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1 Page 1 of 7 Erste Schritte Wir heißen Sie herzlich willkommen als neuen Anwender von UBM-LOHN für Windows. Sie haben sich für ein sehr leistungsfähiges Produkt entschieden, das Ihnen Ihre Arbeit wesentlich erleichtern wird. Damit Sie sich in Ihrer neuen Software gleich zu Hause fühlen, haben wir für Sie diesen kleinen Wegweiser für die ersten Schritte mit UBM-LOHN geschrieben. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Freude beim Arbeiten mit UBM-LOHN. Ihr UBM-Support-Team Druckerzuordnung Nach der Erstinstallation sollten zunächst innerhalb des Programmes die Drucker zugeordnet werden.wählen Sie hierzu im Programm-Menü» Datei «den Menüpunkt» Druckerzuordnung «. Hier können bis zu 7 unterschiedliche Drucker zugeordnet werden. Wenn Sie ausschließlich Laserdrucker benutzen, sollten Sie das Feld "Formular mitdrucken" aktivieren. Eine Beschreibung der einzelnen Felder finden Sie in der Hilfe von UBM-LOHN. Funktionstasten Für viele Funktionen können Sie anstelle der Maus auch Funktionstasten benutzen. Zusätzlich gibt es einige Sonderfunktionen, die nur über Funktionstasten zu bedienen sind. Hier ein Überblick über die wichtigsten Funktionstastenbelegungen: Mit wechseln Sie zum nächsten, mit zum vorherigen Register.

2 Page 2 of 7 Mit + wechseln Sie zum nächsten Dialog, mit + zum vorherigen Dialog. Mit oder oder gelangen Sie von einem Eingabefeld ins nächste. In das vorhergehende Feld gelangen Sie mit oder + Mit der Tastenkombination + springen Sie zum ersten Datensatz, mit + zum letzten Datensatz. Mit + blättern Sie zum nächsten Datensatz, mit + zum vorherigen. Mit der Taste gelangen Sie zum unten gezeigten Eingabefeld. Mit der Funktionstaste "Gehe zu Feld..." können Sie eine gewünschte Feldnummer direkt anwählen. Das Arbeiten mit dem Lohnprogramm geht dadurch zügiger voran, da Sie häufig wiederkehrende Feldnummern mit der Zeit auswendig wissen und direkt ansteuern können. Wenn Sie Hilfe zu einem bestimmten Feld benötigen, drücken Sie die Taste.

3 Page 3 of 7 Mit der Taste werden Eingaben gespeichert. Zusätzlich werden die Daten auf Plausibilität geprüft. Mit der Funktionstaste können Sie bei Kennzeichenfeldern die Auswahl öffnen, bei Feldern mit Suchfunktion diese starten, und in der Lohnerfassung den Taschenrechner aufrufen. Personalstammdaten können Sie auch schon erfassen, wenn Sie noch nicht ganz vollständig sind. Speichern Sie dann mit (Ohne Plausibilitäts-Prüfung!)

