Geschäftsordnung. der Zentralen Hochschulverwaltung. Januar 2007

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1 Geschäftsordnung der Zentralen Hochschulverwaltung Januar 2007 Redaktionelle Änderung: April 2015

2 2 Inhaltsverzeichnis 1. Aufgaben der Hochschulverwaltung 3 2. Aufbau der Hochschulverwaltung 3 3. Geschäftsverteilung 3 4. Projektarbeit 3 5. Strukturen der Zusammenarbeit 4 6. Führung Kanzlerin / Kanzler Dezernentinnen / Dezernenten Abteilungsleiterinnen / Abteilungsleiter 5 7. Teamleiterinnen / Teamleiter 6 8. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 6 9. Vertretung Beauftragte und Vertretungen Bearbeitung Unterzeichnung Kommunikation Presse, Hörfunk und Fernsehen Inkrafttreten 8 Impressum Herausgeberin: Die Kanzlerin der FernUniversität in Hagen Redaktion: FernUniversität Dezernat 3.3 Organisations- und Personalentwicklung Hagen Stand: Januar 2007 Redaktionelle Änderung: April 2015

3 3 1. Aufgaben der Hochschulverwaltung Die Hochschulverwaltung ist eine dienstleistende Serviceeinrichtung der FernUniversität. Insbesondere betreut die Verwaltung den Haushalt, das Personal, die technischen und baulichen Einrichtungen und koordiniert die Bauangelegenheiten der Hochschule. Ihr obliegen die technische Herstellung des Fernstudienmaterials und die technische Abwicklung des Fernstudienbetriebes, die allgemeine Studienberatung und der Betrieb der Studienzentren. Zudem nimmt die Verwaltung die Unterstützung der Organe und Gremien der Hochschule wahr. Bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben wirkt die Verwaltung auf eine wirtschaftliche Nutzung der Haushaltsmittel sowie der Hochschuleinrichtungen hin. Die FernUniversität ist Ausbildungsbetrieb gemäß dem Berufsbildungsgesetz. Die Hochschulverwaltung koordiniert die Ausbildung in Verwaltung, Fakultäten und Zentralen Einrichtungen. 2. Aufbau der Hochschulverwaltung Verwaltungsorganisation ist ein dynamischer Prozess. Die Abstimmung von Verwaltungsaufbau und zu bewältigenden Aufgaben koordiniert die Kanzlerin / der Kanzler gemeinsam mit der Runde der Dezernentinnen / Dezernenten. Im Organigramm werden namentlich die von der Kanzlerin / dem Kanzler bestimmten Verantwortlichen ausgewiesen, die als Vorgesetzte gegenüber den jeweils zugeordneten Beschäftigten im Sinne dieser Geschäftsordnung weisungsbefugt sind oder dauerhaft koordinieren. 3. Geschäftsverteilung Die Aufgabenzuordnung erfolgt auf der Grundlage des Geschäftsverteilungsplanes. Dieser wird, wie die Verwaltungsorganisation selbst, regelmäßig überprüft und den aktuellen Bedürfnissen angepasst. 4. Projektarbeit Zur Erledigung komplexer Problemstellungen können Projektgruppen gebildet werden. Projekte sind Sonderaufgaben, die gekennzeichnet sind durch ihren temporären und komplexen Charakter die notwendige Koordination und Zusammenarbeit mehrerer Organisationseinheiten vorgegebene, messbare Ziele (inhaltlich, zeitlich). Dezernatsübergreifende Projekte werden durch die Kanzlerin / den Kanzler in Auftrag gegeben, dezernatsinterne Projekte durch die Dezernentin / den Dezernenten. Für die Projektgruppe wird eine Leiterin / ein Leiter eingesetzt, die/der die Moderation der Gruppe übernimmt und für das Erreichen des gesetzten Zieles verantwortlich ist. Die Einrichtung der Projektgruppe ist im Intranet bekannt zu machen. 1 1 Redaktionelle Änderung: Jetzt im Intranet zu finden unter

