Informationsmanagement mit der Microsoft Dynamics CRM Plattform

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1 Informationsmanagement mit der Microsoft Dynamics CRM Plattform

2 Inhaltsverzeichnis Beziehungsmanagementsystem und Archivsystem... 3 Einsatzbereiche von Dynamics CRM in der Verwaltung... 4 CRM für unterwegs... 7 Servicefunktionalitäten... 8 Zukunftssichere Lösung... 9 Die elektronischen Vorgangsmodule Weitere CRM/xRM Module und Lösungen Dokumentenintegration mit d.velop d3 und x-d Dokumentenintegration mit x-ida In 5 Schritten zur elektronischen Akte Wer wir sind und was wir machen EIM, xrm, CRM, ECM, DMS und Archiv Unsere Werte Alle genannten Firmen und Unternehmen sind Inhaber ihrer Namen, Marken und Produktnamen. Alle Rechte liegen bei den genannten Unternehmen oder Firmen. 2

3 Beziehungsmanagementsystem und Archivsystem Übersichtlichkeit und Transparenz bei jeder Interaktion Microsoft Dynamics CRM ist ein System für professionelles Informationsmanagement und sorgt für mehr Übersicht, Einblick und Durchblick von der Vorgangsverwaltung bis zur Serviceerbringung. Entwickelt unter dem Motto Make Your Business, unterstützt Sie die innovative CRM -Software bei der Herausforderung Ihre täglichen Arbeitsbeziehungen differenziert abzubilden. Der Weg dorthin führt über effiziente Stützprozesse, über leistungsstarke Anwendungen, über die passgenaue Unterstützung unternehmensspezifischer Eigenheiten kurzum: über funktionelle Werkzeuge, die Ihren Mitarbeitern die Einsicht in Vorgänge und Interaktionen bei der täglichen Arbeit ermöglichen, sodass sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Einrichtungen aus dem öffentlichen Sektor Behörden, Bildungseinrichtungen, gemeinnützige Organisationen stehen vor der Herausforderung, Verwaltungstätigkeiten und Serviceleistungen für Ihr Klientel in zukunftsfähigen Prozessen zu optimieren. Darin eingebunden sind alle Bereiche der öffentlichen Verwaltung von der Organisation und der Arbeitsweise bis hin zu den Schnittstellen von Verwaltungsprozessen im Binnen- und Außenverhältnis. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie mehr über die Module und Lösungen für Dynamics CRM, sowie über die Anbindung an Dokumentenablagesysteme. 3

4 Einsatzbereiche von Dynamics CRM in der Verwaltung Übersichtlichkeit bei den Zusammenhängen Dank der hoch intuitiven Benutzeroberfläche, die sowohl direkt in Microsoft Outlook als auch im komfortablen Webclient erhalten ist, und dank der eingebetteten Microsoft Office-Funktionen können Sie sich leichter auf zentrale Fachverfahren oder Hoheitsaufgaben konzentrieren. So können Sie Ihre Vorgänge und Fachverfahren besser betreuen, die Verfahren verkürzen und Ihre Arbeitsabläufe insgesamt verbessern. Denn sowohl Ihre täglichen Office ToDo s sowie das benötigte Schriftgut für einen Vorgang liegen Ihnen vor. Dashboards und Auswertungen liefern Ihnen aussagekräftige Ergebnisse in Echtzeit für ein Höchstmaß an Transparenz. Und für Mitarbeiter in Außenstellen gibt es kostenlos erhältliche, leistungsstarke Apps, mit denen Sie auf Ihren mobilen Endgeräten jederzeit produktiv arbeiten können. Mehr Erfolg für Ihre Dienstleistungen Lassen Sie sich durch Dynamics CRM unterstützen, um die Zufriedenheit für Klienten und Mitarbeiter zu erhöhen. Mit den flexiblen Servicefunktionen erhalten Ihre Mitarbeiter in der Klientenbetreuung auf Knopfdruck praktische und aufschlussreiche Informationen, die sie benötigen, um Gespräche und Interaktionen mit Ihren Klienten individuell, persönlich und konsistent zugleich zu gestalten. Mitarbeiter an Außenstandorten oder im Außendienst werden zudem durch eine durchgängige mobile Arbeitsumgebung auf dem Endgerät ihrer Wahl optimal unterstützt. Das Ergebnis: teamorientiertes Arbeiten für die Bedürfnisse Ihrer Klienten und Mitarbeiter. Mehr Erfolg in jeder Beziehung Mit einem professionellen Kundenbeziehungssystem ist es in der Praxis häufig noch nicht getan denn ebenso professionell müssen Sie all die anderen geschäftlichen Beziehungen steuern können, die für Ihre Arbeitsprozesse von wesentlicher Bedeutung sind. Dynamics CRM lässt sich einfach und beliebig erweitern, um auch mit Mitarbeitern, Firmen, weiteren Behörden, Lieferanten und Auftragnehmern eine maßgeschneiderte Interaktion und Kommunikation zu führen. Mithilfe dieser erweiterten CRM-Szenarien, genannt xrm (für Erweitertes Relationship Management ), können Sie auch diese Beziehungen effizienter nutzen und pflegen. 4

