DESY Dienst- und Einsatzplanung. Überblick über die Funktionalität

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1 DESY Dienst- und Einsatzplanung Überblick über die Funktionalität VIA Software GmbH & Co KG Dokumentversion.0 vom

2 Was ist DESY? DESY ist ein System zur Dienst- und Einsatzplanung für Unternehmen aller Branchen Wichtige Merkmale von DESY sind die vollständige Integration der Funktionen Bedarfsplanung, Dienstplanung und Einsatzplanung Mehrbenutzerfähigkeit Echtzeitfähigkeit die Einbindung leistungsfähiger Optimierungsfunktionen Dienstplan-Generierung Erstellung eines Tageseinsatzplans übersichtliche Gantt-Chart Darstellungen umfangreiche Report-Funktionen alle Benutzer können gleichzeitig dieselben Daten sehen und bearbeiten ein differenziertes Nutzer-Berechtigungskonzept eine konsistent gestaltete Benutzeroberfläche Planung von Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten (Urlaub etc.) Dienstplanung Bedarfsplanung untertägige Planung des Mitarbeitereinsatzes Einsatzplanung Erfassung und Verwaltung des nach Einsatzart / Qualifikation differenzierten Mitarbeiterbedarfs Was ist DESY?

3 Gantt-Charts DESY stellt Dienst- und Einsatzpläne in übersichtlichen Gantt-Charts dar Dienstplan-Gantt-Chart Was ist ein Gantt-Chart? ein horizontales Balkendiagramm, das die zeitliche Lage und Dauer von Vorgängen graphisch darstellt. Es ist nach dem Ingenieur Henry Gantt benannt, der diese Methode in den ersten Jahren des 0. Jahrhunderts entwickelte Gantt-Chart zur Darstellung des Mitarbeiterbedarfs Gantt-Chart zur Einsatzplanung Gantt-Charts

4 Urlaub planen Abwesenheiten können in DESY auf einfachste Weise erfaßt werden So planen Sie z.b. einen Urlaub: Markieren Sie im Gantt-Chart den gewünschten Zeitraum Bewegen Sie den Mauszeiger in den markieren Bereich, betätigen Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt Abwesenheit definieren Es erscheint das Fenster Abwesenheitszuordnung. Geben Sie das Kürzel U für die Abwesenheitsart Urlaub ein und betätigen Sie den OK-Button 4 Anschließend wird der geplante Urlaub im Gantt-Chart angezeigt Auf diese Art und Weise können Sie ebenso Abwesenheiten anderer Art erfassen wie z.b. Krankheit, Lehrgang, Bildungsurlaub etc. Urlaub planen

5 Einzelne Dienste planen Die Erfassung und Änderung von einzelnen Diensten ist einfach und intuitiv benutzbar So planen Sie einen einzelnen Dienst: Klicken Sie doppelt auf das gewünschte Feld im Gantt-Chart Es erscheint das Fenster Mitarbeiter-Einsatz Wählen Sie nun entweder direkt eine Schicht aus... die Zeiten sind unter dem angegebenen Schichtsymbol im System hinterlegt... oder erfassen Sie die Zeiten manuell Einzelne Dienste planen

6 Dienstfolgen planen Eine Folge von Diensten kann in DESY in einem Arbeitsgang geplant werden So planen Sie eine Folge von Diensten: Markieren Sie im Gantt-Chart den gewünschten Zeitraum Bewegen Sie den Mauszeiger in den markierten Bereich und betätigen Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie dann den Menüpunkt Schichtplan zuordnen Es erscheint folgendes Fenster, in dem Sie einen Schichtplan auswählen können Der ausgewählte Schichtplan muß im System hinterlegt sein. Im Beispiel handelt es sich bei Plan F/S um einen Schichtplan, in dem sich Früh- und Spätschichten von Woche zu Woche abwechseln. Der Plan hat also einen -Wochen-Rhythmus Definition des Schichtplans Plan F/S in den Stammdaten 4 Die Dienstfolge erscheint daraufhin im Gantt-Chart In den Stammdaten können Sie jede beliebige Folge von Schichten, die sich nach einer bestimmten Anzahl von wiederholen soll, als Schichtplan definieren Dienstfolgen planen

