Handbuch. CRM und Basiswissen

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1 Handbuch CRM und Basiswissen

2 HANDBUCH CRM und Basiswissen Impressum: poin.t GmbH, Köln Stand 08/2015 Adresse: poin.t software and electronic media GmbH Bachstraße Köln Tel.: Fax: Internet: Autoren: Marita Schmitz, Toni Schmitz, Maria Keller, Angelique Schäfer, Sascha Lindtner, Melanie Steffen Foto Umschlag: istockphoto Support: Alle Rechte vorbehalten. Dieses Buch oder Teile davon dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der poin.t GmbH vervielfältigt oder in irgendeiner Form gespeichert, übertragen oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Angaben in diesem Handbuch sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die Verfügbarkeit von manchen beschriebenen Funktionen (bzw. die Vorgehensweise, um darauf zuzugreifen), ist von Version, Release, eingespielten Servicepacks, Ihres Systems (z.b. Betriebssystem, Textverarbeitung, Mail-Programm, etc.) sowie seiner Konfiguration abhängig 3

3 Inhaltsverzeichnis BASICS Anmeldemaske und Profile... 8 Adressleiste Der Schreibtisch von work4all Suche nach Adressen und Dokumenten Tagesinformationen Drag&Drop Neue Adresse anlegen Neue Adresse über Drag&Drop Neuen Ansprechpartner anlegen Kunden- und Lieferantenliste Kunden- und Lieferantengruppen Standardgruppe Merkzettel zu Kunden, Lieferanten oder Projekten Adressverknüpfung Synchronisation von Adressdaten Automatische Nummernvergabe bei Adressen Anreden kontrollieren und pflegen Mehrsprachigkeit (Zusatzmodul) Alternative Anreden Aktivitäten-Liste CRM AKTIVITÄTEN Aufgaben Telefonate Notizen Briefe und Faxe Besuchsberichte per Eingabemaske Besuchsbericht mit Microsoft Word Dokumente anlegen/scannen und zuordnen Ein- und ausgehende Mails Formatierung von HTML- s

4 Inhaltsverzeichnis Termine Terminkalender Private Termine Serientermine Termine löschen oder stornieren Terminbenachrichtigung und -bestätigung Automatische Beschriftung von Terminen Erinnerungen Checklisten Tagesprotokoll VERTRIEB / MARKETING Interessenten-Kalender Verkaufschancen Potenzialanalyse nach Insights MDI Gruppen und Kategorien Kategorien und Oberkategorien Standard-Kategorien Versteckte Kategorien Aktions-Assistent Serienbriefe Serien- s Routenplanung ORGANISATION Mitarbeiter- und Benutzerverwaltung Journal Textmarken Themenbuch Dubletten-Assistent Dubletten-Assistent für Personen Auslandsgeschäfte Urlaubskalender Laufkalender CRM-Statistiken

5 Inhaltsverzeichnis Lieferantenbewertung Lieferanten-Statistik Kopieren/Verschieben von Kontakten zwischen Mandanten Merkzettel auf Firmenebene Schwarzes Brett Mehrere Postfächer verwalten Signaturen und -Vorlagen Vorlagen Persönliche Einstellungen Pflichtfelder generieren Ticketverwaltung (Zusatzmodul) Volltextsuche und kombinierte Suche in CRM-Objekten Kommt-Geht-Zeiterfassung / Arbeitszeitmodelle (Zusatzmodul)

6 7 1. BASICS

7 Anmeldemaske und Profile Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in work4all - Ihre Anmeldedaten verwalten, - verschiedene Profile anlegen, bearbeiten, löschen und - Profile wechseln. Die Anmeldemaske Nachdem Sie work4all installiert haben, finden Sie eine Verknüpfung zum Programm auf Ihrem Desktop. Mit einem Doppelklick auf diese Verknüpfung gelangen Sie in die Anmeldemaske von work4all: Start der Internet-Seite Für Sie als Kunde sind in erster Linie die Menüpunkte Support und Downloads interessant. Dort finden Sie u. a. allgemeine Informationen, Broschüren und Handbücher und die Kontaktdaten für Notfälle. Anmeldedaten verwalten: Profile anlegen, bearbeiten und löschen Auswahlliste der eingerichteten work4all - Profile Um sich in work4all anzumelden, tragen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in diese Felder ein. Abbrechen der Anmeldeprozedur Start von work4all 8

8 Anmeldemaske und Profile SQL-Anmeldeprofile Profile pflegen: In der Maske Anmeldedaten verwalten können Sie verschiedene Anmeldeprofile hinterlegen. Hier legen Sie fest, auf welchen Server die Datenbank zugreift. Dies ist z.b. sinnvoll bei mobilen Rechnern, die einerseits abwechselnd mit einer zentralen Datenbank im Netzwerk (online) und andererseits mit einer lokalen Datenbank für den mobilen Einsatz (offline) arbeiten. Außerdem wäre das Anlegen von verschiedenen Profilen denkbar, wenn sich der Anwender in unterschiedlichen Niederlassungen oder der Zentrale eines Unternehmens anmelden möchte. Profil bearbeiten Im linken Bereich der Maske Anmeldedaten verwalten sehen Sie alle bereits vorhandenen Profile aufgelistet. Wählen Sie eines per Mausklick aus, erscheinen die dazu gehörenden Daten in den entsprechenden Feldern. Wenn Sie das Profil ändern möchten, überschreiben Sie das entsprechende Feld. Abschließend klicken Sie links oben auf Speichern und schließen, um die Änderungen zu speichern. Neues Profil anlegen Wenn Sie ein neues Profil erstellen möchten, klicken Sie bitte auf diesen Menüpunkt. Es öffnet sich eine neue Maske mit leeren Eingabefeldern. Diese Maske ist in drei Bereiche aufgeteilt: Profil SQL Server Anmeldedaten Geben Sie dem Profil im ersten Feld einen neuen Namen. Achten Sie darauf, dass dieser Name aussagekräftig ist. Falls Sie mit mehreren Profilen arbeiten und wechselweise Online und Offline arbeiten, kann das Programm automatisch erkennen, ob es sich um ein Standard- Netzprofil oder Standard-Profil für lokales Arbeiten handelt. Manuell brauchen Sie hier nichts anzuklicken! SQL Server-Name sowie Username und Passwort erfragen Sie bei Ihrem Systemadministrator, sofern Sie selbst diese Informationen nicht haben. Die Informationen beziehen sich auf Ihren Datenbankserver, mit dem Sie stets verbunden sind, und auf dem Sie als Benutzer registriert sein 9

9 Anmeldemaske und Profile müssen. In der Datenbank werden alle Daten, die Sie in work4all eingeben, gespeichert und verwaltet. Klicken Sie im Anschluss auf die Schaltfläche Verbindung testen, um die Zugangsdaten für den SQL-Server auf Richtigkeit zu überprüfen. Bei ungültigen Zugangsdaten erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Work4all Anmeldedaten Schreiben Sie in dieses Feld den Namen, mit dem Sie sich täglich in work4all anmelden werden. Abschließend klicken Sie auf Speichern und schließen, um das neue Anmeldeprofil zu speichern. Profil löschen Bitte wählen Sie in der Anmeldemaske das Icon Profile pflegen aus. Markieren Sie auf der linken Seite das Profil, welches Sie löschen möchten. Das Profil wird nun geladen. Sobald das Profil geladen wurde, können Sie es mit einem Klick auf die nebenstehende Schaltfläche löschen. Profil beim Anmelden wechseln Ein Klick auf diese Schaltfläche ermöglicht Ihnen, das von Ihnen gewünschte Profil unter den vorhandenen Profilen auszuwählen. 10

10 Adressleiste Unmittelbar nach dem Aufrufen eines Kunden oder Lieferanten bzw. dem Anlegen eines solchen erscheint die Adressleiste auf dem Schreibtisch. Die Adressleiste zeigt die sog. Stammdaten zu Kunden und Lieferanten je nach Anordnung auf der linken oder rechten Bildschirmseite. Je mehr Adressdaten und dazu gehörende Informationen Sie erfassen, desto mehr werden in dieser Adressleiste angezeigt. Beschreibung der Adressleiste Klick ermöglicht Statusänderung von Kunde zu Interessent. Kunde öffnen Spracheinstellungen Aufruf der Internet- Seite und E- Mailadresse Ansprechpartner: Doppelklick zum Bearbeiten Hauptansprechpartner ist gelb markiert Ausgeschiedene AP sind durchgestrichen. Neuer Ansprechpartner Klick auf einen Ansprechpartner aktualisiert die Adressansicht Registerkarten für weitere Informationen Art der Verknüpfung Klick wechselt zum markierten Kunden Rechtsklick für weitere Optionen Anzeige der Adressdaten optimieren Klick für neue Adressverknüpfung 11

11 Adressleiste Anzeige der Adressdaten optimieren Hier die einzelnen Funktionen von links nach rechts: - Weitere Daten anzeigen - Trennlinien anzeigen oder verschwinden lassen - Fensterrahmen bis zum Inhalt verkleinern oder vergrößern Probieren Sie einfach aus! Ziehen Sie an dieser Linie, um den Ausschnitt zu vergrößern oder zu verkleinern. Adressleiste positionieren Diese Schaltflächen legen die Adressleiste links oder rechts auf den Schreibtisch und ordnen Ihren Bildschirm neu. Probieren Sie einfach aus! Mit diesen beiden Schaltflächen können Sie per Klick zwischen den verschiedenen verfügbaren Infofenstern hin- und herschalten. Legen Sie beispielsweise die oft benötigten Fenster auf Ebene 1 und klicken Sie auf die Schaltfläche Ebene 2 (oder drücken Sie die Tastenkombination STRG + 2) zum schnellen Umschalten auf die anderen Infofenster. Über das A können Sie Ihre Infofenster in CRM und ERP Bereiche trennen. Wo werden die Daten für die Adressleiste erfasst? Wie und wo man die hier angezeigten Daten einträgt, finden Sie in detaillierter Form in den jeweiligen Kapiteln. Daher an dieser Stelle nur ein paar allgemeine Hinweise: Einen neuen Kunden oder Lieferanten legen Sie über die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste an. Für einen neuen Ansprechpartner zum Kunden oder Lieferanten klicken Sie auf das kleine Plus in der Adressleiste rechts neben der Ansprechpartner-Liste Beide Masken verfügen neben einer Registerkarte für allgemeine Informationen auch über die Register Ansprechpartner, Notiz, Kategorie, Bild, Kategorie und Individuell, wo Sie weitere Daten erfassen können. Diese werden jedoch nur angezeigt, wenn Sie die Rechte dafür besitzen. 12

12 Adressleiste Potenzialanalyse für Ansprechpartner Um die Potenzialanalyse für einen Ansprechpartner vorzunehmen, muss zunächst eine Person aus der Liste auf dem Schreibtisch per Mausklick ausgewählt sein. Dieser Farbkreis steht dann zur Verfügung, über den die links dargestellte Potenzialanalyse vorgenommen wird. Weitere Optionen zur Anzeige der Ansprechpartner Weitere Optionen zur Anzeige der Ansprechpartner- Liste erhalten Sie per Rechtsklick auf einen der Ansprechpartner. Hinzufügen einer Adresse in den Interessentenkalender In der oberen linken Ecke der Adressleiste fügen Sie die Adresse in den Interessentenkalender ein. Dieses Symbol zeigt anschließend an der gleichen Stelle an, dass die Adresse zum Interessentenkalender hinzugefügt worden ist. 13

13 Adressleiste Adressverknüpfungen Wenn zwei Unternehmen, Institutionen oder Privatpersonen in einem besonderen geschäftlichen Verhältnis zueinander stehen, können Sie dies auf dem Schreibtisch sichtbar machen. Adressen verknüpfen Sie, wenn z.b. Partnerschaften von Bedeutung sind, wenn ein Kontakt über ein anderes Unternehmen zustande gekommen ist, wenn Sie Vertriebspartnerschaften oder Filialen darstellen möchten usw. Also dann, wenn eine Adresse mit einer anderen in Verbindung gebracht werden soll. In diesem Beispiel sind mit der Firma poin.t GmbH drei Adressen verknüpft. Vor den Unternehmen steht jeweils die Art der Verknüpfung, z.b. dass es sich um einen Vertriebspartner oder einen befreundeten Geschäftspartner handelt. + Das Plus dient zum Einfügen einer neuen Adressverknüpfung, d.h. zum Verbinden einer Adresse mit einer anderen, - Anschließend treffen Sie die Auswahl zwischen Kunde und Lieferant, - gelangen dann in die jeweilige Liste, - suchen dort die richtige Adresse, - führen einen Doppelklick darauf aus, und die verknüpfte Adresse wird hinzugefügt. Die drei Punkte deuten darauf hin, dass noch keine Verknüpfungsart zugeordnet wurde. Tun Sie dies, indem Sie darauf klicken. Es öffnet sich die vorgegebene Auswahlliste. Für den Fall, dass hier noch keine Liste verfügbar ist oder Sie die Einträge ändern möchten, lesen Sie bitte zum Anlegen neuer Verknüpfungsarten den folgenden Abschnitt. Adressverknüpfungsart vordefinieren und zuordnen Die Adressverknüpfungsarten sollte man sich im Vorfeld überlegen. Damit eine Liste mit entsprechenden Vorschlägen an Ort und Stelle verfügbar ist, müssen sie in den Generellen Einstellungen eingetragen sein. Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke. Anschließend wählen Sie Generelle Einstellungen: 14

14 Adressleiste Im unteren linken Fensterbereich klicken Sie auf Tabellen. Unterhalb der Rubrik CRM finden Sie die Adressverknüpfungsarten. Klicken Sie im rechten Fensterbereich in das erste leere Feld der Tabelle, und schreiben Sie dort den Namen der Adressverknüpfungsart. In der vorletzten Spalte auf der rechten Seite können Sie ein Symbol zuordnen. Schließen Sie mit der Enter-Taste ab, und gehen Sie mit der Cursor-Taste eine Zeile tiefer, um dort den nächsten Eintrag vorzunehmen. Wenn Sie alle Einträge vorgenommen haben klicken Sie auf Schließen in der oberen linken Ecke. Löschen Sie einen Eintrag mit der Entf-Taste. Tipp: Legen Sie sich auch immer eine Verknüpfungsart (Ohne) an, damit Sie die zugeteilte rückgängig machen können oder einfach klar ist, dass Sie nichts zuordnen möchten. Adressleiste in Kunden-/Lieferantenliste Die Adressleiste wird auch in der Kunden- und Lieferantenliste angezeigt. Wenn sie dort nicht auf Anhieb sichtbar ist, werfen Sie bitte einen Blick auf den äußeren rechten Rand, und klicken Sie auf die gleichnamige vertikale Leiste. Die Adressleiste klappt wie auf dem Schreibtisch auf und zeigt die Adressdaten des markierten Kunden oder Lieferanten. Per Mausklick auf die Titelleiste lässt sich die Adressleiste wieder schließen. 15

15 Der Schreibtisch von work4all Der Schreibtisch ist der Dreh- und Angelpunkt von work4all Nach dem Programmstart ist er zunächst leer, jedoch mit einer Reihe von Funktionen in der Symbolleiste versehen, die als Übersicht zur Verfügung stehen und nachfolgend erläutert werden. Auf dem Schreibtisch werden auf einen Blick die wichtigen Informationen zu einem ausgewählten Kunden, Lieferanten oder Ansprechpartner dargestellt. Adressleiste Die Adressinformationen des ausgewählten Kunden/Lieferanten finden Sie auf der rechten Bildschirmseite. Diese Adressdaten nennen wir auch Stammdaten, da sie im Mittelpunkt aller nachfolgenden Aktivitäten liegen und sich nur selten ändern. Im Vergleich dazu gibt es die sog. Bewegungsdaten, die sich in den Infofenstern auf der linken Bildschirmseite befinden. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel Adressleiste. Tagesinformation Unterhalb der Adressleiste sehen Sie die Tagesinformation mit anstehenden Terminen, offenen Aufgaben, eingetragenen Geburtstagen, sowie offenen Verkaufschancen. Ganze Terminund Aufgabenlisten erhalten Sie per Mausklick auf die entsprechende Zeile. Infofenster Auf einer Bildschirmhälfte befinden sich viele Infofenster mit den sog. Bewegungsdaten, in denen alle möglichen Aktivitäten und Schriftwechsel zu dem dargestellten Kunden auf einen Blick sichtbar sind. Alle Infofenster sind gleich aufgebaut. Jedes Infofenster hat einen Titel. Klicken Sie auf den Titel, öffnet sich die dazu gehörende Liste, in diesem Fall die Liste der Dokumente. 16

16 Der Schreibtisch von work4all Neben dem Titel können Sie die Fensterchen mit der Maus fassen und bei gedrückter Maustaste verschieben, was sich jedoch nicht in jedem Fall positiv auf Ihre Bildschirmdarstellung auswirken muss. Jedes Infofenster hat ein Symbol zum Minimieren des Fensters. In diesem Fall verschwindet das Fenster an den unteren Bildschirmrand und ändert sein Äußeres. Klicken Sie es an, wird die ursprüngliche Größe wieder hergestellt. Nur in denjenigen Infofenstern, wo es sinnvoll ist, taucht dieses Symbol zum Zuordnen von Dateien auf. Über die Schaltfläche Neu wird ein neues Dokument erstellt, also z.b. eine neue Aufgabe, ein neuer Brief, ein neues Telefonat usw. An der Ecke kann man ein Infofenster mit der Maus anfassen und vergrößern oder verkleinern. Registerkarte Datei Über die Registerkarte Datei am oberen linken Rand haben Sie Zugriff - auf verschiedene Funktionen - zu den persönlichen und den generellen Einstellungen Diese Registerkarte befindet sich nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern darüber hinaus in fast jeder anderen Maske. Registerkarten Durch Anklicken dieser Registerkarten wechseln Sie die Ebenen: Kunden, Lieferanten, Projekte, Firma und ERP/Qualitätsmanagement. Zu jeder Ebene lassen sich die Infofenster unterschiedlich anordnen. Wenn Sie das Programm schließen, merkt sich work4all auf welcher Ebene Sie waren und startet beim erneuten Öffnen auf derselben Ebene. 17

17 Der Schreibtisch von work4all Symbolleiste Bewegen Sie den Mauszeiger über die einzelnen Symbole, werden Ihnen sog. Tooltipps angezeigt, die auf eine Funktion hinweisen. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Funktionen erheblich! Öffnet die Kundenliste. Direktwahl, sofern die Telefonanlage dies unterstützt und korrekt mit work4all in Verbindung gebracht wurde, ansonsten ist das Symbol deaktiviert. Legt einen neuen Kunden an. Öffnet die Kundenmaske. Zeigen Sie nur die Daten in den Infofenstern an, die Sie selbst erstellt haben. (z.b. Termine, Briefe, s) Liste der letzten, gefundenen Adressen. Mit diesen Symbolen blättern Sie in den gefilterten Daten jeweils einen Datensatz nach vorne oder zurück. Anzeige der aktiven Adresse in Google Maps Damit kopieren Sie die aktuell auf dem Schreibtisch liegende Adresse in die Zwischenablage, um sie z.b. in einer zu verwenden. 18

18 Der Schreibtisch von work4all Aktualisieren des Schreibtischs. Sollten Sie Daten geändert haben, die nicht unmittelbar angezeigt werden, aktualisieren Sie bitte mit diesem Symbol. Schreibtisch leeren (oder ESC-Taste) Infofenster können Sie nach Belieben ein- oder ausschalten! Je nach Tätigkeit und Arbeitsplatz kommen bestimmte Aktivitäten selten oder häufig vor. Es liegt an Ihnen, sich Ihren Bildschirm dahingehend zu optimieren. Schalten Sie Infofenster aus, die Sie nie benötigen. Klicken Sie dazu auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste, und entfernen Sie die Häkchen an den entsprechenden Einträgen per Mausklick. Zur Neuordnung der übrig gebliebenen Infofenster klicken Sie wieder auf eines der nachfolgend beschriebenen Symbole. Automatische Neuordnung Ihrer Bildschirm-Elemente und anschließendes Speichern. Auswahl der Ebenen 1 und 2 der Infofenster. Automatische Trennung der Infofenster der CRM und ERP Ebene. Kalender Urlaubskalender Aktions-Assistent Journal, Tagesprotokoll und Zeiterfassung Verschiedene Statistiken Verschiedenes Assistent zur Konfiguration der Infofenster. 19

19 Der Schreibtisch von work4all Suchfenster Je genauer Sie Adressen und Stichworte für Dokumente erfassen, desto einfacher gestaltet sich die spätere Suche danach. Lesen Sie hierzu auch das separate Kapitel. Die Suche nach Kunden, Lieferanten oder Ansprechpartnern ist denkbar einfach. Egal, wo auf dem Schreibtisch Sie sich gerade befinden, tippen Sie einfach die ersten Zeichen der gesuchten Firma oder des gesuchten Nachnamens, z.b. poin oder Meie, ein. Der Suchbegriff erscheint im Schnellsuch-Feld oben rechts. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Das Finden der gewünschten Adresse mit der Auto- Vervollständigen-Funktion: Sie kennen die Funktion Auto-Vervollständigen sicher von Google. Je mehr Zeichen eines Suchbegriffs Sie eingeben, desto enger wird die Suche eingegrenzt. Genauso funktioniert auch das Auto-Vervollständigen in work4all! Probieren Sie es einfach aus! Die Auswahl erfolgt per Mausklick oder Cursortasten. Achtung: work4all ist in der Lage, alle Ebenen gleichzeitig oder aber nur eine der Ebene (Kunden oder Lieferanten oder Projekte) zu durchsuchen. Stellen Sie dies in den Suchoptionen ein! 2. Die Standardsuche auf allen Ebenen: Tippen Sie die ersten Zeichen Ihres Suchbegriffs und drücken Sie Enter. Nun sucht work4all sowohl in den Kunden-, Lieferanten- als auch in den Projekt-Daten nach der gesuchten Zeichenfolge. Das Suchergebnis erscheint in einer Liste. Den gefundenen Kunden/ Lieferanten öffnen Sie einfach per Mausklick auf den entsprechenden Eintrag. Zum Schließen der Liste klicken Sie irgendwo auf den Bildschirm oder auf das rote Kreuz oben rechts im Suchfeld. Als Suchbegriffe sind fast alle denkbaren Felder der Adressdaten einstellbar: -Adresse, Ort, Straße, Telefon und vieles mehr. Falls Sie einen Teil eines Begriffs suchen, geben Sie zusätzlich ein Sternchen vor dem Suchbegriff ein ( *eier sucht Meier ). Weitere Suchoptionen, z. B. auch die Suche innerhalb von Dokumenten richten Sie über die Lupe ein. work4all sucht standardmäßig in den Titelzeilen der Dokumente, Telefonate usw. von Kunden/ Lieferanten oder deren Ansprechpartnern. Bitte beachten Sie: Je umfangreicher Sie Ihre Suche gestalten, d.h. je mehr Sie dort einschalten, desto größer und unübersichtlicher wird das Suchergebnis! In der Symbolleiste können Sie sich die letzten Treffer anzeigen lassen, um von hier schnell auf vorher bearbeitete Kunden oder Lieferanten zu wechseln. 20

20 Der Schreibtisch von work4all Weitere Einstellungen Igenta GmbH ist in diesem Fall der Mandant. Grundsätzlich können mehrere Mandanten mit jeweils einem anderen Datenstamm angelegt werden, die Sie über diese Schaltfläche wechseln. Das Anlegen von verschiedenen Mandanten ist ein Thema Ihres Systemadministrators und dem Hersteller. Wechseln der Sprache. Schreibtisch-Hintergrund Als Schreibtisch-Hintergrund bezeichnen wir die freie, farbige Fläche, auf der die Infofenster angeordnet sind. Hier können Sie die für Ihren Arbeitsplatz relevanten Infofenster ebenfalls ein- und ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die freie Fläche klicken. Es öffnet sich eine Liste, in dem Sie die Häkchen zum Ein- und Ausblenden der Infofenster setzen oder entfernen. Designleiste Dieses Menü befindet sich am unteren, rechten Bildschirmrand. Über die Schaltfläche mit dem Doppelpfeil ändern Sie die Hintergrundfarbe oder das Hintergrundschema von work4all. Probieren Sie es aus! Aufrufen der Infoblätter In der linken unteren Ecke befindet sich die nebenstehende Schaltfläche, über die Sie Infoblätter einsehen können. Diese sind entsprechend dem jeweiligen Kontext zugeordnet. Über den roten Play-Button stehen Ihnen diverse Lern-Videos zur Verfügung. 21

21 Suche nach Adressen und Dokumenten Mit der Schnellsuche in work4all können Sie sich beliebig viele Suchergebnisse in einer übersichtlichen Liste auf dem Schreibtisch ausgeben lassen. Sie haben dabei zwei Möglichkeiten die Adresse zu finden: - Über die Auto-Vervollständigen Funktion - Über die Standardsuche auf allen Ebenen Die Dokumentensuche erleichtert Ihnen das Finden von Terminen, Aufgaben, Telefonaten, s, Briefen und vieles mehr. Suche von Adressen oder Personen Die Suche nach Kunden, Lieferanten oder Ansprechpartnern ist denkbar einfach. Egal wo auf dem Schreibtisch Sie sich gerade befinden, tippen Sie einfach die ersten Zeichen der gesuchten Firma oder des gesuchten Nachnamens, z.b. poin oder Meie, ein. Der Suchbegriff erscheint im Schnellsuch-Feld oben rechts. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten: Schnellsuche mit der Auto-Vervollständigen-Funktion Sie kennen die Funktion Auto-Vervollständigen sicher aus den Favoriten von Google. Je mehr Zeichen eines Suchbegriffs Sie eingeben, desto enger wird die Suche eingegrenzt. Genauso funktioniert auch das Auto-Vervollständigen in work4all. Probieren Sie es einfach aus! Die Auswahl erfolgt per Mausklick oder Cursortasten. Achtung: work4all durchsucht auf diesem Wege nur die Ebene, auf der Sie sich gerade befinden (Kunden, Lieferanten oder Projekte). Standardsuche auf allen Ebenen Tippen Sie die ersten Zeichen Ihres Suchbegriffs und drücken Sie anschließend die Enter-Taste. Nun sucht das Programm sowohl in den Kunden-, Lieferanten- als auch in den Projekt-Daten nach der gesuchten Zeichenfolge. Das Suchergebnis erscheint in einer Liste, gegliedert in verschiedenen Abschnitten. 22

22 Suche nach Adressen und Dokumenten Den gefundenen Kunden oder Lieferanten öffnen Sie einfach per Mausklick auf den entsprechenden Eintrag. Zum Schließen der Liste klicken Sie irgendwo auf den Bildschirm oder auf das rote Kreuz oben rechts im Suchfeld. Als Suchbegriffe sind fast alle denkbaren Felder der Adressdaten einstellbar: -Adresse, Ort, Straße, Telefon u.v.m. Falls Sie einen Teil eines Begriffes suchen, geben Sie zusätzlich ein Sternchen vor dem Suchbegriff ein ( *eier sucht Meier ). Erloschene Adressen und ausgeschiedene Ansprechpartner werden bei dieser Suche durchgestrichen dargestellt. Suche ohne Ergebnis Zeigt sich kein Suchergebnis, erhalten Sie den entsprechenden Hinweis: Die von Ihnen eingegebene Adresse liegt in dieser Form nicht vor. Überdenken Sie Ihre Schreibweise. Suchen Sie an Ort und Stelle erneut, indem Sie diesmal weniger Zeichen vom gesuchten Begriff eingeben. Je weniger Zeichen Sie eingeben, desto höher wird die Trefferquote. In diesem Fall sucht das Programm nämlich nach allen Adressen, in denen die von Ihnen eingegebene Zeichenfolge enthalten ist. Erinnern Sie sich nicht mehr an die korrekte Schreibweise, tippen Sie bitte lediglich die ersten Buchstaben des gesuchten Unternehmens ein, z.b. mai Bestätigen Sie mit Enter. Diesmal liegen mehrere Suchergebnisse vor! Alle Adressen, in denen die Buchstabenfolge mai enthalten ist, erscheinen der Liste der Suchergebnisse, aus der Sie das von Ihnen gesuchte per Mausklick auf dem Schreibtisch öffnen. 23

23 Suche nach Adressen und Dokumenten An der Ergebnisliste erkennen Sie, dass automatisch sowohl nach Kunden und Lieferanten als auch nach deren Ansprechpartnern gesucht wird. Die Suche nach Kunden/Lieferanten in bestimmten Straßen oder Orten funktioniert also genauso. Geben Sie einfach die Straße oder den Ort in das Suchfenster ein. Die Ergebnisliste zeigt Ihnen alle Adressen an, die in der von Ihnen angegebenen Straße oder in diesem Ort liegen. Sobald Ihre Suche enthält, durchsucht work4all automatisch alle -Adressen. Sind Sie sich nicht sicher und kennen nur einen Teil des gesuchten Objektes, so verwenden Sie ein * als Platzhalter. Wenn Sie also z.b. nach der -Adresse suchen möchten, aber nicht wissen, wie der Vorname geschrieben wird, können Sie entweder oder eingeben. Dies funktioniert natürlich nicht nur mit Adressen, sondern auch mit Firmennamen etc. Wird der gewünschte Eintrag trotz intensiver Suche nicht gefunden, können Sie sicher sein, dass es ihn entweder nicht im Programm gibt, der Eintrag (versehentlich) gelöscht wurde, oder aber Ihre Schreibweise nicht identisch mit dem im Programm gespeicherten Eintrag ist. Eine lange Ergebnisliste schließen Sie mit dem Kreuz. Schnellsuche nach Aktivitäten und Dokumenten Natürlich können Sie auch gezielt nach Aktivitäten (Telefonate, Termine, Besuchsberichte etc.) oder Dokumentinhalten suchen. Je genauer Sie Adressen und Stichworte für Dokumente erfassen, desto einfacher gestaltet sich die spätere Suche danach. Strg+D Zum Suchen nach Dokumenten müssen Sie lediglich die allgemeine Schnellsuche mit der Tastenkombination Strg+D in den Modus Dokumentensuche versetzen und schon kann es losgehen. Sollten Sie kein Freund von Shortcuts sein, klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben der Lupe und markieren Sie In Dokumenten suchen. Angenommen, Sie suchen z.b. in Ihren Telefonaten nach dem Begriff Erstkontaktgespräch, so tragen Sie das Wort im Suchfeld ein und bestätigen mit Enter. Sie können nach dem kompletten Begriff oder auch nach Teilen des Wortes suchen. Eine weitere Möglichkeit: Tragen Sie zunächst den Suchbegriff ein, klicken Sie anschließend auf In Dokumenten suchen, und aktivieren Sie die Suche durch Anklicken der Lupe. Markieren Sie einen Eintrag in der Liste, werden Ihnen auf der rechten Seite Informationen zu diesem Dokument 24

24 Suche nach Adressen und Dokumenten angezeigt. Dokumente und Briefe können Sie direkt von hier aus mit einem Doppelklick öffnen. Möchten Sie direkt in ERP-Dokumenten suchen, wählen Sie hier Ihr gewünschtes Dokument aus und geben Sie dann die Nummer ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Anschließend öffnet sich die jeweilige Maske. Zur Adresse des gesuchten Objekts wechseln: Setzen Sie hier das Häkchen wird bei der Suche automatisch die jeweilige Adresse geöffnet. Die Suchoptionen Wie schon zu Beginn des Kapitels erwähnt, haben Sie als Benutzer die Möglichkeit, das Suchverhalten innerhalb von work4all nach Ihren Wünschen/Anforderungen anzupassen. Wenn Sie das Suchverhalten individuell anpassen möchten, aktivieren Sie bitte den Menüpunkt Suchoptionen per Mausklick oder Strg+O. Hier legen Sie das Suchverhalten nach Ihren individuellen Wünschen fest und bestätigen die Eingaben mit Speichern und schließen. Letzte Treffer In der Symbolleiste können Sie sich die letzten Treffer ihrer Suche anzeigen lassen, um ggf. schneller zum vorher bearbeiteten Kunden oder Lieferanten zu wechseln. Suche in Adresslisten (Kunden, Lieferanten) Natürlich können Sie auch jederzeit eine Liste öffnen und dort erst einmal Ausschau nach Ihren Daten halten. Diese Vorgehensweise hat dann aber nichts mehr mit Schnellsuche zu tun. Hierzu das Beispiel der Kundenliste. In dieser Liste sind die Kunden alphabetisch sortiert. Natürlich könnten Sie diese jetzt nach unten scrollen und so Ihren Kunden suchen. Das ist aber meist zu aufwändig. Es bietet sich an, zumindest erst einmal die Gruppenstruktur auf der linken Seite zu benutzen, um die Anzahl der Adresse einzugrenzen. Außerdem hilft das vertikal dargestellte alphabetische Register zum schnelleren Auffinden. Auch hier in der Liste funktioniert die Schnellsuche, in dem Sie die Zeichenfolge einfach an Ort und Stelle eintippen, probieren Sie es einfach aus! 25

25 Suche nach Adressen und Dokumenten Suche in Infofenstern Prinzipiell wurde die Suche in Infofenstern schon stark vereinfacht. Und zwar zeigen sich so genannte Tooltipps, sobald Sie einen Eintrag einfach mit der Maus anklicken. Die Tooltipps verraten Ihnen grob den Inhalt eines Telefonats oder eines Protokolls, ohne dass Sie diesen öffnen müssen. Sie können ihn von hier mit einem Doppelklick auch vollständig öffnen. Alle Aktivitäten wie Telefonate, Aufgaben, Protokolle, aber auch Ihre Korrespondenz wie Briefe und s landen nach dem Speichervorgang in einem Infofenster. Klicken Sie auf den Titel des jeweiligen Infofensters, öffnet sich die dazu gehörende Liste! Auch hier hat man wiederum die Möglichkeit, die Liste über die betreffenden Mitarbeiter auf der linken Seite einzugrenzen oder mit bestimmten Filtern zu beschränken. Die Vorschau blendet ein weiteres Fenster ein, das den gesamten Inhalt des Telefonats anzeigt. So lässt sich diese Liste auch nach einem bestimmten Inhalt durchsuchen, indem man auf die einzelnen Aktivitäten klickt. Mandantenübergreifende Suche Wenn Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, haben Sie die Möglichkeit Kunden, Lieferanten und Projekte über mehrere Mandanten zu suchen. Um die mandantenübergreifende Suche zu aktivieren, setzen Sie in den Suchoptionen folgendes Häkchen: Tippen Sie nun den Suchbegriff oder eine bestimmte Buchstabenfolge in das Suchfeld ein. In der Vorschlagsliste werden Ihnen zunächst nur Ergebnisse aus dem aktuell geöffneten Mandanten angezeigt. Um alle Ergebnisse zu sehen, tippen Sie den Suchbegriff ein und drücken Sie die Enter- Taste. Nun werden Ihnen alle Ergebnisse des Suchbegriffs angezeigt. Wenn Sie in allen Ebenen suchen, werden Ihnen Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner und Projekte angezeigt. Die Suchergebnisse werden dann nach Mandanten gegliedert. Mit Klick auf den entsprechenden Eintrag gelangen Sie in den richtigen Mandanten und den gewählten Datensatz. 26

26 Suche nach Adressen und Dokumenten Hinweis: Ein Mandantenwechsel ist nur dann möglich, wenn keine weiteren Fenster im aktuellen Mandant geöffnet sind. 27

27 Tagesinformationen Die Tagesinformation wird in einem separaten Fenster unterhalb der Adressleiste positioniert und liefert Ihnen alle Informationen zum heutigen Tag. Termine Klicken Sie hier, und es wird Ihnen das aktuelle Kalenderblatt mit all Ihren Terminen der Woche angezeigt. Für weitere Informationen zum Kalender lesen Sie bitte das gleichnamige Infoblatt. Über die Pfeile öffnen Sie das Tagesprotokoll. Aufgaben Haben Sie noch unerledigte Aufgaben? Kein Problem. Sie werden mit Hilfe der Tagesinformationen auf Ihre ausstehenden Aufgaben hingewiesen. Für detaillierte Informationen über Aufgaben lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel. Klicken Sie in diese Zeile, um die gesamte Aufgabenliste anzuzeigen. Per Klick auf den Doppelpfeil haben Sie einen Überblick über die unerledigt delegierten Aufgaben. Durch Anklicken gelangen Sie in die Liste. Geburtstage Verwalten Sie die Geburtstage Ihrer Kontakte, und lassen Sie sich rechtzeitig an diese erinnern. Beim Anlegen einer Person bzw. eines Ansprechpartners tragen Sie den Geburtstag am besten immer gleich in der Maske ein. Hat eine Person am heutigen Tag Geburtstag, so wird die Geburtstagserinnerung farblich hervorgehoben. Über diese Schaltfläche lassen Sie sich die Geburtstage der nächsten 6 Wochen anzeigen. Wählen Sie dort eine Person aus, springen Sie direkt in die richtige Ansprechpartnermaske, wo Sie u.a. die Telefonnummer finden. Verkaufschancen Damit Sie Ihre Verkaufschancen nicht aus den Augen verlieren, werden sie unmittelbar in den Tagesinformationen angezeigt. Per Klick rufen Sie die Liste der offenen Verkaufschancen auf. 28

28 Tagesinformationen Auch die allererste Verkaufschance wird hierüber angelegt! Für weitere Informationen lesen Sie das Kapitel Verkaufschancen. Anrufe Vorausgesetzt, Ihre Telefonanlage ist mit work4all verbunden, werden Ihnen hier die Telefonate angezeigt: klicken Sie auf die Pfeile, um die Liste der Telefonate einzusehen. Tagesinformationen konfigurieren In der linken unteren Ecke können die einzelnen Tagesinformationen ein- oder ausgeblendet werden. Adressleiste mit Tagesinformationen positionieren Diese Schaltflächen ermöglichen eine unterschiedliche Position der Adressleiste und somit auch der Tagesinformationen auf dem Schreibtisch und ordnen Ihren Bildschirm neu. Probieren Sie diese gern aus! 29

29 Drag&Drop An unterschiedlichsten Stellen von work4all lässt sich mit Hilfe der Maus eine Aktion durchführen, die man üblicherweise Drag&Drop nennt und die manchmal eine komplizierte Interaktion über verschiedene Masken auf eine einzige Aktion mit der Maus reduziert: Klicken Ziehen Loslassen. Neue Adressen erfassen per Drag&Drop Eines der nächsten gleichnamigen Infoblätter beschreibt diesen Vorgang ausführlich! Drag&Drop von Bildern in Kunden- oder Ansprechpartnermaske Möchten Sie in der Kunden- oder Ansprechpartnermaske ein Bild zuordnen, so ziehen Sie dieses einfach aus dem Windows Explorer heraus in die Registerkarte Bild. Dokumente aus dem Windows-Explorer oder vom Windows-Desktop zuordnen Sie haben die Möglichkeit, mit einer einfachen Maus-Aktion eine beliebige Datei einem Kunden, einem Lieferanten oder einem Projekt zuzuordnen. Dieser Import funktioniert in den folgenden Infofenstern: - Dokumente - Angebote - Briefe 30

30 Drag&Drop - Kunden-Bestellungen (Dokumentfenster) - s (beachten Sie die Besonderheiten) - Anhänge aus s in Dokumente Für den Import öffnen Sie in work4all zunächst die Adresse, der Sie die Datei zuordnen möchten. Wechseln Sie dann in den Windows-Explorer, und klicken Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Dokument. Halten Sie die Maustaste nun gedrückt, und ziehen Sie den Cursor auf das work4all-symbol in der Taskleiste am unteren Bildschirmrand. Die linke Maustaste bleibt während der ganzen Aktion gedrückt! work4all öffnet sich. Führen Sie den Cursor auf das entsprechende Infofenster, und lassen Sie erst jetzt die Maus los. Es öffnet sich eine Maske zum Zuordnen der Datei. An dieser Stelle können Sie noch Dinge ändern (Projekt, Kunde, Lieferant etc.). Als Bezeichnung für das neue Dokument wird der Dateiname (ohne Dateinamenserweiterung) vorgeschlagen. Bitte prüfen Sie, ob der vorgeschlagene Name aussagekräftig ist und ändern Sie ihn, wenn Sie es für nötig halten. Grundsätzliche Einstellungen für diesen Vorgang: In den Persönliche Einstellungen (Klick auf die Registerkarte Datei in der linken oberen Ecke) lassen sich zwei grundsätzliche Einstellungen für das beschriebene Drag-Drop-Verhalten treffen. Sie finden diese unter Start- und Schreibtischverhalten: Ziehen Sie eine Datei aus dem Explorer in ein Dokument-Fenster, öffnet sich normalerweise die Maske Dokument zuordnen. Ist die nebenstehende Option angeklickt, geschieht das Ganze auf direktem Weg und ohne Rückfrage. Die Zuordnung eines Dokuments kann wahlweise als Verlinkung (Datei bleibt am Ursprungsort) oder als Kopie (Datei wird nach work4all kopiert) geschehen. Dokumente aus work4all zum Windows-Explorer oder -Desktop ziehen Der Sinn dieses Vorgangs: Sie möchten das Dokument im Original wiederherstellen und brauchen es in der Windows-Welt als Excel-, Word- oder PDF-Datei. Ziehen Sie hierfür die Datei einfach aus dem jeweiligen Infofenster zum gewünschten Zielort in Ihrem Windows Explorer. 31

31 Drag&Drop Dateianhänge vom Windows-Desktop oder Explorer mit einer versenden Sie erstellen zunächst eine im entsprechenden Infofenster. Öffnen Sie dann den Windows Explorer und ziehen Sie das gewünschte Dokument in die , und zwar auf die Schaltfläche Datei anfügen. Fertig! Es gibt einen zweiten Weg, der ein wenig Zeit spart: Öffnen Sie zunächst den entsprechenden Kunden oder Lieferanten in work4all. Achten Sie darauf, dass das Infofenster eingeblendet ist. Wechseln Sie nun in den Windows Explorer. Ziehen Sie mit der Maus die Datei, die Sie als Anhang versenden möchten, auf das Infofenster . work4all versteht Ihr Vorhaben und öffnet eine leere mit der Datei im Anhang. Sie vervollständigen die mit dem Begleittext und versenden diese. Fertig! Natürlich funktioniert in der auch der umgekehrte Weg über die Schaltfläche Datei anfügen. Anschließend brauchen Sie die anzuhängende Datei nur noch auszuwählen. Drag & Drop von s von Outlook (oder ggf. einem anderen Client) Wenn Sie eine Datei aus Outlook per Drag & Drop in das Infofenster übertragen, wird diese dort als gespeichert. Nutzen Sie diese Funktion abends, um eingegangene s in work4all abzulegen. So ordnen Sie eine zu: Öffnen Sie work4all, und wechseln Sie dann zu Outlook. Markieren Sie eine oder mehrere (s) mit dem Cursor, und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die nun zum work4all-symbol in der Taskleiste am unteren Rand des Bildschirms, bis sich das Programmfenster öffnet. Nun lassen Sie die Maustaste auf dem Infofenster los. Lesen Sie dazu auch das Kapitel Ein- und ausgehende s! 32

32 Drag&Drop Dokumente per Drag&Drop einer anhängen Falls Sie ein bereits in work4all erstelltes Dokument (Brief, Angebot etc.) als Anhang einer versenden möchten, ziehen Sie dieses Dokument einfach auf das Infofenster hinein. Es öffnet sich eine neue mit dem gewünschten Dokument als Anhang. -Anhänge per Drag&Drop in das Infofenster Dokumente Öffnen Sie die , deren Anhang Sie als Dokument in work4all ablegen möchten. Ziehen Sie dann den Anhang einfach in das Infofenster Dokumente. Es öffnet sich die Maske zum Zuordnen von Dokumenten, in der Sie noch Änderungen vornehmen können. Beenden Sie den Vorgang mit Speichern und schließen. 33

33 Drag&Drop Drag&Drop einer aus Outlook ins Infofenster Dokumente Ziehen Sie eine aus Outlook ins Infofenster Dokumente. Es öffnet sich die Maske zur Dokumentzuordnung. Der Betreff der wird zum Betreff des Dokumentes. Es wird eine msg. Datei mit dem Inhalt der gesamten erstellt. Erstellen eines Tickets aus einer Beim Kopieren einer ins Infofenster Ticket, wird der Inhalt der in die Problembeschreibung des Tickets übernommen und im Anhang wird eine msg. Datei der zugefügt. Beim Ticketsystem handelt es sich um ein Zusatzmodul! 34

34 Neue Adresse anlegen Einen neuen Kunden oder Lieferanten anzulegen ist simpel. Beachten Sie dabei nur, dass Sie die Daten möglichst detailliert erfassen. Je detaillierter die Daten, desto besser deren automatisierte Verwendung in den darauf folgenden Arbeitsprozessen. Darüber hinaus sollte man sich zu gewissen unternehmensweit gültigen Formatierungen im Vorfeld Gedanken machen, so z. B. zu den Telefonnummern. Ansonsten würde jeder die Daten anders erfassen, und es entsteht eine gewisse Form von Wildwuchs. Das Anlegen von Lieferanten ist dem Anlegen von Kunden identisch. Wechseln Sie im Vorfeld bitte in die richtige Ebene, indem Sie auf die Registerkarte Kunden oder Lieferanten klicken. Die Adressleiste In der Adressleiste werden die Stammdaten zum Kunden oder Lieferanten angezeigt. Im oberen Bereich befindet sich die Adresse mit der Homepage, die auch von hier direkt aufgerufen werden kann. Darunter folgt dann die Liste der Ansprechpartner zu dieser Adresse. Klickt man auf eine dieser Personen, so aktualisieren sich die personenbezogenen Daten, z.b. die Telefonnummer. Ein erneuter Klick auf den Ansprechpartner zeigt wieder die allgemeinen Adressdaten des Unternehmens. Neue Adresse Eine neue Adresse legen Sie aus dem Schreibtisch oder aus der Kundenliste heraus an, indem Sie auf das Plus in der Symbolleiste klicken. Anschließend gelangen Sie in die Kunden-Maske, in der möglichst vollständige Daten ausgefüllt werden sollten! 35

35 Neue Adresse anlegen Adressdaten Benötigen Sie eine Adresse nicht mehr, können Sie diese mit der Ampel die sich über der Kundennummer befindet deaktivieren. Kennzeichnen Sie eine Adresse als Firmenadresse oder Privatadresse, ändern sich die Felder dem entsprechend. Handelt es sich bei der Adresse ausschließlich um eine Liefer- oder Rechnungsadresse machen Sie das entsprechende Häkchen. Die Adresse taucht dann weder in der Schnellsuche noch in der Kundenliste auf. Die Einstellung können Sie aber in den Suchoptionen wieder ändern. Ordnen Sie hier einen Kundenordner zu. Mit Klick auf Zuordnen öffnet sich der Windows-Explorer in dem Sie den Pfad auswählen können. Die Zuordnungsoption ist nur zu sehen, wenn Sie mit Projektverzeichnissen arbeiten. Beim Anlegen von Projekten mit Projektverzeichnissen können Sie alle Projekte diesem Kundenordner zuordnen. Für detaillierte Informationen lesen Sie das Kapitel Projektverzeichnisse im Projekt-Handbuch. Hier können Sie Kunden und Lieferanten miteinander verknüpfen. Mit Klick auf die Bezeichnung öffnet sich auf Kundenseite die Lieferantenliste und umgedreht. Die Adresse von der aus verknüpft wird, wird die Hauptadresse. Ändern Sie Adressdaten bei Hauptadresse wird die verknüpfte Adresse automatisch überschrieben. Die Adressdaten der verknüpften Adresse sind ausgegraut und können nicht geändert werden. Wurde dem Kunden ein Bild zugeordnet, wird es an dieser Stelle gezeigt. Anschrift Die Firmenbezeichnung kann unter Umständen mehrzeilig sein. So wie sie hier eingetragen wird, erscheint sie in Ihren Briefen. Setzen Sie daher ggf. Zeilenumbrüche an sinnvollen Stellen. Springen Sie mit der TAB-Taste von Zeile zu Zeile, oder klicken Sie einfach hinein. Straße, Land (mit Auswahlmöglichkeit), PLZ und Ort sprechen für sich. Die Kurzbezeichnung wird automatisch erstellt. Sie kann nachträglich geändert werden, um sie ggf. an Unternehmens-Standards anzupassen. Sie taucht in der Kundenliste auf und erleichtert die Schnellsuche. 36

36 Neue Adresse anlegen Innerhalb des Abschnitts Anschrift haben Sie die Möglichkeit weitere Felder einzublenden. Klicken Sie hierzu einfach auf die kleine Optionsbox unterhalb der Felder: Es öffnet sich eine Auswahlliste, aus der Sie noch eine Postfachadresse, eine Adresserweiterung oder eine individuelle Firmenanrede anlegen können. Die Kundenmaske ändert sich dann entsprechend. Die Firmenanrede ersetzt die Anrede Sehr geehrte Damen und Herren in der Korrespondenz, wenn kein Ansprechpartner zugeordnet ist. Hier ist es auch möglich, mehrzeilige Firmenanreden einzutragen. Vor Erfassen der Telefon- und Telefaxnummer sollten Sie sich intern Gedanken über die Schreibweise machen. Dies ist auch Gegenstand unserer Beratung und Schulung und wird über diese Schaltfläche (steht nur den als Administrator angemeldeten Benutzern zur Verfügung) standardisiert. Innerhalb des Abschnitts Kommunikation/Organisation wird die allgemeine -Adresse der Firma eingegeben. Tragen Sie zum Beispiel ein, wird beim Klick in das Feld Web die Internet-Adresse eingegeben. Die Automatik lässt sich über das Wort ein- und ausschalten. Unter der Voraussetzung, dass Sie eine Privatadresse anlegen, geben Sie hier eine personifizierte -Adresse ein. Die Kundennummer wird fortlaufend automatisch generiert. Eine Gruppe sollten Sie dem neuen Kunden oder Lieferanten unbedingt zuordnen, damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt entsprechend filtern können. Die Kundengruppe ist ein eindeutiges Merkmal Ihrer Geschäftsbeziehung zu einem Kunden, Interessenten oder Lieferanten (die Gruppen und Kategorien sollten im Rahmen der Einführung von work4all erarbeitet werden). Mit Klick auf das Wort Gruppe können Sie dieses Feld als Pflichtfeld markieren. Das Programm erinnert Sie an die Gruppenzuordnung, falls Sie keine vorgenommen haben und den Kunden schließen möchten. Weitere Merkmale werden über die sog. Kategorien zugeordnet. Automatische Direktwahl: Sie können einen Kunden direkt von hier aufrufen, wenn work4all an Ihre Telefonanlage angeschlossen wurde, ansonsten ist das Symbol deaktiviert. Hier kann die Adresse bestimmten Personenkreisen oder Teams, die vorher zu definieren sind, zugänglich gemacht oder aber auch vorenthalten werden. In den Eingabemasken Adresse und Ansprechpartner wird über dieses Feld angezeigt, wann und von wem zuletzt Änderungen an der Adresse oder am Ansprechpartner vorgenommen wurden. 37

37 Neue Adresse anlegen Dubletten Bei neuen Adressen überprüft work4all selbständig, ob Sie gerade eine Dublette einer bestehenden Adresse erfassen. Dies geschieht an zwei Stellen: - Beim Verlassen des Feldes Straße und - beim Verlassen des Feldes Ort. Eine Dubletten-Warnung geschieht in folgendem Fall: Die erfasste Adresse befindet sich postalisch im gleichen Gebäude, also unter der gleichen Hausnummer im gleichen Ort. Der folgende Dialog wird dann im linken Bildschirmbereich angezeigt: Durch Klick auf die einzelnen Einträge wird Ihnen im unteren Bereich eine Vorschau der möglichen Dublette gezeigt. Work4all kümmert sich dabei nicht um die Schreibweise des Firmennamens, sondern überprüft die postalische Identität. Unterschiedliche Firmen unter gleicher Adresse würden also als Dublette angenommen. Da aber oft gleiche Firmen von unterschiedlichen Personen sehr unterschiedlich erfasst werden, ist dies der richtige Weg, Dubletten sichtbar zu machen. Durch Klicken der Schaltfläche Ignorieren verschwindet die Dubletten- Vorschau ohne irgendeinen Effekt beim Speichern. Möchten Sie den Vorgang abbrechen, da es sich wirklich um eine Dublette handelt, so verlassen Sie die Maske über das X (Abbrechen) in der oberen rechten Ecke ohne zu speichern. Wenn Sie viele Adressen gleichzeitig auf Dubletten überprüfen möchten, lesen Sie bitte das Kapitel zum Dubletten-Assistent. Adressverknüpfung Zum Thema Adressverknüpfungen lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel. So stellt sich eine Adressverknüpfung in der Adressleiste dar! In diesem Beispiel sind mit der Firma Igenta vier Unternehmen verknüpft. Vor den Unternehmen steht jeweils die Art der Verknüpfung, d.h. um welche Verbindung es sich handelt. Bild anzeigen Wenn Sie eine digitale Bilddatei von Ihrem Kunden oder Lieferanten besitzen (z.b. ein Bild des Firmengebäudes oder das Firmen-Logo des Kunden), ordnen Sie es in der Registerkarte Bild zu: Nach Anklicken der markierten Zuordnen-Schaltfläche öffnet sich der allgemeine Windows-Dialog zum Öffnen einer Datei aus Ihren Verzeichnissen. Sobald Sie das gewünschte Bild zugeordnet haben, erscheint es in der Maske und auch im Register Bild auf dem Schreibtisch. Über die Schaltfläche Löschen ( ) entfernen Sie es wieder. 38

38 Neue Adresse anlegen Das Bild wird auch im Stammdatenbereich des Kunden angezeigt. Mit Klick auf das Wort Bild, öffnet sich die gleichnamige Registerkarte. Kategorien In work4all sammeln sich mit der Zeit tausende von Adressen an, die sie möglichst gezielt abrufen können sollten, z.b. um Marketingkampagnen durchzuführen oder bestimmte Adressgruppen individuell anzusprechen. Sie können Firmen von Ansprechpartnern und Privatpersonen unterscheiden, die Firmen einer Gruppe zuordnen und sowohl den Firmen als auch deren Ansprechpartnern weitere Merkmale geben. Diese Merkmale nennen wir Kategorien. Hierzu finden Sie auch ein separates Kapitel! Ober- und Unterkategorien werden insbesondere für eine gezielte Ansprache für Serienbriefe, Serien-E- Mails, Listendarstellungen, Exporte und Auswertungen verwendet. Das Organisieren und Anlegen von Oberkategorien und Kategorien ist Gegenstand unserer Beratung vor der Einführung von work4all in Ihrem Unternehmen und kein ganz leichtes Thema. Beispiele für Oberkategorien sind Branchen und Firmengröße: In der Oberkategorie Branchen hätten Sie dann z. B. die Kategorien Dienstleister, Großhandel und Fachhandel. In der Oberkategorie Firmengröße richten Sie z. B. die Kategorien 1-10, 11-20, und über 150 Mitarbeiter ein. Wie immer, werden die einem Kunden zugeordneten Kategorien und Oberkategorien auf dem Schreibtisch in der gleichnamigen Registerkarte angezeigt. Ausführliche Informationen finden Sie im Kapitel Kategorien. Individuelle Felder Die Registerkarte Individuell steht ausschließlich für Administratoren zur Verfügung. Hier können eigene Felder definiert werden. Die individuellen Felder, die Sie bei diesem Kunden anlegen, werden später auch bei jedem anderen Kunden zur Verfügung stehen. Die Felder für die Lieferanten werden jedoch gesondert in der Lieferantenmaske definiert. Lesen Sie die Details bitte im Kapitel Individuelle Felder im Administratorenhandbuch nach. Adressdaten ändern Um die Adressdaten eines Kunden oder Lieferanten am schnellsten zu ändern, führen Sie auf dem Schreibtisch einen Klick auf den Titel der Adressleiste (die Überschrift mit der Firmenbezeichnung) aus. Befinden Sie sich gerade in der Kunden- oder Lieferantenliste, klicken Sie doppelt auf die Adresse. Nehmen Sie Ihre Änderungen in den jeweiligen Registerkarten vor, und verlassen Sie die Maske mit Speichern und schließen, fertig! 39

