TOP JOB-Mitarbeiterbefragung: Informieren und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter

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1 Wie sag ich s am Besten? TOP JOB-Mitarbeiterbefragung: Informieren und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter Eines ist klar: Je mehr Mitarbeiter sich an der TOP JOB-Mitarbeiterbefragung beteiligen, desto wertvoller sind die Erkenntnisse und Resultate für Sie! Deshalb ist es immens wichtig, möglichst viele Kolleginnen und Kollegen zur Teilnahme zu bewegen. Nicht nur das: Manchmal bergen Mitarbeiterbefragungen auch ein gewisses Unruhepotenzial: Die Mitarbeiter machen sich Gedanken darüber, welche Absichten Sie mit dem Projekt verfolgen, vermuten anstehende Veränderungen, befürchten eine negative Beurteilung durch ihre Kollegen und, und, und... Schon deshalb muss das Projekt den Mitarbeitern, dem Management und den Unternehmensgremien gleichermaßen erklärt und entsprechend begleitet werden. Machen Sie doch einfach aus der Not eine Tugend! Denn klar ist auch: Eine Mitarbeiterbefragung birgt enorme Chancen in Hinblick auf die Unternehmenskommunikation. Mit diesem kleinen Leitfaden möchten wir Ihnen ein paar Tipps und Ratschläge dazu geben, wie Sie das Optimum aus Ihrer Teilnahme an TOP JOB herausholen. 1

2 1. Kommunikation ist alles Informieren Sie frühzeitig Mit Ihrer Teilnahme an TOP JOB bekennen Sie sich zu Ihren Mitarbeitern. Sie zeigen ihnen damit, dass Sie ihnen eine lebenswerte Arbeitswelt bieten wollen! Das ist alles andere, außer gewöhnlich. Schon das schafft Ihnen jede Menge Sympathiepunkte. Sagen Sie lange, bevor Sie mit der Befragung beginnen, klar und deutlich, worum es geht. Erläutern Sie, warum Sie mithilfe von TOP JOB in die Belegschaft hineinhorchen. Betonen Sie, dass Sie damit vor allem Ihre eigene (Personal-)Arbeit überprüfen wollen, mit dem Ziel, noch besser zu werden. Weisen Sie also schon im Vorfeld darauf hin, dass Sie sich an TOP JOB beteiligen werden und dass im Mai, Juni oder Juli die Befragung stattfinden wird. So haben Ihre Mitarbeiter ausreichend Zeit und Gelegenheit, sich mit dem Projekt anzufreunden. Informieren Sie regelmäßig und offen TOP JOB bietet zahlreiche Anlässe, mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren: im Vorfeld, beim konkreten Start, zwischendurch (Sie erhalten von compamedia insgesamt zweimal den Stand der Dinge) und natürlich nach dem Ende der Befragung (Dank). Geben Sie einen Fahrplan aus: Teilen Sie mit, wann die ersten Ergebnisse kommen (Benchmarkingbericht), und erläutern Sie, wie Sie mit diesen umgehen werden. Lassen Sie die Mitarbeiter von Ihren Ergebnissen wissen. Erklären Sie, was Sie gelernt haben, und vor allem, welche Maßnahmen Sie folgen lassen (siehe auch Punkt 5.) 2

3 2. Schaffen Sie Vertrauen Informieren Sie über die Professionalität von TOP JOB Die wissenschaftliche Leitung um Prof. Dr. Heike Bruch vom Institut für Führung und Personalmanagement der Universität St. Gallen hat bislang mehr als Mitarbeiter von über 650 Unternehmen in 24 Ländern befragt und deren Antworten ausgewertet. Sie wissen also, was sie tun! Informieren Sie über die Anonymität Nehmen Sie Ihren Mitarbeitern die Angst. Die Experten aus St. Gallen sind als externe Spezialisten absolut unabhängig und garantieren die Anonymität jedes einzelnen Teilnehmers. Speziell dafür gibt es die Rule of 5 : Die gewährleistet, dass Sie als Geschäftsleitung keine Ergebnisse erhalten, wenn die befragte Gruppe aus weniger als fünf Mitgliedern besteht. Damit ist sichergestellt, dass keine Antworten auf einen Teilnehmer zurückgeführt werden können. Die offizielle Anonymitätserklärung der Universität St. Gallen gibt Ihren Mitarbeitern zusätzliche Sicherheit: mitarbeiterbefragung.html Wählen Sie TOP JOB-Vertrauensleute Insbesondere Mitarbeiter, für die Deutsch nicht die Muttersprache ist, sind vielleicht dankbar für einen Ansprechpartner, an den sie sich mit Fragen oder Verständnisproblemen wenden können. Wählen Sie speziell für diese Mitarbeitergruppe Vertrauensleute, die jederzeit für Erklärungen zur Verfügung stehen. 3

