Buchhaltungskurs Profi V8.81 SAP Business One Version 1.0
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- Daniela Brauer
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1 Buchhaltungskurs Profi V8.81 SAP Business One Version 1.0 Data Unit AG Surentalstrasse 10 CH Sursee +41 (0)
2 2 Buchhaltungskurs Profi V8.81 Inhalt 1 Impressum 6 2 Buchhaltungskurs Profi V Erweiterte Journalbuchungen Fenster Journalbuchungen Kopffelder Serie und Nummer Datumsfelder Referenz 1 Referenz 2 Referenz 3 Vorlagentyp / Vorlage Projekt Neubew ertungsbericht Wechselkurs Storno Ausgleichbuchung (Periode 13) EU-Bericht Automatische USt QSt verw alten Erw eiterterter Bearbeitungsmodus Buchungserfassung in der Buchungszeile Zeilenfelder Fenster Journalbuchung einrichten Lagerabgrenzung für Zw ischenabschluss Faktura der Steuerverw altung Fenster Journalbuchung einrichten Lagerabgrenzung für Zw ischenabschluss Faktura der Steuerverw altung Kontierungsmuster und Dauerbuchungen Kontierungsmuster Dauerbuchungen Kontierungsmuster für Hotelspesen Abschreibung als Dauerbuchung einrichten Kontierungsmuster für Hotelspesen Abschreibung als Dauerbuchung einrichten Fremdwährungs-Buchungen Fremdw ährungen in den Stammdaten Journalbuchungen mit Fremdw ährung Kundenzahlung in FW als Journalbuchung Kundenzahlung in FW als Journalbuchung Buchungs-Vorerfassung Programm Vorerfasste Belege Ausw ertung vorerfasster Belege Lagerabgrenzung für Zw ischenabschluss
3 3 Lagerabgrenzung für Zw ischenabschluss 2.2 Wechselkurs-Buchungen Wechselkursdifferenzen auf Sachkonten Wechselkursdifferenzen auf Geschäftspartner 2.3 Interne Abstimmungen Interne Abstimmung Geschäftspartner ab Kontoauszug Geschäftspartner > Interne Abstimmungen > Abstimmung Automatische Abstimmung Halbautomatische Abstimmung Manuelle Abstimmung über mehrere Geschäftspartner Interne Abstimmung Sachkonto ab Kontoauszug Frühere Abstimmungen verwalten Abstimmen Postcheckkonto Abgestimmte GP-Transaktion neu bearbeiten Abstimmen Postcheckkonto Abgestimmte GP-Transaktion neu bearbeiten 2.4 Kostenrechnung Firmeneinstellungen zu Kostenstellen Dimensionen Kostenstellen Aufteilungsregeln Kostenstellenhierarchie Abgrenzungstypen Budget auf Kostenstellen Buchungs- und Belegerfassung mit Kostenstellen Kostenstellen-Auswertungen Kostenstellen nachmutieren Neue Kostenstelle einrichten Kostenstellen nachmutieren Neue Kostenstelle einrichten 2.5 SBO-Finanzberichte Einführung Hauptbuch-Auswertungen Beispiel Kennzahlen-Vergleiche Eröffnungssalden kontrollieren Eröffnungssalden kontrollieren 2.6 Coresuite-Berichte Einführung Einkaufs- und Verkaufsbelege Bilanz, ER und OP-Listen KPI- und BWA-Berichte Kontenplan und Kontoauszug Dashboards Erw eiterung MWSt-Abrechnung
4 4 Buchhaltungskurs Profi V8.81 Erw eiterung MWSt-Abrechnung 2.7 Neuerungen Version Vorschau Neuerungen Version
5 Impressum 1
6 6 Buchhaltungskurs Profi V Impressum Dokumentinformationen Version 1.0 Letzte Änderung Initialisierung Kontaktinformationen Data Unit AG Data Unit AG Surentalstrasse Sursee Ihr Ansprechpartner Name Telefon Bruno Mühlebach bruno.muehlebach@dataunit.ch 2011 Data Unit AG Die vorliegende Dokumentation ist in all seinen Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten, insbesondere das Recht der Übersetzung, des Vortrags, der Reproduktion, der Vervielfältigung auf fotomechanischen oder anderen Wegen und der Speicherung in elektronischen Medien. Ungeachtet der Sorgfalt, die auf die Erstellung von Text, Abbildungen und Programmen verw endet w urde, kann der Urheber für mögliche Fehler und deren Folgen keine juristische Verantw ortung oder irgendeine Haftung übernehmen. Die in dieser Dokumentation w iedergegebenen Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.