4 4 5. Strukturen der Zusammenarbeit Die Verwaltungsebenen bestehen aus der Kanzlerin / dem Kanzler für die Leitung der Verwaltung, den Dezernats-, den Abteilungsleitungen und den ihnen zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die ggf. in Teams organisiert sind. Die Organisationseinheiten erledigen die ihnen übertragenen Aufgaben weitgehend selbstständig und arbeiten eng mit allen Bereichen der Hochschule zusammen. Dabei ist jede/r Mitarbeiterin / Mitarbeiter verantwortlich für das von ihr/ihm erbrachte Arbeitsergebnis und dokumentiert mit ihrer/seiner Unterschrift bzw. Namenszeichen diese Verantwortlichkeit. Entscheidungen von grundsätzlicher Bedeutung für die Aufgaben des Dezernats bedürfen der Unterschrift der Dezernentin / des Dezernenten. Die Dezernentin / der Dezernent entscheidet, ob eine Beteiligung der Kanzlerin / des Kanzlers notwendig wird. 6. Führung Die Führungskräfte Kanzlerin bzw. Kanzler, Dezernentinnen, Dezernenten, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sind für die Personalführung verantwortlich. Sie nehmen in erster Priorität Führungsaufgaben wahr. Entsprechend ihrer Funktion erledigen alle Führungskräfte auch Sachbearbeitungsaufgaben. Die Führungskräfte übertragen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rahmen der Personalführung geeignete Aufgaben und kontrollieren die Erreichung der Arbeitsziele. Sie bieten Leistungsanreize z. B. durch Lob und Anerkennung Eröffnung eigener Verantwortungsbereiche Förderung der Arbeitszufriedenheit und Fortbildungsangebote. Jede Führungskraft hat eine Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitenden in ihrer Organisationseinheit. Sie trägt dafür Sorge, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Aufgabengebiete eingewiesen werden. Sie steuert, koordiniert und optimiert die Arbeitsabläufe und achtet darauf, dass die zugewiesenen Aufgaben von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bewältigt werden können. Dabei ist ausgesprochene Anerkennung so wichtig wie Kritik. Führungskräfte führen mit den unterstellten Führungskräften jährlich ein Mitarbeitergespräch, in der Regel mit Zielvereinbarungen. Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter führen mit den Beschäftigten der Abteilung mindestens alle zwei Jahre ein Mitarbeitergespräch. Auf Zielvereinbarungen kann im Einzelfall verzichtet werden. Die erfolgte Durchführung der Gespräche ist dem Personaldezernat anzuzeigen. Gleichzeitig sind die gewünschten oder notwendigen Personalenwicklungsmaßnahmen mitzuteilen.

5 5 6.1 Kanzlerin / Kanzler Die Kanzlerin / der Kanzler ist das zweite Hauptamtliche Mitglied der Hochschulleitung, ist Dienstvorgesetzte / Dienstvorgesetzter aller nicht wissenschaftlichen Beschäftigten und leitet die Zentrale Hochschulverwaltung (ZHV). Sie/er koordiniert die Dezernate und legt im Benehmen mit den Dezernentinnen / Dezernenten die strategischen Ziele sowie die Arbeitsziele und -schwerpunkte der ZHV fest trifft die organisatorischen und personellen Vorkehrungen für die sachgerechte, wirtschaftliche und reibungslose Erledigung der Aufgaben der ZHV achtet auf die Einhaltung der Beteiligungspflichten trägt Sorge für die Einheitlichkeit des Handelns der Hochschulverwaltung stellt sicher, dass die ihr/ihm zugeordneten Beschäftigten über alle Angelegenheiten von genereller Bedeutung regelmäßig unterrichtet werden entscheidet in der ZHV in Fällen von allgemeiner und besonderer Bedeutung und in anderen übergreifenden Zusammenhängen trifft in der ZHV die Entscheidungen über die Organisationsstruktur und die damit verbundene Geschäftsverteilung und erlässt die Geschäftsordnung. 6.2 Dezernentinnen / Dezernenten Die Dezernentinnen / Dezernenten vertreten in der Regel die Angelegenheiten des Dezernats gegenüber anderen Bereichen der Hochschule. Sie legen im Benehmen mit den Abteilungsleiterinnen / Abteilungsleitern die Arbeitsziele und - schwerpunkte des Dezernates fest koordinieren die Abteilungen entscheiden Fälle von besonderer Tragweite und Bedeutung entscheiden bei grundsätzlichen organisatorischen und personellen Maßnahmen unter Beteiligung der Abteilungsleiterinnen / Abteilungsleiter beraten die Abteilungsleiterinnen / Abteilungsleiter. 6.3 Abteilungsleiterinnen / Abteilungsleiter Die Abteilungsleiterinnen / Abteilungsleiter legen im Benehmen mit den Beschäftigten die Arbeitsziele, Grundsätze und Richtlinien für ihre Organisationseinheit fest. Sie sind verantwortlich für organisatorische und personelle Maßnahmen im laufenden Geschäftsbetrieb der Abteilung nehmen die Aufgaben der Teamleitung war, wenn eine solche nicht benannt ist koordinieren die Arbeitsteams und sind verantwortlich für das Funktionieren der Zusammenarbeit sorgen für eine fristgerechte Bearbeitung und stellen eine gleichmäßige Verteilung der Arbeit sicher beteiligen die Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter in fachlichen und organisatorischen Angelegenheiten.