5 Optimieren Sie Ihre Prozesse und Dokumente Vertraute Arbeitsumgebung Intuitive Werkzeuge: Einfache und durchgängige Oberfläche, die von den Mitarbeiter gerne genutzt wird, um Vorgänge, Mitteilungen, Angebote und Aufträge über den gesamten Verwaltungszyklus hinweg zu verfolgen Ganzheitliche Zusammenhänge: Erkennen der Zusammenhänge Ihrer Arbeitsprozesse, mit einer 360- Grad-Ansicht Arbeiten von überall: Bereitstellung der richtigen Informationen für die richtigen Personen in Ihren Arbeitsprozessen jederzeit und an jedem gewünschten Ort, sowohl online als auch offline, auf Ihrem bevorzugten Endgerät (PC, Tablet/iPad sowie Windows Phone, iphone und Android Phone) oder in einem Browser Ihrer Wahl Intelligente Analysen, intelligente Entscheidungen Mehr Wissen: Verfolgung von Vergabe und Beauftragungsprozessen sowie Informationen zu den Bieterbeteiligten, umfassende Einblicke in Vertragsbedingungen, Interessenten und Bietern mit integrierter Angebots- und Auftragserfassung Echtzeit-Prognosen: Jederzeit aktuelle Einblicke in Ihre Vorgangsverwaltung und anstehende Tätigkeiten, verbesserte Finanzplanung und Datenvisualisierung Durchgängige Vernetzung Zentralisierte Dokumentenverwaltung: komfortable Verwaltung von Kostenvoranschlägen, Angeboten, Rechnungen, Vorgangsdokumenten, Bescheiden und anderem Schriftgut Echtes Team Working: Automatisierung von Routineaufgaben, Etablierung von Best Practices mit Schritt für-schritt-anleitungen, die zu messbaren Ergebnissen führen, sowie reibungsloser Austausch von Inhalten und Erfahrungen 5

6 Nutzen und pflegen Sie Beziehungen jeder Art mit dem erweiterten CRM Integration und Administration xrm-framework: Anwendungsintegration mittels umfassend unterstützter Branchenstandards sowie Erweiterungen durch vertraute und skalierbare Technologien wie Microsoft Office, SharePoint, SQL Server, Visual Studio, Microsoft.NET Framework, Windows Server und Windows Phone. Leichte Modifikation: Anpassungen und Konfigurationen per Point-and-Click beispielsweise für das Datenmanagement, Prozesse und Workflows, Benutzeroberflächen, Zugriffs- und Sicherheitsfunktionen sowie für Analysen und Reporting. Prozessagilität Rasche Reaktion auf neue und sich wandelnde Geschäftsanforderungen mit agiler Prozessführung: Die neuen Geschäftsprozesse zeigen Ihnen Schritt für Schritt, was Sie tun müssen, um ein verifizierbares Ergebnis zu erhalten. Gleichzeitig sehen Sie auf einen Blick, wo Sie sich im Prozessfluss oder beim Vorgang befinden und welche Schritte als Nächstes zur Bearbeitung anstehen. Jeder Prozess ist zudem einfach anpassbar, sodass Sie individuelle Konfigurationen und Erweiterungen vornehmen können. Einfache Prozessauswahl Vorschläge für Folgeschritte Einfache Konfiguration Übergreifend für mehrere Entitäten Komfortable Lösungsverwaltung: Einbindung von Plug-ins und Drittanwendungen, um Programme und Funktionen einfach hinzuzufügen, sowie einfache Administration von Änderungen, Versionen und Zugriffspunkten. Systemadministration für maximale Performance: Hohe Skalierbarkeit dank Mehrinstanzen- und Virtualisierungsfähigkeit sowie Hochverfügbarkeit, Load Balancing und Clustering. 6