7 Buchhaltungskurs Profi V8.81 2
8 8 Buchhaltungskurs Profi V Buchhaltungskurs Profi V Erweiterte Journalbuchungen Fenster Journalbuchungen Dauer: 45 Minuten Lernziel: Kennen aller Felder und Einstellungsmöglichkeiten im Fenster Journalbuchungen Mit dem Programm Journalbuchungen werden alle Finanzbuchungen vorgenommen, welche nicht durch einen übergeordneten Prozess wie Fakturierung oder Zahlwesen vorgenommen werden können. Journalbuchungen werden angelegt, wenn das Hauptbuch direkt bebucht werden soll. Es können via einer Journalbuchung aber auch Buchungen in die Nebenbuchhaltungen Debitoren und Kreditoren vorgenommen werden. Verschiedene typische Journalbuchungen w ie Eröffnungs-, Wechselkurs- oder Periodenabschluss- Buchungen können auch von vorgelagerten Prozessen erstellt w erden. Die meisten Journalbuchungen in SAP Business One werden automatisch durch das Anlegen von Fakturen, Gutschriften, Zahlungen und dergleichen erzeugt. Optisch ist das erkennbar durch das Feld Herk unft: Liegt eine Verknüpfung mit einem gelben Pfeil vor, stammt die Buchung aus einem Vorbeleg. eine direkte Stornierung der Journalbuchung ist nur möglich, w enn dieselbe nicht von einem Vorbeleg stammt. Im Programm Journalbuchung erstellte Buchungen haben die Herkunft JE.
9 Buchhaltungskurs Profi V Kopffelder Der oberste Teil des Journalbuchungsfensters beinhaltet Kopffelder. Diese Daten gelten übergreifend für den ganzen Beleg und werden zum Teil in die Zeilenpositionen übernommen. Werden nach dem Anlegen von Zeilenbuchungen Kopffelder verändert, verlangt das Programm die Bestätigung der Übernahme der Änderungen in die Zeilenfelder. Wird dies abgelehnt, können die Zeilenfelder andere Inhalte als die analogen Kopffelder beinhalten. Demgegenüber können Zeilenfelder jederzeit individuell und ohne Nachführung der Kopffelder mutiert w erden. Verschiedene Kopffelder können via Formulareinstellungen (Zahnrad) fix gesetzt w erden. Es ist aber zu beachten, dass diese Vor-Einstellungen erhalten bleiben und auch bei einem späteren Aufruf des Programmes Journalbuchung noch aktiv sind Serie und Nummer Es ist möglich, verschiedene Nummernkreise nebeneinander zu führen (Definition: Administration > Systeminitialisierung > Belegnummerierung). Der Name des Nummernkreises ist im Feld Serie dargestellt, die daraus resultierende Nummer im analogen Feld Nummer. es gibt keine interne Logik der Nummernkreise, vor allem nicht seitens Abgrenzung eines Buchhaltungsjahres. Verschiedene Nummernkreise machen vor allem Sinn, w enn der Entstehungsprozess klar abgegrenzt w erden kann Datumsfelder In der Regel ist das Feld Buchungsdatum relevant für die Abgrenzung des Buchhaltungsjahres. Es ist aber auch möglich, dazu das Feld Belegdatum zu benutzen. Das Belegdatum kann allenfalls auch als Abgrenzungsdatum für die Steuer benutzt werden. in jedem Datumsfeld kann die Eingabe mit Kürzel vorgenommen w erden: eine gültige Tageszahl w ird automatisch mit Monat und Jahr, eine gültige Eingabe von Tag und Monat automatisch mit dem aktuellen Jahr ergänzt. Es benötigt keine Punkte, ein beliebiges alphanumerisches Zeichen ergibt das Tagesdatum Referenz 1 Zeigt die Belegnummer des Ursprungsbelegs, wenn die Buchung auf Basis eines Belegs (z. B. Ausgangsrechnung, Eingangszahlung usw.) angelegt wurde. Bei einer manuellen Buchung ist das Feld frei definierbar Referenz 2 Zeigt unterschiedliche Daten an, je nachdem, auf welchem Beleg die Journalbuchung beruht: Zeigt die Referenznummer des Geschäftspartners an, der dem Beleg zugeordnet wurde, wenn die Journalbuchung auf der Basis eines Belegs (Ausgangsrechnung, Eingangszahlung usw.) angelegt wurde. Zeigt die Nummer des Basisbelegs an, wenn die Journalbuchung auf einem Stornobeleg (z. B. Ausgangsgutschrift anhand Ausgangsrechnung) beruht.
