SharePoint Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011

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1 SharePoint Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 Benutzerhandbuch zur SharePoint Schnittstelle für MS CRM 2011 Schnittstellenversion: Dokumentenversion: 3.1

2 Inhalt 1. Vorwort Funktionsbeschreibung SharePoint Schnittstellen Menüleiste Der Button Neu Der Button Hochladen Der Button Herunterladen Der Button Löschen X Weitere Aktionen Menü Der Button Umbenennen Der Button SharePoint öffnen Der Button Öffnen im Windows-Explorer Der Button Versionsübersicht Der Button Verknüpfung kopieren Der Button Verknüpfung senden Der Button Parameter anzeigen Der Button Protokoll anzeigen Der Button Dokumenteneigenschaften anzeigen Kontext Menü im Dokumentenbereich Der Button Öffnen Der Button Umbenennen Der Button Löschen Der Button Verknüpfung kopieren Der Button Verknüpfung senden Der Button Versionsübersicht Der Button Aktualisieren Kontext Menü in der Baumstruktur Button Neu Button Umbenennen Button Löschen Kontext Menü durch Betätigen der rechten Maustaste Der Button Aktualisieren Dokumentensuche Suchleiste Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 2 von 17

3 Suchfilter Suchergebnis Suche schließen Versionsübersicht Allgemeine Beschreibung Funktionsweise Versionsübersichtsfenster Drag & Drop Funktion Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 3 von 17

4 1. Vorwort Vielen Dank, dass Sie sich für unsere SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 entschieden haben. Die SharePoint-Schnittstelle bietet die Möglichkeit, Dokumente zentral aus dem CRM heraus zu verwalten und zu bearbeiten. Alle SharePoint Funktionalitäten sind in der SharePoint Schnittstelle nutzbar. Somit ist es nicht notwendig im SharePoint Server selbst zu arbeiten, sondern über der gewohnten Oberfläche von Microsoft Dynamics CRM Bei der SharePoint-Schnittstelle handelt es sich um ein Add-On für Microsoft Dynamics CRM Auf den folgenden Seiten finden Sie eine ausführliche Konfigurationsanleitung. 2. Funktionsbeschreibung Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 4 von 17

5 2.1. SharePoint Schnittstellen Menüleiste Der Button Neu Im SharePoint Server können unterschiedliche Inhaltstypen für jede Webseite hinterlegt werden. Diese Inhaltstypen werden beim Betätigen des Buttons Neu geladen und als Liste angezeigt. Das nächste Bild zeigt solch eine Liste mit Word Dokumenten: Der Button Hochladen Mittels dieser Funktion können ein oder mehrere Dokumente in den jeweiligen geöffneten Datensatz hochladen werden. Beim Betätigen des Buttons Hochladen öffnet sich das Explorer Fenster. Über dieses Fenster können von einem beliebigen Ort auf dem Rechner oder im Netzwerk Dateien zum hochladen auswählt werden. Sind mehrere Dokumente ausgewählt, werden die ausgewählten Dokumente über den Button Öffnen in den geöffneten Datensatz im SharePoint gespeichert Der Button Herunterladen Mittels dieser Funktion können ein oder mehrere ausgewählte Dokumente herunterladen und zum Beispiel auf Ihrem Desktop gespeichert werden Der Button Löschen X Über diesen Button ist es möglich ein oder mehrere ausgewählte Dokumente oder Ordner zu löschen. Nach dem Löschen wird die Dokumentenübersicht aktualisiert. Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 5 von 17

6 2.2. Weitere Aktionen Menü Im folgenden Bild sind alle möglichen Buttons des Menüs weitere Aktionen zu sehen. Einige werden über die globalen Einstellungen in der Konfiguration festgelegt Der Button Umbenennen Mittels dieser Funktion kann ein Dokument oder ein Ordner umbenannt werden. Nach dem Betätigen des Buttons Umbenennen öffnet sich folgendes Fenster: Nach dem Ändern des Namens, wird durch das Betätigen des Button OK das Dokument oder der Ordner umbenannt. Nach erfolgreichem Umbenennen wird die Dokumentenübersicht aktualisiert Der Button SharePoint öffnen Mittels dieser Funktion ist es möglich, den in der SharePoint Schnittstelle geöffneten Datensatz im SharePoint Server zu öffnen. Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 6 von 17