7 CRM für unterwegs Bessere Betreuung von Vorgängen durch ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen. Insbesondere Ihre Mitarbeiter in Außenstellen oder im Außendienst benötigen leistungsstarke mobile Werkzeuge, mit denen sie Verwaltungsvorgänge besser einsehen können, sich auf die richtigen Aktivitäten konzentrieren und sich mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens vernetzen können. Dynamics CRM unterstützt mit nativen Apps das mobile Arbeiten auf Endgeräten wie Tablets und Smartphones. Windows Tablets und ipad Windows Phone, iphone und Android Phone Zugriff auf Ihre CRM-Daten: Laden Sie Kontakte, Firmen, Vorgänge, Termine und weitere relevante Informationen einfach auf Ihr Telefon. Einfache Interaktion: Bearbeiten und ergänzen Sie Kontakte, Aufgaben, Notizen und mehr. Mit den nativen Endgerätefunktionen erledigen Sie Ihre Telefonate oder zeigen Adressinformationen in Ihrer Karten-App an. Leichte Personalisierung: Die anpassbare Umgebung ermöglicht Ihnen, benutzerdefinierte Entitäten für die Anzeige in den Telefon-Apps zu konfigurieren. Die volle Nutzung von Dynamics CRM auf mobilen Endgeräten ist in der Benutzerlizenz kostenlos enthalten. 7

8 Servicefunktionalitäten Vorgänge und elektronische Akten professionell bearbeiten, Mitarbeiter und Zufriedenheit stärken Auch in der Verwaltung müssen Sie reaktionsschnelle, relevante Serviceleistungen erbringen. Der Servicegedanke muss tief im Unternehmen bei den Mitarbeitern verankert sein. Schließlich sind sie es, die an vorderster Front stehen und Tag für Tag mit den Firmen, Kunden, Bürgern interagieren. Insbesondere wenn es um Problemfälle geht, sind serviceorientierte Mitarbeiter ein Erfolgsrezept für interne und externe Zufriedenheit. Mit den Erweiterungen der Vorgangsfunktionalität in Dynamics CRM können Ihre Mitarbeiter Vorgänge schneller bearbeiten und für sich und die Beteiligten die Zufriedenheit stärken. Eine Arbeitsumgebung wie aus einem Guss In vielen Organisationen müssen die Mitarbeiter mit einer Vielzahl von verschiedenen Anwendungen jonglieren, um einen einzelnen Vorgang zu bearbeiten. Die Reibungsverluste sind enorm und genau dort setzt die einheitliche Oberfläche an: Hier erhalten Ihre Mitarbeiter eine durchgängige Umgebung, in der sie auf alle Aufgaben und Informationen zugreifen können, um Kundeninteraktionen in den verschiedensten Kanälen zu steuern und abzuschließen. Sie erhalten Funktionen für Telefonie, , Briefvorlagenmanagement und Dokumentenablage und können mehrere Vorgänge gleichzeitig bearbeiten. So lassen sich neue Ereignisse leichter und vor allem schneller lösen. Durch das integrierte Scripting und die Automatisierung werden Ihre Mitarbeiter unterstützt und entlastet. 8

9 Zukunftssichere Lösung Datenaustauch Word, Excel, XML Reports im PDF Standard und der integrierte Webservice stehen Ihnen zur Verfügung um Daten mit Fachverfahren oder anderen Kontakten und Firmen auszutauschen. Profitieren Sie auch hier von den Vorteilen der nahtlosen Integration in die Microsoft Umgebungen und den zusätzlichen Möglichkeiten weiterer Schnittstellen wie z. B. ODATA, SOAP, WDSL,.Net-SDK. Mehr Effizienz dank nahtloser Integration Mitarbeiter in der IT können Dynamics CRM mit ihren vertrauten Werkzeugen administrieren. Dank des Zusammenspiels mit anderen Microsoft-Technologien sparen sie Zeit bei der Wartung und Pflege und können Nutzeranforderungen, beispielsweise im Reporting, ohne großen Aufwand umsetzen. Die Nutzer profitieren von einer durchgängigen und direkt verknüpften Arbeitsumgebung, die maximale Produktivität ermöglicht. So ist die CRM- Software beispielsweise nahtlos in den Client von Outlook integriert und kann mit allen dort gewohnten Funktionen genutzt werden beispielsweise um neue Termine anzulegen oder die Kontakte zu pflegen. Zudem werden zusätzliche Kommunikationsoptionen wie Skype for Business unterstützt. Investitionssicher Hinsichtlich der Investitionssicherheit - einschließlich Lizenzierung, Dienstleistungen, Schulungen, Bereitstellung, Verwaltung und Wartung betrachten Kunden, Presse und Branchenanalysten Dynamics CRM als eine der Lösungen auf dem Markt, die den besten Return on Investment und somit einen optimalen Nutzen liefert. Profitieren Sie auch hier von den günstigen Rahmenverträgen die Microsoft für den öffentlichen Sektor anbietet. 9