6 6 7. Teamleiterinnen / Teamleiter Teamleiterinnen bzw. Teamleiter unterstützen die Abteilungsleiterinnen bzw. Abteilungsleiter bei der Abteilungsleitung und machen Vorschläge in Personal- und Organisationsangelegenheiten. Sie koordinieren den Arbeitseinsatz legen die Prioritäten im Rahmen der vorgegebenen Ziele und Aufgaben fest sorgen für eine fristgerechte Bearbeitung und vermeiden Arbeitsüberlastungen unterstützen die Beschäftigten des Teams bei fachlichen Fragen sorgen für eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit und geben Raum für Kreativität Teamleiterinnen bzw. Teamleiter führen jährlich mit den Teammitgliedern ein Gespräch zur Erhebung des fachlichen Fortbildungsbedarfes. 8. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht auf eine qualifizierte Führung im Sinne dieser Geschäftsordnung. Sie entscheiden und vertreten die Ergebnisse der ihnen übertragenen Aufgaben in der Regel selbst und persönlich können Vorschläge in fachlichen und organisatorischen Angelegenheiten machen sollten persönliche Fortbildungsbedarfe erkennen und anmelden. 9. Vertretung Für den Fall vorübergehender Abwesenheit muss an jedem Arbeitsplatz eine Stellvertretung benannt werden. Diese Aufgabe wird bei kurzfristiger Abwesenheit im Regelfall einer Mitarbeiterin / einem Mitarbeiter aus demselben Team bzw. Abteilung übertragen, die/der sicherstellt, dass wichtige Vorgänge bearbeitet werden. Die dafür notwendige Qualifizierung ist sicherzustellen. Die Kanzlerin / der Kanzler bestimmt eine Dezernentin / einen Dezernenten zu ihrer ständigen Vertreterin / seinem ständigen Vertreter. Sollte diese/dieser ebenfalls verhindert sein, wird sie/er in der Regel von der jeweils dienstältesten Dezernentin / vom jeweils dienstältesten Dezernenten vertreten. Die Vertretung für die Dezernentinnen / Dezernenten und Abteilungsleiterinnen / Abteilungsleiter ist entsprechend zu regeln. 10. Beauftragte und Vertretungen Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben sind folgende Vertretungen bzw. Beauftragte in die Verwaltungsabläufe einzubeziehen: Behördliche Datenschutzbeauftragte / Behördlicher Datenschutzbeauftragter Fachkraft für Arbeitssicherheit / Stabsstelle Arbeits- und Umweltschutz 1 Beauftragte / Beauftragter des Arbeitgebers für Schwerbehinderte Suchtbeauftragte / Suchtbeauftragter Personalrat Gleichstellungsbeauftragte Vertrauensfrau/-mann für Schwerbehinderte 1 Redaktionelle Ergänzung: Stabsstelle Arbeits- und Umweltschutz

7 7 Ungeachtet dessen sind alle Führungskräfte verpflichtet darauf zu achten, dass die gesetzlichen Vorschriften in ihren Bereichen umgesetzt und beachtet werden. 11. Bearbeitung Dokumente können elektronisch oder in Papierform eingehen. Bei Bedarf sind die Dokumente mit Arbeitsvermerken zu versehen. Für Sichtvermerke auf der Papierpost sind der Rektorin / dem Rektor die rote, der Kanzlerin / dem Kanzler die grüne, der Kanzlervertreterin / dem Kanzlervertreter die braune sowie den Dezernentinnen / Dezernenten die violette Farbe vorbehalten. Elektronische Posteingänge sind grundsätzlich auf elektronischem Wege zu bearbeiten. Die Reihenfolge und die Art der Bearbeitung richten sich nach der Dringlichkeit der Angelegenheit. Wurden keine Termine vereinbart, sind Geschäftsvorgänge innerhalb einer Frist von 14 Tagen zu bearbeiten. Dauert die abschließende Bearbeitung ausnahmsweise länger oder wird der Vorgang an eine andere Stelle abgegeben, ist die Absenderin / der Absender vor Ablauf der Frist über den Stand der Bearbeitung zu informieren. Rücksprachen sind innerhalb von drei Arbeitstagen durchzuführen. Die Erledigung ist mit Namenszeichen und Datum auf dem Vorgang zu vermerken. Jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, bereits bei der erstmaligen Befassung mit einer Angelegenheit zu prüfen, ob andere und ggf. welche Bereiche zu beteiligen sind. Die Bereiche sind unverzüglich zu unterrichten, damit sie sich in die Bearbeitung einschalten können. Darüber hinaus haben sich die beteiligten Beschäftigten wechselseitig über die lfd. Bearbeitung zu informieren. Die Federführung bei einer mehrere Bereiche berührenden Aufgabe richtet sich nach der überwiegenden sachlichen Zuständigkeit. Zweifel über die Federführung sind unverzüglich zu klären. Bis zur Klärung bleibt diejenige / derjenige zuständig, die/der mit der Angelegenheit zuerst befasst war. Der federführenden Stelle ist stets der Originalvorgang zu übersenden. Im Schriftwechsel außerhalb der Hochschulverwaltung sind grundsätzlich, je nach Wirkungsbereich, der Briefkopf der Rektorin / des Rektors bzw. der Briefkopf der Kanzlerin / des Kanzlers zu verwenden. Bei der schriftlichen Bearbeitung ist als Schluss des Entwurfs je nach Sachlage zu verfügen: Wvl. = Wiedervorlage, wenn der Vorgang noch nicht abschließend erledigt ist. z. V. = Zum Vorgang bei dem bereits eine Frist läuft, wenn eine Einzelbearbeitung nicht erforderlich ist, z. B. bei Antworten auf Rückfragen. z. d. A. = Zu den Akten, wenn voraussichtlich in absehbarer Zeit nichts zu veranlassen ist. In Fällen von besonderer Bedeutung kann es sich empfehlen, der Verfügung "z. d. A. eine Begründung in Form eines Vermerks voranzustellen. Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein. 12. Unterzeichnung Auf den Briefkopfbögen der Hochschulleitung 1 unterschreiben alle Zeichnungsberechtigten mit dem Zusatz "Im Auftrag", mit folgenden Ausnahmen: 1. Die Rektorin / der Rektor und die Kanzlerin / der Kanzler unterzeichnen mit ihrem bzw. seinem Namen ohne Zusatz. 2. In den Fällen, in denen die Kanzlerin bzw. der Kanzler die Rektorin bzw. den Rektor vertritt, unterzeichnen sie bzw. er mit dem Zusatz "In Vertretung". 1 Rektorin / Rektor, Kanzlerin / Kanzler