7 Wird diese Funktion in einem Unterordner aufgerufen, so wird dieser Unterordner im SharePoint Server geöffnet. Eine weitere Möglichkeit diese Funktion zu nutzen, ist in der Ergebnisübersicht der Suche. Dabei ist es notwendig ein Suchergebnis zu markieren, um den entsprechenden Ordner, welches das dann ausgewählte Dokument enthält zu öffnen Der Button Öffnen im Windows-Explorer Damit kann die ausgewählte Bibliothek als Windows-Explorer-Standardordner geöffnet werden. Damit ist es möglich Dateien mithilfe von Drag & Drop in diese Bibliothek zu ziehen, Ordner zu erstellen, Dateien zu verschieben und zu kopieren und mehrere Dateien gleichzeitig zu löschen. Siehe dazu Punkt im Konfigurations und Installationshandbuch Der Button Versionsübersicht Siehe dazu Punkt 2.7. Versionsübersicht Der Button Verknüpfung kopieren Beim Betätigen des Buttons wird die gesamte URL des vorher ausgewählten Dokumentes in die Zwischenablage kopiert. Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 7 von 17

8 Der Button Verknüpfung senden Beim Betätigen des Buttons wird das Standard Programm geöffnet und die gesamte URL des vorher ausgewählten Dokumentes in einer neuen als Text angezeigt Der Button Parameter anzeigen Beim Betätigen des Buttons öffnet sich ein Fenster in dem folgende Informationen angezeigt werden. Die Informationen sind: SP Version, SharePoint URL, SiteCollection, SharePoint Sprache, SharePoint Server Version, die CRM Version, CRM Organisation, Entity Name, Datensatz Guid (ObjectId), benutzte Sprache, Datensatzname, Zeitmessung, Pfad zu den benutzen Bildern Der Button Protokoll anzeigen Solange diese Einstellung mittels der Konfigurations XML nicht explizit ausgeschaltet wurde, kann mittels dieser Funktion alle in der Schnittstelle Protokollierten Informationen angezeigt werden. Diese Informationen geben Aufschluss darüber, mit welchen Standardeinstellungen die Schnittstelle konfiguriert ist. Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 8 von 17

9 Der Button Dokumenteneigenschaften anzeigen Dieser Button wird über die globalen Einstellungen in der Konfiguration eingestellt. Siehe dazu Punkt im Installations- und Konfigurationshandbuch Kontext Menü im Dokumentenbereich Der Button Öffnen Beim Betätigen dieses Buttons wird eine zuvor ausgewählte Datei in der jeweiligen Software (z.b. eine Word Datei wird in MS Office) geöffnet Der Button Umbenennen Siehe Punkt Der Button Umbenennen Der Button Löschen Siehe Punkt Der Button Löschen Der Button Verknüpfung kopieren Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 9 von 17

10 Siehe Punkt Der Button Verknüpfung kopieren Der Button Verknüpfung senden Siehe Punkt Der Button Verknüpfung senden Der Button Versionsübersicht Siehe Punkt 2.7 Versionsübersicht Der Button Aktualisieren Beim Betätigen des Buttons wird die Dokumentenübersicht aktualisiert. Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 10 von 17

11 2.4. Kontext Menü in der Baumstruktur Dieses Kontextmenü wird nur beim Klick mit der rechten Maustaste angezeigt, wenn Sie sich auf dem Hauptordner im TreeView befinden. Nicht bei einer referenzierten Entität im TreeView. Bsp: Dabei wird das Kontextmenü nur bei der Donaubauer AG angezeigt, nicht bei Angeboten, Projekten usw Button Neu Beim Betätigen des Buttons Neu erscheint folgendes Fenster: In dem erscheinenden Fenster wird der Name des neuen Ordners eingetragen. Und Betätigen danach den Button Ok und der Ordner wird angelegt. Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 11 von 17

