WORKFLOWS. Vivendi NG, Vivendi PD Workflows, CRM VERSION: Frage:

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1 WORKFLOWS PRODUKT(E): KATEGORIE: Vivendi NG, Vivendi PD Workflows, CRM VERSION: 6.17 Frage: Unter Vivendi NG und Vivendi PD finde ich die Schaltfläche: Wofür kann ich diese Funktion nutzen? Antwort: Ab der Version 6.0 steht Ihnen für die Steuerung von Arbeitsprozessen die Funktionalität Workflows zur Verfügung. Mit Hilfe der Workflow-Funktion können Sie wiederkehrende Prozesse darstellen, für die Sie eine einheitliche Vorgehensweise in der Bearbeitung wünschen wie beispielsweise Einzug eines Bewohners oder die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters. Auf diese Weise können einzelne Arbeitsschritte mit Aufgaben, Terminierungen und Zuständigkeiten versehen und deren Erledigung dokumentiert werden. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 1

2 INHALT 1. Erforderliche Rechte Aufruf der Workflows Konfiguration der Workflows Workflow anlegen Workflow-Schritte anlegen Durchführung des Workflows Workflow auf "erledigt" setzen Aufruf der Workflows über die CRM Kontakte x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 2

3 1. Erforderliche Rechte Vorgang Vivendi NG Konfiguration Workflows Dokumentation von Workflows Durchführung Workflow-Schritte Recht Startrecht 01. Konfiguration Workflow-Konfig Lese-, Schreib-, und Löschrecht 03. Aufgaben Workflows Startrecht 03. Aufgaben Workflow-Schritte Vorgang Vivendi PD Konfiguration Workflows Dokumentation von Workflows Durchführung Workflow-Schritte Recht Startrecht 01. Konfiguration Workflow-Konfig Lese-, Schreib-, und Löschrecht 08. Sonstiges Workflows Startrecht 08. Sonstiges Workflow-Schritte Neben den erforderlichen Rechten greifen für die Sichtbarkeit der Workflows und Workflow-Schritte noch weitere Bedingungen: Ein Workflow ist auch für eine Rechtegruppe sichtbar, die keine Rechte auf die Workflows hat, wenn für einen Workflow-Schritt die betreffende Rechtegruppe zugeordnet worden ist. Die Workflow-Schritte sind für die jeweilig zugeordneten Rechtegruppen und für Nutzer mit dem Leserecht Workflow im Detail sichtbar. Workflow-Schritte können nur bearbeitet werden, wenn die erwähnten Rechte gesetzt sind, und die passende Rechtegruppe für den Workflow-Schritt definiert ist. 2. Aufruf der Workflows Die Funktion Workflows finden Sie in Vivendi NG unter Aufgaben Workflows und in Vivendi PD unter Doku-Erweitert Workflows. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 3

4 Im Folgenden werden wir Ihnen anhand des Workflow-Beispiels Bewohner Neuaufnahme vorstellen, wie Sie die Funktionalität nutzen können. 3. Konfiguration der Workflows Damit Sie mit dem Modul Workflows arbeiten können, ist es zunächst erforderlich, Workflows anzulegen. Die Konfiguration führen Sie in Vivendi NG unter Stammdaten Workflows oder in Vivendi PD unter Stammdaten Workflows Konfiguration durch. 3.1 Workflow anlegen Bei Auswahl der oben genannten Schaltflächen öffnet sich dieser Dialog: x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 4

