Handbuch CRM Kundenverwaltung Version 8.5 Small Business Edition

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1 Handbuch CRM Kundenverwaltung Version 8.5 Small Business Edition

2 Delphi ist ein Warenzeichen von Borland. MSDOS, Windows-NT, Windows 2000, Windows XP und Microsoft Word sind Warenzeichen der Microsoft Corporation. Oracle ist ein Warenzeichen von der Oracle Corporation. Crystal Report Writer ist ein Warenzeichen der Crystal Decisions. Copyright MICROS-FIDELIO GmbH, Neuss 2006 Alle Rechte vorbehalten. Ohne vorherige schriftliche Zustimmung von MICROS-FIDELIO GmbH darf kein Teil dieser Unterlagen übersetzt, kopiert oder in irgendeiner Form und Weise vervielfältigt werden. Die in diesen Unterlagen enthaltenen Informationen können ohne Vorankündigung geändert werden. MICROS-FIDELIO GmbH übernimmt keine Haftung für Fehler, die eventuell in diesen Unterlagen auftreten. Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der entsprechenden Hersteller und unterliegen den gesetzlichen Bestimmungen.

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...3 Einführung...5 Starten des Suite 8 Small Business Edition Kundenverwaltungsmodul 5 Anmelden...5 Symbolleisten - Kundenverwaltung...6 Steuerungstasten...7 Tastenkombinationen...7 Steuerungstasten...7 Die Funktionstasten...8 Öffnen des Hauptmenüs der Funktionstasten...10 Pfeiltasten...10 HTML - Anzeige...11 Das Datumsfeld...14 Änderung des Datums...15 Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition...16 Suite 8 Small Business Edition beenden...16 Karteien...17 Kundenkarteiverwaltung...17 Kundenkarteien...18 Karteisuche...18 Anpassen des Rasters im Kartei Navigator...21 Neue Kartei...22 Anlegen einer Kartei für einen Individualgast...24 Kartei-Notizen...29 Verknüpfte Karteien...29 Verknüpfte Dokumente...30 Die Firmen-/Reisebüro-/Source-Kartei...32 Kartei-Notizen...35 Marketing...35 Verknüpfung von Karteien...37 Verknüpfung von Individual-Karteien mit einer Firmenkartei...37 Verknüpfung von Firmen mit Firmenkarteien...39 Verknüpfung einer Tochterfirma...40 Der Familienassistent...41 Bearbeiten einer Kartei...42 Erstellen einer Organisationstabelle...44 Visitenkartenscanner...44 Korrespondenz...49 Seite 3

4 Suite 8 Handbuch Small Business Edition Kundenverwaltung Aufgaben & Aktivitäten...55 Suche nach einer Aktivität oder Aufgabe...56 Anpassen des Rasters im Navigator...59 Aktivitäten...60 Aufgaben...61 Kalender...65 Verwendung des Kalenders...65 Kalenderanlässe...65 Anlegen einer Aktivität...66 Anlegen einer Aufgabe...68 Mailing...71 Standard & Erweiterte Mailings...71 Übersicht...73 Erstellen eines Standard Mailings...73 Ausführen einer Standard Mailingabfrage...76 Anlegen von Aktivitäten...82 Mailing per verschicken...84 Erstellen einer Erweiterten Mailingabfrage...85 Erweitertes Mailing...85 Ausführen einer Erweiterten Mailingabfrage...88 Anwendung Verbinden der Daten...93 Register...99 Seite 4

5 1 Einführung Das Suite 8 Small Business Edition Kundenverwaltungs-Modul ermöglicht Ihnen, alle Funktionen der Hotel-Kundenverwaltung durchzuführen. Innerhalb dieses Handbuches werden wir die Kundenverwaltung auch als CRM (Customer Relationship Management) bezeichnen. Starten des Suite 8 Small Business Edition Kundenverwaltungsmodul Anmelden Um mit dem Suite 8 Small Business Edition Modul Kundenverwaltung zu arbeiten, müssen Sie sich zuerst im System anmelden. Sie benötigen einen gültigen Benutzernamen und das Passwort. Anmelden bei Suite 8 Small Business Edition: 1. Über den Arbeitsplatz (Desktop), klicken Sie auf das Symbol Fidelio Version 8. Die Anmeldemaske erscheint: 2. Geben Sie Ihre Anwenderidentifikation (Groß-/Kleinschreibung beachten) in das Feld Benutzer. 3. Gehen Sie mit dem Tabulator auf das Feld Passwort. 4. Tragen Sie Ihr geheimes Passwort (Groß-/Kleinschreibung beachten) in das Feld Passwort. Seite 5