10 Die elektronischen Vorgangsmodule x-form: Eine Sammlung verschiedener CRM-Lösungen, die alle den digitalen Vorgang als Grundlage nutzen. In Verbindung mit unserer CRM x-di Schnittstelle zu einem Archiv oder DMS erreichen Sie auf diese Weise eine medienbruchfreie digitale Aktenführung aus CRM heraus. x-di ist optional. Natürlich können Sie all diese Vorgänge auch ohne eine Anbindung an ein Archiv oder DMS betreiben. x-form als zentraler Einstiegspunkt: Für die Pflege und Dokumentation der Entscheidungsvorgänge ist x-form immer der zentrale Einstiegspunkt. x-form gewährleistet einen standardisierten Arbeitsablauf und integriert die Fachverfahrensdaten zu einem vollständigen Überblick. x-form als einheitliche Verwaltungslösung: x-form bietet die Möglichkeit schnell und flexibel beliebige elektronische Vorgangsakten gemäß einem Organisationsplan oder eines Aktenplans zu erstellen. Es ist modular an die verschiedensten Verwaltungs-Fachbereiche innerhalb einer Organisation anpassbar. x-form verfügt über einen automatischen Posteingang / Postausgang als -Management und Wiedervorlagen. Vollständige Outlook-Integrationen mit Terminen, Aufgaben und Word- Vorlagenmanagement sind grundsätzlich Bestandteil. Auch Textrecherchen zu Betrieben, Personen, Akten, Vorgängen und Prozessen sind integriert. Optional kann das Produkt um eine automatisierte Vorgangsbearbeitung / Überwachung ergänzt werden. Status-Informationen zu Vorgängen und Bearbeitungsschritten können problemlos mit anderen Institutionen und / oder Fachapplikationen ausgetauscht werden. 10

11 Bewerbungsmanagement Unabhängig von Ihren normalen Kontakten können Sie hier Bewerbungen erfassen und pflegen. Diese CRM-Lösung bietet eine eigene Erfassungsmaske für Bewerber und eine Automatisierung mit Löschfristen und Workflows. Im Zusammenspiel mit einem Archiv oder DMS erhalten Sie eine digitale Bewerbermappe. Vertragsmanagement Mit dieser CRM-Lösung erfassen Sie verschiedene Vertragsarten und ordnen Sie sauber Inventaren 1, Liegenschaften und Gebäuden zu. Laufzeiten und Wiedervorlagen bzw. Überwachungsfristen oder auch Tätigkeitsnachweise, die aufgrund der Verträge erfüllt werden müssen, können genau nachgehalten werden. Auch diese CRM-Lösung ist ideal in der Zusammenarbeit mit x-di, um Ihr digitalisiertes Papier direkt zum Vertragsvorgang abzulegen oder anzeigen zu lassen. EFRE-Fördermittelverwaltung Entwickelt für die Erfassung von Beratungen die aus dem Fond für Regionalentwicklung gefördert werden. Sie können damit Beratungsvorgänge dokumentieren und Beratungsnachweise erstellen. Optional kann zu jedem EFRE-Vorgang mit x-di eine Vorgangsmappe erstellt werden. BQFG - Anerkennung von im Ausland erworbenen Bildungsabschlüssen Bearbeiten Sie Gleichwertigkeits- Feststellungsverfahren per Vorgangsverwaltung. Unsere BQFG Lösung erfasst und verwaltet alle zu einem BQFG-Vorgang gehörigen Aktivitäten mitsamt Historie, legen Sie anfallende Dokumente zentral zum Vorgang ab. Der BQFG Vorgang sorgt für eine vollständige und medienbruchfreie Arbeitsweise. Kernpunkte dieser Lösung sind eine spezielle Eingabemaske für relevante Informationen und das Vorhalten aller notwendigen Nachweise gegenüber verantwortlichen Institutionen. Zertifizierungen - Prüfsiegel - Audits Wie ist der Status einer Zertifizierung oder steht die Erneuerung eines Prüfsiegels an? Sie behalten den Überblick. Voraussetzungen sowie Aberkennungen lassen sich nachhalten und überwachen. Automatisch können Sie sich über anstehende Re-Zertifizierungen benachrichtigen lassen und von der Rechnung bis zum erneuten Audit in diesem Modul alles erfassen, einsehen und ausgeben was für diesen Prozess notwendig ist. Natürlich mit dem passenden Schriftverkehr. GAUS Gewerbeausübung und Untersagung Gewerbeuntersagungen, Ausnahmebewilligungen, unberechtigte Ausübungen und Sachkundeprüfungen können mit dieser Lösung zentral bearbeitet werden. Bündeln Sie Vorgänge über Vorgangsnummern oder Aktenzeichen 2. Ihre Aktivitäten und die Historie verschaffen Ihnen transparente Einblicke in alle Bearbeitungsschritte. x-di sorgt für die Anzeige und Ablage des benötigten Schriftgutes. 1 Erfordert CRM Modul Inventar 2 Erfordert CRM Modul Vergabe von Kennzeichen 11

