Beispiel Organisation der Anlagenbuchhaltung

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1 Beispiel Organisation der Anlagenbuchhaltung Stand: Seite: 1 von 7

2 Einbindung der Anlagenbuchhaltung in das Rechnungswesen Die Anlagenbuchhaltung wird als Nebenbuchhaltung geführt. Aufgaben der Anlagenbuchhaltung sind: 1. die Ersterfassung des Anlagevermögens 2. die Erfassung a. der planmäßigen und außerplanmäßigen bilanziellen Abschreibungen b. der Zugänge zum Anlagevermögen c. der Anlagenabgänge 3. das Führen der Standortnachweise a. im Rahmen der Ersterfassung des Anlagevermögens b. Nachweis der Standortveränderungen 4. die Ermittlung der Kalkulationsgrundlagen a. Ermittlung der Anschaffungs- und Herstellungskosten auf der Grundlage der Wiederbeschaffungskosten b. Ermittlung der Abschreibungen auf der Grundlage der Wiederbeschaffungskosten 5. der Nachweis der Versicherungswerte. Da Anlagevermögen besteht insbesondere aus: 1. Immateriellen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, 2. Sachanlagen, 3. Finanzanlagen. In den Fällen, in denen die Stadt / der Landkreis von der Bilanzierungshilfe der Aktivierung von Aufwendungen für die Ingangsetzung des Geschäftsbetriebs / der Verwaltung und dessen / deren Erweiterung Gebrauch macht, ist auch dieser Posten in der Anlagenbuchhaltung nachzuweisen. Die Anlagenbuchhaltung muss Auswertungen ermöglichen nach: 1. den Kontenarten, die im landeseinheitlichen Kontenrahmenplan verbindlich vorgesehen sind, 2. den Konten und Unterkonten, die von der Verwaltung in einem gesonderten Kontenplan für die Anlagenbuchhaltung ausgewiesen werden, 3. nach den Teilhaushalten, den Produkten und ggf. den Leistungen, 4. nach den Kostenstellen und Kostenträgern. Stand: Seite: 2 von 7

3 In der Anlagenbuchhaltung müssen ferner nachgewiesen werden: 1. die Fortschreibung der Anschaffungs- und Herstellungskosten der einzelnen Vermögensgegenstände, 2. die Fortschreibung der Abschreibungen und Wertberichtigungen der einzelnen Vermögensgegenstände unterteilt nach planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen, 3. die Zugänge, Abgänge, Abschreibungen,, Zuschreibungen, die Umbuchungen und Umgliederungen eines Haushaltsjahres, 4. die Standorte der einzelnen Vermögensgegenstände. Aufgabe der Anlagenbuchhaltung ist es ferner, Daten für 1. die Haushaltsplanung, 2. die Haushaltsausführung, 3. die unterjährige Berichterstattung, 4. die Erstellung des Jahresabschlusses, 5. die Erstellung von Verwendungsnachweisen, 6. die Ermittlung von Entgelten, zur Verfügung zu stellen. Einbindung der Anlagenbuchhaltung in die Haushaltsplanung Die Anlagenbuchhaltung ist bereits in die Haushaltsplanung einzubeziehen. Die Planung und die Anmeldung der Investitionen erfolgen durch den zuständigen Fachbereich. In Vorbereitung der Anmeldung der Investitionen ist in Zweifelsfragen der Abgrenzung von Investitionen zu Erhaltungsaufwand die Anlagenbuchhaltung zu befragen. Nach der ersten Anmeldung von Investitionen ist vor der Übernahme der Investitionen in den Finanzplan von Mitarbeiten der Anlagenbuchhaltung zu prüfen, ob es sich bei den angemeldeten Maßnahmen um Investitionen handelt und die Abgrenzung zu den Erhaltungsaufwendungen sachgerecht vorgenommen wurde. Sofern Erhaltungsaufwendungen als Investitionen ausgewiesen sind, ist die Anmeldung der Investitionen zu korrigieren. Die Korrektur erfolgt durch den jeweiligen anmeldenden Fachbereich. Eine weitere Aufgabe der Anlagenbuchhaltung ist es zu überprüfen, ob die nach 9 GemHVO-Doppik geforderten Unterlagen der Anmeldung beigefügt sind. Sind die Unterlagen nicht beigefügt, ist die für die Haushaltsplanung verantwortliche Stelle zu unterrichten. Stand: Seite: 3 von 7