39 Neue Adresse anlegen Kundenadresse sperren oder löschen Wenn Sie eine Adresse deaktivieren/sperren möchten (z.b. weil der Kunde nicht zahlt), öffnen Sie den Kunden wie gewohnt mit Doppelklick. Im linken oberen Bereich der Kundenmaske finden Sie die Ampel. Bei der Neuanlage ist diese Grün. Um den Kunden zu sperren klicken Sie einfach darauf und wählen Sperrung. In diesem Fall würde die Adresse ab sofort auf dem Schreibtisch mit dem Symbol Achtung versehen. Der Hinweis ist als Warnung zu verstehen, z. B. wenn ein weiterer Geschäftskontakt nicht mehr erwünscht ist. Wenn Sie möchten, dass die Adresse nach wie vor in der Datenbank verbleibt, jedoch als passiv oder inaktiv gekennzeichnet ist, wählen Sie den letzten Menüpunkt aus: Adresse ist erloschen oder soll nicht mehr kontaktiert werden. Soll die Adresse tatsächlich komplett aus dem Datenbestand gelöscht werden, wechseln Sie zunächst in die Kundenliste und klicken auf die Schaltfläche Löschen. Bitte berücksichtigen Sie dabei, dass Sie nicht nur die Stammdaten verlieren, sondern auch die zugeordneten Bewegungsdaten. Adressleiste in Kunden-/Lieferantenliste Die Adressleiste wird nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern auch in der Kunden- und Lieferantenliste angezeigt. Wenn sie dort nicht auf Anhieb sichtbar ist, werfen Sie bitte einen Blick auf den äußeren rechten Rand, und klicken Sie auf die gleichnamige vertikale Leiste. Mit einem Klick klappt die Adressleiste auf. 40

40 Neue Adresse über Drag&Drop Ein bekanntes Problem: Das Erfassen von neuen Adressen ist eigentlich eine lästige Arbeit und wird deshalb gerne delegiert oder sogar vielleicht nicht sorgfältig genug erledigt. Abhilfe versprechen technische Geräte wie Visitenkarten-Scanner oder Schnittstellen zu Adress-CDs und Ähnlichem. Wir haben eine weitere Lösung für Sie: Ziehen Sie die Adresse z.b. aus dem Impressum der Internet- Seite in die Kundenmaske! Beschreibung des Vorgangs Drag&Drop ist als Begriff aus Ihrer Windows-Arbeitswelt meistens bekannt. Sie verschieben damit zum Beispiel einen Textabschnitt innerhalb Microsoft Word an eine andere Stelle oder ein Bild aus dem Explorer in diese Word-Datei. work4all bietet ebenfalls unterschiedliche Varianten von Drag& Drop, z.b. innerhalb der Zuordnung von Dokumenten oder s. Zum Erfassen einer Adresse benötigen Sie diese Adresse in zusammenhängender Textform. Das finden Sie meist im Impressum der jeweiligen Internet-Seite des Kunden oder Interessenten. Schritt 1: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu beim Kunden oder Lieferanten. Die entsprechende Maske öffnet sich. Schritt 2: Wechseln Sie zum Impressum der Internetseite der Firma, die Sie anlegen möchten. Markieren Sie die Adresse, idealerweise beginnend mit dem Firmennamen. Schritt 3: Ziehen Sie den Textabschnitt hin zu work4all Falls Ihr Bildschirm groß genug ist und Sie beide Anwendungen sehen, ist dies einfach. Falls Sie work4all im Vollbildmodus gestartet haben, ziehen Sie den Mauszeiger auf unseren Eintrag in der Windows-Taskleiste. Halten Sie die Maustaste gedrückt work4all erscheint nun im Vordergrund und Sie können den Vorgang abschließen. Fertig! Die Felder innerhalb der Kundenmaske füllen sich automatisch. Je nach Formatierung der Ursprungsadresse kann es sein, dass hier manuell nachgebessert werden muss. 41

41 Neue Adresse über Drag&Drop Mögliche Einschränkungen und Ausblick Das Einfügen der Adresse hat einen verblüffenden Effekt aber leider ist das Verfahren nur unter Aufsicht sinnvoll. Die Varianten der Gestaltung des Impressums sind vielfältig und trotz des dahinter liegenden Regelwerks sind ggf. einige Dinge noch verbesserbar. Hier in einer groben Übersicht die aktuellen Regeln: Grundregel: - der Textabschnitt muss zeilenweise aufgebaut sein, es müssen also Zeilensprünge enthalten sein - Findet work4all Begriffe wie Tel., Fax. oder ähnliches, ist die Zuordnung eindeutig. - Findet work4all eine 4- oder 5-stellige Zahl, nimmt es an, dass dies die Postleitzahl ist und dahinter anschließend der Ort. - Begriffe wie str, aße, street, allee etc. werden als Hinweis auf die Straße interpretiert. - Die Umsatzsteuer-ID findet sich in Zeilen, in denen der Begriff Ust etc. zu finden ist. - Viele Zahlen (mehr als 5) werden als Hinweis auf die Telefonnummer gewertet, falls kein Begriff wie Tel. etc. zu finden ist. - Die Firmenbezeichnung ist meist am Anfang zu finden so geht work4all auch vor. - Die -Adresse wird anhand gefunden die Internetadresse generiert sich dann daraus. Erweiterte Funktionen für Institutionen Besonders im medizinischen Bereich sind Adressen manchmal recht komplex. Idealerweise behandeln Sie die Arztpraxis wie eine Institution (Also: Arztpraxis xy und den Arzt dann als Ansprechpartner). Sind die zu kopierenden Adressen so aufgebaut, dass die Anrede des Arztes in der ersten Zeile steht, setzt beim Drag-Drop eine gewisse Automatik ein: Aus: Herr Dr. med. XY Straße Ort Wird: Arztpraxis Dr. med. XY Straße Ort Dabei lässt sich die Bezeichnung unter Generellen Einstellungen einstellen: 42

42 Neuen Ansprechpartner anlegen Sie können in einem Kunden- oder Lieferanten-Datensatz beliebig viele Ansprechpartner anlegen. Diese Ansprechpartner werden in der Adressleiste aufgelistet. Je detaillierter Sie Daten zu einer Person erfassen, desto leichter fällt Ihnen die spätere automatisierte Verwendung von z.b. Telefonnummern, -Adresse, Geburtsdatum usw. Der Hauptansprechpartner des Unternehmens ist in der Adressleiste immer gelb hervorgehoben! Die Adressleiste In der Adressleiste werden die Stammdaten zum Kunden oder Lieferanten angezeigt. Im oberen Bereich befindet sich die Adresse mit der Homepage, die auch von hier direkt aufgerufen werden kann. Darunter folgt dann die Liste der Ansprechpartner zum geöffneten Kunden. Klickt man auf eine dieser Personen, aktualisieren sich die Daten, z.b. die Telefon-Durchwahl. Ein erneuter Klick auf dieselbe Person zeigt wiederum die allgemeinen Adressdaten des Unternehmens. Probieren Sie es einfach aus! Neuer Ansprechpartner Sie können neue Ansprechpartner ganz bequem auf dem Schreibtisch anlegen. Sie öffnen zunächst den gewünschten Kunden/ Lieferanten. Dann klicken Sie auf das Plus rechts neben der Ansprechpartner-Liste. Auch in der Kundenmaske unter der Registerkarte Ansprechpartner bietet sich die Möglichkeit, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken. 43

43 Neuen Ansprechpartner anlegen Und das gleiche Prozedere innerhalb der Kundenliste, ebenfalls über das Plus-Symbol neben der Ansprechpartnerliste in der Adressleiste. Sie gelangen anschließend in die gleiche Ansprechpartner-Maske, in der möglichst umfangreiche Adressdaten ausgefüllt werden sollten. Allgemeine dienstliche Daten Bitte beachten Sie, dass in die Felder der Registerkarte Allgemeines keine Privatnummern oder private -Adressen gehören! Kennzeichnen Sie eine Person als Haupt-Ansprechpartner, wird er zukünftig immer automatisch in Briefen und Aktivitäten berücksichtigt, sofern kein anderer Ansprechpartner ausgewählt ist. Ist gar kein Ansprechpartner ausgewählt oder erfasst, wird automatisch das Unternehmen angesprochen. Wenn der Ansprechpartner aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, wird er daraufhin in Listen durchgestrichen dargestellt, alle Zuordnungen von Bewegungsdaten bleiben jedoch erhalten. Abteilung oder Funktion wird im Briefkopf berücksichtigt, sofern aktiviert. Wählen Sie Keine Serien- s, wenn der Ansprechpartner keine Serien- s erhalten soll. Wählen Sie Keine Serienbriefe, wenn der Ansprechpartner keine Serienbriefe erhalten soll. Wurde dem Ansprechpartner ein Bild zugeordnet, wird es u.a. an dieser Stelle abgebildet. Private Ansprechpartner-Daten Falls bekannt, erfassen Sie in der Registerkarte Privates und Beziehungen die privaten Adressdaten oder die Adresse einer zugehörigen Filiale des Kunden, wo sich der Ansprechpartner befindet. Die folgenden Felder sprechen für sich und müssen nur ausgefüllt werden: 44

44 Neuen Ansprechpartner anlegen Notizen zum Ansprechpartner Wechseln Sie zunächst zur Registerkarte Notiz. Die hier eingetragenen Notizen zu einer Person erscheinen im Register Notiz der Adressleiste auf dem Schreibtisch, wenn Sie den jeweiligen Ansprechpartner dort anklicken. Klicken Sie hier auf das Wort Notiz doppelt, öffnet sich die entsprechende Registerkarte. Bild anzeigen Wenn Sie ein digitales Foto von Ihrem Ansprechpartner besitzen, ordnen Sie es in der Registerkarte Bild zu: Nach Anklicken des links markierten Symbols öffnet sich das allgemeine Windows-Fenster zum Öffnen einer Datei aus Ihren Verzeichnissen. Sobald Sie das gewünschte Bild zugeordnet haben, erscheint es in der Maske und auch im Register Bild auf dem Schreibtisch. Über die Schaltfläche Löschen in der Ansprechpartnermaske ( ) entfernen Sie es wieder. Auf Ihrem Schreibtisch sieht das Ganze dann so aus: Wenn Sie auf das Wort Bild doppelklicken, öffnet sich die Registerkarte Bild auf Kunden oder Ansprechpartnerebene. Kategorien für Ansprechpartner In work4all sammeln sich mit der Zeit tausende von Adressen an, die sie möglichst gezielt abrufen können sollten, z.b. um Marketingkampagnen durchzuführen oder bestimmte Adressgruppen individuell anzusprechen. Sie können Firmen von Ansprechpartnern und Privatpersonen unterscheiden, die Firmen einer Gruppe zuordnen und sowohl den Firmen als auch deren Ansprechpartnern weitere Merkmale geben. Diese Merkmale nennen wir Kategorien. Mehrere Kategorien können wiederum in einer Oberkategorie zusammengefasst werden. 45

45 Neuen Ansprechpartner anlegen Kategorien werden insbesondere für eine gezielte Ansprache für Serienbriefe, Serien- s, Listendarstellungen, Exporte und Auswertungen verwendet. Das Organisieren und Anlegen von Oberkategorien und Kategorien ist Gegenstand unserer Beratung vor der Einführung von work4all in Ihrem Unternehmen und kein ganz leichtes Thema. Eine Personenkategorie wäre z. B. die Kategorie Weihnachtsgeschenk, denn ein Weihnachtsgeschenk werden Sie immer an eine Person und nicht an eine Firma senden. Wie immer, werden die einer Person zugeordneten Kategorien und Oberkategorien auf dem Schreibtisch in der gleichnamigen Registerkarte angezeigt. Ausführliche Informationen finden Sie im Kapitel Kategorien und Oberkategorien! Ansprechpartnerdaten ändern Um die Daten eines Ansprechpartners zu ändern, führen Sie auf dem Schreibtisch einen Doppelklick auf den jeweiligen Ansprechpartner in der Adressleiste auf dem Schreibtisch aus. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor, und verlassen Sie die Maske mit Speichern und schließen, fertig! Ansprechpartner löschen Um einen Ansprechpartner zu deaktivieren, führen Sie bitte zuerst einen Doppelklick auf den jeweiligen Ansprechpartner in der Adressleiste auf dem Schreibtisch aus. Links in der Maske gibt es einen Schalter Ansprechpartner ist ausgeschieden. Nach Aktivieren würde die Person ab sofort durchgestrichen in den Listen auftauchen. Sollen die ausgeschiedenen Ansprechpartner Ihrer Kunden und Lieferanten gar nicht mehr angezeigt werden, - kehren Sie zurück zum Schreibtisch, - klicken mit der rechten Maustaste auf die Ansprechpartnerliste - und entfernen das Häkchen am dritten Menüeintrag. Der Ansprechpartner verschwindet aus der Liste, doch alle Daten und Aktivitäten von ihm bleiben erhalten. 46

46 Neuen Ansprechpartner anlegen Möchten Sie den Ansprechpartner mit allem drum und dran löschen: - Öffnen Sie die Liste der Ansprechpartner über die Kundenmaske, - markieren Sie dann den zu löschenden Ansprechpartner, - drücken Sie die Entf-Taste oder benutzen Sie das Löschen- Symbol. Achtung! Nicht nur der Ansprechpartner verschwindet aus der Liste, alle dazu gehörenden Daten, Aktivitäten usw. werden in diesem Moment der Firmenadresse wieder zugeordnet. Bitte berücksichtigen dies! Potenzialanalyse für Ansprechpartner Mit dem Anlegen eines Ansprechpartners können Sie auch gleich eine Art Potenzialanalyse für ihn vornehmen. Die Bedeutung dieser Analyse wird ausführlich im gleichnamigen Kapitel geschildert! Wählen Sie den Ansprechpartner dafür zunächst per Mausklick aus: Erst dann steht der Farbkreis zur Verfügung, über den die Potenzialanalyse vorgenommen wird. Lesen Sie mehr dazu im gleichnamigen Kapitel. Anzeige der Ansprechpartner auf dem Schreibtisch Weitere Optionen zur Anzeige der Ansprechpartner-Liste erhalten Sie per Rechtsklick auf das Ansprechpartner-Fenster. Über die letzte Option können Sie einen Ansprechpartner direkt aus dem Schreibtisch zu Ihrem Persönlichen Kontakt machen. Es erscheinen dann drei *** nach dem Ansprechpartner. Probieren Sie es einfach aus! 47

47 Neuen Ansprechpartner anlegen Ansprechpartner auf dem Schreibtisch ausblenden Wenn Sie der Auffassung sind, dass Sie die Ansprechpartner auf Anhieb nicht sichtbar benötigen, können Sie diese einfach ausblenden. Klicken Sie hierzu auf die Options-Schaltflächen am unteren linken Rand des Stammdatenfensters. Nun entfernen Sie aus dem sich ausklappenden Menü das Häkchen vor Ansprechpartner. Die Ansprechpartner werden nun auf Ihrem Schreibtisch nicht mehr angezeigt: 48

48 Kunden- und Lieferantenliste In den meisten Fällen finden Sie Ihre Daten über die Schnellsuche. Sollte dies jedoch einmal nicht der Fall sein, können Sie gern auch einen Blick in die jeweilige Adressliste suchen. Die Handhabung der Liste ist für Kunden und Lieferanten nahezu identisch. Aus diesem Grund gilt dieses Kapitel für beide Adresslisten. Kunden-/Lieferantenliste aufrufen Kundenliste aufrufen Lieferantenliste aufrufen In beiden Listen stehen die gleichen Funktionen zur Verfügung. Im linken Bereich lassen sich die Adressen nach Gruppen filtern. Standardmäßig steht die Auswahl auf Alle, was nicht bedeutet, dass tatsächlich alle Adressen angezeigt werden. Die tatsächliche Auswahl ist aus Geschwindigkeitsgründen standardmäßig eingeschränkt und wird am linken unteren Bildschirmrand angezeigt. Sie lässt sich jedoch individuell erweitern oder einschränken, und zwar in den Persönlichen Einstellungen im Feld Maximale Anzahl Datensätze: Funktionen zur Anzeige und zur Bearbeitung Die meisten der Symbole in der oberen Symbolleiste sprechen für sich. Bewegen Sie die Maus über die Symbole, erscheinen sog. Tooltipps mit Erläuterungen. Spaltenkonfiguration: Zum Ein- und Ausblenden von Spalten in der Liste. In der Ansprechpartnerliste ist diese Funktion derzeit noch nicht implementiert: Per Drag&Drop können Sie die Spalten verschieben, indem Sie diese mit der Maus am Spaltenkopf fassen und in die gewünschte Position bringen. Ansprechpartnerliste ein- oder ausblenden: Ist diese Funktion eingeschaltet, werden alle Ansprechpartner am unteren Bildschirmbereich zum Unternehmen angezeigt, das in 49

49 Kunden- und Lieferantenliste der Liste per Mausklick ausgewählt wurde. Diese Schaltflächen beziehen sich auf die Ansprechpartnerdaten: Neuer Ansprechpartner Öffnen eines Ansprechpartners Löschen eines Ansprechpartners Alle Bereiche können Sie nach Belieben vergrößern und verkleinern, indem Sie mit der Maus an der horizontalen und vertikalen Leiste ziehen. Auf der linken Seite können Sie über die einzelnen Gruppen filtern. Gruppenpflege Wie in jedem Kundenregister steht am linken Rand eine alphabetische Anzeige zur Verfügung. Bei Klick auf einen Buchstaben wird die Liste dementsprechend sortiert. Bei erneutem Klick wird die Sortierung wieder auf Alle gesetzt. Grundsätzlich steht aber in den Listen auch die Schnellsuche oben rechts zur Verfügung: Die Adressleiste befindet sich standardmäßig zugeklappt am rechten Bildschirmrand. Mit einem Klick lässt sie sich öffnen. Durch Anklicken des Doppelpfeils lässt sie sich wieder schließen. Auswahl des Kunden oder Lieferanten auf den Schreibtisch. Einen Kontakt können Sie direkt von hier anwählen, wenn work4all an Ihre Telefonanlage angeschlossen wurde. Auch aus der Kundenliste können neue Kunden und Ansprechpartner angelegt werden. 50

50 Kunden- und Lieferantenliste Öffnen der Kunden-/Lieferantendaten Löschen von Kunden/Lieferanten Homepage des Kunden oder Lieferanten aufrufen In der Kundenmaske gibt es die Möglichkeit, eine Adresse still zu legen, die nicht mehr verwendet werden soll. In der Kundenliste können Sie diese auf Wunsch anzeigen. Kontakte, die Sie in Microsoft Outlook oder Tobit David hinterlegt haben, werden hierüber abgeglichen. Anzeige der Adresse in Google Maps. Export nach Microsoft Excel. Standard-Listen und -Auswertungen stehen immer unter der Registerkarte Datei oben links zur Verfügung. Lassen Sie sich von uns beraten, um Ihren Bedarf an dieser Stelle abzubilden: Spalten verschieben Standardmäßig steht die Firmenbezeichnung an erster Stelle. Benötigen Sie z.b. die PLZ oder Ansprechpartner an erster Stelle, ziehen Sie den Spaltenkopf mit der Maus einfach nach vorne. 51

51 Kunden- und Lieferantenliste Registerkarte Kategorie Unter der Registerkarte Kategorien können Sie Ihre Kunden- bzw. Lieferanten nach Kategorien filtern und Zuordnungen entfernen. Mit Klick auf eine Kategorie, wird Ihre Liste automatisch nach dieser gefiltert. Das Anlegen von Oberkategorien und Kategorien funktioniert über die Gruppenstruktur im linken Bereich. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel Kategorien und Oberkategorien. Registerkarte Zusatzfunktionen Diese Zusatzfunktionen sprechen für sich. Nur eine bedarf einer näheren Erläuterung, und zwar das Zusammenfügen von Dubletten. Hierfür müssen mindestens zwei gleiche Adressen in der Liste markiert sein. Die Markierung nehmen Sie vor, indem Sie die doppelten Adressen mit der rechten Maustaste markieren. Anschließend klicken Sie auf Dubletten zusammenfügen. Es dauert einen Moment, und es erscheint eine Einstellungsmöglichkeit zum Festlegen derjenigen Adresse, zu der die Daten der Dublette hinzugefügt werden sollen. Nach dem Bestätigen dauert es einen Moment, und die Adressen wurden zusammengeführt. Wenn Sie all Ihre Adressen auf Dubletten überprüfen lassen möchten, lesen Sie bitte das separate Kapitel Dubletten-Assistent. 52

52 Kunden- und Lieferantengruppen In diesem Kapitel gehen wir auf das Anlegen der Gruppenstruktur ein. Das Anlegen von Gruppen ist auch für andere Stammdatenklassen (Artikel, Verkaufschancen etc.) identisch. Aufruf der Gruppenpflege In jeder Stammdatenliste (hier: Kunden- oder Lieferantenliste) finden über der Gruppenstruktur folgende Schaltfläche: Es öffnet sich die Maske zur Gruppenpflege: Die einzelnen Funktionen: Neue Gruppe anlegen. Bitte vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen. Über die Tastenkombination Strg+N erstellen Sie ebenfalls eine neue Gruppe. Umbenennen einer bestehenden Gruppe. Drücken Sie auch F2 um eine bestehende Gruppe zu ändern. 53

53 Kunden- und Lieferantengruppen Löschen einer Gruppe Standardgruppe festlegen, die automatisch vergeben wird, sobald Sie eine neue Adresse anlegen. Sie kann in der Kundenmaske auch nachträglich geändert werden. Mit Hilfe dieser Schaltfläche verändern Sie die Positionierung der Gruppe innerhalb der Gruppenhierarchie. Alternativ zu dieser Schaltfläche können Sie eine Gruppe auch mit der Maus innerhalb der Gruppenhierarchie verschieben. Wenn Sie eine Gruppe markiert haben, können Sie über Strg+Pfeiltasten die Hierarchieebenen ebenfalls anpassen. Markieren Sie eine Gruppen und klicken anschließend auf diese Schaltfläche, können Sie eine kurze Erläuterung zu dieser Gruppe hinzufügen. Hinweise Resultierend aus den zahlreichen Erfahrungen der work4all Anwender in den letzten Jahren haben wir folgende Tipps zur Strukturierung von Gruppen gesammelt: Keine zu tiefe Verschachtelung! Alphabetisch sortieren Nicht mehr Gruppen als Gruppenmitglieder Eine einzelne Untergruppe ist sinnlos! Keine Zuordnung auf Mittelebenen zulassen Wenn Sie mehr als zwei Unterebenen definiert haben, wird die Struktur schnell unübersichtlich. Legen Sie eine flache, transparente Hierarchie an. In längeren Auflistungen hilft es sehr, wenn die Gruppen alphabetisch sortiert sind. Faustregel: Ist die Liste länger als der Bildschirm (ca. 30 Einträge), macht eine neue Gruppe frühestens einen Sinn. Falls es zu einer Gruppe nicht mehr als eine Untergruppe gibt, benennen Sie besser die Obergruppe, um und ordnen die Mitglieder dort zu. Falls es Untergruppen gibt, sollte der Anwender auf den Zwischenebenen keine Zuordnung machen. Beispiel: Obergruppe Branche mit Untergruppen Medizintechnik, Systemhaus etc. Der Anwender sollte in dem Fall keine Zuordnung zum Wort Branche machen, da dies zu unkonkret wäre. Fehlt die gewünschte Branche, legt man sie an oder bietet von Anfang an eine Ersatzgruppe Sonstige Branchen. 54

54 Standardgruppe Dieses Kapitel befasst sich mit einem "kleinen aber feinem" organisatorischen Thema: den Standardgruppen. Das Problem: die Anwender legen Adressen an (bei Kunden oder Lieferanten) und sollen die primäre Gruppeninformation pflegen. Aber vielleicht tun sie dies in der Hitze des Gefechts nicht ("Ich hatte keine Zeit...") oder sie wissen gar nicht, welcher Gruppe eine neue Adresse zugeordnet werden soll. Hier helfen Standard-Gruppen. Standardgruppen einrichten Als Administrator richten Sie Gruppen für Kunden, Lieferanten, Projekte etc. ein. Dabei lässt sich sehr einfach für jede dieser Stammdatenformen eine Standardgruppe einrichten. Klicken sie auf folgendes Symbol in der Gruppenpflege-Maske: Im Bereich der Gruppen wird nun die aktuell markierte Gruppe farbig (gelb) dargestellt. Beim Anlegen einer neuen Adresse ist diese Gruppe nun automatisch voreingestellt. Der organisatorische Effekt - In manchen Firmen gilt die Maxime: "Jede neu angelegte Adresse wird vom Marketing auf Gültigkeit, Kategorien etc. überprüft." Das klappt nun sehr einfach - alle neuen Adressen sind in der Sammelgruppe - auch wenn man sich als Anwender nicht drum kümmert. - Natürlich sollten Sie den Anwendern erlauben, eine entsprechende Zielgruppe auszuwählen, wenn man sich für die Einordnung sicher ist. - Dies gilt nicht, wenn das Marketing, der Vertrieb oder wer auch immer genau die Information über die neu angelegten Adressen, Projekte usw. benötigt. In diesem Fall müssen Sie den Anwendern dies sagen ("Die Adressen bleiben solange in der Standardgruppe, bis das Marketing sie gesichtet und qualifiziert hat.") In diesem Zusammenhang sei auch erwähnt, dass work4all auch Pflicht-Gruppen kennt allerdings hat dies einen anderen Ablauf zur Folge und sehr schnell werden Adressen dann falsch oder in einer Gruppe Sonstiges zugeordnet. Die Standard-Gruppe ist daher der von uns empfohlene, bessere Weg. 55

55 Merkzettel zu Kunden, Lieferanten oder Projekten Sie kennen die kleinen gelben Zettelchen, die vielerorts auf Schreibtischen, Tastaturen oder Telefonen kleben, mit denen Kollegen eine wichtige Nachricht oder Information hinterlassen haben? Diese wurden jetzt sozusagen virtuell auf dem work4all Schreibtisch eingeführt. Zum einen als weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro, zum anderen als Ersatz für die Katze, die unsere langjährigen work4all Anwender noch aus Version 9.0 kennen und die dazu diente, unmittelbar nach Aufrufen eines Kunden, Lieferanten oder Projekts eine wichtige Information einzublenden. Die Katze hat also ausgedient! Stattdessen gibt es gelbe Merkzettel. Eine andere Verwendung der Merkzettel finden Sie auf dem Schwarzen Brett, auf der Ebene Firma. Hier sehen Sie Mitteilungen an Kollegen, die öffentlich zur Verfügung stehen. Merkzettel zu Kunden, Lieferanten oder Projekten Die Schaltfläche zum Erstellen eines Merkzettels befindet sich auf allen drei Ebenen in der Symbolleiste des Schreibtischs. Nach dem Anklicken öffnet sich ein Merkzettel zum Eintragen eines wichtigen Hinweises für Ihre Kollegen zu einem Kunden, Lieferanten oder Projekt. Sobald dieser Kunde oder Lieferant geöffnet wird, legt sich der Merkzettel in den Vordergrund. Die Merkzettel sind auf dieser Ebene immer gelb! Tippen Sie den Hinweis einfach hinein, und speichern Sie ab! Speichern-Symbol auf dem Merkzettel. So wird der Hinweis an den Kunden oder Lieferanten fixiert. Unmittelbar nach dem Speichern verschwindet das Diskettensymbol. Das Merkzettel-Symbol in der Symbolleiste wird ebenfalls deaktiviert. Sie haben nun einen Merkzettel erstellt. Weitere sind bei dieser Adresse nicht möglich. Sollten Sie nun noch eine Änderung am Hinweis erforderlich sein, führen Sie einen Doppelklick auf den Text aus. Anschließend befinden Sie sich wieder im Editiermodus, der Text kann nach Belieben modifiziert werden. Löschen Sie über diese Schaltfläche den Merkzettel wieder. Fühlen Sie sich durch den Merkzettel bei der weiteren Arbeit auf dem Schreibtisch gestört, schließen Sie das Fensterchen einfach über das X rechts oben. Erst beim NÄCHSTEN Aufruf dieses Kunden, Lieferanten oder Projekts (bzw. per Mausklick auf das Aktualisieren-Symbol) taucht der Merkzettel mit dem Hinweis wieder auf! 56

56 Adressverknüpfung Sie können sich Beziehungen zwischen Firmen grafisch darstellen lassen und mit einem Mausklick zur verknüpften Adresse hin und zurück wechseln. Verknüpfungen sind sowohl zwischen Kunden oder Kunden und Lieferanten möglich. So können Sie auf den ersten Blick erkennen, welche Firmen in welcher Form in Beziehung zueinander stehen. Diese sog. Verknüpfungsarten der Firmen untereinander können von Ihnen selbst definiert werden z.b. Tochterunternehmen, Vertriebspartner, Empfehlung Definition der Verknüpfungsarten Um mit der Adressverknüpfung arbeiten zu können, müssen zunächst einmal die für Ihr Unternehmen sinnvollen Verknüpfungsarten definiert werden. Hierzu wählen Sie auf dem Schreibtisch in der Registerkarte Datei die Generellen Einstellungen. Im linken unteren Navigationsbereich schalten Sie auf Tabellen um und wählen unterhalb Themen und Korrespondenz die Adressverknüpfungsarten. Es erscheint im rechten Bereich ein leeres Feld, in das Sie Zeile für Zeile Ihre individuellen Adressverknüpfungsarten eintragen können. Mögliche Beispiele: - Dienstleister von/ für - Mutter-/ Tochterfirma - Empfohlen von - Vertriebspartner von - Wird betreut von - Ist Geschäftspartner von - Mitbewerber Tipp: Legen Sie sich auch immer eine Verknüpfungsart (Ohne) an, damit Sie die zugeteilte rückgängig machen können oder einfach klar ist, dass Sie nicht zuordnen möchten. 57

57 Adressverknüpfung Anlegen einer Adressverknüpfung Nun können Sie verschiedene Adressen miteinander verknüpfen. Wählen Sie zunächst den Kunden aus, dem Sie die Verknüpfung zuordnen möchten. In diesem Beispiel sind mit der Firma poin.t GmbH drei Unternehmen verknüpft. Vor den verknüpften Unternehmen steht jeweils die Art der Verknüpfung, d.h. um welche Form der Verbindung zwischen den Firmen es sich handelt. Zum Einfügen einer neuen Adressverknüpfung, d.h. zum Verbinden einer Adresse mit einer anderen, klicken Sie auf das abgebildete Plus-Symbol: - Sie treffen die Auswahl zwischen Kunde und Lieferant, - gelangen dann in die jeweilige Liste, - suchen dort die richtige Adresse, - führen einen Doppelklick darauf aus, - und die verknüpfte Adresse wird hinzugefügt. Die Verknüpfungsart ordnen Sie auch noch beim verknüpften Unternehmen zu. Auswählen einer Adressverknüpfungsart Nun müssen Sie lediglich die Adressverknüpfungsart auswählen, die in den Generellen Einstellungen vordefiniert wurde. Klicken Sie dazu bitte auf die drei Pünktchen vor die Adressverknüpfung, und sofort öffnet sich die Liste mit den Einträgen, aus der Sie auswählen können. Tipp: Legen Sie sich auch immer eine Verknüpfungsart (Ohne) an, damit Sie die zugeteilte rückgängig machen können oder einfach klar ist, dass Sie nicht zuordnen möchten. Zu einer verknüpften Adresse wechseln Nun können Sie mit der Adressverknüpfung arbeiten. Mit einem Mausklick auf einen verknüpften Kunden oder Lieferanten wechseln Sie zu dieser Adresse. Von dort aus können Sie mit einem erneuten Klick auf die Ursprungsadresse, die jetzt als Verknüpfung angezeigt wird, ganz einfach wieder zurück. Löschen einer Adressverknüpfung Natürlich können Sie Adressverknüpfungen auch wieder löschen: Klicken Sie hierzu einfach im Stammdatenfenster auf die Verknüpfungsart der Verknüpfung, die Sie löschen möchten und wählen aus dem Menü den Befehl Verknüpfung löschen. 58

58 Synchronisation von Adressdaten Dieses Kapitel zur Synchronisation baut auf dem Infoblatt zum Import von Adressdaten auf. Anders als beim Import, werden jedoch in diesem Fall die Daten synchronisiert und nicht nur importiert. Wir haben die beiden Funktionen im Programm aus mehreren Gründen getrennt und auch mit separaten Rechten versehen: - Eine ständige Synchronisation von Adressdaten kann erfahrungsgemäß organisatorisch tödlich sein: Ihre führende Datenbank ist in Gefahr! - Ihr Outlook steht ggf. im Synchronisations-Kontakt zu Ihrem mobilen Endgerät. Wenn Sie darauf nicht vorsichtig agieren, bevölkern Susi, Petra und Ihr Tennisclub Ihre Firmendatenbank! Rumpfadressen (nur die -Adresse) gehören auch zu diesem Gefahrenpotenzial. Organisieren Sie deshalb Ihre Synchronisation! Schreiben Sie die Daten nur einmalig in work4all, exportieren Sie danach nur noch. Unser Synchronisations-Assistent unterstützt Sie! Start des Synchronisations-Assistenten Sie finden den Synchronisations-Assistent auf dem Schreibtisch unter Extras > Persönliches >Adressen synchronisieren. Die einzelnen Schritte Wählen Sie zunächst Microsoft Office Outlook oder Davidzehn als Synchronisations-Partner aus: Dann treffen Sie folgende Auswahl: 59

59 Synchronisation von Adressdaten Nun erscheinen die einzelnen Kunden- oder Lieferantengruppen, die synchronisiert werden sollen: work4all liest nun Ihre persönlichen und allgemeinen Adressordnernamen. Diese erscheinen im oberen Teil der Maske, Sie lassen sich einzeln anwählen. Jeder Ordner zeigt an, um wie viele Adressen es sich handelt. Optional können Sie definieren, ob Ihre Kategorien aus Outlook/Davidzehn auch in work4all als Kategorien übernommen werden sollen. Fertig! Das war es dann auch schon! Sie können ggf. noch einmal zurück zu den gewählten Einstellungen, oder Sie starten die Aktion. Bemerkungen zum Import Adressqualität Im Laufe der Jahre hat unser Unternehmen viele Adressübernahmen durchgeführt. Die Qualität der übernommenen Adressen war dabei oft so, dass die Anwender sich entschlossen, die Daten manuell zu überarbeiten. Dies lag z.b. an Feldern, die in der Vergangenheit nicht ernst genommen und dadurch nicht richtig gepflegt wurden oder an fehlenden Absprachen (z.b. unterschiedliche Formatierung von Telefonnummern). Diese Probleme können auch bei Ihnen auftreten. Hier unsere Empfehlungen: Beachten Sie die Anzahl der Adressen: wenige hundert Adressen können in wenigen Tagen komplett neu erfasst werden. Bei dieser Gelegenheit kann man Karteileichen ebenfalls aussortieren. Haben Sie viele Datensätze, kann man die Überarbeitung entweder automatisieren oder nach und nach durchführen. Unsere Gruppensystematik hilft dabei: bringen sie die Datensätze zunächst in eine Temporärgruppe und jedes Mal, wenn eine Adresse angefasst wird, wird sie auch validiert. Anschließend verschiebt man sie in die Zielgruppe. Ist die Temporärgruppe leer, wurden alle Adressen überarbeitet. Manche Dinge erledigt unser Import-Assistent automatisch (z.b. die Unterscheidung männlich/weiblich), manche Dinge aber auch nicht. Falls Sie eine Logik sehen ( man müsste nur ersetzen durch ), sprechen Sie uns bitte an. 60

60 Synchronisation von Adressdaten Automatismen Unser Import-Assistent macht einige Dinge automatisch: Er versucht anhand unserer Vornamenstabelle herauszufinden, ob es sich um Mann oder Frau handelt. Fehlt die Anrede, wird entsprechend zugeordnet. Er kontrolliert die Datensätze auf Dubletten so gut es geht. Er führt Firmen zusammen. Hierzu ein Beispiel: Haben Sie die Firma A zweimal in Ihrer Importdatei, wird dies zunächst als Dublette gewertet. Findet sich jedoch ein anderer Kontakt (= Ansprechpartner), wird dieser der bereits vorhandenen Firma zugeordnet. Private Kontakte Privatpersonen Gruppen Kategorien Als privat markierte Kontakte werden nicht importiert. Grundsätzlich unterscheidet work4all zwischen Firmenadressen und Privatadressen. Firmenadressen haben mehrere Ansprechpartner, Privatadressen nicht. Diese Unterscheidung versucht unser Assistent beim Import zu berücksichtigen. Für jeden Adressordner legt work4all eine Kunden-/Lieferantengruppe an. Kategorien werden gleichnamig angelegt, sofern nicht vorhanden. Sie lassen sich im Nachhinein umbenennen oder mit anderen Kategorien zusammenlegen. 61

61 Automatische Nummernvergabe bei Adressen Bzgl. der automatischen Nummernvergabe bei Adressen gibt es verschiedene Einstellmöglichkeiten. Einstellmöglichkeiten Innerhalb der Kunden-/Lieferantenmaske können Administratoren nun auf die Beschriftung Nummer klicken um die automatische Nummernvergabe ein-/oder abzustellen. Jetzt eine neue Nummer vergeben Mit dieser Funktion vergeben Sie jetzt sofort eine neue Nummer für diese Adresse aufgrund der Einstellungen Ihres Kunden- oder Lieferanten-Nummernkreises. Dies ist die einzige Funktion die durch den Benutzer ausgewählt werden kann, der Rest ist nur für den Administrator einstellbar. Nummer direkt bei Neuanlage vergeben Nummer ab Angebot vergeben Nummer ab Auftrag vergeben Nummer ab Lieferschein vergeben Nummer ab Rechnung vergeben Nummer ab Bestellung vergeben Setzen Sie hier ein Häkchen damit jede neue Adresse direkt eine Nummer bekommt. Hier legen Sie mit Ihrem Häkchen fest, ab welcher Auftragsform die Nummer automatisch vergeben werden soll. Es ist jeweils nur ein Häkchen möglich, es gilt immer für alle folgenden Auftragsformen. Beispiel: Wenn Sie das Häkchen bei Nummer ab Auftrag vergeben setzen, wird beim Angebot keine Nummer vergeben. Bei Aufträgen und den beiden Auftragsformen Lieferschein und Bestellung jedoch schon. 62

62 Anreden kontrollieren und pflegen Herr, Frau, Dr., Lieber das Thema Anreden wird Sie in work4all vermutlich zu Beginn Ihrer Arbeit einige Male beschäftigen. Besonders dann, wenn Sie Ihre Kontaktdaten aus einem anderen System oder aus Excel-Tabellen importieren. Hierzu ein praktisches Beispiel, das die Problematik erläutert: In Outlook lassen sich Kontakte OHNE Anrede erfassen. Was letztendlich auch nicht weiter auffällt, da man Outlook ja selten mit Word zum Briefeschreiben verknüpft. Nach einem Import in work4all jedoch fehlt Ihnen die Anrede es erscheinen (je nach Versionsstand) drei???. Nun steht jedoch eine Hilfsroutine zur Verfügung, die Ihre Kontakte kontrolliert (auch in der täglichen Arbeit kann eine falsche Zuordnung zu einer Anrede passieren) oder korrigiert. Generelle Einstellungen Innerhalb der Generellen Einstellungen finden Sie die Tabelle mit den Anreden, deren Logik an anderer Stelle erklärt wird. Hier ist eine Schaltfläche im oberen Teil hinzugekommen: Den ersten Schritt des Vorgangs können Sie ohne Angst durchführen, es wird lediglich kontrolliert. Die nachfolgende Textdatei erscheint: Aufgrund einer (internen) weiblichen Vornamensdatenbank werden alle Adressen kontrolliert und analysiert, die Überprüfung kann etwas dauern Ist die Kombination falsch, erscheint jeweils eine Meldungszeile. Beim späteren tatsächlichen Korrekturvorgang würde die Anrede durch die Standardanrede für Frauen ausgetauscht. Die etwas gefährlichere Schaltfläche zur Korrektur erscheint erst nach der Korrekturansicht. Sie können also alles noch abbrechen, wenn Sie fehlerhafte Korrekturvorschläge sehen. Natürlich kann man die Liste auch ausdrucken und die Korrektur manuell vornehmen. Voraussetzungen Bitte setzen Sie bei allen Anreden das Häkchen für weiblich oder männlich, bevor Sie beginnen. Sichern Sie unbedingt Ihre Daten vor dem Korrekturgang! 63

63 Mehrsprachigkeit (Zusatzmodul) Wer dieses Modul erworben hat, kann innerhalb von work4all aktuell auf Englisch oder Französisch umschalten. Im Hintergrund befindet sich ein Wörterbuch, das entsprechend der Entwicklung in regelmäßigen Abständen weiter übersetzt wird. Sollten Sie weitere Sprache benötigen, so reicht das Übersetzen und Austauschen dieses Wörterbuchs in die jeweilige Sprache. Das heißt konkret: work4all läuft innerhalb weniger Wochen auch in Italienisch, Niederländisch, Spanisch oder Polnisch, wenn Sie es bei uns in Auftrag geben oder aber selbst übersetzen möchten. Letzteres erfolgt jedoch nur nach gemeinsamer Absprache und Vorgehensweise! Sprache in work4all umstellen Zum Umstellen reicht ein Mausklick auf die jeweilige Sprache im Menü des Programms ganz rechts oben. Anschließend ist ein Neustart erforderlich. Das Zurückstellen funktioniert genauso! work4all übersetzen in eine andere Sprache Für die eigene Übersetzung in eine bisher noch nicht verfügbare Sprache kann das jeweilige Dictionary übersetzt, Programm-Schaltflächen und Felder ggf. entsprechend von uns angepasst werden. Anschließend muss das Dictionary natürlich auch auf einem mit der Entwicklung fortschreitenden aktuellen Stand gehalten werden. Falls Sie eine weitere Sprache benötigen, sprechen Sie uns bitte an! 64

64 Alternative Anreden Die Anreden Ihrer Ansprechpartner (bei Kunden und Lieferanten) pflegen Sie innerhalb Ihrer Firma eigentlich einheitlich: jeder duzt einen Kontakt oder siezt ihn. Das ist dann etwas unglücklich, wenn dies eigentlich so nicht ist. In diesem Fall muss ein Teil Ihrer Mitarbeiter einzelne s oder Briefe manuell ändern (die Anrede). Die Alternativen Anreden werden in Briefen und Serienbriefen berücksichtigt. Ausgangslage und Voraussetzungen Die nachfolgende Lösung funktioniert nur unter folgenden Voraussetzungen: - Es sind ausschließlich deutsche Anreden betroffen (Liebe und Lieber). Dies ist jedoch normalerweise kein Problem, da sich das Ursprungsproblem ja zum Beispiel bei englischen Anreden nicht stellt (You gilt für Du und Sie). - Es gibt lediglich Übersetzungen für persönliche Anreden hin zu formellen. Der umgekehrte Weg ist nicht möglich. Damit nicht jeder Mitarbeiter all seine Ansprechpartner einzeln anklicken muss, handelt es sich hierbei um ein Standardverfahren für zwei Gruppen: die Standarduser und die alternativen User. Die Standarduser müssen in jedem Fall die mit den persönlichen Anreden sein! Ein Beispiel hierzu: Der Chef duzt, die Mitarbeiter siezen diese Ansprechpartner. Vorgehensweise Bitte ordnen Sie zunächst bei den betroffenen Anreden die förmliche Anrede zu. Dies tun Sie unter [Generelle Einstellungen] [Anreden]: Es lassen sich nur solche Zeilen ändern, die in der Spalte Name kein Häkchen haben, also den Vornamen benutzen. Anschließend wechseln Sie in die Mitarbeitermaske und setzen bei den Mitarbeitern ein Häkchen unter Alternative Anrede, die die personelle Anrede nicht nutzen sollen: 65

65 Alternative Anreden Konsequenzen Das war s. Das tut work4all nun: - Sind Sie ein alternativer Mitarbeiter, wird ein Ansprechpartner des Chefs von Ihnen nicht mehr automatisch geduzt. Weder im Brief, noch in der , noch im Serienbrief. - Sind Sie der Chef, läuft alles wie bisher: im Brief, in der und im Serienbrief. - Legen Sie einen neuen Ansprechpartner an, sollten Sie die Anrede aus der Sicht des Chefs anlegen, also ggf. mit dem persönliche Liebe/Lieber. Beim Import von Adressdaten sollten Sie ein wenig aufpassen, da die Ergebnisse ggf. etwas schwer zu verstehen sind. Importieren Sie am besten grundsätzlich als Nicht-Alternativer. 66

66 67 2. CRM AKTIVITÄTEN

67 Aktivitäten-Liste Unter Aktivitäten verstehen wir die eher kurzlebigen Bewegungsdaten, die Sie mit der Zeit in work4all anlegen, wie Telefonate, Protokolle, s, Briefe usw., alles was quasi eine sinnvolle CRM ausmacht. Nach kurzer Zeit hat sich hier Einiges an Informationen angesammelt, die Sie bei Bedarf nun möglichst schnell auch wieder finden möchten. Die Schnellsuche mit den Optionen, die ein schnelles Auffinden ermöglichen sollen, kennen Sie ja bereits. Darüber hinaus bewegen Sie die Maus über die Einträge der Infofenster, um Kurzinfos dazu anzuzeigen. Außerdem stehen die Auswahllisten zum Selektieren zur Verfügung. Die Handhabung dieser Listen ist bei allen Aktivitäten gleich, egal ob es sich um Telefonate, Briefe oder Besuchsberichte etc. handelt. Aus diesem Grund gilt dieses Kapitel für alle Aktivitäten-Listen gleichermaßen. Ein Liste aufrufen Ist die Liste der Telefonate, Protokolle, Briefe oder Ähnliches zu lang geworden, sehen Sie nur noch die neuesten Einträge im Infofenster. Für eine vollständige Anzeige öffnen Sie die jeweilige Liste, indem Sie im Infofenster, z.b. im Infofenster Termine auf die Überschrift klicken. Es öffnet sich die dazu gehörende Liste, die (fast) immer gleich aussieht: Funktionen in der Symbolleiste Die meisten der Symbole sprechen für sich. Bewegen Sie die Maus über die Schaltflächen, so erscheinen sog. Tooltipps mit Erläuterungen. 68

68 Aktivitäten-Liste Klicken Sie einen Eintrag in der Liste an, werden im unteren Bereich die dazu gehörenden Informationen angezeigt, aber nur wenn wir hier in der Darstellung die Vorschau aktiviert wurde. Alle Bereiche können Sie nach Belieben vergrößern und verkleinern, indem Sie mit der Maus an der horizontalen oder vertikalen Leiste ziehen. Auf der linken Seite können Sie die Anzeige der Daten für Alle Mitarbeiter oder nur bestimmte, z.b. Sie selbst festlegen, indem Sie auf den oder die jeweiligen Namen klicken. Vermissen Sie einen Namen in der Liste, schreiben Sie ihn ins Suchfeld und klicken auf die Lupe. Oder aber Sie klicken von vornherein auf die Lupe, und anschließend auf Alle Mitarbeiter anzeigen. Mit der Excel-Schaltfläche exportieren Sie die Daten der Liste nach Excel. Automatisches Wählen: Einen Kontakt können Sie direkt von hier anwählen, wenn work4all an Ihre Telefonanlage angeschlossen wurde. Mittels der Schaltfläche Vorschau öffnet sich im unteren Bereich der Liste die Vorschau, die Ihnen einen Einblick in den Brief, das Telefonat, etc. gibt. Beim erneuten Klick verschwindet diese wieder. Um die gewünschten Spalten ein bzw. aus zu blenden, benutzen Sie die gleichnamige Schaltfläche. In der Aufgabenliste sind Sie noch eine Schaltfläche mit drei Punkten. Dort können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Entscheiden Sie, ob Sie Alle Einträge in der Liste sehen wollen, oder filtern Sie nach einem bestimmten Zeitraum. In einigen Listen können Sie noch nach dem Status der Aktivität filtern. Filtern Sie hier Ihre Liste nach Themen oder Art. Über die Schnellsuche können Sie die Liste nach Kunden und oder Stichwörter filtern. Über das zweite Feld mit der Lupe können Sie die gefilterte Liste nochmal durchsuchen. Es werden sowohl der Betreff, als auch der Inhalt der CRM-Objekte durchsucht. Um den zum ausgewählten Brief gehörenden Kunden auf dem Schreibtisch zu öffnen, klicken Sie auf das Auswahl-Symbol. Der grüne Button aktualisiert die Liste. 69

69 Aktivitäten-Liste Neue Aktivität erstellen Ausgewählte Aktivität öffnen Ausgewählte Aktivität löschen Sortierung verändern Standardmäßig sind die Listeneinträge nach Datum sortiert. Die neusten Telefonate stehen an erster Stelle. Sie können auch anders herum sortieren, indem Sie auf die Überschrift klicken. Möchten Sie die Listeneinträge nach einer ganz anderen Spalte sortieren, z.b. nach Mitarbeitern, klicken Sie zunächst auf den Spaltenkopf Mitarbeiter. Auch hier taucht der Pfeil in der Überschrift auf, mit dem Sie alphabetisch auf- oder absteigend sortieren. Aktivitäten drucken Sie können alle Aktivitäten-Listen über das Excel-Symbol importieren und von dort mit den üblichen Optionen drucken. Unterschiede in den Listen Je nach Art der Aktivität stehen in den jeweiligen Listen weitere Funktionen zur Verfügung. So können Sie z.b. in der Aufgabenliste die einzelnen Aufgaben auch auf Erledigt setzen. Weitere Funktionen in den Infofenstern Wenn Sie im Infofenster mit der rechten Maustaste auf einen der Einträge klicken, bieten sich je nach Aktivität weitere nützliche Funktionen. 70

70 Aktivitäten-Liste Mit dem Befehl Bearbeitungsmaske öffnen können Sie nochmals Änderungen vornehmen: In den Telefonaten, Besuchsberichten oder den s können Sie z.b., über die rechte Maustaste Aufgaben, Benachrichtigungen und Termine erstellen: Möchten Sie zu den jeweiligen Aktivitäten eine Aufgabe erstellen, öffnet sich das Aufgabenfenster in dem der Verweis auf das Telefonat etc. schon vorhanden ist: Probieren Sie das einfach in den verschiedenen Infofenstern einmal aus! 71

71 Aufgaben Aufgaben lassen sich an ganz unterschiedlichen Stellen in work4all generieren. Um Missverständnissen vorzubeugen und eine eindeutige Zuständigkeit festzulegen, wird eine Aufgabe immer nur einer einzigen Person zugeordnet. Eine Mehrfachauswahl der Mitarbeiter ist in dem Fall also nicht möglich! Aufgaben erstellen Da sich Aufgaben wie oben beschrieben immer auf eine Person beziehen, muss diese zuvor aus der Ansprechpartnerliste des Kunden oder Lieferanten ausgewählt sein. Zum Erstellen einer neuen Aufgabe klicken Sie auf das Plus im Infofenster Aufgaben. Ausfüllen der Maske Mitarbeiterauswahl Auf der linken Seite können Sie sich selbst die Aufgabe geben oder diese per Auswahl an einen Kollegen delegieren. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Vermissen Sie einen Namen in der Liste, schreiben Sie ihn ins Suchfeld und klicken auf die Lupe. Oder aber Sie klicken von vornherein auf die Lupe, und anschließend auf Alle Mitarbeiter anzeigen. Hier können Sie sich auch die Ressourcen ein- und ausblenden. Im unteren Bereich werden Ihnen ihre persönlichen Gruppen angezeigt. Diese lassen sich im Terminkalender pflegen. 72

72 Aufgaben Allgemeines Kunde, Kundennummer und Ansprechpartner wurden durch die vorige Auswahl auf dem Schreibtisch übernommen. Besteht hier Änderungsbedarf, haben Sie auch jetzt noch die Gelegenheit, die Zuordnung zu korrigieren. Klicken Sie dazu auf das Symbol hinter dem Feld Kunde oder Ansprechpartner. Es öffnen sich die jeweiligen Listen, über die Sie die Zuordnung sowohl verändern oder auch ganz löschen können. Ist die Ansprechpartner-Zuordnung gelöscht, wird das Telefonat automatisch der Firmenadresse zugeordnet. Ist der Ansprechpartner noch nicht in der Liste aufgeführt, legen Sie ihn von hier aus an. Hier können Sie Ihrer Aufgabe ein Projekt zuordnen. Es werden Ihnen direkt häufig verwendete Projekte vorgeschlagen oder Sie können Ihre letzten Treffen öffnen. Sollten das passende Projekt nicht dabei sein, öffnen Sie einfach die Projektliste und wählen Sie von dort ein Projekt aus. Aufgabe Das erste Datumsfeld wird immer automatisch mit dem Erstelldatum gefüllt. Das zweite Feld können Sie individuell nutzen, zum Beispiel wann die Aufgabe erledigt sein muss. In der Liste können Sie nach diesen Datumsfeldern sortieren. Für die Filterung nach Zeitraum wird das Datumsfeld Beginnt am verwendet. Die Statusinformationen sind eindeutig mit Ampelfarben belegt, ordnen Sie bitte entsprechend zu! Wichtigkeit: Setzen Sie eine Priorität, falls erforderlich. Setzen Sie ein Häkchen bei Erinnerung, können Sie anschließend Tag und die Uhrzeit einstellen, an dem work4all Sie oder Ihren Kollegen an die Aufgabe erinnern soll. Als Erinnerung öffnet sich folgendes Fenster: Optionen: Mach Sie eine Aufgabe für einen Kollegen, können Sie Ihm zusätzlich noch eine Benachrichtigung per schicken. 73

73 Aufgaben Tippen Sie den Betreff der Aufgabe manuell ein oder wählen Sie eine der nebenstehen Optionen mit Klick auf das Wort Betreff. Alles, was Sie dort hineinschreiben, lässt sich später über die Schnellsuche leicht wieder finden! Daher haben wir es zum Pflichtfeld deklariert (rotes Sternchen). Inhalt * Anschließend wählen Sie eines der für Ihr Unternehmen vordefinierten Themen und schreiben den Inhalt Ihrer Aufgabe in das große Textfenster oder wählen diesen aus der Liste der Textbausteine. Über Themen und Textbausteine erfahren Sie mehr in den jeweiligen Kapiteln. Zum Schluss speichern Sie Ihre Informationen wie gewohnt ab. Zum Verwerfen der erfassten Daten klicken Sie auf das Schließen- Symbol und beantworten die Frage nach dem Speichervorgang mit Nein. Aufgabe ändern Möchten Sie Änderungen an einer existierenden Aufgabe vornehmen, führen Sie im Infofenster auf dem Schreibtisch einen Doppelklick darauf aus. Handelt es sich um eine ältere Aufgabe, welche im Infofenster nicht mehr sichtbar ist, öffnen Sie zunächst die Aufgabenliste, indem Sie auf den Titel des Infofensters klicken. Dort finden Sie Ihre Aufgabe garantiert. Protokoll In der Registerkarte Protokoll wird jede Änderung automatisch vom Programm mitgeschrieben, egal ob von Ihnen oder Ihren Kollegen. 74

