben wird zusammen mit eventuell erforderlichen Übersetzunen von der GD REGIO zur Verfüun estellt. Der Auftranehmer nimmt eine Anpassun und Personalisierun der Einladunsschreiben (einschließlich des Layouts) vor, bevor diese per an die potenziellen Teilnehmer versandt werden. Dabei ist besonders auf Wortwahl und Stil zu achten, da es sich um den ersten Kontakt zu den potenziellen Teilnehmern handelt. 6

7 Der Auftranehmer richtet falls erforderlich ein Funktions- -Konto mit einer Funktionsmailbox ein. Anhand der formatierten Liste der potenziellen Teilnehmer nimmt der Auftranehmer dann die Mailins über die Ver vor, einschließlich einer Save-the-date-Nachricht, der Einladun und Erinnerunen sowie Dank- und Bewertuns- s nach der Ver Zusammenstellun einer Liste potenzieller Teilnehmer, die eineladen werden sollen + Formatierun einer Verteilerliste + Mailins MITTLERE VERANSTALTUNG Wie 1.7, aber für eine MITTLERE Ver Zusammenstellun einer Liste potenzieller Teilnehmer, die eineladen werden sollen + Formatierun einer Verteilerliste + Mailins GROSSVERANSTALTUNG Wie 1.7, aber für eine GROSSVERANSTALTUNG Onlinereistrierun & Anmeldunsbestätiun Bei komplexen Konferenzen mit mehreren parallel laufenden Workshops wird erwartet, dass der Auftranehmer für die Reistrierun und Bestätiun der Anmeldunen das Conference Manaement System (CMS) der GD REGIO einsetzt. Das CMS ist ein webbasiertes Tool zur Präsentation und Verwaltun von Workshops und Teilnahme. Der Auftranehmer wird von den Dienststellen der Kommission in der Handhabun dieses Systems eschult. Für andere von der GD REGIO oranisierte Veren wird der Auftranehmer aufefordert werden, eine Reistrieruns-Website/-Webseite einzurichten, die sich am Bedarf für die jeweilie Ver orientiert (beispielsweise Anmeldun zu einzelnen Sitzunen, unterschiedliche Felder für von den Teilnehmern erbetene Informationen,...). Der Auftranehmer sendet eine Anmeldebestätiun für die Ver per an alle reistrierten Teilnehmer, die von der Kommission zuelassen worden sind. Der Auftranehmer stellt sicher, dass die Daten der Redner und Teilnehmer (Name, Anschrift, Funktion, Sprache, , Geburtsdatum usw.) richti erfasst und sicher espeichert werden. Diese Daten dienen ausschließlich statistischen Zwecken, der Anfertiun von Teilnehmerausweisen, der Aufstellun einer Liste für die Direktion Sicherheit der Europäischen Kommission (was den Teilnehmern den Zutritt zu den Kommissionsebäuden erlaubt) und der Erstellun der Teilnehmerliste, die nach der Ver online veröffentlicht wird. Diese Liste und ihre Speicherun müssen den Datenschutz- und Vertraulichkeitsanforderunen der Verordnun (EG) Nr. 45/2001 enüen. ( Alle der Kommission übermittelten Daten ehen in deren Besitz über und könnten daher beispielsweise in die Verteilerlisten der GD REGIO aufenommen werden. 7

8 1.11. Beantwortun von Anfraen der Teilnehmer vor und nach der Ver KLEINVERANSTALTUNG Der Auftranehmer beantwortet Anfraen zu allen Aspekten der Ver. Diese Kommunikation kann per , über Telefon oder über ein speziell dafür konzipiertes Webformular erfolen und findet von der Vorbereitunsphase bis einen Monat nach der Ver statt Beantwortun von Anfraen der Teilnehmer vor und nach der Ver MITTLERE Ver Wie 1.11, aber für eine MITTLERE Ver Beantwortun von Anfraen der Teilnehmer vor und nach der Ver GROSSVERANSTALTUNG Wie 1.11, aber für eine GROSSVERANSTALTUNG Prorammheft von bis zu 16 Seiten mit Beschreibun der Ver und der Workshops, Lebensläufen der Redner, (bis zu 300 Exemplare) Der Hauptinhalt für das Prorammheft wird von der GD REGIO eliefert. Der Auftranehmer muss sich bei Gestaltun und Format des Prorammhefts an der visuellen Identität der Kommission orientieren. Der Auftranehmer ist auch für Druck und Zusammenfüen des Heftes im vereinbarten Format im Vierfarbdruck verantwortlich. Die Übersetzun des endültien Proramms erfolt eebenenfalls durch den für Los 1 Informationsprodukte zuständien Auftranehmer. Prorammheft von maximal 16 A4-Seiten (oder entsprechende Seitenzahl in anderem Format) einschließlich Umschla Prorammheft von bis zu 16 Seiten ( Exemplare) Wie 1.14, aber für eine rößere Auflae ( ) Prorammheft von bis zu 16 Seiten (über 800 Exemplare) Wie 1.14, aber für eine rößere Auflae (über 800) Prorammheft von 20 bis 32 Seiten mit Beschreibun der Ver und der Workshops, Lebensläufen der Redner, (bis zu 300 Exemplare) Wie 1.14, aber für ein Heft von Seiten Prorammheft von 20 bis 32 Seiten einschließlich Umschla ( Exemplare) Wie 1.17, aber für eine rößere Auflae ( ). 8