4 Page 4 of 7 Daten, die so gespeichert wurden, können nicht abgerechnet werden. Bei der Lohnabrechnung erscheint im Fehlerprotokoll die Meldung "Personalstammdaten sind nicht geprüft". Ergänzen Sie vor der Abrechnung die Daten und speichern sie mit der Schaltfläche "Speichern" oder mit der Funktionstaste. Die ersten Schritte bis zur Lohnabrechnung 1. Anlegen eines Mandanten Wählen Sie hierzu unter dem Menüpunkt Zusatzprogramme -> Mandantenverwaltung aus und legen Ihren Mandanten (Firma) an. 2. Anlegen eines Benutzers Wählen Sie hierzu unter dem Menüpunkt Zusatzprogramme -> Benutzerverwaltung aus und legen einen Benutzer an. Für den Fall, dass mehrere Sachbearbeiter die Lohnabrechnung durchführen, können Sie verschiedene Benutzer anlegen. Beim Start des Programmes kann der jeweilige Sachbearbeiter sich dann mit seiner Kennung einloggen. 3. Festlegen des Abrechnungsbeginns Den Abrechnungsbeginn können Sie unter dem Menüpunkt Stammdaten -> Firmenstammdaten festlegen. Solange noch keine Lohnabrechung durchgeführt ist, kann der hier hinterlegte Abrechnungstermin geändert werden. 4. Firmenstamm anlegen In den Firmenstammdaten können Sie die für die Lohnabrechnung relevanten Daten wie Firmenadresse, Betriebsnummer etc. hinterlegen. Sie gelangen über den Menüpunkt Stammdaten -> Firmenstammdaten zu den Eingabemasken. 5. Lohnarten anlegen Bevor Sie im Personalstamm bei den Mitarbeitern feste Bezüge hinterlegen oder in der Lohnerfassung variable Bezüge erfassen können, müssen Sie entsprechende Lohnarten über den Menüpunkt Stammdaten -> Lohnarten anlegen. 6. Krankenkassen anlegen Nach den Lohnarten werden die Krankenkassen angelegt. Sie brauchen nur die erste Seite der Krankenkassenstammdaten auszufüllen, die Beitragssätze werden dann automatisch vom Programm hinterlegt. Auf der Seite Umlage geben Sie unter» mandantenbezogene Angaben «die Erstattung für U1 und U2 an. 7. Steuerstammdaten prüfen In den Steuerstammdaten (Stammdaten -> Steuerstammdaten) wählen Sie die Tabellennummer Ihres Bundeslandes (diese Nummer muss mit der im Firmenstamm hinterlegten Nummer Ihres Bundeslandes (Feld 5) übereinstimmen) und ergänzen die aktuellen bundeslandspezifischen Werte. 8. Kostenstellen anlegen Auch wenn Sie nicht mit Kostenstellen arbeiten wollen, wählen Sie bitte im Menü Stammdaten -> Kostenstellen an und erfassen mindestens eine Kostenstelle. Die Kostenstelle muss im Personalstamm (Registerkarte» Zeiten «) im Feld» Stammkostenstelle «eingetragen werden. Ohne diesen Eintrag sind keine Auswertungen im Programmteil» monatliche Auswertungen 2 «möglich. 9. FIBU-Konten anlegen Wählen Sie im Menü Stammdaten -> FIBU-Konten an und hinterlegen dort die Kontonummern laut Kontenplan. 10. Personalstammdaten anlegen Jetzt kommen wir endlich zu den Personalstammdaten. Wählen Sie im Menü Stammdaten -> Personalstamm -> Personalstammdaten an. Hier erfassen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter. 11. Lohnerfassung Nachdem die Stammdatenerfassung abgeschlossen ist, gehen Sie zum Menüpunkt Lohnerfassung. Hier werden die monatlichen Arbeits- und Urlaubstage sowie variable Lohnarten (z.b. Stundenlohn, Mehrarbeit, etc.) erfasst. Falls Sie keine variablen Daten erfassen müssen und im Personalstamm unter» Feste Bezüge «bereits alle Be- und Abzüge Ihrer Mitarbeiter hinterlegt haben, können Sie diesen Punkt überspringen. 12. Abrechnung Bei der Lohnabrechnung werden alle erfassten Daten ausgewertet, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge berechnet und das Abrechnungsformular gedruckt. Sie haben 2 Möglichkeiten die Abrechnung auszulösen: 1. Im Menü Abrechnung -> Lohnabrechnung können die Abrechnungen komplett von allen Mitarbeitern oder von einzelnen Gruppen gedruckt werden. 2. Unter dem Menüpunkt Einzelabrechnung werden einzelne Abrechnungen am Bildschirm angezeigt. 13. DEÜV-Stammdaten bearbeiten