4 Wird die Investitionsmaßnahme in den Haushalt übernommen, ist die Anlagenbuchhaltung dafür verantwortlich, dass jede Maßnahme eine eindeutige Auftragnummer erhält. Besteht eine Maßnahme aus mehreren zu aktivierenden Vermögensgegenständen (z.b. Grund und Boden, Gebäude, Außenanlagen, Betriebsvorrichtungen im Gebäude, Ausstattungsgegenstände) ist für jede dieser Vermögensgegenstände eine eigene Auftragsnummer zu vergeben, aus deren Aufbau jedoch der Zusammenhang zu der Maßnahme erkennen ist. Dabei ist darauf zu achten, dass grundsätzlich keine Sammelaufträge angelegt werden sollten, auch dann nicht, wenn der Kreistag für die Einzeldarstellung der Maßnahmen im Haushalt eine Mindestgrenze festgelegt hat. Die Maßnahme behält auch im Rahmen der Haushaltsabwicklung bis hin zur Aktivierung in der Anlagenbuchhaltung die ihr zugeordnete Anlagennummer. Im Rahmen der Haushaltsplanung hat die Anlagenbuchhaltung die erforderlichen Daten für die Erstellung des Vorberichtes bereitzustellen. Dies sind insbesondere die Abschreibungen auf die Altanlagen sowie für die in der Finanzplanung vorgesehenen Anlagenzugänge. Ferner sind die Abschreibungen, die durch die Erneuerung von Vermögensgegenständen bzw. das Ausscheiden von Vermögensgegenständen wegfallen zu ermitteln und bei der Abschreibungsvorausschau zu berücksichtigen. Die Daten sind dem Bereich Finanzen rechtzeitig zur Haushaltsplanung vorzulegen. Die sonstigen Daten, die der Bereich Finanzen für die Erstellung der Investitionsübersicht benötigt (insbesondere Folgekosten der Investition wie zusätzliche Unterhaltungs- und Bewirtschaftungsaufwendungen, Wegfall von Unterhaltungs- und Bewirtschaftungsaufwendungen, Veränderung der Personalaufwendungen) sind dem Bereich Finanzen von der jeweiligen Fachabteilung rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Einbindung der Anlagenbuchhaltung in die Haushaltsausführung Wird die Investitionsmaßnahme mit dem Haushalt beschlossen, ist von der Anlagenbuchhaltung in der Finanzbuchhaltung für jede Maßnahme ein gesondertes Anlagen-im-Bau- Konto einzurichten. Die Kontonummer ist mit der Auftragsnummer eindeutig zu verknüpfen. Sobald eine Auftragsvergabe erfolgt, ist diese von dem zuständigen Fachbereich in der Auftragsveraltung zu erfassen. Damit ist der Planansatz gebunden. Die eingehenden Rechnungen sind von dem zuständigen Fachbereich am Tag ihres Eingangs in der Verwaltung im Rechnungseingangsbuch zu erfassen. Es ist zu gewährleisten, dass in den Fällen, in denen Dritte die fachtechnische Prüfung übernehmen, die Rechnung Stand: Seite: 4 von 7

5 zuerst bei der Verwaltung eingeht, dort im Rechnungseingangsbuch erfasst wird und erst dann an den Dritten weitergeleitet wird. Der jeweilige Fachbereich ist für die rechnerische und sachliche Feststellung und für die Erteilung der Anordnung verantwortlich. Bevor die Rechnung aus dem Rechnungseingangsbuch - ggf. korrigiert - in die Geschäftsbuchhaltung übernommen wird, sind die Anordnung und die begründenden Unterlagen der Anlagenbuchhaltung zur Prüfung der Kontierung vorzulegen. Erst nach deren Freigabe kann die Übernahme in die Geschäftsbuchhaltung erfolgen. Ergeben sich im Rahmen der Prüfung Zweifelsfragen, sind diese von der Anlagenbuchhaltung mit dem zuständigen Fachbereich abschließend zu klären. Ist eine abschließende Klärung einvernehmlich nicht herbeizuführen, ist die Leiterin des für die Erstellung des Jahresabschlusses verantwortlichen Fachbereichs zu konsultieren, die eine abschließende Entscheidung in der vorgetragenen Frage trifft. Ist die Investition abgeschlossen (Fertigstellung im Sinne der Doppik: in wesentlichen Teilen bestimmungsgemäß nutzbar) hat eine Fertigmeldung von dem zuständigen Fachbereich zu erfolgen. Nach der Fertigmeldung stimmt die Anlagenbuchhaltung alle auf den Auftrag gebuchten Fremdrechnungen ab. Es sind die Vollständigkeit und die richtige Zuordnung der Rechnungen zu überprüfen. Zur Vollständigkeit der Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Vermögensgegenstands gehören insbesondere auch 1. die gesamten Anschaffungs- und Herstellungsnebenkosten (u.a. Grunderwerbsteuer, Notarkosten usw.) 2. die zu aktivierenden Gemeinkosten 3. die zu aktivierenden Eigenleistungen 4. die ggf. zu aktivierenden Bauzeitzinsen. Ergeben sich Beanstandungen im Rahmen der Prüfung, dann sind diese von der Anlagenbuchhaltung mit dem zuständigen Fachbereich zu klären. Lässt sich eine Klärung nicht herbeiführen, ist die Leiterin des Fachbereichs, die für den Jahresabschluss zuständig ist, zu konsultieren. Diese entscheidet abschließend. Sofern im Rahmen einer Investitionsmaßnahme mehrere Vermögensgegenstände angeschafft oder hergestellt wurden, ist vom zuständigen Fachbereich eine Aufteilung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten vorzunehmen. Aufgabe der Anlagenbuchhaltung ist es, Stand: Seite: 5 von 7

