Wegweiser zur Arbeitszeit

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1 Wegweiser zur Arbeitszeit Im Feld der kirchlichen Jugendarbeit, wie auch in anderen pastoralen Feldern, ist Zeit eine wesentliche Ressource der Arbeit. Die inhaltlichen Prinzipien unserer Arbeit, wie etwa das personale Angebot (vgl. Leitlinien S. 23), unterstreichen die Bedeutung und den Wert von Arbeitszeit für das Handeln in der kirchlichen Jugendarbeit. Wie jede Ressource ist auch Arbeitszeit begrenzt und es bedarf eines (selbst-)verantwortlichen Umgangs mit dieser Ressource. (Selbst-)verantwortlich meint konkret: den zielorientierten und planvollen Umgang mit Aufgaben durch den/die einzelne/n Mitarbeiter/in, die Teams sowie Vorgesetzte eine reflektierte Haltung im Spannungsfeld von Wünschenswertem und Realisierbarem Bereitschaft, Konflikte im Sinne der Abgrenzung einzugehen. Für den Nachweis und die sinnvolle Kontrolle geleisteter Arbeitszeit stellt der Dienstgeber verschiedene Instrumente zur Verfügung, die für die jeweiligen Berufsgruppen unterschiedlich gelten (elektronische Zeiterfassung, Arbeitszeitnachweis). Anliegen des Erzbischöflichen Jugendamtes ist es, dass in der konkreten Zusammenarbeit für die Mitarbeiter/innen untereinander und zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter/innen sowie den Partner/innen im Feld die notwendige Transparenz und Nachvollziehbarkeit besteht. Hierfür wird an jeder Dienststelle / in jeder Einrichtung ein Tischkalender geführt, in den An- und Abwesenheitszeiten aller Mitarbeiter/innen frühzeitig eingetragen werden, was auch der Verwaltungskraft erlaubt, am Telefon verbindlich Auskunft geben zu können. Grundlage für diesen Wegweiser sind das Bundesarbeitszeitgesetz (BazG), das Arbeitsvertragsrecht der Bayerischen (Erz-)Diözesen (ABD), die Regelung der flexiblen Arbeitszeit im Erzbischöflichen Ordinariat München und in den nachgeordneten Einrichtungen in der Fassung vom sowie die Dienstordnungen der einzelnen Berufsgruppen. Bestandteile des Wegweisers zur Arbeitszeit: 1 Übersicht über anrechenbare Arbeitszeiten 2 Der Arbeitszeitnachweis 3 Zeitzuschläge 4 Pausen 5 Ruhezeiten 6 Höchstarbeitszeit 7 Freizeitausgleich 8 Urlaub 9 Krankheit Wegweiser zur Arbeitszeit Seite 1 von 8

2 1 Übersicht über anrechenbare Arbeitszeiten Vorbemerkung: Es wird unterschieden, in welcher Funktion ein/e Mitarbeiter/in an dienstlichen Veranstaltungen teilnimmt. Die dadurch unterschiedliche dienstliche Beanspruchung führt zu unterschiedlicher Anrechnung von Arbeitszeit. Da jedoch nicht alles bis ins Detail regelbar ist, muss gegebenenfalls der Einzelfall geprüft werden. Die Regelungen gelten für alle Berufsgruppen. Veranstaltungen/Maßnahmen Leitende/beratende Tätigkeit Tage der Orientierung max. 10 Std. 1) Leitung von Kursen und Wochenenden max. 10 Std. 1) Teilnehmende/besuchende Tätigkeit Fahrten und Freizeiten max. 10 Std. 1) dienstliche Beanspruchung + Fahrtzeit an An- u. Abreisetag, Konferenzen der Verbände Freiwillige berufliche Fortund Weiterbildung ABD Teil A, 1. Allgemeiner Teil, 1. Abschnitt, 5-5a vgl Regelungen zur Fort- und Weiterbildung sowie zu Exerzitien Exerzitien ABD Teil A, 1. Allgemeiner Teil, 4. Abschnitt, 29, Abs. 1 a, Satz d vgl Regelungen zur Fort- und Weiterbildung sowie zu Exerzitien dienstliche Beanspruchung + Fahrtzeit an An- und Abreisetag, höchstens jedoch 10 Std. 1) dienstliche Beanspruchung + Fahrtzeit an An- und Abreisetag, höchstens jedoch 10 Std. 1) Sollarbeitszeit 2) Sollarbeitszeit 2) Eintägige Veranstaltungen und Seminare (z. B. Studientage) Interne mehrtägige Fortbildungen Konferenzen Einführungsveranstaltungen Klausuren für pädagogische und pastorale Mitarbeiter/innen und Verwaltungskräfte vgl Regelungen zur Fort- und Weiterbildung sowie zu Exerzitien tatsächliche dienstliche Beanspruchung + An- und Abreise, max. 10 Std. 1) bis 7,8 Std. 1) + Fahrtzeit bis max. 10 Std. 1) bis 7,8 Std. 1) + Fahrtzeit an An- und Abreisetag, höchstens jedoch 10 Std. 1) In der Regel wird die anrechenbare Arbeitszeit in der jeweiligen Einladung veröffentlicht. Wegweiser zur Arbeitszeit Seite 2 von 8