9 1.19. Prorammheft von 20 bis 32 Seiten einschließlich Umschla (über 800 Exemplare) Wie 1.17, aber für eine rößere Auflae (über 800) Aushandeln von Sonderpreisen für die Unterbrinun Der Auftranehmer muss mehrere Hotels einer eeineten Preis- und Qualitätskateorie emäß Anhan VII kontaktieren. Es wird erwartet, dass er Sonderpreise für die Teilnehmer und Redner der Ver aushandelt und bis zu einem bestimmten Termin eine ausreichende Zahl von Zimmern zu diesem Sonderpreis blockieren lässt Gestaltun einer visuellen Identität (mit Varianten) für die Ver Der Auftranehmer estaltet eine visuelle Identität für die Ver und liefert der GD REGIO ein Web-Banner, ein Banner für Mailins/Word-Dokumente, das Layout des Proramms und die Teilnehmerliste sowie die visuellen Elemente der Beschilderun (Rollups oder Hinweistafeln zur Anmeldun, den Taunsräumen usw.). Diese visuelle Identität sollte mit der veranstaltenden Abteilun identifiziert werden und mit den Leitlinien für die visuelle Identität der Europäischen Kommission im Einklan stehen Zusammenstellun der Teilnehmerliste und diitale Visitenkarten Der Auftranehmer hat auch die Aufabe, eine elektronische Fassun der Teilnehmerliste anzufertien und diese auf der Konferenz-Website zu veröffentlichen. Ferner kann er aufefordert werden, individuelle Profile für alle Teilnehmer anzuleen, die für die Gestaltun einer diitalen Visitenkarte für jeden Teilnehmer auf einer Website verwendet werden. Während der Konferenz können die Teilnehmer dann problemlos Kontaktdaten austauschen, indem sie einen QR-Code scannen, der sich auf dem betreffenden Teilnehmerausweis befindet und zu dem individuellen Online-Profil führt. Reihenfole, in der die Teilnehmer aufelistet werden sollten: Bei Kleinveren: Nachnamen der Teilnehmer in aufsteiender alphabetischer Reihenfole. Für mittlere und Großveren: in der nachfolenden Hierarchie und innerhalb einer jeden Kateorie in aufsteiender alphabetischer Reihenfole: 1. Redner 2. EU-Mitliedstaaten (in aufsteiender alphabetischer Reihenfole der enlischen Bezeichnunen der Mitliedstaaten) 9

10 3. andere Staaten (in aufsteiender alphabetischer Reihenfole der enlischen Bezeichnunen dieser Staaten) 4. EU-Orane und -Einrichtunen a. Orane Europäisches Parlament, Europäischer Rat, Rat der Europäischen Union, Europäische Kommission, Gerichtshof der Europäischen Union, Europäische Zentralbank, Europäischer Rechnunshof b. Beratende Einrichtunen Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss, Ausschuss der Reionen c. Sonstie Einrichtunen Europäische Investitionsbank, Europäischer Investitionsfonds, Europäische Bürerbeauftrate, Europäischer Datenschutzbeauftrater Aktuelle Informationen können von der folenden Internetseite aberufen werden: 5. Medien/Presse Ein Datenschutzhinweis wird von der GD REGIO eliefert Rednermanaement (1-20 Redner) Der Auftranehmer stellt sicher, dass alle Redner über den Versort, das Proramm und die Präsentationshilfsmittel auf dem Laufenden ehalten werden. Ferner nimmt der Auftranehmer Kontakt mit den Rednern auf und stimmt insbesondere Fraen der Anreise und Unterkunft mit ihnen ab. Der Auftranehmer beschafft die zur Verteilun in erster Linie an den Dolmetschdienst bestimmten Taunsunterlaen und bereitet sie auf. Bei mittleren und roßen Veren, beispielsweise bei den OPEN DAYS, kann es manchmal erforderlich sein, dass der Auftranehmer den Rednern einen FTP-Server zur Verfüun stellt, damit diese ihre Präsentationen selbst hochladen können. Der Auftranehmer beschafft die Lebensläufe der Redner und bereitet sie auf, erarbeitet eine PowerPoint-Vorlae, beschafft vorab die PPT-Präsentationen und bereitet sie vor, erarbeitet Entwürfe für den Sitzunsablauf, die Briefins der Redner über oranisatorische Aspekte des Sitzunsablaufs (Redezeiten, Bühnenaufbau, verfübare Technik usw.). Außerdem stellt er sicher, dass er die endültien Fassunen der Präsentationen der Redner erhält und veröffentlicht diese nach der Ver auf den entsprechenden Webseiten. 10