5 1 Workflows: Über legen Sie einen neuen Workflow an. (Über können Sie einen bestehenden Workflow löschen, solange dieser noch nicht zugeordnet wurde.) 2 Bereiche festlegen: An dieser Stelle können Sie festlegen, für welche Bereiche der Workflow verfügbar sein soll. 3 Bezeichnung: Legen Sie hier die Bezeichnung für den angelegten Workflow fest, in unserem Beispiel Bewohner-Neuaufnahme. 4 Bezugsart: Sie können hier zwischen den Bezugsarten Klient (Beispiel: Bewohner-Neuaufnahme), Mitarbeiter (Beispiel: Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters) und Bereich (Beispiel: Überprüfung durch das MPG) auswählen. 5 Gruppe: Die Kategorien-Gruppen können Sie in Vivendi NG unter Extras Optionen Beziehungen CRM: Kategorie-Gruppen bei Bedarf erweitern. 6 Kategorie: Die Kategorien können Sie in Vivendi NG unter Extras Optionen Beziehungen CRM: Kategorie bei Bedarf erweitern. Bitte ordnen Sie die neue Kategorie einer Kategorien-Gruppe zu, damit diese ausgewählt werden kann. 7 Startdatum: Sie können an dieser Stelle hinterlegen, wie vielen Tage nach Auslösen des Workflows der Workflow starten soll. 8 Workflow ist ungültig: Diese Option setzt den Workflow auf ungültig, falls der Workflow nicht mehr benötigt wird. 9 Workflow ist exklusiv pro Bezugsart: Bei Nutzung dieser Option wird festgelegt, dass der Workflow nur einmalig pro Klient, Mitarbeiter oder Bereich durchgeführt werden kann (Beispiel: Bewohner- Neuaufnahme, Einarbeitung neuer Mitarbeiter). 10 Workflow ist zur Laufzeit änderbar: Bei Auswahl dieser Option können bei der Durchführung des Workflows weitere Workflow-Schritte eingefügt werden. 11 Workflow-Schritte sind in der CRM sichtbar: Mit dieser Option können Sie die Einzelschritte des Workflows auch über das Modul CRM-Kontakte in Vivendi NG über Aufgaben CRM Kontakte und in Vivendi PD über Doku-Erweitert CRM Kontakte anzeigen lassen. 12 Workflow-Schritte: Für jeden Workflow können Sie hier über die einzelnen Schritte genau definieren. Änderungen bei bestehenden Workflow-Schritten können Sie über Schritt generell gelöscht werden soll, dann nutzen Sie die Schaltfläche. vornehmen. Wenn ein Workflow- 13 Trigger: Sie können sogenannte "Trigger" definieren. Damit sind Aktionen gemeint, die den Workflow automatisch auslösen, beispielsweise Pflegestatusänderungen oder Pflegeberichtseinträge. Rufen Sie dazu mit einem Klick auf den Dialog 'Trigger' auf: x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 5

6 Wählen Sie aus der Dropdownliste Trigger den gewünschten Trigger aus: Wenn Sie den Trigger 'Statusänderung auf Status' wählen, dann können Sie mit Klick auf einen oder mehrere Ausgangs-Status auswählen. Klicken Sie anschließend auf, um die Änderung zu definieren, die den Workflow auslösen soll: Wenn Sie den Trigger 'Berichtseintrag mit Kategorie' wählen, dann können Sie mit Klick auf eine oder mehrere Berichtskategorien auswählen. 14 Trigger-Übersicht: Mit einem Klick auf im Dialog 'Konfiguration der Workflows' rufen Sie die Übersicht der verwendeten Trigger auf: 15 Hier können Sie nach den Triggern filtern, indem Sie aus der Dropdownliste den gewünschten Trigger auswählen. Anschließend werden Ihnen in der Liste alle Workflows angezeigt, die diesen Trigger besitzen. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 6