74 Aufgaben Dokument anhängen Möchten Sie der Aufgabe ein Dokument anhängen, tun Sie dies bitte über das Plus-Symbol der Registerkarte Anhang: Geben Sie erneut einen sinnvollen Betreff ein. Über Datei wählen landen Sie im Ordnersystem Ihres Computers und können die gewünschte Datei dort öffnen. Die zugeordnete Datei wird unmittelbar angezeigt. Mehr zum Zuordnen und Anhängen von Dokumenten finden Sie im Kapitel Drag&Drop! Weitere Funktionen der Symbolleiste Automatisches Wählen: Einen Kontakt können Sie direkt von hier anwählen, wenn work4all an Ihre Telefonanlage angeschlossen wurde. Benachrichtigung einer anderen Person über die Aufgabe. Erzeugen Sie hier eine weitere Aufgabe, die sich aus der Aufgabe ergibt. Hier können Sie die Aufgabe nach Word exportieren. Dabei steht Ihnen eine Standard-Vorlage zur Verfügung. Sie können aber auch eigene Vorlagen erstellen und diese in der Generellen Einstellungen unter Vorlagen einbinden und über die nebenstehende Schaltfläche aufrufen. Weitere Informationen entnehmen Sie dem Kapitel Vorlagen. Soll eine Aufgabe nicht unternehmensweit sichtbar sein, kann sie für bestimmte Gruppen geschützt werden. Die hier angelegten Mitarbeiter-Teams müssen wiederum vorab in work4all konfiguriert werden. 75

75 Aufgaben Aufgaben erledigen (mit automatischer Benachrichtigung) Haben Sie eine Aufgabe erstellt, erscheint diese im gleichnamigen Infofenster beim Kunden oder Lieferanten. Wurde eine Aufgabe erledigt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe im Infofenster und anschließend auf Erledigt. Sie können den Status auch in der Aufgabenliste ändern, indem Sie auf Erledigt setzen. Die Aufgabe wird anschließend durchgestrichen dargestellt. Genauso können Sie auch eine bereits erledigte Aufgabe wieder auf Unerledigt setzen. In den Persönlichen Einstellungen können Sie einstellten, ob Sie nach Erledigung einer Aufgabe eine Benachrichtigung an den Ersteller senden möchten. Benachrichtigung über Aufgaben, die an Sie delegiert wurden Ihr Kollege erstellt für Sie eine Aufgabe. Sie erledigen diese Aufgabe und vergeben den Status Erledigt. Es öffnet sich ein -Fenster, welches den Ersteller der Aufgabe darüber benachrichtigt. Klicken Sie auf Senden, um die abzuschicken. Delegieren von eigenen Aufgaben Ihr Kollege erstellt für Sie eine Aufgabe, doch Ihr Terminkalender ist heute schon sehr voll. Sie öffnen Ihre Aufgabe und wählen im linken Bereich einen anderen Kollegen, der die Aufgabe für Sie erledigen soll, d.h. Sie delegieren die Aufgabe an ihn weiter. Sobald die Aufgabe von Ihrem Kollegen den Status Erledigt erhält, öffnet sich automatisch eine E- Mail, welche den Ersteller der Aufgabe darüber informiert. Ein weiteres Beispiel: 76

76 Aufgaben In der work4all Umgebung haben Sie das Kürzel PM (z.b. Peter Maier) und erledigen in unserem Beispiel eine Aufgabe für einen Kollegen mit dem Kürzel MK. Setzen Sie die Aufgabe auf Erledigt, wird sowohl der Ersteller der Aufgabe als auch MK über das Erledigen der Aufgabe benachrichtigt. Aufgabenliste Alle Aufgaben werden letztlich im gleichnamigen Infofenster aufgelistet. Erledigte Aufgaben erkennen Sie an der durchgestrichen Darstellung. - Klick auf einen Eintrag zeigt den Tooltipp zur Aufgabe. - Doppelklick öffnet die ganze Aufgaben-Maske. - Klick auf den Titel Aufgaben öffnet die Liste. Weitere Details hierzu finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste. In der Aufgabenliste finden Sie eine Besonderheit: In einer Spalte wird der Status angezeigt. Ohne öffnen der Aufgabe, können Sie den Status über die Schaltfläche ändern. Erinnerung an offene Aufgaben Über die Tagesansicht haben Sie ebenfalls einen Überblick über Ihre heutigen und/ oder noch offenen Aufgaben. Mit Klick auf die Anzeige öffnet sich die Aufgabenliste. Als Datum wird hier das Datum Beginnt am für die Anzeige verwendet. Mit einem Klick auf die zwei Pfeile sehen Sie die Anzahl der Aufgaben die Sie an Kollegen delegiert haben, aber noch nicht bearbeitet sind. Aufgaben direkt im Kalender erledigen Aufgaben können im Kalender über das Häkchen in der Symbolleiste auch darin ein- und ausgeblendet werden. Den Status Erledigt erreichen Sie an Ort und Stelle über die rechte Maustaste. 77

77 Telefonate Wenn Sie Telefonate sorgfältig protokollieren, kann jeder einzelne Ihrer Kollegen innerhalb oder außerhalb Ihrer Abteilung den Inhalt dieses Telefonats sehen, sofern er die Rechte dazu hat. Dies ist vor allem in Vertretungsfällen von großer Bedeutung. Auch Sie profitieren von Gesprächsprotokollen, wenn z.b. Ihre Kunden oder Lieferanten nach einigen Wochen erzählen: Aber Sie haben doch letzte Woche gesagt. Vereinbarungen können unmittelbar während des Telefonats erfasst und jederzeit nachgelesen werden. Telefonate erfassen Relevante Telefonate können sich grundsätzlich sowohl auf ein Unternehmen oder eine Institution als auch auf eine einzelne Person beziehen. Sinnvollerweise werden Telefonate jedoch direkt zum Ansprechpartner erstellt. Dazu wählen Sie diesen zuerst auf dem Schreibtisch aus, indem Sie darauf klicken. Zum Erstellen eines neuen Telefonats klicken Sie auf das Plus im Infofenster: Die Mitarbeiterauswahl auf der linken Seite sowie das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktionieren entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben. Datum und Uhrzeit werden wie üblich automatisch ausgefüllt. Das Gleiche gilt für Inhalte sowie das Speichern- und Schließen der Maske. Telefonat ändern Möchten Sie Änderungen an einem bereits existierenden Telefonat vornehmen, führen Sie im Infofenster auf dem Schreibtisch einen Doppelklick darauf aus. Handelt es sich um ein älteres Telefonat, welches im Infofenster nicht mehr sichtbar ist, öffnen Sie zunächst die Liste der Telefonate, indem Sie auf den Titel des gleichnamigen Infofensters klicken. 78

78 Telefonate Protokoll Im Protokoll werden Änderungen mitgeschrieben, egal ob von Ihnen oder Ihren Kollegen Dokument anhängen Das Anhängen von Dokumenten geschieht wie immer über die Registerkarte Anhang. Weitere Funktionen der Symbolleiste finden Sie ebenfalls im Kapitel Aufgaben. Liste der Telefonate öffnen Alle angelegten Telefonate werden letztlich im gleichnamigen Infofenster chronologisch nach neuestem Datum aufgelistet. - Klick auf einen Eintrag zeigt Inhalt des Telefonats. - Doppelklick öffnet die ganze Maske zum Telefonat. - Klick auf den Titel Telefonate öffnet die Liste aller Telefonate Details hierzu finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste! Mit Rechtsklick auf ein Telefonat können Sie eine Aufgabe erstellen, eine Benachrichtigung an Ihre Kollegen verschicken oder einen Termin eintragen. Es öffnen sich die jeweiligen Masken, die Sie dann wie gewohnt bearbeiten können. 79

79 Notizen Mit work4all schreiben Sie im Handumdrehen Notizen zu Kunden oder Lieferanten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, gleichzeitig aus den Notizen resultierende Aufgaben für Sie selbst oder für andere work4all Benutzer anzulegen. Die unterschiedlichen Formen und Anwendungsmöglichkeiten der Notizen erfahren Sie in diesem Infoblatt. Notiz für den Kunden oder den Lieferanten In jeder Kunden- und Lieferantenmaske finden Sie die Registerkarte Notiz: Notizen, die Sie hier speichern, können Sie unmittelbar in den Stammdaten auf dem Schreibtisch einsehen. Dazu müssen Sie lediglich diese Registerkarte Notiz in der Adressleiste anklicken: Notiz für den Ansprechpartner Hier gilt zunächst die gleiche Vorgehensweise wie in der Kundenmaske. Der einzige Unterschied: Zuerst führen Sie einen Doppelklick auf den Namen des Ansprechpartners auf dem Schreibtisch aus. Auch in den Ansprechpartner-Daten befindet sich diese Registerkarte, wo Informationen zu einer einzelnen Person hinterlegt werden können. Zum Anschauen klicken Sie auf dem Schreibtisch wiederum auf den Ansprechpartner und die Registerkarte Notiz. 80

80 Notizen Neue Notizen im Infofenster Zum Erstellen einer neuen Notiz klicken Sie auf das Plus im Infofenster Notizen: Die Mitarbeiterauswahl auf der linken Seite sowie das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktionieren entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben, auch das Datum wird wie üblich automatisch ausgefüllt. Das Gleiche gilt für Inhalte, sowie das Speichern- und Schließen der Maske. Notiz ändern Möchten Sie Änderungen an einer Notiz vornehmen, führen Sie im Infofenster auf dem Schreibtisch einen Doppelklick darauf aus. Handelt es sich um eine ältere Notiz, welche im Infofenster nicht mehr sichtbar ist, öffnen Sie zunächst die Liste der Notizen per Mausklick auf den Titel des Infofensters. Protokoll In der Registerkarte Protokoll wird jede Änderung, egal ob von Ihnen oder Ihren Kollegen mitgeschrieben. Dokument anhängen Das Anhängen von Dokumenten kennen Sie ebenfalls aus dem Kapitel Aufgaben. Weitere Funktionen der Symbolleiste finden Sie ebenfalls im Kapitel Aufgaben. 81

81 Notizen Liste der Notizen öffnen Alle angelegten Notizen werden im gleichnamigen Infofenster chronologisch nach neuestem Datum aufgelistet. - Klick auf einen Eintrag zeigt den Inhalt der Notiz. - Doppelklick öffnet die Notiz-Maske zum Bearbeiten - Klick auf den Titel Notizen öffnet die Liste mit allen Notizen. Weitere Details finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste! Per Rechtsklick erstellen Sie eine Aufgabe oder eine Benachrichtigung zur Notiz für Ihre Kollegen. 82

82 Briefe und Faxe Briefe machen in work4all erst Sinn, wenn vorab die Vorlagenerstellung organisiert wurde. Nach der Installation stehen zwar Standard-Vorlagen zur Verfügung. Diese stimmen aber in den seltensten Fällen mit Ihrer Unternehmenskorrespondenz überein. Das Vorlagen-Thema sollte unternehmensweit angegangen und von den Projektzuständigen sowie Key-Usern geplant werden, damit hier kein Wildwuchs entsteht. Sowohl Formulare als auch Briefpapier werden in Form von Vorlagen in work4all hinterlegt und stehen dem Anwender beim Anlegen eines neuen Briefes zur Auswahl. Zum Erstellen neuer Vorlagen sprechen Sie uns bitte an und/oder lesen Sie das Kapitel Vorlagen! Wenn Sie Ihre Korrespondenz über work4all erledigen, haben Sie zwei große Vorteile: - Sie brauchen sich kaum noch um Formatierungsangelegenheiten zu kümmern - work4all übernimmt das Ablagesystem mit der Dateinamensvergabe automatisch! Für ein sinnvoll organisiertes Dokumenten-Management reicht es jedoch nicht aus, ausgehende Korrespondenz zu archivieren. Auch eingehende Briefe im Zusammenhang mit dem Kunden oder Lieferanten können diesen in work4all direkt zugeordnet werden. Neuen Brief schreiben Einen neuen Brief schreiben Sie über das Plus-Symbol im Infofenster Briefe. Im linken Bildschirmbereich finden Sie die für Sie angefertigten Vorlagen mit Firmenlogo und allem, was dazu gehört. Die Vorlagen sind thematisch strukturiert. Entschließen Sie sich für die Postfachadresse, klicken Sie bitte auf An Postfach, und die Vorschau (oben rechts) ändert sich unmittelbar. Allgemeines Um den Dateinamen brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Er wird automatisch generiert und der Brief wird im Standard-Programm-Verzeichnis gespeichert. Wenn Sie mit Ihrer Benutzerkennung in work4all angemeldet sind, steht Ihr Name mit dem Kürzel automatisch in diesen Feldern. Diese werden aus den Mitarbeiterdaten übernommen. Eine Vorschau der Adresse, wie Sie auf Ihrem Brief aussehen wird, steht in der rechten oberen Ecke zur Verfügung. Das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktioniert entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben, auch Datum und Uhrzeit werden wie üblich automatisch ausgefüllt. Das Gleiche gilt für Inhalte sowie das Speichern&schließen der Maske. 83

83 Briefe und Faxe Brief ändern Möchten Sie Änderungen an einem bereits existierenden Brief vornehmen, führen Sie im Infofenster auf dem Schreibtisch einen Doppelklick darauf aus. Handelt es sich um einen älteren Brief, der im Infofenster nicht mehr sichtbar ist, öffnen Sie zunächst die Liste der Briefe. Liste der Briefe öffnen Klicken Sie im Infofenster Briefe auf die Überschrift, und die Liste mit allen Briefen wird geöffnet. Details entnehmen Sie bitte dem Kapitel Aktivitäten-Listen. Erstellen eines neuen Telefax Das Schreiben eines Faxes kommt dem Briefe schreiben gleich. Es gibt nur einen kleinen Unterschied: Anstatt der Briefvorlage wählen Sie die Faxvorlage aus. Eingehende Briefe zuordnen Dokumente können über viele Wege in work4all angehängt oder zugeordnet werden. Lesen Sie hierzu das separate Kapitel namens Drag&Drop. Zum Zuordnen eines Brief-Dokuments klicken Sie auf die mittlere Schaltfläche im Infofenster Briefe. Die Zuordnung erfolgt exakt wie im Kapitel Dokumente anlegen und zuordnen. Briefe und Faxe drucken Sie drucken Ihre sämtliche Korrespondenz wie immer über Microsoft Word mit allen dort verfügbaren Optionen. Liste der Briefe Alle angelegten Briefe werden letztlich im gleichnamigen Infofenster aufgelistet. - Klick auf die Überschrift Briefe öffnet die Liste. - Klick auf einen Eintrag zeigt den Tooltipp zum Brief. - Doppelklick öffnet den Brief in Microsoft Word. Details hierzu finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste! 84

84 Briefe und Faxe Weitere Funktionen zu Briefen im Infofenster Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Brief, stehen Ihnen die hier sichtbaren Befehle zur Verfügung. Wenn Sie eine Benachrichtigung erstellen wird ein Link zu Ihrem Brief mitgeschickt, über den Ihre Kollegen den Brief dann direkt aus der öffnen können. Diese Benachrichtigung ist in durch die Entwicklung festgelegt und kann nicht mittels einer Vorlage geändert werden. 85

85 Besuchsberichte per Eingabemaske Besuchsberichte oder Protokolle jeglicher Art sind ein wichtiges Thema für Vertriebsmitarbeiter, vor allen Dingen auch für die Außendienstler. Wenn man Besuchsberichte ein wenig zweckentfremdet, kann man sie ganz bequem für jegliche Form von Meeting benutzen - mit allen dazu gehörenden Gesprächspunkten, Aufgabenverteilungen, Benachrichtigungen usw., wie das z.b. bei Kick-Off-Meetings der Fall ist. Besuchsberichte können grundsätzlich formlos als reine Textdatei in Microsoft Word geschrieben (siehe Kapitel Besuchsberichte in MS Word) oder aber in die dafür vorgesehene Eingabemaske eingetragen werden. Im Gegensatz zum Word-Protokoll gibt die Eingabemaske die Form des Besuchsberichts exakt vor. Immer wiederholende Themen und Bausteine ermöglichen unternehmensweit standardisierte und dadurch auch z.b. nach bestimmten Verkaufsgegenständen auswertbare Besuchsberichte, die für das Vertriebs-Controlling von erheblicher Bedeutung sind. Neuen Besuchsbericht erstellen Besuchsberichte werden nicht in Verbindung zum Ansprechpartner erstellt, sondern zu einer ausgewählten Firma oder Institution. Zum Erstellen eines Besuchsberichts oder eines Protokolls klicken Sie auf das Plus-Symbol im Infofenster Besuchsbericht. Sie können das Fenster auch umbenennen, z.b. in Protokolle. Sprechen Sie dazu mit Ihrem Administrator! Wählen sie Eingabemaske aus dem Menü. Besuchsbericht erfassen Auf der linken Bildschirmhälfte klicken Sie in der Mitarbeiterliste auf die Namen derjenigen Kollegen, die beim Meeting oder Kundenbesuch teilnehmen bzw. teilgenommen haben. Standardmäßig werden die zuletzt verwendeten Namen angezeigt. Hier können Sie Ihrem Besuchsbericht auch Ressourcen zuordnen. 86

86 Besuchsberichte per Eingabemaske Vermissen Sie Namen, klicken Sie auf das Lupen-Symbol und wählen den Befehl Alle Mitarbeiter anzeigen. Oder Sie schreiben den Namen des gesuchten Mitarbeiters direkt ins Suchfeld und bestätigen diesen. Allgemeine Daten Kunde, Kundennr. und Ansprechpartner wurden von der Auswahl auf dem Schreibtisch übernommen. Besteht Änderungsbedarf, haben Sie auch jetzt noch die Gelegenheit, die Zuordnung zu korrigieren. Klicken Sie dazu auf das nebenstehende Symbol hinter dem Feld Firma oder Ansprechpartner. Es öffnen sich die jeweiligen Listen, über die Sie die Zuordnung ändern können. Wurde eine Firma zu viel in den Verteiler aufgenommen, klicken Sie auf den zu löschenden Namen und anschließend auf das Entfernen-Symbol. Daten zum Kontaktbericht Der Betreff sollte möglichst aussagekräftig sein, da dieser später im Infofenster auf dem Schreibtisch auftauchen wird. Bitte beachten Sie: Alles was Sie schreiben lässt sich später über die Schnellsuche leicht wieder finden! Daher haben wir es zum Pflichtfeld deklariert (rotes Sternchen). Anschließend wählen Sie ein für Ihr Unternehmen vordefiniertes Thema aus der Liste (Definition in Generellen Einstellungen) und schreiben den Inhalt Ihres Besuchsberichts in das große Inhaltsfenster oder fügen diesen aus der Textbaustein-Liste ein. Mit Klick auf das Wort Thema können Sie dieses zum Pflichtfeld machen. Erfassen Sie nun das Datum und die Uhrzeit an dem der Termin stattfindet oder stattgefunden hat. Tragen Sie Ort ein und weisen Sie ggfs. ein Projekt zu. Mit Rechtsklick auf Projekt können Sie dieses Feld zum Pflichtfeld machen oder die Projektliste öffnen. 87

87 Besuchsberichte per Eingabemaske Zum Schluss speichern Sie die Informationen wie gewohnt ab. Möchten Sie die erfassten Daten aus irgendeinem Grund wieder verwerfen, klicken Sie auf das Symbol Fenster schließen und verneinen Sie die Frage nach dem Speichervorgang. Sie können Ihren Besuchsbericht als Word-Dokument öffnen. Einen Besuchsbericht können Sie über diese Schaltfläche als E- Mail an Ihre Kollegen oder Kunden weiterleiten. Dem Besuchsbericht lassen sich mehrere Kunden oder Lieferanten zuordnen. Fügen Sie einen weiteren Kontakt über diese Schaltfläche hinzu. work4all fügt eine weitere Adresszeile ein. Hier können Sie entweder eine andere Person des gleichen Kunden oder einen anderen Kunden/Ansprechpartner zuordnen. Die Anzeige des Besuchsberichts erfolgt ausschließlich beim Hauptkontakt! Gesprächspunkte anlegen Gesprächspunkte Klicken Sie in der Registerkarte Gesprächspunkte auf die Schaltfläche Neuer Gesprächspunkt. Es öffnet sich ein Menü, 88

88 Besuchsberichte per Eingabemaske aus dem Sie das vordefinierte Thema auswählen können. Mit der Schaltfläche Neue Überschrift können Sie Ihre Gesprächspunkte mit Überschriften gliedern. Möchten Sie das Thema ändern, klicken Sie in das gleichnamige Feld und wählen entweder unter dem Feld einen anderen Eintrag aus oder überschreiben Sie das Thema. Anschließend schreiben Sie den Inhalt des Gesprächspunkts in das große Textfenster. Alle drei Felder können vordefinierte Einträge oder Textbausteine enthalten, die Sie über die entsprechende Liste benutzen können. Erstellen Sie bei Bedarf eine sich aus dem Gesprächspunkt ergebende Aufgabe an Sie selbst oder an Ihre Kollegen. Wählen Sie dazu einfach den entsprechenden Namen aus der Liste aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe hinter dem Datum. Es öffnet sich die Aufgabenmaske, in die Sie noch zusätzliche Informationen zur Aufgabe eintragen können. Speichern Sie die Aufgabe nun ganz normal ab. Alle zum Besuchsbericht erstellten Aufgaben landen in der Aufgabenliste, die Sie im nächsten Register finden. Im unteren Bereich können Sie noch Vereinbarungen notieren. Die Liste können Sie in den Generellen Einstellungen pflegen. Vorlagen für Besuchsberichte Nachfolgend zunächst drei Beispiele, die den Einsatz von Besuchsbericht-Vorlagen sinnvoll machen: Beispiel 1: Ihre Firma hält regelmäßige Schulungen die immer dem gleichen Muster folgen und die gleichen vorgegebenen Gesprächspunkte abhandeln. Speichern Sie diese Vorlage, so brauchen Sie nach der Schulung lediglich noch die aktuell besprochenen Inhalte einzupflegen. Beispiel 2: 89

89 Besuchsberichte per Eingabemaske In Ihrer Firma gibt es regelmäßige Meetings, in dem in der Regel immer dieselben Punkte besprochen und bearbeitet werden. Vorlagen für Besuchsberichte anlegen und nutzen In work4all können Sie ganz einfach Vorlagen für Besuchsberichte definieren. Öffnen Sie einen neuen Besuchsbericht und wechseln Sie in die Registerkarte Gesprächspunkte. Pflegen Sie nun die einzelnen immer wiederkehrenden Punkte nach Ihren Wünschen ein. Natürlich können Sie für jeden Punkt auch eine entsprechende Vereinbarung definieren. Wenn die Vorlage Ihren Wünschen entspricht, speichern Sie diese mit der Schaltfläche Vorlage speichern ab und geben Sie einen Name für Ihre Vorlage an. Erstellt Vorlagen lassen sich aktuell nur entfernen, indem der Ursprungsbesuchsbericht aus dem die Vorlage erstellt wurde gelöscht wird. Aufgaben Für einen Zugang zu den Aufgaben, die sich aus dem Besuchsbericht ergeben haben, ist die dritte Registerkarte vorgesehen. Bitte lesen Sie hierzu das gleichnamige Kapitel! 90

90 Besuchsberichte per Eingabemaske Liste der Besuchsberichte öffnen Ein Klick auf den Titel Besuchsbericht im Infofenster auf dem Schreibtisch öffnet die Liste. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Aktivitäten-Liste. Weitere Funktionen in den Infofenstern Mit Rechtsklick können Sie im Infofenster eine Aufgabe oder eine Benachrichtigung zu Ihrem Besuchsbericht erstellen. 91

91 Besuchsbericht mit Microsoft Word Dieses Kapitel beinhaltet das Anfertigen eines Besuchsberichts oder eines Protokolls in Form eines gewöhnlichen Microsoft Word-Dokuments. Im Gegensatz dazu steht der Besuchsbericht über die Eingabemaske, welcher klare Vorgaben bzgl. der Datenerfassung beinhaltet. Besuchsberichte über Microsoft Word Zum Erstellen eines Besuchsberichts über ein Microsoft Word Formular klicken Sie auf das Plus im Infofenster Besuchsbericht. Sie entscheiden sich anschließend für Microsoft Word: Auf der linken Seite wählen Sie die Vorlage, die Ihnen in der Regel für diesen Zweck in der Schulung mitgeteilt wird. Kontakt- und Projektdaten Kunde, Kundennr. und Ansprechpartner wurden von der Auswahl auf dem Schreibtisch übernommen. Besteht hier Änderungsbedarf, haben Sie auch jetzt noch die Gelegenheit, die Zuordnung zu korrigieren. Klicken Sie dazu auf das Symbol hinter dem Feld Kunde oder Ansprechpartner. Es öffnen sich die jeweiligen Listen, über die Sie die Zuordnung sowohl verändern oder auch ganz löschen können. Ist die Ansprechpartner-Zuordnung gelöscht, wird der Besuchsbericht automatisch der Firmenadresse zugeordnet. Wenn Sie mögen können Sie den Besuchsbericht noch einem Projekt zuordnen. Allgemeines Das Datum wird automatisch entsprechend Ihrer Windows-Einstellungen eingefügt, kann aber nach Belieben verändert werden. Um den Dateinamen brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Dieser wird automatisch von work4all generiert und im richtigen 92

92 Besuchsbericht mit Microsoft Word Verzeichnis abgelegt. Inhalt Schreiben Sie ein paar Stichworte zum Inhalt Ihres Besuchsberichts in das große Inhaltsfenster, oder wählen Sie aus der Textbaustein- Liste. (Definition in Extras) Anschließend wählen Sie eines der für Ihr Unternehmen vordefinierten Themen (Definition in den Generellen Einstellungen) Bitte beachten Sie: Alles, was Sie dort hinein schreiben, lässt sich später über die Schnellsuche wieder finden! Daher haben wir es zum Pflichtfeld deklariert (rotes Sternchen). Zum Schluss speichern Sie Ihre Informationen wie gewohnt ab. Möchten Sie die erfassten Daten aus irgendeinem Grund wieder verwerfen, klicken Sie auf das Schließen-Symbol und beantworten die Frage nach dem Speichervorgang mit Nein. Automatisch wird Microsoft Word mit einer vorgefertigten Besuchsbericht-Vorlage gestartet. Haben Sie den Text Ihres Besuchsberichts erfasst, stehen Ihnen selbstverständlich sämtliche Formatierungsmöglichkeiten und Funktionalitäten von Microsoft Word zur Verfügung. Ist Ihr Bericht fertig, können Sie ihn drucken und/oder das Ganze wie gewohnt speichern. 93

93 Dokumente anlegen/scannen und zuordnen Für ein sinnvoll organisiertes Dokumenten-Management reicht es nicht aus, ausgehende Korrespondenz zu archivieren. Auch eingehende Dokumente, Verträge und sonstige im Zusammenhang mit dem Kunden oder Lieferanten wichtige Dokumente können diesen in work4all direkt zugeordnet werden. Genau darum geht es in diesem Kapitel! Neues Dokument anlegen Um ein neues Dokument anzulegen, wählen Sie zunächst den Kunden oder Lieferanten aus, bei dem das Dokument hinterlegt werden soll. Zum Erstellen eines neuen Dokuments klicken Sie auf das Plus im gleichnamigen Infofenster: Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen versehen. Das Procedere zum Erstellen eines Dokuments ist das gleiche, als würden Sie einen neuen Brief erstellen. Unterschiedlich sind lediglich die Vorlagen. Hier befinden sich Vorlagen, die nichts mit der normalen Korrespondenz zu tun haben, z.b. Vertragsmuster, Wartungsvereinbarungen, Protokolle etc. Im linken Bereich der Dokumentenmaske wählen Sie die Vorlage aus, welche für Ihr Dokument verwendet werden soll. Rechts oben am Bildschirm finden Sie die Adressvorschau, wie Sie im Dokument dargestellt wird. Hierzu bietet work4all Ihnen die Möglichkeit, zwischen Privatadresse und Postfach zu wählen, sofern bei dem entsprechenden Kunden ein Postfach hinterlegt ist. Das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktioniert entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben, auch Datum und Uhrzeit werden wie üblich automatisch ausgefüllt. Das Gleiche gilt für Inhalte sowie das Speichern & Schließen der Maske Nach dem Speichern wird automatisch Microsoft Word gestartet und die gewählte Dokumentvorlage geöffnet. 94

94 Dokumente anlegen/scannen und zuordnen Dokument ändern Möchten Sie Änderungen vornehmen, führen Sie im Infofenster auf dem Schreibtisch einen Doppelklick auf das Dokument aus. Handelt es sich um ein älteres Dokument, welches im Infofenster nicht mehr sichtbar ist, öffnen Sie zunächst die Liste der Dokumente, indem Sie auf den Titel des gleichnamigen Infofensters klicken. Dokument drucken Zum Drucken Ihrer Dokumente gehen Sie über den üblichen Weg in Microsoft Word. Dokument zuordnen Dokumente können über viele Wege in work4all angehängt oder zugeordnet werden. Lesen Sie hierzu das Kapitel Drag&Drop. Zum Zuordnen eines Dokuments klicken Sie auf die mittlere Schaltfläche im Infofenster Dokumente. Die Art der Zuordnung verfügt über drei Optionen: Datei kopieren/archivieren: Wählen Sie diese Funktion, wenn die Datei direkt in Ihr Work-Verzeichnis kopiert werden soll. Dies hat den Vorteil, dass die Datei im Netzwerk liegen bleibt und alle Benutzer darauf zugreifen können. Verknüpfung zur Originaldatei: Hier wird lediglich eine Verknüpfung zur Originaldatei erstellt. Sollten Sie diese Option wählen, bedenken Sie bitte, dass andere Benutzer diese Datei evtl. nicht von Ihren Arbeitsplätzen öffnen können, weil sie ggf. keinen Zugriff für das entsprechende Laufwerk haben. Möglicherweise kann diese Option für Sie auch richtig sein, z.b. wenn Sie ein Projektverzeichnis haben. 95

95 Dokumente anlegen/scannen und zuordnen Ordner verknüpfen: In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, einen ganzen Ordner beim Kunden oder Lieferanten zu verknüpfen, da Sie vielleicht nicht nur ein Dokument, sondern direkt mehrere zu einem Thema hinterlegen wollen. Bedenken Sie jedoch auch hier, dass andere Benutzer diesen Ordner evtl. nicht öffnen können, weil der Zugriff auf das Laufwerk fehlt. Datei auswählen Über die gleichnamige Schaltfläche gelangen Sie in die Ordnerstruktur. Ordnen Sie hier die Datei zu, so wird der Pfad automatisch eingetragen, die Zieldatei ebenso automatisch benannt und abgelegt: Das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktioniert entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben, auch Datum und Uhrzeit werden wie üblich automatisch ausgefüllt. Das Gleiche gilt für Inhalte sowie das Speichern- und Schließen der Maske Dokument scannen und zuordnen Aktivieren Sie zunächst die Option Gescanntes Dokument. Es erscheint die Schaltfläche Jetzt scannen. In der sich nun öffnenden Scan-Maske aktivieren Sie die Schaltfläche Dokument scannen und folgen den Anweisungen auf Ihrem Bildschirm. Im folgenden Fenster richten Sie den von Ihnen gewünschten Scanner-Treiber TWAIN oder WIA ein. Ein Dritter wird mittelfristig dazu kommen Möchten Sie anschließend ein einziges Blatt Scannen, so kann die Einstellung lt. Abbildung PDF stehen bleiben. Besteht Ihr Dokument aus mehr als einer Seite, so stellen Sie bitte um auf Bildformat. Scannen Sie anschließend alle Seiten der Reihe nach, so werden diese im eingestellten Format (bitte im Werkzeug-Symbol auswählen) TIFF oder JPG im linken Bereich aufgelistet. Anschließend markieren Sie alle Dateien im linken Bereich und klicken auf die Schaltfläche Zusammenführen. Es wird daraus automatisch ein PDF generiert und im Dokumentfenster abgelegt. 96

96 Dokumente anlegen/scannen und zuordnen Wichtiger Hinweis: Bitte achten Sie beim Scannen darauf, die Scanoptionen nicht zu großzügig einzustellen. Der Scan soll natürlich gut lesbar sein, muss aber nicht unbedingt in einer hochauflösenden und damit den Speicher belastenden Form verfügbar sein. Lassen Sie sich ggf. von Ihrem Systemadministrator beraten! Liste der Dokumente öffnen Doppelklick auf einen Eintrag öffnet das Dokument. Klick auf einen Eintrag zeigt das Tooltipp. Ein Klick auf den Titel Dokumente öffnet die Liste: Details hierzu finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste! Weitere Funktionen zu Dokumenten im Infofenster Mit Rechtsklick auf ein Dokument stehen Ihnen die aufgeführten Funktionen zur Verfügung. Wenn Sie eine Benachrichtigung erstellen wird ein Link zu Ihrem Dokument mitgeschickt, über den Ihre Kollegen das Dokument dann direkt aus der öffnen können. 97

97 Ein- und ausgehende Mails Die -Funktion ist in der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten eine der wichtigsten Aktivitäten geworden. So finden Sie Ihre ein- und ausgehenden s im eigens dafür vorgesehenen Infofenster. Auch das Schreiben von s haben wir für Sie komfortabler gestaltet. Im Folgenden zeigen wir, wie einfach und unkompliziert Sie s aus work4all versenden können, und welche Optionen zur Verfügung stehen. Infofenster In diesem Infofenster landen sowohl der Postein- als auch der Postausgang. Dort erstellte s werden automatisch abgelegt, eingehende müssen dem Kunden zuerst zugeordnet werden. Möchten Sie beide Postfächer trennen, lassen Sie sich von Ihrem Systemadministrator separate Infofenster anlegen! Erfolgreich gesendete s erkennen Sie am grünen Brief- Symbol. Bereits erstellte aber noch nicht gesendete s werden mit einem roten Punkt markiert. Empfangene und korrekt zugeordnete s erkennen Sie am blauen Brief-Symbol. Neue An ist der primäre Empfänger. Die geht an den ausgewählten Ansprechpartner. Hat dieser keine -Adresse in den Stammdaten, wird sie an die allgemeine Firmen-Adresse versendet. Cc erhält eine Kopie der Bcc ist der Blindkopie-Empfänger, niemand erfährt, dass Bcc eine Kopie erhalten hat. Wie Sie es von Outlook kennen, können Sie mehrere Empfänger und Mitarbeiter angeben. Klicken Sie zum Auswählen eine der Schaltflächen an. Der Betreff ist ein Pflichtfeld, das Sie mit sinnvollem Inhalt füllen sollten, da dieser im Infofenster angezeigt wird. Für eine neue Nachricht klicken Sie wie immer auf das Plus-Symbol im Infofenster Wie finde ich die richtigen Empfänger? Klicken Sie auf An, Cc oder Bcc! Die schnellste und einfachste Möglichkeit einen Ansprechpartner zu finden ist das Eintippen des Vornamens, Nachnamens oder der Firmenbezeichnung in das nun folgende Suchfeld: 98

98 Ein- und ausgehende s - Der Filter ist standardmäßig auf die Ansprechpartner des ausgewählten Kunden gesetzt. Möchten Sie diesen aufheben, klicken Sie auf das Filter-Symbol. - Benötigen Sie die -Adresse eines Lieferanten oder eines Mitarbeiters, benutzen Sie die gleichnamigen Schaltflächen. - Die gesamte Kunden- oder Lieferanten-Liste erhalten Sie per Mausklick auf die rechte Schaltfläche Auswahl. - Erstellen Sie eine über die Projektebene können Sie hier Ihre Projektverteiler auswählen. - Je nach dem, was Sie eingeblendet haben, erscheint eine lange Liste mit -Adressen, aus der Sie nach Belieben auswählen und über die Schaltflächen An, Cc und Bcc übernehmen können. - Bestätigen Sie das Übernehmen der ausgewählten -Adressen, indem Sie auf das Auswahl- Symbol ganz links klicken. Anrede in s Falls Sie weniger als vier Empfängeradressen ausgewählt haben, fügt work4all eine persönliche Anrede für jeden Empfänger ein. Bei vier und mehr Adressen beginnt work4all die mit Sehr geehrte Damen und Herren. Zuordnung der zum Ansprechpartner Egal welche -Adresse Sie manuell ins Feld An eintippen oder zusätzlich noch ausgewählt haben, die wird immer demjenigen Ansprechpartner zugeordnet, der vorher auf dem Schreibtisch ausgewählt wurde bzw. als Hauptansprechpartner eingetragen war! Die exakte Zuordnung erkennen Sie im rechten Bildschirmbereich Ihrer -Maske: Auch hier haben Sie ggf. noch die Möglichkeit, eine Firma oder einen Ansprechpartner neu zuzuordnen, indem Sie auf die nach unten zeigenden Pfeile klicken. Bei eingehenden s haben Sie die Möglichkeit diese nur einem Projekt zu zuordnen. Kunden und Ansprechpartner müssen nicht zwingende ausgewählt werden. Die taucht dann ausschließlich auf der Projektebene auf. 99

99 Ein- und ausgehende s Funktionen zum Erstellen und Versenden der Die Zwischenablage kennen Sie aus Ihren Office-Programmen. Sie funktioniert in work4all genauso! Alternativ stehen Ihnen die folgenden Tastenkombinationen zur Verfügung: Strg + C: Kopieren Strg + X: Ausschneiden Strg + V: Einfügen Auch die Formatierungssymbole sind die gleichen wie in allen anderen Office-Programmen. Probieren Sie einfach aus! Das Hinzufügen von Datei-Anhängen geschieht hier. Den nachfolgenden Dialog kennen Sie aus anderen Windows-Programmen: - Eine Datei anhängen: Doppelklick auf die Datei - Mehrere Dateien im Block anhängen: Klick auf die erste Datei, Umschalt-Taste festhalten und Klick auf die letzte Datei. - Mehrere Dateien anhängen: Klick auf die erste, Strg-Taste festhalten, Klick auf alle weiteren anzuhängenden Dateien. Legen Sie die Priorität ggf. per Mausklick fest. Wählen Sie aus der Liste der Textbausteine, falls vorhanden. Textbausteine, die hier zur Verfügung stehen sollen, müssen zuvor von Ihnen oder Ihrem Administrator erfasst werden, und zwar unter Extras Textbausteine. -Vorlage erstellen: siehe separates Kapitel! Benachrichtigung oder Aufgabe erstellen drucken Rechtschreibprüfung aktivieren Die Registerkarte Einfügen beherbergt weitere Symbole zum Erstellen einer Tabelle bzw. zum Einfügen einer Datei oder eines Hyperlinks, wie Sie es auch von anderen Office-Produkten kennen. Klicken Sie bei Bedarf einfach auf die Schaltflächen und probieren Sie diese aus! 100

100 Ein- und ausgehende s Sollten Sie ein anderes Format benötigen, klicken Sie bitte auf die Registerkarte Optionen und wechseln Sie es dort. - Nur Text: Enthält keine Formatierung oder Bilder - HTML: Kann Formatierungen und Bilder enthalten und ist mit den meisten -Programmen kompatibel. Möglicherweise wird nicht jeder Empfänger Ihre lesen können, wenn er z.b. einen veralteten -Client einsetzt oder die Daten über das Internet abruft. - Rich-Text: Kann Formatierungen enthalten, ist jedoch nur mit Outlook und MS Exchange kompatibel Haben Sie den Text geschrieben und alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf Senden. Wurde Ihre aus irgendwelchen Gründen nicht richtig gesendet, oder möchten Sie dieselbe erneut an jemand ganz anderen senden, öffnen Sie die bitte mit einem Doppelklick im gleichnamigen Infofenster und klicken auf Erneut senden. Die über work4all gesendeten s werden automatisch im Infofenster beim Kunden oder Ansprechpartner sortiert nach Datum archiviert und sind hierüber jederzeit abrufbar. Die aktuellen E- Mails liegen dabei an oberster Stelle. Zum Anschauen der s älteren Datums klicken Sie bitte auf die Infofenster-Überschrift , und es öffnet sich die komplette Liste. Empfangene s zuordnen Für eingehende s speichern wir generell nur den Text-Inhalt. Das Zuordnen von empfangenen s ist denkbar einfach. Wechseln Sie hierfür zunächst in Ihren E- Mail-Client (Outlook, Tobit, etc.), markieren die die Sie zuordnen möchten und ziehen diese per Drag&Drop bei gedrückter Maustaste auf Ihren work4all Schreibtisch. Die Maske zum Zuordnen von s öffnet sich mit weiteren Möglichkeiten, den Kontakt direkt von hier anzurufen oder eine aus der hervorgehende Aufgabe zu definieren. Auch die Person, der die zugeordnet werden soll, kann im rechten Bildschirmbereich noch geändert werden. Empfangene und korrekt zugeordnete s erkennen Sie im Infofenster am blauen Brief-Symbol. Eine empfangene und in work4all zugeordnete können Sie direkt hier beantworten oder weiterleiten. Unmittelbar nach dem Öffnen stehen dazu die neben stehenden Funktionen zur Verfügung. Die weitere Handhabung kennen Sie bereits aus Ihren bisherigen -Programmen. Sind Anhänge an der zugeordneten , können Sie mit Rechtsklick den Anhang direkt öffnen oder ihn zusätzlich noch an einem bestimmen Ort auf Ihrem Rechner speichern. Die Anhänge lassen sich hier auch direkt im Dokumenteninfofenster zuordnen. Möchten Sie den Anhang nicht mit in work4all übernehmen, entfernen Sie das Häkchen, das vor jedem Anhang zu sehen ist Beim Versuch eine zuzuordnen, die bereits zugeordnet wurde, erscheint ein Hinweis, bei dem Sie entscheiden können, ob Sie ein Duplikat anlegen möchten (redundante Daten!) oder nicht. 101

101 Ein- und ausgehende s Nutzen Sie Microsoft Outlook als -Client, haben Sie auch die Möglichkeit s direkt aus diversen Outlook Ordnern zu importieren. Dabei werden alle s, die sich in den angegebenen Ordnern befinden, in der Mehrfachzuordnungsmaske angezeigt. Um die Ordner auszuwählen aus denen Sie Ihre s importieren möchten gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie dazu zuerst in den Persönlichen Einstellungen auf Einstellungen und dort auf die Schaltfläche Auswahl. Nun öffnet sich ein Fenster in dem Sie Ihre Outlook Ordner-Struktur sehen. Setzen Sie nun einfach einen Haken bei den Ordnern, aus denen Sie Ihre s importieren lassen möchten. Um den Vorgang zu starten brauchen Sie nun nur noch auf die Schaltfläche Zuordnen im Infofenster zu klicken. Dabei werden alle noch nicht importierten s in der Mehrfach-Zuordnungsmaske angezeigt. Importierte s werden in Ihrem Outlook mit einer roten Fahne markiert. Nach dem Sie das Zuordnungssymbol angeklickt haben erscheint folgende Maske: Markieren Sie nun die s die Sie zuordnen möchten und wählen Sie rechts einen Kunden oder Lieferanten aus. Mit Speichern schließen Sie den Vorgang ab. 102

102 Ein- und ausgehende s Ein-/Ausblenden des Zuordnungssymbols Das Symbol zum Zuordnen von s können Sie mit einem Rechtsklick neben den Titel, je nach Bedarf, einoder ausblenden. Die -Liste Klicken Sie im Infofenster auf die Überschrift, und die Liste mit allen Nachrichten wird geöffnet: Ist die Schaltfläche Vorschau aktiviert, werden die Details der ausgewählten Nachricht im unteren Bereich angezeigt. Der Status der wird in der ersten Spalte symbolisiert. Weitere Funktionen des Infofensters s Mit Rechtsklick auf eine können Sie eine Aufgabe zu dieser erstellen oder eine Benachrichtigung versenden. -Signaturen und Vorlagen einrichten Lesen Sie hierzu bitte das gleichnamige Kapitel Signaturen und -Vorlagen in diesem Handbuch. Benutzerrechte in s Ob Sie s anlegen, ändern und löschen dürfen, ist abhängig von den Benutzerrechten, die vom Administrator unter Extras -> Rechte vorgenommen werden. 103

103 Formatierung von HTML- s s können auf zwei verschiedene Arten versendet werden: - Als reiner Text im sog. ASCII-Format. - Im HTML-Format. HTML- s sind technisch wie die meisten Internetseiten aufgebaut und können verschiedene Schriftgrößen, Schriftfarben, Schriftarten, Bilder und Tabellen beinhalten. Nur Text oder HTML? Der größte Unterschied zwischen HTML und Text s liegt in Möglichkeit der Formatierung. In einer Text wird ausschließlich die Textinformation ohne jegliche Formatierung übertragen. Sie können also weder die Schriftart, die Farbe noch den Stil verändern. Auch das Einfügen von Bildern, wie z.b. ein Banner in der Signatur, ist nicht möglich. Sie können also keinen Einfluss auf die äußere Erscheinung der nehmen. Mit einer in HTML formatierten ist dies möglich. HTML Vorlage TEXT Vorlage Hinweis: Auch heute werden noch einige Clients eingesetzt, die nicht in der Lage sind HTML anzuzeigen. Wenn Sie einem Kunden eine HTML Mail schreiben, der solch einen Client nutzt, wird er die nicht lesen können! Formatierungsmöglichkeiten Neben der reinen Schriftformatierung, wie Schriftgröße, Schriftfarbe oder Stil, können Sie auch Links oder Bilder einbinden. Das Einfügen von Tabellen ist zurzeit nicht möglich. Möglichkeiten und Grenzen Neben den vielen Vorteilen die eine HTML- bietet gibt es auch einige Nachteile: Ein oft auftretendes Phänomen ergibt sich bei systemabhängigen Formatierungen. Dabei wird ein Textabschnitt nicht mit einer Formatierung festgelegt, sondern erhält eine systemanhängige Formatierung. Schreiben wir eine solche Mail auf einem Windows 7 System in Outlook, sehen wir den 104

104 Formatierung von HTML- s Text beispielsweise in der Schriftart Calibri mit Schriftgröße 11 dargestellt. Senden wir diese an einen Kollegen, der die gleiche Software einsetzt, sehen wir keinen Unterschied. Bei einem fremden Betriebssystem oder einem anderen -Client ist es jedoch möglich, dass der Textabsatz durch die auf diesem System vorhandene Standard-Schriftart ersetzt wird. Diese Art der Formatierung lässt also einen gewissen Spielraum in der Formatierung zu. Die Art der Formatierung ist dabei abhängig von Betriebssystem, Client oder den gewählten Einstellungen. Ein ähnliches Verhalten kann bei der Höhe von Zeilenabständen auftreten. Sehr viele Clients legen diese in Ihren Formatierungsregeln nicht fest und lassen somit Interpretationsspielraum für den Empfänger. Antworten Sie also nun auf eine solche kann es sein, dass Ihre harten oder weichen Zeilenumbrüche eine ungewohnte Höhe aufweisen. Auch wenn Sie diese in work4all zuordnen, kann es sein, dass die Formatierung der leicht von der Ihres -Clients abweicht. Antworten Sie auf eine , so geht der -Client hin und übernimmt einige Formatierungsregeln der Original Mail, für Ihre Antwort. Auch hier sieht man oft, dass der Zeilenabstand von den s abweicht die Sie direkt verfassen. Auch work4all befolgt diese Regeln. Der HTML Editor Benutzer mit fortgeschrittenen HTML Kenntnissen haben in work4all zusätzlich die Möglichkeit, den Inhalt einer HTML- direkt zu editieren. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Optionen und anschließend auf die Schaltfläche Open HTML. Es öffnet sich eine separate Maske in der Sie die Möglichkeit haben eigene CSS einzufügen, Scripte zu integrieren oder sonstige, aufwändige Inhalte zu implementieren. Hinweise: Das Editieren des HTML-Code sollte nur von sehr erfahrenen Benutzern mit HTML Kenntnissen verwendet werden. Wenn Sie Bilder einfügen, die von einem Server geladen werden sollen, werden diese als Anhang versendet und an der gewünschten Stelle eingebettet. 105

105 Termine Termine lassen sich an unterschiedlichen Stellen in work4all erfassen. Zum einen über das Infofenster Termine, und andererseits direkt im Terminkalender. Neuer Termin Auch zum Anlegen eines Termins klicken Sie auf das Plus im Infofenster Termine: Die Mitarbeiterauswahl auf der linken Seite sowie das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktionieren entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben. Datum und Uhrzeit werden wie üblich automatisch ausgefüllt. Allgemeines Kunden- oder Lieferantendaten Termin: Tragen Sie hier den Zeitraum des Termins ein. Erinnerung und Ganztags- Termin Möchten Sie sich und am Termin beteiligte Kollegen vorab an den Termin erinnern, setzen Sie einfach das Häkchen bei Erinnerung und wählen den gewünschten Zeitpunkt für diese aus. Handelt es sich bei Ihrem Termin um einen Ganztagstermin, setzen Sie das Häkchen, im oberen Teil verschwindet die Uhrzeit. 106

106 Termine Über die Schaltfläche hinter Status haben Sie die Möglichkeit einen Status für Ihren Termin zu vergeben. Die verschiedenen Status können von Ihrem Administrator in den Generellen Einstellungen unter Allgemeines -> CRM -> Farben gepflegt werden. Der Status Storniert entfernt auch den Termin aus dem Kalender. Über die Einstellung können Sie stornierte Termine im Kalender ein- und ausblenden. Sie können Ihrem Termin auch noch ein Thema zuordnen. Themen können in den Generellen Einstellungen gepflegt werden. In der Termin-Liste kann dann nach Thema gefiltert werden. Unter Ort tragen Sie den Ort des Termins ein. Ist der Termin als ein Außer Haus -Termin gekennzeichnet, füllt der Ort sich automatisch mit der Adresse des Kunden. Die Einstellung können die den Generellen Einstellungen vornehmen. Für den Betreff steht Ihnen eine Vielzahl an Kombinationsmöglichkeiten zu Verfügung. Klicken Sie einfach auf das Wort und die Liste öffnet sich. Markieren Sie nun die Bezeichnungen die Sie in der Betreffzeile sehen möchten. Natürlichen können Sie auch manuell einen Betreff eingeben. Für den Inhalt können Sie über die Schaltfläche eigene Textbausteine oder die Adresse des Kunden einblenden lassen. Über diese Schaltfläche einstellen. können Sie Schriftart und Schriftgröße Weitere Funktionen der Symbolleiste Terminbenachrichtigungen verschicken. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel. Soll ein Termin nicht unternehmensweit sichtbar sein, haben Sie hier die Möglichkeit diesen nur für bestimmte Abteilungen freizugeben. Diese Abteilungen müssen vorab festgelegt und in work4all konfiguriert werden. 107

107 Termine Export Ihrer Termine in Tabellenform nach Word. Öffnen Sie den Kunden aus der Terminmaske heraus. Hier können Sie regelmäßige Termine festlegen, die z.b. immer am Mittwoch um dieselbe Uhrzeit stattfinden. Lesen Sie dazu auch das Kapitel Serientermine. Um einen privaten Termin anzulegen, klicken Sie auf diesen Button. Die Maske ändert sich dementsprechend. Weitere Details finden Sie im Kapitel Private Termine. Direkt aus der Terminmaske heraus haben Sie die Möglichkeit einen Besuchsbericht entweder neu zu erstellen oder einen bereits fertiggestellten Besuchsbericht dem Termin zuzuordnen. Terminübersicht Im unteren Bereich der Terminmaske, sehen Sie einen Ausschnitt des Terminkalenders. Es werden immer die Termine der Kollegen angezeigt, die bei dem Termin beteiligt sind. Um sich alle Ressourcen/Mitarbeiter zeilenweisen anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das nebenstehende Symbol. Ist es nicht markiert werden alle Termine in einer Zeile angezeigt und die Termine sind nur mit dem Mitarbeiterkürzel gekennzeichnet. Über die drei Pünktchen wählen Sie, ob alle Termine angezeigt werden sollen oder nur dann, wenn dieser sich mit dem aktuellen Termin überschneidet. Über x können Sie die Terminübersicht ausblenden. Stellen Sie hier die Ansicht des Kalenders ein. 108

108 Termine Über die Navigationssymbole können Sie die Liste nach oben und unter verschieben oder Tage vor- und zurückblättern. Termine ändern Möchten Sie einen Termin ändern, führen Sie im Infofenster auf dem Schreibtisch einen Doppelklick darauf aus. Handelt es sich um einen älteren Termin, welcher im Infofenster nicht mehr sichtbar ist, öffnen Sie zunächst die Terminliste, indem Sie auf den Titel des gleichnamigen Infofensters klicken. Protokoll Im Protokoll werden Änderungen mitgeschrieben, egal ob von Ihnen oder Ihren Kollegen. Dokument anhängen Das Anhängen von Dokumenten erfolgt in der gleichnamigen Registerkarte. Teilnehmerstatus In der Registerkarte Teilnehmerstatus sehen Sie die Liste alle am Termin beteiligten Personen. Sie haben hier die Möglichkeit Benachrichtigungen an die Teilnehmer zu versenden, Aufgaben zu vergeben und Zu- oder Absagen zu protokollieren. Terminliste Alle angelegten Termine werden letztlich im gleichnamigen Infofenster aufgelistet. - Klick auf einen Eintrag zeigt das Tooltipp zum Termin. - Doppelklick öffnet die Termin-Maske. - Klick auf den Titel Termine öffnet die Liste aller Termine. - Mit Rechtsklick auf einem Termin können Sie direkt eine Aufgabe erstellen. Details hierzu finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste! 109

109 Termine Termin aus einen Telefonat erstellen Mit dem Rechtsklick auf ein Telefonat können Sie direkt vom Desktop aus einem Termin erstellen. Es öffnet sich die Maske zum Erstellen eines neuen Termins die Sie dann, wie oben beschrieben, bearbeiten können. Im Betreff und im Inhalt steht bereits ein Vermerk auf das gewählte Telefonat. 110

110 Terminkalender Die Terminverwaltung ist eines der schwierigsten Themen der Organisation: Es geht schließlich um Ihre Zeit oder um die Zeit Ihrer Kollegen. Da spielen Rechte eine Rolle, z.b. bei privaten Terminen und oft auch technische Dinge bzgl. der Synchronisation von mobilen Endgeräten usw. work4all hilft Ihnen mit einem übersichtlichen Kalender für Sie selbst oder Ihre Kollegen. Alle Termine sind auf Wunsch beim Kunden, Lieferanten oder dem Projekt hinterlegt. Aufruf des Kalenders Der Aufruf des Kalenders geschieht innerhalb des Schreibtischs: Nach dem ersten Aufruf kann der Kalender verkleinert werden, damit er im täglichen Arbeiten schnell zur Verfügung steht. Das Erfassen neuer Termine geschieht entweder direkt hier im Kalender oder aber über das Infofenster Termine auf dem Schreibtisch, das an anderer Stelle des Handbuchs erklärt wird. Die Kalenderansicht Starten Sie den Kalender zum ersten Mal, zeigt Ihnen work4all Ihren persönlichen Kalender, also Ihre eigenen Termine, nicht zu verwechseln mit Ihren privaten Terminen: 111

