Beste Voraussetzungen für Ihren Erfolg. rs2 CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT DOKUMENTENMANAGEMENT

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1 Beste Voraussetzuge für Ihre Erfolg. rs2 CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT DOKUMENTENMANAGEMENT

2 Dauerhafte Verbiduge. Relatioships are ot built o techology. Do Peppers CRM- & Marketigexperte Kudebeziehuge erfolgreich maage. Ramsauer & Stürmer hat eie Maagemetlösug aus der Praxis für die Praxis etwickelt. Moderes Kudemaagemet ist lebbar ud mit rs2 auch effektiv umsetzbar. Eigebettet i die rs2.erp Welt uterstützt Sie das CRM-Modul bei der Pflege Ihrer Kotakte zu Kude, Lieferate, Mitarbeiter ud Parter. Die daraus resultierede ToDo-Liste uterstütze Ihre Mitarbeiter bei der tägliche Arbeit. So köe Sie z.b. Geehmigugsworkflows defiiere, Ihre persöliche Termiplaug erstelle, Dokumete ud Projekte mit dem itegrierte DMS verwalte ud Ihre idividuelle Workplace gestalte. Auch Ihre itere Prozesse werde trasparet abgebildet - vom Vertrieb, über das Marketig bis hi zum Service. Sie kommuiziere ohe Iformatiosbrüche, da alle Date rud um Produkte ud Kude zetral verfügbar sid. Customer Relatioship Maagemet ist mehr als der Eisatz eier Techologie: Es ist eie Kombiatio aus Software ud der Ausrichtug der Uterehmesstrategie auf die Bedürfisse der Beteiligte, also Kude ud Mitarbeiter. Die Akzeptaz der Mitarbeiter ist daher auch bei der Eiführug gaz etscheided für de Erfolg des CRM Projektes. Das Ramsauer & Stürmer CRM Modul ist eifach ud ituitiv zu bediee. Es ist übersichtlich orgaisiert ud lässt sich eifach ach Ihre Aforderuge kofiguriere. 2 rs2 BUSINESS SOFTWARE

3 Gebüdelte Lösugskompetez. Im rs2.iformatios-cockpit köe wichtige Iformatioe für eie erfolgreiche Uterehmessteuerug wie Umsätze, Mahstati oder Auftragsiformatioe aus rs2.erp dargestellt werde. Die modere Softwaretechologie ermöglicht auch die Iformatiosübermittlug aus adere Systeme ud die Itegratio fremder Software i die rs2.produktsuite. Hoch flexibel. Mit frei gestaltbare Maske ud Dateelemete sowie eier persoalisierte Darstellug der Beutzeroberfläche bietet rs2 Aweder aus verschiedeste Brache hohe Flexibilität. So köe Sie rasch auf geäderte Uterehmesprozesse reagiere. Dak moderster.net- Techologie ist die MS Office-Umgebug (Outlook TM, Word TM, etc.) voll itegriert. Sie köe direkt aus dem CRM Dokumete, Briefe oder s erstelle, versede ud über das itegrierte DMS komfortabel ablege. Fremde Programmroutie wie z.b. Geehmigugsworkflows köe über Add-Is eifach eigebude werde. Extere Programme erhalte die beötigte rs2 Fuktioe über ei eigees Iterface. Sicher verwaltet. Gerade beim Umgag mit sesible Kudedate ist es erforderlich, diese wichtige Iformatioe mit beutzerdefiierte Zugagsregel zu schütze. So köe Sie Lese-, Schreib-, ud Löschrechte sowohl für Gruppe als auch eizele Beutzer vergebe. Über eie Berechtigugsstruktur köe Sie defiiere, welche Date mit Outlook sychroisiert werde, damit zum Beispiel jeder Außediestmitarbeiter jee Iformatioe erhält, die i seiem Veratwortugsbereich liege. Gut geplat. Gruppetermie köe durch übergreifede Termi- ud Ressourceplaug mit abgestufte Zugriffsrechte optimal koordiiert werde. Ei Eitrag is CRM geügt ud alle Teilehmer werde vor dem Meetig a de Termi eriert. Speziell etwickelte Workflows helfe Ihe, eie gute Abstimmug zwische Ie- ud Außediest schell ud eifach zu erreiche. Eie übersichtliche Plaug im Iediest ud eie rechtzeitige Rückmeldug vom Außediest sowie die otwedige ToDo s sid gerade für serviceorietierte Uterehme uverzichtbar. Callceter Workflow Kampagemaagemet rs2.crm Dokumeteverwaltug Projekte Kotaktmaagemet Workplace rs2 BUSINESS SOFTWARE 3