12 Button Umbenennen Siehe Punkt Der Button Umbenennen Button Löschen Siehe Punkt Der Button Löschen Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 12 von 17

13 2.5. Kontext Menü durch Betätigen der rechten Maustaste Der Button Aktualisieren Beim Betätigen des Buttons wird die Dokumentenübersicht aktualisiert. Die Erläuterungen zu den anderen Buttons finden Sie im Abschnitt 2.3 Kontext Menü im Dokumentenbereich Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 13 von 17

14 2.6. Dokumentensuche Suchleiste Suchfilter Suche über alles Ist diese ausgewählt werden alle gefundenen Ergebnisse der gesamten SharePoint Site angezeigt. Suche über Datensatz Ist diese ausgewählt werden alle gefundenen Ergebnisse des ausgewählten Datensatzes angezeigt. Suche über Entität Ist diese ausgewählt werden alle gefundenen Ergebnisse der ausgewählten Entität angezeigt Suchergebnis Nach dem eintragen des Suchbegriffes wird mittels betätigen der Taste Enter oder mit dem Mausklick auf das Lupensymbol die Suche gestartet. Nach dem die Suche beendet ist, werden alle Dokumente in der Dokumentenübersicht angezeigt. In dieser Übersicht stehen alle Funktionen beim Aufruf des Kontextmenüs beim Betätigen der rechten Maustaste und des Menüs weitere Funktionen zur Verfügung Suche schließen Das Fenster mit den gefundenen Dokumenten und Ordnern wird über das X in der rechten Ecke wieder geschlossen. Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 14 von 17

15 2.7. Versionsübersicht Allgemeine Beschreibung Damit diese Funktion nutzbar ist, ist es nötig, dass die Versionierung im SharePoint Server konfiguriert wurde. Mit dieser Funktion ist es möglich ältere Versionen eines Dokumentes abzurufen und gegebenenfalls diese zu ändern Funktionsweise Wird ein vorhandenes Dokument erneut hochladen und das alte Dokument überschreiben, wird im SharePoint Server eine neue Version angelegt. Das in der Dokumentenansicht angezeigte Dokument ist die aktuellste Version des Dokumentes. Der Aufruf der Versionsübersicht ist nach Auswahl eines Dokumentes über das Menü weitere Aktionen oder über das Kontextmenü, welches mit der rechten Maustaste aufgerufen wird, möglich. Aufruf über Menü weitere Aktionen : Aufruf über Kontextmenü beim Betätigen der rechten Maustaste: Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 15 von 17

16 Versionsübersichtsfenster Nach dem Betätigen des Buttons Versionsübersicht öffnet sich folgendes Fenster: In diesem Fenster sind alle zu diesem vorher ausgewählten Dokument zur Verfügung stehenden unterschiedlichen Versionen sichtbar. Jetzt gibt es die Möglichkeit das ausgewählt Dokument über einen Doppelklick auf das Dokument oder über den Button Öffnen zu öffnen. Über das X in der rechten oberen Ecke oder über den Button Beenden kann das Fenster geschlossen werden und es wird die Dokumentenübersicht angezeigt Drag & Drop Funktion Eine weitere Möglichkeit Dateien hochzuladen, besteht darin eine Datei mit der Maus über die Schnittstelle zu ziehen und dann die Maustaste los zu lassen. Es ist auch möglich mehrere Dateien gleichzeitig bei Drag und Drop auf den SharePoint Server hochzuladen. Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 16 von 17

17 Sollten Sie weitere Fragen zur Konfiguration der SharePoint Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 haben oder einen weiterführenden Support benötigen, so zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wurzener Straße Dahlen / Sa. Tel.: +49 (34361) Fax: +49 (34361) Mail: Web: Informationen zum Angebots-Konfigurator für Microsoft Dynamics CRM: Vorstand: Andreas Donaubauer Aufsichtsratsvorsitzende: Andrea Striegler Amtsgericht Leipzig HRB Ust.-ID: DE Konfigurationshandbuch des SharePoint-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 zu Version 5.2.2; Stand Seite 17 von 17

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