3 Veranstaltungen/Maßnahmen Leitende/beratende Tätigkeit Supervision vgl Supervisionsordnung Teilnehmende/besuchende Tätigkeit Zeit der Supervisionseinheiten = Arbeitszeit Fahrtzeit: Region München (einfach) bis 1 Std. Regionen Nord/Süd bis 1,5 Std. 1) Betriebsausflug Sollarbeitszeit 2) Sollarbeitszeit 2) Sonstige dienstliche Veranstaltungen wie Weihnachtsfeier, Sommerfest, Besinnungsnachmittag für die Mitarbeiter/innen der Zentrale, etc., die freiwillig besucht werden Berufsgruppentreffen tatsächliche dienstliche Beanspruchung + An- und Abreise, tatsächliche dienstliche Beanspruchung + An- und Abreise, 50% der durchschnittlichen 1) 2) Sollarbeitszeit Teilzeitkräfte: Regelung gilt auch, wenn die Veranstaltung auf einen Wochentag fällt, an dem der/die Mitarbeiter/in in der Regel nicht arbeitet tatsächliche dienstliche Beanspruchung + An- und Abreise, 1) 2) gilt auch für Mitarbeiter/innen in Teilzeit Sollarbeitszeit ist die durchschnittliche Tagesarbeitszeit (z.b. 39 h : 5 = 7,8 h bei Vollzeitkräften). Für Teilzeitkräfte, die an weniger als 5 Tagen in der Woche arbeiten, gilt: Wochenarbeitszeit : Anzahl der vereinbarten tatsächlichen Wochenarbeitstage (z.b. 20 h : 4 = 5 h). 2 Der Arbeitszeitnachweis Folgende Mitarbeiter/innengruppen sind verpflichtet, monatliche Arbeitszeitnachweise manuell zu erstellen: Bereichsleiter/innen, Jugendpfleger/innen, Verwaltungsmitarbeiter/innen an den Außenstellen des Erzb. Jugendamtes, Fachreferent/innen, hauptamtliche und hauptberufliche Referent/innen des BDKJ und seiner Mitgliedsverbände, hauptamtliche Mitglieder des Diözesanvorstand BDKJ, Berufspraktikant/innen der Fachakademie für Sozialpädagogik und Jahrespraktikant/innen der Fachhochschule für Soziale Arbeit. Die Arbeitszeitnachweise dienen der Selbstkontrolle des Mitarbeiters/ der Mitarbeiterin sind ein Mittel der Arbeitszeitplanung sind ein Mittel der Arbeitszeitkontrolle Für die Erstellung des Arbeitszeitnachweises ist das entsprechende Formular (siehe Ordner Formulare, F 1) zu verwenden. Die Arbeitszeit der Verwaltungsmitarbeiter/innen im KorbiniansHaus wird über das WWF erfasst. Wegweiser zur Arbeitszeit Seite 3 von 8

4 Hinweise zum Ausfüllen des Formulares Arbeitszeitnachweis (siehe auch Musterblatt unter Ordner Formulare, F 2): 1. Die Berechnung der Arbeitszeit erfolgt auf der Grundlage der jährlich erstellten Soll- Arbeitszeit-Liste. Die monatliche Sollstundenzahl entsprechend der Soll-Arbeitszeit-Liste ü- bertragen. 2. In den Spalten von bis wird der tatsächliche Zeitraum der Anwesenheit eingetragen. Die anrechnungsfähige Arbeitszeit ergibt sich nach Abzug der Pausenzeiten in der letzten Spalte. 3. Berechnungsgrundlage für Freizeitausgleich, Urlaub, Bildungsurlaub (einschließlich Reisezeit), Arbeitsbefreiung und Abwesenheit durch Krankheit ist sowohl bei Voll- als auch bei Teilzeitkräften die jeweils tägliche Sollarbeitszeit. Sollarbeitszeit ist die durchschnittliche Tagesarbeitszeit (Wochenarbeitszeit : 5; z.b. 7,8 h bei Vollzeitbeschäftigten) 4. Innendienst Bei Inanspruchnahme von Zeitzuschlägen im Innendienst ist der Zweck der Tätigkeit anzugeben. Für Büroarbeit werden keine Zeitzuschläge ausbezahlt (und als solche wird der Innendienst zunächst verstanden). 