7 Einsatzarten definieren Mit Hilfe der Einsatzarten können in DESY verschiedene Tätigkeitsfelder oder Einsatzorte voneinander unterschieden werden So definieren Sie eine Einsatzart: Wählen Sie im Menü Stammdaten den Menüpunkt Einsatzarten Es erscheint das Listenfenster Einsatzarten. Betätigen Sie den Button Neu. In dem erscheinenden Dialog können Sie nun eine Einsatzart erfassen Geben Sie den Kurztitel (Id) sowie die Bezeichnung der Einsatzart ein Wählen Sie gesamt als übergeordnete Einsatzart Ganztägige Einsätze werden im Gantt-Chart in dieser Farbe dargestellt Einsatzarten definieren

8 Schichten erfassen Durch die Definition von Schichten wird die Erstellung eines Dienstplans erleichtert So erfassen Sie eine Schicht: Wählen Sie im Menü Stammdaten den Menüpunkt Schichten Es erscheint das Listenfenster Schichten. Betätigen Sie den Button Neu. Nun können Sie eine neue Schicht definieren: Geben Sie den Kurztitel (Id) der Schicht ein. Diese Bezeichnung erscheint im Gantt-Chart und dem Dienstplan-Ausdruck Erfassen Sie hier die zeitliche Lage der Schicht sowie die Gesamtpausenlänge. (Die Dauer der Schicht Brutto/Netto wird automatisch berechnet) Die Eingabemaske verändert sich in Abhängigkeit von der Auswahl keine Einsatzart: eine Einsatzart: die Schicht ist nur durch ein Zeitintervalll bestimmt der Schicht ist eine Einsatzart ganztägig zugeordnet mehrere Einsatzarten: der Schicht ist eine bestimmte Folge von Einsätzen fest zugeordnet Schichten erfassen

9 Mitarbeiter erfassen DESY verwaltet sowohl die Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche und Überstunden der Mitarbeiter als auch deren Tätigkeitsbereiche So erfassen Sie die Stammdaten eines Mitarbeiters: Wählen Sie im Menü Stammdaten den Menüpunkt Mitarbeiter Es erscheint das Listenfenster Mitarbeiter. Betätigen Sie den Button Neu Nun können Sie die Daten des Mitarbeiter erfassen. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Kürzels (Id) und des Namens des Mitarbeiters 4 Die untere Hälfte des Dialogs ist in vier Karteikarten aufgeteilt. Erfassen Sie die Mitarbeiterdaten Karte für Karte Erfassen Sie hier die Adresse, Tel.-Nr. etc. Entscheiden Sie, in welchen Einsatzarten der Mitarbeiter tätig sein darf Tragen Sie hier die Wochenarbeitszeit und die Überstunden zu einem frei wählbaren Stichtag ein. Erfassen Sie den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters und den Resturlaub zu einem frei wählbaren Stichtag Mitarbeiter erfassen

10 Arbeitszeiten anzeigen DESY verschafft einen schnellen Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten So können Sie sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter anzeigen lassen: Betätigen Sie den Button Ansicht Aktivieren Sie die Option Anzeige der monatlichen Arbeitszeiten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK Anzeige der Arbeitszeiten des aktuellen Monats Die monatlichen Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter werden im Hauptfenster angezeigt Anzeige der Arbeitszeiten desjenigen Monats, an dem sich der Mauszeiger im Gantt-Chart gerade befindet (die Anzeige wechselt automatisch mit der Bewegung des Mauszeigers in einen anderen Monat) Sie können sich zusätzlich zu den monatlichen Arbeitszeiten noch weitere Informationen anzeigen lassen. Betätigen Sie dazu ebenfalls den Button Ansicht und wählen Sie die gewünschten Anzeige Arbeitszeiten anzeigen

11 Bedarfsplanung Grundlage der Dienst- und Einsatzplanung ist der nach Einsatzarten differenzierte Mitarbeiterbedarf So erfassen Sie Ihren Mitarbeiterbedarf: Auf der Karteikarte Bedarfe erscheint eine Übersicht über die einzelnen Bedarfe Wählen Sie im Menü Ansicht den Menüpunkt Bedarfsplanung Die Karteikarte Tagessicht veranschaulicht die zeitliche Lage der einzelnen Bedarfe eines Tages Die Darstellung ist nach den zugeordneten Einsatzarten der Bedarfe gegliedert Über das Fenster Mitarbeiterbedarf können Sie einen Bedarf erfassen oder ändern Sollte ein Bedarf vorübergehend nicht mehr bestehen, so lässt er sich auf nicht aktiv setzen. Damit können auf einfache Weise unterschiedliche Bedarfs-Szenarien betrachtet werden Es wird zwischen Einzelbedarfen und periodisierten Bedarfen unterschieden. Während ein Einzelbedarf sich nur auf ein einzelnes Datum bezieht, besteht ein periodisierter Bedarf im wöchentlichen Rhythmus Bedarfsplanung