6 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung 5. Klicken Sie auf ANMELDEN. Das Suite 8 Hauptmenü erscheint. Sie sind nun im System angemeldet. Symbolleisten - Kundenverwaltung Das Suite 8 Small Business Edition Hauptmenü hat sieben farbige Felder, die sich auf der linken Seite des Bildschirms befinden. Jedes farbige Feld stellt eines der Hauptanwendungsmodule dar. Öffnen der Symbolleiste Kundenverwaltung 1. Klicken Sie auf KUNDENVERWALTUNG in der farbigen Symbolleiste. Die Suite 8 Symbolleiste für die Kundenverwaltung öffnet sich: Alternativ können Sie KUNDENVERWALTUNG auf der Menüleiste anklicken. Das Suite 8 Menü für die Kundenverwaltung erscheint. Seite 6

7 Einführung Steuerungstasten Tastenkombinationen Suite 8 hat Tastenkombinationen, die einen raschen Zugriff auf Feld- oder Dialogmasken einer Maske ermöglichen. Wenn ein Buchstabe unterstrichen ist, kann man die Alt + Buchstabe Tasten drücken und der Kursor bewegt sich in dieses Feld oder führt einen Befehl aus. Zum Beispiel in der Karteikartensuchmaske ist der Buchstabe S für die Suche unterstrichen. Durch drücken von Alt + S werden die Auswahlkriterien gesucht. Verwendung der Tastenkombinationen: Eingabe von der Maske oder dem Dialogfeld: Alt + Buchstabe Der Kursor bewegt sich in das Feld oder führt den Befehl aus. Steuerungstasten Suite 8 hat auch Steuerungstasten, die es ermöglichen Funktionen zu starten, ohne die Maus zu verwenden. Diese Tasten zu verwenden spart Zeit. Suite 8 Steuerungstasten siehe Tabelle 1. Tabelle 1: Steuerungstasten F1 Alt + F4 F10 F12 Alt + Pfeil hinunter Tab Umschalttaste + Tab Strg + Tab Suite 8 Steuerungstasten Strg + Umschalttaste + Tab Escape Beschreibung Zeigt das Hilfe-Fenster. Schließt das aktive Fenster. Schließt alle aktiven Fenster. Bewegt den Kursor vom Datenfeld zum Raster. Anzeige Auswahlfenster Bewegt sich vorwärts durch die Felder und Optionen. Bewegt sich zum nächsten Feld und bestätigt die Eingabe. Bewegt sich rückwärts durch die Felder und Optionen. Bewegt sich vorwärts durch Tabulatoren. Bewegt sich rückwärts durch Tabulatoren. Bricht die laufende Aktion ab. Schließt Auswahlfenster bevor eine Auswahl getroffen wurde. Seite 7

8 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung Steuerungstasten Pos 1 Ende Beschreibung Bewegt den Kursor zum Beginn eines Feldes. Bewegt den Kursor zum Ende eines Feldes. Die Funktionstasten In Suite 8 hat man die Möglichkeit, in jeder Maske das Funktionstasten Hauptmenü aufzurufen. Die Funktionstasten sind Kürzel für Masken, Suchfunktionen und Arbeitsplatzwerkzeuge. Die Verwendung dieser Tasten ermöglicht einen raschen Zugriff auf Informationen, ohne das Fenster, in welchem man gerade arbeitet, schliessen zu müssen. Zum Beispiel: Sie legen gerade eine neue Reservierung für einen Gast an, während er gleichzeitig Fragen über Restaurants in der Umgebung stellt. Man kann die Funktionstaste Telefonbuch für Restaurantinformationen verwenden anstatt die Reservierungsmaske zu verlassen, um die Restaurantinformation abzurufen, das Telefonbuch wieder zu schliessen und erneut eine neue Reservierungsmaske zu öffnen. Suite 8 Funktionstasten - siehe Tabelle 2. Anmerkung: Einige Funktionstasten sind Bestandteil der Small Business Edition Featurelist. Tabelle 2: Suite 8 Funktionstasten Funktionstasten Menüoption F4 Kalender Strg + A Anreisen Strg + B Rechnungen Strg + D Verfügbarkeit Strg + E Buchungen Strg + F Etagenplan Strg + G Gruppenreservierung Strg + H Hausstatus Strg + I Gäste im Haus Strg + L Zimmerplan Strg + M Nachrichten Strg + N Neue Reservierung Strg + P Karteien Strg + Q Quickreservierung Strg + S Zimmersuche Strg + T Telefonbuch Seite 8