4 Kotaktmaagemet. Tate Emma mit ihrem Gemischtwarelade besaß etwas, um das sie viele Uterehmer heute beeide: Ei persöliches Verhältis zu ihre Kude. Das Wisse um Kosumgewohheite ud Bedürfisse der Verbraucher ist ei wesetlicher Bestadteil für erfolgreiches Customer Relatioship Maagemet. Es gilt, kotiuierlich i kleie Schritte bei jedem Kudekotakt Iformatioe zu sammel ud dabei das Vertraue der Kude zu gewie. Dak dem ituitiv bediebare Kotaktmaagemet ist es möglich, die Kude effektiver ud idividueller zu betreue ud mögliche Potetiale zu beiderseitigem Nutze auszubaue. I der rs2.kotaktverwaltug fide Sie alle kudebezogee Aktivitäte. Dazu zähle s, Projekte, Verträge, Rechuge, Arufe usw. Die itegrierte Dubletteprüfug erket doppelte Datesätze bereits bei der Adresserfassug ebeso wie beim Adressdateimport. Adressgruppe sid frei wählbar ud köe de Adresse ei- oder mehrfach zugeordet werde. Damit ist die gemeisame Verwaltug vo Kude- ud Zielgruppe möglich. Mit rs2.crm behalte Sie auch Ihre zu erledigede Aufgabe im Überblick, egal ob Sie diese selbst bearbeite oder delegiere. Über de Termiremider meldet sich das System automatisch, we och Aufgabe oder offee Telefoate zu erledige sid. 4 rs2 BUSINESS SOFTWARE

5 Durchgägige Dokumetatio. Zu de wesetliche Fuktioe eies i der Orgaisatio verakerte ud gelebte Kotaktmaagemets zählt die Historisierug aller Aktivitäte zu Projekte oder Kotaktadresse. Diese durchgägige Dokumetatio zu gewährleiste, stellt Uterehme vor große Herausforderuge. Alle s, Briefe, Telefoate, Auftragsifos ud Agebotsübersichte sowie Verträge ud Kokurrezifos sid i rs2.crm bei de Kotakte hiterlegt ud ermögliche eie umfassede Überblick ud eie lückelose Dokumetatio. rs2.crm liefert eie übersichtliche Zusammestellug aller Abschlusschace mit eier umfagreiche Suchfuktio. So köe Sie ach Wahrscheilichkeit, Größe, Fälligkeit, Kude ud Status sortiere. Über die Historie wird der Verlauf übersichtlich dokumetiert. Ituitiv bediebar. rs2.crm uterscheidet sich vo adere Produkte icht ur durch die Vielfalt der ethaltee Fuktioe soder auch durch die eifache Bediebarkeit. Per Drag & Drop werde Dokumete, s aus Outlook etc. im CRM historisiert gespeichert ud köe jederzeit aufgerufe werde - die automatische Ablage im DMS ist dabei selbstverstädlich. Bestes iformiert. Die Itegratio vo TAPI (Telephoy Applicatio Programmig Iterface) ermöglicht Ihe das schelle Auffide ud Azeige vo Iformatioe wie z.b. Gesprächsotize zu eiem Arufer. Das gewährleistet eie kudeidividuelle Asprache, de Sie sid bereits vor Gesprächsbegi bestes iformiert. Ubekate Rufummer köe Kotakte zugeordet oder i eiem eue Kotakt überomme werde. Telefofuktioe wie Wähle oder Azeige der Rufummer bei akommede Telefoate köe ab jetzt vom PC ausgeführt werde ud Ihre Arufdate iklusive Gesprächszeit ud -dauer werde automatisch im Telefoprotokoll erfasst. CTI (Computer Telephoy Itegratio) ermöglicht mittels Rückfrage ud Weiterleitug die Vermittlug vo Gespräche ud de Aufbau vo Koferezschaltuge. Briefe Auftragsifo Verträge KONTAKT s Telefo Projekte Kokurrezifos Agebote rs2 BUSINESS SOFTWARE 5

6 Halte Sie Ihre Projekte auf Erfolgskurs. Vo der Projekt- ud Ressourceplaug, über die Projektabwicklug ud -verfolgug bis zur Projektauswertug ud -abrechug uterstützt Sie die rs2.produktsuite i alle Phase. rs2.crm ermöglicht Ihe die zeitliche Plaug aller Projektschritte, Termie ud Meilesteie. Alle Ressource köe projektübergreifed verplat ud eigesetzt werde. I der rs2.sidebar werde Ihre zu bearbeitede Projekte agezeigt. Sie köe de eizele Projekte Aktivitäte, Notize sowie Dokumete ud Kotakte zuorde - so habe Sie die beötigte Iformatioe auf Kopfdruck zur Verfügug. Auf diese Weise etsteht gaz automatisch eie umfagreiche Historie zu de eizele Projekte. Projekte lasse sich auch i Projektabschitte glieder ud Sie köe Typ, Prioritäte, Asprechparter, Fälligkeitsdatum ud Status eigebe ud zuorde. Projektmitarbeiter köe die s per Drag & Drop mit eiem Projekt verbide ud ach beliebige Kriterie filter (Projektummer, Volltext, Abseder, Datum, Idexsuche etc.). Jedem Vorgag lasse sich beliebige Aktivitäte zuorde. Über eie defiierte Workflow werde die Aktivitäte de zustädige Mitarbeiter zugeordet ud der Projektfortschritt ka jederzeit festgestellt werde. Jeder Mitarbeiter sieht i seier persöliche Aufgabeliste alle ihm zugeteilte Aufgabe ud Fälligkeitstermie ud ka sich somit seie Arbeitstag effiziet orgaisiere. 6 rs2 BUSINESS SOFTWARE