11 1.24. Rednermanaement (21-50 Redner) Wie 1.23, aber für 21 bis 50 Redner Rednermanaement ( über 50 Redner) Wie 1.23, aber für über 50 Redner. ABSCHNITT II WAREN UND DIENSTLEISTUNGEN ZUM PREIS JE EINHEIT 2. VERANSTALTUNGSPERSONAL Der Auftranehmer ist für den reibunslosen Ablauf der Ver verantwortlich. Ist die Anwesenheit eines Mitarbeiters nicht während eines esamten Taes (8 Stunden) erforderlich, kann auch in halben Taen (0,5 Tae) aberechnet werden Hostessen/Stewards Hostessen/Stewards kümmern sich um die Anmeldun der Teilnehmer vor Ort und die Reistrierun der Pressevertreter, bereiten Teilnehmerausweise vor und händien diese aus, führen die Teilnehmer zu den Sitzunssälen, brinen die Redner zu etwaien VIP- Bereichen, bereiten alle Arten von Materialien für die Teilnehmer vor und verteilen sie (Konferenztaschen, Dokumentation usw.), stellen sicher, dass die Räume vorbereitet und die Namensschilder korrekt platziert sind, reichen Mikrofone bei Fraerunden weiter und stimmen sich mit der Technik im Sitzunssaal ab, um das reibunslose Funktionieren, z. B. von PowerPoint-Präsentationen, Videos oder Dias, zu ewährleisten. Alle Hostessen und Stewards sollten eine Uniform traen, damit sie von den Teilnehmern auf den ersten Blick als Verspersonal erkannt werden. Der Auftranehmer weist die Hostessen bzw. Stewards nach den Voraben der GD REGIO ein. Es wird empfohlen, je hundert Teilnehmer zwei Hostessen oder Stewards zur Verfüun zu stellen; die Zahl kann indessen je nach Größe, Art und Konzept der Ver anepasst werden Sicherheitsbedienstete (m/w) Für einie Veren, die nicht in den Räumen der Europäischen Kommission stattfinden, kann vom Auftranehmer verlant werden, dass er Sicherheitsbedienstete einsetzt, beispielsweise für Zuanskontrollen am Gebäudeeinan oder für Überwachunsaufaben während der Ver Techniker (m/w) für IT und Audio- und Videoelektronik IT-/AV-Techniker sollten das einwandfreie Funktionieren des esamten für die Ver benötiten IKT-, AV- und Multimediamaterials ewährleisten und etwa 11

12 auftretende Probleme lösen. Es muss insbesondere auf die Auswahl effizienter Techniker eachtet werden, die auch mit Stress umehen können und in der Lae sind, Probleme schnell vor Ort zu lösen Ablaufreisseur (m/w) Diese Person ist für den reibunslosen Ablauf der Präsentationen am Versta verantwortlich. Beispielsweise für Folien und Dateiwechsel bei PowerPoint- Präsentationen, die Zeitkontrolle usw. Zu diesem Aufabenbereich ehört auch die Vorbereitun der Folien (PPT) VIP-Betreuer (m/w) Diese Person ist dafür verantwortlich, dass beim Empfan von VIP-Gästen die protokollarischen Reeln emäß den Anweisunen der GD REGIO einehalten werden. Sie kann auch beauftrat werden, VIP-Gäste während der esamten Ver zu beleiten und zu unterstützen Pressebeauftrater/-assistent (m/w) Aufabe des Pressebeauftraten/Presseassistenten ist es, für den reibunslosen Ablauf des Proramms für die Medien zu soren: Berüßun von Journalisten, Bearbeitun von Anfraen während der Ver, Vermittlun von Interviews, Follow-up loistischer und oranisatorischer Aspekte des Proramms für die Medienvertreter (Gewährleistun der technischen Ausrüstun des Presseraumes, der Ausstattun mit Namensschildern, Hinweistafeln usw.) Moderatoren (m/w) Die Moderatoren werden in Absprache mit der GD REGIO ausewählt. Ihnen können Vorbereitunsarbeiten im Vorfeld der Ver entsprechend den Spezifikationen und Leitlinien der GD REGIO übertraen werden Redner (m/w) Die Redner werden in Absprache mit der GD REGIO ausewählt. Ihnen können Vorbereitunsarbeiten im Vorfeld der Ver entsprechend den Spezifikationen und Leitlinien der GD REGIO übertraen werden Experten/Berater (m/w) Experten oder Berater sind Personen, die über besondere Kenntnisse und Kompetenz auf einem Fachebiet oder zu einem bestimmten Thema verfüen, das mit dem Konferenzthema zusammenhänt. Sie können beauftrat werden, vor, während oder nach der Ver Beratun zum Konferenzthema oder -inhalt zu leisten. Berater im Zusammenhan mit der Oranisation der Ver fallen nicht hierunter Fotorafen/Kameraleute/Tontechniker (m/w) Fotorafen, Kameraleute und/oder Tontechniker können beauftrat werden, entsprechend einem Briefin durch die GD REGIO Bilder von der Ver aufzunehmen. Der Preis je Personenta schließt die Foto- und/oder Videoausrüstun ein. 12