9 Einführung Funktionstasten Strg + U Umschalttaste + Alt + R Umschalttaste + Strg + R Umschalttaste + Strg + M Menüoption Reservierung bearbeiten Devisenrechner Berichte Maximale Verfügbarkeit Seite 9

10 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung Öffnen des Hauptmenüs der Funktionstasten In der Funktionsleiste klickt man auf Funktionstasten. Das Hauptmenü der Funktionstasten erscheint. Pfeiltasten Viele Felder haben blaue, nach unten zeigende Pfeiltasten. Diese Pfeiltasten kennzeichnen, dass weitere Informationen angezeigt werden können. Seite 10

11 Einführung Zum Beispiel in der Maske Hausstatus: Klickt man auf die blaue Pfeiltaste neben Out of Order öffnet sich die Out of Order Maske. HTML - Anzeige Version 8 bietet die Möglichkeit Informationen in HTML Format anzuzeigen. Die Hauptbereiche in denen Informationen im HTML Format angezeigt werden sind die folgenden: Reservierungsnavigator Gruppen Karteien Seite 11

12 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung Aufgaben und Aktivitäten Informationen im HTML Format sehen: 1. Klicken Sie auf die Kundenverwaltungsmenüleiste und wählen Karteien, um Gästekarteien anzuzeigen. 2. Diese Hauptübersicht der Gästekarteien wird Navigator genannt und ist in drei Bereiche unterteilt: 1. Abfrage Basis- und erweiterte Suchabfragen für Gästekarteien 2. Abfrageergebnis Das Ergebnis der Abfrage wird im Rasterformat angezeigt 3. Baumstruktur und HTML Anzeige. 1. Die Baumstruktur zeigt alle Detailinformationen an, die mit dieser Gastkartei in Verbindung stehen, inkl. Adressinformation, Kommunikationsarten, Verknüpfungen, Reservierungen oder Archivdaten. 2. Die frei-definierbare HTML Ansicht. Durch Anklicken der rechten Maustaste kann die Information auf dem HTML gedruckt werden. 3. Geben Sie den Gastnamen den Sie Suchen in das Feld Name und klicken auf SUCHE. 4. Das Abfrageergebnis wird im Raster im mittleren Bereich der Maske angezeigt und die Baumstruktur und das HTML Format im unteren Bereich der Maske. Seite 12

13 Einführung 5. In diesem Beispiel zeigt die HTML Ansicht eine Gesamtübersicht der Kartei an. Die Baumstruktur ist geöffnet und zeigt standardmäßig eine Stufe an. Ein Plus neben dem Verzeichnis kennzeichnet, dass die Baumstruktur erweitert werden kann und mehr Verzeichnisse sichtbar werden. Ein Minus neben dem Verzeichnis gibt an, dass die Ansicht der gezeigten Details reduziert werden kann. Erweitern der Baumstrukturanzeige Klicken Sie auf das Symbol Erweitern, um alle Verzeichnisse zu öffnen. Seite 13

14 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung Verkleinern der Baumstrukturanzeige Klicken Sie auf das Symbol Verkleinern Löschen der Baumstrukturanzeige, um die Anzeige zu verringern. Klicken Sie auf das Symbol Löschen, um die Baumstruktur und die HTML-Ansicht zu löschen. Die Ansicht wird aber nur für diesen Gast entfernt. Sofern eine andere Kartei geöffnet wird ist die Darstellung wieder vollständig. Aktualisieren der Baumstrukturanzeige Klicken Sie auf das Symbol Aktualisieren zu aktualisieren. Ändern der HTML-Ansicht,um die Baumstruktur und HTML Ansicht Zwei zusätzliche Schaltflächen in der HTML Ansicht erlauben einige Details in einem Listenformat oder einer Großansicht darzustellen. Standardmäßig ist die Großansicht eingestellt. 1. Um die Listenansicht zu erhalten, klicken Sie auf. 2. Um in die Großansicht zu wechseln, klicken Sie auf. Das Datumsfeld Das Format des Datums wird in der Windows Systemkonfiguration festgelegt. Das Datumsformat und die verwendeten Trennzeichen können so von Hotel zu Hotel variieren. Typische Datumsformate: MM/tt/jj Seite 14