12 Beratungen Wer Betriebe, Mandanten, einzelne Personen oder Gruppen berät, benötigt Nachweise und eine saubere Dokumentation. Die Lösung bietet unser Beratermodul. Es erfasst und verwaltet alle zu einer Beratung gehörigen Aktivitäten (inkl. Historie). Überführen Sie diese in einen Beratungsbericht für den Endkunden (Serienbrieffunktion) oder erstellen Sie einen elektronischen Beratungsnachweis zur Übermittlung an andere Verwendungsstellen. Was abgerechnet wird und wieviel, das entscheiden Sie jeweils am Vorgang. Praktisch: Kundendokumente werden über die Dokumentenschnittstelle sofort hinterlegt, ebenso sämtlicher anfallender Schriftverkehr. Auch aufschlussreiche Auswertungen über Beratungskontingente und Beratungsthemen lassen sich leicht erstellen. Vergabe und Beschaffung Mit unserer Lösung für elektronische Vorgänge dokumentieren Sie Ihr Vergabeverfahren von Anfang an. Firmen, Bieter, Zuschläge und Vermerke lassen sich in dieser Lösung übersichtlich koordinieren. Im Zusammenspiel mit der Dokumentenschnittstelle erreichen Sie auch hier eine vollständige Dokumentation. Dem Vergabeverfahren kann das Beschaffungsverfahren im Nachgang hinzugefügt werden. Gewerbeanmeldung Die Gewerbeanmeldedaten Ihres Dienstleisters o- der des Gewerbeamtes können Sie in unserer CRM- Lösung direkt weiterverarbeiten oder ausfiltern. Übernehmen Sie die Daten in einen Gewerbeanmeldevorgang, erstellen Sie aus dem Vorgang Schreiben und Bescheide, und führen Sie mit der Dokumentenschnittstelle eine digitale Akte im Zusammenhang mit ihrem Archivsystem. Alle Firmenund Personendaten können zur Weiterverarbeitung für anschließende Fachverfahren oder Hoheitsanwendungen exportiert oder übertragen werden. Eingangsrechnung Die Vorteile dieser Lösung sind eine schnelle Eingabe und Auswertung von Rechnungen sowie die dezentrale Freizeichnung. Erfassen Sie Ihre Eingangsrechnungen, nehmen Sie Kontenzuordnungen (Vorkontierung) und / oder Kostenstellenzuordnungen vor. Sie können unterschiedliche Rechnungspositionen und Mehrwertsteuersätze einer Rechnung trennen und einzelne Rechnungspositionen abzeichnen lassen. Im Nachgang können Sie die Dokumente über die DATEV Schnittstelle an Ihren Steuerberater übergeben. 12

13 Weitere CRM/xRM Module und Lösungen Vertrieb, Marketing und Service sowie die Firmen und Kontakteverwaltung sind die Basiskomponenten der Dynamics CRM-Plattform. Aufbauend auf diesen äußerst flexiblen Unterbau bieten wir folgende Lösungen und Erweiterungen für Fachverfahren an: Funktionen und Adressen Sie können in dieser CRM-Lösung Informationen zu Personen pflegen und nachhalten, zum Beispiel Mitgliedschaften, Funktionen, Ämter oder Ehrenämter sowie die Orte an denen diese ausgeübt werden bis hin zu den zeitlichen Abläufen. Natürlich lassen sich alle Funktionen filtern. Ihre Ausgangsschreiben enthalten automatisch die korrekte Anrede und Anschrift ohne Dubletten bei mehrfacher Auswahl. Ehrungen, Urkunden und Zeugnisse Sie müssen Ehrungen, Urkunden oder Zeugnisse ausgeben? Wem, wann, wo und vor allem: Welche Person aus Geschäftsführung oder Vorstand überreicht die wichtigen Dokumente? All diese Aufgaben erledigt unsere CRM-Lösung. Prüfkriterien sowie CRM-Aktivitäten ( , Termine, Aufgaben) können selbstverständlich ebenfalls zugeordnet werden Veranstaltungen Pflegen Sie Personendaten zu Veranstaltungen zentral ein. Sie gewinnen automatisch eine Übersicht über die Anzahl der eingeladenen Personen und der Teilnehmer inkl. Begleitpersonen. Versenden Sie die Einladungen per oder Brief und erfassen Sie die Rückmeldungen. Seminarverwaltung Neben der klassischen Verwaltung von Kursen, Seminaren und Teilnehmern können Sie zusätzlich Einladungen, Zulassungen und Auslastungen von Seminaren koordinieren. Nehmen Sie dabei gleich die Rechnungserstellung für Teilnehmer und Dozenten vor. Durch die offene Schnittstelle ist ein Austausch von Daten aus CRM/xRM an Branchensysteme gewährleistet. (DATEV, ERP, WWS, FiBu) Inventar Ob Bürostuhl, Maschine oder Schulungs-PC, die Inventarverwaltung mit automatischer Vergabe von Inventarnummern sorgt dafür, dass Sie den Überblick über Ihre Investitionen und Wirtschaftsgüter behalten. Sie können nach Liegenschaften und Gebäuden oder Abteilungen und Personen zuordnen und auswerten. Zweckbindungen und Fördermittelbeschaffungen können in diesem Modul vermerkt und gesondert ausgewertet werden; eine ideale Unterstützung, wenn Sie Verwendungsnachweise erstellen müssen. Bankverbindungen Hinterlegen Sie Bankverbindungen einfacher. Diese CRM-Lösung befüllt erstmalig Banknamen und Bankdaten mit denen der Deutschen Bundesbank zum Installationszeitpunkt. Die Pflege der Daten erfolgt automatisch über Datenimport. 13