111 Terminkalender Der persönliche Kalender bietet Ihnen mehrere Bereiche der Information und der Steuerung: Der Befehlsbereich Die einzelnen Steuerungsbefehle sind wie üblich im oberen Bereich der Maske angesiedelt. Der Kalenderbereich Je nach Darstellungsform sehen Sie Tage, Wochen, Monate. Innerhalb eines Tages unterscheiden wir zwischen dem Ereignisbereich und dem Terminbereich. Ein ganztägiges Ereignis finden Sie in der ersten Zeile, ein Termin ist unten zu finden. Der Kalendereintrag Weist ein Eintrag diesen Pfeil rechts unten auf, so weist dieser auf mehrere Termine an diesem Tag hin. Beim Anklicken landen Sie auf dem individuellen Kalenderblatt des Kollegen, wo dann all seine Termine im Überblick dargestellt sind. Der Navigationsbereich Hier wählen Sie zwischen Tagen, Wochen, Monaten und Jahren. Dabei sind Einschränkungen möglich: Falls Sie beispielsweise die 5- Tagesansicht eingestellt haben, werden per Klick in eine andere Woche auch immer genau 5 Tage ausgewählt. Wenn auf den heutigen Tag zurückspringen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Heute. Der Vorschaubereich Der ausgewählte Termin erscheint in der Vorschau mit Details. Der Befehlsbereich Aktualisieren: Bei manchen Änderungen geschieht die Aktualisierung der Liste nicht automatisch. Klicken Sie dann auf diese Schaltfläche. Neuer Termin und neue Aufgabe: Termine und Aufgaben werden in der Regel auf dem Schreibtisch angelegt, über diese beiden Schaltflächen funktioniert das auch hier. Hier können Sie Ihre Termine mit Outlook oder Tobit abgleichen, den Kunden von hier aus anrufen oder für einen markierten Termin eine Reiskostenabrechnung erstellen. Außerdem können Sie die Routenplanung für Ihre Termine aufrufen. Darstellungsform: Klicken Sie eine der gezeigten Schaltflächen, ändert sich der Kalenderbereich entsprechend. Die Auswahl innerhalb der Navigation stellt sich ebenfalls neu ein, man kann bei der Monatsansicht z.b. keinen einzelnen Tag auswählen. 112

112 Terminkalender Hier können Sie Aufgaben und Termine im Kalender ein- und ausblenden. Filtern Sie den Kalender nach Terminstatus oder lassen Sie sich, unter Sonstige, Ihre Projekt-Termine anzeigen. Stellen Sie hier ein, wie Ihre Termine im Kalender dargestellt werden soll. Die Einstellungen unter Überschrift bestimmen, wie der Termin im Kalender angezeigt wird. Wenn Sie die Maus auf einen Termin halten, öffnet sich ein Kontextmenü mit detaillierten Daten zum Termin. Im Bereich Inhalt können Sie die Informationen einstellen. Zusatzfunktionen: Über die markierte Schaltfläche lassen sich einige Einstellungen bezüglich des Kalenders vornehmen. Mehrere Mitarbeiter anzeigen Über die Mitarbeiterauswahl auf der linken Seite lassen sich Mitarbeiter hinzufügen oder wieder aus der Liste entfernen. Sie können sich somit die Kollegen zusammenstellen, über deren Termine Sie informiert sein möchten. Bedenken Sie bitte, dass das Laden der Termine ein wenig dauert. Daher sollten Sie nicht einfach alle Mitarbeiter auswählen (außer in einer kleinen Firma vielleicht). 113

113 Terminkalender Der Terminkalender ist auf die Darstellung von Terminen mehrerer Mitarbeiter optimiert. Bei Monitoren mit einer Auflösung von 1024 x 768 lassen sich aus unserer Sicht 6 bis 7 Mitarbeiter gleichzeitig anzeigen. Bei höherer Auflösung ist eine größere Anzahl von Mitarbeitern darstellbar. In der Kopfleiste erscheint für jeden ausgewählten Mitarbeiter eine Registerkarte, darüber hinaus eine weitere mit der Beschriftung Gruppe. Hier werden alle (oder einige) der ausgewählten Mitarbeiter gleichzeitig gezeigt. Klicken Sie innerhalb des Kalenders, wird der jeweils markierte Mitarbeiter mit Hilfe einer roten Ampel farbig hervorgehoben, damit Sie schnell zu dessen Termindaten wechseln können. Hier einige weitere Details zur Handhabung: Mitarbeiterauswahl: Klicken Sie in der Ihnen bereits bekannten Form einzelne Mitarbeiter im unteren Bereich an, um diese auszuwählen. Dabei merkt sich work4all diese Auswahl und startet beim nächsten Kalenderaufruf automatisch mit dieser Selektion. Grüne oder graue Ampel: Mit Häkchen werden diese Daten geladen. Die Ampel erlaubt, temporär nur einzelne Mitarbeiter in der aktuellen Darstellung zu zeigen: - grüne Ampel: Mitarbeiter wird gezeigt, - graue Ampel: Mitarbeiter ist ausgeblendet. Näheres hierzu im Absatz Gruppen-Optionen. Gruppen-Optionen: Die Termine mehrerer Mitarbeiter lassen sich unterschiedlich darstellen. Nebeneinander Die Mitarbeiter werden nebeneinander dargestellt, sofern dies möglich ist. Alle Anzeigeformen sind möglich z.b. Tag, Woche etc. Über die Schaltflächen + und lässt sich die Anzahl der maximal dargestellten Mitarbeiter erhöhen oder verringern. Untereinander: Mit Hilfe dieser Darstellung lassen sich auf einen Blick recht viele Mitarbeiter verwalten. Dabei legen Sie mit dem nachfolgenden Objekt fest, wie viele Zeilen pro Mitarbeiter maximal angezeigt werden. 114

114 Terminkalender In der Gruppendarstellung werden alle Termine der ausgewählten Mitarbeiter in einem Kalenderblatt angezeigt. Aufgaben und mehrtägige Termine werden im oberen Bereich angezeigt. Gruppen/Abteilungen auswählen Mit der Gruppenauswahl wechseln Sie mit einem Klick auf eine Gruppe von Mitarbeitern oder Ressourcen. Alle Mitarbeiter oder Ressourcen werden sofort komplett gewechselt/ausgetauscht. Die Abteilungen ergeben sich aus den Eingaben in der Mitarbeiterverwaltung. Im unteren Bereich können Sie sich eigene Listen zusammenstellen. Wählen Sie die Mitarbeiter und Ressourcen die sie in Ihrer Liste sehen möchten. Klicken Sie anschließend auf Aktuelle Auswahl speichern. Sie können Ihrer Gruppe nun einen Namen geben, die Ihnen dann unter den fest angelegten Abteilungen angezeigt wird. Alle aktuellen Zusammenstellung löschen: Alle eigenen Gruppenzusammenstellungen werden gelöscht. Einzelne Zusammenstellungen löschen: Es öffnen sich die Liste Ihrer eigenen Abteilungen, in der Sie dann die zu löschende Abteilung auswählen können. Bilder anzeigen Über die Maske Extras > Mitarbeiter im Schreibtisch lässt sich für jeden Mitarbeiter und jede Ressource ein Bild speichern. Das sieht nicht nur nett aus, sondern dient auch der schnelleren Orientierung. Hier eine Wochenansicht von mehreren Ressourcen: 115

115 Terminkalender Die Anzeige der Bilder wird durch Klick auf das nachfolgende Symbol aktiviert: Termine und Aufgaben bearbeiten, anlegen oder löschen Über den Terminkalender haben Sie vollen Zugriff auf alle angezeigten Termine und Aufgaben. Über Doppelklick können Sie alle Terminkalendereinträge zum Bearbeiten öffnen. Mit Rechtsklick auf einen Termin stehen Ihnen die nebenstehenden Funktionen zur Verfügung. Bei der Option Status ändern können Sie auch mehrere Termine markieren und den Status für alle markierten Termine gleichzeitig ändern. Aufgaben können über die rechte Maustaste auf Erledigt gesetzt werden. Danach verschwindet die Aufgabe, denn es werden nur unerledigte Aufgaben gezeigt. Innerhalb eines Mitarbeiters können Sie Termine und Aufgaben verschieben. Klicken Sie dazu auf einen Termin und ziehen Sie ihn auf den gewünschten Tag und lassen Sie die Maus los. Es erscheint die nebenstehende Meldung. Nach Klick auf Ja wird der Termin oder die Aufgabe auf den gewünschten Tag verschoben. Selbstverständlich werden dabei die Benutzerrechte beachtet. Haben Sie nicht das Recht, fremde Termindaten zu ändern, ist der Befehl ausgegraut. Sie erhalten zudem einen Hinweis in der Statusleiste. 116

116 Terminkalender Für private Termine anderer Benutzer gilt: Sie sehen zwar den Termin, jedoch nicht die inhaltliche Beschriftung. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel Private Termine. Termin aus einen Telefonat erstellen Mit Rechtsklick auf ein Telefonat können Sie direkt von hier aus einen Termin erstellen. Es öffnet sich die Maske zum Erstellen eines neuen Termins die Sie dann, wie oben beschrieben, bearbeiten können. Im Betreff und im Inhalt steht bereits ein Vermerk auf das gewählte Telefonat. 117

117 Private Termine Kennen Sie das auch? Sie tragen einen privaten Arzt-Termin in work4all ein, und am nächsten Tag werden Sie von Ihren Kollegen gefragt, wie es Ihrem Fußpilz geht? Damit Ihr Fußpilz ab jetzt unbemerkt behandelt werden kann, haben wir die Funktion private Termine in work4all integriert. Private Termine können nur vom Ersteller gelesen werden. Für alle anderen Benutzer ist der Termin in work4all nur mit dem Eintrag Privater Termin zu sehen. Neuen privaten Termin erstellen Erstellen Sie einen neuen Termin indem Sie innerhalb des Schreibtisches im Infofenster Termine auf das Plus klicken. Natürlich können Sie den Termin auch innerhalb des Kalenders anlegen. Es öffnet sich die Ihnen bekannte Terminmaske, die Sie wie gewohnt ausfüllen. Bisher handelt es sich noch um einen normalen Termin. Sie definieren den Termin als privaten Termin, indem Sie in der oberen Symbolleiste die Schaltfläche Privater Termin aktivieren: Genauso wie bei Terminen gibt es mehrere Möglichkeiten, einen privaten Termin anzulegen. Neben dem Infofenster Termine können private Termine sowohl über den Terminkalender als auch über die Sedcards innerhalb der Firmenebene anlegen. Weitere Informationen darüber finden Sie im gleichnamigen Kapitel. Wie bereits erwähnt, sind private Termine nur für den Ersteller mit dem richtigen Betreff sichtbar. Alle anderen Benutzer sehen den Termin nur mit der Kennzeichnung Privat im Terminkalender. 118

118 Serientermine Sich wiederholende Termine mehrfach hintereinander einzugeben, ist einfach lästig. Nachfolgend die Beschreibung zum Anlegen, Ändern und Löschen von Serienterminen. Neuer Serientermin Rufen Sie im Schreibtisch den gewünschten Kunden oder dessen Ansprechpartner auf, und klicken Sie anschließend im Infofenster Termine auf das Plus. Sie können die Terminmaske natürlich auch über den Kalender aufrufen. Aktivieren Sie nun in der Maske die Schaltfläche Serientermin und die Terminmaske ändert sich entsprechend. Die Zeit-Einstellungen im Bereich Termin werden ausgeblendet. Um den Serientermin zu definieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Termin einstellen. Legen Sie Ihren Termin zunächst wie gewohnt an und klicken dann auf die Schaltfläche Serientermin einstellen, um den Serientermin zu konfigurieren. Die Serientermin-Maske öffnet sich: Im Bereich Termin der Serienterminmaske geben Sie die von/bis Zeiten für den Termin ein. Nimmt der Termin den ganzen Tag in Anspruch, so setzen Sie den Haken bei Ganztags-Termin. Im Bereich Serienmuster der Serienterminmaske geben Sie die Termine des Serientermins an. Sie können zwischen wöchentlichen und jährlichen Terminen wählen. Legen Sie fest, an welchen Wochentag(en) der Termin liegen oder ob er z.b. nur jeden zweiten Montag stattfinden soll. Im Bereich Seriendauer tragen Sie den Zeitraum ein: Mit dem Beginn legen Sie fest, ab wann Ihr Serientermin beginnen soll. Die Option Endet nach gibt an, wie oft der Termin angelegt wird. Wenn Sie hier also eine 2 eintragen, wird der Serientermin nur zweimal angelegt. Die Option Endet am gibt an, wann der Serientermin endet. Genauso wie bei Terminen gibt es mehrere Möglichkeiten, einen Serientermin anzulegen. Neben dem Infofenster Termine können Serientermine sowohl über den Terminkalender, als auch über die Sedcards innerhalb der Firmenebene anlegen. 119

119 Serientermine Serientermine ändern Möchten Sie einen Serientermin ändern, führen Sie im Infofenster oder in der Terminliste einen Doppelklick auf dem entsprechenden Serientermin aus. Ein Verändern der kompletten Serie ist nicht möglich. Wenn Sie einen Termin einer Serie ändern, ändern Sie immer nur diesen einen Termin. Die restlichen Termine der Serie bleiben erhalten. Protokoll In der Registerkarte Protokoll wird jede Änderung, egal ob von Ihnen oder Ihren Kollegen mitgeschrieben Dokument anhängen Möchten Sie dem Termin ein Dokument anhängen, tun Sie dies bitte in der Registerkarte Anhang. Geben Sie erneut einen sinnvollen Betreff ein. Über Datei wählen landen Sie im Ordnersystem und können die gewünschte Datei dort öffnen. Wenn Sie beim Erstellen des Serientermins eine Datei hinzufügen, bekommt jeder einzelne Termin diesen Anhang. Fügen Sie bei einem bestehenden Serientermin einen Anhang hinzu, so wird dieser Anhang nur an den einzelnen Termin angehangen. Löschen von Serienterminen Ist das Recht zum Löschen gegeben, selektieren Sie den Termin, den Sie entfernen möchten und klicken die Schaltfläche Löschen an. Es erscheint die folgende Meldung: Klicken Sie auf Ja, erscheint eine weitere Meldung, in der Sie entscheiden können, ob Sie alle zukünftigen Termine dieser Serie löschen möchten (Ja) oder nur diesen einzelnen Termin (Nein). Möchten Sie die gesamte Serie löschen, selektieren Sie bitte den ersten Termin der Serie um alle zukünftigen Termine löschen zu können. 120

120 Termine löschen oder stornieren Das Löschen von Terminen ist organisatorisch gesehen höchst komplex. Hier beispielhaft nur einige Fragestellungen: - Sind Kollegen oder Kunden betroffen? Müssen diese benachrichtigt werden? - Wie sind die Rechte fürs Löschen definiert? Aus diesem Grunde fasst dieses Infoblatt alle möglichen Fragestellungen noch einmal auf. Löschen oder stornieren? Bei nicht stattfindenden Terminen unterscheiden wir zwischen dem Stornieren und dem Löschen: Der stornierte Termin bleibt in der Datenbank und im Kalender erhalten, der gelöschte verschwindet komplett. Ob Sie dies oder das tun, ist eine Organisationsfrage. Im Vertrieb ist die Information über vergangene Stornierungen zum Beispiel sinnvoll, manche unserer Kunden jedoch möchten abgesagte Termine überhaupt nicht sehen. Und zwischen diesen beiden Lösungen ist es eventuell auch sinnvoll, den stornierten Termin solange zu zeigen, bis er vorbei ist. Sei s drum: entscheiden Sie selbst, ob Sie löschen oder stornieren möchten. Wie man in Köln so sagt: Jeder Jeck ist anders. Rechte Drei Rechte erlauben es Ihnen als Administrator, das Verhalten grundsätzlich zu beeinflussen. 1. Der Anwender darf entweder nur eigene Termine ändern/löschen oder 2. er darf das auch für die der Kollegen. 3. Ist nichts angeklickt, darf der Mitarbeiter keine Termine anlegen und auch keine Termine löschen. Unter Extras -> Rechte können Sie diese Einstellungen vornehmen. Die erste und die dritte Zeile schließen sich aus Sie können also nur jeweils eine der beiden Optionen wählen. Die Bedeutung des Rechts Nur eigene ändern/löschen ist folgende: 1. Sind Sie alleiniger Teilnehmer eines Termins, haben Sie das Recht, den Termin zu löschen oder zu ändern (Doppelklick) 2. Beinhaltet der Termin mehrere Teilnehmer (Sie nehmen also nicht alleine am Termin teil), haben Sie in diesem Fall dieses Recht nicht, selbst wenn Sie den Termin erstellt haben! Sie müssen sich an einen Anwender wenden, der das Recht zum Anlegen/Ändern hat. Hinweis: Ein weiteres Recht lässt sich auf Datenbankebene setzen und verhindert rigoros, dass Termine gelöscht werden können. Bitte setzen Sie sich mit unserem Support in Verbindung, wenn in Ihrem Unternehmen das Löschen von Terminen auf diese Art verhindert werden soll (es ist die sicherste Methode und verhindert auch, dass über Synchronisationsvorgänge Termine gelöscht werden können). 121

121 Termine löschen oder stornieren Auswirkungen im Kalender und in der Liste der Termine / Innerhalb des Kalenders und auch in der Terminliste ändert sich das Löschen-Symbol entsprechend der Rechte: Es ist grau, wenn Sie nicht das Recht haben, den Termin zu löschen und es ist farbig, wenn Sie das Recht haben (siehe vorheriger Abschnitt). Löschen von Terminen Ist das Recht zum Löschen gegeben, klicken Sie die Schaltfläche an, um den Termin komplett aus der Datenbank zu löschen. Die folgende Sicherheitsabfragen müssen Sie mit Ja oder Nein beantworten. Löschen von Terminen mit mehreren Teilnehmern Beim Löschen von Terminen mit mehreren Teilnehmern können Sie entscheiden, ob der Termin nur für den selektierten Teilnehmer oder für alle Teilnehmer gelöscht werden soll. Benachrichtigen der Teilnehmer bei gelöschten Terminen Wenn Sie Termine für einen oder mehrere Teilnehmer löschen, bietet Ihnen work4all an, die Teilnehmer über den gelöschten Termin zu benachrichtigen: Mit einem Klick auf Ja erscheint unsere Maske mit dem Standardtext zum gelöschten Termin. Synchronisation gelöschter Termine work4all kümmert sich beim Löschen nicht um Ihren synchronisierten Kalender! Sie müssen den Termin also dort ebenfalls löschen, um ihn bei der nächsten Synchronisation nicht wieder in Ihrem Kalender zu finden. Termine stornieren Ab sofort können Sie Termine über die Terminmaske stornieren. Innerhalb der Terminmaske gibt es keine Schaltfläche zum Stornieren von Terminen. Falls Sie den Vorgang benötigen, so legen Sie (als Administrator) sich einen Status mit der Bezeichnung Storniert an (grüner Pfeil). 122

122 Termine löschen oder stornieren work4all erkennt diese Bezeichnung und reagiert nun anders beim Setzen des Status: Der Grund der Stornierung wird in den Langtext geschrieben. So kann man später nachvollziehen, warum die Stornierung erfolgte. Vor den Titel des Termins steht *** Storniert ***. Da dieser Text ja meist mit Outlook/Tobit/Smartphone synchronisiert wird, ist auch dort die Information verfügbar. Auf dem Schreibtisch wird der Termin durchgestrichen dargestellt: Im Kalender ist eine Option zum Aus- und Einschalten stornierter Termine verfügbar: Stornierte Termine lassen sich wie gewohnt löschen. Das Recht zum Löschen hat dabei mit dem Stornieren keine Beziehung so können Sie das Stornieren erlauben und das Löschen verhindern. 123

123 Terminbenachrichtigung und -bestätigung Ein scheinbar simples Thema, das dennoch sehr komplex werden kann. Die Schaltfläche Alle Varianten von Benachrichtigungen, Einladungen und Bestätigungen finden Sie in der Terminmaske beim Klick auf die Schaltfläche Benachrichtigung. Die beiden letzten Optionen sind nur bei neuen Terminen zu sehen. Benachrichtigen oder bestätigen beim Schließen Es ist natürlich sehr sinnvoll, wenn Sie Ihrem Geschäftspartner den verabredeten Termin schriftlich bestätigen. Deshalb kann man standardmäßig einstellen, dass dies beim Speichern eines neuen Termins geschieht. Setzen Sie einfach das Häkchen vor die entsprechende Option Terminbestätigung an Geschäftspartner. Gleiches gilt für die Terminbenachrichtigung an Kollegen. Hierzu einige Regeln: - work4all merkt sich die letzte Einstellung und tut dies dann solange Sie die Option nicht abschalten. - Es ist möglich die beiden Optionen als Standard vom Administrator aus zu setzen. - Ist nur eines der beiden Häkchen gesetzt, wird der Kontakt ins AN-Feld der gesetzt. - Sind beide Häkchen gesetzt, wird eine Kombi- für Bestätigung/Benachrichtigung generiert. In diesem Fall rutschen die Kollegen ins CC mit der Anrede des Geschäftspartners. - Die Anrede wird so generiert, wie es auch sonst bei einer in work4all üblich ist (also die in der Maske des Kontaktes definierte Anrede). - Kollegen werden nach Geschlecht unterschieden ( Liebe Kollegin, Lieber Kollege ). Das ist auch nicht änderbar, selbstverständlich lässt sich die vor dem Senden bearbeiten. - Klicken Sie manuell eine Benachrichtigung oder Bestätigung unter Jetzt an, wird dies beim Schließen der Maske nicht noch einmal gemacht. Es ist im Moment nicht möglich, eigene Texte in den Benachrichtigungen einzustellen, allerdings sind sie ggf. auch mehrsprachig. Eine Besprechungsanfrage ist in work4all ebenfalls leider nicht möglich. Manuelles Benachrichtigen bzw. Bestätigen Die oberen vier Optionen sind sowohl bei neuen Terminen als auch bei bereits vorher gespeicherten Terminen möglich. Falls Sie also die Automatik nicht eingeschaltet haben, lässt sich das im Nachhinein hiermit noch durchführen. Die ersten beiden Optionen sind dabei identisch mit den soeben beschriebenen, die Dritte macht die ebenfalls beschriebene Kombi- . Jeder Klick eines manuellen Eintrags schaltet die Automatik für den entsprechenden Punkt einmalig aus. Beim nächsten (neuen) Termin ist die Option also wiederum gesetzt. 124

124 Automatische Beschriftung von Terminen Ein kleines aber feines Thema, das es vor 15 Jahren vermutlich nicht gab denn es hängt mit der Nutzung von mobilen Endgeräten, also iphones, Blackberries usw. zusammen. Das Problem: - Sie tragen Termine in work4all ein und ordnen den Kunden oder den Lieferanten zu. - Sie geben dem Termin einen sinnvollen Titel, z.b. Meeting. - Sie gleichen Ihre Termine mit Outlook oder über unseren Exchange-Server-Manager miteinander ab. Und so sehen Sie irgendwann den Termin auch im Display des Handys und ärgern sich über diesen kurzen Titel ohne Kundenamen! Das Problem haben Sie innerhalb unserer Anwendung nicht da blenden wir immer den Kundenoder den Projektnamen mit ein. Aber in Outlook oder am Mobiltelefon musste etwas geschehen darum geht es in diesem Kapitel. Die notwendigen Einstellungen Die Einstellungen können nicht zentral im Netz für alle Benutzer geschehen, jeder Einzelne muss dies vornehmen. Öffnen Sie zunächst einen beliebigen neuen Termin über die Terminmaske. Legen sie dann die Maus über das Wort Betreff, erscheint eine kurze Erklärung der Funktion. Klicken Sie, um die Einstellungen vorzunehmen 125

125 Automatische Beschriftung von Terminen Kunden-Bezeichnung Kontaktperson, Langform Kontaktperson, Nachname Ort Telefonnummer Projekt, Nummer Projekt, Bezeichnung Anzahl Zeichen maximal Kunden-/Lieferantenname steht im Feld Betreff. Um auch den Ansprechpartner mit in den Betreff aufzunehmen, klicken Sie diesen Schalter. Vor- und Nachname der Person wird angezeigt. Der Nachname der Person wir angezeigt. Hiermit ist der Ort gemeint, an dem der Termin stattfindet. Sie geben diesen in der Terminmaske an. Telefonnummer wird im Betreff mit angezeigt. Falls Sie dem Kunden ein Projekt zugeordnet haben, werden hier Projekt und Projektnummer angezeigt. Um das Projekt und die dazugehörige Bezeichnung anzuzeigen, benutzen Sie dieses Feld. Das Feld Betreff ist von der Länge begrenzt. Es sind mehrere Werte einstellbar. Bitte beachten Sie, dass es in der Addition der Felder zu einer Längenbeschränkung insgesamt kommen kann. Man kann das Datenbankfeld jedoch verlängern, sprechen Sie mit Ihrem Administrator. Der Vorgang Bereits beim Anlegen des Termins wird nun ein kurzer Text über den Kunden, gefolgt vom Zeichen eingefügt. Ändern Sie die Einstellung (also beim Klicken auf die Schalter) oder die Daten (z.b. beim Auswählen eines anderen Ansprechpartners), erscheint die automatisch generierte Beschriftung: Wurde eine Komponente des Texts abgeschnitten, erkennen Sie das an den drei Punkten ( ). Der manuell eingegebene Titel (also im oberen Beispiel das Wort Meeting) geht bei Änderungen der Adresse etc. nicht verloren, sondern wird angehängt. Reicht Ihnen das auf dem mobilen Endgerät nicht an Information und Sie benötigen die vollständige Adresse unterwegs, so fügen Sie die Kontaktdaten vorher ins Notizfeld. Eine Funktion unterstützt Sie dabei: 126

126 Erinnerungen Mit Erinnerungen behalten Sie in work4all jederzeit den Überblick über fällige Aufgaben und Termine. Die Funktionalität ist den Erinnerungen aus Microsoft Outlook sehr ähnlich. Einschalten des Erinnerungsfensters Dies erfolgt in Persönliche Einstellungen, die Sie unter der Registerkarte Datei finden. Wählen Sie aus der Kategorie CRM den Punkt Aufgaben aus und aktivieren Sie die Option Erinnerungsfenster anzeigen. Erinnerungen anlegen In jedem Termin und in jeder Aufgabe können Sie Erinnerungen festlegen. Setzen Sie hierzu einfach das Häkchen im Erinnerungsfeld und geben Sie den Zeitpunkt der Erinnerung an. Rechtzeitig vor dem Termin oder der Fälligkeit Ihrer Aufgabe informiert Sie work4all über Ihren Termin. Das Erinnerungsfenster Zum eingestellten Zeitpunkt zeigt work4all allen zugeordneten Benutzern, denen der Termin bzw. die Aufgabe zugeordnet wurde, die Erinnerung an. Sie können dann entscheiden, ob Sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmals erinnert werden möchten. 127

127 Checklisten Oh. Zum ersten Mal seit zehn Jahren ein neues CRM-Objekt. So hieß es erstaunt in unserer Montagsrunde und so erstaunlich ist es auch: die klassischen CRM-Objekte (Telefonnotiz, etc.) sind noch immer die gleichen wie im Jahre 2000, nur die Details und evtl. die technischen Geräte im Umfeld ändern sich. Und nun kam zu den bestehenden Objekten ein neues hinzu: die Checkliste. Warum? - Checklisten sind gut zu verstehen - Checklisten steuern Abläufe sehr einfach - Checklisten sind gut überprüfbar Checklisten sind die einfache Form von Ressourcenplanung und werden oft über Excel erstellt. Dies hat dann den Nachteil, dass die einzelnen Checklisten-Punkte (wir sprechen von Zeilen ) nicht in die Organisation eingebunden sind. Dies lösen wir nun integriert mit work4all Checklisten. Integration Die Checkliste ist für alle drei Ebenen (Kunde, Lieferant, Projekt) verfügbar. Das dazu gehörende Fenster ist jedoch standardmäßig ausgeschaltet, muss also über den Infofenster-Assistent manuell vom Administrator erstellt werden: Für die nachfolgenden Erklärungen wird angenommen, dass das Fenster existiert. Hier ein praktikables Beispiel basierend auf Vorgängen im Messebau-Bereich: Sie sind eine Messebau-Firma und möchten für jeden Neukunden, der auf der Messe CeBIT 2014 einen Stand bei Ihnen bucht, eine entsprechende Checkliste im Projekt hinterlegen. Dort sind sowohl die Standard-Dinge aus dem allgemeinen Geschäft hinterlegt (z. B. den Stand bei der Deutschen Messe AG förmlich anmelden) als auch individuelle aus dem Auftrag ( Ein individuell geplantes rosa Schränkchen fertigen. ) 128

128 Checklisten Checkliste neu anlegen Klicken Sie auf das Plus-Zeichen im Infofenster: Hier die Erklärungen zu den einzelnen Bestandteilen der Maske: Speichern und schließen: Speichert alle Daten und kehrt zum Schreibtisch oder zur Liste der Checklisten zurück. Aktualisieren: Die Tabelle im unteren Bereich hat Beziehungen zu externen Aufgaben, deshalb ist ein manuelles Aktualisieren über die kleine grüne Schaltfläche möglich. Innerhalb der Tabelle lassen sich die einzelnen Zeilen über Überschriften logisch gruppieren. Mit Hilfe der nebenstehenden Schaltfläche wird die leere Überschrift erzeugt. Die Überschriften haben keine Check- Schaltfläche. Fügen Sie neue Zeilen zu Ihrer Checkliste hinzu. Mit Klick auf den kleinen Pfeil können Sie bestimmen, ob wo die Zeile in der Liste eingefügt werden soll. Markierte Zeilen lassen sich mit Hilfe dieser Funktion löschen. Gelöschte Zeilen können wieder hergestellt werden, wenn Sie anschließend per X (rechte obere Ecke) die Maske ohne zu speichern verlassen. 129

129 Checklisten Um eine bestehende Zeile zu verdoppeln, markieren Sie diese und klicken auf die Schaltfläche. Fügt eine leere Zeile ein. Die Zeile enthält keine Nummerierung und keine Check-Schaltfläche. Auftragspositionen einfügen: Die Checklisten sind Bestandteil der CRM-Funktionalität von work4all. Arbeiten Sie jedoch auch kaufmännisch und legen Aufträge an, so handelt es sich bei den Positionen des Auftrags oft genau um die Checklisten- Punkte, die Sie normalerweise manuell erfassen müssen. Deshalb lassen sich alle Positionen aller verknüpften Aufträge mit einem Klick zu den Zeilen hinzufügen. Die Verknüpfung kommt durch den Kunden (all seine Aufträge) oder das Projekt zustande. Beim Einfügen werden alle Positionen und Titel/Überschriften eingefügt. Von Stücklisten wird aktuell nur der Kopf eingefügt. Anzahl Zeilen: Die Anzahl der Zeilen je Checklistenpunkt lässt sich über die nebenstehenden Schaltflächen einheitlich auf 1, 2 oder 3 einstellen. Manuell kann jede einzelne Zeile skaliert werden. Die Checklistentabelle kann sehr einfach nach Excel exportiert werden. Benötigen Sie auch den Kopf der Checkliste (Bezeichnung etc.), muss ein Report erstellt werden. Spalten ein-/ausblenden: Jede einzelne Spalte in der unteren Tabelle kann wie gewohnt dauerhaft aus- oder eingeblendet werden. Nummerierung: Überschriften und Zeilen werden standardmäßig in der Form 1.1, 1.2 etc. nummeriert. Dieses Verhalten lässt sich hier abschalten. Firma: Die Zuordnung zu Kunde oder Lieferant geschieht wie auch in anderen Masken gewohnt. Gleiches gilt für das Projekt. Betreff: Wie gewohnt auch hier der mahnende Hinweis : Geben Sie sich Mühe bei der Beschriftungen der Objekte! Mustervorlage: Bitte lesen Sie hierzu die separate Erklärung im späteren Abschnitt. 130

130 Checklisten Die einzelnen Spalten der Checklisten-Tabelle Aufgabenspalten: die ersten beiden Spalten erlauben es Ihnen, aus einer einzelnen Zeile eine Aufgabe zu erstellen. Dies sehen Sie dann auch anhand eines Symbols in der zweiten Spalte. In diesem Infoblatt kommen wir noch einmal auf diese Funktionalität zurück. Checkbox: die Checkbox hat nur die beiden Zustände unerledigt und erledigt. Das Setzen des Hakens bewirkt in der Spalte Erledigt den entsprechenden Nachweis: Nummer: s.o. die einzelnen Zeilen werden automatisch nummeriert. Inhalt: Zur Beschreibung des zu erledigenden Punktes dienen im Wesentlichen zwei Felder: der Inhalt (normalerweise in Kurzform, Standard sind maximal 250 Zeichen) und die Bemerkung (Langtextfeld). Kategorie1 und Kategorie2: Um (zum Beispiel für Listen in Excel) einzelne Kategorien von anderen zu unterscheiden und ggf. zu filtern, stehen zwei Kategorien zur Verfügung. Diese arbeiten mit den aus Windows allgemein bekannten Autocomplete-Listen, um einheitliche Begriffe zu gewährleisten: Wer: In dieser Spalte erscheint automatisch eine Liste der Mitarbeiter. Es ist jedoch möglich, andere Einträge (zum Beispiel für Externe) zu schreiben. Bis wann? Dies ist ein Datumsfeld, per Doppelklick erscheint auch ein Kalender zum Markieren des gewünschten Datums: Einzelne Zeilen der Checklisten-Tabelle verschieben Die Reihenfolge der Zeilen ist beim Einfügen sequentiell die neue Position wird jeweils als letzte angehängt. Möchten sie dies ändern, so packen Sie die zu verschiebende Zeile am Zeilenkopf und ziehen sie an die gewünschte Position. Hierbei erscheint folgende Symbolik: Nach dem Loslassen werden die Nummern in 1.n-Logik neu vergeben. 131

131 Checklisten Mustervorlagen Sie kennen Vorlagen sicher bereits aus dem Bereich Dokumente und Briefe. Bei den Checklisten haben wir es Ihnen noch einfacher gemacht: Klicken Sie lediglich dieses Häkchen an, um aus der aktuellen Checkliste eine Vorlage zu erstellen. Der Effekt: Beim Anlegen neuer Checklisten erscheint ein Untermenüpunkt, der diese Vorlage anzeigt und zum Verdoppeln anbietet: Beim Betreff wählen Sie in diesem Fall einen guten Vorlagen-Namen (in diesem Fall Neukunde ), der dann auch für die Folge-Checklisten Aussagekraft hat. Wo legt man die Vorlagen sinnvollerweise ab? Legen Sie sich einen Vorlagen -Kunden oder ein Vorlage -Projekt an, bei dem all die Checklisten- Vorlagen schnell wiederzufinden sind, wenn sie bearbeitet werden sollen. Kann man auch Checklisten verdoppeln, die gar nicht als Vorlage gedacht waren? Ja, wechseln Sie hierfür zum Kunden oder Projekt und klicken Sie die Checkliste mit rechter Maustaste, um sie zu verdoppeln (ein Kontext-Menü erscheint). Wechseln Sie dann den Kunden und das Projekt innerhalb der Maske aus. Aufgaben verknüpfen Jede einzelne Zeile kann mit einer oder mehreren Aufgaben verknüpft werden. Dies geschieht durch das Erstellen über die Schaltfläche in der ersten Spalte: Anschließend zeigt ein Symbol in der zweiten Spalte, dass zu dieser Zeile eine (oder mehrere) Aufgaben existieren. Die verknüpften Aufgaben erscheinen ganz normal im Schreibtisch und können dort natürlich auch bearbeitet werden. Innerhalb der Checkliste lassen sich die zugeordneten Aufgaben (wie im Besuchsbericht) jedoch auch separat verwalten. Hierfür ist die zweite Registerkarte mit der Aufgabenliste in der üblichen Form. 132

132 Checklisten Checklisten drucken Über Datei steht Ihnen ein Report für den Ausdruck Ihrer Checkliste zu Verfügung: Weitere Funktionen Mit Rechtsklick über das Infofenster haben Sie die Möglichkeit Checklisten zu verdoppeln: 133

133 Tagesprotokoll Das Tagesprotokoll hilft Ihnen, sich am Tagesende alle Aktivitäten anzuzeigen, die Sie erledigt haben. Es protokolliert alle Termine, Aufgaben, Angebote usw. in chronologischer Form und erlaubt für jede Aktivität einen Kosteneintrag im Projektbereich. Aufruf des Tagesprotokolls Das Tagesprotokoll starten Sie in der Tagesinfo durch Klick auf das Erweiterungssymbol: Es erscheint standardmäßig das Tagesjournal mit der Einstellung Heutige Einträge. Hier sehen Sie im ersten Bereich all Ihre Aktivitäten aus der ERP- und CRM-Welt. Navigation Durch Klick auf die Navigations-Schaltflächen Gestern und Heute können Sie die Sicht tageweise wechseln. Die Liste wird sofort aktualisiert. Alternativ hierzu können Sie auch auf das eingestellte Datum klicken, es erscheint ein Kalender zum Auswählen eines anderen Datums. 134

134 Tagesprotokoll Verknüpfung mit Ihren aus- und eingehenden Telefonaten Neben den klassischen CRM- und ERP-Daten zeigt Ihnen work4all auch einen Nachweis der aus- und eingehenden Anrufe, die über Ihre angeschlossene Telefonanlage aufgezeichnet werden können: Diese Einträge können als Erinnerungshilfe für Ihre tägliche Dokumentation sehr nützlich sein. Für den Bereich der Kosteneinträge verweisen wir an dieser Stelle auf die Projekt-Zeiterfassung, die im Kapitel Kostenerfassung über das Tagesprotokoll im Handbuch PROJEKT erläutert wird. Zusätzlichen Nutzen bringt an dieser Stelle jedoch auch die Möglichkeit, eine Telefonnotiz nachträglich zu einem ein- oder ausgehenden Anruf zu erfassen. Über die zweite Schaltfläche lassen sich Anrufeinträge löschen. Offene Aufgaben Im Tagesprotokoll werden standardmäßig auch alle offenen Aufgaben bis zum heutigen Tag angezeigt. Falls Sie dies nicht wünschen, schalten Sie die Option in der Kopfleiste aus. Kosteneinträge Falls Sie die Projektverwaltung von work4all nutzen, lassen sich über das Tagesprotokoll Kosteneinträge für die jeweilige Zeile (ERP/CRM und Anrufe) erfassen. Lesen Sie hierfür das entsprechende Kapitel Kostenerfassung über das Tagesprotokoll im Handbuch PROJEKT. 135

135 Tagesprotokoll Einträge direkt im Tagesprotokoll ändern Nach dem Ändern eines Eintrags taucht automatisch das Symbol zum Speichern auf. Nach dem Speichern-Vorgang wird dieses durch ein Auswahlsymbol ( ) ersetzt. Hier kann ein weiterer Eintrag über das Plus erfolgen, oder Sie ändern den bestehenden Kosteneintrag. 136

136 VERTRIEB / MARKETING

137 Interessenten-Kalender Der Begriff Interessenten-Kalender ist sicher etwas ungewöhnlich und im Vertrieb vielleicht auch nicht gebräuchlich. Deshalb kurz eine Erklärung zur dahinter stehenden Idee: Einige wenige Dienstleister mögen zwar dauerhaft mit immer den gleichen Kunden Umsätze machen ( wir arbeiten für den Daimler ) die meisten Firmen sind jedoch auf Neukunden angewiesen, wenn sie dauerhaft erfolgreich sein möchten. Unser Interessenten-Kalender ist ein praktisches Hilfsmittel, um neue Interessenten im Blick zu behalten und unterstützt somit den Prozess vom Interessenten zum Kunden : Sie erfassen einen neuen Interessenten im Kalender und verlieren ihn somit nicht mehr aus dem Blick. Es dreht sich also nicht nur um neue Interessenten, sondern ganz wesentlich auch um neue Kunden. Aufruf des Interessenten-Kalenders Der Aufruf des Kalenders geschieht innerhalb des Schreibtischs unter etc. Es erscheint eine Jahres-/Monatsansicht mit vier Teilbereichen: Im oberen Bereich finden Sie wie gewohnt die Registerkarte mit einigen Schaltflächen. Im unteren Bereich teilt sich der Bildschirm auf in eine Detailansicht, den Kalender und die Historie der Aktivitäten. Erstellen eines neuen Eintrags im Interessenten-Kalender Eingabemaske öffnen. Löschen eines bestehenden Eintrags. Die Monats-/Jahrestabelle lässt sich über diese Schalter verändern: Sie können sowohl den Beginn der Darstellung verschieben wie auch die Anzahl der dargestellten Monate. Die Einstellung Breite hilft Ihnen, die Darstellung an Ihren Bildschirm anzupassen. Alle Einstellungen bleiben auch nach Verlassen des Kalenders für den nächsten Aufruf gespeichert. 138

138 Interessenten-Kalender Beim Start zeigt Ihnen work4all alle neuen Interessenten/Kunden. Über den Filter können Sie auf Ihre eigenen Einträge oder die eines einzelnen Mitarbeiters filtern. Außerdem können Sie mit der unteren Schaltfläche nach dem Status filtern. Zoom: Ziehen Sie den Schieberegler nach rechts oder links, um den Zoomfaktor zu erhöhen oder zu verkleinern. Neue Interessenten oder neue Kunden erfassen Klicken Sie bitte zunächst die Schaltfläche Neu in den Registerkarten an. Die Eingabemaske für einen neuen Interessenten erscheint: Im oberen Teil der Maske wählen Sie den Kunden (der Begriff stimmt bei neuen Interessenten nicht ganz ) und ggf. den Ansprechpartner aus. Wenn die Neukundenakquise im Rahmen eines Projekts geschieht, lässt sich auch dies zuordnen. Das Datum für den aktuellen Tag ist bereits voreingestellt, natürlich können Sie es ändern. Als Status wählen Sie zwischen Neuer Interessent ( ) und Neuer Kunde ( ) aus. Wird also aus einem Interessenten ein Kunde, öffnen Sie den Eintrag im Interessentenkalender und ändern den Status. Dasselbe tun Sie, wenn Ihnen ein Interessent absagt (er also kein Interesse mehr an Ihrem Produkt hat). Sie markieren Ihn dann mit dem Icon Absage eines Interessenten ( ). Im Feld Bemerkung lassen sich beliebige Notizen zum Vorgang hinterlegen. Schließen Sie die Maske anschließend über die Schaltfläche Speichern. Die Symbole im Kalender Im Kalender wird für jeden neuen Interessenten und jeden neuen Kunden jeweils ein Symbol gezeigt. Die Symbole werden dabei ggf. kombiniert: Ein neuer Interessent Zwei neue Interessenten Ein Interessent der abgesagt hat, sowie ein neuer Kunde 139

139 Interessenten-Kalender Ein neuer Kunde und ein neuer Interessent Halten Sie die Maus auf ein Symbol, sehen Sie den Namen des Kunden. Mit einem Klick auf das Symbol wird auf der linken Seite die Detailansicht aktualisiert. Die beiden Detailansichten Die Detailansichten helfen Ihnen, einen neuen Interessenten nicht aus dem Blickfeld zu verlieren. Vielleicht kennen Sie das: Man hat tausende von Euros ins Marketing investiert, Messen durchgeführt, Prospekte gedruckt usw. Und nun ruft tatsächlich jemand an und wird nicht zurückgerufen! Oder ein potentieller Kunde erhält vielleicht die tollen neuen Prospekte aber niemand ruft ihn nach zwei Wochen einmal an, um nachzuhaken, wie es um den Auftrag steht. Nach einem halben Jahr investiert man wiederum viel Geld in ein professionelles Call-Center, das alle Kontakte durchruft. Und was sagt der (Nicht)-Kunde: Wir haben etwas anderes gekauft Sie haben sich ja nicht mehr gemeldet! Ein Blick in den Kalender, ein Klick auf den neuen Interessenten, der sich vor zwei Wochen gemeldet hat: Sie sehen in den Details sofort, ob etwas zu tun ist, oder vielleicht bereits ein Besuchstermin des Kollegen eingetragen wurde! Work4all führt alle Objekte der Kundenhistorie hier auf. Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie: - Den Kunden-/Interessentennamen des angeklickten Kontakts, - das Datum, an dem der Kontakt in den Interessentenkalender eingetragen wurde und - die Kurznotiz zum eingetragenen Kontakt. Im unteren Bereich erhalten Sie einen chronologischen Überblick über alle erfolgten Aktivitäten seit Eintrag in den Kalender: - Telefonate, Aufgaben, Termine - s und Briefe - Angebote Die Daten werden grafisch dargestellt. Dabei passt sich die Zeitachse den erfolgten Aktivitäten an und wird ggf. vergrößert/verkleinert. Eigene Status definieren (nur für Administratoren) Unsere Standardsymbole helfen Ihnen, die drei Status Neuer Interessent, Neuer Kunde und Absage zu symbolisieren. Es ist jedoch zusätzlich möglich, eigene Definitionen mit anderen Symbolen anzulegen. Dies können Sie in den Generellen Einstellungen tun. Es erscheint eine Tabelle, die Sie bereits von anderen Listeneinträgen kennen. Tragen Sie Ihre Status ein. Für jeden Status können Sie ein Symbol aus der Liste der vorhandenen Symbole zuordnen (Liste hat je nach Versionsstand ggf. neue Symbole). 140

140 Interessenten-Kalender In der Eingabemaske können Sie dann die angelegten Status vergeben Status innerhalb des Interessenten-Kalenders zuordnen Klicken Sie die rechte Maustaste innerhalb des Kalenders auf einen Eintrag, lässt sich der Status sehr schnell neu zuordnen. 141

141 Verkaufschancen In der CRM-Welt hat sich ein schönes Wort breit gemacht: Verkaufschancen. In den letzten Jahren mussten wir uns mit Forecasts herumschlagen, jetzt versteht man die Intention auf Anhieb: Da hat jemand ein prinzipielles Kaufinteresse, eine Verkaufschance ist da. Um dies zu verwalten, wurde in work4all eine entsprechende Objektart definiert, die Ihnen hilft, die Verkaufschance nicht aus den Augen zu verlieren. Verkaufschancen neu anlegen oder ändern Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu in der Liste der Verkaufschancen oder auf das Plus im Infofenster Verkaufschancen. Die Eingabemaske für eine neue Verkaufschance erscheint mit den folgenden Eingabefeldern: - Benachrichtigung zu dieser Verkaufschance erstellen - Aufgabe erfassen - Ausgewählten Kunden öffnen (nur sichtbar bei bereits erstellten Verkaufschancen) Hier können Sie aus dem erwarteten Umsatz einen Umsatzplan erstellen. Im Statistikbereich lassen sich die Umsatzpläne dann auswerten. Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Zahlungstermine verwalten im ERP-Handbuch. Wenn Sie einen Hinweis möchten, wenn kein Umsatzplan angelegt wurde, aktivieren Sie die markierte Option. Kostenstelle Ordnen Sie hier Ihrer Verkaufschance eine Kostenstelle zu. Wenn Sie aus einem Angebot gewandelt haben und dort eine Kostenstelle gepflegt hatte, wird diese in die Verkaufschance übernommen. 142

142 Verkaufschancen Zugeordnetes Angebot Eine Verkaufschance kann einem Angebot zugeordnet werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Zuordnung herzustellen. Ist die Verkaufschance aus einem work4all Angebot im ERP-Bereich entstanden, wird diese Zuordnung bereits vorgenommen. Näheres hierzu lesen Sie bitte im Kapitel Angebote und dort im Abschnitt Verkaufschance aus einem Angebot erstellen. Allgemeine Daten Bezeichnung/Inhalt Nächste Bewertung Entscheidung Die Verkaufschance wird einer Firma, einem Ansprechpartner und/oder einem Projekt zugeordnet. Geben Sie der Verkaufschance einen aussagekräftigen Titel. Wurde die Verkaufschance aus einem Angebot umgewandelt, wird auch der Betreff von dort übernommen. Wählen Sie hier den Termin für die nächste Bewertung der Verkaufschance aus. Dieser Datumswert wird in einigen Auswertungen sowie in der Liste der Verkaufschancen benötigt, z. B. für CRM-Statistiken: Erwarteter Umsatz Tatsächlicher Umsatz Beim automatischen Erstellen einer Verkaufschance aus dem ERP- Modul heraus sind die Felder Erwarteter Umsatz und Währung bereits gefüllt. Erstellen Sie die Verkaufschance aus der CRM-Welt heraus, geben Sie die entsprechenden Daten hier ein. Neu ab Version 10.5 ist dieses Feld: Hat man eine Verkaufschance erstellt und aus dem Verkauf wird auch tatsächlich etwas, wird daraufhin ein Auftrag angelegt. Die Auftragssumme weicht möglicherweise von der geplanten Summe ab hier ist das Feld hierfür. Aufgrund der Differenz zwischen Plan- und Istwert lässt sich eine typische Analyse durchführen ( Erfolgsquote ) siehe spätere Abschnitte in diesem Infoblatt. Zuständig/Verantwortlicher Gruppe Hier lassen sich Mitarbeiter Ihres Hauses zuordnen. Falls Sie diese Daten für einen Kollegen erfassen, können Sie dies durch Zuständigkeit und Verantwortlichkeit trennen. Im Abschnitt Die Liste der Verkaufschancen werden Hinweise zu einem organisatorischen Gruppensystem gemacht. An dieser Stelle findet nun die Gruppenzuordnung statt. 143

143 Verkaufschancen Aufruf und Integration Verkaufschancen sollten Sie immer im Blick behalten, deshalb sind sie in der Tagesansicht integriert. Dieses Infokästchen erscheint sofort beim Programmstart am unteren Bildschirmrand und informiert über die Anzahl der aktuell offenen Verkaufschancen. Klicken Sie die Zeile einfach an. Auch wenn dort keine offenen Verkaufschancen erscheinen, bringt Sie der Klick in die Liste der (offenen) Verkaufschancen und Sie können eine weitere Verkaufschance anlegen oder die Filterung der Liste ändern. Sie können die Liste natürlich auch über das Infofenster Verkaufschancen öffnen. Klicken Sie dazu wie gewohnt auf das Wort Verkaufschancen: Es erscheint die Liste mit Ihren Verkaufschancen: Die Liste der Verkaufschancen Erstellen einer neuen Verkaufschance: Wenn Sie nur work4all CRM einsetzen, müssen Sie Verkaufschancen manuell anlegen. Dies ist der Fall, wenn Ihnen der Kunde z. B. telefonisch mitteilt, dass er Ihr Produkt zum Zeitpunkt X erwerben möchte. Schreiben Sie ein Angebot über unser ERP-Modul, können Sie dieses direkt mit einer Verkaufschance verbinden. 144

144 Verkaufschancen Kopieren Sie über diesen Button eine vorhandene Verkaufschance. Mit Klick auf die markierte Schaltfläche im Bereich Mögliche Aktionen können Sie den verschiedenen Status farbige Symbole zuordnen und die Ansicht der Verkaufschancen dementsprechend anpassen. Nur offenen Verkaufschancen: Es werden nur offene Verkaufschancen in der Liste berücksichtigt. Mit dem Excel Symbol exportieren Sie Ihre Daten nach Excel. Um die gewünschten Spalten ein- bzw. auszublenden, benutzen Sie den gleichnamigen Button. Mit Klick auf das Diagramm öffnet sich die Statistik. Das Gruppensystem wird durch Klick auf die nebenstehende Schaltfläche erstellt und kann verschachtelte Hierarchien enthalten. Bitte lesen Sie das separate Kapitel Kunden- und Lieferantengruppen. Beispiele für sinnvolle Gruppierungen (bitte nicht mischen!): - Gruppensystematik nach Namen der Vertriebsmitarbeiter oder der Abteilungen - Gruppensystematik nach Monat oder Jahr - Gruppensystematik nach Produktgruppen - Gruppensystematik nach Chancenbewertung (50 % Chancen) Hier können Sie Ihre Verkaufschancen nach bestimmten Status filtern. Filtern Sie Ihre Liste nach dem zuständigen Mitarbeiter. Mit Klick auf die markierte Schaltfläche im Bereich Sonstiges können Sie die Anzeige individueller Felder aktivieren. Über die Spaltenkonfiguration können Sie sich dann diese Felder anzeigen lassen. Die Einrichtung individueller Felder nimmt Ihr Administrator vor. 145

145 Verkaufschancen Grenzen Sie die Anzeige auf einen bestimmten Zeitraum ein. Der Zeitraumfilter kann sich auf das Datum der Entscheidung oder der Erfassung beziehen: Werden mehrere Bewertungen durchgeführt, so ergibt sich hieraus eine Tendenz. Diese kann folgende Ausprägung annehmen: Steigende Tendenz - die letzten Bewertungen wurden besser. Fallende Tendenz - die letzten Bewertungen wurden schlechter Bemerkung: Haben Sie mehrfach hintereinander immer schlechter bewertet, ändert sich durch eine kurzfristige bessere Bewertung nicht die fallende Tendenz. Ab Version 10.5 stehen Ihnen mit Rechtsklick auf einen Eintrag in der Liste verschiedene Funktionen zur Verfügung (Mehrfachmarkierung ist ebenfalls möglich). Sie haben die Möglichkeit die Bewertung oder den Status zu ändern. Sie können die Verkaufschance in eine andere Gruppe verschieben oder die Bezeichnung ändern. Folgende Änderungen aus der Liste heraus lassen sich nur für eigene Verkaufschancen durchführen: - Änderung der Bewertung - Änderung des Status - Änderung der Gruppe Nachfolgende Änderungen lassen sich auch für fremde Verkaufschancen durchführen: - Änderung der Beschriftung - Änderung des Auftragswerts Der Auftragswert lässt sich jedoch nur dann ändern, wenn der Status der Verkaufschance Umgewandelt in Auftrag/Lieferschein/Rechnung lautet. Verkaufschancen aus einem Angebot erstellen Sie können aus einem Angebot eine Verkaufschance erstellen, indem Sie das Angebot einfach über das Infofenster per Rechtsklick in eine Verkaufschance umwandeln. Die Verkaufschance ist dann automatisch mit dem Angebot verknüpft und Bezeichnung und erwarteter Umsatz werden aus den Angebotsdaten übernommen. Die andere Möglichkeit besteht darin automatisch aus einem Angebot eine Verkaufschance über work4all erstellen zu lassen. Dazu müssen Sie als Admin in den Generellen Einstellungen folgenden Eintrag machen: 146

146 Verkaufschancen Verkaufschancen, -1 aktiviert die automatische Meldung. Standardmäßig ist ein Minimalwert von 1000 vom Programm festgelegt. Das heißt: wird ein Angebot mit einem Verkaufswert von mindestens 1000 erstellt, erscheint automatisch die Abfrage zum Erstellen einer neuen Verkaufschance. Sie können den Minimalwert noch verringern, so dass auch bei kleineren Angeboten die automatische Meldung erscheint. Sobald Sie eine Verkaufschance zu einem Angebot erstellen haben, erinnert Sie work4all nach Änderung des Angebots daran, die Verkaufschance dementsprechend zu aktualisieren. Verkaufschancen aus Projekten generieren Sie können Verkaufschancen aus Projekten generieren, indem Sie das entsprechende Projekt einfach über das Infofenster in eine Verkaufschance umwandeln. So geht s: Klicken Sie das umzuwandelnde Projekt mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Umwandeln in Verkaufschance: Bestätigen Sie die Nachfrage, ob das Projekt wirklich umgewandelt werden soll, mit Ja. Anschließend wird die Verkaufschance erstellt und geöffnet: 147

147 Verkaufschancen Die entsprechenden Projektdaten wie z. B. Projektname, Projektnummer, zugeordneter Kunde und Kundennummer werden natürlich in die Verkaufschance übernommen. Die Namensgenerierung für Verkaufschancen, die aus Projektumwandlungen entstehen kann mit Hilfe einer Generellen Einstellung beeinflusst werden. Es gibt zwei Textmarken, die Sie für Wert2 verwenden können: [Name] für die Projektbezeichnung und [Nummer] für die Projektnummer. Der Etat des Projektes ist als Erwarteter Umsatz in der Verkaufschance zu finden. Status und Bewertung der Verkaufschance Die zweite Registerkarte erlaubt dem jeweiligen Bearbeiter der Verkaufschance eine prozentuale und inhaltliche Bewertung sowie die Zuordnung zu einem Status. Status In der Regel ist eine Verkaufschance offen. Daneben haben wir jedoch einige feste Status definiert, die Sie zuordnen können: - Umgewandelt zu die Verkaufschance verschwindet mit Auswahl dieser Option bei den offenen Verkaufschancen und Sie können über den Statusfilter nachverfolgen, was aus Ihren Verkaufschancen geworden ist. - Verloren auch in diesem Fall haben Sie (zunächst) keine Verkaufschance mehr. - Nicht mehr anzeigen damit verschwindet die Verkaufschance ohne Grund aus Ihrem Forecast. Der Status lässt sich auch über Rechtsklick auf eine Verkaufschance in der Liste bearbeiten. Bewertung Dieses Feld bildet den Nerv des ganzen Ablaufs: Sie als Vertriebler legen prozentual fest, welche Chancen Sie dem ganzen Vorgang geben: 148