15 Einführung MM/tt/jjjj jj/mm/tt jjjj-mm-tt tt-mmm-jj Man kann das Datum direkt in das Feld tippen; aber es muss exakt im vordefinierten Format eingetippt werden. Es gibt viele Datumsfelder im System. Zum Beispiel: Anreisedatum oder Abreisedatum. Das Datum kann entweder spezifisch oder für ein Zeitraum sein. Ein spezifisches Datum ist, wenn man sehen kann, was an diesem Tag passiert. Zum Beispiel: wenn man sich anschauen möchte, welche Gäste am anreisen. oder Werden Informationen über einen Zeitraum benötigt kann ein bestimmter Datumsbereich oder nur ein bestimmtes Startdatum benutzt werden. Zum Beispiel: Man möchte die Anreisen vom bis sehen oder alle ab Änderung des Datums Das Datum kann durch Eintippen des neuen Datums oder unter Verwendung des Kalenders geändert werden. Eingabe eines neuen Datums 1. Platzieren Sie den Kursor in das Datumsfeld. 2. Tragen Sie das neue Datum in das Datumsfeld, im vordefinierten Format, inklusive der Trennungen ein. 3. Drücken Sie die Tabulator Taste. Das Datum ist geändert. Ändern des Datums unter Verwendung des Kalenders 1. Klicken Sie auf das Pfeil-nach-unten Feld, welches sich gleich neben dem Datumsfeld befindet. Der Kalender erscheint. Seite 15

16 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung 2. Um einen früheren oder späteren Monat anzeigen zu lassen, klickt man auf die horizontalen Pfeile oberhalb des Kalenders oder indem man die Tasten Strg + (Pfeil nach oben) oder Strg + (Pfeil nach unten) drückt. 3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Datum und klicken auf die linke Maustaste oder betätigen Sie die Pfeile auf der Tastatur, um auf das entsprechende Datum zu gelangen und drücken Sie die Eingabetaste. 4. Das Datum ist nun geändert. Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition 1. Klicken Sie auf der Menüleiste auf das FENSTER Menü und auf die Option ALLES SCHLIESSEN, um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schließen. 2. Klicken Sie auf die Option ABMELDEN aus dem FENSTER Menü. Die Anmeldemaske erscheint. Ein neuer Anwender kann sich nun anmelden. 3. Um die Anwendung vollständig zu schließen, klickt man auf BEENDEN. Die Suite 8 Small Business Edition wird geschlossen und der Desktop erscheint. Suite 8 Small Business Edition beenden 1. Klicken Sie auf der Menüleiste auf FENSTER und die Option ALLES SCHLIESSEN, um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schließen. 2. Klicken Sie auf die Option PROGRAMM BEENDEN aus dem FENSTER Menü oder geben Sie Strg + X ein. Die Suite 8 Small Business Edition wird geschlossen und der Desktop erscheint. Seite 16

17 2 Karteien Kundenkarteiverwaltung Firmen/Individuale Gäste werden oftmals vom Verkauf als Kunden und vom Front Office als Karteien bezeichnet. Unabhängig davon wie sie bezeichnet werden, müssen die Informationen geteilt werden. Version 8 wurde so entworfen, dass es eine echte Integration der beiden Bereiche gibt. Dies ermöglicht den Benutzern nicht nur die konsolidierten Informationen pro Kunde/Kartei im Gesamten zu sehen, sondern auch im Einzelnen falls gewünscht. Schlüsselfunktionen der Karteiverwaltung sind: Die Fähigkeit, eine unbegrenzte Anzahl an Kunden Firmen und Individual, sowie Interessenten zu speichern. Die Fähigkeit, mehrere Karteitypen zu definieren. Die Option, verschiedene Beziehungen festzulegen. Beziehungen können zwischen Kunden/Karteien und Kontakten, Kunden/Karteien zu Kunden/Karteien und Kontakt zu Kontakt aufgebaut werden. Das Konzept des Besitzers ermöglicht die Verknüpfung einer unbegrenzten Anzahl an Verkaufs-, Catering- und Service-Führungskräften auf eine Kartei und weist diesen Managern unterschiedliche Rollen zu. Das System verfolgt allgemeine Informationen, wie beispielsweise die Adresse und spezifische Informationen, wie Marktsegment, Umsatzpotential, Industrie-Codes, etc. Die Fähigkeit, mehrere Adressen und Kommunikationsmethoden pro Kundenkartei zu definieren, jedoch mit der Möglichkeit, eine als die primäre zu festzulegen. Die Fähigkeit, Firmenkarteien in der traditionellen Kundenhierarchie zu verknüpfen Muttergesellschaften und Tochterfirmen Unterstützung eines privaten Konzepts, d. h. Individual Kunden ohne eine Verknüpfung mit einer Kundenkarte. Ein -Interface ermöglicht dem Benutzer per Doppelklick auf eine - Adresse, Mails direkt aus V8 zu versenden. Frei definierbare HTML-Anzeige in der Karteisuchmaske. Die Fähigkeit, eine graphische Organisationstabelle, basierend auf den Kontakten und deren Beziehungen entsprechend der Definition im System zu entwerfen. Seite 17