13 2.11. Bild-/Videoredakteur (m/w) Für die redaktionelle Bearbeitun und/oder Auswahl der Fotos oder Videos der Ver für die Veröffentlichun Social-Media-Redakteur / Community Manaer (m/w) Der Social-Media-Redakteur /Community Manaer hat folende Aufaben: Zusammenstellun einer Übersicht über die Social-Media-Konten von Rednern, Stakeholdern und Einflussnehmern Der Auftranehmer wird beauftrat, eine Übersicht zusammenzustellen über die Twitter- Konten von Rednern, VIPs und anderen Einflussnehmern in den sozialen Medien, beispielsweise Personen und/oder Oranisationen mit besonderem Wissen über das Versthema. Der Einfluss in den sozialen Medien kann anhand der Zahl der Follower, der Häufikeit, mit der ihre Mitteilunen eteilt werden, oder anderer Kriterien ermittelt werden. Vorbereitun von Tweets, die vor und während der Ver veröffentlicht werden sollen Es ist eine Liste von Tweets in einem für das ausewählte soziale Medium eeineten Stil und Ton zu verfassen. Das umfasst die Verwendun der und Hashtas sowie funktionierender, ültier Hyperlinks. Vorbereitun von Posts für LinkedIn, G+, Facebook; Vorbereitun von Posts zum Thema der Ver für die drei enannten Social- Media-Plattformen. Stil und Ton dieser Posts sollten für soziale Medien eeinet sein, das schließt auch die Verwendun der und Hashtas sowie funktionierender, ültier Hyperlinks ein. 3. ANMIETUNG VON MULTIMEDIA-AUSRÜSTUNG Das esamte Multimedia- und sonstie technische Material sollte von hoher Qualität und so leistunsfähi sein, dass es den Erfordernissen der Ver/Konferenz enau entspricht. Die Preise sollten Lieferun, Aufbau und Abbau einschließen. Der Auftranehmer stellt sicher, dass das esamte Multimedia-Material für die Dauer der Ver een Beschädiun, Verlust oder Diebstahl versichert ist. Die Kosten dieser Versicherun sollten im Mietpreis enthalten sein; sie können nicht als zusätzliche Kosten eltend emacht werden. 4. MEDIENSPEZIFISCHE AUFGABEN Bei einien Veren lädt die GD REGIO eine Reihe von Journalistinnen/Journalisten zur Konferenz ein und übernimmt ihre Reise- und Unterbrinunskosten. Für diese Personen wird ein eienes Medienproramm oranisiert, das technische Briefins, Pressekonferenzen, die Mölichkeit zu Interviews 13

14 und/oder Projektbesuche umfasst. Aufabe des Auftranehmers ist es, mit den Journalisten in Kontakt zu treten, um ihre aktive Teilnahme am Proramm für die Medien zu fördern, nach der Ver bis zu einem Monat die Berichterstattun darüber zu beobachten und anschließend eine Medienanalyse zu verfassen. Wenn eine Ver ein eienes Proramm für die Medien umfasst, sollte ein spezieller Empfanstresen für die Medienvertreter einerichtet werden für Anmeldunen, Verteilun von Pressemappen und Teilnehmerausweisen sowie allemeine Informationen über die Ver. Hostessen und Stewards für diese Medienrezeption sind unter Nummer 2.1 der Preisaufstellun aufzuführen Ermittlun der einzuladenden Journalistinnen/Journalisten Aufstellun einer Liste von Journalistinnen und Journalisten, die am Versthema oder dem weiteren Themenbereich interessiert sein könnten, in Zusammenarbeit mit der GD REGIO und/oder der Vertretun der Kommission im betreffenden Mitliedstaat. Die Zahl der vom Auftranehmer zu ermittelnden Journalisten wird von der GD REGIO festelet. Die Listen müssen die vollständie Kontaktdaten enthalten, ferner die Reion und das Land des jeweilien Medienvertreters und die Medienart (Printmedien, Fernsehen, Radio, Internet usw.). Die abschließende Liste der zu kontaktierenden Journalisten muss von der GD REGIO bestätit werden. Alle der Kommission übermittelten Daten ehen in deren Besitz über und könnten daher in die Verteilerlisten der GD REGIO aufenommen werden Einladun von Journalistinnen/Journalisten zur Ver Der Auftranehmer hat die Aufabe, mit den ausewählten Journalistinnen/Journalisten (von der GD REGIO enehmite Liste) Kontakt aufzunehmen, um Interesse für die Ver zu wecken und den Hinterrund der Einladun zu erläutern. Einladunen werden enerell elektronisch übermittelt. Es wird ein personalisierter Einladunstext von der GD REGIO enehmit und in ihrem Namen verschickt. Um das Interesse an der Ver zu fördern, sollte den Einladunen eine Hinterrunddokumentation beiefüt werden, in der die zentralen Themen und Fraen der Ver beleuchtet, die Redner und hochranien Teilnehmer vorestellt werden usw. Der Auftranehmer hat auch die Aufabe, per oder telefonisch an die Ver zu erinnern, um die Teilnahme und/oder Berichterstattun der eineladenen Journalisten zu sichern. Der Auftranehmer und die GD REGIO sollten während des esamten Prozesses Verbindun halten, damit die enehmite Liste erforderlichenfalls anepasst werden kann Manaement und Follow-up der Journalisten-Teilnahme vor, während und nach der Ver Der Auftranehmer sollte für Manaement und Follow-up der Teilnahme von Journalisten vor, während und nach der Ver soren. Das umfasst das Verfassen und Versenden von Bestätiunen nach Überprüfun, die Zusammenstellun von Teilnehmerlisten, die Verwaltun der esamten -Korrespondenz und 14