7 Projektverwaltug durchgägig umsetze. Mit dem itegrierte Eigagsrechugsworkflow köe Sie auf Ihre archivierte Eigagsrechuge zugreife ud auch die Rechugsdetails im Projektabrechugsblatt abrufe. Durch die Verbidug zu de adere rs2 Module werde die Ist-Date automatisch de Pladate gegeübergestellt. Mit der Obligoverwaltug erkee Sie Budgetüberschreituge rechtzeitig. Ticketverwaltug leicht gemacht. Das Ticketsystem ermöglicht die eifache Nachverfolgug ud Bearbeitug vo Kudekotakte über alle Kaäle. Die gesamte Kommuikatio mit Ihre Kude wird protokolliert ud Sie köe die Kotakthistorie (i- ud outboud) jederzeit zurückverfolge. Ihre Mitarbeiter sid über de Kude immer aktuell iformiert ud köe kompetet Auskuft gebe. Im Rahme der Ticketverwaltug köe Sie Termie ud Friste verfolge, Fälligkeitsstatistike Projektzeite im Überblick. I Verbidug mit der rs2.zeiterfassug köe Ihre Mitarbeiter die geleistete Arbeitszeite auf Projekte ud Aktivitäte verbuche. Die agefallee Stude köe für jedes Projekt auf Kopfdruck aalysiert werde. So wisse Sie immer geau a welche Projekte gerade gearbeitet wird ud wie viele Stude vo welche Mitarbeiter scho für die verschiedee Projekte aufgewedet wurde. Projektiformatioe auf Kopfdruck. Die Projektbeteiligte erhalte eie Liste mit alle wichtige Projektiformatioe wie Auftraggeber, Behörde, Professioiste, Projektvolume etc. Vo der Förderstelle über Netzwerkparter bis zur Ivestoregruppe köe Sie alle Stakeholderiformatioe eifach abrufe. Sie wisse jederzeit i welcher Vertriebsphase Sie sich befide ud erstelle ud de Bearbeitugsstad (erledigt/ ugelöst/offe) überprüfe. Über das Call Ceter wüscht ei Kude Produktuterlage oder Iformatioe über die ächste Kudeverastaltug. Die dafür otwedige Tätigkeite werde über de Vertriebsworkflow gesteuert. Die beteiligte Mitarbeiter erhalte Ihre persoalisierte Aufgabe wie ihre offee ToDo s, otwedige Remider sowie - über das itegrierte DMS - jee Dokumete, die sie für die Bearbeitug beötige. Vorlageverwaltug eifach ud komfortabel. Ausseduge ud Ausschreibuge köe über die Seriebrieffuktio abgewickelt werde. Die Dokumete werde automatisch dem jeweilige Projekt bzw. Asprechparter zugeordet ud im DMS abgelegt. köe Ihre Projekte mittels ABC-Aalyse bewerte.

8 Kampagemaagemet & Call Ceter. Marketigkampage sid uverzichtbare Bestadteile lagfristiger Kommuikatiosstrategie. CRM Tools mit spezielle Fuktioe für die Orgaisatio, Kotrolle ud Aalyse vo Marketigaktioe köe erheblich zum Erfolg eier Kampage beitrage. Der itegrierte Workflow verbessert das Lead Maagemet ud hilft de Mitarbeiter bei der Plaug ihrer tägliche Aufgabe. Die itere Prozesse lasse sich beschleuige ud optimiere, da über Quickliks Telefootize, s, Verkaufschaceberichte ud adere Vorgäge iitiiert werde köe. Aktioe werde icht ur als Vorlage abgelegt, soder köe auch bereits währed der Ausführug i eie Office- Datebak übertrage werde. Dak dem rs2.kampagemaagemet köe Sie Ihre Marketigaktivitäte über alle ei- ud ausgehede Kaäle hiweg plae, durchführe, messe ud aalysiere. Spreche Sie Ihre Zielgruppe mit eier relevate, persoalisierte Botschaft a ud stelle Sie so eie ege, dauerhafte Bidug zu Ihre Kude her. Für de Kudeservice sid alle Produkte ud Käufe eies Kude auf eie Blick ersichtlich. So köe Kudeafrage zu Serviceleistuge schell ud effektiv beatwortet ud verwaltet werde. 8 rs2 BUSINESS SOFTWARE

9 Koordiiere ud steuer Sie. Die Steuerug der Marketigprozesse ud Vertriebskaäle erfolgt kudebezoge. Kudepoteziale ud Lebeszykle sid für de Uterehmeserfolg vo etscheideder Bedeutug. Idetifiziere Sie Ihre profitable Kude ud scheke Sie Ihe etsprechede Aufmerksamkeit. Nutze Sie Ihre Chace. Klassifiziere Sie Ihre Chace ud strukturiere Sie potezielle Kude ach Vertriebsgebiete ud Brache. Dak frei defiierbarer Workflows (Projektvolume, Gebiet, Produkt, etc.) erfolgt eie automatische Weiterleitug Ihrer Leads a de zustädige Asprechparter. Der Chacetrichter wertet die Verkaufschace ach verschiedee Kriterie aus ud ermöglicht Ihe eie rasche Überblick darüber, mit welche Vertriebsergebisse Sie i der Zukuft reche köe. Auswahl leicht gemacht. Mit de vielfältige Suchfuktioe filter Sie immer die richtige Zielgruppe für Ihre geplate Aktioe heraus. Umfagreiche Mailigaktioe köe mit rs2.crm i weige Miute durchgeführt werde. Profitiere Sie vo Gebüdelte Lösugskompetez. Durch die TAPI Itegratio wird bei jedem Aruf ei Fester mit dem Name des Geschäftsparters ud der Telefoummer agezeigt. Aus diesem frei kofigurierbare Fester köe verschiedee betriebswirtschaftliche Fuktioe, wie der Kudeakt aus dem rs2.crm, die Techikersteuerug oder die Auftragssteuerug aufgerufe werde. Lästiges Suche ach Iformatioe a mehrere Stelle etfällt. Supportafrage effiziet bearbeite. Die Bearbeitug vo Serviceafrage ud -aufträge wird vom Erstkotakt bis zur erfolgreiche Problembehebug umfassed dokumetiert, das heißt: Iformatio auf Kopfdruck für ei perfektes Service. Besuchsberichte eifach verwalte. Besuchsberichte ermögliche eie lückelose Kotakthistorie ud sid dak dem itegrierte DMS sofort abrufbar. Sie köe zu jedem Kude beliebig viele Besuchsberichte hiterlege ud der Termiremider eriert Sie automatisch a geplate Folgetermie. der eifache Kudekommuikatio durch die Seriebrieffuktio. rs2 BUSINESS SOFTWARE 9