14 Postleitzahlen und Orte Diese CRM-Lösung ist in zwei Varianten verfügbar. Die erste füllt bei Eingabe der Postleitzahl automatisch den Ortsnamen aus. Die zweite ergänzt bei erweiterten Adressfeldern die Ortsteile, Gemeindekennzeichen, Landkreiszeichen und Bundesländer. Geo-Bezugspunkte von Adressen Über die Google API werden Längen und Breitengerade einer Adresse ermittelt und im CRM gespeichert. Mitgliedsverwaltung Sie pflegen Daten von Mitgliedern und ihre Beiträge? Dafür ist diese CRM-Lösung konzipiert. Sie verwaltet Mitgliederzahlungen, erstellt Rechnungen und erfasst Rechnungsläufe in Zeitintervallen. Vergabe von Kennzeichen nach Aktenplan oder Organisationsstruktur Mit dieser CRM-Lösung lassen sich u. a. Aktenzeichen und / oder automatische Nummerierungen mit definierbaren Post- und Präfixen erstellen und an entsprechende Datensätze binden. Ebenso können Sie zur Einordnung auch Organisationsplan o- der Sach- Fachgebietszeichen hinterlegen. 14

15 Dokumentenintegration mit d.velop d3 und x-d3 Die Firma d.velop steht für 23 Jahre Erfahrung bei Dokumentenmanagement Systemen und vielen Installationen in den Branchen Industrie, Handel, Gesundheitswesen, Banken und Versicherungen sowie öffentliche Verwaltungen. Die d.velop Archive unterstützen die Anforderungen des EGovG sowie die Richtlinien zur Beweiswerterhaltung (TR-ESOR), die Digitalisierung von Dokumenten erfolgt nach den Anforderungen der TR-RESISCAN. Zusammenspiel Das Zusammenspiel von Dynamics CRM/xRM mit der von uns entwickelten x-d3 Schnittstelle zu einem d.velop Dokumentenmanagement System unterstütz Sie in der Informatisierung Ihres Unternehmens und bietet eine optimale Informationsaufbereitung von der Akte bis hin zur Integration aller Kunden und Geschäftspartner in Ihrer Wertschöpfungskette. Alles im Zugriff Kundendokumente, Bescheide, Verträge oder Rechnungen können einfach an beliebige CRM-Entitäten gebunden und vorgelegt werden. x-d3 zeigt Ihnen jedes Dokument zum passenden CRM-Objekt an. Ein Wechsel zwischen den Anwendungen ist nicht nötig. Minimaler Aufwand Konfigurieren Sie die Verbindungseinstellungen für das d.3 Archiv im CRM. x-d3 liest Ihr d.3 System aus und in das CRM hinein, legt Dokumentarten an, holt Repository-Felder und Akten ab. Sie entscheiden Was wird wo und bei welcher CRM-Entität angezeigt? Konfigurieren Sie Spalten oder Anzeigeeinstellungen der Dokumentansichten. Legen Sie nach Ihren Wünschen fest, welche Dokumentarten veröffentlicht werden und ob ein Upload gestattet ist. Natürlich mit vollständiger Validierung, so wie Sie es von Ihrem d.3 System gewohnt sind. Übrigens: Änderungen an Ihrem d3 Archiv können Sie mit x-d3 jederzeit abgleichen. Einfache Konfiguration Mehrere Archive möglich Spalten, Felder und Ansichten einstellbar Synchron zum d3 Archiv Rechtekonzepte von d3 bleiben erhalten Rechtssichere Ablage über d3 15