15 Telefonkontakte, die Unterstützun der Teilnehmer in praktischen Fraen (einschließlich Reise und Unterbrinun), reelmäßie Kontakte zur GD REGIO, die Übermittlun aller Hinterrundinformationen an die teilnehmenden Journalisten, die Vermittlun und Handhabun von Teilnehmerinterviewanfraen und, falls erforderlich, die Akkreditierun von Journalisten. Nach Abschluss der Ver sollten Follow-up- Aktionen bei den Teilnehmern erfolen, um die Berichterstattun in den Medien zu fördern Zusammenstellun und Verteilun von Pressemappen Zusammenstellun von Pressemappen für die teilnehmenden Journalisten anhand von Informationen, die die GD REGIO bereitstellt (durchschnittlich zehn Seiten Farbdruck inberiffen) Beobachtun der Berichterstattun in der Presse nach der Ver (bis 20 Journalisten) Es ist ein Bericht vorzuleen, der die esammelten Beiträe aller von der GD REGIO eineladenen Journalisten über die Ver enthält (bis zu 20 Journalisten). Diese Aufabe umfasst die Beobachtun von Print-, audiovisuellen und Online-Medien auf lokaler, reionaler und nationaler Ebene während bis zu einem Monat nach der Ver. Zusammenfassende Zwischenberichte mit Kopien der Artikel sowie Links zu Online- und FTP-Quellen sollten (per ) eine Woche und auch zwei Wochen nach der Ver übermittelt werden Beobachtun der Berichterstattun in der Presse nach der Ver (21 bis 50 Journalisten) Wie 4.5, aber für eine Ver mit 21 bis 50 eladenen Journalisten Beobachtun der Berichterstattun in der Presse nach der Ver (über 50 Journalisten) Wie 4.5, aber für eine Ver mit über 50 eladenen Journalisten Abschlussbericht mit Bewertun und Analyse der Medienberichterstattun über die Ver Ein detaillierter Bericht mit einer quantitativen und qualitativen Analyse der Medienberichterstattun über die Ver sollte zwei Wochen nach Abschluss der Beobachtun verfasst werden (Beobachtun emäß 4.5) Verfassen schriftlicher Inhalte speziell über die Ver für Journalisten (eine Seite = 1500 Anschläe ohne Leerzeichen) Der Auftranehmer kann aufefordert werden, die GD REGIO beim Verfassen von Inhalten für Journalisten speziell über die betreffende Ver zu unterstützen. Dabei kann es sich je nach Bedarf beispielsweise um Einladunen für die Medien, Pressemitteilunen oder Informationsblätter und Artikel für Journalisten handeln. 15

16 5. SONSTIGES MATERIAL UND KOSTEN 5.1. Entwurf und Druck von Teilnehmerausweisen (1-300 Stück) Hierunter fallen der Entwurf der Teilnehmerausweise nach den Voraben der GD REGIO sowie der Druck beidseiti, Vierfarbendruck nach den Leitlinien der Europäischen Kommission für die visuelle Identität. Die Teilnehmerausweise könnten beispielsweise einen QR Code zum Abrufen der Online-Teilnehmerliste oder einer Online-Fassun der diitalen Visitenkarte der einzelnen Teilnehmer enthalten. Alle Teilnehmerausweise sollten mit einem Traeband versehen sein. Es kann auch vom Auftranehmer verlant werden, Teilnehmerausweise alphabetisch oder nach anderen Kriterien eordnet in einem Schaumstoff- Tablett zu liefern. Der Preis für die Herstellun von Teilnehmerausweisen sollte nach Stückzahl deressiv estaffelt sein Entwurf und Druck von Teilnehmerausweisen ( Stück) Wie 5.1, aber für die Herstellun von 301 bis 800 Teilnehmerausweisen Entwurf und Druck von Teilnehmerausweisen (über 800 Stück) Wie 5.1, aber für die Herstellun von über 800 Stück Schwarzweißdruck und -kopien (1-100 Seiten) Schwarzweißdruck von Unterlaen im Zusammenhan mit der Ver, ausenommen Dokumente, bei denen der Druck im Preis je Einheit eineschlossen ist (z. B. Prorammheft). Für den Druck sollte ein nach Zahl der edruckten Seiten deressiv estaffelter Preis elten Schwarzweißdruck und -kopien ( Seiten) Druck von Dokumenten wie 5.4, aber für 101 bis 500 Seiten Schwarzweißdruck und -kopien (über 500 Seiten) Druck von Dokumenten wie 5.4, aber für über 500 Seiten Farbdruck und -kopien (1-100 Seiten) Farbdruck von Unterlaen im Zusammenhan mit der Ver, ausenommen Dokumente, bei denen der Druck im Preis je Einheit eineschlossen ist (z. B. Prorammheft). Für den Druck sollte ein nach der Zahl der edruckten Seiten deressiv estaffelter Preis elten. 16