5 Page 5 of 7 Die Meldungen und Beitragsnachweise werden per an die Annahmestellen verschickt. Dazu müssen im Programm die DEÜV-Stammdaten bearbeitet werden. Unter dem Menüpunkt Stammdaten -> DEÜV-Stammdaten müssen zunächst die Mandanten-Stammdaten und die globalen Stammdaten bearbeitet werden. In der UBM-Hilfe finden Sie eine genaue Beschreibung, welche einzelnen Schritte durchzuführen sind. 14. Elster-Stammdaten bearbeiten Steuerdaten dürfen nur auf dem elektronischen Wege an die Finanzbehörden übermittelt werden. UBM-LOHN bietet mit dem Zusatzmodul ElsterLohn die Möglichkeit, Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen komfortabel ganz ohne zusätzliche Erfassungsarbeit direkt aus dem Programm per Internet an die Finanzbehörden zu übermitteln. Dazu müssen unter dem Menüpunkt Stammdaten -> Steuer-Stammdaten die Absenderdaten erfasst werden. Wenn alle Mitarbeiter abgerechnet sind, können Sie sich die Auswertungen ansehen, die Zahlung durchführen, eine Datensicherung machen (wichtig!) und den Elena-Prüflauf durchführen. Nur wenn der Elena-Prüflauf fehlerfrei ist, kann der Monat abgeschlossen werden. Auswertungen sollten Sie erst nach dem Monatsabschluss drucken, damit hier auch die endgültigen Zahlen enthalten sind. Auch die Zahlung kann noch nach dem Monatsabschluss durchgeführt werden. Auswertungen a) Monatliche Auswertungen 1 Die Ausdrucke aus diesem Programmmodul werden für den aktuellen Abrechnungsmonat gebraucht (Beitragsnachweis, Lohnsteuerzusammenstellung, etc.), können aber auch später gedruckt werden. b) Monatliche Auswertungen 2 Dieses Modul enthält Listen mit betriebsinternen Auswertungen, die nur bei Bedarf gedruckt werden. (Lohnjournal, Lohnartensummen, Personalkostenübersicht, etc.) c) Jährliche Auswertungen Diese Ausdrucke werden nur am Jahresende oder bei Austritt eines Mitarbeiters benötigt. (Lohnkonto und Lohnsteuerbescheinigung (Kontrollausdruck)) Darüber hinaus gibt es im Programm noch eine ganze Reihe weiterer Listen und Auswertungen, Personalübersichten, Erfassungsprotokoll, Stammdatendruck, Selektionsprüfung, Prüf- und Fehlerprotokolle, etc.) Wo bekommen Sie Hilfe? Online-Hilfe Ausführliche Erläuterungen zu den Eingabefeldern sowie eine Menge zusätzlicher Informationen und Hilfen finden Sie in unserem "elektronischen Handbuch", der Online-Hilfe. Um die Online-Hilfe zu starten, wählen Sie im Menü» Hilfe «den Menüpunkt» Inhalt «. Wenn Sie von der Hilfe wieder zum Programm zurück möchten, klicken Sie einfach auf das Symbol "UBM-LOHN". Anwenderforum Sie haben auch die Möglichkeit, sich mit anderen Anwendern auszutauschen. Hierzu haben wir auf unseren Internetseiten ein Anwenderforum eingerichtet. Dort können Sie Fragen stellen, Anregungen geben, Fragen anderer Anwender beantworten oder einfach nur schauen, ob dort zu Ihrem Problem schon eine Antwort zu finden ist. Aus dem Programm kommen Sie ins Anwenderforum, indem Sie im Menü -> Hilfe -> Anwenderforum anwählen. Hotline Außerdem können Sie sich mit Ihren Fragen per oder Telefon an unsere Hotline wenden. Tipps und Tricks Hier haben wir für Sie noch ein paar Tipps, die Ihnen das Arbeiten mit dem Lohnprogramm und die Anpassung erleichtern sollen. Lohnarten aus der Lohnerfassung löschen Wenn Sie versehentlich eine Lohnart erfasst haben und diese wieder löschen möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Zeile, in der die Lohnart steht, und wählen in dem Fenster, das daraufhin erscheint, den Punkt»Löschen«an.