6. Außendienst Zweck und Ort des Außendienst-Termins sind anzugeben. Dabei sind Formulierungen zu verwenden, die auch für Außenstehende nachvollziehbar sind: z. B. Beratung KLJB- Kreisvorstand, Einzelberatung GL, Arbeitseinheit GL-Kurs, Unterstützung Verantw.- Runde XY, Leitung Spieleeinheit Winterfreizeit usw. 7. Unterbrechung/ Pausen Bei einer tatsächlichen Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten, bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden ist eine Pause von mindestens 45 Minuten einzulegen. Die Pausenzeiten sind nach ihrer tatsächlichen Dauer zu erfassen und in Stunden und Minuten anzugeben (auf- bzw. abrunden auf Viertelstunden): z. B. 30 Minuten = 00:30, 1 Stunde und 15 Minuten = 01: Gesamtstunden Die Summe der Gesamtstunden ergibt unter Berücksichtigung angefallener Arbeitsstunden, Urlaub, Krankheit, Bildungsurlaub und Arbeitsbefreiung die geleisteten Ist-Stunden pro Monat. 9. Mehrarbeit bzw. Plusstunden/ Übertrag auf den Folgemonat Zeitguthaben bis zu 30 Stunden und Zeitschulden bis zu 10 Stunden können in den folgenden Monat übertragen werden. Ein höheres Zeitguthaben kann nur mit Genehmigung des/der Vorgesetzten und bei Vorlage eines Abbauplanes übernommen werden, sonst verfällt das Zeitguthaben. Auch höhere Zeitschulden können nur mit Genehmigung des Vorgesetzten und bei Vorlage eines Abbauplanes genehmigt werden. Plus- bzw. Mehrarbeitsstunden sind grundsätzlich bis zum Ende des nächsten Kalendermonats, spätestens bis zum Ende des dritten Kalendermonats auszugleichen. Dabei sind die Regelungen bezüglich des Abrechnungsstichtages (30. September eines Kalenderjahres) zu berücksichtigen, siehe 7. Freizeitausgleich. 10. Fristen Die ausgefüllten Formblätter sind vom Mitarbeiter/von der Mitarbeiterin zu unterzeichnen und bis zum 10. des Folgemonats über den Dienstweg einzureichen. Wegweiser zur Arbeitszeit Seite 4 von 8

5 3 Zeitzuschläge Zeitzuschläge sind mit einem eigenen Formular (siehe Ordner Formulare, F 3) zu beantragen und zusammen mit den Arbeitszeitnachweisen einzureichen. Hinweise zum Ausfüllen des Formulares Zeitzuschläge (Formular F 3): 1. Pro Monat ein Formular verwenden (Monat und Jahr angeben!). 2. Datum und Wochentag angeben. 3. Die Abrechnungszeiten sind in Stunden und Minuten anzugeben (auf- bzw. abrunden auf Viertelstunden): z. B. 30 Minuten = 00:30, 1 Stunde und 15 Minuten = 01: Die Zeitzuschläge betragen nach ABD, Teil A, 1. Allg. Teil, 2. Abschnitt, 8, je Stunde: für Arbeit an Sonntagen (0 bis 24 Uhr) 25 v. H. für Arbeit an Feiertagen (0 bis 24 Uhr) 35 v. H. für Arbeit am 24. Dezember und am 31. Dezember (ab 6 Uhr) 35 v. H. für Nachtarbeit (werktags 21 bis 6 Uhr) 20 v. H. für Arbeit an Samstagen (13 bis 21 Uhr) 20 v. H. Stand 1. September 2008 Beim Zusammentreffen mehrerer Zeitzuschläge wird nur der jeweils höchste Zeitzuschlag gezahlt. 5. Fahrzeit Für diese Zeiten werden keine Zeitzuschläge gewährt. Beim Eintrag der zuschlagspflichtigen Stunden ist dies zu berücksichtigen. 6. Anteilige Zeitzuschläge Für die Zeiten von Urlaub und Krankheit werden anteilig Zeitzuschläge gewährt, die sich aus dem Durchschnitt der Zeitzuschläge eines Jahres errechnen. Diese anteiligen Zeitzuschläge sind formlos über den Dienstweg zu beantragen. 7. Ausschlussfrist Der Anspruch auf Zeitzuschläge erlischt, wenn er nicht innerhalb von sechs Monaten schriftlich geltend gemacht wird. 4 Pausen Die Pausen sind nach ihrer tatsächlichen Dauer zu erfassen. Zeitliche Lage und Umfang werden von den Mitarbeiter/innen eigenverantwortlich bestimmt. Dabei sind die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestpausen einzuhalten ( 4 Arbeitszeitgesetz): bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden mindestens 30 Minuten, bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Wegweiser zur Arbeitszeit Seite 5 von 8