148 Verkaufschancen - 0 % heißt: keine Chance und wäre als Start in eine Verkaufschance unlogisch. Eine Absage des Kunden nach anfänglichem Erfolg würde jedoch so bewertet % heißt: unklar. Die Hälfte des erwarteten Umsatzes wird in den Forecast übernommen % heißt: Sicherer Kauf, aber der Auftrag ist noch nicht erteilt. Am oben abgebildeten Beispiel erkennen Sie auch die wichtige Funktion des Kommentars: Nur so lässt sich nachvollziehen, weshalb Sie diese Chancen-Klassifizierung vorgenommen haben. Kommentar zur Bewertung Historie der Bewertungen Selbstverständlich muss Ihre prozentuale Einordnung der Verkaufschance begründet werden in diesem Feld ist der Platz dafür! Die Tabelle Änderungsprotokoll erlaubt es Ihnen, auch im Nachhinein noch die Veränderungen in den Bewertungen nachzuvollziehen. Änderungen des erwarteten Umsatzes werden hier ebenso gespeichert. Verkaufschancen innerhalb der Statistik Innerhalb der CRM-Statistiken werden Ihre Verkaufschancen nach Gruppe und Monat gegliedert: Per Klick auf eine Gruppe im linken Bereich sehen Sie die Details. Die Verkaufschancen-Statistik lässt sich nach folgenden Kriterien berechnen: 149

149 Verkaufschancen Erfolgsquote Innerhalb der Liste sehen Sie im unteren Bereich eine Übersicht über den aktuellen Stand der Verkaufschancen im ausgewählten Zeitraum: Im abgebildeten Beispiel beläuft sich der Gesamtwert der Verkaufschancen auf ,-. Die Anzahl beträgt 68. Im gleichen Zeitraum wurden 5 Aufträge mit einem Gesamtwert von ,- generiert. In Euro beträgt somit die Erfolgsquote 3 %. Berechnet auf die Anzahl ergeben sich 7 % Erfolgsquote. Beachten Sie bitte, dass der Zeitraum sich bei den Verkaufschancen auf das Datum der Erfassung bezieht, bei den Aufträgen auf das Datum der Entscheidung. Für das Bezugsdatum der Verkaufschance gibt es im oberen Bereich eine mögliche Einstellung: Pflichteinträge Für die korrekte Berechnung der Erfolgsquote müssen der tatsächliche Umsatz und das Datum der Entscheidung in den Verkaufschancen eingetragen werden. Statistische Darstellung der Verkaufschancen Um eine grafische Darstellung der Verkaufschancen zu sehen, wechseln Sie hierfür zur zweiten Registerkarte: Es erscheint (sofern Daten vorhanden sind) folgende erste Standardgrafik: 150

150 Verkaufschancen Der Bildschirm ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Den linken (Datenbereich) können Sie per Klick auf die Kopfleiste zuklappen, im rechten ist die eigentliche Grafik zu sehen. Im abgebildeten Beispiel eine Balkengrafik. Es sind sehr viele Manipulationen und Einstellungen möglich. Hier die wichtigsten: Mögliche Auswertungen Aktuell sind vier Auswertungen möglich diese Liste kann sich jedoch je nach Versionsstand erweitern: Die Gruppendarstellung beinhaltet von uns unbekannte Dinge. Kostenstellen, Bereiche, Produktgruppen etc. sind hier möglich. Handelt es sich bei der gewählten Auswertung um eine Monatsauswertung, kann das jeweilige Jahr unterhalb der Auswertung ebenfalls bestimmt werden. Einzelne Zeilen markieren Im Datenbereich erscheinen zwei Tabellen. Die obere ist die eigentliche Datentabelle, die untere beinhaltet die Vergleichswerte. Sind alle (oder mehrere Zeilen) im oberen Bereich markiert, werden die Werte der unteren Tabelle nicht berücksichtigt. Vergleichswerte Haben Sie eine einzelne Zeile (in diesem Fall einen einzelnen Mitarbeiter) markiert, wird der Vergleichswert für diese Zeile berücksichtigt. Also zum Beispiel die Werte der Verkaufschancen im Vergleich zu den Auftragszahlen dieses Mitarbeiters (Stichwort: Erfolgsquote). Wünschen Sie die Darstellung der Vergleichswerte nicht, lässt sich dieses Verhalten innerhalb der Einstellungen ausschalten. Darstellungsform In der Menüleiste sind aktuell bis zu sechs Darstellungsformen wählbar: Beachten Sie bitte, dass manche Varianten in einzelnen Auswertungen ggf. ausgegraut sind, da die Anwendungsmöglichkeit fehlt. Dies ist zum Beispiel meistens für die Kreisdarstellungen der Fall. Für alle Darstellungsformen ist auch jeweils eine 3D-Variante darstellbar. Dies geschieht über die erste Schaltfläche in der Kopfleiste. Balken stapeln Hat man mehrere Reihen ausgewählt, ist eventuell die 151

151 Verkaufschancen Stapelung von Balken wünschenswert. Dies erreichen Sie durch die Erweiterungseinstellung der Darstellungsform. Bei gestapelten Balken liegen die Balken hintereinander. Gestapelt Nicht gestapelt Der Ausdruck der Grafiken sowie die Anzeige der Zahlenbeschriftung ist in der aktuellen Version nicht möglich. 152

152 Potenzialanalyse nach Insights MDI Ein etwas ungewöhnliches (und buntes) Thema, aber in einer CRM-Lösung gut aufgehoben: Unser Kunde Scheelen Institut in Waldshut-Tiengen ist das bekannteste Unternehmen Deutschlands im Bereich Potenzialanalysen. Es vertreibt entsprechende Softwaretools und berät in diesem Thema. Hier zunächst die Grundlagen zum Thema von Herrn Scheelen (Für weitere Informationen besuchen Sie bitte auch die Internetseite unseres Kunden Die Insights -Methode Verkaufen wird im Wesentlichen von vier Faktoren bestimmt: vom Produkt, von der Persönlichkeit des Verkäufers, der Persönlichkeit des Kunden und von der Beziehung zwischen Verkäufer und Kunde. Beziehungskompetenz ist dabei der Schlüssel zum Erfolg, der zu etwa 95 Prozent daraus resultiert, ob die Chemie zwischen Verkäufer und Kunde stimmt. Menschen sind unterschiedlich mit manchen kommt man sofort klar und mit anderen wird man einfach nicht warm. Die INSIGHTS -Methode beruht auf der Annahme, dass Menschen in bestimmte Persönlichkeitstypen eingeteilt werden können. Menschliche Verhaltensweisen können in einem gewissen Rahmen verallgemeinert und grundsätzlichen Typen zugeordnet werden. Worte, Tonfall und Körpersprache sind dabei besonders wichtige Merkmale, um den Verhaltensstil eines Menschen zu erkennen. Als Beziehungsmanager können Sie in Zukunft Ziele, Motive und Bedenken Ihres Gesprächspartners erkennen, sie verstehen und sich selbst dementsprechend verhalten. Die goldene Regel: Behandle dein Gegenüber so, wie du gerne behandelt werden möchtest. Die Platin-Regel: Behandle die anderen so, wie sie behandelt werden wollen. (= Verkaufe so, wie der Kunde gerne kaufen möchte!) Die vier Farbtypen INSIGHTS arbeitet mit vier Farbtypen, die sich in ihrem Verhalten, Kommunikations- und Arbeitsstil grundsätzlich voneinander unterscheiden: der rote, gelbe, grüne und blaue Persönlichkeitstyp: Der blaue Typ ist der gewissenhafte, gründliche Analytiker (= Beobachter ). Der Grüne ist der zuverlässige Beziehungstyp (= Unterstützer). Der rote Typ (= Direktor ) besticht durch Durchsetzungsfähigkeit und Dominanz. Der Gelbe ist der spontane und gesellige Entertainer (= Motivator). Die vier Grundtypen kommen in der Realität allerdings nur selten vor. Jeder Mensch hat Anteile aller vier Farben in sich, lediglich die Gewichtung ist unterschiedlich. Bei den meisten Menschen sind zwei Farben aber besonders stark ausgeprägt. Wenn Sie die Persönlichkeit Ihres Kunden richtig einschätzen können: - Können Sie Ihre Wirkung auf andere einschätzen und Ihren Verkaufsstil auf die Bedürfnisse des Kunden einstellen - mit Überzeugung und Aufrichtigkeit, - kommen die Kunden zu Ihnen, weil Sie von Ihnen überzeugt sind - und das spiegelt sich in Ihrem Umsatz wider, - werden Sie ein Beziehungsmanager, mit dem jeder gerne Geschäfte macht. Das INSIGHTS -Modell der vier Farbtypen ist ein vereinfachendes Hilfsmittel, um wesentliche Verhaltensmuster klar voneinander zu unterscheiden. Dabei wird ausschließlich das beobachtbare Verhalten analysiert. Rückschlüsse auf Wertvorstellungen und Einstellungen sind nicht möglich und auch nicht sinnvoll. Grundsätzlich ist niemand besser oder schlechter als der andere, höchstens anders. Gleichzeitig gehen die verschiedenen Farbtypen nicht unbedingt mit einer besonderen Eignung für 153

153 Potenzialanalyse nach Insights MDI bestimmte berufliche Positionen einher. Ein Grüner kann ein genauso guter Vorgesetzter sein wie ein Gelber einzig die Art und Weise, wie sie ihre Rolle ausfüllen, unterscheidet sich voneinander. Der rote Kunde Woran erkennen Sie einen roten Kunden? o o o Worte: Ergebnis, Nutzen, Zweck, Vorteil Stimme/Tonfall: stark, klar, zielstrebig Körpersprache: forsch, direkt, kontrollierend Der Rote in Kürze: Ihre grundsätzliche Einstellung: Bleiben Sie cool! Strahlen Sie Selbstbewusstsein und Sachlichkeit aus, lassen Sie sich nicht provozieren und zeigen Sie auf keinen Fall, wenn Sie irritiert oder unsicher sind. Ihre Gesprächseröffnung: freundlich und offen, aber sachlich und geschäftsmäßig Mögliche Verhaltensweisen eines Roten: offener Widerstand, Ablehnung, Provokation, aber auch eindeutiges Interesse Ihre Reaktion: Hören Sie genau zu und bohren Sie gründlich nach, wenn der Kunde ablehnend reagiert und Einwände äußert. Stellen Sie dazu am besten offene Fragen. Wie gehen Sie am Telefon mit Ihrem roten Kunden um? Überkritisch und schwer zu überzeugen das Gespräch mit einem Roten kann sehr mühsam sein. Das heißt nicht, dass Sie ihn nicht für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung überzeugen können. Aber Sie müssen bestens vorbereitet sein und dürfen sich nicht provozieren lassen. Ein roter Kunde gibt sich gern streitlustig und stellt Ihnen eine Falle, in die Sie womöglich tappen: Sie sollen sich/ihr Produkt verteidigen. Und wer sich verteidigt, hat fast verloren. Sprechen Sie klar und laut, strahlen Sie Selbstbewusstsein aus. Halten Sie Augenkontakt. Sagen Sie ihm, WAS getan werden soll, nicht WARUM. Der Rote verlangt Selbstsicherheit und Zielstrebigkeit. Betonen Sie Resultate und stellen Alternativen vor. Antworten Sie auf Fragen direkt/ prägnant und fassen Sie das Gesprächsergebnis am Schluss zusammen. Ist ein roter Kunde überzeugt, wird er nicht zögern, das Geschäft abzuschließen. Von einem Roten können Sie ein klares Ja oder Nein erwarten. Und wenn er Ja sagt, dann können Sie sich darauf auch verlassen. Denn ein roter Käufer weiß genau, was er will und was er nicht will. Der gelbe Kunde Woran erkennen Sie einen gelben Kunden? o o o Worte: Spaß, aufregend, Interesse Stimme/Tonfall: begeistert, euphorisch, laut, schnell Körpersprache: offen, fröhlich, starke Gestik und Mimik Der Gelbe in Kürze: Ihre grundsätzliche Einstellung: Lassen Sie sich ruhig von seiner offenen, fröhlichen Art anstecken, aber vergessen Sie darüber nicht das Geschäft. Ihre Gesprächseröffnung: freundlich, aber nicht übertrieben. Nennen Sie ihn hin und wieder beim Namen. Mögliche Verhaltensweisen eines Gelben: Begeistert, aber unverbindlich. 154

154 Potenzialanalyse nach Insights MDI Ihre Reaktion: Fragen Sie nach, wenn er Bedenken äußert oder Sie das Gefühl haben, dass es sich um vorgeschobene Einwände handelt. Am besten eignen sich geschlossene Fragen, die er nur mit Ja oder Nein beantworten kann. Führen Sie das Gespräch und lassen Sie ihn nicht zu lange reden. Wie gehen Sie am Telefon mit Ihrem gelben Kunden um? Planen Sie ein bisschen mehr Zeit ein, denn der gelbe Kunde legt viel Wert darauf, erst einmal mit Ihnen ein wenig Smalltalk zu machen. So lernt er Menschen am besten kennen. Richten Sie sich darauf ein, dass ein Gelber gern selbst das Wort hat. Er erzählt gestenreich und mit viel Begeisterung. Lassen Sie sich auf ihn ein und erzählen auch Sie ein bisschen von sich. Vielleicht haben Sie sogar eine kleine Anekdote oder eine witzige Geschichte auf Lager. Ein Gelber ist ein angenehmer Gesprächspartner, aber er legt sich ungern fest. Er scheint begeistert und beeindruckt von Ihrem Produkt und erhebt wenig oder keine Einwände. Wenn er nicht kauft, werden Sie nicht erfahren, warum. Ein Gelber würde Ihnen nie ins Gesicht sagen, dass er Ihr Produkt nicht gut findet. Wenn er aber kauft, dann mit viel Elan. Der grüne Kunde Woran erkennen Sie einen grünen Kunden? o o o Worte: Beziehung, Garantien, Versprechen Stimme/Tonfall: ruhig, mit Pausen, zögernd, sanft Körpersprache: zurückhaltend, warm, herzlich Der Grüne in Kürze: Ihre grundsätzliche Einstellung: Entspannt, offen und bereit, sich auf ein längeres Gespräch einzulassen. Ihre Gesprächseröffnung: Sanfter, herzlicher Tonfall, aber nicht zu anpasserisch. Menscheln Sie! Mögliche Verhaltensweisen eines Grünen: Schweigen, Gleichgültigkeit, Desinteresse, Unverbindlichkeit, Vorsicht. Ihre Reaktion: Drängen Sie ihn nicht, lassen Sie ihm Zeit. Haken Sie langsam, aber gründlich nach, was ihm missfällt. Zeigen Sie ihm, dass Sie ihn und seine Bedenken ernst nehmen und seine Einwände nicht persönlich nehmen. Wie gehen Sie am Telefon mit Ihrem grünen Kunden um? Einem grünen Kunden ist es wichtig, sein Gegenüber einschätzen zu können. Er muss sich wohl und sicher fühlen. Beziehungen zu anderen Menschen sind seine Basis Geschäfte zu machen. Darum sollten Sie zu Beginn Ihrer Beziehung ein persönliches Kennenlernen ermöglichen. Lassen Sie ihm die Wahl des Ortes, an dem Sie sich treffen. Wenn Sie sich bei ihm zu Hause treffen, dann äußern Sie sich anerkennend über sein schönes, gemütliches Heim. Erzählen Sie ein bisschen von sich, das vermittelt ihm ein angenehmes Gefühl. Während Sie Ihr Produkt vorstellen, ist er meist schweigsam, höflich und zurückhaltend. Er fragt nach und braucht viele Informationen, bis er sich entscheiden kann. Selbst wenn ihm das Produkt gefällt, wird er voraussichtlich nicht sofort kaufen. Er strahlt ein ständiges Ich weiß nicht recht aus. Ermutigen und bestärken Sie ihn, anstatt ihm Druck zu machen. Dann verschließt er sich und sie kommen nicht mehr an ihn heran. Ein grüner Kunde ist sehr sicherheitsbedürftig. Betonen Sie diejenigen Aspekte Ihres Produkts, die ihm, seinem Unternehmen und/oder seiner Familie Sicherheit und Verlässlichkeit gewährleisten. 155

155 Potenzialanalyse nach Insights MDI Der blaue Kunde Woran erkennen Sie einen blauen Kunden? o o o Worte: Fakten, Zahlen, Daten, Sicherheit Stimme/Tonfall: monoton, ruhig, langsam, nachdenklich Körpersprache: distanziert, kühl Der Blau in Kürze: Ihre grundsätzliche Einstellung: Umfassend informiert, sachlich. Ihre Gesprächseröffnung: Geschäftsmäßig, kurze Sätze, beschränken Sie sich auf das Wesentliche, bleiben Sie bei der Sache und werden Sie nicht persönlich. Mögliche Verhaltensweisen eines Blauen: Konkretes, detailliertes Nachfragen, lange Denkpausen, deutliches Nein. Ihre Reaktion: Gründliches Nachhaken bei Einwänden. Lassen Sie sich auf eine Diskussion ein und fragen Sie im Detail nach dem Was, Wie und Warum. Bieten Sie ihm schriftliches Material. Wie gehen Sie am Telefon mit Ihrem blauen Kunden um? Ein blauer Kunde könnte fast desinteressiert wirken, dabei hört er Ihnen nur sehr konzentriert und nachdenklich zu. Er ist fixiert darauf, alle möglichen Informationen über Ihr Produkt zu bekommen. Das ist auch der Grund, warum er nicht sofort kauft: Er will sich alles noch einmal in Ruhe durch den Kopf gehen lassen. Mit Sicherheit wird er Konkurrenzangebote einholen und Zahlen, Daten, Testergebnisse, Statistiken ausführlich vergleichen. Seine vermeintliche Gründlichkeit wird dabei schnell zur Pingeligkeit. Nur schwer kann er sich zum Kauf entscheiden, weil es ja immer noch mehr Material gibt, was gesichtet werden könnte. Lassen Sie einem blauen Kunden Zeit für seine Entscheidung. Sie sollten bestens vorbereitet sein, denn es ist gut möglich, dass Ihr Kunde kompetenter ist als Sie. Beantworten Sie alle seine Fragen ausführlich und klären Sie Einwände ausgiebig. Integration in work4all Wir haben nun, zusammen mit dem Scheelen-Institut, diese Bewertung in unser Programm integriert. Es entstand eine kombinierte Bewertungs- und Anzeigemaske für einen ausgewählten Ansprechpartner. Die Maske wird über den Schreibtisch bei markiertem Ansprechpartner aufgerufen: 156

156 Potenzialanalyse nach Insights MDI Ihre persönliche Bewertung des Ansprechpartners durchführen Rufen Sie die Maske zum ersten Mal auf, ist der Ansprechpartner noch farblos also nicht bewertet. Sie haben nun zwei Möglichkeiten, die Bewertung durchzuführen: Stimmensplitting: Sie haken die auf Ihre Kontaktperson zutreffenden Begriffe an (z.b. willensstark ). Bei jedem Klick zählt work4all die Kreuzchen in der jeweiligen Kategorie zusammen und hakt den in der Summe richtigen Typen an. Die Karte auf der rechten Seite ändert sich entsprechend. Verhaltenshinweise Für jeden Persönlichkeitstyp wird eine andere Karte mit konkreten Verhaltenshinweisen gezeigt. Diese Hinweise sind Anhaltspunkte zum Umgang mit Ihrer Kontaktperson: 157

157 Potenzialanalyse nach Insights MDI Motivauswahl Die vier unterschiedlichen Persönlichkeitstypen werden in unserer Darstellung mit prägnanten Bildern/Motiven dargestellt: - Für den roten Typ ( Feuerrot ) steht das Bild des Feuers; - für den gelben ( ein sonniger Kerl ) die Sonne; - für den grünen ( erdverbunden ) eine grüne Wiese und - für den blauen Persönlichkeitstypen (ohne es negativ zu meinen: kalt ) haben wir das blaue Himmelbild gewählt. Diese Bilder sind so bei Insights nicht vorgesehen. Insights benutzt in Seminaren andere Motive, die Auswahl überlassen wir Ihnen: Bewertungen Ihrer Kollegen einsehen Es ist uns bewusst, dass wir uns bei der Klick-Bewertung ein wenig im pseudo-wissenschaftlichen Bereich bewegen. Es handelt sich um sehr subjektive Bewertungen und Ihre Kollegen schätzen den einen oder anderen Kunden vielleicht anders ein. Deshalb speichert work4all beliebig viele Bewertungen mit Datum und Namen des Mitarbeiters. Sie können diese Bewertungsliste Bewertungen von anderen als Übersicht über die Registerkarte im unteren Bereich aufrufen: 158

158 Gruppen und Kategorien Dieses Kapitel soll Ihnen allgemeine organisatorische Informationen zu Kunden- und Lieferantengruppen und Kategorien geben. In anderen Kapiteln erhalten Sie weitere Informationen zum Umgang zum Beispiel beim Anlegen von Kunden oder Ansprechpartnern. Dort finden Sie auch die konkreten Hilfestellungen zur Bedienung der nachfolgend nur im Überblick erklärten Themen. Gerne beraten wir Sie auch telefonisch oder in Schulungen zu diesem wichtigen Marketing- und Vertriebsthema sprechen Sie uns persönlich an, wenn Sie dies möchten. Kunden- und Lieferantengruppen Die Kunden- und Lieferantengruppen sind in der jeweiligen Liste anschaulich auf der linken Seite in einer Baumstruktur abgebildet. Hier ein Beispiel von uns (einem Softwarehersteller) links die Gruppenstruktur der Kunden und Interessenten, rechts die der Lieferanten: Gruppenstruktur Kunden: Gruppenstruktur Lieferanten: Der Zusatz Softwarehersteller ist wichtig, denn die Gruppenstruktur ist vermutlich bei jedem unserer Anwender anders aufgebaut. An dieser Stelle lassen sich Branchen, Zuordnungen zu Außendienstmitarbeitern, Produktzuordnungen und vieles andere mehr abbilden. Einige Grundregeln sollten jedoch beachtet werden: - Die Gruppenstruktur sollte nicht zu tief verschachtelt sein man muss sonst zu viel klicken, um an die Daten zu kommen. - Die Gruppenstruktur sollte das primäre Merkmal Ihrer Geschäftsbeziehung zum Geschäftspartner darstellen. Also das wichtigste Merkmal und das ist selten die Branche. - Eine Adresse kann nur einer einzigen Gruppe zugeordnet werden zusätzliche Merkmale oder Mehrfachmerkmale lassen sich über Kategorien zuordnen. - Die Gruppe ist ein Merkmal auf Firmenebene, nicht auf Personenebene. - Bei den Lieferanten bietet es sich an, wie im oben gezeigten Beispiel das Wer-liefert-was-Merkmal zu benutzen. Damit beantwortet Ihnen die Gruppenstruktur auf Anhieb Fragen wie Wie hieß noch mal das Hotel in München? oder Wo kauft der Chef seine Winterreifen?. So hilft die Gruppenzuordnung, Adressen zu finden, deren Namen man nicht kennt. Kategorien Was zeichnet Kategorien im Gegensatz zu Gruppen aus? - Bei Kategorien ist eine Mehrfachzuordnung möglich. - Kategorien lassen sich sowohl bei der Firma, als auch bei den Personen zuordnen. 159

159 Gruppen und Kategorien Für Personen kann man auch die beiden am besten zu verstehenden Beispiele nennen: Weihnachtskategorien und Kategorien im Bereich der Newsletter. Diese beiden Beispiele machen auch die Notwendigkeit von sogenannten Oberkategorien klar: Durch die Einteilung in Oberkategorien behalten Sie auch bei vielen Kategorien den Überblick! Der Aktions-Assistent unterstützt den Umgang mit Gruppen und Kategorien Das Thema Kategorien an sich ist schon recht anspruchsvoll und bedarf einer guten Planung im Vorfeld der Nutzung unseres Programms. Kommen Gruppen und Oberkategorien und irgendwann dann auch die Kombination von Gruppen und Kategorien ins Spiel spätestens dann wird die Komplexität klar. Wir haben deshalb Einiges getan, um das Ganze komfortabel zu gestalten: Der Aktions-Assistent erlaubt den Abruf Ihrer in Gruppen oder in Kategorien befindlichen Adressen und Kontakte. Umfangreiche Schnittmengen können damit aus Gruppen und Kategorien gebildet werden. Der Aktions-Assistent wird an mehreren Stellen des Programms (z.b. beim Serienbrief und auch bei der Serien- ) aufgerufen. Dieses Thema behandeln wir in einem eigenen Kapitel Aktions-Assistent. 160

160 Kategorien und Oberkategorien In work4all sammeln sich mit der Zeit tausende von Adressen an, die sie möglichst gezielt abrufen können sollten, z.b. um Marketingkampagnen durchzuführen oder bestimmte Adressgruppen individuell anzusprechen. Sie können Firmen von Ansprechpartnern und Privatpersonen unterscheiden, die Firmen einer Gruppe zuordnen und sowohl den Firmen als auch deren Ansprechpartnern weitere Merkmale geben. Diese Merkmale nennen wir Kategorien. Kategorien werden insbesondere für Serienbriefe, Serien- s, Listendarstellungen, Exporte und Auswertungen verwendet. Das Organisieren und Anlegen von Oberkategorien und Kategorien ist Gegenstand unserer Beratungstätigkeit vor der Einführung von work4all in Ihrem Unternehmen. Definitionen/Erläuterungen Kategorien und Oberkategorien Eine Oberkategorie kann eine oder mehrere Kategorien enthalten. Durch Oberkategorien gruppieren Sie also Ihre Kategorien. Firmen- und Personenkategorien Bei Kategorien unterscheiden wir zwischen Firmenkategorien und Personenkategorien. - Ein Beispiel für die Firmenoberkategorie wäre die Branche. Mögliche Unterkategorien dieser Branche wären die Kategorie Medizintechnik oder Druckindustrie - Eine Personenkategorie wäre z.b. die Kategorie Weihnachtsgeschenk, denn ein Weihnachtsgeschenk werden Sie immer an eine Person und nicht an eine Firma senden. Um sinnvoll mit Kategorien zu arbeiten, trennen Sie diese beiden Kategorie-Formen bitte strikt voneinander. Weitere Beispiele: Exemplarisch richten Sie z.b. die Oberkategorien Branchen und Firmengröße ein: In der Oberkategorie Branchen richten Sie die Kategorien Dienstleister, Großhandel und Fachhandel ein. In der Oberkategorie Firmengröße richten Sie Kategorien 1-10, 11-20, und über 150 ein. Kategorien und Oberkategorien anlegen Zum ersten Anlegen von Kategorien wechseln Sie bitte in der Kundenmaske zur Registerkarte Kategorie. 161

161 Kategorien und Oberkategorien Oberkategorien anlegen Um eine neue Oberkategorie anzulegen klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche. Vergeben Sie hier einen Namen: Entscheiden Sie hier, ob es sich bei der neuen Oberkategorie um eine Oberkategorie für Firmen oder Personen handelt. Sie können die Oberkategorie auf versteckt setzen. Dadurch verschwindet die Kategorienklasse inklusive aller Kategorien. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel. Markieren Sie hier, ob die Kategorien auf der Kunden- und/oder Lieferantenseite angezeigt werden soll. Markieren Sie eines der Kästchen, wird die Kategorie zur Pflichtkategorie, d.h. das diese Kategorie beim Anlegen eines Kunden oder Lieferanten vergeben werden MUSS. Tut der Anwender dies nicht, kann die Kunden-/Lieferantenmaske nicht verlassen bzw. die Adresse nicht gespeichert werden. Wählen Sie eine Ober- oder Unterkategorie und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Bezeichnung zu ändern. Kategorien anlegen Um eine Kategorie anzulegen markieren Sie zunächst auf der linken Seite die Oberkategorie, der Sie die Kategorie zuordnen möchten. Anschließend klicken Sie die Schaltfläche Neue Kategorie. Geben Sie auch hier einen Namen ein: 162

162 Kategorien und Oberkategorien Wenn Sie vorher eine Firmen-Kategorie gewählt haben, ist die Kategorie für Personen grau. Wenn Sie die Kategorien auf versteckt setzen, verschwindet diese aus der Liste. Hier erscheint die Oberkategorie die Sie im Voraus markiert haben. Möchten Sie diese ändern klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts und ändern Sie die Oberkategorie beliebig. Standardkategorie für Kunden oder Lieferanten werden bei der Neuanlage einer Adresse (Kunde oder Lieferant) automatisch vergeben. Haben Sie dann bereits Kategorien hinterlegt können Sie auch über die Kundenliste mit den Kategorien arbeiten. Wechseln Sie in die Registerkarte Kategorien. Nach dem Sie links eine Oberkategorie angewählt haben, werden die oberen Schaltflächen anwählbar. Möchten Sie den Namen oder die Einstellungen einer Kategorie oder Oberkategorie bearbeiten, markieren Sie die entsprechende Kategorie und klicken auf die nebenstehende Schaltfläche. Bestehende Kategorie löschen Haben Sie rechts eine Kategorie ausgewählt und möchten diese jetzt bei einem Kunden in der Liste löschen, markieren Sie den Kunden und klicken Sie auf die nebenstehende Schaltfläche. Zeigt alle Ansprechpartner an die einer Personenkategorie zugeordnet sind. Über die Schaltfläche lassen sich versteckte Kategorien ein- und ausblenden. 163

163 Kategorien und Oberkategorien Auf der linken Seite werden Ihnen Ihre Ober- und Unterkategorien angezeigt. Mit Klick auf die jeweilige Kategorie können Sie Ihre Liste dementsprechend filtern. Kategorien und Oberkategorien zuordnen Da Kategorien nicht nur für Kunden sondern auch für Ansprechpartner, Lieferanten und Artikel möglich sind, haben Sie die Möglichkeit, Kategorien aus allen drei Listen heraus zu erstellen. In diesem Infoblatt erläutern wir Ihnen alle Vorgänge aus der Kundenebene heraus. Sollten Sie eine Kategorie oder Oberkategorie aus einer anderen Ebene heraus anlegen, gehen Sie genauso vor. Der Vorgang ist in jeder Ebene gleich. Folgen Sie einfach unseren Beispielen. Um nun Oberkategorien und Kategorien zuzuordnen, wechseln Sie mit Hilfe der nebenstehenden Schaltfläche vom Schreibtisch aus in die Kunden- oder Lieferantenliste. Von dort aus öffnen Sie einen Kunden dem Sie eine Kategorie zuordnen möchten. Nun gibt es mehrere Möglichkeiten die Kategorien zuzuordnen: Mit Hilfe der Kundenmaske Öffnen Sie die Maske des Kunden/Lieferanten, bei dem Sie die Kategorie hinzufügen möchten. Anschließend wechseln Sie bitte zur Registerkarte Kategorien Markieren Sie hier die entsprechende Oberkategorie, erscheinen rechts die dazugehörigen Kategorien. Setzen Sie nun Ihre Häkchen zum Zuordnen. In der letzten Spalte können Sie noch Kundenspezifische Notizen zu den Kategorien hinterlegen. Klicken Sie einfach in die hintere Spalte und Tippen Sie Ihre Notiz ein. Mit Hilfe der Adressleiste im Schreibtisch Klicken Sie in der Adressleiste auf die Schaltfläche Kategorie, und im Anschluss auf das kleine Plus: 164

164 Kategorien und Oberkategorien Nun öffnet sich die Liste der Oberkategorien mit den dazugehörigen Kategorien. Wählen Sie hier aus: Möchten Sie angelegte Kategorien ändern oder neue hinzufügen, klicken Sie auf die Oberkategorien und ändern Sie Ihre Kategorien beliebig. Kategorien selektieren für Serienbriefe und Serien- s Kategorien können sowohl bei der Firma, als auch bei der Person angeklickt werden. Dabei ist eine Mehrzuordnung möglich. Über den Aktions- Assistenten lassen sich die zugehörigen Kontakte nun filtern. Lesen Sie dazu bitte das gleichnamige Kapitel. 165

165 Standard-Kategorien Die nachfolgenden Erklärungen helfen Ihnen, Neukunden mit einem einheitlichen Merkmal zu versehen, um Sie ggf. gesammelt nachzubearbeiten oder zu überprüfen. Anwendungsbeispiele Folgende beiden Fälle sind uns von Anwendern bekannt: - Sie möchten einem erweiterten Anwenderkreis das Erstellen von Adressen (Kunden, Lieferanten, Interessenten) erlauben, trauen den Kollegen aber nicht so ganz. Deshalb sollen alle neuen Adressen ein Merkmal/eine Kategorie ungeprüft erhalten. - Sie haben sehr viele neue Interessenten täglich und möchten monatlich alle neuen Interessenten gesammelt anmailen. Hierfür sind Standard-Kategorien hervorragend geeignet. Die Einstellung der Kategorie Die Einstellung nehmen Sie als Administrator innerhalb der Maske der Kategorien vor: Dazu öffnen Sie eine Kundenliste und klicken auf die Registerkarte Kategorie, anschließend auf Neue Kategorie. In das freie Feld tippen sie nun den Namen Ihrer Kategorie ein. Die Zuordnung zu Personen oder Firmen ergibt sich aus der Zuordnung der dazugehörigen Oberkategorie. Anschließend entscheiden Sie, ob es sich um eine Standard-Kategorie für Kunden und/oder Lieferanten handeln soll. Der Effekt Bei jedem neu angelegten Kunden/Lieferanten wird nun das Merkmal gesetzt. Innerhalb der Kundenliste lassen sich diese einfach gesammelt aufrufen. Wechseln Sie hierfür in die entsprechende Kategorien-Ansicht. 166

166 Versteckte Kategorien Der Titel des Infoblatts erscheint im ersten Augenblick vielleicht etwas merkwürdig. Versteckte Kategorien warum legt man Kategorien an, wenn man sie anschließend wieder versteckt? Aber auch das hat seinen Grund bitte lesen Sie weiter! Viele Kategorien Im Laufe der Jahre sammeln sich ganz gerne viele Kategorien in work4all an. Das liegt in der Natur der Sache oder an wechselnden Präferenzen im Marketing. Meistens wird ja auch die einzelne Aktion zur Kategorie ( Standbesuch CeBit 2013 ), so dass die Kategorien-Inflation nicht zu verhindern ist. Im Moment haben Sie nur die Möglichkeit, diese historischen Kategorien zu löschen oder Sie einer Archiv-Oberkategorie zuzuordnen. Ab Version 10.5 bietet sich Ihnen nun die Möglichkeit, die Kategorien oder die Kategorienklasse zu verstecken. So geht s Die Pflege der Kategorien und klassen geschieht wie gewohnt innerhalb der Kunden- oder Lieferantenliste. Wechseln Sie zur zweiten Registerkarte, markieren Sie die zu versteckende Kategorie und klicken Sie auf die Bearbeitungsschaltfläche: Das Ergebnis: Die ganze Kategorienklasse inklusive aller Kategorien verschwindet. Möchten Sie sie wieder hervorzaubern, benutzen Sie die Option in der Kopfleiste: Nun erscheinen die versteckten Einträge auf der linken Seite in grau: 167

167 Versteckte Kategorien Das Verstecken einer Oberkategorie bewirkt auch immer das Verstecken der enthaltenen Kategorien. Nichtsdestotrotz lassen sich jedoch auch Kategorien innerhalb einer sichtbaren Oberkategorie einzeln verstecken. Darstellung von versteckten Kategorien Nachdem Sie die Einstellung vorgenommen haben, sind die Einträge normalerweise überall im Programm unsichtbar. Hier die einzelnen Möglichkeiten und Anwendungsbereiche Desktop Aktionsassistent Die versteckten Einträge werden nicht gezeigt. Es gibt keine separate Möglichkeit, sich die Einträge kurzzeitig wieder anzeigen zu lassen. Die versteckten Einträge werden standardmäßig nicht angezeigt. Das dient der Übersichtlichkeit und dem einfacheren Arbeiten mit aktuellen Kategorien. Über die Einstellungen in der Kopfleiste haben Sie die Möglichkeit, auch die versteckten Einträge zu benutzen: Maske Statistik In der Kundenmaske/Lieferantenmaske sowie in der Ansprechpartnermaske werden die versteckten Einträge nicht gezeigt und können auch nicht kurzzeitig eingeschaltet werden. In der CRM-Statistik werden die versteckten Einträge nicht ausgeblendet. Kurzzeitiges Einblenden Natürlich lassen sich die Daten kurzzeitig wieder benutzen, indem man sie einblendet. Möchten Sie zum Beispiel eine Einladungskategorie wiederbeleben, so aktivieren Sie die Sichtbarkeit wieder und erstellen die neue Kategorie zum Beispiel als Kopie der alten. Anschließend verstecken Sie die alte Kategorie wiederum. 168

168 Aktions-Assistent Mit Ihrer zentralen work4all-adressverwaltung haben Sie gegenüber Excel-Listen den entscheidenden Vorteil, dass eine Änderung in einem Datenfeld (z.b. die Straße) sich auf alle anhängenden Daten auswirkt. Für Neulinge jedoch ist dieser Effekt manchmal etwas abstrakt, und man wünscht sich seine Marketing-Listen in Excel-Form zurück. Nichts desto trotz ist die zentrale Verwaltung wichtig und richtig. Unser Aktions-Assistent ist dabei hilfreich, die Daten in einem zweiten Schritt in die gewohnten Excel-Listen zu überführen oder die Serien- direkt zu erstellen. Aufruf des Aktions-Assistenten Der Aktions-Assistent kann an verschiedenen Stellen in work4all gestartet werden: Im Schreibtisch finden Sie ihn unter Sonstige. In s rufen die Schaltflächen neben den AN/CC/BCC-Feldern den Assistenten auf. In der Korrespondenzmaske Briefe unter der Registerkarte Serienbriefe werden die Empfänger der Serienbriefe über den Assistenten zusammengestellt. An den unterschiedlichen Stellen des Aufrufs erkennen Sie sicher auch schon die beiden grundlegenden Funktionen des Assistenten: - Adressen aus Kunden, Lieferanten und Ansprechpartnern zusammenstellen und in Serienbriefen oder Serien- s benutzen - Adressen aus Kunden, Lieferanten und Ansprechpartnern zusammenstellen und als Liste nach Excel exportieren. Grund-Konfiguration Für die nachfolgenden Erklärungen nehmen wir an, dass Sie einen Adressbestand mit Gruppen, Oberkategorien und Kategorien im System eingegeben haben. Ohne diese Daten ist das Ganze eher unerfreulich. Rufen Sie den Aktions-Assistenten bitte zunächst über den Schreibtisch auf. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Aktualisieren. Folgende Ansicht ist zu sehen: 169

169 Aktions-Assistent Kundengruppen Oberkategorien Firma und Ansprechpartner Kategorien Kunden- und Lieferantengruppen Kunden und Lieferanten haben in dieser Maske keine gemeinsame Ansicht, Sie schalten über die Kopfleiste ein, was Sie sehen möchten. Standardmäßig sind das die Kunden. Die Gruppe ist zunächst das Basis-Merkmal Ihres Filters. Es ist dabei auch möglich, mehrere Gruppen auszuwählen. Diese sind dann durch ein logisches ODER verknüpft. Im oben abgebildeten Beispiel sehen Sie die Daten des Herstellers mit dessen Kundengruppen und Kategorien. Beim ersten Aufruf ist jede Kundengruppe angeklickt und alle Kategorien/Oberkategorien sind sichtbar: Prüfen Sie die einzelnen Ober- und Untergruppen genau, und setzen Sie die Häkchen ggf. manuell. Firmen und deren Ansprechpartner Das große Thema Kategorien führt in Schulungen immer wieder zu langwierigen Diskussionen. Es ist sehr komplex, auch wegen der dahinterliegenden Adress-Struktur. Hierbei ist zu beachten, dass es grundsätzlich mehrere Adress-Typen/Varianten gibt: - die Institution oder Firma - der Ansprechpartner innerhalb dieser Institution/Firma - die Privatperson Zusätzlich spielt der Hauptansprechpartner noch eine Rolle und so wird die Definition und Zuordnung von Kategorien komplex. In der Maske des Aktionsassistenten stellt Ihnen work4all die Adressen folgendermaßen dar: 170

170 Aktions-Assistent Markierungen Es werden also zunächst die Firmen und anschließend alle Ansprechpartner der Firma gezeigt. Hierbei sind jedoch nur die Personen markiert. Diese Markierung wird Ihnen optisch wie folgt gezeigt: Durch Klick auf die Kopfspalte lassen sich auch die Firmen (evtl. zusätzlich) markieren, was in Einzelfällen vielleicht sinnvoll ist. Ansprechpartner auswählen Hauptansprechpartner auswählen Bei Firma die Firma, bei Privatadresse die Privatadresse auswählen Nur auf selektierte Kategorie achten Es werden alle Firmenansprechpartner markiert. Möchten Sie z.b. mehreren Personen eine neue Kategorie zuordnen, setzen Sie hier das Häkchen. Beim Export der Liste nach Excel werden nur die selektierten Zeilen übernommen. Des Weiteren finden Sie in diesem Untermenü auch die Option, den jeweiligen Hauptansprechpartner zu markieren. Der Hauptansprechpartner ist in der Liste mit diesem Symbol markiert. Das Ergebnis wäre ein Serienbrief an die Firma ( Sehr geehrte Damen und Herren ). Diese Markierung der verschiedenen Ebenen macht auch bei der Zuordnung von Kategorien Sinn. Möchten Sie beispielsweise mehreren Firmen eine neue Kategorie zuordnen, setzen Sie das Häkchen bei Firma auswählen und ordnen Sie anschließend die Kategorie zu. Mit dieser Option selektieren Sie genau die Firmen und Personen, denen die Kategorie zugeordnet ist. Kategorien die sowohl Firmen- als auch Personen zugeordnet sind können mit dieser Funktion auch ausgewählt werden. Sind all diese Optionen für Ihr Vorhaben noch nicht ausreichend, lassen sich die Markierungen auch manuell durch Doppelklick auf das einzelne Feld setzen oder auch wieder abwählen. 171

171 Aktions-Assistent Umgang mit Privatpersonen Privatpersonen werden von work4all im Hintergrund wie eine Firma behandelt. Setzen Sie deshalb die Markierung auf Firma, wenn Ihre Zielgruppe Privatpersonen sind. Anzeige unterschiedlicher Felder Trotz großer Bildschirme passen natürlich nicht alle Informationen gleichzeitig in die Maske. Deshalb lassen sich einzelne Spalten gezielt aus- oder einblenden. Das kennen Sie bereits aus anderen Listen: Klicken Sie bei Bedarf die Schaltfläche Spalten ein-/ausblenden im Menübereich an: Einstellungen Vor dem selektieren Ihrer Daten können sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Über die Maximale Zeilenanzahl können Sie das Datenvolumen einschränken. Bei sehr vielen Daten verkürzt sich so die Ladezeit da die Kategorien nicht vollständig geladen werden. Im Aktionsassistent erscheint dann folgende Meldung: Möchten Sie jedoch alle Daten vollständig sehen, setzen Sie hier die Anzahl hoch. Wenn die Kategorien in der Tabelle nicht richtig zu sehen sind, weil die Texte zu lang sind, können Sie über die Option Texthöhe der Kategorien den Abstand vergrößern. 172

172 Aktions-Assistent Beim Automatischen Umschalten auf selektierte Kategorien werden beim Auswählen einer Kategorie automatisch nur die Firmen/Privatadressen oder Personen selektiert, die dieser Kategorie auch zugeordnet sind, unabhängig von den vorher gesetzten Einstellungen. Über die letzte Funktion können Sie einstellen, ob versteckte Kategorien geladen werden sollen oder nicht. Hier Informationen zu den einzelnen Feldern: Bearbeiten Hauptansprechpartner Diese Spalte erscheint als zweite Spalte neben der Markierungsspalte (die sich nicht ausblenden lässt). Es erscheint sowohl bei der Firma, als auch bei der Person ein kleines Symbol in der Zeile, das in die jeweilige Maske verzweigt. So lassen sich Daten-Korrekturen (ein falsches Länderkennzeichen etc.) schnell korrigieren. Ein Symbol je Hauptansprechpartners wird angezeigt. Einblenden der verschiedenen Stammdaten Ihres Kunden. Um Personendaten einzublenden, nutzen Sie diese Schaltfläche. Kontakthäufigkeit Lassen Sie sich hier die Anzahl einiger Kontaktdokumente anzeigen. In der Liste werden dann die Anzahl der Briefe, Dokumente etc. angezeigt. Mit Klick auf die Spalte können Sie die Liste z.b. anhand der Anzahl 173

173 Aktions-Assistent filtern. Mit Klick auf das > Zeichen lassen sich verschiedene Optionen auswählen. Umsatz Beim Umsatz wird zunächst vom aktuellen Wirtschaftsjahr ausgegangen, dies kann in manchen Unternehmen vom Kalenderjahr abweichen. Ist die Spalte eingeblendet, erscheint in der Menüleiste ein weiterer Bereich mit entsprechenden Einstellmöglichkeiten. Für das Filtern von Daten spielt diese Spalte meistens eine große Rolle ( Filtere alle Kunden mit einem Umsatz von mehr als ,-. Zeige die Hauptansprechpartner an ordne diesen das Merkmal Weihnachtsgeschenk zu. ) Anzeige von Oberkategorien Im Beispiel auf der ersten Seite dieses Kapitels sind alle Oberkategorien angeklickt, deshalb erscheinen im Tabellenbereich sehr viele Spalten, man kann nach rechts scrollen. In der Regel benötigen Sie nur einige wenige Oberkategorien, wenn eine Marketingaktion durchgeführt wird. Schalten Sie deshalb nur diese Oberkategorien ein. Hierdurch wird auch die Geschwindigkeit verbessert. Folgende Änderung am oben aufgeführten Beispiel gilt nun in dieser Dokumentation: Anzeige der zugeordneten Kategorien Im mittleren Bereich dann die Essenz des Ganzen, die Kategorienanzeige: 174

174 Aktions-Assistent Anhand des folgenden Beispiels verstehen Sie die Bedeutung sicher am besten: - Die Firma Igenta GmbH hat die Firmengröße von Mitarbeitern, - Bei Mailing-Aktionen erhalten vier Personen nichts, nur Frau Kern und Herr Maier erhalten einen Weihnachtsbrief. Kategorien manuell zuordnen In dieser übersichtlichen Form ist es natürlich naheliegend, auch die Pflege der Daten vorzunehmen. Hierfür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: - Der Doppelklick auf eine einzelne Zelle ändert die Zuordnung des aktuellen Ansprechpartners oder der Firma zur Kategorie der Spalte. Achten Sie bitte hierbei auf unlogische Dinge z. B. keine Zuordnung eines Firmenverteilers zu einer Person. - Markieren Sie einen größeren Bereich und klicken Sie anschließend rechts, um alle Markierungen durch zugeordnete Kategorien zu ersetzen. Das gleiche Verfahren funktioniert auch für das Entfernen von Kategorien: Filtern von Daten Um dieses Thema geht es sicher bei den meisten Aktionen, die Sie in dieser Maske durchführen. Achten Sie hierbei auf folgendes Zeichen im Kopf der entsprechenden Spalte: Was nun folgt, kennen Sie vielleicht bereits aus Excel ( Sortieren und Filtern ). Je nach Art der Spalte werden unterschiedliche Varianten von Filtern gezeigt. Hier die entsprechenden Informationen dazu: Land Bei Brief-Mailings will man aus Portogründen meist einzelne Länder filtern. Hier werden deshalb alle Varianten der benutzten Feldinhalte gezeigt. Wie sich zeigt, wurde sowohl D als auch D- benutzt, was eventuell zu falschen Ergebnissen führen kann. Setzen Sie den Haken also unbedingt bei beiden Einträgen oder bearbeiten Sie die fehlerhaften Einträge zunächst nach. Ohne Land filtert alle Einträge, bei denen das Feld nicht gefüllt wurde. Grundsätzlich sind die Einträge durch ein logisches ODER verknüpft (D oder B) 175

175 Aktions-Assistent PLZ Um Postleitzahlen-Bereiche zu filtern, nutzen Sie diese Schaltfläche. Auch hier sind die Einträge durch oder verknüpft (PLZ oder ). Postleitzahlen-Filter sind nur für Deutschland möglich. Im unteren Bereich können Sie die PLZ weiter einschränken. Mit Klick auf das rot markierte Symbol können Sie zwischen >, <, = und zwischen wechseln. Probieren Sie es einfach aus! Umsatz Ein Beispiel für eine Umsatzabfrage wurde bereits früher genannt, die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Selbstverständlich bezieht sich der Umsatz auf die Firma, nicht die Person. Das Vergleichssymbol (voreingestellt ist das >-Zeichen) lässt sich durch Klick auf > (größer), = (gleich) oder <> (zwischen) ändern. Möchten Sie die Kunden filtern, die keinen Umsatz im gewählten Zeitraum gemacht haben, so setzen Sie das Häkchen in die erste Zeile (Ohne Umsatz). Das Ändern des Umsatz-Bezugszeitraums geschieht über die Schaltflächen im Menübereich. Kategorien Jede Kategorie innerhalb einer Oberkategorie kann einzeln gefiltert werden und ist dann durch ein logisches ODER mit den anderen Mitgliedern der Oberkategorie verknüpft. In diesem Beispiel sind alle Händler oder Endkunden ausgewählt. Beachten Sie bitte, dass die Basis-Kategorienart der Oberklasse (Firmenoder Personenkategorie) bei der Abfrage berücksichtigt wird. Sie erkennen die Art an der letzten Zeile des Fensters. Die beiden Schaltflächen in der rechten oberen Ecke starten die Filter- Aktion oder brechen sie ab. Wird der Filter ausgelöst, zeigt Ihnen work4all an der rosa markierten Kopfzeile, dass die Daten gefiltert sind: 176

176 Aktions-Assistent Sie lösen die Filterung durch erneutes Aufrufen und Entfernen der angeklickten Zeilen wieder auf. Hinweis: Logische UND-Verknüpfungen innerhalb der Oberkategorie sind im Moment nicht möglich, sind aber auch recht selten. Eine Umsetzung dieses Merkmals ist geplant. Anzahl Firmen und Personen Im Menübereich dient eine Anzeige-Gruppe zur Kontrolle der Anzahl von gezeigten Firmen und Personen. Diese Anzeige ist nicht identisch mit der Anzahl der markierten Datensätze, sondern stellt die gezeigten Zeilen dar: Anzeige der Filterung Über diese eher unscheinbare Schaltfläche im Menübereich lassen sich die angewendeten Filter auch grafisch anzeigen: 177

177 Serienbriefe Serienbriefe als Pendant zu Serien- s sind in work4all sehr einfach zu erstellen. Die Voraussetzungen: - Die Adressen stammen aus dem Sammelpool sind also zentral gepflegt und müssen nicht bei jeder Marketingaktion überarbeitet werden ( meine Excel-Liste pflegen ) - Als Vorlage wird eine leere Standardvorlage verwendet oder es wird für immer wiederkehrende Aktionen eine separate Vorlage mit Text erstellt. Einen neuen Serienbrief erstellen Sie erstellen einen Serienbrief genauso wie einen einzelnen Brief. Wählen Sie also zunächst einen beliebigen Kunden oder Lieferanten aus und klicken Sie auf das Plus im Infofenster Briefe. Alternativ können Sie auch auf Neu in der Liste der Briefe klicken. Es erscheint die bekannte Brief- Maske. Wechseln Sie in die Registerkarte Serienbrief: Markieren Sie nun auf der linken Seite die gewünschte Vorlage und geben Sie rechts den Betreff und ggf. noch ein Projekt ein. Das Einfügen von Empfängern über den Aktions-Assistenten Die Empfänger des Serienbriefs werden über den sog. Aktions-Assistenten definiert. Dieser beinhaltet komfortable Funktionen zum Abruf Ihrer Lieferanten, Kunden und Ansprechpartner. Klicken Sie dazu bitte die entsprechende Schaltfläche. Es erscheint der Aktions- Assistent. Lesen Sie hierzu bitte das gleichnamige Kapitel! 178

178 Serienbriefe Übernahme der gewünschten Kontakte/Adressen in Ihren Serienbrief 1 Führen Sie zunächst die Filterung/Markierung durch, wie sie im Kapitel Aktions-Assistent dieses Handbuchs beschrieben ist. Sind alle gewünschten Datensätze im Hauptfenster des Aktions-Assistenten ausgewählt 2 klicken Sie im oberen Bereich auf die Schaltfläche Auswahl. 3 work4all öffnet nun im unteren Bereich ein neues Tabellenblatt, wie Sie es aus Excel kennen. Sie befinden sich nun im Tabellenblatt Excel-Export. In diesem Tabellenblatt sehen Sie noch einmal alle echten Übernahmekandidaten: 4 Ist alles in Ordnung, bestätigen Sie mit der Schaltfläche Übernahme jetzt starten. Möchten Sie ggf. fehlerhafte Adressen korrigieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbruch. Die Adressen wurden in die Maske Serienbrief übernommen. Die Empfängerliste wird automatisch mit den ausgewählten Daten gefüllt. Mit Rechtsklick auf die Liste können Sie die Liste nach PLZ sortieren. Bei der Übergabe nach Word wird diese Einstellung übernommen. 179

179 Serienbriefe Das Einfügen von Empfängern über den Projektverteiler Um einen Serienbrief an Projektverteiler zu schreiben, öffnen Sie den Brief direkt aus einem Projekt heraus oder machen Sie eine Projektzuordnung direkt in der Maske. Im oberen Bereich können Sie dann die zum Projekt gehörenden Verteiler auswählen. Mit einem Klick werden die Adressen in die Empfängerliste übernommen. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Projektverteiler im Projekt-Handbuch. Serienbrief starten Beim Klick auf Speichern wird der Serienbrief in Microsoft Word erstellt. Wie Sie Serienbriefe drucken/probe drucken etc., erfahren Sie in der Word-Hilfe. Ablage und Wiederfinden Ihres Serienbriefes in work4all Es ist egal mit welchem Kunden/Lieferanten Sie diesen Schritt ausführen. Die Ablage Ihres Serienbriefes erfolgt - In der Briefliste bei ausgeschaltetem Kundenfilter. Anders als normale Briefe, die Sie am Microsoft Word-Symbol erkennen können, erkennen Sie den Serienbrief am Serienbrief-Symbol: - optional auch bei allen Kunden/Lieferanten, die den Serienbrief bekommen. Hierfür aktivieren Sie bitte das Häkchen vor Nachweis bei jeder Adresse: 180