18 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung Kundenkarteien Eine Kartei ist eine Aufzeichnung an Informationen über den Individualgast, die Firma, das Reisebüro, die Source, den Lieferanten, dem Bucher oder dem Kontakt. Karteien können konstante Basisinformationen umfassen: beispielsweise Name des Gastes (oder der Firma, Reisebüro, etc.), Adresse, Sprache, ebenso Marketinginformationen, Verknüpfungen zu anderen Karteien, Notizen und statistische Informationen über künftige und frühere Hotelaufenthalte und Kundenbesuche. Die Hauptmaske der Kartei wird Navigator genannt und ist in 4 unterschiedliche Bereiche geteilt: Abfrage besteht aus mehreren Basissuchkriterien der Kartei und einer erweiterten Abfrageoption. Abfrageergebnisse die Ergebnisse der Abfrage, dargestellt im Rasterformat. Baumstruktur eine Übersicht aller mit dieser Kartei verbundenen Details, inklusive der Adresse, Kommunikationen, Verknüpfungen, Reservierungen, Archiv, etc. HTML Seite frei definierbare HTML-Anzeige, in einem Listenformat oder in einer Großansicht. Karteisuche Eingabe einer Karteiabfrage Die Abfragemaske ist in drei Bereiche aufgeteilt: Die Basissuchkriterien Die erweiterten Abfrageoptionen Die Auswahl der Karteiansicht Sie können einige Felder ausfüllen, um die Suchkriterien zu beschränken. Die aktuelle Abfrage wird im Text-Format in einem Fenster auf der rechten Seite der Maske angezeigt. Falls keine Daten eingegeben werden, wird die Liste der Karteien in alphabetischer Reihenfolge dargestellt. Die Basissuchkriterien können entsprechend der Erklärung in Tabelle 4, Seite 20 ausgefüllt werden. Erweiterte Karteisuche Die erweiterte Abfrage besteht aus drei Auswahlfeldern: Mit dem ersten Feld erscheint eine Auswahlliste von möglichen Feldern. Das zweite begrenzt die Abfrage auf einer zweiten Ebene oder gibt eine Auswahl an Bedingungen. Das dritte Feld fordert einen frei formatierten Wert, der mit der Bedingung übereinstimmt. Seite 18

19 Karteien Anmerkung: Die aktuelle Abfrage wird im Textformat im Fenster auf der rechten Seite der Maske angezeigt. Sofern der Filter nicht gelöscht wird durch aktivieren der Schaltfläche LÖSCHEN, bleiben die Einträge bestehen und jede zusätzliche Abfrage wird hinzugefügt. Die erweiterten Karteisuchkriterien können entsprechend der Tabelle 5, Seite 20 ausgefüllt werden. Karteiansicht In der Auswahl der Karteiansicht können Sie die Karteianzeige - unter der Vorgabe aller Karteien - auf alle aktiven oder inaktiven Karteien eingrenzen. Die Auswahl der Karteiansicht kann so ausgefüllt werden, wie es in Tabelle 6, Seite 21 erklärt wird. Ersatzzeichen Die Suchkriterien können ebenso unter der Verwendung von Ersatzzeichen (%) eingegeben werden. Zum Beispiel: für M%ller werden Möller, Müller angezeigt, %Bank wird Investment Bank, Deutsche Bank erwidern und Fidelio% bringt Fidelio GmbH oder Fidelio Inc. Suchname Funktionalität Namen, die mit einem Umlaut oder Sonderzeichen, wie zum Beispiel Müller geschrieben werden, werden automatisch mit dem Suchname ohne Umlaut oder Sonderzeichen gespeichert. Wenn im Feld Namen nach Muller gesucht wird, werden Müller und Muller im Ergebnisraster angezeigt. Aktivieren der Suche Um die Suche zu aktivieren, muss man das Feld SUCHE anklicken. Aufgrund der Zeit, die es dauern kann, um in einer großen Datenbank zu suchen, wurden zwei verschiedene Suchoptionen eingerichtet. Indem man auf das Feld SUCHEN klickt, wird die maximale Anzahl an Karteien erscheinen, die unter SETUP-> KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN-> SUCHMASKEN definiert wurden. Falls mehr Karteien vorhanden sind, als angezeigt werden soll, erscheint die Frage Es gibt mehr als x Einträge. Möchten Sie alle sehen? Indem man das Feld VOLLE SUCHE anklickt, werden alle Karteien angezeigt, die den Kriterien entsprechen. Bitte beachten Sie, dass falls die Einstellungen SUCHE WÄHREND EINGABE unter SETUP-> KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN-> SUCHMASKEN aktiviert wurden, Suite 8 sofort nach Eingabe der Werte in die Felder die Suche startet und es nicht notwendig ist, das Feld Suche anzuklicken. Eine vollständige Erklärung der Karteisuchmaske befindet sich im Suite 8 Konfigurations-Handbuch unter Hoteldaten Suchmaske. Eine Liste der Karteien, die dem entspricht, was Sie spezifiziert haben, wird angezeigt. Zum Beispiel: wenn Sie eine Suche nach dem Nachnamen Thomas bestimmen, zeigt das Grid eine Liste über alle Karteien mit Personen an, die den Nachnamen Thomas haben. Die Abfrageergebnisse können einfach entfernt werden, indem Sie auf das Feld LÖSCHEN klicken. Seite 19