10 Dokumetemaagemetsystem. Dokumetemaagemet (kurz DMS) stellt eie Möglichkeit dar, Iformatioe rasch ud überschaubar zu verteile, zu archiviere, vor ubefugtem Zugriff zu schütze ud eifach zu verwalte. Das rs2.dms ermöglicht eie effiziete Office Verwaltug ud reduziert das Ablagechaos im Uterehme. DMS hilft bei der Orgaisatio der zahlreich afallede Dokumete im Uterehme, wie zum Beispiel gescate oder selbst erstellte Geschäftsbelege itere wie extere s iter erstellte Dokumete wie z.b.projekt- oder Produktbeschreibuge uvm. Durch eie ahtlose Itegratio i alle rs2-module begleite diese Dokumete ud Belege de Beutzer i alle betriebswirtschaftliche Prozesse. So wird ei Dokumet direkt per Mausklick aus de rs2-applikatioe geöffet, geprüft ud auch bearbeitet. Dadurch erspart sich der Beutzer eie Mege Zeit, die oftmals durch lästiges Suche i Netzlaufwerke, öffetliche -Order oder weitere Archive beötigt wird. Die Dokumete, die großteils automatisch mit Schlagworte versehe werde, köe i frei kofigurierbare Akte dargestellt werde. Dies gibt de Aweder eie Überblick über die für sie relevate Dokumete. rs2.dms Explorer. Der DMS-Explorer diet sowohl zur Azeige ud zum Bearbeite besteheder Dokumete im rs2.dms als auch zum Ablege ud Beschlagworte euer Dokumete. Er ist durch ei eigestädiges Fester im Workplace ud auch durch de rs2.dms Butto i de verschiedeste rs2-aweduge erreichbar. 10 rs2 BUSINESS SOFTWARE

11 Der DMS-Explorer gliedert sich grudsätzlich i 4 Teile: Toolbar, Dokumeteliste, Vorschau ud Detailiformatio. I der Toolbar werde zusätzliche Steuerelemete zum Eistelle der Asicht bzw. Hiweise für de Beutzer agezeigt. Die Vorschau zeigt alle Dateie des ausgewählte Dokumets a. Mit eiem Klick auf eie Datei ka diese i die Vorschau gelade werde. Der Bereich Detailiformatio zeigt Eizelheite zu dem i der Dokumeteliste ausgewählte Dokumet a. I der Dokumeteliste werde die aufgrud des etsprechede Programms bzw. Meüpukts azuzeigede Dokumete aufgelistet. Die Tabelle ikludiert eie kleie Vorschau sowie Bezeichug, Dokumetetyp, de aktuelle Azeigestatus, die aktuelle Revisio ud zusätzliche Iformatioe über de Zeitpukt der Alage ud die letzte Äderuge. Per Doppelklick ka ei Dokumet zur Asicht geöffet ud über das Meü bearbeitet werde. Rot markierte Eiträge kezeiche logisch gelöschte Dokumete, grau markierte Eiträge icht sichtbare Dokumete. Im Butto-Meü 'Asicht' köe icht sichtbare oder logisch gelöschte Dokumete agezeigt bzw. ausgebledet werde. Export vo Dokumete via Drag & Drop. Die Drag & Drop Fuktioalität (D&D) ermöglicht u beispielsweise das eifache Ziehe eies Dokumets auf eie . Beim Fallelasse des Dokumets wird dieses der als Ahag beigefügt. Abruf leicht gemacht. Weiters ist mit Drag & Drop eie eifache Ablage Ihrer E- Mails i der gesamte rs2.erp Welt möglich. So ka z.b. eie elektroische Agebotsafrage direkt dem Auftrag/Agebot zugeordet werde ud sowohl beim Kude als auch bei der daraus etstehede Rechug abgerufe werde. Abb. DMS Explorer rs2 BUSINESS SOFTWARE 11