12 Einsatzplanung Die DESY Einsatzplanung ist einfach zu bedienen und bietet eines hohes Maß an Transparenz So können Sie den untertägigen Mitarbeitereinsatz planen: Wählen Sie im Menü Ansicht den Menüpunkt Tageseinsatzplan Mit Drag and Drop können Sie nun manuell einzelne Bedarfe den Mitarbeitern zuordnen. Ziehen Sie dazu den Bedarf bei gedrückter Maustaste auf die A Rbeitszeit des Mitarbeiters Drag nach dem Drop Es erscheint eine zweigeteilte Übersicht zu einem ausgewählten Tag. Der obere Teil stellt die Einsatzplanung aus Sicht der Bedarfe dar, der untere Teil aus Sicht der Mitarbeiter Bedarfs-Sicht: - zeitliche Lage der Bedarfe - Abdeckung der Bedarfe durch Mitarbeiter nicht abgedeckter Bedarf Die Bedarfe sind dunkelblau hinterlegt. Die darüber gezeichneten Balken repräsentieren geplante Mitarbeitereinsätze Mitarbeiter-Sicht: - Anwesenheitszeiten - zugeordnete Einsätze geplanter Mitarbeitereinsatz nicht verplante Anwesenheitszeit Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sind dunkelblau hinterlegt. Die darüber gezeichneten Balken stellen geplante Einsätze dar Einsatzplanung

13 Einsatzoptimierung DESY bietet eine automatische Generierung eines Tages-Einsatzplans So können Sie einen Einsatzplan automatisch erstellen: Analog zur manuellen Einsatzplanung wählen Sie im Menü Ansicht den Menüpunkt Tageseinsatzplan Betätigen Sie den Button AutoAssign. Die automatische Optimierung des Einsatzplans wird hierduch gestartet Während der Optimierung werden der Optimierungsfortschritt und die beste bisher gefundene Lösung in dem Fenster Auto Assign dargestellt Aufgabe der Optimierung ist die bestmögliche Zuordnung der definierten Bedarfe zu den Anwesenheitszeiten der nach Dienstplan verfügbaren Mitarbeiter. Die Einsatz-Restriktionen der Mitarbeiter werden hierbei selbstverständlich berücksichtigt Zur Steuerung des Optimierungsprozesses wird intern eine mathematische Funktion verwendet, die die Güte von möglichen Zuordnungen mißt. Je größer der Wert dieser Zielfunktion ist, desto besser ist die betreffende Lösung 4 Nach der Beendigung der Optimierung wählen Sie Schließen oder Lösung übernehmen um zur manuellen Tageseinsatzplanung zurückzukehren Einsatzoptimierung

14 Reports DESY enthält umfangreiche Report-Funktionen So erhalten Sie z.b. eine Monatsübersicht der Arbeitszeiten eines Mitarbeiters: Wählen Sie im Menü Reports den Menüpunkt Monatsübersicht für einzelnen Mitarbeiter Es erscheint der Report Monatsübersicht. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter und Monat weitere Optionen dieses Reports: Anzeige aller Arbeitszeiten der Mitarbeiter einer Abteilung in einem Monat Anzeige aller Einsätze einer bestimmteneinsatzart in einem Monat Reports

15 Fazit DESY ist eine leistungsfähige und einfach zu bedienende Software für die Dienst- und Einsatzplanung Argumente, die für eine Entscheidung für DESY sprechen: vollständige Integration der Bedarfsplanung, Dienstplanung und Einsatzplanung leistungsfähige Optimierungskomponenten großer Funktionsumfang einfache und konsistente Bedienung Monate kostenlose Updates Sprechen Sie mit uns. Wir unterbreiten Ihnen gerne ein individuelles Angebot. VIA Software GmbH & Co KG Robert-Bosch-Straße 0a 60 Dreieich-Sprendlingen Tel / Fax / Ansprechpartner: Clarissa Burk Frank Umbach Dr. Klaus-Uwe Koschnick Fazit

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