6 5 Ruhezeiten Zwischen Ende und Beginn der täglichen Arbeitszeit ist die gesetzlich vorgeschriebene Mindestruhezeit von ununterbrochen 11 Stunden einzuhalten. Für Mitarbeiter/innen mit spezifischen kirchlichen Tätigkeiten (z. B. Jugendseelsorger/innen, Jugendpfleger/innen, Bildungsreferent/innen) sieht die Kirchliche Arbeitszeitordnung (KAZO) in begrenztem Umfang vor, die Ruhezeiten auf 9 Stunden zu verkürzen: Sofern die Arbeit aufgrund ihrer Eigenart zusammenhängend mehr als einen Tag erfordert (z. B. Seminare, Kurse) und diese zielgruppenbedingt nicht ausschließlich an Werktagen vorgenommen werden kann, kann wie folgt vom ArbZG abgewichen werden: Die Dauer der Ruhezeit kann an bis zu vier Wochenenden (Freitag Uhr bis Sonntag Uhr) im Kalenderjahr um bis zu zwei Stunden verkürzt werden, wenn die Verkürzung innerhalb von vier Wochen durch Verlängerung anderer Ruhezeiten auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Sofern die Begleitung von Zielgruppen auf längeren Fahrten, Reisen, Freizeiten zu den dienstlichen Aufgaben der Mitarbeiter/innen gehört, kann die Dauer der Ruhezeit um bis zu zwei Stunden verkürzt werden, wenn die Verkürzung innerhalb von vier Wochen durch Verlängerung anderer Ruhezeiten auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Die Ruhezeit kann bis zu siebenmal innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen auf bis zu neun Stunden verkürzt werden, wenn die Art der Arbeit dies erfordert und die Kürzung der Ruhezeit durch entsprechende Verlängerung der Ruhezeit innerhalb von zwei Kalendermonaten oder acht Wochen ausgeglichen wird, insbesondere dann, wenn der Mitarbeiter den Zeitpunkt der dienstlichen Inanspruchnahme nicht selbst bestimmen kann. 6 Höchstarbeitszeit Die gesetzlich vorgeschriebene tägliche Höchstarbeitszeit darf nach Abzug der Pausen nicht mehr als 10 Stunden betragen ( 3 Arbeitszeitgesetz). Bei einer 6- bzw. 7-Tage-Woche können höchstens 60 Stunden als Arbeitszeit gerechnet werden. Eine durchgehende Beschäftigung über regelmäßig 7 Tage in der Woche ist nicht erlaubt. Dem Grundsatz nach dürfen Arbeitnehmer/innen an Sonn- und Feiertagen nicht beschäftigt werden, siehe 9 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Ausnahmen sind in 10 ArbZG geregelt. Soweit ausnahmsweise an einem Sonntag gearbeitet werden darf, ist innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von 2 Wochen ein Ersatzruhetag zu gewähren, 11 ArbZG. Die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes sind zwingende Arbeitnehmerschutzvorschriften und selbst dann einzuhalten, wenn der oder die Beschäftigte sich freiwillig zu einer Abweichung bereit erklären würde. Für Mitarbeiter/innen mit spezifischen kirchlichen Tätigkeiten (z. B. Jugendseelsorger/innen, Jugendpfleger/innen, Bildungsreferent/innen) sieht die Kirchliche Arbeitszeitordnung (KAZO) folgende Ausnahme vor: An bis zu vier Wochenenden/Jahr (Fr Uhr bis So Uhr) kann eine Höchstarbeitszeit von 12 h/tag angerechnet werden, wenn innerhalb von vier Wochen die die Höchstarbeitszeit von 10 h/tag übersteigenden Stunden ausgeglichen werden. Wegweiser zur Arbeitszeit Seite 6 von 8