12 DropZoes - gestalte Sie Ihre persöliche Favorite-Baum. rs2.dms DropZoes diee dem schelle Zugriff auf rs2.dms Dokumete eies aktuelle Projekts, eies Kude usw. Mit de DropZoes köe diese Dokumete agezeigt, bearbeitet oder eue Dokumete i rs2.dms abgelegt werde. Mit dem idividuelle Favorite-Verzeichis i Ihrem Order-Baum greife Sie direkt auf die für Sie derzeit relevate Dokumete zu. Sie köe eie DropZoe für ei aktuelles Projekt oder mittels Freigabekriterie für eie bestimmte Gruppe eirichte. Die Beschlagwortug ka wie gewoht ach Dokumetetyp oder ach defiierte Beschlagwortugsbegriffe (Attribute) erfolge. Außerdem köe Sie i de rs2.dms DropZoes Beschlagwortugsfavorite alege. Alle Dokumete, welche i eier DropZoe abgelegt werde, erhalte die dort hiterlegte Beschlagwortug. DropZoes köe auch a weitere Beutzer oder Beutzergruppe freigegebe werde. Die Liste der verfügbare DropZoes wird im rs2.workplace agezeigt. Gliederug der DropZoes. Meie DropZoes: DropZoes, die vom Beutzer selbst agelegt wurde köe idividuell eigebledet, agepasst ud gelöscht werde. Solche DropZoes köe über Freigabe auch adere Beutzer zur Verfügug gestellt werde. Allgemeie DropZoes: Hier werde vo adere Beutzer agelegte ud freigegebee DropZoes agezeigt. Sichtbarkeit ud Logisches Lösche - Sie etscheide. Abhägig vo der Berechtigug stehe Ihe verschiedee Möglichkeite ud Grade des Lösches zur Verfügug. Diese reiche vo icht sichtbar mache, über logisch lösche bis zum physikalische Lösche vo Dateie. Bei der Möglichkeit des logische Lösches werde die etsprechede Elemete verdeckt ud für eie spätere physikalische Löschug markiert. I diesem Zustad köe Dokumete edgültig gelöscht bzw. wieder hergestellt werde. Ihaltsbezogee Berechtigug. Über die Ihaltsberechtigug für Dokumete köe der Zugriff auf diese ud die Möglichkeite im Umgag mit Dokumete gesteuert werde. Nebe Berechtiguge für das Lese oder Äder vo Dokumete köe Sie festlege, ob eie Äderug a eiem rs2.dms-dokumet immer als eue Versio abgelegt werde muss. So wird sichergestellt, dass frühere Bearbeitugszustäde wiederhergestellt werde köe. Dokumete eifach verwalte. Alle durch das Archivierugsmodul frei geschaltete Archivierugsmöglichkeite köe auch i Kombiatio mit rs2.dms beutzt werde. So werde die vo rs2 erstellte Belege, wie zum Beispiel Rechuge, Bestelluge, Mahuge ud viele mehr, automatisch im PDF-Format i das rs2.dms aufgeomme ud beschlagwortet. Jedes Dokumet ist etlag der Prozesskette a verschiedee Stelle aufrufbar, ohe dass Sie es ochmals verlike müsse. Beötigt ei Kude z.b. eie telefoische Auskuft zu seier Rechug, so köe Sie die Rechug sowohl aus der Kudedatei als auch aus der Auftragsifo aufrufe. Abb. Drop Zoes 12 rs2 BUSINESS SOFTWARE

13 Beschlagwortug. Die Beschlagwortug gibt a, uter welche Schlüsselbegriffe das Dokumet im DMS abgelegt ud wieder gefude werde ka. Selbsterstellte Belege wie Agebote, Auftragsbestätiguge, Ausgagsrechuge etc. werde direkt bei der Erstellug mit wichtige Suchkriterie wie z.b. Belegummer, Kudeummer, Beleg- & Erstelldatum oder Sachbearbeiter beschlagwortet. Beschlagwortug ud Suchkriterie köe idividuell a Ihre Bedürfisse agepasst werde. Die physische Ablage des Dokumets erfolgt ur eimal, wegleich das Dokumet über die Beschlagwortug i verschiedee Katagorie agezeigt wird. Jedes Dokumet ist etlag der Prozesskette auch ohe wiederholte Verlikug a verschiedee Stelle abrufbar. Pflichtbeschlagwortug. Für eie lückelose Kategorisierug ist es möglich, abhägig vo Dokumetetype, Pflichtbeschlagwortuge zu verlage. Eie Kombiatio aus System-Beschlagwortuge, welche automatisch aus de rs2-applikatioe gefüllt werde, ud kudespezifische Beschlagwortuge, welche frei ud ubeschräkt defiierbar sid, macht das System eifach awedbar ohe die Erweiterbarkeit eizuschräke. Multi-Beschlagwortug. Die Beschlagwortug ka für mehrere Dokumete zetral i eiem Arbeitsschritt erfolge ud auch komfortabel aus eiem Dokumet i adere Dokumete kopiert werde. Eigeschafte der Versiosführug. Mit der Möglichkeit, Dokumete i Versioe zu verwalte, ist eierseits eie Nachvollziehbarkeit gegebe, adererseits köe uerwüschte Äderuge mit eiem Mausklick wieder rückgägig gemacht ud auf frühere Stufe der Bearbeitug eies Dokumets zurückgegriffe werde. Abb. DMS Beschlagwortug rs2 BUSINESS SOFTWARE 13