180 Serien- s s haben in unserer Bürowelt den traditionellen Brief längst überholt und Serien- s sind morgens meist das Erste, was uns in Form von sog. Spam begrüßt. Es gibt zwar sehr strenge Bestimmungen für den Versand von Massen- s aber die gelten anscheinend nur für uns selbst. Haben Sie die Voraussetzungen für Serien- s erfüllt, kann Ihnen work4all helfen. Nicht helfen kann Ihnen work4all beim Versand (grafisch) aufwändiger Newsletter mit automatisierten Abmelde- oder Nachverfolgungsmöglichkeiten usw. Eine neue Serien- erstellen Sie erstellen eine Serien- genauso wie eine Einzel- Wählen Sie zunächst einen Kontakt aus, bei dem diese Serien- gespeichert werden soll. Falls Sie die Speicherung bei keiner Adresse sinnvoll finden, legen Sie sich selbst als Kunde an und verwalten das Objekt dort. Es erscheint also die bekannte -Maske, in der Sie Betreff, Text und ggf. den Anhang erstellen. Achtung: Bitte kopieren Sie niemals Texte aus Microsoft Outlook oder Word in die Serien- , sondern erstellen und formatieren Sie die Serien- komplett über work4all, da dies sonst zu Darstellungsproblemen beim Empfänger führt. Im Idealfall lassen Sie sich die Serien- vorab als -Vorlage von Ihrem Administrator erstellen. Lesen Sie hierzu auch das entsprechende Infoblatt Signaturen und -Vorlagen. Ist der gewünschte Inhalt fertiggestellt, können Sie mit dem Einfügen der Empfänger beginnen. Bitte lesen Sie im Vorfeld die nächsten beiden Abschnitte und entscheiden Sie folgendes: - Wie möchten Sie die Empfänger der Serien- ansprechen? Persönlich oder mit allgemeingültiger Anrede? - Sollen die Empfänger für alle angeschriebenen Personen sichtbar sein, oder soll niemand sehen wer sonst noch die Serien- bekommt? Wie möchten Sie die Empfänger der Serien- ansprechen? work4all bietet Ihnen zwei Möglichkeiten der Empfänger-Ansprache: Personalisierte Ansprache Ansprache über allgemeingültige Anrede Sehr geehrter Herr Meier Diese Variante ist persönlicher als die Einheitsvariante, deren Anrede meist mit Sehr geehrte Damen und Herren beginnt. Bitte fügen Sie Ihre Empfänger mit Hilfe des Aktions-Assistenten über das Feld An ein. Sehr geehrte Damen und Herren Natürlich können Sie Ihre auch auf diese Weise verschicken. Bitte fügen Sie Ihre Empfänger über das Feld CC oder BCC ein. 181

181 Serien- s Das Einfügen von Empfängern über den Aktions-Assistenten Sie können die Empfänger Ihrer Serien- entweder ins An, ins CC- oder ins BCC-Feld einfügen. Bitte beachten Sie dabei folgendes: An Im An-Feld sind die Adressen für alle Empfänger sichtbar (eine Rundmail im Fußballclub). Ausnahme: Sie setzen das Häkchen Personalisiert, nachdem Sie die Adressen mit Hilfe des Aktionsassistenten ausgewählt haben. Nun sieht niemand, wer sonst die gleiche empfängt, für jeden Empfänger wird eine separate an Ihren -Client übergeben. CC BCC Im CC-Feld sind die Adressen für alle Empfänger sichtbar (eine Rundmail im Fußballclub). im BCC-Feld sieht niemand, wer sonst noch die gleiche empfängt. Jedoch sehen alle Empfänger die Adresse die im An-Feld steht. Nutzen Sie daher dafür Ihre eigene E- Mailadresse. Um Adressen einzufügen, klicken Sie bitte neben An / CC oder BCC auf die Schaltfläche Aktions- Assistent: Es öffnet sich der zunächst leere Aktions-Assistent: work4all verwaltet alle Adressen und Kontakte zentral sowohl die Kunden, als auch die Lieferanten. Dabei kann man den einzelnen Firmen oder den einzelnen Personen Merkmale zuordnen. Diese Merkmale nennen wir Kategorien. Beispiele für Kategorien sind bei Firmen die Branchen, bei Personen ist es der Weihnachtsverteiler. Zusätzlich ist jede Adresse auch noch Mitglied einer Gruppe (Kundenoder Lieferantengruppe), was ebenfalls ein Merkmal ist. Haben Sie Ihre Daten so organisiert, lassen sich die Adressen und Kontakte einfach zusammenstellen. Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Aktions-Assistent in diesem Handbuch! Übernahme der gewünschten Kontakte/Adressen in Ihre Serien- Führen Sie zunächst die Filterung/Markierung durch, wie sie im Kapitel Aktions-Assistent dieses Handbuchs beschrieben ist. Sind alle gewünschten Datensätze im Hauptfenster des Aktions- Assistenten ausgewählt klicken Sie im oberen Bereich auf die Schaltfläche Auswahl. work4all öffnet nun im unteren Bereich ein neues Tabellenblatt, wie Sie es aus Excel kennen. Sie befinden sich nun im Tabellenblatt Excel-Export. In diesem Tabellenblatt sehen Sie noch einmal alle echten Übernahmekandidaten. 182

182 Serien- s Überprüfung auf ungültige -Adressen: work4all überprüft an dieser Stelle automatisch die ausgewählten -Adressen und zeigt eine grüne oder rote Ampel in der jeweiligen Zeile an. Besonders bei vielen Datensätzen ist es hilfreich, dass Sie über die Checkboxen in der Kopfleiste direkt auf Gültige und Ungültige -Adressen filtern können. Bitte beachten Sie, dass die Überprüfung nicht hundertprozentig sein kann, so sind zum Beispiel neuerdings auch Umlaute erlaubt. Außerdem werden nur die -Adressen der Ansprechpartner überprüft, nicht die der Firma. Ist alles in Ordnung oder möchten Sie nur die mit einer grünen Ampel markierten gültigen Zeilen in Ihre Serien- übernehmen, bestätigen Sie hier. Möchten Sie ggf. fehlerhafte -Adressen korrigieren, so brechen Sie ab. Die -Maske von work4all wurde mit den Adressen gefüllt. Personalisierte Serien- s Möchten Sie Ihre Serien- personalisiert versenden, setzen Sie nun einfach das Häkchen auf der rechten Seite im An-Feld der Maske: Im Bereich des -Inhalts erscheint nun anstatt der gewohnten Anrede ein Platzhalter, der beim Senden dann jeweils ersetzt wird: 183

183 Serien- s Bitte beachten Sie folgende Punkte beim Schreiben von personalisierten s: 1. Sie können Ihre nur dann personalisiert versenden, wenn Sie Ihre Adressen mit Hilfe des Aktionsassistenten ausgewählt haben. 2. Ins An-Feld können nur Personen (Ansprechpartner oder Privatadressen) übernommen werden. Es ist also nicht möglich Firmen über das An-Feld zu adressieren. Nicht-personalisierte Serien- s Wenn Sie sich dazu entschieden haben Ihre s ohne persönliche Anrede zu versenden, entfernen Sie einfach die Anrede und ersetzen Sie diese durch eine allgemeine, wie z.b. Liebe Kunden oder Sehr geehrte Damen und Herren. Unser Tipp Wir empfehlen Ihnen, Ihren -Client zunächst in den Modus Offline arbeiten zu versetzen. In Microsoft Outlook 2010 geschieht dies z.b. über die Schaltfläche Offline arbeiten in der Registerkarte Senden/Empfangen. So können Sie das Ergebnis Ihrer Serien- vor dem endgültigen Versand stichprobenartig überprüfen. Spam Wir hoffen, Sie wissen was Sie tun. 184

184 Routenplanung Mancher Außendienst-Mitarbeiter wünscht sich seine Kundenauswahl aus work4all automatisch auch mit Kontaktdaten und Position in seinem Navigationssystem. Da die entsprechenden Formate aber so unterschiedlich sind wie die dazu gehörenden Pkws/Endgeräte, sind wir noch nicht ganz so weit. Immerhin zeigen wir in diesem Kapitel, wie Sie eine Kundenauswahl aus work4all für Ihre Routenplanung weiter verwenden können. Über das automatische Ausrechnen von Standorten und Entfernungen in Artikeln lesen Sie gerne das gleichnamige Kapitel im ERP-Handbuch. Route zum aktuellen Kunden/Lieferanten Öffnen Sie die Kontaktadresse auf dem work4all Schreibtisch, zu der Sie die Route wünschen. Zur Anzeige Ihrer Route schauen Sie in die Symbolleiste. Dort klicken Sie auf das Symbol zum Starten von Google Maps. Die Position Ihrer Kontakte und auch die Route werden unmittelbar angezeigt und berechnet. Tipp: Denken Sie vor der Abfahrt auch an die Superinfo des Kunden! In Form eines Kunden-Infoblatts listet sie Ihnen alle bisherigen Aktivitäten auf. Die Superinfo finden Sie im Menü etc. der Symbolleiste. Routenplanung aus dem Terminkalender Auch im Terminkalender gibt es das Symbol zum Starten von Google Maps: Wenn Sie es dort anklicken, werden die Positionen aller Kontakte angezeigt, die sich in der angezeigten Kalenderansicht befinden. Benötigen Sie z.b. die Routenplanung für einen einzigen Tag, so wechseln Sie bitte zunächst in die Tagesansicht. Kundenauswahl aus mehreren Adressen Rufen Sie die Kundenliste auf und markieren Sie eine Auswahl: - Durch Ziehen der rechten Maustaste markieren Sie hintereinander liegende Adressen im Block (oder Sie benutzen die Großschreib-Taste zum Ergänzen der Markierung). - Per Mausklick mit rechter Maustaste markieren Sie vereinzelt Adressen hier und dort. - Mit Strg + A markieren Sie ALLE Adressen der Gruppe, in der Sie sich befinden. Übernahme der Kundenauswahl zur Routenplanung Zur Anzeige Ihrer Route schauen Sie in die Symbolleiste. Dort klicken Sie auf das Symbol zum Starten von Google Maps. Die Position Ihrer Kontakte und auch die Route werden unmittelbar angezeigt und berechnet. Tipp: Über das automatische Ausrechnen von Standorten und Entfernungen in Artikeln lesen Sie gerne das gleichnamige Kapitel im ERP-Handbuch 185

185 186

186 ORGANISATION

187 Mitarbeiter- und Benutzerverwaltung Die Einträge Ihrer Mitarbeiter und Benutzer in work4all ist eine der ersten Amtshandlungen. Lesen Sie dazu auch das entsprechende Kapitel im Administrator-Handbuch. Mitarbeiter, Ressourcen und Gruppen Mitarbeiter, Ressourcen sowie Gruppen werden über die Mitarbeiterliste eingetragen. Sie öffnet sich über Extras > Mitarbeiter oder über die Registerkarte Firma. In unserem Beispiel sehen Sie auf der linken Seite allgemeine Gruppennamen sowie eine separate Ressourcengruppe, die alle Geräte und Räume auflistet. Im oberen Bereich können Sie wählen, welche speziellen Gruppen Sie angezeigt haben möchten. Klicken Sie auf Ressourcen, tauchen nur solche Einträge auf, denen eindeutig dieses Merkmal mit auf den Weg gegeben wurde. Neuen Mitarbeiter eintragen Dieses Plus-Symbol öffnet eine Maske für verschiedene Zwecke. Zum Einrichten eines Mitarbeiters entscheiden Sie im linken Bildschirmbereich zunächst den Benutzer-Status. Für einen Mitarbeiter wählen Sie entweder: - Voll-Lizenz (Das ist die Regel!) - Keine Lizenz, nur Mitarbeiter - Keine Lizenz, nur Ressource Verlässt ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen, wählen Sie - Keine Lizenz, ausgeschieden Im rechten Bereich tragen Sie alle Mitarbeiterdaten ein, die Sie für die gesamte Belegschaft preisgeben möchten. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Achten Sie vor allem auf die Felder: - Gruppe/Abteilung: So bilden Sie ein reines Mitarbeiter-Team oder eine Ressourcengruppe, bestehend aus Personen und Geräten! 188

188 Mitarbeiter- und Benutzerverwaltung - Anmeldename: Gemeint ist der work4all-anmeldename. - Bezeichnung: Geben Sie dem Mitarbeiter oder Gerät einen Namen! - Tragen Sie eine Telefonnummer ein, kann diese auf der Sedcard automatisch angewählt werden. - Tragen Sie eine -Adresse ein, können Sie diese in der Sedcard anklicken und automatisch eine Nachricht senden. Zum Schluss entscheiden Sie, ob der Mitarbeiter über Prokura verfügt bzw. im Auftrag, in Vertretung handelt oder sonstige Unterschriftsberechtigungen hat. In dieser Registerkarte füllen Sie persönliche Daten des Mitarbeiters aus. Notiz Bild Es folgt ein reines Textfeld für allgemeine Kommentare. Zum Schluss noch eine Registerkarte zum Einfügen eines Fotos oder Bildes, wie Sie es bereits aus der Kundenmaske kennen. Über die verfügbaren Schaltflächen ordnen Sie Bilder zu. Das hier eingestellte Bild wird sowohl auf der ersten Registerkarte als auch im Kalender und auf der Sedcard angezeigt. In der letzten Registerkarte Dateien könne Sie dem Mitarbeiten noch Dokumente zuordnen. Neue Ressource eintragen Dieses Plus-Symbol öffnet eine Maske für verschiedene Zwecke. Zum Einrichten einer Ressource, bestehend aus Räumen oder Geräten, bestimmen Sie im linken Bildschirmbereich der ersten Registerkarte zunächst den Benutzer-Status. Für ein Gerät oder einen Raum wählen Sie: - Nur Ressource Im rechten Bereich ändert sich die Maske. Im Vergleich zur Mitarbeitermaske bleiben nur zwei auszufüllende Felder übrig: - Gruppe: Hier weisen Sie z.b. eine Gruppe Ressourcen zu, wenn es als solche zur Verfügung stehen soll, oder aber in ein festgelegtes Team oder eine Gruppe, die den Raum oder das Gerät bei seinen Meetings immer dabei haben muss. - Bezeichnung: Geben Sie der Ressource noch einen Namen. Notiz Bild Es folgt ein reines Textfeld für allgemeine Kommentare. Zum Schluss noch eine Registerkarte zum Einfügen eines Fotos oder Bildes, wie Sie es bereits aus anderen Masken kennen. Über die verfügbaren Schaltflächen ordnen Sie den Ressourcen Bilder zu. Das hier eingestellte Bild wird sowohl auf der ersten 189

189 Mitarbeiter- und Benutzerverwaltung Registerkarte als auch auf der Sedcard angezeigt. In der letzten Registerkarte Dateien können Sie der Ressource noch ein Dokument zuordnen. Gruppenpflege Mehr dazu erfahren Sie im separaten Kapitel zu Kunden- und Lieferantengruppen. Die hier angelegten Gruppen sind ab sofort in der Mitarbeiter- und Ressourcenmaske verfügbar. Dort können beliebig viele Mitarbeiter und auch Ressourcen zu einer Gruppe hinzugefügt werden. Löschen und Bearbeiten von Mitarbeitern und Ressourcen In der Liste der Mitarbeiter und Ressourcen führen Sie einen Doppelklick auf den zu bearbeitenden Eintrag aus. Die Maske öffnet sich, Sie können nach Belieben modifizieren. Zum Löschen markieren Sie die zu löschende Position und klicken oben auf das rote Löschen-Symbol. 190

190 Journal Das Journal hilft Ihnen, sich am Tagesende alle Aktivitäten anzuzeigen, die in Ihrem Unternehmen stattgefunden haben. Das Journal protokolliert alle Termine, Aufgaben, Angebote usw. in chronologischer oder individuell definierter Form. Die Zeiträume sind dabei flexibel. Natürlich sind auch Filterungen (z.b. nach Mitarbeiter) möglich, was das Journal potenziell schützenswert macht: Ihre Kollegen können recht einfach herausfinden, was ein Einzelner im Laufe eines Monats getan hat. Behalten Sie also die Rechte im Auge! Aufruf des Journals Der Aufruf des Journals geschieht über die Symbolleiste auf dem Schreibtisch. Es erscheint standardmäßig das Journal mit der Einstellung Heutige Einträge von allen: Aktualisieren: Bei manchen Einstellungs-Änderungen ist eine Aktualisierung der Daten erforderlich. Klicken Sie dazu auf diese Schaltfläche. Hier können Sie nach bestimmten Kundengruppen filtern oder die Filterung wieder löschen. Nutzen Sie die Filter- und Sortierungsmöglichkeiten, um das Journal nach eigenem Bedarf darzustellen. Die dafür vorgesehenen Funktionen sprechen für sich. Klicken Sie eine einzelne Zeile aus der langen Liste der Einträge an, werden im unteren Bereich Details des Eintrags gezeigt. Also der Kunde und die Uhrzeit einer versandten oder der Mitarbeiter, der die verfasst hat. Export des Journals in eine Excel-Tabelle. Zoom (unten rechts): Ziehen Sie den Schieberegler mit der Maus nach rechts oder links, um den Zoomfaktor zu erhöhen oder zu verkleinern. 191

191 Journal Das Tagesprotokoll Im Journal finden Sie eine zweite Registerkarte mit der Überschrift Tagesprotokoll. Diese zeigt Ihnen in chronologischer Form all die Dinge, die Sie zu einem bestimmten Tag erledigt haben. So kann ein Tagesprotokoll aussehen: Für die kommunikativen Objekte (Termine, Telefonate etc.) speichert work4all die Uhrzeit, bei den kaufmännischen Objekten nicht. Für weitere Informationen zum Tagesprotokoll lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel. Zeiterfassung im Tagesprotokoll Wenn Sie die Projektverwaltung von work4all nutzen, ist für jede einzelne Zeile ein Kosteneintrag möglich. Lesen Sie hierzu die Informationen im Kapitel Kostenerfassung über das Tagesprotokoll im Projekt-Handbuch. Die Zeiterfassung ist generell nur in Verbindung mit dem PROJEKT-Modul möglich. 192

192 Textmarken Jede der hier aufgelisteten Textmarken kann mit dem Anhängsel _1; _2; _3 etc. mehrfach eingefügt werden (Beispiel: Adresse, Adresse_1, Adresse_2, Adresse_3 etc.) Textmarken für Briefe Kundendaten in Briefen füllen Textmarke Beispiel Beschreibung Adresse AdresseohneLand AdresseohneLandohneAnsprechpartner Firma1 oder Firma_Zeile1 Firma 2 oder Firma_Zeile2 Firma 3 oder Firma_Zeile3 Point GmbH Frau Maria Müller Bachstraße Köln Deutschland Point GmbH, Frau Maria Müller Bachstraße Köln Point GmbH Bachstraße Köln Firma1: poin.t Firma2: software & media Firma3: GmbH wird zu: poin.t Software and media GmbH Adress-Variante 1: Komplette Empfängeradresse mit Ansprechpartner und Land. Adress-Variante 2: Komplette Empfängeradresse mit Ansprechpartner, aber ohne Land. Adress-Variante 3: Komplette Empfängeradresse ohne Ansprechpartner und Land. Mit diesen Textmarken geben Sie gezielt einzelne Firmenzeilen einer Adresse aus. Straße Bachstraße 6 Straße PLZ oder postleitzahl Postleitzahl (ohne Staat) postleitzahl2 D Postleitzahl (mit Staat und Bindestrich) postleitzahl3 D40822 Postleitzahl (mit Staat, ohne Bindestrich) Ort Köln Ort Staat D Staat (Länderkennung) StaatLang Deutschland Staat (ausgeschrieben) Erstkontakt -- Datum der ersten Kontaktaufnahme Letztkontakt -- Datum des letzten Kontaktes adresse des Kunden oder Lieferanten Internet Internetadresse des Kunden oder Lieferanten Nummer Kundennummer Kundennr Unsere Kundennummer beim Lieferanten Kurzname Poin.t GmbH, Köln Kurzbezeichnung des Kunden Telefon Telefonnummer des Kunden Telefax Telefaxnummer des Kunden USTIdNr DE Ust-ID Nr des Kunden Notiz Zahlt nicht Kundennotiz Ansprechpartnerdaten des Kunden in Briefen füllen Textmarke Beispiel Beschreibung Anrede Sehr geehrte Frau Müller, Briefanrede (mit Komma am Ende) Anrede_OhneKomma Sehr geehrte Frau Müller Briefanrede (ohne Komma am Ende) Anrede_Kleinbuchstabe sehr geehrte Frau Müller Briefanrede (Kleinschreibung ohne Komma) Ansprechpartner Frau Maria Müller Ansprechpartner inkl. (Herr/Frau) oder E_Mail_Adresse adresse des Ansprechpartners Telefon Telefonnummer des Ansprechpartners Telefax Telefaxnummer des Ansprechpartners 193

193 Textmarken Allgemeine Daten in Briefen füllen Textmarke Beispiel Beschreibung Betreff oder Notiz Ihre Bewerbung als Azubi Betreff des Briefes Datum Standarddatum kurz (deutsch) DatumLang 10. Mai 2014 Standarddatum lang (deutsch) localdate1 Donnerstag, 10. Mai 2014 Datum Var. 1: Abhängig von regional gültigen Gegebenheiten der gewählten Sprache. Localdate2 10. Dezember 2014 Datum Var. 2: Siehe localdate1. Localdate3 10. Dez 2014 Datum Var. 3: Siehe localdate1. Localdate Datum Variante 4: Siehe localdate1. Benutzerdaten in Briefen füllen Grundsätzlich können Briefe auch im Namen eines anderen Mitarbeiters (z.b. Ihres Vorgesetzten) geschrieben werden. Dieser lässt sich einfach über die Auswahlbox Mitarbeiter in der Briefmaske auswählen. Die Textmarken werden dann entsprechend den Daten der ausgewählten Person gefüllt. Beispiel: Die Sekretärin Katrin Meier (Brief-Schreiber) schreibt einen Brief im Namen Ihres Chefs Toni Schmitz (Verantwortlicher). Standardmäßig ist im Feld Mitarbeiter zunächst der angemeldete Benutzer hinterlegt, das heißt standardmäßig sind Sie selbst Verantwortlicher. Nachfolgend wird der hier angegebene Mitarbeiter als Verantwortlicher bezeichnet. Weicht der Verantwortliche vom angemeldeten Benutzer ab, ist der angemeldete Benutzer Vertreter oder Schreibender. Textmarke Beispiel Beschreibung MyWWW Eigene Firmen-Internetadresse BenutzerLang Toni Schmitz Name des Verantwortlichen. MyAbteilung Buchhaltung Abteilung des Verantwortlichen. My -Adresse des Verantwortlichen. MyFunktion Geschäftsführer Funktion des Verantwortlichen. MyMobileNumber Handynummer des Verantwortlichen. MyTelefon Telefonnummer des Verantwortlichen. MyTelefax oder MyFax Faxnummer des Verantwortlichen. MyPraefixTitelName i.a. Dipl. Ing. Hans Schmitz Präfix + Titel + Name des Verantwortlichen. MyBenutzerPräfix p.p.t Toni Schmitz Präfix des Verantwortlichen. UnserZeichen as (alternativ me/dn) Zeichen des Verantwortlichen und falls abweichend des Vertreters. (Initialen). Bei vom Brief-Schreiber abweichendem Benutzer (Vertreter): MyBenutzerLang oder MyName oder Schreibender oder Vertreter Katrin Meier Name des Vertreters (also die Person, die den Brief schreibt.). MyTelephone Telefonnummer des Vertreters. VertreterAbteilung Buchhaltung Abteilung des Vertreters. VertreterFunktion oder Büro-Organisation Funktion des Vertreters. FunktionSchreibender VertreterFunktion2 Buchhaltung Funktion2 des Vertreters. VertreterPräfixTitelName i.a. Dr. Hans Schmitz Präfix + Titel + Name des Vertreters. IVMitBenutzer i.v. Katrin Meier Präfix i.v. + Name des Vertreters. Wird gefüllt wenn der Haken IV in den Benutzerdaten gesetzt ist. IV I.V. Fügt I.V. ein, wenn der Haken IV in den Benutzerdaten gesetzt ist. 194

194 Textmarken IAMitBenutzer i.a. Katrin Meier Präfix i.a. + Name des Vertreters. Wird gefüllt wenn der Haken IA in den Benutzerdaten gesetzt ist. MyIAIV i.v. Katrin Meier Präfix des Vertreters. MyHomeOfficeTel Home-Office-Nummer des Vertreters. MyHomeOfficeFax Home-Office-Fax des Vertreters. Projektdaten in Briefen füllen Textmarke Beispiel Beschreibung Projekt oder Projektname Hallenbau Firma Maier, Köln Projektbezeichnung Projektbudget Euro Auf das Projekt festgelegtes Budget Projektnotiz Vorsicht, Budget darf nicht Projektnotiz überschritten werden! Projektnummer Nummer des Projektes Projektart Kundenprojekt Art des Projektes ProjektDatum Projektbeginn ProjektDatumJahr 2012 Jahr des Projektbeginns. ProjektAnfangDatum Veranstaltungsbeginn ProjektAnfangDatumJahr 2014 Jahr des Veranstaltungsbeginns. ProjektBisDatum Projektende ProjektBisDatumJahr 2015 Jahr, in dem das Projekt endet. ProjektEndeDatum oder Projektende Veranstaltungsende ProjektEndeDatumJahr 2015 Jahr in dem die Veranstaltung endet. ProjektLeiterIntern Robin Hausmann Interner Projektleiter ProjektLeiterExtern Hans Müller Externer Projektleiter Projektkostenstellenname Wartungsvertrag Name der Kostenstelle des Projekts Projektkostenstellennummer 2000 Nummer der Kostenstelle des Projekts ProjektverteilerKunden Newsletter Name des Projektverteilers ProjektverteilerLieferanten Zulieferanten Hallenbau Name des Projektverteilers Daten Projektkunde Projektkundenname Maier GmbH Name des Projektkunden Projektkundennummer Nummer des Projektkunden Projektkundenort Köln Ort des Projektkunden Projektkundenstraße Matthias-Schweiler-Str. 58 Straße und Hausnummer des Projektkunden Projektkundenplz PLZ des Projektkunden Projektkundenpostfach 9558 Postfach des Projektkunden Projektkundepostfachplz Postfach-Standort des Projektkunden Projektkundengruppe A-Kunde: Wartungsvertrag Gruppe des Projektkunden Daten Projekt-Lieferant ProjektLieferantName Baustoffzentrum Schmitz Name des Projektlieferanten ProjektLieferantNummer Nummer des Projektlieferanten ProjektLieferantOrt Dortmund Ort des Projektlieferanten ProjektLieferantstraße Hans-Böckler-Straße 25 Straße und Hausnr. des Projektlieferanten Projektlieferantplz PLZ des Projektlieferanten Projektlieferantpostfach 5485 Postfach des Projektlieferanten Projektlieferantenpostfachort Hagen Postfach-Standort des Projektlieferanten Projektlieferantenpostfachplz Postfach-PLZ des Projektlieferanten Projektlieferantgruppe Baustoffbedarf Gruppe des Projektlieferanten Ansprechpartnerdaten Ansprechpartner Mail-Adresse des selektierten Ansprechpartners Ansprechpartnermobil Handynummer selektierten Ansprechpartners Textmarken für CRM-Objekte Inhalt Hallenbau Firma Maier, Köln Betreff und Inhalt des CRM-Objektes. Datum Datum und Uhrzeit des CRM-Objektes. Servicethemen Aquise Thema des CRM-Objektes (selbst definiert). Art Termin Art des CRM Objektes. 195

195 Textmarken Bezug Ausdruck vom Bezug zum CRM-Objekt. 14:12:05 Ansprechpartner Frau Maria Meiler Liste beteiligter Ansprechpartner mit Anrede. Teilnehmende_Personen Extern: Maria Meier Extern und intern beteiligten Personen. Intern: Melanie Steffen TeilnehmerdesKunden oder Herr Hoffmann, Maria Meiler Listet der Teilnehmer des Kunden auf. TeilnehmerKunde IhreTeilnehmer Toni Schmitz, Melanie Mai Listet interne Teilnehmer auf. Ersteller Me Kürzel des CRM-Objekt-Erstellers 196

196 Themenbuch Alle unsere CRM-Objekte ( s, Telefonnotizen etc.) erlauben standardmäßig die einfache Zuordnung zu einem sog. Thema. In unserer Firma ordnen wir z.b. Telefonate den Themen Support, Vertrieb oder ähnlichem zu. Dabei kann immer nur ein Thema zugeordnet werden. Diese Themenzuordnung kann von Ihnen zu einer Mehrfachzuordnung mit hierarchischer Darstellung erweitert werden. Kompatibilität zur Ursprungseinstellung ohne Themenbuch Bitte beachten Sie, dass die neue Einstellung nicht kompatibel zu der bislang zugeordneten einfachen Themenstruktur ist. Falls Sie die alten Begriffe in die neue Struktur bringen möchten, lässt sich dies jedoch über eine persönliche Beratung mit uns lösen. Das Themenbuch behebt folgendes Problem: Bislang gab es mehrere Themenbereiche (z. B. für Telefonate einen anderen als für Dokumente). Das war teilweise hilfreich (Sie konnten gezielt andere Themen abbilden), teilweise auch nicht (das Thema Reklamation z. B. kann man sowohl bei Dokumenten als auch bei Telefonnotizen brauchen). Das neue Themenbuch ist nun für alle Objekte in work4all gültig. Zukünftig wird dies auch innerhalb der ERP-Objekte auftauchen. Das Themenbuch aktivieren Bitte tragen Sie als Administrator folgende neue Zeile in die Werte-Tabelle in den Generellen Einstellungen ein: Nun erscheint in folgenden Masken die Möglichkeit einer hierarchischen Struktur und Darstellung der Themen: - Telefonate, Termine, Notizen, Aufgaben - Dokumente/Dateien zuordnen - Maske - Maske Neues Dokument und Neuer Brief Integration des Themenbuchs in die unterschiedlichen Masken In den oben erwähnten Masken erscheint nun folgende Zuordnungszeile für die Themen: 197

197 Themenbuch Im linken Bereich werden die zugeordneten Themen aufgeführt (im abgebildeten Beispiel die Themen Support und Akquise), auf der rechten Seite erscheint die Zuordnungs-Schaltfläche und (sofern Sie Administrator sind) die Schaltfläche zur Definition des Themenbuchs. Erstellung/Definition des Themenbuchs Die Erstellung des Themenbuchs ist natürlich nichts, was man aus dem Handgelenk erledigt. Dies geschieht in der Regel in Abstimmung mit den einzelnen Fachabteilungen oder Fachleuten Ihres Unternehmens. Da das Themenbuch für alle Objekte übergreifend erstellt wird, ist dies umso wichtiger. Mit Klick auf die rot markierte Schaltfläche können Sie Ihre Themen pflegen: Zuordnung von Themen über die Schaltfläche Als Anwender ordnen Sie die zur Verfügung gestellten Themen lediglich zu. Per Klick auf das abgebildete Symbol erscheint die Zuordnungsmaske: Klicken Sie nun das Thema an, welches Sie Ihrer Aktivität (Telefonat, Brief usw.) zuordnen möchten. 198

198 Themenbuch Filtern nach Themen Nach allen Themen, die Sie einer CRM-Aktivität zugeordnet haben, können Sie filtern. Öffnen Sie dazu die Aktivitäten-Liste, die Sie nach einem bestimmten Thema filtern möchten (z.b. Briefe, Telefonate, Termine usw.) Klicken Sie dann auf die markierte Schaltfläche, und wählen Sie ein Thema aus. Wozu dieser Aufwand? Berechtigte Frage! Deshalb hier zwei Beispiele aus unserer Kundenwelt, um den Nutzen zu erklären: - Einer unserer Kunden verwaltet mehrere hundert Bergwerke. Ein wichtiges Dokument für jedes Bergwerk ist das sog. Zechenbuch. Dort sind alle Genehmigungs-Dokumente sowie wichtiger Schriftverkehr (auf Papier) dokumentiert. Mit Hilfe des Themenbuchs und einem Zusatzprogramm, das nächtlich alle im Projekt relevanten Dokumente inkl. Inhaltsverzeichnis zusammenstellt, lässt sich nun ein immer aktuelles Zechenbuch recht einfach erstellen. - Im Laborbereich ist ein anderes Buch Dreh- und Angelpunkt: das Laborbuch. Auch hier kann eine systematische Themenzuordnung zu einer Automatisierung führen. Das Themenbuch dient also als Basis zur Erstellung wichtiger Reports. 199

199 Dubletten-Assistent Der Autor dieses Kapitels muss leider Folgendes feststellen: Programme mit automatischer Dubletten- Überprüfung haben die meisten Dubletten! Wie kommt das? Die Anwender verlassen sich auf den unsichtbaren Dubletten-Überprüfer im Hintergrund und legen frisch weitere Adressen an. Die Schreibweise weicht möglicherweise dann minimal von der Original-Schreibweise ab, und schon ist es passiert. Daher unser Tipp: Suchen Sie gründlich, bevor Sie auf die Schaltfläche Neuer Kunde klicken! Nun kann es im Laufe der Zeit natürlich zu Dubletten kommen auch über automatisierte Importroutinen, oder sogar ganz zu Beginn der Arbeit mit work4all. Deshalb haben wir ein Zusatzprogramm entwickelt, dass die Dubletten findet und zusammenführt. Aufruf des Dubletten-Assistenten Sie finden ihn auf dem Schreibtisch im Menü etc. Sichern Sie bitte die Datenbank, bevor Sie diese Funktion benutzen! Organisatorische Vorbemerkungen Unser Dubletten-Assistent hilft Ihnen nicht nur beim Suchen und Finden von Dubletten, sondern führt diese Dubletten ggf. auch zusammen. Die Nutzung des Assistenten ist rechtemäßig beim Administrator angesiedelt. Hier einige wichtige Hinweise zum Thema: Adressdaten sind in Firmen und Ansprechpartner unterteilt. Eine Firma hat ggf. mehrere Ansprechpartner. Zusätzlich gibt es sog. Privatpersonen, die von der Datenbank aber wie Firmenadressen behandelt werden. Dubletten suchen wir ausschließlich bei Firmendaten, nicht bei Ansprechpartnern! Der Suchalgorithmus benutzt Straße und Hausnummer und zeigt manchmal auch zwei Firmen, die im gleichen Gebäude beheimatet sind. Das kann zu Treffern mit sehr unterschiedlicher Schreibweise führen, was manchmal gut und manchmal ungünstig ist. Das Zusammenführen von Dubletten kann sehr gefährlich für Ihre Stammdaten sein, da es einen der beiden Datensätze löscht. Bei Mehrfachdubletten werden sogar alle bis auf einen gelöscht. Dabei werden zwar alle möglichen Felder zusammengeführt, aber die restlichen Daten sind verloren. Das Zusammenführen von Daten kann organisatorisch falsch sein: Falls Sie einen Kunden auch in Ihrer Buchhaltung mit zwei Nummern führen (aus Versehen), wäre es falsch, ihn im Programm zusammenzuführen. Er hätte nach diesem Vorgang in unserem Programm nur noch eine Nummer, die zweite geht verloren (siehe auch Punkt 3). Falls work4all Rechnungen findet, lehnt es das Zusammenführen grundsätzlich ab. Ansonsten ist das eine schöne Sache: Von zwei Kunden werden Daten zu einem zusammengeführt. 200

200 Dubletten-Assistent Der Assistent Hier die Funktionen: Aktualisieren: Die Überprüfung auf Dubletten geschieht erst, nachdem Sie diese Schaltfläche angeklickt haben. Beim Start des Assistenten ist der untere Bereich noch leer. Geschäftspartner: Die gesamte Aktion lässt sich sowohl bei Kunden als auch bei Lieferanten durchführen. Eine gemeinsame Dubletten- Suche für beides gibt es nicht sie wäre auch nicht sinnvoll aufgrund der unterschiedlichen kaufmännischen Organisation. Einstellungsmöglichkeiten: Die maximale Trefferanzahl hilft bei großen Datenmengen, die Dauer der Überprüfung zu verkürzen. Kunden mit Rechnungen nicht zusammenführen: Diese Einstellung ist standardmäßig gesetzt und kann auch nicht geändert werden. Diese Option trifft natürlich nur dann zu, wenn work4all die Rechnungsdaten auch kennt, Sie entweder mit unserem ERP-Modul arbeiten oder die entsprechenden Daten aus Ihrem ERP importieren. Falls Sie die Daten nicht über den Dubletten-Assistent zusammenführen möchten, sondern eine Hilfsliste benötigen, ist der Excel- Export sinnvoll. Die Dubletten werden innerhalb der Liste durch einen farblichen Wechsel angezeigt. Das ist die gefährliche Schaltfläche! Beim Klick fragt work4all noch einmal nach, führt danach jedoch die farblich markierten Datensätze ohne Möglichkeit der Wiederherstellung zusammen. Beim Zusammenführen können einzelne Datensätze aus der Logik herausgenommen werden. Entfernen Sie dafür ggf. das Häkchen. Haben Sie in einem einzelnen Farbblock nur einen einzigen Datensatz angeklickt, ist das Zusammenführen sinnlos und wird nicht gestartet. 201

201 Dubletten-Assistent für Personen Dieses Infoblatt hat mit dem mehrfachen Auftreten von Kontakten/Personen bei unterschiedlichen Firmen oder in der Eigenschaft als Privatperson zu tun. Einige Beispiele: Thomas Meier hat in der Firma IGENTA (die Ihr Kunde ist) gekündigt und arbeitet nun in der Firma PSI. Er ist also formell aus der einen Firma ausgeschieden. Thomas Meier wurde zunächst in den Interessentendaten als Privatperson erfasst, da er sich bei Ihnen unter seiner GMX- -Adresse meldete und seine Firmendaten nicht preisgab. Thomas Meier ist ein wichtiger Mensch und hat Rollen/Funktionen in mehreren Firmen. Thomas Meier wurde irrtümlich zweimal angelegt. Dubletten? Man muss in diesem Zusammenhang die Frage stellen: handelt es sich bei den geschilderten Fällen überhaupt um Dubletten? Diese Frage ist berechtigt und führt in Schulungen oft zu Diskussionen: Was tut man insbesondere im Fall 3? Eine eindeutige Antwort haben wir hierfür nicht. Die einzige Empfehlung aus unserer Sicht: wenn eine Person in mehreren Firmen unterschiedliche Rollen hat, sollten Sie diese Person auch mehrfach anlegen. Der Assistent zur Zusammenführung von Personen Da unsere Empfehlung jedoch oft nicht angenommen wird, gibt es ein kleines Zusatzprogramm zum Zusammenführen von Personendaten. Dieses führt lediglich CRM-Daten (Briefe, s, Telefonnotizen etc.) zusammen, keine ERP-Daten (Angebote, Rechnungen etc.). Aufruf und Maske Der Aufruf geschieht im Desktop unter etc. Sie sehen auf der linken Seite alle doppelt vorkommenden Personen. Hierbei werden nur Personen berücksichtigt, die Vor- und Nachname hinterlegt haben. Es wird immer sowohl bei Kunden als auch bei Lieferanten geprüft. In der dritten Spalte sehen Sie die Anzahl, wie oft eine Person vorkommt. Mögliche Varianten Klicken Sie nun eine Person an, erscheinen im rechten/mittleren Bereich einzelne Karten je Person. Es sind folgende Varianten verfügbar: CRM-Daten vorhanden: Dem Kontakt sind Briefe, s, Telefonnotizen o. Ä. zugeordnet. Er kann mit einem anderen Kontakt zusammengeführt werden. 202

202 Dubletten-Assistent für Personen ERP-Daten vorhanden: Dem Kontakt sind Angebote, Rechnungen o. Ä. zugeordnet. Er kann nicht mit einem anderen Kontakt zusammengeführt werden. Mögliche Aktionen Klicken Sie nun eine Person an, erscheinen im rechten/mittleren Bereich einzelne Karten je Person. Es sind folgende Varianten verfügbar: CRM-Daten verschieben: Per Drag-Drop lassen sich die CRM-Daten eines Kontakts in einen anderen Kontakt verschieben. Stilllegen oder Löschen: Nachdem der Kontakt nun frei von belastenden Daten ist, kann er gelöscht oder stillgelegt werden. Achtung Sie können (auch im CRM-Bereich) durch das Drag-Drop versehentlich sehr viele Daten von einer Person einem völlig falschen Kontakt zuordnen. Dann kann Ihnen auch kein Support helfen. 203

203 Auslandsgeschäfte Bei Geschäftsbeziehungen mit ausländischen Kunden/Lieferanten müssen einige Dinge beachtet werden. In diesem Kapitel gehen wir auf die besonderen Einstellungen für kaufmännische Dokumente und die Korrespondenz mit ausländischen Kunden ein. Anlegen eines ausländischen Kunden/Lieferanten Das Anlegen eines Kunden wurde bereits im Kapitel Neue Adresse anlegen ausführlich beschrieben. Daher gehen wir hier nur auf die speziellen Einstellungen für ausländische Kunden ein. Befindet sich der Firmensitz des Kunden oder Lieferanten nicht in Deutschland, so ändern Sie bitte den Eintrag Land in der Kundenmaske. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Öffnen Sie zunächst mit der Schaltfläche die Länder-Auswahl und wählen Sie das gewünschte Land aus. Abhängig davon, wie Ihr Administrator die Länder gepflegt hat, ändern sich nun die Darstellungsform der Adresse- und Telefonfelder. Achtung! Sollte in der Auswahlliste ein Land fehlen oder scheint bei einem Land eine andere Darstellungsform sinnvoller, können Sie dies in den Generellen Einstellungen hinzufügen/ändern lassen. Spracheinstellung für die Kommunikation mit dem Kunden. Achtung! Ihre Briefe, Dokumente und ERP-Formulare müssen die Mehrsprachfähigkeit unterstützen (ERP-Formulare) oder entsprechend angelegt sein (Briefe/Dokumente). Tragen Sie nun in der Registerkarte ERP unter Konditionen/Steuer die entsprechende Währung ein. Genau wie die Länder werden die Währungen in den Generellen Einstellungen gepflegt. Setzen Sie bei ausländischen Kunden das Häkchen Keine MwSt., um kaufmännische Dokumente ohne MwSt. ausgewiesen zu bekommen. Auf Rechnungen an ausländische Kunden muss eine Ust.-IdNr. angegeben werden. Tragen Sie diese daher in das gleichnamige Feld ein. Wenn Sie das Feld Steuer auf EU umgestellt ist, haben Sie die Möglichkeit die Ust.IdNr. zum Pflichtfeld zu machen. An dieser Stelle konfigurieren Sie, wie der Kunde steuerlich behandelt werden soll. Dies ist jedoch nur dann von Relevanz, wenn Sie Ihre Buchhaltung an work4all angebunden haben (Datev etc.). Die Steuerung der ersten drei Varianten (Inland, EU, Non-EU) führt beim Einfügen der Position zur Unterscheidung der unterschiedlichen Erlöskonten (z.b im Inland, 8336 für EU) in den Reports. 204

204 Auslandsgeschäfte Artikel für ausländische Kunden anlegen Um einen Artikel für ausländische Kunden anzulegen, sollten Sie natürlich auch Ihre Artikeltexte übersetzen. Erstellen Sie dazu einen neuen oder öffnen Sie einen bereits bestehenden Artikel. Wählen Sie nun über die Auswahlliste Sprache/Alternativtexte die gewünschte Sprache. Die Felder Kurz- und Langtext sind nun leer, sodass Sie Ihre übersetzten Artikeltexte eintragen können. Beim Wechsel der Sprache erscheint anschließend immer der Artikeltext der jeweiligen Sprache. In der Registerkarte Sonstiges tragen Sie die Erlöskonten ein. Von links nach rechts gesehen: Umsätze im Inland, Umsätze in der EU und Umsätze in nicht-eu Ländern. Beim Einfügen des Artikels in ein kaufmännisches Dokument wird das Konto je nach Einstellung in den Stammdaten des Kunden gezogen. Weitere Informationen zum Anlegen von Artikeln entnehmen Sie dem Kapitel Artikelverwaltung. Kaufmännische Dokumente anlegen Legen Sie ein neues kaufmännisches Dokument (Rechnung, Angebot etc.) bei einem (z.b. englischen) Kunden an, und fügen Sie einen Artikel mit hinterlegtem, englischen Artikeltext ein. Der englische Artikeltext wird automatisch in die Position übertragen. 205

205 Auslandsgeschäfte Die in der Kundenmaske definierte Sprache wurde auch in Ihr kaufmännisches Dokument übernommen. In der Registerkarte Allgemeines können Sie diese nachträglich ändern (z.b. um einmalig ein deutsches Angebot zu erstellen). Für die Begriffe Titelsumme und Zwischensumme werden Ihnen englische/ französische Texte angeboten, welche in den Generellen Einstellungen unter Alias beliebig abgeändert werden können. Die Historienpositionen beim Wandeln werden standardmäßig durch work4all übersetzt. Auch diese Begriffe können in den Generellen Einstellungen unter Alias geändert werden. Druckvorschau Um ein kaufmännisches Dokumente zu drucken, klicken Sie bitte oben links auf die Registerkarte Datei und öffnen die Rechnungsvorschau. Das Dokument wird Ihnen nun in der von Ihnen gewählten Sprache angezeigt: vorlagen für ausländische Kunden bearbeiten Sie können fremdsprachige Vorlagen sowohl für die normale Korrespondenz also auch speziell für kaufmännische Dokumente erstellen. Hinweis: Das Erstellen der Vorlagen ist rechtemäßig dem Administrator zugeordnet. In diesem Abschnitt werden nur die Besonderheiten für ausländischen Schriftverkehr erklärt. Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Signaturen und -Vorlagen. 206

206 Auslandsgeschäfte Der Aufruf der Maske zur Pflege der Vorlagen befindet sich innerhalb der -Maske. Klicken Sie auf das kleine Erweiterungssymbol der Menügruppe Optionen oder innerhalb der Vorlagen-Liste den Menüpunkt -Vorlagen bearbeiten. Erstellen Sie dann eine Vorlage in der gewünschten Sprache: Im oberen Bereich der Maske stellen Sie die Sprache entsprechend Ihres Anschreibens ein (z.b. Englisch). Bei englischsprachigen Kunden wird nun automatisch die entsprechende -Vorlage in die übernommen. Achtung! Sie müssen für jede Sprache eine separate Vorlage erstellen. Wenn Sie Vorlagen in mehreren Sprachen verwalten, empfiehlt sich eine eindeutige Benennung, um die Sprache auf den ersten Blick erkennbar zu machen, z.b. Rechnungsanschreiben Englisch oder Newsletter Französisch Bei Bedarf definieren Sie Ihre Vorlage im Anschluss als Standardvorlage für ein bestimmtes kaufmännisches Dokument. Beispiel: Öffnen Sie die Druckvorschau wenn Sie einem englischen Kunden eine Rechnung per zusenden möchten. Work4all übernimmt automatisch die englische Standardvorlage für Rechnungen in die . Mit einem Klick auf den Pfeil öffnet sich die Vorlagenliste, sodass sich bei Bedarf eine andere Vorlage auswählen lässt. Über die Schaltfläche mit den drei Punkten können Sie die -Vorlagen bearbeiten oder ändern. In der -Maske haben Sie ebenfalls Zugriff auf all Ihre angelegten Vorlagen, die Sie über die nebenstehende Schaltfläche auswählen können. 207

207 Urlaubskalender Die Verwaltung von Urlaubstagen ist gar nicht so trivial, wie man denken könnte: Bei 30 Mitarbeitern ergeben sich über 600 Einträge pro Jahr. Kommen Urlaubsplanung, Überstunden, Krankheitstage und ggf. auch Genehmigungen hinzu, sind einige tausend Datensätze im Spiel. Work4all hat hierfür eine schöne Lösung: den in die Termin- und Kostenwelt integrierten Urlaubskalender. Aufruf des Urlaubskalenders Der Aufruf des Urlaubskalenders erfolgt in der Symbolleiste. Die Gruppenansicht Der Urlaubskalender erscheint standardmäßig in einer Monatsübersicht für alle Mitarbeiter: Im oberen Bereich sehen Sie nach Abteilungen geordnet alle Mitarbeiter, für jeden eine einzelne Zeile. Im unteren Bereich wird jeweils ein Mitarbeiter detailliert angezeigt. In der Übersicht ist es nicht möglich, Einträge vorzunehmen. Dies geschieht in der zweiten Registerkarte Einzelansicht. Hier zunächst die einzelnen Funktionen der Übersicht: Aktualisieren: Bei manchen Änderungen geschieht die Aktualisierung der Liste nicht automatisch. Klicken Sie dann auf diese Schaltfläche. Den unteren Detailbereich aus- und einschalten, z.b. um Platz zu schaffen. Wählen Sie hier den Monat, bei dem die Anzeige starten soll. In größeren Firmen möchten Sie möglicherweise nicht alle Mitarbeiter sehen hier lassen sich ganze Abteilungen ausblenden. Das Programm merkt sich diese Einstellung auch beim Neustart. Hier können Sie automatisch alle Mitarbeiter und Abteilungen beim Start anzeigen lassen. Beim Start des Urlaubskalenders wird die Berechnung des Resturlaubs auf das Ultimo des Kalenderjahres ausgerechnet. Hier lässt sich auch eine Zwischenbilanz zum Beispiel zum einstellen etwa bei abweichendem Wirtschaftsjahr. Beim Wechsel des Startmonats aktualisiert sich die Anzeige auf den 1. des eingestellten Monats. 208

208 Urlaubskalender Die Tabelle lässt sich gut optimieren, um mehrere Monate auf einem größeren Monitor darzustellen. Auch diese Einstellungen merkt sich work4all. Aus der ersten Ansicht lassen sich zwei unterschiedliche Exportvorgänge nach Excel starten: Die Gesamtübersicht (die obere Tabelle) und die Zusammenfassung (der Detailbereich). Hier können Sie einstellen, welche Ansicht beim Start des Urlaubskalenders standardmäßig angezeigt werden soll. Darstellung der summierten Werte Die Tabelle zeigt im linken Bereich neben dem Namen des Mitarbeiters vier Spalten: Jahresanspruch, Übertrag aus dem Vorjahr in Tagen, tatsächlicher Verbrauch (vorausschauend für das ganze Jahr) und zu erwartender Rest zum Jahresende. Diese Spalte verschwindet, wenn Sie sich nicht im aktuellen Jahr befinden. Darstellung der Urlaubs- und Krankheitstage Im mittleren Bereich sehen Sie die einzelnen Urlaubs- und Krankheitstage als farbige Blöcke. Rote Blöcke stellen Krankheitstage dar, grüne sind Urlaubstage. Wurde ggf. Urlaub ausbezahlt, ist das grüne Kästchen dunkelgrün. Das Bild des Mitarbeiters im Detailbereich stammt aus den Stammdaten. Klicken Sie auf das Bild, erscheint eine Auswahl der einzelnen Mitarbeiter, zu denen Sie von hier wechseln können. Der erste Block der nebenstehenden Detailfelder wiederholt teilweise noch einmal die Werte der oberen Tabelle: Anspruch des ausgewählten Kalenderjahres, Rest aus dem Vorjahr, Gesamt (Anspruch und Rest nur im aktuellen Kalenderjahr sichtbar), Rest zum Jahresende (nur im aktuellen Kalenderjahr sichtbar). Unter diesem ersten Block sehen Sie den Urlaubsverlauf der letzten Jahre: Zunächst den Verbrauch des Jahres und den sich ergebenden Übertrag ins Folgejahr. Gleiches gilt rechts für die Krankheitstage. Sie sehen den summierten Wert des aktuellen Jahres sowie die Summen der letzten Jahre. 209

209 Urlaubskalender Daneben werden ggf. weitere Urlaubsarten aufgeführt, die von Ihrem Administrator individuell angelegt werden. Die Einzelansicht Im oberen Bereich finden Sie wie gewohnt die Registerkarte mit den Schaltflächen. Im unteren Bereich lässt sich links per Rechtsklick auf das Foto ein anderer Mitarbeiter auswählen. Aktualisieren: Bei manchen Änderungen geschieht die Aktualisierung der Liste nicht automatisch. Erstellen eines neuen Eintrags im Kalender. Bitte markieren Sie zunächst einen oder mehrere zu löschenden Einträge. Die Schaltfläche wird erst dann aktiviert. Nach einer Rückfrage wird der Urlaubs- oder Krankheitstag gelöscht. Urlaubsanspruch und Übertrag für den jeweiligen Mitarbeiter. Siehe auch Abschnitt Urlaubsanspruch und Übertrag. Wenn die Schaltfläche aktiviert ist, können Sie Ihre Mitarbeiter über Urlaubsänderungen und einträge informieren. Die Benachrichtigung öffnet sich bei Mitarbeiterwechsel oder wenn Sie den Urlaubskalender schließen. Mit Hilfe der beiden Pfeiltasten springen Sie ein Jahr vor oder zurück. Zoom: Ziehen Sie den Schieberegler nach rechts oder links, um den Zoomfaktor zu erhöhen oder zu verkleinern. Auswahl zwischen der Urlaubsansicht und der Übersicht über Arbeitszeiten. Mit Klick auf die Zahlen öffnet sich eine neue Eingabemaske, in der Sie den Überstundenübertrag und die Auszahlung eintragen. Die Einträge beeinflussen Ihr Zeitkonto in der Arbeitszeitenübersicht. 210

210 Urlaubskalender Neue Urlaubseinträge Die Schaltfläche Neuer Eintrag ist nur dann aktiv, wenn Sie eine freie Zelle im Urlaubskalender anwählen. Das ausgewählte Datum wird dabei auf der Schaltfläche gezeigt. Klicken Sie, erscheinen die unterschiedlichen Möglichkeiten für einen neuen Eintrag: Ganzer Urlaubstag Halber Urlaubstag Mehrere Urlaubstage Mehrere Urlaubsstunden Urlaubsanspruch aus Überstunden Auszahlung Urlaub in Tagen Es wird ein einzelner, ganzer Tag eingetragen. Es wird ein einzelner halber Tag eingetragen. Ein weiterer Eintrag auf diesem Tag ist dann nicht mehr möglich. Sie tragen zunächst eine Zahl (bis 20) in das Schreibfeld ein, klicken dann auf den Eintrag Mehrere Urlaubstage. Die Tage werden nun einzeln in den Urlaubskalender eingetragen. Wochenenden werden übersprungen. Es sind Zahlen von 1 bis 8 möglich, wobei der Wert anschließend numerisch eingetragen wird. Das heißt z.b. 2 Stunden werden zu 0,25 Tagen. Beim Eintrag von Urlaub aus Überstunden bleibt ihr Urlaubsanspruch unverändert. Der Eintrag wird im Urlaubskalender farblich gekennzeichnet. Der Eintrag erfolgt in Stunden. Erhält ein Mitarbeiter Geld für den Verzicht auf den Urlaub, so tragen Sie dies auf einem beliebigen freien Tag (vermutlich dem Ultimo des Monats, in dem das Geld bezahlt wurde) ein: Der entsprechende Wert (z.b. 10 Tage) wird an diesem Tag abgezogen und im Kalender dunkelgrün dargestellt. Krankheitstag Mehrere Krankheitstage Urlaubs- und Krankheitsarten pflegen Es wird ein einzelner, ganzer Tag eingetragen. Sie tragen eine Zahl (bis 20) in das Schreibfeld ein, klicken auf den Eintrag Mehrere Krankheitstage. Die Tage werden nun einzeln in den Urlaubskalender eingetragen. Wochenenden werden übersprungen. Bringt Sie in die Generellen Einstellungen, um dort weitere Einträge vorzunehmen. Urlaubsanspruch und Übertrag Innerhalb des Urlaubskalenders lassen sich für den jeweils ausgewählten Mitarbeiter Werte für den Urlaubsanspruch und den Übertrag nicht genommener Urlaubstage des letzten Jahres erfassen. 211