8 8 3. Die ständige Vertreterin bzw. der ständige Vertreter der Kanzlerin bzw. des Kanzlers unterzeichnet mit dem Zusatz "In Vertretung". Die Unterschriftsregelung für die Korrespondenz mit Personen und Institutionen innerhalb der Verwaltung legen die Dezernentinnen / den Dezernenten für ihr Dezernat fest. In Angelegenheiten, in denen eine weitere Stelle zu beteiligen ist, wird der Entwurf mit den zur Entscheidung notwendigen Unterlagen den Mitwirkenden zur Mitzeichnung zugeleitet, wobei diese und ihre Reihenfolge im Entwurf auszuweisen sind. Der Mitzeichnung geht die abschließenden Bearbeitung und Schlusszeichnung voraus. Entwürfe, die von Vorgesetzten zu unterzeichnen sind oder zur Mitzeichnung bzw. vor Abgang zur Kenntnis vorgelegt werden, sind von der Verfasserin / dem Verfasser am Ende mit Namenszeichen und Datum zu versehen und mit den für die Entscheidung notwendigen Unterlagen auf dem Dienstweg vorzulegen. Vorgesetzte zeichnen den Entwurf ebenfalls mit Namenszeichen und Datum. 13. Kommunikation Informationen, Rückfragen und Abstimmungen sollen vorrangig telefonisch oder per erfolgen. Schriftliche Mitteilungen oder Beteiligungen sollen möglichst knapp und präzise den zugrunde liegenden Sachverhalt ohne besonderen Aufwand erkennen lassen. Zuschriften und Vermerke müssen die Verfasserin / den Verfasser und das Datum der Erstellung tragen. In Texten, Tabellen und Übersichten, die überarbeitet bzw. aktualisiert werden, muss der Stand der Bearbeitung sowie ggf. die zeitliche Zuordnung der Daten und Fakten ersichtlicht sein. 14. Presse, Hörfunk und Fernsehen Für Auskünfte an Presse, Hörfunk und Fernsehen ist die Stabsstelle Kommunikation der Hochschule zuständig. Dabei wird diese in Abstimmung mit den fachlich zuständigen Bereichen tätig. 15. Inkrafttreten Die Geschäftsordnung ist Grundlage des Handelns der Verwaltung. Die Vorgesetzten wirken darauf hin, dass sich alle Beschäftigten mit dem Inhalt der Geschäftsordnung vertraut machen. Auch sollen sie sich aktiv für ihre Realisierung und Weiterentwicklung einsetzen. Diese Geschäftsordnung tritt am in Kraft und wird als schriftliche Veröffentlichung sowie im Intranet jeder Mitarbeiterin / jedem Mitarbeiter bekannt gemacht. Mit gleichem Datum verliert die bisherige Geschäftsordnung ihre Gültigkeit. Hagen, den 16. Januar 2007 gez. Regina Zdebel Kanzlerin