14 Volltextsuche - Dokumete fide leicht gemacht. Nebe der Stichwortsuche uterstützt Sie auch eie Volltextsuche (Google-like) beim Auffide Ihrer Dokumete. Fast jedes digitale Schriftstück ka i durchsuchbare Text gewadelt werde. Damit lasse sich alle Dokumete blitzschell ach beliebige Texte durchsuche. Masse Check-Out/Check-I flexibel & sicher. Sie möchte DMS-Dokumete währed eier Geschäftsreise bearbeite? Über die Check-Out-Fuktio köe Sie Dokumete z.b. auf Ihr Notebook auschecke, uterwegs jederzeit bearbeite ud zu eiem spätere Zeitpukt wieder eichecke. I der Zwischezeit bleibe die Dokumete im DMS für adere Aweder gesperrt. So wird verhidert, dass mehrere Beutzer, die gleichzeitig a eiem Projekt arbeite, Ihre Äderuge gegeseitig überschreibe. Beim Masse Check-Out köe gleich mehrere Dokumete gemeisam herausgeomme werde. Mit dem Check-I werde die Dokumete wieder zur allgemeie Bearbeitug freigegebe. Dabei ka beim Check-I optioal eie eue Versio agelegt oder das Origial-Dokumet überschriebe Abb. Maske Stichwortsuche Dokumetesuche. Die Azeige der Dokumete erfolgt kotextbezoge, das heißt abhägig vom Programm ud de aktuell geladee Date. Uabhägig vom Kotext ka auch jederzeit über die Dokumetesuchfuktio die komplette Dokumetebasis ach de gewüschte Beschlagwortuge durchsucht werde. werde. Hier greife Check-I/Check-Out-Fuktio ud Versiosmaagemet ieiader. Multi Check-I für eue Dokumete. Über dieses Feature ka der Beutzer eie Sammlug vo Dateie z.b. aus dem Widows Explorer i de rs2.dms- Explorer ziehe (Drag & Drop). Beim Fallelasse fragt das System ach der Ablageform (Eizeldokumete oder ei Sammeldokumet mit alle Dateie). Eigeschafte ud Beschlagwortug eies Dokumets köe über de Dokumeteigeschafte-Dialog (erscheit beim Check-I ud beim Öffe der Eigeschafte über de rs2.dms-explorer) auf alle ausgewählte Dokumete verteilt (kopiert) werde. Auch die Verteilug vo eizele Beschlagwortugsattribute (Teilbeschlagwortug kopiere) ist möglich. Abb. Maske Dokumetesuchfuktio Abb. Multi Check-I Auswahl 14 rs2 BUSINESS SOFTWARE

15 rs2.stadardisierug der schellste Weg is DMS. Eie eiheitliche DMS-Schaltfläche verbidet Sie aus alle rs2 Programme sofort mit dem DMS. Egal ob aus dem Artikel- oder Lieferatestamm, der Auftragserfassug, etc. Sie klicke sich direkt i de rs2.dms-explorer, wo Ihe alle DMS-Fuktioe zur Verfügug stehe. Somit besteht über de DMS-Explorer ei direkter Zugriff auf die hiterlegte Dokumete ud alle Fuktioalitäte des DMS-Explorers wie Dokumete alege Dokumete asehe Dokumete äder Dokumete orde ud vieles mehr We es zum Eigagslieferschei, der Eigagsrechug, oder dem Eigagsrechugsbuch bereits ei Dokumet gibt, wird für dieses Dokumet eie eue Versio agelegt. rs2.dms im rs2.meü. Der Aktebaum im rs2.meü diet der Übersicht über die im DMS vorhadee Dokumete. Die strukturelle Ebee (Order) im Aktebaum etspricht de Werte i Beschlagwortugstheme. Die Asicht wird dyamisch aus de vorhadee Dokumete erstellt. Als Beispiel eie Kudeakte, welche ach Kudeummer, Asprechpersoe, Dokumetetyp ud Erstellugs-Woche gegliedert ist: Abb. DMS Symbol DMS Listeer. Abb. Aktebaum Mit dem rs2.dms Listeer köe Sie Dateie eies bestimmte Verzeichisses automatisiert i das rs2.dms eichecke. Dabei überwacht ei eigerichteter Listeer im Hitergrud dieses Verzeichis. We i diesem Verzeichis eie Datei eu erstellt, kopiert, bearbeitet oder umbeat wird, checkt der Listeer diese Datei automatisch is rs2.dms ei. Die Beschlagwortug der Datei erfolgt je ach Art des Listeers zu eiem Eigagslieferschei, eier Eigagsrechug (Rechugskotrolle), eier Rechug im Eigagsrechugsbuch oder eier idividuell kofigurierbare Beschlagwortug (Allgemeier Listeer). Die Werte für die Beschlagwortugsattribute werde aus dem Dateiame etomme. I dieser Asicht werde ählich wie im Widows-Explorer die im aktuell gewählte Akteorder vorhadee Dokumete agezeigt. Export: Durch die eifache Möglichkeit eizele Dokumete oder auch gaze Akteorder samt daruter liegeder Orderstruktur zu exportiere (immer aktuellste Versio der Dokumete), ist es eifach Kopie zu erstelle, um diese auch mobil zur Verfügug zu habe, wie zum Beispiel de komplette Kudeakt eies bestimmte Kude. Suche: Auch hier bietet das System die Möglichkeit über gesamte Akte, oder ur i eiem bestimmte Akteorder, die Dokumetebasis zu durchsuche. rs2 BUSINESS SOFTWARE 15