16 Dokumentenintegration mit x-ida Einfache Ablage von Dokumenten x-ida: Diese integrierte Dokumentenablage für CRM/xRM gewährleistet eine einfache und schnelle Zuordnung von Dokumenten mit automatischer Verschlagwortung. Für alle, die das Papier zügig und unkompliziert vom Tisch haben wollen Einfache Konfiguration voll integriert in CRM Spalten, Felder und Ansichten einstellbar CRM Rechtekonzept Drag & Drop Dateiablage Umstieg auf DMS Systeme jederzeit möglich Es wird keine weitere Client-Software benötigt, auch die Administration erfolgt in CRM/xRM. Eine Anbindung jedweder CRM/xRM Entitäten zu den Dokumenten gewährleistet eine vollständige Übersichtlichkeit und sorgt für schnellstmöglichen Informationszugriff. 16

17 In 5 Schritten zur elektronischen Akte Rechtsgrundlage Klassifizierung der Vorgangsakte Dokumentation des Verwaltungshandelns Vorgangsüberwachug + Kontrolle Abschluss Rechtsgrundlage Klassifizierung der Vorgangsakte Dokumentation des Verwaltungshandelns..löst Verwaltungshandeln aus. Ein Vorgang entsteht. Vorgang AZ Eine Vorgangsnummer oder ein Aktenzeichen kennzeichnet den Vorgang. Weitere mögliche Kennzeichner: - Fachverfahrensbezeichnung - Betriebsnummern - Personennummern - explizite Betreffe - Organisationseinheiten oder Sachgebiete - Mitarbeiterkennzeichen - beteiligte Ämter, Personen (Dritte) - explizite Themenschlüssel Eingehendes und ausgehendes Schriftgut sowie alle Aktivitäten werden zugeordnet und abgelegt. Vorgangsüberwachung und Kontrolle Beteiligung anderer Personen und Fachabteilungen. Übergeordnete Zusammenarbeit in die gleiche Vorgangsakte. Zuteilung und Kontrolle von Fristen, Aufgaben, Terminen. Ohne Wissensverlust arbeiten bei Mitarbeiterwechsel oder langer Abwesenheit. Abschluss Vorgang als erledigt kennzeichnen. Eine Reaktivierung ist jederzeit möglich. Durchsuch- und verknüpfbar mit Vorgängeroder Nachfolger-Vorgang. 17

18 Wer wir sind und was wir machen Die SULZ SOLUTIONS ist ein spezialisierter Entwickler, Anpasser und Lösungsanbieter für Dynamics CRM. Firmengründer und Geschäftsführer Michael Sulz ist seit 1990 mit dem Thema CRM vertraut und von Microsoft als MVP-Spezialist ausgezeichnet. Im Jahre 2010 wurde SULZ SOLUTIONS zunächst als Einzelunternehmen gegründet. Seit 2012 firmieren wir als SULZ SOLUTIONS GmbH mit derzeit 10 Mitarbeitern. Unsere Kunden sind kleine und mittelständische Betriebe sowie Verwaltungen und Verbände. Wir entwickeln, modifizieren und verkaufen Lösungen im Bereich des erweiterten Kunden- und Informationsmanagements (CRM / xrm / ECM) mit Schnittstellen zu Archiv- oder DMS-Systemen. Wir beraten zu diesen Themen und Umsetzungsstrategien. EIM, xrm, CRM, ECM, DMS und Archiv Von DMS zu ECM zu EIM Unter EIM Enterprise Information Management wird die ganzheitliche Strukturierung und Verwaltung möglichst aller für den Geschäftsprozess relevanten Informationen im Unternehmen verstanden. EIM verbindet hierzu die Ansatzpunkte aus Enterprise Content Management (ECM), Geschäftsprozesssteuerung, erweiterten Suchfunktionalitäten, Unternehmensverhalten sowie den Lebenszyklus von Daten und Informationen. ECM zu Ende gedacht EIM ist die erweiterte Betrachtung auf den Begriff ECM. Die Herausforderung verschieden starke Informationen in eine weitestgehend ganzheitliche Informationsmenge zu überführen. ECM wird als Brückenbegriff für den Umgang mit Dokumenten und Inhalt verwendet. ECM soll die Verbindung von klassischer Archivablage, Dokumentensteuerung (DMS), Workflowsystem mit einem datenführenden System ermöglichen. Ebenso zugehörig zu dem Brückenbegriff war die Verbindung von CRM und ERP-Systemen zu DMS-Systemen. Im Grundsatz ist ECM aber eine Lösung zur Erfassung, Verwaltung, Erschließung, Speicherung, Bereitstellung und Archivierung von Informationsobjekten, ein erweitertes DMS. Von CRM zu xrm zu EIM Der Begriff Extended-Relationship-Management, oder Anything-Relationship-Management (kurz xrm) lehnt sich an den Begriff Customer-Relationship-Management (CRM) an. xrm ist die logische Weiterentwicklung von CRM. Das x steht für beliebig abzubildende Beziehungsebenen sowie deren Beziehungen untereinander. Hinzu kommt die Steuerung unterschiedlichster Daten wie beispielsweise Projekte, Verträge, Immobilien oder Ersatzteile, Maschinen, Vorgangsakten oder Servicefälle, Veranstaltungen, Vertriebsaktivitäten um die Daten mit den Geschäftsfällen zu verknüpfen und sichtbar zu machen. Teilhaber dieser Daten und Prozesse eines Unternehmens wie Lieferanten, Behörden, Presse, die Öffentlichkeit und Mitarbeiter gehen ebenso in die Betrachtung mit hinein. Vereinfacht kann man von einer Erweiterung der CRM-Strategie auf alle möglichen (x-beliebigen) Beziehungsebenen eines Unternehmens sprechen. Damit erweiterte sich der Unternehmensblickwinkel gegenüber der reinen Kundenorientierung (Personendaten, Firmendaten und Adressen), welches das Hauptziel von CRM vor Jahren war. In vielen der Systeme ECM(DMS) oder xrm(crm) fehlte entweder der Bezug zu Fachverfahrensdaten oder zu Dokumenten. Mit der vollständigen Integration, teils über Schnittstellen, teils vollintegriert beginnt sich der Lebens- und Informationszyklus von Daten- Datenbeziehungen und Dokumenten in den EIM Systemen zu etablieren. Beide Welten, Beziehungsmanagementsysteme und Dokumentenwelt werden zu einem Informationswerkzeug verschmolzen. Die Dynamics CRM Plattform bietet hierfür die flexibelsten Voraussetzungen. 18