17 5.8. Farbdruck und -kopien ( Seiten) Druck von Dokumenten wie 5.7, aber für 101 bis 500 Seiten Farbdruck und -kopien (über 500 Seiten) Druck von Dokumenten wie 5.7, aber für über 500 Seiten Rollup -System - Druck neuer Grafiken für bestehende Gestelle Aus ökoloischen Gründen sollte der Auftranehmer nicht für jede Ver neue Rollups herstellen. Vorhandene Gestelle sollten wiederverwendet, und ledilich die Grafik/das Banner sollte ersetzt werden. Der Auftranehmer bleibt Eientümer der Gestelle und ist für ihre Laerun und Instandhaltun verantwortlich sowie für Druck und Montae der neuen Grafiken. Die Grafikestaltun fällt unter Nummer 1.21 der Preisaufstellun Gestaltun einer visuellen Identität. Die Grafiken/Banner sind im Vierfarbdruck herzustellen, in einer Größe von ca cm. Der Preis schließt den Auf- und Abbau der Rollups am Versort ein Seelfahne Druck einer neuen Grafik für bestehenden Rahmen Aus ökoloischen Gründen sollte der Auftranehmer nicht für jede Ver neue Seelfahnen herstellen. Vorhandene Rahmen sollten wiederverwendet, und ledilich die Grafik/das Banner sollte ersetzt werden. Der Auftranehmer bleibt Eientümer der Rahmen und ist für ihre Laerun und Instandhaltun verantwortlich sowie für Druck und Anbrinun der neuen Grafiken. Die Grafikestaltun fällt unter Nummer 1.21 der Preisaufstellun Gestaltun einer visuellen Identität. Die Fahnen sind im Vierfarbdruck herzustellen, in einer Größe von ca cm. Der Preis schließt den Auf- und den Abbau der Seelfahnen am Versort ein Druck von Forex- oder Stofftafeln für die Beschilderun In einien Fällen können zusätzliche Tafeln oder Fahnen für die Ausschilderun oder andere Mitteilunen benötit werden. Die Tafeln sind im Vierfarbdruck herzustellen anhand einer hochauflösenden PDF-Datei, die die GD REGIO oder der Auftranehmer bereitstellt. In diesem Fall wird der Druck von Grafiken auf Forex- oder Stofftafeln nach Quadratmetern berechnet. Vom Auftranehmer kann verlant werden, dass er Systeme zum Aufhänen oder Sichern der Tafeln (z. B. Haken oder Klemmen) bereitstellt Blumenschmuck oder Blumensträuße klein Blumenschmuck oder kleine Blumensträuße. Beispielsweise auf Stehtischen, Rednerpulten oder Empfanstresen. 17

18 5.14. Blumenschmuck - mittel Blumenschmuck oder mittlere Blumensträuße. Beispielsweise Dekoration roßer Tische in Sitzunsräumen oder Sträuße für Redner oder Gäste Blumenschmuck - roß Blumenschmuck oder roße Blumensträuße. Beispielsweise im roßen Sitzunssaal oder anderen rößeren Räumen Anmietun eines Flipcharts mit 3 Markern und Papier Anmietun eines Flipcharts mit 3 Markern und Papier Transport von Material und Unterlaen für eine Ver in ZONE A (m 3 /Zone) Aus Gründen des Umweltschutzes muss der Auftranehmer das esamte Material, das nicht vor Ort herestellt werden kann, auf dem effizientesten, kostenünstisten und ressourcenschonendsten We zum Versort brinen (Sammelversand). Im Fall einer außerewöhnlich drinlichen Versendun (Expressversand) muss der Auftranehmer zunächst die Einwilliun der GD REGIO einholen; der Expressversand wird auf Vorlae der Rechnun erstattet Transport von Material und Unterlaen für eine Ver in ZONE B (m 3 /Zone) Wie 5.17, aber für Versendunen in ZONE B Transport von Material und Unterlaen für eine Ver in ZONE C (m 3 /Zone) Wie 5.17, aber für Versendunen in ZONE C. 18