16 Workflow. Uterehme habe heutzutage das Ziel, ihre Arbeitsprozesse achhaltig zu optimiere ud ihre Effiziez zu steiger, idem sie Dokumete i digitaler Form adere Beutzer zugäglich mache oder Arbeitsabläufe elektroisch uterstütze. Durch das DMS ud die programmgestützte Ablaufsteuerug auf Basis des rs2 Workflowsystems wird die Versioierug ud das Bearbeite vo Dokumete über mehrere Abteiluge oder Persoe uterstützt. Pata Rhei - dak dem rs2.workflow. Mit dem itegrierte Workflow zielt rs2 icht ur auf die ach auße gerichtete Kommuikatio, soder steuert auch die itere Aufgabe ud Aktivitäte. Aktivitäte etstehe aus uterschiedliche Quelle wie z.b. Iformatioe durch de Außediest oder das Call Ceter sowie aus itere Abläufe der ERP Software. Routiemäßige Aktivitäte köe eifacher gesteuert ud besser bearbeitet werde ud redudate Aufgabe werde vermiede. Ei Worflow steuert die Abfolge der Bearbeitug abteilugsübergreifed i Verbidug mit laufede Geschäftsprozesse wie der Auftragsbearbeitug oder dem Eigag ud der Prüfug vo Eigagsrechuge. Sämtliche Versioieruge bleibe ach wie vor abrufbar. Workflowgesteuerte Abwicklug des Beschaffugsvorgags. Sie köe Abläufe im Beschaffugsvorgag vo der Bedarfsaforderug über die Bestellug bis hi zur Eigagsrechugskotrolle workflowgesteuert durchführe. Dabei ist der Status der Abläufe jederzeit abrufbar ud somit eie achvollziehbare Abwicklug gegebe. I Kombiatio mit dem DMS köe Beschaffugsvorgäge vo der Bestellug bis zur Ablage trasparet ud effiziet abgewickelt werde. Durch das itegrierte DMS & Workflowmaagemet-System (WFMS) etsteht für jede Beschaffugsvorgag automatisch ei gesamter Bestellakt i dem sich sämtliche Agebote, Bestelluge ud Rechuge befide. Damit ist eie lückelose Nachvollziehbarkeit gewährleistet. 16 rs2 BUSINESS SOFTWARE

17 Eigagsrechuge köe im Eigagsrechugsbuch zetral vorerfasst ud elektroisch gescat werde ud gehe da über de Workflow zur Rechugs-/ Lieferscheikotrolle. Je ach Wertgreze köe uterschiedliche Geehmiguge otwedig sei. Der Freigabeprozess erfolgt systemuterstützt etlag der Freigabehierarchie ud ist systemtechisch dokumetiert ud jederzeit abrufbar. Wertgreze werde vom System automatisch berücksichtigt. So lässt sich sofort feststelle i welchem Bearbeitugsschritt sich der Prozess gerade befidet. Eie Nachvollziehbarkeit der Abläufe sowie die Eihaltug vo Wertgreze etlag der Freigabehierarchie ist jederzeit gewährleistet ud ei droheder Skotoverlust ka so vermiede werde. Rollebasierte Workflows köe a verschiedeste Stelle eigesetzt werde. Wie zum Beispiel bei der Bedarfsaforderug, Bestell-, Eigagsrechugs- ud Auftragsfreigabe. Sie sorge für trasparete Bestellvorgäge ud Geehmigugsprozesse. Der Freigabeprozess ist über verschiedee Medie wie , Hadheld oder direkt im System möglich. Bei der Bestellug, z.b. eies Maschieersatzteiles wird ei Geehmigugsworkflow ausgelöst. Die Azahl der zu durchlaufede Freigabestufe ka auch vo Wertgreze abhägig sei. Die Prüfug der Wertgreze erfolgt automatisch durch das System. Sämtliche relevate Beschaffugsdokumete, wie die Agebote, die Auftragsschreibe, etc., sid mit der Bestellug verküpft ud jederzeit eisehbar. Die Verstädigug, dass eie Freigabe am ERP System durchzuführe ist, ka durch das System oder auch per erfolge. Mit der Automatisierug wichtiger Beschaffugsprozesse, wie z.b. elektroisches Agebots- ud Afrageverfahre, Bestellworkflow oder automatische Rechugskotrolle ud Rechugsfreigabe, ka der Ablauf im Uterehme besser koordiiert werde. Der Bedarfsträger stellt seie Bedarf fest ud holt Agebote ei. Für die Agebotseiholug köe pro Positio Wertgreze festgelegt werde. Das Obligo wird bereits bei der Erfassug eier Bedarfsaforderug ud der weitere Eigabekette gebildet ud ist sofort i der Kosterechug sichtbar. So wird vor Beauftragug überprüft, ob och geüged Budget verfügbar ist. Abb. Eigagsrechugsworkflow rs2 BUSINESS SOFTWARE 17