10 10 Buchhaltungskurs Profi V8.81 Zeigt die im Feld Ref. 2 des Belegkopfs angegebenen Daten an, wenn die Journalbuchung auf einem Bestandstransaktionsbeleg (z. B. Wareneingang) beruht. Zeigt die im Feld Ref. 2 des Fensters Eröffnungssaldo oder Periodenabschlusssaldo angegebenen Daten an, wenn die Journalbuchung mithilfe eines dieser Fenster angelegt wurde. Bei einer manuellen Buchung ist das Feld frei definierbar Referenz 3 Welche Daten hier angezeigt werden, ist davon abhängig, auf welchem Beleg die Erstellung der Journalbuchung beruht: Ein- und Ausgangsrechnung, Ein- und Ausgangsgutschrift, Ein- und Verkaufsanzahlungsrechnung, Ein- und Ausgangsvorausrechnung: Geschäftspartnerzeile: laufende Nummer der Rate Quellensteuerzeile: laufende Nummer der letzten Rate Ein- und Ausgangszahlungen: Geschäftspartnerzeile: Belegnummer Scheckzahlung: Schecknummer Kreditkartenzahlung: Nummer des Kreditkartenbelegs Banküberweisung: vom Benutzer angegebene Referenznummer Für Barzahlungen wird nichts angezeigt. Bei stornierten Ein- und Ausgangszahlungen wird die Belegnummer des stornierten Belegs angezeigt. Wenn Sie eine Ein- oder Ausgangszahlung als Akontozahlung anlegen (und nicht basierend auf ausgewählten Transaktionen), wird die Belegnummer im Feld Ref. 3 in der Steuerzeile angezeigt. Wenn Sie eine Ein- bzw. Ausgangszahlung auf ein Konto anlegen, wird die Belegnummer im Feld Ref. 3 der Kontozeile angezeigt. Bei einer manuellen Buchung ist das Feld frei definierbar Vorlagentyp / Vorlage Kontierungsmuster und Buchungsvorlagen können beliebig angelegt und angezogen werden. Es können auch Dauerbuchungen als Buchungsvorlage angezogen w erden, w elche nicht als Vorlage definiert sind. Mit dem Button Vorlage zurücksetzen w ird der Vorlagentyp w ie die Vorlage aus den Kopffeldern entfernt, die Buchungszeilen w erden jedoch beibehalten Projekt Zur Kostenverfolgung für übergreifende Firmenvorhaben sind Projekte bestens geeignet. In nahezu allen wichtigen Auswertungen lassen sich eines oder mehrere Projekte einschränken. Unter Finanzw esen > Finanzberichte > Buchhaltung > Transaktionsbericht nach Projekten existiert zusätzlich eine spezifische Ausw ertung zu diesem Thema Neubew ertungsbericht Wechselkurs Eine Neubewertung ist ausschliesslich im Programm Finanzwesen > Finanzberichte > Ist- Berichte > Bilanz ansprechbar, CoreSuite-Berichte nehmen keinen Bezug darauf. Die Funktionalität des Feldes ist im offiziellen Hilfetext von SAP mit erweiterten Funktionen beschrieben, welche jedoch nicht nachvollzogen werden können. Es ist im Moment abzuraten, mit diesem Wechselkursfeld zu arbeiten.
11 98 Buchhaltungskurs Profi V Neuerungen Version 8.81 Die nachfolgende Liste der Neuerungen in Version 8.81 ist nicht abschliessend. Erweiterung Kostenstellen-Funktionalität mit mehrfacher Dimensionierung Neue Kostenstellen-Berichte (z.b. Budget gegen Kostenstelle) Journalbuchungsvorschau Regeln für die Steuerkennzeichenermittlung Erweiterte Projektimplementierung Änderung bei der BIC/SWIFT-Definition Verknüpfungsplan auf Belegebene Lieferantenanfrage Beschaffungsassistent für Kundenaufträge Verwaltung wiederkehrender Transaktionen Artikelmengen in Aufträgen können wieder geöffnet werden, wenn Retouren auf Lieferungen oder Rechnungen getätigt werden Wiederkehrende Ativititäten Cockpit / der personalisierte Arbeitsbereich Neues Zugriffsprotokoll Erweiterungen im Software Development Kit (SDK) Crystal-Reports-Integration 2.8 Vorschau Neuerungen Version 8.82 Die nachfolgende Liste der Neuerungen in Version 8.82 ist nicht abschliessend. Rahmenvereinbarung/Rahmenverträge Verkauf Erweiterung Materialbedarfsplanung Erweiterte Kalenderfunktionalitäten Mahnassistent: Verbuchungsmöglichkeit von Spesen und Zinsen Abstimmungen werden im Hauptbuch direkt angezeigt (über fälligen Saldo) Belege wie z.b. Wareneingang können zu einem frei wählbaren Datum geschlossen werden Gutschrift auf Grund Faktura kann ohne Mengenbuchung vorgenommen werden o Durchschnittspreis wird trotzdem nachgeführt Ausgangsvorausrechnung: wenn schon geliefert ist Status = geliefert Zahlungsassistent erweitert o Kundenzugriff verbessert o Zahlarten ohne Init integriert o Zahlungslaufauftrag neu: Bankdatei möglich, jedoch keine Zahlung gebucht o Skonto-Berücksichtigung verbessert
12 Data Unit AG - we do IT since 1974 Weitere Informationen über Data Unit AG und ihre Dienstleistungen gibt es unter Infoline: +41 (0) Data Unit AG Surentalstrasse 10 CH Sursee +41 (0)
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