6 Page 6 of 7 Lohnarten in der Lohnerfassung kopieren Wenn mehrere Mitarbeiter in der Lohnerfassung die gleiche Lohnart mit dem gleichen Betrag bekommen, reicht es aus, diese Lohnart beim ersten Mitarbeiter einzugeben und dann zu kopieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile, in der die zu kopierende Lohnart steht, und wählen Sie in dem Menü, das daraufhin erscheint, den Punkt»Kopieren «an. Wechseln Sie nun der Reihe nach zu allen Mitarbeitern, die diese Lohnart bekommen sollen und fügen Sie die Lohnart jeweils dadurch ein, dass Sie die Tastenkombination + drücken. Text auf der Lohnabrechnung hinterlegen Wenn Sie kurze Mitteilungen an Ihre Mitarbeiter auf die Lohnabrechnung drucken wollen (z. B. "Frohe Weihnachten"), können Sie in den Dialogen der Lohnabrechnung und der Einzelabrechnung solche Texte hinterlegen. Vorschau Fast alles, was vom Programm gedruckt werden kann, kann statt dessen auch auf dem Bildschirm angezeigt werden. Oft ist es sinnvoll, Werte zunächst einmal in der Bildschirmvorschau zu überprüfen anstatt gleich zu drucken. Testabrechnungen Bitte benutzen Sie niemals Ihre Echtdaten, um Testabrechnungen durchzuführen. Bitte legen Sie sich hierzu einen Testmandanten an. Bild vom Mitarbeiter hinterlegen In den Personalstammdaten können auch Bilder der Mitarbeiter hinterlegt werden. Klicken Sie dazu auf der ersten Seite der Personalstammdaten auf das Fenster, in dem ein schemenhafter Kopf dargestellt ist und wählen in dem Menü, das daraufhin erscheint, den Punkt» Bild hinzufügen «an. Mandantenlogo In den Firmenstammdaten haben Sie die Möglichkeit für jeden Mandanten zwei Firmenlogos zu hinterlegen. Das erste Logo erscheint auf dem Bildschirm, wenn im Menü -> Ansicht -> Mandanten-Logo ausgewählt ist. Das zweite Logo erscheint auf der Lohnabrechnung, aber nur, wenn die Lohnabrechnung über Laserdrucker auf Blankopapier gedruckt wird. Programm anpassen Wählen Sie im Menü -> Extras -> Anpassen an. Hier gibt es eine Reihe von Einstellungen, mit denen Sie das Erscheinungsbild und das Verhalten des Programms Ihrem Geschmack und Ihren Bedürfnissen anpassen können: Symbolleisten Hier können Sie sich Ihre eigenen Symbolleiste erstellen oder vorhandene Symbolleisten ausblenden. Befehle Auf dieser Karteikarte finden Sie zu allen Menüpunkten Symbole. Wenn Sie ein Symbol anklicken, erscheint im unteren Teil der Karteikarte eine Beschreibung, welche Funktion sich hinter diesem Symbol verbirgt. Jedes dieser Symbole kann man in eine vorhandene oder neu erstellte Symbolleiste ziehen. Auf diese Weise können Sie sich Symbolleisten mit denen von Ihnen am häufigsten benötigten Funktionen erstellen. Hintergrund Hier können Sie den Hintergrund farblich ganz nach Ihrem Geschmack einstellen und sogar Bilder als Hintergrund angeben. Wiederholung Ein Dialog, in dem Funktionen oder Listen ausgewählt werden, wird beendet, bevor die gewählte Funktion ausgeführt wird. Wenn dann die gleiche Funktion nochmals benötigt wird, muss sie wieder im Menü oder über ein Symbol angewählt werden. Auf dieser Karteikarte können Sie angeben, welche Dialoge sich automatisch wiederholen sollen ( z.b. Einzelabrechnung, DEÜV, Auswertungen, etc.). Datensuche Hier können Sie für verschiedene Stammdaten angeben, ob beim Suchen eine schnelle oder eine erweiterte Suchfunktion benutzt werden soll. Assistent Hier können Sie die Assistenten Genie, Merlin, Peedy und Robby auswählen oder diese deaktivieren. Systeminformationen Unter dem Menü -> Hilfe -> System-Informationen erhalten Sie Angaben über Ihr Betriebssystem und Ihre LOHN-Version. Internet-Update Wählen Sie im Menü -> Extras -> Internet-Update aus. Es erscheint die folgende Maske:

7 Page 7 of 7 Wenn Sie auf die Schaltfläche "Weiter" klicken, wird eine Verbindung zu unserem Server hergestellt und geprüft, ob eine neuere Programmversion zur Verfügung steht oder ob Daten wie Bankleitzahlen, Finanzamtsnummern, Betriebsnummern der Krankenkassen, etc. aktualisiert werden müssen. Wenn ja, werden Programm-Updates und/oder Daten automatisch installiert UBM Drecker GmbH - Nachricht an die UBM-LOHN Hotline

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