7 3.2 Workflow-Schritte anlegen Im nächsten Schritt werden die Workflow-Schritte definiert. Über öffnet sich folgender Dialog: 1 Betreff: Geben Sie an dieser Stelle eine aussagekräftige Bezeichnung für den Workflow-Schritt ein. In unserem Beispiel Erstkontakt zum künftigen Bewohner/Angehörigen. 2 Beschreibung: Hier hinterlegen Sie eine allgemein gültige Beschreibung für den Workflow-Schritt. Die Beschreibung kann während der Durchführung des Workflows nicht geändert werden. 3 Bemerkung: Legen Sie hier, wenn gewünscht, eine Standardformulierung für den Workflow-Schritt an, die bei der Durchführung des Workflows noch angepasst werden kann. 4 Workflow-Schritt ist ein Meilenstein: Mit dieser Option legen Sie fest, dass der nächste Workflow- Schritt erst durchgeführt werden kann, wenn der als Meilenstein gekennzeichnete Workflow-Schritt bereits durchgeführt worden ist. 5 Bezugsart: Die Bezugsarten Klient, Mitarbeiter und Bereich werden, je nachdem welche Bezugsart für den gesamten Workflow konfiguriert wurde, angezeigt. 6 Kontaktart: Hier stehen Ihnen die Kategorien Anzeige, Beschwerdeformular, Brief, , Fax, Persönlich, sonstiger und Telefon zur Verfügung. 7 Kontakttyp: Sie können an dieser Stelle zwischen Externer Kontakt, Institution, Institutions-Person, Klient, Kontaktperson, Mitarbeiter, sonstiger und Unbekannt wählen. 8 Erledigen bis: Über diese Option können Sie einen Zeitpunkt hinterlegen, um darzustellen, nach wie vielen Tagen nach Beginn des Workflows oder nach dem Letzten Meilenstein der Workflow-Schritt erledigt sein soll. 9 Quicklinks: Über die Aktivierung der Quicklinks schaffen Sie die Möglichkeit, später von diesem Schritt aus direkt zu den genannten Stellen im Programm wechseln zu können. Aktivieren Sie daher die Funktionen, die Sie im Kontext eines Arbeitsschrittes häufig benötigen. 9a Verknüpfungen: Mit der Schaltfläche können Sie für die Quicklinks Assessments, Vorlagen und Formular konkrete Assessments, Formular-Vorlagen und Formulare verknüpfen. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 7

8 In der Übersicht der Verknüpfungen sehen Sie, welche Elemente mit einem Workflow-Schritt verknüpft wurden: In unserem Beispiel ist der Quicklink Vorlagen aktiviert worden, um bei der Durchführung des Workflow-Schritts die Word-Vorlage Interessenkontakt direkt starten zu können. 10 Zuständigkeit: An dieser Stelle können Sie festlegen, welche Rechtegruppen aus der Benutzerverwaltung für die Durchführung des Workflow-Schritts zuständig sein sollen. Bitte bestätigen Sie die durchgeführten Eingaben mit Workflow-Schritte hinterlegt sind. und wiederholen Sie die Eingabe, bis alle x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 8

9 Unser Workflow -Beispiel Bewohner-Neuaufnahme sieht dann nach der Eingabe aller Schritte so aus: Über die Schaltflächen können Sie die Workflow-Schritte nachträglich sortieren. Nach Abschluss der Konfiguration verlassen Sie den Dialog mit. 4. Durchführung des Workflows Sobald Workflows definiert wurden, können Sie entsprechende Prozesse in Vivendi NG unter Aufgaben Workflows und in Vivendi PD unter Doku-Erweitert Workflows aufrufen. Workflows können entweder automatisch (durch einen in der Workflow-Konfiguration definierten Auslöser, siehe Kapitel Workflow anlegen) oder manuell gestartet werden. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 9

10 der Workflow jetzt zugeordnet werden (im Beispiel der Work- Auf der Karteikarte Workflows kann über flow Bewohner Neuaufnahme ). 1 Workflow: Wählen Sie hier einen der hinterlegten Workflows aus. 2 Bezug: Je nachdem, welche Bezugsart für den Workflow konfiguriert worden ist, finden Sie hier die zur Bezugsart (Klient, Mitarbeiter, Bereich) entsprechenden Bezüge aufgelistet In unserem Beispiel wurde die Bezugsart Klient festgelegt. 3 Startdatum: Geben Sie ein Startdatum für den Workflow an. 4 Anlass: Wird der Workflow direkt über die Karteikarte Workflows gestartet, dann wird als Anlass manuell angelegt angezeigt. Sie können das Textfeld auf Wunsch an dieser Stelle auch anpassen. Ist der Workflow aufgrund eines Triggers (siehe auch Kapitel Workflow anlegen) ausgelöst worden, dann wird als Anlass der hinterlegte Trigger angezeigt. Nach Bestätigen mit wird Ihnen der Workflow detailliert angezeigt. Die zuständigen Mitarbeiter haben jetzt die Möglichkeit, die Schritte entsprechend der Vorgaben zu bearbeiten, zu dokumentieren und / oder zu erledigen. Wenn Sie einen Schritt als Meilenstein festgelegt haben, dann muss erst dieser selbst erledigt sein, um alle nachfolgenden Schritte erledigen zu können. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 10