19 Unsere Werte Menschen - Prozesse - Dokumente Erfolgreiche Softwareentwicklungen- und Implementierungen hängen von einer guten Kommunikation ab. Nur eine Software, die vom Menschen akzeptiert und in all ihren Möglichkeiten genutzt wird, ist nachhaltig und wirtschaftlich. Deshalb arbeiten wir so nah wie möglich am Menschen. Und immer gilt der Anspruch, mit unserer Software Unterstützung und Erleichterung zu bieten. SureStep-Methode von Microsoft Die 4 Phasen einer erfolgreichen Implementierung: Die SureStep-Methode wurde entwickelt, um Projekte in der vorgegebenen Zeit und im kalkulierten Budget abschließen zu können, um Projektrisiken zu reduzieren und um die Erwartungen des Kunden zur größten Zufriedenheit zu erfüllen. Sie unterstützt Microsoft-Partner konkret bei der Einführung, Optimierung und dem Upgrade von Dynamics-Lösungen. Dafür strukturiert SureStep den Prozess der Software-Implementierung in vier einzelne Schritte. Denkweisen leben Mögen Sie einfache Lösungen? Wir auch. Außerdem müssen unsere Produkte flexibel sein und in ihrer Funktion sicher und einwandfrei. Für diese Maximen stehen wir. Den nötigen Entwicklungsprozess gestalten wir gerne transparent. Wir binden Sie als Kunden in Feedback-Zyklen ein und nehmen mit Ihnen gemeinsam Richtungen und Änderungen in den Blick. Diese Werte leben wir auch intern. Tägliche Kurzbesprechungen, standardisierte Arbeitsabläufe und dokumentiertes Handeln sichern unserem Team die Zeit für die notwendige Kommunikation. Gemeinsam ankommen Ein fachlich wertvolles Produkt braucht eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Wir vertrauen Ihnen, dass Sie die Anforderungen bestmöglich beschreiben. Sie vertrauen auf unsere zuverlässige technische Umsetzung. Damit Sie und wir gemeinsam am Ziel ankommen, begleiten wir Sie in kleinen Schritten und sorgen bei jedem Step für eine sichere und klare Basis. Dafür ergänzen wir unser agiles Projektmanagement mit der Microsoft SureStep-Methode. Konzeption Planung Entwicklung Bereitstellung Bedarfsanalyse Funktionale Anforderungen Akzeptanzkriterien Schnittstellen Import/Export-Anforderungen Projektplan Projektsteuerung Teammitglieder Änderungssteuerung Problemmanagement Projektziele Installation Test- und Entwicklungssystem Entwurf Anwendungsoberfläche Konzeption Quelldaten - Konvertierung Konfigurationsprozess Validierungsprozess Bereitstellungspläne Laden der Quelldaten Endbenutzerschulung Admin-Schulung Übergang auf das Produktivsystem Implementierungsfreigabe 19

20 Kontakt SULZ SOLUTIONS GmbH Postfach D Münster tel

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