6 diese Aufteilung zu überprüfen. Ergeben sich Beanstandungen im Rahmen der Prüfung, dann sind diese von der Anlagenbuchhaltung mit dem zuständigen Fachbereich zu klären. Lässt sich eine Klärung nicht herbeiführen, ist die Leiterin des Fachbereichs, die für den Jahresabschluss zuständig ist, zu konsultieren. Diese entscheidet abschließend. Nach Abschluss der Prüfung ist die Anlagenbuchhaltung für die Übernahme der Investition in die Anlagenbuchhaltung zuständig. Die Übernahme hat grundsätzlich im Monat der Anschaffung oder Herstellung zu erfolgen. Anlagenabgänge sind vom zuständigen Fachbereich zeitnah der Anlagenbuchhaltung zu melden. Der zuständige Fachbereich hat eine entsprechende Buchungsanordnung zu erstellen. Auf der Buchungsanordnung ist zu vermerken, ob für diesen Vermögensgegenstand ein Verschrottungs- / Verkaufserlös erzielt werden konnte. Teilabgänge, insbesondere infolge der Teilerneuerung von Vermögensgegenständen sind durch den sachlich zuständigen Fachbereich dem Grunde und der Höhe nach zu ermitteln. Entsprechende Buchungsbelege sind von dem sachlich zuständigen Fachbereich zu erstellen. Die Anlagenbuchhaltung hat die Buchungsbelege vor der Einbuchung in der Anlagenbuchhaltung zu kontrollieren. Bei Beanstandungen hat sie die Buchungsbelege in den zuständigen Fachbereich zur Korrektur zurückzugeben. Der Anlagenbuchhaltung ist es untersagt, eigenständig Korrekturen an den Belegen vorzunehmen. Für die Erstellung der Annahmeanordnung ist der zuständige Fachbereich verantwortlich. Die Annahmeanordnung ist vor der Übernahme in die Geschäftsbuchhaltung der Anlagenbuchhaltung zur Überprüfung der Kontierung zuzuleiten. Nach der Überprüfung kann die Einbuchung in der Geschäftsbuchhaltung erfolgen. Die Festlegung der wirtschaftlichen Nutzungsdauer von abnutzbaren Vermögensgegenständen erfolgt durch die Anlagenbuchhaltung in Abstimmung mit dem für die Investition sachlich zuständigen Fachbereich. Sofern die wirtschaftliche Nutzungsdauer von der in der landeseinheitlichen Abschreibungstabelle vorgesehenen Nutzungsdauer abweicht, hat der für die Investition sachlich zuständige Fachbereich die Abweichung schriftlich mit Begründung bei dem Fachbereich Finanzen zu beantragen. Die Zustimmung des Fachbereichs Finanzen kann nur nach Prüfung der Berechtigung der Abweichung durch das Rechnungsprüfungsamt erfolgen. Erst nach schriftlicher Zustimmung des Fachbereichs Finanzen und nach Vorlage des Prüfungsvermerks des Rechnungsprüfungsamtes kann die abweichende Nutzungsdauer von der Anlagenbuchhaltung erfasst werden Stand: Seite: 6 von 7

7 Eine Veränderung der Restnutzungsdauer während der Abschreibungsdauer hat der für die Investition sachlich zuständige Fachbereich schriftlich mit Begründung bei dem Fachbereich Finanzen zu beantragen. Die Zustimmung des Fachbereichs Finanzen kann nur nach Prüfung der Berechtigung der Veränderung der Restnutzungsdauer durch das Rechnungsprüfungsamt erfolgen. Erst nach schriftlicher Zustimmung des Fachbereichs Finanzen und nach Vorlage des Prüfungsvermerks des Rechnungsprüfungsamtes kann die Veränderung der Nutzungsdauer von der Anlagenbuchhaltung erfasst werden Sinngemäß ist bei der Vornahme außerplanmäßiger Abschreibungen zu verfahren. Unterjährige Berichterstattung / Jahresabschluss Die Anlagenbuchhaltung ist dafür verantwortlich, die unterjährige Berichterstattung zur Verfügung zu stellen (u.a. Abschreibungen, Investitionsabwicklung). Die Anlagenbuchhaltung hat für den Jahresabschluss die erforderlichen Daten zur Verfügung zu stellen. Sie erstellt den Anlagennachweis. Haushaltsplanung Die Anlagenbuchhaltung hat die erforderlichen Daten für die Haushaltsplanung zur Verfügung zu stellen (Abschreibungsvorausschau, Entwicklung der Investitionen und Investitionsförderungsmaßnahmen im Planungszeitraum). Verwendungsnachweis / Entgeltsermittlung Sofern Investitionen die Grundalge bilden für Entgeltsabrechnungen, sind die erforderlichen Daten von der Anlagenbuchhaltung zur Verfügung zu stellen. Alternativ: Werden die für die Entgeltsabrechnung erforderlichen Daten von dem zuständigen Fachbereich ermittelt, sind die Daten mit der Anlagenbuchhaltung abzustimmen. Das gleiche Verfahren ist bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen anzuwenden. Sonderpostenbuchhaltung Mit der Anlagenbuchhaltung verknüpft ist die Sonderpostenbuchhaltung Stand: Seite: 7 von 7