20 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung Eingrenzen der Suche Wenn die Suche einmal durchgeführt wurde, kann die Suche näher eingegrenzt werden, indem Sie das Feld SUCHE IN GRID betätigen. Das Feld Suche ermöglicht dem Anwender folgendes: Tabelle 4: Feld Name Vorname Stadt Suche in allen oder speziellen Spalten innerhalb des Rasters. Suche nach speziellem Text und um die Richtung der Suche zu kontrollieren. Nach Groß- und Kleinschreibung oder nur nach ganzen Wörtern suchen. ID (Kartei ID) Typ Nur Master Exkl. Tochterfirmen Zeige Familienmitglieder Tabelle 5: Dialogbox - Karteisuche Informationen Der Name des Kunden oder der Nachname des Individual-Gastes. Der Vorname des Gastes. Die Stadt, die sich in der primären Adresse befindet. Die individuelle Kartei-ID, die Version 8 zuteilt. Den Karteityp Dialogbox Erweiterte Karteisuche Begrenzt die Suche nur auf Hauptfirmen. Feld Auswahl/Bedingung Wert Begrenzt die Suche auf (Mutter-)Firmen und zeigt keine Tochterfirmen an. Familienmitglieder, die mit einer Kartei verknüpft sind und mit Verberge Familienmitglieder markiert sind, werden angezeigt, wenn dieses Feld ausgewählt wird. Mitgliedschaften A/R Nummer A/R Nummer IATA Nummer IATA Nummer Benutzer angelegt gleich /ungleich Alle Benutzer, die im System definiert wurden. Erstellungsdatum gleich /ungleich Ein ausgewähltes Datum. VIP Code gleich /ungleich Ein spezieller VIP Code. Mailing Code gleich /ungleich Ein spezieller Mail-Code. Land gleich /ungleich Ein ausgewählter Länder-Code. PLZ gleich /ungleich Eine spezielle Postleitzahl. Seite 20

21 Karteien Kommunikation /Homepage/ Fax/Telefon Eine spezielle - Adresse/Homepage/Fax- oder Telefonnummer. Strasse Gleich/nicht wie Ein freies Textfeld. Anmerkung: Die verfügbaren Mitgliedschaften, unter welchen die Suche durchgeführt werden kann, sind abhängig von den Mitgliedschaften, die in Ihrem Betrieb konfiguriert wurden. Anmerkung: Die Mailingfunktionalität benötigt einen zusätzlichen Lizenzcode. Tabelle 6: Status Alle Nur aktive Nur Inaktive Ansichtsoptionen - Kartei Anzeige Alle Karteien ohne Rücksicht auf den Status. Nur aktive Karteien. Nur inaktive Karteien (Das Feld Aktiv blieb in der Kartei leer). Anpassen des Rasters im Kartei Navigator Mit entsprechenden Benutzerrechten unter SETUP->KONFIGURATION->BENUTZER- >BENUTZER DEFINITION->RECHTE->VERSCHIEDENES->GRID LAYOUT ANPASSUNG ist es möglich das Raster im Kartei Navigator entsprechend den Anforderungen anzupassen. Klicken Sie in das Raster mit der rechten Maustaste. Wählen Sie ANPASSEN, um die Maske zu öffnen und fügen Sie Felder hinzu oder entfernen Felder aus dem Karteinavigatorraster: Felder, die bereits in Nutzung sind werden mit einem grünen Hacken angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Stift, um die Tabelleneigenschaften zu ändern oder anzusehen. Um ein Feld im Raster zu verschieben, wählen Sie das Feld aus und ziehen es mit der Maus an die gewünschte Position. Tabelle 7: Status Feldname Caption Tabelleneigenschaften - Karteiraster Anzeige Der Feldname aus der Datenbank. Die Spaltenbezeichnung Seite 21