7 7 Freizeitausgleich Der Eigenart der kirchlichen Jugendarbeit entsprechend lässt sich deren Arbeitszeit nicht nach täglich gleich bleibenden Dienststunden und gleich bleibenden Tagen festsetzen. Der Arbeitszeitplan ist nach den Prinzipien der gleitenden Arbeitszeit aufzustellen. Mehrarbeit ist auf begründete Fälle zu beschränken. Zeitschulden müssen so rasch als möglich abgebaut werden. Am Monatsende dürfen nicht mehr als 10 Minusstunden bestehen. Abrechnungsstichtag ist der 30. September eines Kalenderjahres. Arbeitszeitguthaben sind vor dem Abrechnungsstichtag bis auf 30 Stunden auszugleichen. Auf Antrag können die über 30 Stunden hinausgehenden Arbeitszeitguthaben mit Genehmigung des/der Vorgesetzten einmal bis zum des Folgejahres übertragen werden. Mit dem Antrag ist ein konkreter Plan vorzulegen, wie diese Plus- bzw. Mehrarbeitsstunden in diesem Zeitraum abgebaut werden. Eine weitere Übertragung ist grundsätzlich nicht möglich. Das Arbeitszeitguthaben verfällt insoweit. Wird der/die Mitarbeiterin während eines Arbeitszeitausgleichs arbeitsunfähig krank, tritt dann keine Minderung des Zeitguthabens ein, wenn die Zeiten der Arbeitsunfähigkeit durch ein ärztliches Attest (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) nachgewiesen werden. Bis zu zwei Tagen kann der Freizeitausgleich in Absprache mit dem/der Dienstpartner/in genommen werden. Drei oder mehr Tage Freizeitausgleich sind mit dem Formular Antrag auf Ausgleich von Mehrarbeit (siehe Ordner Formulare, F 4) rechtzeitig über den Dienstweg zu beantragen. 8 Urlaub Der Urlaub ist rechtzeitig mit dem/der Dienstpartner/in abzusprechen. Nach Möglichkeit ist der Urlaub in Zeiten zu nehmen, in denen keine Beeinträchtigung der Aufgaben der Dienststelle zu erwarten sind. Der Urlaub soll möglichst zusammenhängend genommen werden. Jahresurlaub ist grundsätzlich bis zum des Kalenderjahres einzubringen. Kann der Urlaub nicht bis zu diesem Stichtag eingebracht werden, erfolgt eine automatische Übertragung bis zum des Folgejahres. Kann der Urlaub wegen Arbeitsunfähigkeit oder aus betrieblichen oder dienstlichen Gründen auch nicht bis des Folgejahres angetreten werden, kann der Urlaub auf Antrag und mit Genehmigung des/der Vorgesetzten letztmalig bis spätestens übertragen werden. Rechtzeitiges "Antreten des Urlaubs" heißt, dass am Stichtag der erste Urlaubstag liegt. Eine darüber hinausgehende Übertragungsmöglichkeit besteht nicht mehr. Nicht genommener Urlaub verfällt. Eine Auszahlung des Urlaubsanspruchs ist bei bestehendem Arbeitsverhältnis in keinem Fall möglich. Eine Ausnahme von diesen Übertragungsregelungen besteht für Mitarbeiter/innen, die erst im laufenden Jahr ihr Arbeitsverhältnis begonnen haben und für die daher grundsätzlich eine sechsmonatige Wartezeit bis zur ersten Urlaubsgenehmigung gilt. Bei diesen Mitarbeiter/innen wird deshalb weiterhin automatisch der Urlaub bis zum Ende des folgenden Urlaubsjahres übertragen. Wegweiser zur Arbeitszeit Seite 7 von 8

8 Der Urlaub ist vier Wochen vor Beginn schriftlich mittels Urlaubsformular (siehe Ordner Formulare, F 5) über den Dienstweg zu beantragen. 9 Krankheit Bei Krankheit informieren die Mitarbeiter/innen der Außenstellen ihre Dienststelle sowie den/die unmittelbare/n Vorgesetzte/n (Anruf im zuständigen Sekretariat). Mitarbeiter/innen der Zentrale informieren ihre Dienststelle sowie das Sekretariat der Jugendamtsleitung. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, so ist über den Dienstweg eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauf folgenden allgemeinen Arbeitstag vorzulegen. Wegweiser zur Arbeitszeit Seite 8 von 8