211 Urlaubskalender Klicken Sie auf eines der beiden Felder, so erscheint eine Maske, die entweder Ihren Jahresanspruch oder Ihren Übertrag vom Vorjahr anzeigt. Rechte Für die Benutzung des Urlaubskalenders haben wir drei Rechte vorgesehen, die Ihnen helfen, die Einträge zu verwalten: Aufruf des Kalenders Eigene Einträge erlauben Fremde Einträge erlauben Nehmen Sie einem Mitarbeiter dieses Recht, erübrigen sich die beiden nachfolgenden Rechte. Der Mitarbeiter kann die Ansicht nicht mehr aufrufen. Hat der Mitarbeiter dieses Recht, kann er seine eigenen Einträge selbst durchführen. Bei einem separaten Genehmigungsverfahren ist dies natürlich sinnvoll. Dies ist die klassische Variante in Firmen, in denen die Personalbuchhaltung die Einträge für die Kollegen macht. Abgleich mit dem Terminkalender Wenn Sie einen neuen Eintrag im Kalender vornehmen oder einen Eintrag löschen, wird work4all dies auch im Terminkalender eintragen oder dort den vorhandenen Eintrag entfernen. Haben Sie eine (freie) Klassifizierung Urlaub oder Krankheit vorgenommen, wird auch dieses Merkmal gesetzt. Der umgekehrte Weg (also Einträge im Terminkalender, die automatisch im Urlaubskalender zu einem neuen Eintrag führen) ist nicht möglich. Individuelle Urlaubs- und Krankheitsarten Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, weitere Urlaubs- und Krankheitsarten anzulegen. Ein Beispiel hierfür ist die Krankheitsart Krankheit Kinder, die wir beispielhaft zeigen: Wählen Sie aus dem Eingabemenü den Punkt Urlaubs- und Krankheitsarten pflegen. In die Generellen Einstellungen können Urlaubs-und Krankheitstage eingetragen werden. Über das Symbol in der vorletzten Spalte können Sie die Farben für Urlaubsarten bestimmen. Diese sehen Sie dann auch in der Einzelansicht des Urlaubskalenders und in der Zeiterfassungsübersicht. Sonderurlaub / Sonderkrankheit Sie unterscheiden zwischen regulären Fehlzeiten (Urlaub/Krankheit) und außergewöhnlichen Fehlzeiten (Sonderurlaub/Sonderkrankheit). Voraussetzung für die Nutzung verschiedener Urlaubsund Krankheitsarten ist, dass Sie diese in den Generellen Einstellungen eintragen unter Tabellen CRM. 212

212 Urlaubskalender DATEV-Exportschlüssel Zum Unterscheiden des normalen Arbeitsausfalls (Krankheit/Urlaub) von besonderem Arbeitsausfall (Sonderkrankheit/Sonderurlaub) hat die DATEV eine eigene Aufstellung der Ausfallschlüssel veröffentlicht. Diese Schlüssel können Sie bei der Urlaubsart hinterlegen, sodass bei der DATEV-Übergabe direkt der korrekte Ausfallschlüssel übergeben wird. Der DATEV-Exportschlüssel, den Sie hier hinterlegen, wird im jeweiligen Urlaubseintrag angezeigt, damit man die Art der Fehlzeit erkennen kann: Normaler Urlaub: (Ur) oder Normale Krankheit: (Krankheit) Keine Anspruchsminderung Zeitausgleich Setzen Sie hier das Häkchen, wird der allgemeine Urlaubsanspruch durch diesen Sonderurlaub nicht gemindert. Der Urlaubseintrag mindert weder den Urlaubsanspruch, noch hat er Auswirkung auf die Zeiterfassung, wenn Sie den Haken bei Zeitausgleich setzen. Sonderurlaub/Sonderkrankheit in den Urlaubskalender eintragen Das Eintragen von Sonderurlaub und Sonderkrankheit unterscheidet sich nicht von normalen Urlaubseinträgen. Einzig die Ansicht der Eintragsmöglichkeiten ändert sich entsprechend der unterschiedlichen Urlaubs-/ Krankheitsarten in den Generellen Einstellungen: 213

213 Laufkalender Im ersten Abschnitt unserer Infoblätter beschreiben wir immer den organisatorischen Nutzen des jeweiligen Themas. Tja schwierig in diesem Fall! Was hat also ein Laufkalender mit CRM zu tun? Gar nichts aber vielleicht trägt es zu einer Verbesserung der Work-Life-Balance bei! Er bringt Ihnen vielleicht etwas mehr körperliche und geistige Fitness und führt so vermutlich zu weniger Eingabefehlern :-) - Sie können jeden einzelnen Lauf mit Zeit und Kilometerleistung in den Kalender eintragen. - Sie haben eine schöne Übersicht über Ihre monatliche Leistung (Zeit und Kilometer). - Sie motivieren sich selbst und vielleicht auch die Kollegen. Aufruf des Laufkalenders Der Laufkalender ist in den Schreibtisch integriert und erscheint unter Sonstiges. Die Jahresübersicht Diese Ansicht kennen Sie bereits aus anderen Kalendern (Urlaubskalender, Interessentenkalender), in der die nachfolgenden Funktionen verfügbar sind: Ansicht aktualisieren Ein Klick auf den Pfeil nach links wechselt zum letzten Jahr, ein Klick auf den Pfeil nach rechts zum nächsten Jahr. Je nach Bildschirmauflösung passt sich die Breite der einzelnen Monatsspalten an. - Neuer Eintrag - Öffnen einen bestehenden Eintrags zum Ändern oder - Löschen eines markierten Eintrags Pro Tag wird die eine Kilometerzahl links und die dazugehörige Zeit in der Form h mm angezeigt. Am Monatsende finden Sie die Summe der Zeiten und Kilometer. Einträge erfassen und verändern Über Neu und Öffnen erscheint die jeweilige Maske zum Erfassen/Bearbeiten der Einträge wie üblich. 214

214 CRM-Statistiken Statistische Dinge lassen sich in der Regel nur dann abrufen, wenn es auch etwas zu zählen gibt. Dies ist normalerweise nur im ERP-Bereich der Fall. Im CRM-Bereich helfen wir Ihnen jedoch ebenfalls durch einige wenige Auswertungen für Ihr Marketing. Nutzen Sie unser ERP, stehen Ihnen eine Reihe zusätzlicher statistischer Auswertungen zur Verfügung, die in diesem Kapitel nicht beschrieben werden. Nutzen Sie ein fremdes ERP-System, so lassen sich Auswertungen ebenfalls durch Import Ihrer kaufmännischen Daten einsehen, wenn wir diese Daten hier einbinden. Da wir ständig an weiteren Statistiken arbeiten, sprechen Sie uns für Ihren individuellen Bedarf gerne an! Aufruf der Statistik Der Aufruf der CRM-Statistiken geschieht innerhalb des Schreibtischs durch Klick auf die Statistik- Schaltfläche unter Sonstige. Mögliche Auswertungen Work4all sieht zwei mögliche Auswertungsklassen vor: - CRM mit Auswertungen z.b. zu Kategorien, Tickets und Verkaufschancen - ERP mit verschiedensten Auswertungen und diversen Unterauswertungen Ihre Liste weicht je nach Versions- und Modulstand ggf. ab, da sich die Auswertungen möglicherweise ändern bzw. arbeiten wir kontinuierlich an weiteren sinnvollen Statistiken. In diesem Kapitel zeigen wir nur einige Beispiele. Funktionen Zeitraumfilter: Nachdem Sie die gewünschte Auswertung aufgerufen haben, erscheint bei einigen Auswertungen eine zusätzliche Möglichkeit, nach Zeiträumen zu filtern: Voreingestellt ist das aktuelle Geschäftsjahr. Sie können durch Einfachklick einen anderen Zeitraum auswählen und anschließend durch die dreieckigen Pfeile jeweils ein Jahr/Monat/ Woche/Tag vor- oder zurückblättern. Aktualisieren: Die Auswertung wird zunächst voreingestellt und erst nach dem Aktualisieren gestartet. Export der Statistik in eine Excel-Tabelle. 215

215 CRM-Statistiken Zoom: Ziehen Sie den Schieberegler mit der Maus nach rechts oder links, um den Zoomfaktor zu erhöhen oder zu verkleinern. Auswertung 1: Kategorien Diese Auswertung zeigt Ihnen die Anzahl der zugeordneten Kategorien für Firmen/Institutionen und Personen. Dabei werden die Kategorien nach Oberkategorien gruppiert. - Als Vorstufe eines Serienbriefes ist dieser Report gut geeignet. Sie erhalten die wichtige Information, wie viele Ihrer Kunden/Interessenten es pro Kategorie gibt. - Benötigen Sie Informationen über die Anzahl von verknüpften Kategorien ( alle Kunden aus der Schweiz oder aus Deutschland, die das Merkmal Labor haben ), so wechseln Sie bitte zum Aktions-Assistenten, der Ihnen dies sagt. Sehr gut sind die oben dargestellten Informationen auch zur grundsätzlichen Gestaltung Ihrer Organisation: Sie merken anhand der Anzahl, ob einzelne Kategorien funktionieren, also von den Benutzern des Programmes auch genutzt werden. Auswertung 2: Verkaufschancen Verkaufschancen basieren meist auf Angeboten und sind somit normalerweise auch Bestandteil unseres ERP. Nichtsdestotrotz lassen sich auch innerhalb unserer CRM Plus Variante manuell Verkaufschancen erfassen und an dieser Stelle der Statistik auswerten. Dabei werden die Werte der Verkaufschancen monatlich aufgeteilt (die Spalten) und pro Mitarbeiter aufgeführt. Die Werte sind entweder die tatsächlichen Werte des Angebots oder die Werte, die sich aus der Multiplikation mit dem Bewertungsfaktor ergeben ( ,- Angebotswert ergeben bei 50% Bewertung also ,- in der Ansicht). - Möchten Sie die einzelnen Zeilen (also die Angebote) eines Vertriebsmitarbeiters im Detail sehen, so klicken Sie bitte zunächst in die entsprechende Zeile. Es erscheint eine Schaltfläche auf dem Namen des Mitarbeiters. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, öffnet sich ein weiteres Tabellenblatt mit der Zusatzauswertung. - Die Zuordnung zu Vertriebsmitarbeitern ist lediglich ein Beispiel. Sie können die Klassifizierung auch nach inhaltlichen Merkmalen (z.b. Produktgruppen) oder Regionen erstellen Auswertung 3: Tickets Nutzen Sie unsere Ticketverwaltung, interessiert Sie sicher die Anzahl von Tickets in einer jeweiligen Kategorie. Die dritte Auswertung ist hierfür gedacht: Informationen über ERP und Projekt-Statistiken finden Sie in den jeweiligen Handbüchern. Auswertung 4: Forecast Beim Forecast handelt es sich um ein separates Modul, das Ihnen eine Vorschau auf Planzahlen gibt. Lesen Sie hierzu das separate Handbuch-Kapitel! 216

216 Lieferantenbewertung Seit Beginn der ISO-Zertifizierungen ist die Bewertung der Lieferantenqualität ein wichtiges Thema geworden. Hierzu gibt es eine Reihe von Ausprägungen, in Wikipedia wird dies sehr gut erklärt. Zusammengefasst: Man versucht anhand von objektiven Bewertungskriterien die Zahl der möglichen Lieferanten für ein neues Projekt oder eine neue Materiallieferung anhand der Qualität der letzten Lieferungen oder erfolgten Dienstleistungen einzuschränken. Diese unterschiedlichsten Ansätze beherrscht work4all natürlich nicht alle, aber in Verbindung mit einem großen Notizfeld kann man sich doch sehr gut ein Bild über Dinge wie Liefer- oder Budgettreue machen. Aufruf und Integration Die Bewertung von Lieferanten findet innerhalb des Schreibtischs statt. Es ist ein Infofenster für beliebig viele Bewertungen möglich, dies ist jedoch standardmäßig nicht eingeblendet. Fehlt das Fenster in Ihrer Auflistung, kann es Ihr Administrator über den Infofenster-Assistenten einblenden. Die Bedienung der Infofenster ist identisch mit allen anderen Fenstern: - Neue Bewertungen über das Plus-Zeichen - Ändern von Bewertungen über Doppelklick - Listenansicht/Aufruf aller Bewertungen (Lieferantenunabhängig) über Klick auf das Wort Lieferantenbewertung. Benutzerrechte für Lieferantenbewertungen sind aktuell nicht verfügbar, das Löschen vorhandener Einträge geschieht über die Liste. Die Maske für Bewertungen Hier die Erklärungen zu den einzelnen Funktionen: 217

217 Lieferantenbewertung Firma Projekt Datum Bewerter Budgettreue Termintreue Qualität der Umsetzung Wie üblich ist bei neuen Bewertungen der aktuelle Lieferant voreingestellt und kann auch hier noch geändert werden. Auch hier wird das aktuelle Projekt des Schreibtischs vorgeschlagen, kann aber natürlich geändert werden. Ist das Bezeichnungs-Feld der Bewertung noch leer, wird der Projekttitel dort eingetragen, damit Sie sich später schnell an den Anlass der Bewertung erinnern. Das Tagesdatum der aktuellen Bewertung ist voreingestellt. Das sind Sie als Benutzer, eine Änderung des Namens ist nicht möglich. Bewerten Sie mit Hilfe von Schulnoten (1 bis 6) die Budgettreue des Lieferanten. Im Klartext: Hat sich der Lieferant an die Kosten gehalten? Hat sich der Lieferant an die Termine gehalten? Ist das Ergebnis der Arbeit/der Lieferung gut oder schlecht? Qualität der Kommunikation Kann man mit dem Lieferanten reden oder legt er den Hörer auf? Bezeichnung Bemerkungen/ Kommentare Diese Überschrift ist ein Pflichtfeld und erscheint im Infofenster. Die Automatik in Bezug auf Projekte (der Projektname ist bereits eingetragen) kann selbstverständlich durch Überschreiben verändert werden. Es ist zu vermuten, dass sich im großen Schreibfeld im Nachhinein die wichtigsten Bemerkungen über die Beziehung zum Lieferanten verstecken. Es sind auch Textbausteine (eigene oder allgemeine) benutzbar. Lieferantenbewertung auch für Kunden Ab Version 10.5 lässt sich die Lieferantenbewertung nun auch auf Kundenseite einrichten. Warum? Gedacht ist das Ganze, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre Kunden zu befragen, wie Sie als Lieferant funktionieren. Vermutlich werden Sie Ihren Kunden jährlich einen Fragebogen zumailen und haben nun die Möglichkeit, die Ergebnisse in das neue Fenster einzugeben. Über die Jahre hinweg haben Sie so die Daten archiviert und mit Excel oder Crystal Reports sind entsprechende Auswertungen möglich. Damit haben Sie eine weitere interessante Option für Ihr Qualitätsmanagement. 218

218 Lieferanten-Statistik Unsere Statistik befasst sich im Wesentlichen mit Kunden, aber neben den Kostenauswertungen basieren zwei Auswertungen auch auf den Umsätzen, die Ihre Lieferanten mit Ihnen machen. Diese Sichten erlauben es Ihnen, mit Ihren Lieferanten auch einmal qualifiziert über Geld zu sprechen. Lieferanten-Statistik aufrufen Der Aufruf von Statistiken erfolgt in der Symbolleiste unter Sonstiges. Die Lieferanten-Statistik finden Sie im Bereich ERP: Nach der Auswahl einer Statistik klicken Sie bitte auf Aktualisieren. Umsatzübersicht Lieferanten Diese Auswertung stellt alle in Eingangsrechnungen gebuchten Kosten in einer Monatsauflistung übersichtlich dar: 219

219 Lieferanten-Statistik Lieferantenblatt Für jeden einzelnen Lieferanten können Sie durch einen Klick auf die in der ersten Spalte erscheinende Schaltfläche eine Detailansicht aufrufen. Diese nennen wir Lieferantenblatt. Das Lieferantenblatt ist ebenfalls aus dem Schreibtisch heraus bei einem einzelnen Lieferanten direkt aufrufbar und zeigt die Jahresentwicklung der Umsätze sowie die Details der Rechnungen des aktuellen Wirtschaftsjahres: Lieferantenbewertung Die Lieferantenbewertung spielt eine große Rolle in nach DIN zertifizierten Unternehmen. Diese Auswertung erfolgt auf Basis der kaufmännischen Daten bei den einzelnen Lieferanten. Sprechen Sie uns hier bei Bedarf an! 220

220 Kopieren/Verschieben von Kontakten zwischen Mandanten Der Wizard zum Kopieren oder Verschieben von Adressen ermöglicht den jeweiligen Vorgang zwischen Ihren Mandanten. Vorgehensweise Öffnen Sie Ihre Kunden- oder Lieferantenliste und wechseln Sie in das Register Zusatzfunktionen. Wählen Sie nun einen Kontakt aus, und klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche In anderen Mandanten kopieren/verschieben. Es öffnet Sich die folgende Maske: Sie können in der Auswahlbox den Zielmandanten auswählen, in den Ihr aktuell ausgewählter Kontakt kopiert oder verschoben werden soll. Ein Klick auf Kopieren oder Verschieben startet den jeweiligen Vorgang. Hinweise: Es wird zunächst immer geprüft ob im Zielmandanten der zu kopierende/zu verschiebende Kontakt bereits vorhanden ist. Ist er vorhanden, wird der jeweilige Vorgang abgebrochen! Beim Kopiervorgang werden lediglich die Ansprechpartner sowie die Bankverbindungen zusätzlich zu den Kontaktdaten mitkopiert. Beim Kopieren sowie beim Verschieben wird die Währung auf die jeweilige Leitwährung umgestellt. Sollten beim Verschiebevorgang ERP-Objekte (z.b. Rechnungen, Aufträge etc.) im ausgewählten Kontakt existieren, so wird der Vorgang abgebrochen! Beim Verschiebevorgang werden alle CRM-Objekte (z.b. Mails, Briefe, Telefonate etc.) mit übernommen. Individuelle Felder werden nicht übernommen, es wird jedoch eine Meldung übergeben, wenn die Individuellen Felder des Quell- und Zielmandanten nicht übereinstimmen. 221

221 Merkzettel auf Firmenebene Schwarzes Brett Im Gegensatz zu den Merkzetteln aus dem vorigen Kapitel, die bestimmten Adressen oder Projekten zugeordnet waren, sind die nachfolgend beschriebenen Merkzettel unabhängig und liegen sozusagen frei auf der Firmenebene für Jedermann/-frau zugänglich. Sie sind analog zur normalen Pinnwand zu betrachten, die im Foyer oder im Flur eines Unternehmens mit Informationen für die gesamte Belegschaft hängt. Merkzettel auf dem Schwarzen Brett anlegen Wechseln Sie auf dem Schreibtisch zunächst in die Registerkarte Firma: In diesem Bereich befindet sich das firmenweite Schwarze Brett, wie wir es nennen. Es besteht aus Merkzetteln, die jeder hier anheften, ein- und ausblenden oder je nach Berechtigung auch löschen kann. Das Symbol zum Erstellen eines neuen Merkzettels ist eindeutig! Wie gehabt, liegt der Merkzettel vor Ihnen, an der Cursorposition fügen Sie die Mitteilung ein. Sie schließen Ihre Texteingabe ab, indem Sie auf das Speichern-Symbol klicken. Damit wird der Merkzettel am Schwarzen Brett fixiert. Unmittelbar nach dem Speichern verschwindet das Diskettensymbol. Sollten nun noch eine Änderung am Hinweis erforderlich sein, führen Sie einen Doppelklick auf den Text aus. Anschließend befinden Sie sich wieder im Editiermodus, der Text kann nach Belieben modifiziert werden. Die Werkzeug-Schaltfläche führt in ein weiteres Menü, aus dem Sie Farben auswählen oder aber den Merkzettel löschen können. Die neue Farbe klicken Sie einfach an, es muss nicht neu gespeichert werden. 222

222 Merkzettel auf Firmenebene schwarzes Brett Merkzettel schließen Sie einfach über das X rechts oben. Sollen die geschlossenen Merkzettel wieder auftauchen, aktualisieren Sie über das entsprechende Symbol. Symbol zum Aktualisieren: Merkzettel können Sie mit der Maus am Titel anfassen und am Schwarzen Brett nach Belieben anordnen. Diese Anordnung wird nach dem Schließen beibehalten. Sollten Sie die Standard- Anordnung zurück wünschen, benutzen Sie dieses Symbol. Wenn Sie die Liste der existierenden Merkzettel auch von Kollegen öffnen, erkennen Sie die eingeblendeten und ausgeblendeten Merkzettel am jeweiligen Statussymbol. Um einen Merkzettel auf das Schwarze Brett zu legen, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken anschließend auf das nebenstehende Statussymbol. Um einen Merkzettel vom Schwarzen Brett zu entfernen, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken anschließend auf das nebenstehende Statussymbol. Filter für Merkzettel aus einem bestimmten Zeitraum Löschen eines Merkzettels: nur die eigenen können gelöscht werden! 223

223 Mehrere Postfächer verwalten Arbeiten Sie mit verschiedenen -Adressen (z. B. bei mehreren Mandanten), oder nutzen Sie Sammeladressen für s in Outlook? Dann erfahren Sie in diesem Kapitel, wie Sie auch in work4all mehrere Postfächer verwalten können. Kontoeinstellungen in Microsoft Outlook Im Menü Datei können Sie Ihre Kontoeinstellungen überprüfen, ergänzen oder ändern. Die genaue Vorgehensweise erfahren Sie in Ihrem Microsoft Office Handbuch oder in der Online-Hilfe. Die Einstellungen sind erst ab Outlook 2010 möglich. Die hier hinterlegten -Adressen lassen sich in work4all für den -Versand nutzen, sobald Ihr Systemadministrator folgende Generelle Einstellung > Werte Allgemein vorgenommen hat: Variable Alle Outlook-Accounts nutzen und Wert1: -1 Alternatives Postfach verwenden Wenn Ihr Systemadministrator die Nutzung aller Outlook-Accounts aktiviert hat, zeigt das - Fenster in work4all ein weiteres Feld Von. Dort stehen nun alle in Outlook hinterlegten Postfächer für den Mail-Versand zur Auswahl. Dies erleichtert Ihnen das Verschicken von Mails, wenn Sie eine mandantenabhängige -Adresse haben oder Serien-Mails von Sammeladressen wie oder verschicken möchten. Standardmäßig sendet work4all von der Mail-Adresse, die zu den eingetragenen Mitarbeiterdaten passt. Um diesen Standard zu ändern, tragen Sie für den jeweiligen Mitarbeiter die alternative Mail- Adresse (z. B. im Menü Extras unter Mitarbeiter ein. Dort kann auch die mandantenabhängige Mail-Adresse gespeichert werden. Der Mandantenwechsel erfolgt über die Auswahl bei Mandanten in der Registerkarte Allgemeines. 224

224 Signaturen und -Vorlagen In diesem Kapitel geht es sowohl um Signaturen als auch um -Vorlagen. Eine Signatur ist der Teil der , mit dem der Empfänger den Verfasser identifizieren kann. Die Signatur erfüllt somit technisch gesehen einen vergleichbaren Zweck der Unterschrift auf Papierdokumenten. Die Signatur besteht aus Text und/oder Bildern und wird automatisch am Ende einer ausgehenden eingefügt. Zusätzlich haben Sie in work4all die Möglichkeit, ganze -Vorlagen zu definieren. Diese Vorlagen haben einen Namen und können ganze Vorgänge erledigen. Eine -Vorlage erstellen Rufen Sie zunächst die Maske zur Pflege der Vorlagen innerhalb der E- Mail-Maske auf, indem Sie auf das kleine Erweiterungssymbol der Menügruppe Optionen oder innerhalb der Vorlagen-Liste den Menüpunkt -Vorlagen bearbeiten klicken. Hinweis: Das Erstellen der Vorlagen ist dem Administrator vorbehalten, es gibt hierfür kein separates Recht. Die sich nun öffnende Maske zur Pflege der Vorlagen ähnelt der -Maske. Führen Sie zunächst die folgenden Schritte aus, um die neue -Vorlage anzulegen und zu benennen: Um neue Vorlagen zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage. Beim ersten Start legt work4all eine erste Vorlage mit der Bezeichnung Vorlage an, sofern noch keine eingerichtet ist. Bezeichnung: Vergeben Sie eine treffende Bezeichnung für Ihre Vorlage, damit diese für Kollegen eindeutig identifizierbar ist, z.b. Interessent aus Infopostfach. Betreff: Wenn Sie ins Feld Betreff etwas eintragen, wird dieser automatisch eingefügt, sobald Sie die Vorlage auswählen (z.b. Ihr work4all Infopaket). Nun können Sie sich um die Gestaltung des Vorlagen-Inhalts kümmern. Tippen Sie den gewünschten Text in das dafür vorgesehene Inhaltsfeld ein und formatieren Sie die Vorlage mit den im Folgenden beschriebenen Funktionen nach Ihren Wünschen. Achtung: Kopieren Sie niemals Textelemente oder gar Ihre bestehende -Signatur aus Outlook, Word oder anderen Microsoft-Programmen in die -Vorlage von work4all, da dies zu massiven Veränderungen und Problemen der Gestaltung nach dem Versenden der führt. 225

225 Signaturen und -Vorlagen Die Formatierungssymbole sind die gleichen wie in allen anderen Office-Programmen. Probieren Sie einfach aus! Die Zwischenablage funktioniert in work4all genau wie in anderen Programmen. Alternativ stehen Ihnen die folgenden Tastenkombinationen zur Verfügung: - Strg + C: Kopieren - Strg + X: Ausschneiden - Strg + V: Einfügen Beachten Sie, dass keine Textelemente aus Outlook, Word oder anderen Microsoft-Programmen in Ihre kopiert werden dürfen. Benutzer mit fortgeschrittenen HTML Kenntnissen haben die Möglichkeit, den Inhalt einer HTML- direkt zu editieren. Lesen Sie hierzu auch das Infoblatt Formatierung von HTML-E- Mails in diesem Handbuch. Bild einfügen Wie in anderen -Programmen können Sie in Ihrer Signatur auch Bilder (z.b. Ihr Logo), einbetten. Es empfiehlt sich, die korrekte Bildgröße und das entsprechende Dateiformat vor dem Einfügen in die Signatur in einem Bildbearbeitungsprogramm (z.b. Photoshop / IrfanView) anzupassen. Wichtige Anforderungen an die Bilddatei: Dateiformat Farbmodus Bildgröße JPG, PNG oder GIF sind eingeschränkt möglich. RGB Legen Sie das Bild bitte mit einer Auflösung von 72 dpi in exakt der physikalischen Größe an, in der es später in der -Vorlage erscheinen soll. Dateinamen - Keine Leer- oder Sonderzeichen - Möglichst kurz. (Zu viele Zeichen können intern zu Problemen führen.) Im Anschluss legen Sie die Bilder bitte im Vorlagenverzeichnis von work4all ab. Nun kann das Bild in die Vorlage eingefügt werden. Zum Einfügen platzieren Sie den Cursor zunächst an der gewünschten Stelle. Klicken Sie nun in der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Bild und wählen die entsprechende Datei aus dem Vorlagenverzeichnis aus. Nachdem Sie mit Öffnen bestätigt haben, erscheint das Bild an der gewünschten Stelle. 226

226 Signaturen und -Vorlagen Bitte beachten Sie: Bilder und Tabellen können nicht über die Zwischenablage eingefügt werden, da diese sonst beim Senden nicht verarbeitet werden. Benutzen Sie also die vorhandenen Schaltflächen in work4all. Textmarken (Platzhalter) in -Vorlagen verwenden In work4all können Sie die Signatur nicht für einen einzelnen Arbeitsplatz, sondern nur für alle Arbeitsplätze Ihres Unternehmens festlegen. Damit jede Signatur trotzdem die persönlichen Daten des jeweiligen Mitarbeiters wie Name, Telefondurchwahl, -Adresse etc. enthält, bedarf es der Nutzung von Platzhaltern (= Textmarken) an genau diesen Stellen. Textmarken stehen in eckigen Klammern, z.b. [myname]. Die Informationen innerhalb der Klammern sind variabel und werden beim Schreiben einer automatisch durch die entsprechend hinterlegten Informationen ersetzt, z.b. [myname] = Müller. Auf diesem Weg können alle Kollegen mit einer einzelnen Signatur verwaltet werden. Zum Einfügen einer Textmarke platzieren Sie den Curser zunächst an der Stelle, an der die Textmarke eingefügt werden soll. Klicken Sie nun in der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Textmarken. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit diversen, thematisch gegliederten Textmarken. Wählen Sie die entsprechende Textmarke aus. In Ihrer Vorlage erscheint die entsprechende Textmarke in eckigen Klammern [My ]. Folgende Platzhalter bezogen auf die eigene Person können z.b. von work4all interpretiert werden: [myname] [mybenutzerlang] [mytelephone] [myfax] [my ] Ersetzt den Platzhalter durch den Nachnamen des -Verfassers, z.b. Müller. Ersetzt den Platzhalter durch Vor- und Nachnamen des -Verfassers, z.b. Irene Müller. Ersetzt den Platzhalter durch die Telefonnummer des -Verfassers, z.b Ersetzt den Platzhalter durch die Faxnummer des -Verfassers. Ersetzt den Platzhalter durch die -Adresse des -Verfassers, z.b. 227

227 Signaturen und -Vorlagen Folgender Platzhalter bezogen auf den Kunden kann von work4all interpretiert werden: [Anrede] Ersetzt den Platzhalter durch die Anrede des ausgewählten Ansprechpartners Sehr geehrte(r) Herr/Frau XY,. Ist kein Ansprechpartner ausgewählt, so wird automatisch der Hauptansprechpartner der Firma angeschrieben. Weitere Textmarken finden Sie im Kapitel Textmarken des Handbuchs. Weitere Funktionen Eine der bestehenden Vorlagen wird als Standard-Vorlage definiert. Diese wird bei jeder neuen eingefügt. Löschen der bestehende Vorlagen. Sie haben die Möglichkeit, Ihren -Vorlagen Dateien anzuhängen, die automatisch mit gesendet werden sollen. Die Registerkarte Einfügen beherbergt weitere Symbole zum Erstellen einer Tabelle bzw. zum Einfügen eines Hyperlinks, wie Sie es auch von anderen Microsoft Office-Produkten kennen. Klicken Sie bei Bedarf einfach auf die Schaltflächen und probieren Sie diese aus! Ein Beispiel für eine Vorlage Mit Hilfe der beschriebenen Funktionen lassen sich ganze Workflows vordefinieren. Hier einige Beispiele aus unserer Arbeitswelt: - Das Versenden einer Datenschutzerklärung. - Eine Updateanleitung zusammen mit der gezippten Update-Datei. - Eine Anfahrtsbeschreibung Benutzen der Vorlagen Die vorhandenen Vorlagen werden innerhalb der -Maske in der Kopfleiste unter Vorlagen angeboten: 228

228 Signaturen und -Vorlagen Beachten Sie bitte: Das Einfügen einer Vorlage löscht die vorhandenen Daten der aufgerufenen komplett. Dies betrifft sowohl Anhänge als auch Texte und Überschriften. Informationen zur EU-Richtlinie: Bestimmte Informationen müssen genau wie in gedruckten Briefen auch in s gesendet werden. So muss eine Gesellschaft, die unter die Regelungen des Handelsgesetzbuches fällt, folgende Angaben in der Signatur einer machen: - Firmenname mit Rechtsform - Ort der Handelsniederlassung - Handelsregisternummer - das zuständige Handelsregistergericht - ggf. alle Geschäftsführer - ggf. den Aufsichtsratsvorsitzenden Abgesehen von der gesetzlichen Vorschrift, haben sich darüber hinaus die folgenden Informationen als sinnvoll erwiesen: - Telefonnummer oder ggf. Handynummer - Faxnummer - Internet-Adresse - -Adresse - ggf. Abteilung - ggf. dezente Werbung 229

229 Vorlagen Mit Hilfe von Vorlagen können Sie Ihren Büroalltag deutlich effektiver gestalten. Einmal definiert, sparen sie durch die Einbindung häufig verwendeter Elemente viel Zeit und erleichtern Ihren Arbeitsalltag. Mit Hilfe von Microsoft Word lassen sich diese praktischen Helfer ganz einfach erstellen. In work4all werden Vorlagen für Briefe und Dokumente innerhalb der generellen Einstellungen verwaltet. Bei der Installation werden außerdem Standardvorlagen geliefert, welche bereits wichtige Textmarken enthalten, die auf die Datenbank zugreifen und beim Erstellen von Briefen oder Serienbriefen helfen. Die verschiedenen Vorlagenarten in work4all Öffnen Sie zunächst die Generellen Einstellungen von work4all über die Registerkarte Datei in der linken oberen Ecke des Programms. Wechseln Sie nun bitte in die Ansicht Vorlagen/Ordner. Sie sehen, dass die Software zwischen vier Vorlagenarten unterscheidet: Angebote, Dokumente, Briefe und Serienbriefe usw. Angebote Briefe Dokumente Serienbriefe Verwaltung aller Angebotsvorlagen. In diesem Ordner finden Sie die Vorlagen für Briefe. Briefvorlagen arbeiten mit Textmarken, die auf die Datenbank von work4all zugreifen. Verwaltung aller Vorlagen für Dokumente, die im Infofenster Dokumente abgelegt werden. Serienbriefe unterscheiden sich von normalen Briefen unter anderem dadurch, dass Sie nicht nur mit Textmarken, sondern auch mit Seriendruckfeldern arbeiten. Im Ordner Serienbriefe binden Sie die in Microsoft Word erstellten Serienbriefvorlagen ein. Textmarken in Vorlagen einfügen Textmarken greifen bei der Erstellung von Briefen auf die Datenbank zu. Eine Liste aller Textmarken, die Sie in work4all verwenden können, finden Sie im Handbuch im Kapitel Textmarken. Die mit der Ersteinrichtung installierten Standardvorlagen von work4all beinhalten bereits Textmarken, die Sie im gleichnamigen Kapitel einsehen können. Textmarken einfügen Platzieren Sie den Cursor an der Stelle Ihres Word-Dokumentes, an der die Textmarke eingefügt werden soll. Wechseln Sie nun in die Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf das Symbol Textmarke. 230

230 Vorlagen Es öffnet sich das folgende Dialogfenster: Sie haben nun die Möglichkeit eine Textmarke aus der Liste auszuwählen oder diese manuell im leeren Feld Textmarkenname einzugeben. In beiden Fällen bestätigen Sie bitte mit der Schaltfläche Hinzufügen. Fertig die Textmarke ist an der gewünschten Stelle eingefügt und wird von Word folgendermaßen angezeigt: Sollte dieses Zeichen bei Ihnen nicht erscheinen, müssen Sie dies erst in Microsoft Word einstellen. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Öffnen Sie die Optionen, die sich in der linken oberen Ecke des Systemmenüs von Word befinden. Wechseln Sie ins Menü Erweitert. Anschließend wechseln Sie zum Abschnitt Dokumentinhalt anzeigen und aktivieren Textmarken anzeigen. Fertig! Tipp: Gerade für Neulinge ist es hilfreich sich die Namen der Textmarken anzeigen zu lassen, um zu sehen, welche Textmarke Sie gerade bearbeiten oder welche Textmarken sich im Dokument befinden. Hierzu platzieren Sie den Cursor zunächst an der Stelle, an der die Textmarke eingefügt werden soll. Schreiben Sie nun den Namen der Textmarke direkt ins Dokument, z.b. Anrede. Nun markieren Sie dieses Wort (achten Sie bitte darauf, dass kein Leerzeichen hinter dem Wort 231

231 Vorlagen selektiert wurde!) und klicken wie bereits beschrieben auf das Symbol Textmarke in der Symbolleiste. Es öffnet sich der Textmarken-Dialog. Wählen sie aus der Liste die Textmarke Anrede aus, oder tippen das Wort in das leere Eingabefeld. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Hinzufügen. Wie eben ist die Textmarke nun an der gewünschten Stelle eingefügt, und wird als Textmarkenname in eckigen Klammern angezeigt: [Anrede] So erstellen Sie eine Vorlage für Angebote, Dokumente und Briefe Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument und speichern Sie dieses unter einem sinnvollen Namen im work-vorlagenverzeichnis. Bearbeiten Sie das Dokument, indem Sie die Seite nach Ihren Wünschen gestalten und Textmarken oder Text einfügen (eine Liste aller in work4all verfügbaren Textmarken finden Sie im Kapitel Textmarken). Tipp: In Ihrem Work-Vorlagenverzeichnis wurden bereits Standard-Vorlagen mit Textmarken hinterlegt. Gegebenenfalls reicht es, diese nach Ihren Wünschen zu verändern. So erstellen Sie eine Vorlage für Serienbriefe Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument und speichern es unter einem eindeutigen Namen im work- Vorlagenverzeichnis. Um auf die Seriendruckfelder zugreifen zu können, weisen Sie dem Dokument zunächst bitte eine Datenquelle zu. Wechseln Sie hierfür in die Registerkarte Sendungen und klicken Sie auf das Symbol Empfänger auswählen. Wählen Sie Vorhandene Liste verwenden. Es öffnet sich der Datei-Auswahl-Dialog von Windows. Gehen Sie bitte zum work-vorlagenverzeichnis und öffnen Sie die Datenquelle sbriefh.doc. Ihre Vorlage ist nun mit der Datenquelle verbunden und die Seriendruckfelder stehen Ihnen zur Verfügung. Bearbeiten Sie Ihre Serienbriefvorlage nun, indem Sie diese nach Ihren Wünschen einrichten und Textmarken, Seriendruckfelder und Text einfügen. Eine Liste aller Textmarken finden Sie im Kapitel Textmarken des Administrator-Handbuchs. 232

232 Vorlagen Beachten Sie bei der Serienbrieferstellung folgende Regel: Textmarken Seriendruckfelder Für Fixe Daten, die in jedem Brief gleich bleiben, z.b. Benutzer, Datum, Betreff Für Variable Daten, die sich in jedem Brief ändern, z.b. Empfängeradresse, Anrede Tipp: In Ihrem work-vorlagenverzeichnis wurde bereits eine Standard-Serienbriefvorlage mit Textmarken und Seriendruckfeldern hinterlegt. Gegebenenfalls reicht es, diese nach Ihren Wünschen zu verändern. Dies ist weniger aufwändig als die Vorlage neu zu erstellen, da einige Textmarken wie Adresse und Ansprechpartner bereits vorhanden sind. Vorlagen in work4all einbinden Alle Vorlagenarten (Angebote, Dokumente, Briefe, Serienbriefe) werden auf die gleiche Art und Weise eingebunden. Wir erklären Ihnen den Vorgang anhand einer Briefvorlage. Öffnen Sie die Generellen Einstellungen und wechseln Sie in die Ansicht Vorlagen/Ordner. Nun klicken Sie in der Baumstruktur unter Vorlagen den Eintrag Briefe an. Im rechten Maskenbereich sehen Sie eine Tabelle. Der Beginn der letzten Zeile (bzw. die erste Zeile nach einer Ersteinrichtung) ist mit einem * gekennzeichnet. In dieser Zeile wird eine neue Vorlage eingebunden. Klicken Sie dazu bitte auf die Schaltfläche Zuordnen. Es öffnet sich der Datei-Auswahl- Dialog von Windows. Gehen Sie bitte zum work4all Vorlagenverzeichnis und wählen Sie die eben erstellte Vorlage aus. Bestätigen Sie mit Öffnen. Der Dateipfad ist nun hinterlegt: Im Idealfall sollten alle Vorlagen im Ordner Vorlagen Ihres Work-Verzeichnisses abgelegt werden. Möchten Sie die Vorlage jedoch aus einem anderen Verzeichnis zuordnen, können Sie dies natürlich tun. Wir empfehlen Ihnen aber, alle Vorlagen zentral an einem Ort zu verwalten. Bitte beachten Sie auch, dass Vorlagen, die lokal von Ihrem Rechner aus zugeordnet werden, für andere Benutzer nicht 233

233 Vorlagen zur Verfügung stehen. In der Tabelle sehen Sie außerdem noch die Spalten Öffnen, Notiz, Betreff und Ordner, die wir Ihnen hier erklären. Öffnen Notiz Betreff Mit einem Klick auf das Öffnen-Symbol öffnen Sie die zugeordnete Vorlage direkt aus work4all heraus in Microsoft Word. Hier können Sie diese einsehen oder bearbeiten. Die Bezeichnung, die Sie hier vergeben, erscheint im Vorlagenbaum beim Auswählen der Briefvorlage in work4all Wählen Sie einen sinnvollen und für alle Benutzer eindeutigen Namen, wie zum Beispiel Infobrief Web-Anfrage. Sollen alle Briefe, die Sie aus dieser Vorlage heraus erstellen, den gleichen Betreff bekommen, geben Sie diesen hier ein. Der Text dieser Betreffzeile wird Ihnen später auch im Infofenster angezeigt: Ihre Anfrage auf unserer Internetseite Dazu muss in der Vorlage die Textmarke Betreff vorhanden sein. Natürlich können sie diesen später beim Erstellen des Briefes immer noch ändern. Ordner Wenn Sie mit sehr vielen Vorlagen arbeiten, ist es sinnvoll, diese innerhalb von work4all in Unterordnern zu strukturieren. Unterordner können z.b. sein: - Bewerber - Infobriefe - Tagesgeschäft etc. Um einen solchen Ordner anzulegen, wechseln Sie in der Baumstruktur zum Oberpunkt Ordner und klicken den Punkt Briefe an. In der rechten Tabelle können Sie nun die gewünschten Ordner einfach in der Zeile mit dem * eintragen: Sind alle Ordner angelegt, wechseln Sie wieder in den Oberpunkt Vorlagen. Sie können nun in der Spalte Ordner einen der eben angelegten Ordner auswählen. 234

234 Persönliche Einstellungen Wie fast jedes Programm bietet auch work4all persönliche Einstellungen, die jedem Benutzer individuelle Programm-Anpassungen ermöglichen. Legen Sie selbst fest, wie Ihr Desktop-Assistent aussehen soll oder wie Sie sich an work4all anmelden möchten. Dies und einiges mehr legen Sie in den persönlichen Einstellungen fest. Wo finde ich die persönlichen Einstellungen? Wenn Sie sich auf dem Schreibtisch befinden, klicken Sie in die obere linke Ecke auf die Registerkarte Datei und dann auf Persönliche Einstellungen. Außerdem gelangen Sie über den Punkt Extras > Persönliches > Persönliche Einstellungen dorthin. Startverhalten Startverhalten 1. Single-Sign-On bedeutet, dass Sie mit Ihrer Windows-Kennung auch in work4all angemeldet werden. Beachten Sie bitte, dass diese Startvariante nur dann funktioniert, wenn Ihr work4all-anmeldename mit dem Windows- Namen übereinstimmt. 2. Wenn Sie die Anmeldemaske als Startverhalten wählen, gelangen Sie direkt in die Anmeldemaske von work4all. Sollte Ihr work4all- Anmeldename von Ihrem Windows-Namen abweichen, müssen Sie auf jeden Fall diese Startvariante wählen. Desktophintergrund Desktophintergrund im leeren Schreibtisch ein- und ausschalten. 235

235 Persönliche Einstellungen Letzte Treffer Drag&Drop Sonstiges Anzahl der letzten Treffer für Kunden, Lieferanten und Projekte im Schreibtisch. Hier können Sie verschiedenen Einstellungen für die Drag&Drop-Zuordnung von Dateien in work4all vornehmen. Hier können Sie verschiedene Maskenoptionen ein- und ausschalten. Oberfläche Maximale Anzahl Datensätze Gewünschte Anzahl maximaler Datensätze Dokumente Option Kopieren/Archivieren als Standard setzen. -Einstellungen 236

236 Persönliche Einstellungen In den persönlichen -Einstellungen legen Sie Ihre Sende- und Importoptionen fest: SMTP/IMAP Sollten Sie eine POP- -Adresse (z.b. web, gmx, freenet, t-online etc.) besitzen, wählen Sie diesen ersten Punkt. Tragen Sie bei Sichtbare Absenderadresse den ausgeschriebenen Namen ein, der beim Empfänger angezeigt werden soll (z.b. Toni Schmitz). In das Feld Absender- -Adresse tragen Sie die richtige -Adresse ein. Sobald Sie eine versenden, werden Sie nach dem Passwort (für die Anmeldung an das -Postfach) gefragt. Sollten Sie das Häkchen bei Passwort merken gesetzt haben, merkt sich work4all das Passwort nach der ersten Eingabe. Wenn Sie Outlook oder einen Exchange Server in Verbindung mit Outlook verwenden, klicken Sie auf die nächste gleichnamige Option. Outlook/Exchange Outlook-Objekt-Modell: Hier wird zum Versenden einer die Programmierschnittstelle von Microsoft Outlook verwendet. Dies funktioniert natürlich nur wenn Sie Outlook installiert haben (kein Outlook Express!). MAPI: Diese Schnittstelle ist eine Standardschnittstelle für spezielle Programme. Wenn Sie das Sendeverhalten auf MAPI umstellen wird das Standard- -Programm genutzt, welches Sie unter Systemsteuerung Internetoptionen in der Registerkarte Programme eingestellt haben. Tobit: Hier setzen Sie Ihre Markierung, wenn Sie Tobit als -Client nutzen. Import-Optionen Setzen Sie bei der Kennzeichnung das Häkchen, damit Ihre zugeordneten s innerhalb des Outlook- -Clients ein rotes Markierungsfähnchen erhalten. Telefonie-Einstellungen Persönliche Einstellungen in Bezug auf Ihre Telefonanlage. Bitte sprechen Sie uns für eine individuelle Konfiguration an! 237

237 Persönliche Einstellungen CRM Aufgaben Eigene Vorlagen Termine Termin- Synchronisation Die Anzahl der Aufgaben die auf Ihrem Schreibtisch erscheinen sollen. Hier können Sie eine Liste Ihrer Vorlagen erstellen, eine eigene Zieldatei auswählen und die Vorlagen wieder löschen. Zum Einstellen der Arbeitszeit zur Hilfe beim Eintragen von Terminen. Ihre Termine können Sie mit Outlook oder Tobit synchronisieren Projekt In der linken unteren Ecke wählen Sie den Projekt-Bereich. Über die beiden Schaltflächen rechts oben werden neue Projekte hinzugefügt, abgeschlossene und veraltete Projekte langfristig gelöscht, falls deren Daten irgendwann überhaupt nicht mehr von Relevanz sind. ERP Positionen Lagerbuchung In kfm. Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, Stücklisten einzufügen. Hierüber können Sie die ausgewählte Auflösungsform der Stückliste zurücksetzen auf die Standardeinstellung. Hier können Sie Einstellungen über das automatische Ausbuchen von Artikeln vornehmen. 238

238 Pflichtfelder generieren Pflichtfelder sind Formularfelder, die vom Ersteller ausgefüllt werden müssen. So ist sichergestellt, dass wichtige Daten erfasst werden, denn der Benutzer kann die Maske nicht speichern, solange nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Sie erkennen Pflichtfelder am roten Sternchen. Pflichtfelder in der Kunden- und Lieferantenmaske Adressdaten Beim Anlegen einer neuen Adresse ist der Firmenname standardmäßig als Pflichtfeld generiert. Die Gruppe können Sie durch Klick auf den Namen zum Pflichtfeld machen. Möchten Sie einen Kunden speichern, dem Sie keine Gruppe zugeordnet haben, erinnert sie work4all an die Zuordnung. Die Ust.-IdNr. wird zum Pflichtfeld, wenn Sie die steuerliche Behandlung des Kunden auf EU umstellen. Mit Klick auf Ust. IdNr. können Sie dieses Verhalten einstellen. Die Ansicht finden Sie in der Registerkarte ERP im Bereich Konditionen/Steuer etc. Kategorien Beim Anlegen einer Oberkategorie können Sie diese zur Pflichtkategorie für Kunden und/oder Lieferanten machen. Legen Sie anschließend einen neuen Kunden oder Lieferanten an und ordnen Sie diesem die Pflichtkategorie nicht zu, erinnert Sie work4all nochmal daran. Erst nachdem Sie eine Kategorie dieser Oberkategorie zugeordnet haben lässt sich der Kunde speichern. 239

239 Pflichtfelder generieren Pflichtfelder in CRM-Aktivitäten Für CRM-Aktivitäten wie Aufgaben, Telefonate, Termine etc. lassen Sich folgende Pflichtfelder generieren. Das Feld Betreff ist standardmäßig ein Pflichtfeld und setzt sich individuell aus der eingestellten Bezeichnung zusammen. Das Feld Projekt können Sie für jede CRM-Aktivität einzeln zum Pflichtfeld machen. Machen Sie beispielsweise in der Aufgabenmaske das Projekt zum Pflichtfeld, wird die Einstellung für nachfolgende Aufgaben gemerkt, lässt sich aber für jedes einzelne Objekt neu umstellen. In anderen CRM-Aktivitäten kann diese Einstellung, unabhängig voneinander, vorgenommen werden. Die Zuordnung zu einem Thema lässt sich ebenfalls zum Pflichtfeld generieren. Die Themenzuordnung ist dann in allen CRM-Aktivitäten (Aufgabe, Telefonate und Termin) ein Pflichtfeld. Pflichtfelder in der Artikelmaske Folgende Felder können Sie in der Artikelmaske zum Pflichtfeld machen: Der Kurztext ist standardmäßig als Pflichtfeld generiert. Auswahl der Gruppenzuordnung als Pflichtfeld. Zuordnung zur Kostenstelle zum Pflichtfeld in Registerkarte Sonstiges. Pflichtfelder in ERP-Dokumenten In den ERP-Dokumenten (Angebote, Rechnungen, Bestellungen usw.) lassen sich folgende Pflichtfeldern generieren. Die Einstellungen gelten nur für die jeweilige Auftragsform und werden für das Anlegen eines neuen Dokuments gespeichert. Mit Rechtklick aktivieren Sie Projekt zum Pflichtfeld. 240

240 Pflichtfelder generieren Haben Sie die Projektvorgangszuordnung aktiviert, lassen sich auch die Vorgänge einstellen. Mit Rechtsklick auf Kostenstelle können Sie auch dieses Feld zum Pflichtfeld machen. Im Eingabebereich der Masken unter der Registerkarte Allgemeines lässt sich das Feld Liefertermin zum Pflichtfeld generieren. Ggf. hat dieses Feld bei Ihnen eine andere Beschriftung. Besonderheiten Für die Auftrags- und Eingangsrechnungsmaske lassen sich in den Generellen Einstellungen weitere Pflicht-Einstellungen vornehmen. Für die Auftragsmaske: Variablenname: Zwingende Umsatzplanung, Wert1: -1. Bei Auftragserstellungen werden Sie immer aufgefordert einen Liefertermin einzutragen. Anhand des Liefertermins und der Summe des Auftrags wird dann automatisch ein Umsatzplan erstellt. Für die Bestellmaske: Variablenname: Zwingende Kostenplanung, Wert: -1 Für Eingangsrechnungen: Variablenname: Zwingende Kostenstelle bei Eingangsrechnungen, Wert1: -1 Variablenname: Zwingendes Sachkonto bei Eingangsrechnungen, Wert1: -1 Der Wert -1 aktiviert die jeweilige Einstellung. Die aufgeführten Felder werden zu Pflichtfeldern. Pflichtfelder in der Projektmaske Wenn Sie ein Projekt anlegen haben Sie die Möglichkeit Pflichtfelder zu generieren. Die Einstellungen werden beim Anlegen eines weiteren Projekts gespeichert. Machen Sie hier das Feld Kostenstelle zum Pflichtfeld. In den Generellen Einstellungen können Sie Projektstatus eintragen. Mit Rechtsklick können Sie den Status zum Pflichtfeld machen. 241

241 Pflichtfelder generieren Auch die Art lässt sich in den Generellen Einstellungen pflegen und in der Projektmaske zum Pflichtfeld generieren. Möchten Sie das Projekt zwingend einer Gruppe zuordnen, machen Sie hier die Einstellung. Pflichtfelder in der Wartungsmaske Wenn Sie mit Wartungsverträgen arbeiten, haben Sie auch hier die Möglichkeit Pflichtfelder einzustellen. Das Feld Bezeichnung ist standardmäßig ein Pflichtfeld. Ist hier nichts eingetragen, kann die Maske nicht gespeichert werden. Der Aktivierungscode ist ein alphanumerisches Feld, in welches Sie die Nummer des Vertrags eintragen, falls es so etwas in Ihrer Organisation gibt. Im Laufe der Entwicklung werden immer weitere mögliche Einstellungen dieser Art hinzukommen. Wenn Sie also etwas in dieser Richtung vermissen, probieren Sie einfach mit Klick/Rechtsklick auf die jeweiligen Bezeichnungen aus! 242

242 Ticketverwaltung (Zusatzmodul) Das Ticketsystem ist ein recht neuer Begriff. Auch Begriffen wie Kundenservice-, Helpdesk- oder Beschwerdemanagement -Systemen begegnet man in diesem Zusammenhang. Wikipedia erklärt das Ticket mit einer Kundenanfrage in einem Trouble-Ticket-System. Also, zusammengefasst: Der Kunde hat ein Problem und Sie als Dienstleister müssen es lösen. Das Ticketsystem verwaltet das Ticket von der Problemstellung bis hin zur Lösung. In diesem Kapitel erläutern wir das Verwalten eigener Tickets im Umfeld Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Dazu ist im Vorfeld ein wenig Konfiguration notwendig, weshalb sich dieses Kapitel ebenfalls an Administratoren richtet. Für diese Fälle wurde die Zeiterfassung mit in die Ticketmaske integriert! Beispiel: Ein Systemhaus verwaltet Reklamationen mit Hilfe von Tickets. Kunden rufen an wegen defekter Hardware, die dann in Form eines Tickets in work4all erfasst wird. Im weiteren Verlauf dieses Reklamationsfalls benötigt das Systemhaus nicht nur die Beschreibung selbst, sondern für die Rechnungsstellung auch eine Information darüber, wie viel Aufwand seine Mitarbeiter für die Behebung des Fehlers betrieben hat. Tickets anlegen im Infofenster! Das Ticketfenster kann auch von Ihrem Administrator erstellt werden. Zum Erstellen eines neuen Tickets klicken Sie auf das Plus im Infofenster Tickets. Alternativ lässt sich ein neues Ticket auch innerhalb von work4all mit Strg+Shift+T erstellen. Ist kein Kunde auf dem Schreibtisch geöffnet, öffnet sich ein leeres Ticket. Es öffnet sich die folgende Maske: 243

243 Ticketverwaltung Die einzelnen Datenfelder Wenn Sie mit dem Projektmodul arbeiten können Sie direkt im Ticket Zeiten erfassen. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Zeiterfassung für Tickets im Projekt-Handbuch. Allgemeines Im linken, oberen Bereich sehen Sie die Ticketnummer und einige Informationen über den Kunden: - Informationen über einen Wartungs-/Servicevertrag - Offene und Fällige Posten - Umsatz des aktuellen und des Vorjahres Ihr Ticket nach Word exportieren. Eine weitere Möglichkeit ein Ticket zu drucken gibt es über das Datei- Menü. Dort können Sie das Ticket über den Report Einzelticket öffnen und drucken. Diese Funktion sendet eine Benachrichtigung des Tickets per an den Kunden oder Kollegen. Haben Sie Ihr Ticket im unteren Bereich einem Kollegen zugeordnet, wird Ihnen dieser in der Liste angezeigt. Mit einem Klick öffnet sich die -Maske mit dem Ansprechpartner im An-Feld und den Ticket-Infos. Außerdem kann ausgewählt werden, ob diese mit oder ohne Vorgangsdaten erzeugt werden soll. Diese Funktion wird zum Beispiel von uns benutzt, um Sie über den Stand eines Tickets zu informieren. Firma Projekt Ansprechpartner Titel/Problembeschreibung Kategorie 1 und 2 Der Firmenname sollte bereits eingetragen sein, er kommt aus Ihren Mandanten-Daten. Für den Fall, dass Sie ein Projekt zuordnen möchten, steht das darunter liegende Feld zur Verfügung. Wählen Sie den richtigen Ansprechpartner aus der Liste. Geben Sie hier eine möglichst eindeutige Überschrift ein, so dass der Bearbeiter sofort versteht, worum es geht. Vordefinierte Kategorien (Definition in den Generellen Einstellungen) lassen sich durch Klick auf die Schaltfläche wählen. Mit Klick auf das Wort können Sie die Bezeichnung ändern. 244