11 1 Markieren Sie nun im Datenbereich 'Workflows' den gewünschten Workflow Bewohner-Neuaufnahme. Im Datenbereich 'Workflow-Schritte' werden Ihnen die vorher konfigurierten Workflow-Schritte angezeigt. 2 Hier markieren Sie den ersten zu bearbeitenden Workflow-Schritt. Auf der rechten Seite werden die hinterlegten Details sichtbar. 3 Um den Workflow-Schritt bearbeiten zu können, wechseln Sie über in den Schreibmodus. Sie müssen der Rechtegruppe angehören, um den Workflow-Schritt erledigen zu können. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 11

12 4 Unter Zuständig wird Ihnen die Rechtegruppe angezeigt, die für den Workflow-Schritt konfiguriert wurde. 5 Als Bearbeiter kann der Mitarbeiter eingetragen werden, der diesen Schritt übernimmt. 6 Kontaktart: Die konfigurierten Einstellungen werden vorgeschlagen, können an dieser Stelle jedoch noch angepasst werden. 7 Bemerkung: Hierüber kann eine Dokumentation des Schrittes erfolgen, so dass beispielsweise das Ergebnis eines Schrittes dort festgehalten werden kann. 8 Kontakttyp / Kontakte: Die konfigurierten Einstellungen werden vorgeschlagen, können an dieser Stelle jedoch noch angepasst werden. Über können Sie Kontakte des Klienten zuordnen. 9 Quicklinks: Über hinterlegte Quicklinks können Sie direkt vom Workflow aus in die verknüpften Programmbereiche und bspw. auch direkt in bestimmte Word-Vorlagen wechseln. Diese Quicklinks stehen Ihnen zur Verfügung: 10 Schaltflächen zum Aufruf der Quicklinks Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wechseln Sie in den Pflegebericht. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Informationssammlung / Anamnese auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Biographie auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Vitalwerte auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird der mit der Dateiablage gekoppelte Formulardruck aufgerufen. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Formulare auf. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 12

13 Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Dateiablage auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Karteikarte Assessments auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Visiten auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Diagnosen auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Bilanzierung auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Karteikarte Inkontinenz auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die An- / Abwesenheiten auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Verordnungen auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Karteikarte Hygiene auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Heutigen Maßnahmen auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Medikamenten-Stammdaten bearbeiten auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Stammdaten der Inkontinenzartikel auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Hilfsmittel auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Medikation auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Planung auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Gruppen-Stammdaten auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Wunden auf. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Stellliste auf. Es sind maximal acht Quicklinks pro Workflow-Schritt erlaubt. 11 Aktion: Mit einem Klick auf im Datenbereich 'Aktion' können Sie aus dem Workflow-Schritt eine Aufgabe erzeugen, ein Dokument anhängen, eine Outlook Nachricht senden, einen Termin erzeugen oder eine Vivendi Nachricht senden. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 13

14 Wenn Sie die Liste der möglichen Aktionen öffnen, sehen Sie Verknüpfungen, die in dem Schritt ausdrücklich verwendet werden sollten, mit einem Rufzeichen gekennzeichnet. In der darunter liegenden Liste sehen Sie die weiteren Verknüpfungsmöglichkeiten, die Ihnen außerdem regulär zur Verfügung stehen. Wählen Sie eine für einen Vorlagen-Aufruf vorgesehene Verknüpfung und klicken Sie auf. Dadurch öffnet sich direkt der Vorlagen-Dialog, die vorgesehene Vorlage ist ausgewählt und Sie können diese direkt starten. Wenn eine Vorlage so definiert ist, dass ein Dokument auch sofort nach Erstellung in der Dateiablage gespeichert werden soll, dann erhalten Sie die gewohnte Speicherabfrage nach Bearbeitung des Dokuments. Wenn Sie diese Speicherabfrage bestätigen, so ist das Dokument in der Dateiablage gespeichert und im Workflow-Schritt sehen Sie die Verknüpfung dazu, so dass Sie das Dokument jederzeit wieder aufrufen können. 12 Sie können über die Schaltfläche Änderungen speichern und über Änderungen verwerfen 13 Alle: Durch Setzen des Häkchens werden Ihnen auch bereits erledigte Workflow-Schritte angezeigt. 14 Die auf erledigt gesetzten Workflow-Schritte werden mit gekennzeichnet 15 Schaltflächen: Schaltflächen zum Bearbeiten des Workflow-Schrittes Mit einem Klick auf diese Schaltfläche verschieben Sie den Workflow-Schritt um eine Position nach oben. Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn in der Konfiguration des Workflows die Option Workflow ist zur Laufzeit änderbar gewählt wurde und der Workflow-Schritt nicht aus der Workflow- Konfiguration stammt, sondern manuell (mit Klick auf ) hinzugefügt wurde. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 14