22 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung Status Fixed Anzeige Fixiert die Spalte fest auf der linken Seite, wenn nach rechts geblättert wird, um zusätzliche Felder zu sehen. Felder, die als fixed markiert sind werden in grau angezeigt. Wählen Sie WIEDERHERSTELLEN, um die Standardansicht anzuwenden. Wählen Sie ZEIGE STANDARDS, um in der aktuellen Ansicht die Standardansicht zu sehen. Wählen Sie DRUCKEN, um das Raster auszudrucken oder zu exportieren. Benutzer, die mit der Fidelio Version 8 Tabellenstruktur und den Feldern vertraut sind, können eine kundenspezifische View für die Karteisuche erstellen. Dafür muss der Parameter Kundenspezifische View in Karteisuche aktiviert sein unter SETUP- >KONFIGURATION->VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->SUCHMASKEN. Um Felder für das Karteiraster auswählen zu können, muss die View V8_sys_customxcmssearch angepasst werden. Hier ein Beispiel, um die Beschreibung eines Finanzkontos hinzuzufügen: create or replace force view v8_sys_customxcmssearch (customxcmssearch_xcms_id, zfac_longdesc) as select xcms_id customxcmssearch_xcms_id, (select zfac_longdesc from zfac where zfac_actvalidfrom is not null and zfac_actvaliduntil is null and xcms.xcms_id=zfac.zfac_xcms_id and rownum=1) zfac_longdesc xcms; Anmerkung: Felder aus einer kundenspezifischen View werden automatisch dem Raster hinzugefügt. Anmerkung: Die Druck und Exportfunktion sollte genutzt werden bevor Änderungen im Raster gespeichert werden. Neue Kartei Auf der Maske Karteisuche klicken Sie auf das Feld NEU und wählen den gewünschten Karteityp. Für eine Erklärung der Optionen im Auswahlfeld Neue Kartei, beziehen Sie sich bitte auf Tabelle 8, Seite 23. Die Suchmaske Kartei des ausgewählten Karteityps wird angezeigt. Seite 22

23 Karteien Die Kartei besteht für alle Karteikategorien aus verschiedenen Masken, jede einzelne durch einen Karteireiter dargestellt. Bezüglich einer Erklärung der Karteiraster aus der Maske Neue Kartei, siehe Tabelle 9. Anmerkung: Es gibt zwei verschiedene Typen der Karteimasken, eine für Individual und Bucher, die zweite für alle anderen Karteitypen. Tabelle 8: Auswahlfeld Option Neue Kartei Schreiben Sie in dieses Feld Individual Firma Reisebüro Source Lieferant Kontakt Bucher Mit folgenden Informationen Ein Individualgast. Eine Firma, die Zimmer reserviert. Ein Reisebüro, das Zimmer reserviert. Eine Reservierungsstelle, die weder Firma noch Reisebüro ist. Ein Lieferant, der Zimmer reserviert. Ein Kontakt, der Zimmer reserviert. Ein Bucher, der Zimmer reserviert. Anmerkung: Die verfügbaren Karteitypen sind davon abhängig, welche in Ihrem Betrieb konfiguriert wurden. Tabelle 9: Feld Kartei Weitere Felder Notizen Verknüpfte Karteien Verknüpfte Dokumente Karteien - Karteimaske Informationen Eine Aufnahme der Hauptinformationen über den Gast, die Firma, das Reisebüro, die Gruppe oder einer anderen Source. Eine Fortsetzung der Karteimaske. Eine unbegrenzte Anzahl an Notizen kann mit jeder Kundenkartei verknüpft werden. In dieser Kartei werden neue Verknüpfungen mit anderen Karteien durchgeführt, ebenso können bestehende Verknüpfungen angesehen, geändert oder gelöscht werden. In dieser Kartei können Dokumente hinzugefügt werden. Bereits verknüpfte Dokumente können angesehen oder aus der Kartei entfernt werden. Anmerkung: Das Dokumentenhandling ist Teil der Fidelio Suite 8 Small Business Edition Feature List. Seite 23