19 ABSCHNITT III WAREN UND DIENSTLEISTUNGEN ZU MARKTPREISEN 6. VERSCHIEDENES Abesehen von der Erfüllun der Kernaufaben können aufrund von Art, Größe oder Ort der Ver zusätzliche Waren oder Dienstleistunen benötit werden. Benötit die Kommission Waren oder Dienstleistunen zum Marktpreis, so kann vom Auftranehmer verlant werden, dass er drei Anebote unterschiedlicher Anbieter vorlet, aus denen die Kommission dasjenie mit dem besten Preis-Leistun-Verhältnis auswählen kann Anmietun der Versräume 6.2. Caterin 6.3. Erstattun der Reisekosten von Rednern oder Journalisten 6.4. Erstattun der Unterbrinunskosten von Rednern oder Journalisten 6.5. Sonsties 19

20 E. Preisaufstellun Los 2 Oranisation von Veren Das Preisanebot ist ausschließlich anhand dieser Preisaufstellun zu verfassen. Der Auftraeber ist emäß den Artikeln 3 und 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiunen der Europäischen Union rundsätzlich von allen Steuern und Ababen und damit auch von der Mehrwertsteuer befreit. Daher sind die Preise im Preisanebot ohne Mehrwertsteuer anzueben. Preise je Einheit sind für alle in der Preisaufstellun aufeführten Waren oder Dienstleistunen anzueben. Diese Preise sind endülti und verstehen sich einschließlich aller Kosten und Ausaben. Deshalb müssen in den Preisen der Leistunen alle Aufaben umfassen (einschließlich der Erstellun von Aneboten und Berichten), die für die Leistunserbrinun erforderlich sind, einschließlich aller Kosten (Projektmanaement, Koordination, Qualitätskontrolle, Schulunen der Mitarbeiter des Auftranehmers, Hilfsmittel usw.) sowie aller Ausaben, die dem Auftranehmer direkt oder indirekt bei der Erfüllun der ihm eventuell übertraenen Aufaben entstehen (Kosten für die Geschäftsführun und Sekretariatsdienstleistunen, für die Anreise an den Hauptort der Erbrinun der Leistun, also Brüssel, Löhne und Gehälter, Sozialababen usw.). In der letzten Spalte ist vom Bieter jeweils das Produkt aus dem Preis je Einheit und dem zuehörien Gewichtunsfaktor einzutraen. Benötit die Kommission Waren oder Dienstleistunen zum ünstisten Marktpreis, kann vom Auftranehmer verlant werden, dass er drei Anebote unterschiedlicher Anbieter vorlet, aus denen die Kommission dasjenie mit dem besten Preis-Leistun- Verhältnis auswählen kann. Wichti! Die unter Abschnitt III Nummer 6 aufeführten Waren und Dienstleistunen sind zum ünstisten Marktpreis zum Zeitpunkt der Unterzeichnun der betreffenden Auftrasscheine anzubieten. Da diese Preise Schwankunen unterworfen sind, sollten für diese Waren und Dienstleistunen zum jetzien Zeitpunkt im Preisanebot KEINE Preise aneeben werden. 20

21 ABSCHNITT I KERNAUFGABEN Beschreibun Einheit EUR Gew. (Gewichtun sfaktor) Insesamt 1.1 Allemeines Versmanaement KLEINver 1.2 Wie 1.1 MITTLERE Ver 1.3 Wie 1.1 GROSSver 1.4 Auswahl von Versort und technischer Ausrüstun Ver in ZONE A 1.5 Wie 1.4 Ver in ZONE B 1.6 Wie 1.4 Ver in ZONE C 1.7 Zusammenstellun einer Liste potenzieller Teilnehmer, die eineladen werden sollen + Zusammenstellun einer Verteilerliste + Mailins KLEINver 1.8 Wie 1.7 MITTLERE Ver 1.9 Wie 1.7 GROSSver 1.10 Onlinereistrierun & Anmeldunsbestätiun 1.11 Beantwortun der Anfraen von Teilnehmern - KLEINver 1.12 Wie 1.11 MITTLERE Ver 1.13 Wie 1.11 GROSSver 1.14 Prorammheft (einschl. Gestaltun, Druck und Auslieferun) bis 16 Seiten Exemplare 1.15 Wie Exemplare 1.16 Wie 1.14 über 800 Exemplare 1.17 Prorammheft (einschl. Gestaltun, Druck und Auslieferun) bis 32 Seiten Exemplare 1.18 Wie Exemplare 1,19 Wie 1.17 über 800 Exemplare 1.20 Aushandeln von Sonderpreisen für die Unterbrinun heit heit heit heit heit heit

22 1.21 Gestaltun einer visuellen Identität (mit Varianten) für die Ver 1.22 Zusammenstellun der diitalen Teilnehmerliste & diitale Visitenkarten 1.23 Rednermanaement (1-20 Redner) 1.24 Rednermanaement (20-50 Redner) 1.25 Rednermanaement (über 50 Redner) Zwischensumme 1 Kernaufaben EUR/Re dner EUR/Re dner EUR/Re dner ABSCHNITT II: Aktivitäten außerhalb der Kernaufaben 2 Verspersonal 2.1 Hostessen/Stewards 2.2 Sicherheitspersonal 2.3 Audio/Video-Techniker 2.4 Ablaufreisseur 2.5 VIP-Betreuer 2.6 Pressebeauftrate/-assistenten 2.7 Moderatoren 2.8 Redner 2.9 Experten/Berater 2.10 Fotorafen/Kameraleute/Tontechniker 2.11 Bild-/Videoredakteure 2.12 Social-Media-Redakteur / Community Manaer EUR/Ta / Person EUR/Ta / Person EUR/Ta / Person EUR/Ta / Person EUR/Ta / Person EUR/Ta / Person EUR/Ta / Person EUR/Ta / Person EUR/Ta / Person EUR/Ta / Person EUR/Ta / Person EUR/Ta / Person