15 Mit einem Klick auf diese Schaltfläche verschieben Sie den Workflow-Schritt um eine Position nach unten. Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn in der Konfiguration des Workflows die Option Workflow ist zur Laufzeit änderbar gewählt wurde und der Workflow-Schritt nicht aus der Workflow- Konfiguration stammt, sondern manuell (mit Klick auf ) hinzugefügt wurde. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche markieren Sie den Workflow-Schritt oder im Datenbereich Workflows den kompletten Workflow als erledigt. Workflow-Schritte, die als erledigt markiert wurden, werden nur noch dann in der Übersicht angezeigt, wenn ein Haken in der Checkbox Alle gesetzt ist. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie einen neuen Workflow-Schritt hinzufügen. Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn in der Konfiguration des Workflows die Option Workflow ist zur Laufzeit änderbar gewählt wurde. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche löschen Sie den markierten Eintrag. Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn in der Konfiguration des Workflows die Option Workflow ist zur Laufzeit änderbar gewählt wurde und der Workflow-Schritt nicht aus der Workflow- Konfiguration stammt, sondern manuell (mit Klick auf ) hinzugefügt wurde. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Beschreibung des Workflows-Schrittes auf (Feld Beschreibung bei der Definition des Workflow-Schrittes in der Workflow-Konfiguration). Meilensteine Wenn diese Schaltfläche zu sehen ist, dann ist der Workflow-Schritt kein Meilenstein. Wenn diese Schaltfläche zu sehen ist, dann ist der Workflow-Schritt ein Meilenstein. 5. Workflow auf "erledigt" setzen Nach Durchführung der einzelnen Workflow-Schritte kann der gesamte Workflow auf erledigt gesetzt werden. Dazu markieren Sie den Workflow und bestätigen diesen über nicht erledigt sein, erscheint diese Meldung:. Sollten einzelne Workflow-Schritte noch x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 15

16 Bei Bestätigung der Meldung mit Ja werden alle noch nicht erledigten Workflow-Schritte auf erledigt gesetzt. Der Workflow wird in der Übersicht mit gekennzeichnet. 6. Aufruf der Workflows über die CRM Kontakte In der Konfiguration der Workflows können Sie festlegen, dass Workflows auch in den CRM-Kontakten sichtbar sein sollen (siehe Kapitel Workflow anlegen). Wenn diese Option gesetzt worden ist, dann können die einzelnen Workflow-Schritte in NG über Aufgaben CRM Kontakte und in PD über Doku-Erweitert CRM Kontakte auch über die CRM Kontakte bearbeitet werden. Die Datumseinstellung der CRM-Kontakte ist als Standard auf den aktuellen Tag eingestellt, so dass jeweils nur die aktuell anstehenden Aufgaben im Fokus stehen. Sofern Sie außerdem sehen möchten, was in der Zukunft zu tun sein wird, können Sie einfach den Filter entsprechend ändern und so weit in die Zukunft setzen, wie Sie die Aufgaben einsehen möchten: Offene Workflow-Schritte sind mit Symbolen versehen, über die Sie diese von den sonstigen CRM- Kontakten unterscheiden können: x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 16

17 x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 17

18 Der Workflow-Schritt kann als CRM-Kontakt bearbeitet werden: x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 18

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