24 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung Feld Familie Informationen In dieser Kartei können Familienmitglieder und Kontakte mit dem Nachnamen, Vornamen und dem Geburtstag eingegeben werden. Für jedes Familienmitglied, das eingegeben wird, entsteht eine neue Kartei. Anmerkung: Die Familien-Kartei ist nur verfügbar wenn der Parameter: Familienassistent aktiv unter SETUP->KONFIGURATION- >VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->KARTEI aktiv ist. Anlegen einer Kartei für einen Individualgast Sie können speziell für einen Individualgast oder Bucher eine Kartei anlegen. Klicken Sie auf der Suchmaske Kartei auf das Feld NEU und wählen den gewünschten Karteityp. Die Karteimaske erscheint mit der Anzeige Neue Individualkartei oder Neue Bucherkartei in der Titelzeile im Kopf der Maske. Das Feld Nachname hat fettgedruckte Buchstaben. Dies zeigt an, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt. Alle anderen Felder sind fakultativ. Vervollständigen Sie die fakultativen Felder durch Eintippen der Informationen oder mittels Auswahl der Informationen aus den Auswahllisten. Einige Felder, namentlich Adresse, Kommunikationen und Gästekarteninformationen ermöglichen zahlreiche Eingaben von Daten. Deshalb erscheint hier, wenn man Daten eingibt, eine separate Maske, ebenso kann eine Eingabe hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Bezüglich einer Erklärung der Felder auf der Karteimaske, siehe Tabelle 10, Seite 25 Anmerkung: Vergewissern Sie sich, dass sie die Namen in korrekter Großschreibung eintragen. So wie ein Name in der Karteimaske eingegeben wird, erscheint er auf Briefen und Rechnungen. Da Suchprozesse unabhängig von Groß-/Kleinschreibung sind, werden Sie durch die Großschreibung nicht beeinflusst. Tabelle 10: Feld Name Karteimaske: Individual-Gast Informationen Geben Sie den Nachnamen mit passender Großschreibung ein. Die Form, wie ein Name in der Karteimaske eingegeben wird, entspricht der Darstellung auf Briefen und auf Rechnungen. Da bei der Suche Groß-/Kleinschreibung nicht berücksichtigt wird, wird dies durch die Großschreibung nicht beeinflusst. Seite 24

25 Karteien Feld Vorname Sprache Titel Adressanrede Briefanrede Kontaktpräferenz Adresse Adress-Typ Primär Land PLZ Stadt Staat/BL Informationen Strasse 1 Adresszeile 1 Strasse 2 Adresszeile 2 Strasse 3 Adresszeile 3 Geben Sie hier den Vornamen des Gastes ein. Die Eingabe in diesem Feld, die aus einer Auswahlliste an Sprachen-Codes ausgewählt wird, steuert die Sprache, in welcher der Gast angesprochen werden sollte und die Korrespondenz erhalten sollte. Dieses Feld sollte für aristokratische Titel, wie zum Beispiel Graf, Prinzessin, etc. verwendet werden. Wählen Sie aus der Auswahlliste den Code für die Adressanrede. Die Briefanrede wird automatisch basierend auf der ausgewählten Adressanrede vervollständigt. Dies kann dann wie gewünscht geändert werden. Die vorgegebene Kontaktpräferenz ist die aktuelle Kartei. Dennoch werden alle angeknüpften Karteien in der Auswahlliste angezeigt. Eine unbegrenzte Anzahl an Adressen kann pro Kartei, jedoch nur eine pro Adresstyp eingegeben werden. Eine der angegebenen Adressen muss als primäre Adresse definiert werden. Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Adresse einzugeben; das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Adresse zu editieren und auf ADRESSE LÖSCHEN, um eine bestehende Adresse zu löschen. Wählen Sie den Adressen-Typ aus der Auswahlliste. Wählen Sie aus dieser Adresse den primären Adress-Typ. Die erste eingegebene Adresse wird als primäre Adresse markiert. Wählen Sie den Ländercode aus der Auswahlliste. Geben Sie hier die Postleitzahl ein. Geben Sie hier die Stadt ein. Geben Sie hier den Staaten-Code oder das Bundesland ein. Seite 25