23 Zwischensumme 2 Verspersonal 3 Multimedia (einschl. Transport, Aufbau und Abbau, Versicherun) 3.1 Anmietun eines Laptops/PC 3.2 Anmietun eines DVD-Spielers 3.3 Anmietun eines roßen 42-Zoll-Plasmabildschirms, der an einen PC oder DVD-Spieler aneschlossen werden kann 3.4 Anmietun eines Tischkopierers 3,5 Anmietun eines Hocheschwindikeitskopierers 3,6 Anmietun eines Laserdruckers (schwarz/weiß) 3.7 Anmietun eines Projektionsschirms 3,8 Anmietun eines Videoprojektors/Beamers 3.9 Anmietun eines Telefons/Faxeräts 3.10 Aufzeichnun der Konferenzdebatten 3.11 Webstreamin von Konferenzen je Sitzun oder Raum in mehreren Sprachen 3.12 Anmietun von Dolmetschkabinen, inklusive technischer Ausrüstun für die Simultanverdolmetschun emäß ISO ( Infrarot-Kopfhörer/-Empfäner Zwischensumme 3 Multimedia heit/ Ta heit/ Ta heit/ Ta heit/ Ta heit/ Ta heit/ Ta heit/ Ta heit/ Ta heit/ Ta EUR/Sitz un EUR/Sitzun / Sprache EUR/ Kabine/ Ta heit/ Ta Medienspezifische Aufaben 4.1 Ermittlun der einzuladenden Journalisten 4.2 Einladun von Journalisten zur Ver 23 EUR/ Journalis t EUR/ Journalis t 4.3 Manaement und Follow-up der Teilnahme von Journalisten EUR/

24 vor, während und nach der Ver 4.4 Zusammenstellun und Verteilun von Pressemappen 4.5 Beobachtun der Berichterstattun in der Presse nach der Ver (bis 20 Journalisten) 4.6 Beobachtun der Berichterstattun in der Presse nach der Ver (21 bis -50 Journalisten) 4.7 Beobachtun der Berichterstattun in der Presse nach der Ver (über 50 Journalisten) 4.8 Abschlussbericht mit Analyse der Medienberichterstattun über die Ver 4.9 Verfassen schriftlicher Infos für Journalisten (eine Seite = 1500 Anschläe ohne Leerzeichen) Journalis t EUR/Ma ppe EUR/Ber icht EUR/Seit e Zwischensumme 4 Medienspezifische Aufaben 5 Sonsties Material und sonstie Dienstleistunen 5.1 Teilnehmerausweis + Traeband (1-300 Stück) 5.2 Wie 5.1 ( Stück) 5.3 Wie 5.1 (über 800 Stück) 5.4 Schwarzweißdruck und -kopien (1-100 Seiten) 5.5 Wie 5.4 ( Seiten) 5.6 Wie 5.4 (501 oder mehr Seiten) 5.7 Farbdruck und -kopien (1-100 Seiten) 5.8 Wie 5.7 ( Seiten) 5.9 Wie 5.7 (501 oder mehr Seiten) 5.10 Rollup 5.11 Seelfahne EUR/Tei lnehmera usweis EUR/Tei lnehmera usweis EUR/Tei lnehmera usweis EUR/Seit e EUR/Seit e EUR/Seit e EUR/Seit e EUR/Seit e EUR/Seit e EUR/Rol lup EUR/Se elfahne 5.12 Vierfarbdruck auf Forex- oder Stofftafel EUR/m² Blumenschmuck klein 5.14 Blumenschmuck mittel EUR/Stü ck EUR/Stü ck

25 5.15 Blumenschmuck roß 5.16 Anmietun von Flipcharts mit 3 Markern und Papier EUR/Stü ck he it Transport von Material und Unterlaen für eine Ver in ZONE A 5.18 Transport von Material und Unterlaen für eine Ver in ZONE B 5.19 Transport von Material und Unterlaen für eine Ver in ZONE C EUR/m EUR/m EUR/m Zwischensumme 5 Sonsties Material und sonstie Dienstleistunen ABSCHNITT III WAREN UND DIENSTLEISTUNGEN ZU MARKTPREISEN 6 Verschiedenes 6.1 Anmietun der Versräume 6.2 Caterin 6.3 Erstattun von Reisekosten 6.4 Erstattun von Unterbrinunskosten 6.5 Sonsties INSGESAMT - ALLE ABSCHNITTE Rechnun Rechnun Rechnun Rechnun Rechnun 25