18 Prozessgesteuerte Agebotsachverfolgug. Der Workflow für ei eues Projekt startet mit dem Eigag der erste Afrage. Bei Auftragserteilug werde die Iformatioe aus dem Agebot direkt i das jeweilige Projekt überomme. Bis dahi werde alle Äderuge i der Agebotshistorie versiossicher dokumetiert, so dass Ihr Uterehme jederzeit eie aktuelle Überblick über die Stati ud vor allem auch de Umfag der offee Agebote hat. Der zustädige Mitarbeiter hat seie aktuelle Aufgabe über sei Cockpit jederzeit im Überblick. Somit ist sichergestellt, dass die Bearbeitug termigerecht erfolge ka. Aber icht ur die offee Agebote köe umfassed überwacht ud ausgewertet werde. Auch verloree Aufträge iklusive der Grüde für die Ablehug köe im CRM dokumetiert werde ud stehe für Auswertuge zur Verfügug. ToDo Liste ud Aktivitäte - Ihr persöliches Cockpit. Kude erwarte heute, dass sie auf ihre Frage schelle Atworte erhalte. Dies gilt icht ur bei der Suche ach eiem bestimmte Produkt oder eier Preisafrage, soder auch bei Diestleistuge ud idividuelle Kudeprobleme. Ziel ist es die eizele Bearbeitugsschritte für Kude ud Mitarbeiter trasparet zu mache, ud so das Herzstück im Kudeservice die Kudekommuikatio zu verbesser. Die dafür otwedige Tätigkeite werde über de Vertriebsworkflow gesteuert, Iformatioe werde direkt dem jeweilige Mitarbeiter zugewiese ud erleichter so die schelle Bearbeitug vo Aufgabe. Durch diese persoalisierte Aufgabe erhält jeder Mitarbeiter seie offee ToDo s, otwedige Remider sowie - über das itegrierte DMS - jee Dokumete, die er für die Bearbeitug beötigt. Abb. Bestellfreigabeworkflow 18 rs2 BUSINESS SOFTWARE

19 Highlights Customer Relatioship Maagemet. Kotaktmaagemet. Umfagreiche Kotaktdatebak Aktioe direkt aus Kotakte aufrufbar Suchfuktio über alle Felder Asicht ud Eigabefelder idividuell eistellbar für Beutzer ud Gruppe Itegrierte Dubletteprüfug beim Alege & Dateimport Lückelose Kotakthistorie Im- ud Export vo Kotaktdate Umfagreiche Gruppier- ud Sortierfuktio Vergabe vo Prioritäte für eizele Asprechparter Projektplaug. Zuweisug vo Persoe, Zeite ud Tätigkeite zu eiem Projekt Projektverlaufsaalyse Frei gestaltbare Auswertuge & freie Projektstruktur Verschiedee Kalkulatiosarte Vor- & Nachkalkulatio für Bauprojekte Liquiditätshochrechug Zeitl. Abgrezug des Fertigstellugsgrades Beliebige Verdichtuge mit Detailazeige Kampagemaagemet. Kampagevorbereitug Zielgruppedefiitio mit Selektio der Asprechparter Eifache Steuerug ud Koordiatio vo Kampage ikl. Versad Abschluss der Kampage ud Ermittlug der Resposequote, Koste etc. Workflowgestütztes Leadmaagemet TAPI Itegratio Multichael Kommuikatio Kudeaalyse ud Aalyse der Kotaktkaäle Highlights Dokumete Maagemet. Veräderbare Beschlagwortug/Idexierug Azeige & Verwaltug vo Sammeldokumete Export vo Dokumete via Drag & Drop Versiosmaagemet Idividuelle Favorite-Verzeichisse (Drop Zoes) Ihaltsbezogee Berechtigug Multi-Beschlagwortug Volltextsuche Multi-Check-I für eue Dokumete Volle Itegratio i alle rs2 Produkte Abidug Archivsysteme Frei defiierbare Aktebäume Office Itegratio Highlights Workflow. Grafischer Workflowdesiger Vorgegebee Aktivitätefolge oder frei defiierbarer Workflow Vertriebsworkflow Workflow für Eigagsrechuge mit Wertgreze Bestellfreigabe Auftragsverwaltug ud Bestellvorgag Rechugseigäge ud Ausgagsrechuge ikl. Mahfuktio Vertragsmaagemet Bedarfsaforderug ud Budgetprüfug rs2 BUSINESS SOFTWARE 19

20 I beste Häde. Bei kompetete Parter. Ramsauer & Stürmer wurde 1984 vo Uiv.-Doz. Dr. Helmut Ramsauer mit Ausrichtug auf betriebswirtschaftliche Software für mittelstädische Uterehme i Salzburg gegrüdet. Seit 1999 ist Markus Neumayr zweiter geschäftsführeder Gesellschafter. Egagierte ud betriebswirtschaftlich dekede Programmierer, Cosultig-Teams mit Brache kompetez, sowie erfahree ud gut ausgebildete Projektleiter garatiere für die erfolgreiche Umsetzug. Bei der Etwicklug userer Uterehmes - lösuge stehe die Mesche die sie beütze im Mittelpukt. Die Busiess-Software rs2 deckt das gesamte ERP-Spektrum ab ud zeichet sich vor allem durch ihre hohe Flexibilität ud de modulare, plattformuabhägige Aufbau aus. rs2 ist uicodefähig, serviceorietiert ud uterstützt die Itegratio vo Webplattforme. Vor allem die schelle ud problemlose Apassug a kudespezifische Bediguge sowie die kurze Eiführugszeite mache rs2 zur Vorzeigelösug bei betriebswirtschaftlicher Software. Referezauszug. Ramsauer & Stürmer Software GmbH 5101 Bergheim bei Salzburg Dorfstraße 67 Tel.: +43 (0)662/ Fax: +43 (0)662/

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