244 Ticketverwaltung Thema Erstelldatum und Uhrzeit Ersteller Wiedervorlage Die Themen lassen sich ebenfalls in den Generellen Einstellungen pflegen. Mit Klick auf das Wort lässt sich die Bezeichnung ändern. werden automatisch ausgefüllt. Ersteller ist derjenige, der das Ticket angelegt hat. Er wird links unten in der Maske angezeigt. Das Datum können Sie manuell eintragen, wenn Sie das Ticket erneut bearbeiten möchten. Nach diesem Datum können Sie in der Ticketliste filtern. Über die Priorität entscheiden Sie je nach Dringlichkeit selbst. Problem Lösung Beschreiben Sie Ihr Problem oder den Wunsch möglichst genau. Jedes Ticket enthält neben der Problembeschreibung auch den empfohlenen Lösungsweg. So kann bei ähnlich Supportfällen darauf zurückgegriffen werden. Die Checkliste lässt sich in den Generellen Einstellungen erstellen. Mit Klick auf Checkliste öffnen diese sich. Weitere Details über die Zeiterfassung im Ticket erhalten Sie im Infoblatt Zeiterfassung für Tickets im Projekthandbuch. Mitarbeiterzuordnung eines Tickets Die Mitarbeiterzuordnung für Tickets ist in work4all in zwei Bereiche unterteilt. Jedes Ticket steht für eine Kundenanfrage. Hierbei kann es sich um Probleme, Reklamationen, aber genauso um Kaufanfragen oder Erweiterungswünsche Ihrer Kunden handeln. Je nach Arbeitsweise kann es sinnvoll sein, eine weitere Instanz zur Überprüfung/Qualitätssicherung einzurichten. Sollten Sie diese nicht benötigen, können Sie auch nur mit dem ersten Zuordnungsfeld arbeiten. Ordnen Sie hier dem Ticket einen Bearbeiter zu. Die Kundenanfragen werden aufgenommen und müssen anschließend von einem Mitarbeiter im Kundensupport weiterbearbeitet werden. Dafür steht hier das erste Zuordnungsfeld zur Verfügung. Mit Klick auf Keine Zuweisung öffnet sich eine Mitarbeiterliste, aus der Sie den Bearbeiter auswählen können. Haben Sie dann einen Mitarbeiter zugeordnet, erscheint neben dem Namen ein Sternchen. Mit Klick auf das Stern-Symbol können Sie diesen Mitarbeiter als Standardmitarbeiter für neue Tickets auswählen. 245

245 Ticketverwaltung Mit einem Klick auf das Wort Bearbeitung haben Sie die Möglichkeit die Bezeichnung zu ändern. Hier können Sie einen weiteren Mitarbeiter zuordnen. Als weitere Instanz ist die Qualitätssicherung für die Prüfung und Kontrolle der erledigten Tickets zuständig. Die Qualitätssicherung überprüft z.b. Bearbeitung und Lösungswege des Tickets, kontrolliert Reklamationsvorgänge, sammelt systematische Reklamationen oder testet Produkte und Dienstleistungen, die durch Kundenanfragen verbessert oder neu entwickelt wurden. Die Zuordnung zur Qualitätssicherung kann direkt bei Erstellung des Tickets gemacht werden oder bei Bedarf vom Bearbeiter gesetzt werden, wenn er sein Ticket an einen Mitarbeiter der Qualitätssicherung übergeben möchte. Mit einem Klick auf Qualitätssicherung können Sie die Bezeichnung ändern. Einstellung zum Status der Bearbeitung und der Qualitätssicherung. Bei Neuerstellung stehen beide Status auf Offen. Sobald ein Ticket auf erledigt gesetzt wird, wird das aktuelle Datum und die Uhrzeit angezeigt. Mit einem Klick auf das Datum öffnet sich ein Kalender für mögliche Änderungen. Termin für Mitarbeiter eintragen. Mit Klick auf das markierte Symbol öffnet sich die Terminmaske, in der Standard-Informationen zum Ticket bereits erhalten sind. Ticket einem Artikel zuordnen Verwalten Sie z.b. über die Tickets Ihre Reklamationen, können Sie dem Vorgang den beanstandeten Artikel zuordnen. Die Artikelauswahl lassen Sie sich über die kleine markierte Schaltfläche einblenden. Anschließend wird die Artikelzuordnung in der Ticket-Maske angezeigt. Über die Schaltfläche mit den 3 Pünktchen lässt sich der betroffene Artikel aus der Artikelliste hinzufügen/entfernen. 246

246 Ticketverwaltung Die Ticketliste lässt sich nach den zugeordneten Artikeln filtern. So können Sie sich schnell einen Überblick verschaffen, welcher Artikel die meisten Reklamationen hervorruft. Über das Symbol Angebot/AB können Sie Ihr Ticket in ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung umwandeln. Die Kundenzuordnung des Tickets wird in das Dokument übernommen, auch die Problembeschreibung des Tickets kann in den Kopftext übertragen werden. In der letzten Spalte können Sie einen Artikel voreinstellen, der direkt in das Angebot transferiert wird. Mit Klick auf den Artikel öffnet sich die Artikelliste, und Sie können einen neuen Artikel auswählen. Registerkarte Bearbeitung In der Registerkarte Bearbeitung können Sie einige zusätzliche Angaben zu Ihrem Ticket machen Über diese Schaltflächen können Sie Vorgänge und Bearbeitungshinweise hinterlegen. Einige Vorgänge, wie Statusänderungen und die Zuweisung an Mitarbeiter, werden automatisch erstellt. Diese werden in [ ] dargestellt und zeigen die Historie des Tickets. S1 steht für den Status und B1 für den Bearbeiter die im Bereich Bearbeitung auf der ersten Registerkarte eingetragen wurden. S2 steht für den Status und B2 für den Bearbeiter der zweiten Instanz, der Qualitätssicherung. Um einen neuen Vorgang zu erstellen, klicken Sie auf Neu oder 247

247 Ticketverwaltung das Plus am rechten Rand der Maske. Es wird eine neue Zeile in der Liste produziert, die Sie dann manuell bearbeiten können. Um eine Zeile zu löschen, markieren Sie diese und klicken Sie auf das Löschen-Symbol im Bereich Vorgänge. Über die drei grünen Zahlenfelder können Sie die Zeilenhöhe der Vorgangstabelle vergrößern und verkleinern. Von hier haben Sie direkten Zugriff auf die Zeiterfassung. Mit Klick auf Neu oder das Plus öffnet sich die gewohnt Maske der Zeiterfassung. Der Eintrag wird Ihnen dann in der zweiten Tabelle im mittleren Maskenbereich angezeigt. Um einen bestehende Eintrag zu öffnen oder zu löschen, markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Über den oberen gelben Bereich lassen sich ebenfalls Zeiten zum Ticket erfassen ohne dafür die Maske öffnen zu müssen. Um eine Aufgabe zum Ticket zu erfassen klicken Sie auf Neu oder das Plus am rechten Bildschirmrand. Ticketnummer und Problembeschreibung werden direkt mit in die Aufgabe übernommen. Die erstellten Aufgaben werden Ihnen in der unteren Tabelle angezeigt. Hier können Sie direkt aus dem Ticket Termine erstellen. Die Ticketnummer und Vorgänge werden in den Termin übernommen. Registerkarte Anhang Zum besseren Verständnis und zur Veranschaulichung Ihres Tickets haben Sie hier die Möglichkeit Dokumente und Bilder einzufügen. Im oberen Bereich der Maske stehen Ihnen dieselben Funktionen wie in der ersten Registerkarte zu Verfügung. 248

248 Ticketverwaltung Mit dem Snipping-Tool können Sie Bildschirmabschnitte ganz oder teilweise abfotografieren. Klicken Sie auf die markierte Schaltfläche. Es öffnet sich ein kleines Fenster indem Sie noch diverse Einstellungen vornehmen können. Daraufhin können Sie mit der Maus Bildschirmabschnitte ausschneiden, kopieren und über die zweite Schaltfläche als Anhang in die Maske einfügen. Haben Sie über das Snipping-Tool oder an anderer Stelle eine Bilddatei kopiert, können Sie diese über die nebenstehende Schaltfläche einfügen. Über das + fügen Sie eine Datei ein, über das können Sie diese wieder löschen. Über die Anzeige-Optionen können Sie Ansicht Ihrer Datei-Symbole ändern. Mit Rechtsklick auf einen Anhang können Sie diesen auch beliebig auf Ihrem Computer abspeichern. Die Ticketliste Die Ticketliste bietet einen Überblick über alle erfassten Ticket. Über unterschiedliche Filtermöglichkeiten und Einstellungen können Sie die Liste entsprechend anpassen. Die Liste lässt sich über unterschiedliche Wege öffnen: - Mit Klick auf das Wort Ticket im Infofenster. - Über Rechtsklick im leeren Schreibtisch. 249

249 Ticketverwaltung - Über die Tastenkombination Alt+T. - In den Tagesinformationen haben Sie eine Übersicht über Ihre Tickets die Offen oder in Bearbeitung sind. Mit einem Klick öffnet sich die Liste. Funktionen Über diese Schaltfläche öffnen Sie den Kundenschreibtisch des aktuell markierten Tickets. Über die grüne Schaltfläche aktualisieren Sie die Ansicht. Über das Filter-Symbol können Sie alle gesetzten Filter wieder entfernen. - Neues Ticket erstellen - Ticket öffnen - Ticket löschen - Export der Ticketliste nach Word und Excel - Ein- und ausblenden von Spalten in der Liste Um Ihre Ticketliste nach Word zu exportieren nutzen Sie die nebenstehende Schaltfläche. Es werden alle Tickets exportiert, die in der Liste angezeigt werden. Filtern Sie also Ihre Liste dementsprechend. In Word haben Sie dann die bekannten Druck- und Bearbeitungsoptionen. Die Word-Datei kann sowohl intern als auch zur Kommunikation mit Ihren Kunden genutzt werden. 250

250 Ticketverwaltung Stellen Sie hier die Suchoptionen ein. work4all sucht standardmäßig in der Ticketnummer und der Bezeichnung. Zusätzlich gibt es die Suche in der Beschreibung und in der Lösung. Per Doppelklick auf ein Ticket in der Liste öffnet sich die Ticketmaske und Sie können das Ticket wie gewohnt bearbeiten. Den Status können Sie auch innerhalb der Ticketliste verändern. Tätigen Sie dazu auf dem Ticket in der Liste einen Rechtsklick, dessen Status geändert werden soll. Filtermöglichkeiten Zeitraumfilter: Filtern der Ticketliste nach Zeiträumen. Der Statusfilter steht für beide Bearbeitungsstufen des Tickets zur Verfügung. Per Klick auf Alle öffnet sich die Auswahlliste, in der nach Status gefiltert werden kann. Die Ansicht aktualisiert sich sofort. Beispiel: Sie möchten als Mitglied der Qualitätssicherung alle Tickets sehen, die bereits bearbeitet wurden und Ihnen somit zur weiteren Kontrolle zur Verfügung stehen. Filtern Sie also alle Tickets, die im Bereich Qualitätsmanagement auf Offen stehen und in der Bearbeitung Erledigt sind. Ein auf erledigt gesetztes Ticket wird in der Ansicht durchgestrichen. In der Statusauswahlmaske können Sie entscheiden nach welchem Bearbeitungsschritt das Ticket durchgestrichen wird. Setzen Sie das Häkchen im Statusbereich der Bearbeitung, wird das Ticket durchgestrichen, sobald die Bearbeitung den Status des Tickets auf erledigt geändert hat, auch wenn es für die Qualitätssicherung noch offen ist. Die Spalten Prio, Status, Datum, Nr. und Titel können in der Liste aufoder absteigend sortiert werden. Klicken Sie dazu an den äußeren rechten Rand der jeweiligen Spalte. Es erscheint ein grauer Pfeil, der anzeigt, dass Ihre Liste nach diesem 251

251 Ticketverwaltung Merkmal sortiert ist. Mit erneutem Klick auf den Pfeil können Sie zwischen auf- und absteigender Sortierung wechseln. Alle anderen Spalten haben standardmäßig einen grauen Pfeil in der Kopfzeile, über den man die Liste nach einem bestimmten Merkmal sortieren kann. Möchten Sie Ihre Liste z.b. nach einem bestimmten Kunden sortieren, klicken Sie auf den Pfeil. Es öffnet sich eine Liste mit allen Kunden, die gerade in der Liste zu sehen sind. Wählen Sie einen Kunden aus, und die Liste wird sofort nach diesem Kunden gefiltert. Haben Sie eine Spalte nach einen Merkmal gefiltert, wird diese durch einen orangenen Pfeil gekennzeichnet. Möchten Sie den Kundenfilter entfernen oder einen anderen Kunden auswählen, klicken Sie erneut auf den Pfeil und es wird Ihnen neben der Kundenliste die Option Alle angezeigt. Um eine Spalte nach dem Alphabet zu sortieren, klicken Sie links neben den Pfeil und es erscheint ein zweiter Pfeil, mit dem Sie die Liste sortieren können. Statistiken Im Statistikbereich wird Ihnen die Anzahl der dargestellten Tickets angezeigt. Außerdem zeigt work4all hier eine Statistik all Ihrer offenen Tickets sortiert nach Ihren Kategorien. Hier werden die Tickets betrachtet, die im Zuordnungsfeld Bearbeitung noch den Status Offen haben. (Zeile S1 in der Liste) Über den Projektfilter können Sie Ihre offenen Tickets bezogen auf ein Projekt filtern und anzeigen lassen. Projekt auswählen für statistische Filter: Wählen Sie ein Projekt aus, so passt sich der Statistikbereich auf der linken Seite dementsprechend an. Es werden alle offenen Tickets in Bezug auf das gewählt Projekt angezeigt. Das Projekt wird im Statistikbereich angezeigt. Projektfilter entfernen: Der Projektfilter wird aufgehoben und es werden wieder alle Tickets berücksichtigt. Eigene Profile/Filter erstellen Ihre gewählten Filter und Einstellungen lassen sich hier dauerhaft speichern. Als Bearbeiter möchten Sie beispielsweise immer einen Überblick über Ihre noch offenen Tickets haben oder Sie möchten immer über Kundenwünsche oder Reklamationstickets informiert sein. Filtern Sie also die Ticketliste wie gewünscht und speichern Sie die Einstellungen 252

252 Ticketverwaltung über das Speichern-Symbol ab. Ihre persönlichen Profile werden dann im linken Bereich der Maske angezeigt. Mit Doppelklick auf ein Profil aktualisiert sich die Ticketliste nach den jeweiligen Profileinstellungen. Die Vorschau Im unteren Bereich sehen Sie für das aktuell ausgewählte Ticket eine Vorschau mit den wichtigsten Daten. Bei jedem Klick auf ein anderes Ticket aktualisieren diese sich. Im linken Bereich der Vorschau werden Ihnen Kundennummer und Titel des Tickets angezeigt. Darunter sehen Sie die Problembeschreibung und Lösung des Tickets. Der aktuelle Bereich wird in einem dunkleren Blauton dargestellt. Das grüne Häkchen zeigt, dass hier bereits eine Eingabe gemacht wurde. Mit Klick auf die Überschriften wechseln Sie die Ansicht. Von hier aus können Sie Problembeschreibung und Lösung bearbeiten. Sobald Sie im Textbereich eine Eingabe machen, wird Ihnen rechts ein Speichern-Symbol angezeigt. Auf der rechten Seite sehen Sie neben dem Erstelldatum, dem Ersteller und dem Bearbeiter auch den aktuellen Status der Bearbeitung. Im Bereich Bearbeitungshinweise sehen Sie alle Vorgänge des Tickets. Vorgänge in [ ] wurden vom System automatisch generiert. Vorgänge können in der Registerkarte Bearbeitung in der Ticketmaske erstellt und bearbeitet werden. Funktionen im Ticket-Infofenster Mit Rechtsklick auf ein Ticket im Infofenster können Sie eine Aufgabe oder eine Benachrichtigung zu Ihrem Ticket erstellen oder das Ticket von hier aus auf Erledigt setzen. 253

253 Ticketverwaltung Bei einmaligem Klick auf ein Ticket öffnet sich ein Tooltip mit allen wichtigen Informationen zum Ticket. s in Tickets umwandeln Der nachfolgende Vorgang ist besonders nützlich, wenn Sie ein -Postfach (wie bei uns eingerichtet haben. Im Nu sind aus eingehenden s Tickets erstellt. Sie empfangen eine eines Kunden oder Lieferanten mit einer Reklamation, einer Beschwerde oder einem Wunsch, den Sie als Ticket verwalten möchten. Diese ziehen Sie wie gewohnt in das -Infofenster. Es öffnet sich das Fenster zum Zuordnen von s, in dem Sie an dieser Stelle ein neues Ticket erstellen können: Klicken Sie dazu vor dem Speichern und schließen der auf die Schaltfläche Neues Ticket. Beim Öffnen einer bereits zugeordneten taucht diese Schaltfläche nicht mehr auf. Das Ticket öffnet sich. Dabei werden Kunde und Ansprechpartner über die Zuordnung in der - Maske automatisch gefüllt. In der Problembeschreibung finden Sie die des Kunden/Lieferanten wieder. Der Titel des Tickets beinhaltet nun den Betreff der . Erstellen eines Tickets aus einer 254

254 Ticketverwaltung Beim Kopieren einer ins Infofenster Ticket wird der Inhalt der in die Problembeschreibung des Tickets übernommen und im Anhang wird eine msg.-datei der zugefügt. Überflüssige Abstände und doppelte Zeilenumbrüche werden automatisch aus dem inhalt entfernt. Beim Ticketsystem handelt es sich jedoch um ein Zusatzmodul! Eskalation von Tickets Ab Version 10.5 lassen sich in work4all Eskalationsstufen definieren. Was ist damit gemeint und wie verwendet man Eskalationsstufen? Eskalation hat im Bereich der Tickets mit Störungen zu tun, die sich auf herkömmlichem Wege nicht lösen lassen. Meist ist eine höhere Hierarchiestufe vonnöten. Die Eskalation wird dabei durchaus von der niedrigeren Hierarchiestufe erkannt und ausgelöst. Im Bereich von Software heißt Eskalation zum Beispiel: In der Software ist ein Fehler aufgetreten, der gefährlich ist und zu schweren Differenzen mit dem Kunden oder wirtschaftlichem Schaden beim eigenen Unternehmen oder beim Anwender der Software führen kann. So wird ein Ticket eskaliert: Bitte definieren Sie zunächst (als Admin) die Eskalationsstufen. Hier wiederum unsere eigene aktuelle Definition als Beispiel. Es gibt zwei Eskalationsstufen. Die erste bezieht sich auf Entwicklungs-Tickets (sog. Second-Level-Support), die zweite auf First-Level-Support. Für beide Stufen wurde ein anderer Verantwortlicher eingestellt. Dabei sind auch mehrere Personen möglich: Trennen Sie in diesem Fall die Adressaten durch Semikolon. Der Wert für Stunden ist rein informativ und hat im Programm keine Auswirkung. Nun veranlassen Sie die Eskalation durch Klick auf eine der beiden Eskalationsstufen, und das Ticket ist eskaliert! 255

255 Ticketverwaltung Benachrichtigung bei eskalierten Tickets Beim Speichern des Tickets wird nun eine Eskalations-Mail an den vorgesehenen Mitarbeiter erstellt. Vor dem Versenden lässt sich diese noch anpassen, der Empfängerkreis kann erweitert werden: In der Übersicht aller Tickets wird das eskalierte Ticket rot dargestellt: Soll die Eskalation aufgehoben werden, öffnen Sie das Ticket und schalten die Eskalationsstufe wieder aus. 256

256 Volltextsuche und kombinierte Suche in CRM-Objekten Die Suche in work4all ist eigentlich etwas, das man kaum erklären muss. Im Desktop zum Beispiel tippen Sie einfach drauf los und merken sofort, dass die anschließend auftauchenden Favoriten ähnlich funktionieren wie in den gängigen Web-Browsern. Zwei Varianten der Suche jedoch sind ein wenig erklärungsbedürftig, daher dieses Infoblatt. Volltextsuche über SQL Der Microsoft SQL Server beinhaltet ein Merkmal, das sich Volltextsuche nennt. Diese ist standardmäßig nicht unbedingt installiert, sie muss über den Administrator eingerichtet werden. Als Ergebnis erhalten Sie sehr schnelle Suchergebnisse, und diese sogar innerhalb von Word-Dateien oder PDF, letzteres jedoch nur mit spezieller Installation des SQL Servers. Bitte beachten Sie, dass der kostenlose SQL Server (Express-Variante) diese Möglichkeit nicht bietet. An mehreren Stellen des Programms nutzen wir diese optimierte Volltextsuche, falls vorhanden: Auf dem Desktop innerhalb der Schnellsuche. In allen CRM-Listen (Telefonate, Briefe, Dokumente, Checklisten, Termine, Notizen etc.). Kombinierte Suche Ab Version 10.5 ist in allen CRM-Listen eine erweiterte Suche möglich. Hierzu folgendes Ablaufbeispiel: Sie haben im Schreibtisch auf den Kunden IGENTA gefiltert. Nun suchen Sie eine einzelne (eingehende) , in der das Wort Vertrag vorkommt. Gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Schreibtisch auf die Schaltfläche des entsprechenden Infofensters. Es öffnet sich die große Liste mit allen ein- und ausgehenden s dieses Kunden. Der Kunde ist auch hier bereits gefiltert. 2. Neben dem Filter (oben rechts) erscheint nun ein weiteres Feld zur Eingabe des Suchwortes. Also in diesem Fall das Wort Vertrag. Geben Sie es ein, und drücken Sie dann die Return- Taste. 3. Fertig! 257

257 Volltextsuche und kombinierte Suche in CRM-Objekten Die beiden Felder lassen sich auch unabhängig vom Filter des Schreibtischs nutzen. Wechseln Sie etwa (ohne aktuellen Kunden) per rechter Maustaste auf dem Schreibtisch zur Liste aller Telefonate, sind beide Felder leer. Geben Sie die Kombination Vertrag (erstes Suchfeld) und Unterschrift (zweites Suchfeld) ein, werden alle Telefonate gesucht, in denen beide Worte vorkommen. Allerdings ist diese Suche ggf. langsam, falls die Volltextsuche nicht aktiviert wurde. Besonderheiten für die SQL Volltextsuche Für die Volltextsuche in Verbindung mit SQL sind einige Regeln einzuhalten, die bei der Dokumentsuche im Schreibtisch auch überprüft werden. Gibt die Suche einen Syntax-Fehler zurück, so meldet sie dies wie folgt: In diesem Fall wurde ein Leerzeichen eingegeben, was nicht erlaubt ist ( Illegal whitespace ). Folgende Regeln und syntaktische Möglichkeiten sind vordefiniert: Einzelne Suchwörter Mehrere Suchwörter Der einfachste Fall: ein einzelnes Wort Möchten Sie mehrere Suchwörter mit Leerzeichen eingeben, setzen Sie diese bitte in Anführungszeichen. Beispiel: Ich suche diesen Satz. Mehrere Suchwörter mit logischer UND-Verknüpfung In diesem Fall (Trenner: & oder +) werden alle Fälle gefunden, in denen beide Suchworte enthalten sind: ROT & BLAU Mehrere Suchwörter mit logischer ODER-Verknüpfung In diesem Fall (Trenner: ) werden alle Fälle gefunden, in denen mindestens eines der Suchworte enthalten ist: ROT BLAU Platzhalter Das Sternchen dient als Platzhalter für die Suche nach Texten mit beliebigen Buchstaben an dieser Stelle: M*chte findet Möchte und Mächte 258

258 Kommt-Geht-Zeiterfassung / Arbeitszeitmodelle (Zusatzmodul) work4all beinhaltet seit vielen Jahren bereits eine Projekt-Zeiterfassung, ab Version 10.6 kommt nun auch eine Kommt-Geht-Variante hinzu. Im Prinzip entspricht diese neue Variante dem, was man gemeinhin unter Stempeluhr versteht. Das hört sich traditionell an, ist es auch. Dennoch ist das Thema im Moment durch das Mindestlohn- Gesetz sehr aktuell. Die Anbindung unserer mobilen Lösung und das Cockpit bieten im Übrigen einfache Möglichkeiten der Erfassung und des Controllings. HR? Sie haben es sicher bemerkt: der Titel ist recht lang und man hätte das Ganze vielleicht auch HR- Modul nennen können. Haben wir aber nicht. Folgende Leistungsmerkmale sind enthalten: 1. Sie (oder die Mitarbeiter selbst) können für work4all-user und sonstige Mitarbeiter Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie auf Wunsch auch Pausen erfassen. 2. Als work4all-user lässt sich dies automatisieren (Start von work4all und Beendigung merken) 3. Alle anderen Mitarbeiter können dies über ein Terminal (bei uns Cockpit genannt) tun. Dabei helfen ggf. ein Touchscreen und ein Fingerabdruckleser. 4. In den Stammdaten des Mitarbeiters lassen sich eine Reihe von Regeln hinterlegen, die dann bei der monatlichen Abrechnung berücksichtigt werden (Pausen, Arbeitszeiten etc.). Hierzu dient eine übersichtliche Zeitkarte. 5. work4all bereitet die Daten für eine Lohnbuchhaltung vor, den letzten Anpassungsschritt (= Schnittstelle) müssen Sie jedoch noch mit entsprechenden Datenbankkenntnissen vornehmen. Und das kann work4all nicht: 1. work4all kann keine sensiblen Daten (Personalverträge) sicher und gesichert speichern. 2. work4all kann eventuell nicht jede Regelung des Arbeitsvertrags automatisch berechnen. 3. Vorbereitete Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung sind erst im Laufe des Jahres 2015 verfügbar. 4. work4all ist nicht zertifiziert. Mitarbeiter-Stammdaten Für Mitarbeiter und Benutzer sind diverse Felder hinzugekommen. Außerdem erlauben wir an dieser Stelle bewusst die Unterscheidung zwischen dem Benutzer (dieser nutzt work4all) und dem Mitarbeiter (dieser wird bislang nur von anderen Personen verwaltet). Über das Arbeitszeit- Erfassungscockpit können diese Personen ebenfalls Benutzer von work4all werden wenn auch nur eingeschränkt auf das An- und Abmelden. Die Zusatzfelder sind für beide Personengruppen identisch. Es handelt sich um zwei Gruppen von Feldern, die in der neuen Registerkarte ARBEITSZEITEN/PAUSEN zu finden sind: - Berechnende Felder für die Arbeitszeiten und - Felder zum Einstellen der Pausenregeln. Klicken Sie auf die Registerkarte, erscheint folgender Inhalt: 259

259 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle Die einzelnen Felder und Funktionen werden nachfolgend erklärt. Fingerabdruck Wenn Sie beabsichtigen, unser Arbeitszeit-Erfassungs-Cockpit aktiv zu nutzen, können Sie dies entweder mit Hilfe eines Touchscreens tun oder falls Sie ein wenig mehr Sicherheit möchten über ein Fingerabdruck-Lesegerät. Wir unterstützen aktuell Geräte der Firma SUPREMA (konkret im Einsatz ist das Gerät BioMini). Klicken Sie auf die Schaltfläche Fingerabdruck lesen, anschließend leuchtet das Licht für einige Sekunden und bestätigt Ihren Fingerabdruck mit einem Piepen. Anschließend lassen sich die Kommt-Geht-Zeiten innerhalb des Cockpits komfortabel und sicher über den gewählten Finger erfassen (achten Sie dabei bitte darauf, dass es immer der gleiche Finger ist, den Sie auch eingescannt haben.) Berechnung der Arbeitszeiten In den Arbeitsverträgen Ihrer Arbeitsnehmer sind möglicherweise sehr viele Regeln definiert, die mathematisch nur schwer zu berechnen sind. Wir haben die gängigsten Regeln jedoch abgebildet, im Laufe der nächsten Zeit werden wir ggf. weitere ergänzen. Alle Rechenregeln werden dabei nur an zwei Stellen berücksichtigt: beim Erstellen der Zeitkarte und bei der Übergabe an die Fibu. Manche Regeln sind vielleicht auch gar nicht rechen-relevant. Im Einzelnen sind folgende Einstellungen möglich: Tagessoll Dies ist der zentrale Wert für alle Berechnungen: Das Tagessoll in Minuten. Hierfür ein Beispiel: bei 40 Wochenstunden (8 Stunden pro Tag) tragen Sie hier 480 Minuten ein. Wir haben den Minutenwert als Basis genommen, damit auch bei 260

260 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle Teilzeitstellen (halbe Stelle, Drittel-Stelle) gerechnet werden kann. Die Darstellung in der Zeitkarte erfolgt dann jedoch wieder als Stundenwert. Haben Sie im Arbeitsvertrag eine Regelung nach Monat (oder ähnliche Regelungen), ist dies in work4all nur dann möglich, wenn es in einen Tageswert um rechenbar ist. In der Regel ist das möglich und entspricht auch der allgemeinen Praxis, in der meist nach Wochenwerten geregelt wird. Bitte prüfen Sie also, ob Sie auf Tageswerte umstellen können. Wochentagsregelung Alternativ zu diesem einen Wert lässt sich auch pro Wochentag ein Minutensoll einstellen (also wiederum in der Regel 480 Minuten). Rechnerisch lässt sich auch dies normalerweise in ein Tagessoll umrechnen. Ist der Vertrag aber auf einen/mehrere Wochentage bezogen, ist diese Einstellung aber korrekter. Das Tagessoll schaltet sich dabei automatisch auf 0. Inkludierte Minuten Manche Arbeitsverträge beinhalten eine bestimmte Anzahl von (Über)Stunden, die mit dem monatlichen Soll zusätzlich abgegolten sind. In der Regel Angestellten- Verträge. Tragen Sie auch hier den Minutenwert hierfür ein. Der Wert wird aktuell auf der Zeitkarte ausgewiesen, eine Jahresberechnung des Arbeitszeitkontos findet noch nicht statt. Erfassung Manuell: Sie erfassen Ihre Zeiten nur über die Maske, nicht über den Fingerscanner. Manuell oder Fingerabdruck: Sie erlauben dem Mitarbeiter, sowohl über den Fingerabdruck, als auch manuell zu erfassen. Nur Fingerabdruck: Der Mitarbeiter kann sich nur über den Fingerabdruck ausweisen, eine manuelle Erfassung ist nicht möglich. Keine Erfassung: Der Mitarbeiter kann keine Kommt-Geht-Zeiten erfassen. Taktung/min Die Kommt-Geht-Zeiten werden in work4all immer Minutengenau erfasst. Über die Taktung lässt sich jedoch einstellen, dass die erfassten Zeiten zum Beispiel nur im 15-Minuten-Takt abgerechnet werden. Dabei spielt dann die Rundung eine Rolle. Rundung Die Kommt-Rundung wird morgens angewandt. Hierzu ein Beispiel: Sie haben eine Taktung von 15 Minuten und eine Kommt-Rundung nach oben eingestellt. Der Mitarbeiter kommt um 7:48 Uhr. Damit wird die Kommt-Zeit in der Zeitkarte auf 8:00 Uhr korrigiert. Morgens spielt zusätzlich noch die früheste Kommt-Zeit eine Rolle. Diese lässt sich für alle Mitarbeiter innerhalb der Maske ZEITKARTE einstellen. Die abendliche Rundung hat zunächst ebenfalls die Möglichkeit, auf- oder abzurunden. Dies können Sie zusätzlich durch eine Uhrzeit-Regelung ergänzen ( Bis 18:00 Uhr aufrunden, danach minutengenau abrechnen. ) Bei den Rundungen gibt es neben dem Auf- oder Abrunden auch die Möglichkeit, Auf-/Abzurunden. Dabei sucht sich work4all die Mitte der Zeitsequenz (zum Beispiel die Mitte der 15 Minuten) und runden dann bis 7,5 Minuten innerhalb des Intervalls ab, darüber auf. Berechnung der Pausen Standardmäßig wendet work4all die deutsche Pausenregel an. Hier der aktuelle Wikipedia-Auszug zum Thema: 261

261 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle In Computersprache umgesetzt, sieht dies bei uns so aus: Sie haben die Möglichkeit, sich eigene Pausenregeln ähnlicher Natur zu definieren. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche NEUE PAUSENREGEL und geben Sie die Werte dann zum Beispiel wie folgt ein: Denken Sie daran, die Pausenregel über das kleine Symbol rechts auch wieder zu speichern. Wichtig: Die Pausenregel (und alle anderen Einstellungen der Stammdaten) sind sofort aktiv, wirken sich also am gleichen Tag bereits auf die ausgedruckte Zeitkarte aus. Falls Sie das Modell eines einzelnen Mitarbeiters zum Monatsende ändern möchten, dann müssen Sie dies auch genau dann tun. Die alten Abrechnungen speichern Sie sich in Excel, um sie nachvollziehen zu können. Rechte Die Einstellungen in der Benutzermaske werden durch einige Rechte logisch ergänzt. Sie finden diese unter CRM/BASICS in der Rechteverwaltung: Kommt-Geht-Zeiten ändern, eigene Ist das Recht gesetzt, darf der Mitarbeiter uneingeschränkt Änderungen an seinen Kommt-Geht-Zeiten sowie den Pausen vornehmen (sowohl während des Erfassens, als auch im Nachhinein). Kommt-Geht-Zeiten ändern, fremde Ist das Recht gesetzt, darf der Mitarbeiter uneingeschränkt Änderungen an fremden Kommt-Geht-Zeiten sowie den Pausen vornehmen. Kommt-Geht-Zeiten ansehen -nicht benutzt- 262

262 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle Kommt-Geht-Zeiten korrigieren, eigene Änderungen und Korrekturen unterscheiden sich in work4all: die Änderung überschreibt den Wert, die Korrektur wird zusätzlich ausgewiesen (incl. Kommentar). Haben Sie das Recht, fremde Zeiten zu ändern, impliziert das im Übrigen auch das Korrekturrecht. Für die eigenen Daten wurde das Recht aufgesplittet. Kommt-Geht-Cockpit einblenden Die Anwesenheits-Übersicht (aufrufbar aus dem Schreibtisch, Menüpunkt ETC) wird über dieses Recht gesteuert. Damit haben Sie sowohl die Möglichkeit - sich über den Anwesenheitsstatus der Kollegen zu informieren, - als auch den Kollegen einen Zugang zum Erfassen zu geben, die keinen work4all-benutzer-zugang haben (s. späteres Kapitel COCKPIT ANWESENHEITS-ÜBERSICHT) Pausen stempeln Möchten Sie es dem Mitarbeiter nicht gestatten, neben dem reinen Kommt-Geht auch Pausen zu stempeln, so entfernen Sie dieses Recht. Erfassen der KOMMT-Zeit für Standard-Benutzer von work4all Ist die Erfassung von Zeiten aktiviert (Maske MITARBEITER, Teilmaske ARBEITSZEITEN, ERFASSUNG steht nicht auf MANUELL), erscheint nach dem Start von work4all folgender Dialog: work4all fragt Sie nach der Check-IN-Zeit (Neudeutsch für KOMMT-Zeit). Durch Klicken auf SPEICHERN&SCHLIESSEN ist der Vorgang abgeschlossen. Änderungen an der vorgegebenen Zeit führen Sie entweder durch Klick auf die Pfeile oder durch Klick auf die Uhrzeit selbst durch. Das klappt allerdings nur, wenn die entsprechenden Rechte (s.o.) gegeben wurden. An dieser Stelle sind wir vermutlich an einer komplizierten angekommen: Dürfen die oder dürfen die nicht?. Wenn Sie die Änderungsmöglichkeit verhindern, müssen die Mitarbeiter bei notwendigen Änderungen ( Ich musste nach dem Ausstempeln noch für den Chef ) über eine dritte Person Korrekturen vornehmen. Wenn Sie es zulassen, wird möglicherweise dem Chef unwohl sein ( Ob die das nicht ausnutzen? ). Entscheiden Sie, es ist keine softwaretechnische Frage! Vielleicht hilft folgendes zusätzlich: Die Ist-Werte eines jeden Tages können durch eine manuelle Korrektur ergänzt werden (s. Rechte). So lässt sich das ideal kombinieren: der Mitarbeiter kann seine eigenen Zeiten nicht ändern, aber durch eine Korrektur (plus oder minus) ergänzen. So müssen nur diese Daten überprüft und ggf. genehmigt werden. Zu einem weiteren Thema ebenfalls eine Argumentation/Lösung: 263

263 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle Nutzt man die Automatik für das Kommen, entsteht logischerweise morgens ein kleiner Zeit-Peak (die Zeit zwischen dem Betreten des Hauses und dem Start des Computers bzw. work4all). Gleiches gilt für das Gehen. Bitte benutzen Sie aber zur Korrektur dieses Problems besser die Rundung und nicht die Korrektur. So müssen Sie dies nur einmal generell einstellen und nicht jeden Tag manuell korrigieren oder das entsprechende Recht freischalten. Messen Sie also einmal den Sprint von der Tür bis zum Arbeitsplatz und Hochfahren des Rechners sowie Start von work4all und runden Sie morgens diese Zeit ab und abends auf (vermutlich ist der Sprint dann schneller ). Die tägliche Kommt-Zeit wird im Schreibtisch in der Statusleiste angezeigt: Erfassen der GEHT-Zeit für Standard-Benutzer von work4all Verlassen Sie work4all, schreibt das Programm im Hintergrund diese Zeit temporär mit. Starten Sie das Programm an einem Tag mehrmals, wird diese Zeit immer wieder überschrieben, bis sich der Tag ändert. Dann erscheint folgender Dialog beim Programmstart: Sie sehen Kommt- und Geht-Zeiten des letzten Arbeitstages und werden gebeten, die Check-Out-Zeit zu bestätigen. Möglicherweise haben Sie auch hier keine Korrekturmöglichkeit. SPEICHERN&SCHLIESSEN Sie den Dialog. Anschließend wechselt work4all zur zweiten Eingabe (Check- In). Erfassen von Pausen für Standard-Benutzer von work4all Die tägliche Kommt-Zeit sehen Sie im Schreibtisch in der Statusleiste unten rechts. Haben Sie das Recht, Pausen zu stempeln, erscheint neben der Uhrzeit das Pausensymbol. Starten Sie hierüber Ihre Pause. Es erscheint folgender Dialog: Klicken Sie auf PAUSE BEGINNEN, läuft die Pausenzeit. Dies wird auch angezeigt: 264

264 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle Der Bildschirm von work4all ist während der Pause gesperrt. Kommen Sie zurück zum Arbeitsplatz, klicken Sie auf PAUSE BEENDEN, um den Vorgang abzuschließen. Ist die Pause dabei kürzer als der Minimalwert (Standard: 10 min), wird die Pause verworfen. Der Standardwert lässt sich in den GENERELLEN EINSTELLUNGEN durch Hinzufügen des folgenden Schlüssels ändern: Das Cockpit zum Erfassen von Zeiten Zusätzlich zum in den letzten Abschnitten beschriebenen Verfahren können Sie oder Ihre Kollegen auch über das Anwesenheits-Cockpit Ihre Zeiten erfassen. Hier kann man auch Mitarbeiter ins Boot nehmen, die gar keine work4all-anwender sind (also keinen Zugang besitzen). Rufen Sie das Cockpit über STRG-A oder per Maus unter ETC-Cockpit-Anwesenheits-Übersicht auf. Es erscheint folgende Ansicht: Die Darstellung der einzelnen Kacheln entspricht dem Look-and-feel von Windows 8, das Ganze reagiert auf Berührungen. Wir selbst und einige unserer Kunden haben dieses Cockpit (als einzige Anwendung) auf einem Stand-Alone Bildschirm-Rechner in der Nähe unseres Firmeneingangs installiert. So können sich alle Mitarbeiter morgens und abends beim Eintreten oder Verlassen sehr einfach ein- und ausloggen. Der Rechner benötigt keine Tastatur (wenn doch, gibt es ja die Bildschirm-Tastatur) und keine Maus (durch Touch). Zusätzlich ist per USB ein Fingerprint-Reader integriert. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern auch ohne ein solches Gerät über den Weg trauen, können Sie natürlich darauf auch verzichten und alles über das Berühren steuern. Entscheiden Sie Zu den einzelnen Funktionen und Bildschirmbereichen nun die Erklärungen: 265

265 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle SCHLIESSEN Natürlich tut die Schaltfläche genau das: Schließen der Maske. Da Sie ja eine echte Anmeldung in work4all für diese Teilanwendung benötigen, liegt hinter dieser Schaltfläche eine Einstellung: Um zu verhindern, dass Ihre Kollegen sozusagen mit Ihren Rechten durch work4all spazieren, lässt sich die Maske in einem gesicherten Modus öffnen. Hierzu stellen Sie in Ihren PERSÖNLICHEN EINSTELLUNGEN folgende Einstellung auf JA: Ist diese Einstellung aktiviert, lässt sich die Maske nur noch mit Ihrem Fingerabdruck verlassen. EINSTELLUNGEN Oben rechts finden Sie mehrere Einstellungen: AKTUALISIEREN erlaubt es Ihnen, eine Automatik für die Aktualisierung des Bildschirms einzustellen. Hier sind Werte zwischen 30 sec und 5 min möglich. FREIE MITARBEITER erlaubt es Ihnen, auch Nicht-Benutzer in dieser Erfassungsmaske anzuzeigen und ihnen die Erfassung zu erlauben. HINTERGRUNDBILD gibt Ihnen die Möglichkeit, das farbige Hintergrundbild durch einen schwarzen Bildschirm zu ersetzen. ANZEIGE Im linken Bereich sind alle Abteilungen und Mitarbeiter aufgeführt. Alle Mitarbeiter (und auch die freien Mitarbeiter) sind standardmäßig angehakt. Das Setzen der Markierung wird gemerkt auch nach Neustart erscheinen wiederum nur die angehakten Mitarbeiter. So haben Sie die Möglichkeit, mehrere Terminals in Ihrem Unternehmen mit unterschiedlichen Mitarbeiter-Gruppen vor zu konfigurieren. ABWESEND Hier erscheinen alle Mitarbeiter, die aufgrund der Datenlage als abwesend gelten. Hat ein Kollege den Tag beendet, erscheint er auch wieder hier (nun allerdings mit grüner Hintergrundfarbe). Außer Haus work4ll durchsucht den Kalender, um abwesende Kollegen in diesem Bereich anzuzeigen. Ein Abwesenheitstermin pro Tag reicht, damit er hier erscheint. Die Ausser-Haus-Termine im Kalender werden über das Merkmal der Terminfarbe erkannt. Urlaub Aufgrund des Eintrags im Urlaubskalender werden die entsprechenden Kollegen hier abgelegt. Krank Das gleiche Procedere gilt auch bei den Krankheitsfällen Per Fingerabdruck oder Mausklick erfassen Wurde in den Benutzer-/Mitarbeiterdaten als Erfassungsart Fingerabdruck hinterlegt, muss jeder Vorgang durch Klick (oder Touch?) auf das Symbol oben rechts gestartet werden: 266

266 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle Diese Berührung löst den technischen Zugriff auf das Lesegerät aus Sie haben zwei Sekunden Zeit. Danach wird der gleiche Vorgang ausgeführt, als ob Sie Ihre eigene Karte anklicken würden: - Waren Sie abwesend, öffnet sich sofort die Maske für das Check-In. - Waren Sie anwesend, öffnet sich das Untermenü für die Optionen Tag beenden und Pause beginnen - Waren Sie in einer Pause, öffnet sich der Dialog Pause beenden - Haben Sie den Tag eigentlich bereits beendet, können Sie diesen Eintrag (nach Rückfrage) wieder entfernen, um neu durchzustarten. Man soll ja Mitarbeiter nicht vom Arbeiten abhalten. Ist man anwesend, lässt sich vom Mitarbeiter per Klick auch die aktuelle Zeitkarte aufrufen (siehe nächstes Kapitel). Die Zeitkarte Das Ergebnis aller voran beschriebenen Bemühungen wird in der ZEITKARTE dargestellt und zusammengefasst. Der Aufruf geschieht an mehreren Stellen: - Im Schreibtisch durch Klick auf BEGINN HEUTE in der Statusleiste (sofern Sie eine normaler work4all-user sind - Im Cockpit durch Klick auf die eigene Arbeitskarte während des laufenden Tages unter Anwesend. Und so sieht diese Zeitkarte aus: Wie Sie sicher erkennen, ist dies eine vorbereitete Excel-Ansicht. Per Klick auf die Schaltfläche oben links lässt sich der Excel-Export auch schnell erledigen. 267

267 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle Im Kopf der Darstellung finden Sie zum aktuellen Mitarbeiter alle notwendigen Daten seines Arbeitsvertrags. Diese fließen nicht unbedingt in die untere Tabelle ein (so etwa die inkludierten Minuten). Es wird jeweils ein Monat dargestellt, mit Hilfe der Pfeiltasten lässt sich schnell zu vorherigen Monaten zurückspringen. Als Administrator sind bei den Kopf-Menüs mehrere Zusatzeinträge sichtbar bzw. veränderbar: - Der Fibu-Export generiert Rohdaten aller Mitarbeiter in einer Tabelle des SQL-Servers. Hier lässt sich mit einfachen Mitteln eine Schnittstelle oder ein erweitertes Excel-Reporting bewerkstelligen. Bitte sprechen Sie mit uns, wenn Sie solche Dinge benötigen. - Bei den EINSTELLUNGEN (rechts) wird zunächst die früheste Einbuchzeit gezeigt, sie lässt sich hier auch ändern. Bitte beachten Sie, dass diese Änderung sofort bei allen Mitarbeitern greift. Zusätzlich gibt es in den EINSTELLUNGEN die Möglichkeit, zwischen dieser Excel-Ansicht und einer Bearbeitungsansicht zu wechseln. Dies macht sicher nur für Mitarbeiter Sinn, die oft Einträge für Ihre Kollegen ändern (s. nächstes Kapitel). Im Bereich der Tabelle wird der ausgewählte Monat Tag für Tag analysiert und dargestellt. Hier ein Rechenbeispiel, was im Folgenden einige Male benutzt wird: Erklärungen: Kommt Die (nicht korrigierte) Uhrzeit, an dem Sie Ihr Check-In durchgeführt haben. Also zweimal 08:00 Uhr. Geht Die (nicht korrigierte) Uhrzeit des Auscheckens. Einmal 18:00 Uhr, einmal 19:00 Uhr. Pause Die für Sie gültige Pause unter Berücksichtigung Ihrer (korrigierten) Arbeitszeit. Jeweils 45 Minuten nach gesetzlichen Vorgaben. Konto Es ist möglich, Buchungskonten für Ihre unterschiedlichen Arbeitszeit-Arten zu definieren (zum Beispiel Arbeitszeit, Krankheit etc.). Diese werden später gruppiert und zusammengefasst und zur Lohnbuchhaltung übergeben. Soll Aus Ihren Tagesminuten ergibt sich ein Soll, das hier in Stunden angezeigt wird. Haben Sie Wochentage mit Soll versehen, wird dies ebenfalls hier berücksichtigt. IST Der nicht korrigierte Wert, also die Differenz zwischen Kommt und Geht. Die Pause wurde hier noch nicht abgezogen. Bezahlt Hier ist nun die Pause abgezogen. Tag Die aus SOLL und IST resultierende Differenz. Sie kann positiv oder negativ sein. Am ersten Tag waren es 1,25 h zu viel, am zweiten 2,25. MAZ Die Monats-Arbeitszeit schaukelt sich in der letzten Spalte hoch. Am zweiten Tag des Monats sind Sie hier summiert mit 3,5 h im Plus. 268

268 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle Urlaub und Krankheit Urlaub- und Krankheitstage pflegen Sie wie gewohnt über den Urlaubs- bzw. Krankheitskalender. Damit wird dann automatisch die entsprechende Zeile erstellt. Es werden jeweils 8 h (oder der entsprechende Wert, der sich aus den Tagesminuten ergibt) abgezogen: Automatische Korrekturen Im rechten Bereich finden Sie zunächst zwei Spalten, in denen das KOMMT und das GEHT eventuell korrigiert werden. Gründe sind Rundungen oder die Unterschreitung der frühesten KOMMT-Zeit sowie das Überschreiten der maximalen Arbeitszeit, die gesetzlich erlaubt ist. Nehmen wir an, der früheste Beginn der Arbeitszeit wäre 09:00 Uhr. Dann sähe die gleiche Tabelle folgendermaßen aus: Es entfallen zwei Stunden. Bei einer Rundungs-Korrektur wird der korrigierte Wert in den beiden rechten Spalten KOMMT und GEHT gezeigt. Manuelle Korrekturen Manche Dinge sind leider (oder Gott-sei-Dank) nicht zu automatisieren oder zu regeln. Beispiel: Sie sind im Service eingesetzt, stempeln morgens in der Firma ein. Abends kehren Sie zurück und stempeln aus. Normalerweise stimmen die Zahlen dann aufgrund der allgemeinen Pausenregeln. Sie haben jedoch heute mittags zwei Stunden zuhause bei Ihrer Frau verbracht sind aber ein ehrlicher und loyaler Mitarbeiter und möchten diese beiden Stunden als private Pause zusätzlich erfassen. Dies nennen wir eine manuelle Korrektur. Es gibt hierfür ein separates Recht. Ist dieses Recht gesetzt, doppelklicken Sie einfach die zu korrigierende Zeile. Es erscheint eine Eingabemaske für diesen Fall: Sie sehen hier alle notwendigen Felder, um Korrekturen jeder Art zu bewerkstelligen. Ihr Administrator kann entsprechende Konten für die unterschiedlichsten Fälle vordefinieren. Diese stehen dann bereits zur Auswahl im Feld ART. Dabei sollte der Administrator auch die Minus- oder Plus-Logik vordefinieren. Speichern Sie anschließend die Korrektur, ändert sich wiederum die Zeile der Zeitkarte: 269

269 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle Ihre Frau hat Sie zwei Stunden gekostet Sie sind im Minus! Aber es hat sich sicher gelohnt. Wichtig für Sie als Administrator: Bitte benutzen Sie nicht die vordefinierten Zeitkonten-Nummern 100, 101, 110, 120 und 130. Alle Korrektureinträge werden bei der späteren Berechnung wie normale Arbeitszeiten saldiert, aber separat ausgewiesen. Monatssaldo Im unteren Bereich der Zeitkarte wird das Monatssaldo des aktuellen Mitarbeiters dargestellt. Zur Erklärung zunächst das Beispiel: Es wird immer ein ganzer Monat ausgewertet in diesem Fall der April. Zunächst erscheint eine Zeile mit dem Soll des Monats sowie den bezahlten Stunden. Der Begriff bezahlt stimmt dabei nicht ganz, es sind eher die gezählten und anerkannten Stunden. Der Begriff IST wäre allerdings genauso unscharf, da ja aufgrund von Regeln (zum Beispiel Pausen oder Taktungen) eventuell bereits vorher Stunden wegfielen. Ob sie alle (incl. der Überstunden) bezahlt werden, ist ein Thema das jeweiligen Arbeitsvertrags. In dem oben abgebildeten Wert (189,71 h) enthalten sind dabei 4 Urlaubstage, eventuelle Krankheitstage sowie Feiertage. Die Differenz zwischen Soll und Bezahlt bildet dann den Saldo des Zeitkontos (umgangssprachlich Überstunden genannt). Im Beispiel sind dies 13,71 h. Zusammen mit dem Saldo des letzten Monats (5 h) weist das Zeitkonto zum also nun ein Plus von 18,71 h aus. Das Urlaubskonto wird ebenfalls im Laufe des Jahres fortgeschrieben: Hier waren zum Jahresbeginn 30 Tage verfügbar, zum war bislang 1 Tag verbraucht. Im April kommen 4 Tage dazu, deshalb ist das Saldo am Monatsende 25. Eventuell wird hier auch der Übertrag des Urlaubs aus dem letzten Jahr gezeigt. Beides kommt aus dem Urlaubskalender (siehe separates Infoblatt). Weitere Hinweise zum Saldo und zu den Zeitkonten finden Sie in dem späteren Abschnitt Zeitkonten. Die Bearbeitungsmaske Die Zeitkarte hat standardmäßig die beschriebene Excel-Ansicht. Im oberen Bereich lässt sich jedoch auch ein anderer Stil einschalten, der sinnvoller ist, wenn Sie viele Änderungen vornehmen müssen (zum Beispiel für Ihre Kollegen): 270

270 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle Nun wird folgende Ansicht gezeigt: Die einzelnen Tageszellen können angeklickt werden und wechseln dann in die gewohnte Maske zum Ändern/Löschen. Wurden an einem Tag Pausen gestempelt stellt sich die Darstellung wie auf dem Bildschirmfoto am dar: Beginn und Ende werden in einer gemeinsamen Zelle gezeigt. Klicken Sie auf diesen Eintrag, wird der komplette Tag im unteren Bereich incl. Pausen angezeigt. Hier ist es wiederum möglich, Änderungen vorzunehmen. Allerdings nicht für den aktuellen Tag. Zeitkonten und Zwischensalden Unter EINSTELLUNGEN kann der Administrator auf eine weitere Ansicht umschalten: das Zeitkonto aller Mitarbeiter. Diese Ansicht beinhaltet zwei unterschiedliche Ansichten: MONATSWERTE stellt die Summen eines einzelnen Monats für alle Mitarbeiter dar. ZWISCHENSALDO erlaubt Ihnen manuelle Korrekturen der Zeitkonten (ebenfalls für alle Mitarbeiter). Zunächst zu den Zwischensalden der Zeitkonten: 271

271 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle ZWISCHENSALDO Ein Zwischensaldo wird in der Regel zu Beginn des Geschäftsjahres oder zu Beginn der Aufnahme der Tätigkeit eines Mitarbeiters benötigt. So können Sie zum Beispiel am 01. Mai mit einem Zeitkonto- Saldo von 15 Stunden für einen einzelnen Mitarbeiter starten. Ab diesem Tag führt die korrekte Eingabe von Stunden dann jeweils zum Monats- und Zwischensaldo. Auch eine Korrektur ist so möglich. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Zwischensaldo, erscheint nachfolgende Frage: Obwohl Sie hier ein Datum auswählen, geht es immer um das Ultimo dieses Monats. Innerhalb eines Monats können Sie keine manuellen Korrekturen vornehmen. Anschließend erscheint die Tabelle für alle Mitarbeiter, in die Sie die Salden eingeben: Zum Abschluss speichern Sie die Werte über die entsprechende Schaltfläche. MONATSWERTE Die Zeitkonten aller Mitarbeiter können über diese Ansicht gesammelt dargestellt werden. Wählen Sie dabei aus den letzten 9 Monaten den gewünschten Monat aus: Die nachfolgende Berechnung kann leider etwas dauern, es werden sehr viele Datensätze ausgewertet. Es erscheint folgende Ansicht: 272

272 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle Sie sehen nur die Werte des Monats, keine fortlaufenden Salden! Zum Exportieren in Ihre Fibu ist möglicherweise unser Standard-csv-Export geeignet. Diesen starten Sie über das Menü: Beachten Sie bitte auch die Druckausgabe neben dem Export-Menü. Erfassen von Kommt-Geht-Zeiten über unsere APP Sind Sie unterwegs, können Sie Ihre Zeiten natürlich nicht über das Cockpit erfassen. Sind Sie ins VPN eingebunden, können Sie dies als Benutzer ggf. tun. Zusätzlich bieten wir unseren Kunden jedoch die Möglichkeit, die Kommt-Geht-Zeiten über unsere mobile Anwendung zu erfassen. Das sieht dann so aus: 273

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