4 Holen Sie Ihre Mitarbeitervertretungen ins Boot Gesetzlich sind Sie ohnehin dazu verpflichtet, Ihre Mitarbeitervertretung(en) etwa den Betriebsrat über die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung zu informieren. Warum die Kollegen nicht direkt mit einbinden, zum Beispiel schon in der Planungsphase? So können Sie diese von Ihren Zielen überzeugen und gemeinsam überlegen, wie Sie die Belegschaft ins Boot holen. 3. Rennen Sie offene Türen ein Sie können die Teilnehmerquote steigern, wenn Sie deutlich machen, dass auch und vor allem Ihre Mitarbeiter etwas von der Umfrage haben. Versuchen Sie, das einmal zu visualisieren. Oder geben Sie diesen Job doch einfach einigen Auszubildenden oder sonstigen Mitarbeitern als kleine Projektarbeit. Hier ein paar Argumente: W Die Mitarbeiter können ihre Arbeitswelt aktiv mitgestalten und so die Qualität ihres Arbeitsplatzes und ihrer Arbeitsumgebung spürbar verbessern. Sei es hinsichtlich der internen Kommunikation, der Arbeitszufriedenheit oder des Arbeitsklimas. W Sie können ihre berufliche und auch persönliche Entwicklung positiv beeinflussen. W Sie werden eingebunden: Wann sonst haben Mitarbeiter so direkt und so wirkungsvoll die Möglichkeit zur Mitsprache und zum Einbringen der eigenen Meinung? 4

5 W Der Aufwand hält sich in Grenzen (ca. 15 Minuten) der Ertrag nicht! W Eventuell haben Sie ein wunderbares Beispiel aus Ihrer Unternehmenshistorie dafür, welche Verbesserungen durch eine solche Befragung bzw. allgemein durch das Einbinden der Belegschaft erzielt werden konnten (z. B. frühere Teilnahme an TOP JOB): Deutlicher kann man die Vorteile für den Mitarbeiter nicht darstellen. 4. Erwischen Sie alle Motivieren Sie Geben Sie ruhig das Ziel aus, 100 % Rücklaufquote erreichen zu wollen und packen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Ehre. Weisen Sie noch einmal darauf hin, um was es geht. Vielleicht hilft ja auch das Ausloben eines Preises für die beteiligungsfreudigste Abteilung? Es kann auch hilfreich sein, über den Rücklauf zu informieren (bspw. mit den Zwischenstandsmeldungen/Erinnerungen). Nutzen Sie dazu alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle, z. B.: W W Blogs, Twitter etc. W Postweg (z. B. mit der Gehaltsabrechnung) W am Schwarzen Brett W in der Mitarbeiterzeitschrift W im Intranet W am besten aber: persönlich (Abteilungsbesprechungen, Versammlungen etc.) 5

6 Folgende Aspekte sollten Sie dabei berücksichtigen W Sprechen Sie die Teilnehmer persönlich an W Informieren Sie über Ziele und Nutzen der Umfrage W Nennen Sie einen Ansprechpartner für inhaltliche und technische Fragen inklusive Telefonnummer und -Adresse W Weisen Sie darauf hin, wie die Teilnahme erfolgt W Geben Sie Ausfüllinstruktionen : nicht lange überlegen, sondern spontan und intuitiv antworten. Bei der Beantwortung des Fragebogens gibt es kein richtig oder falsch W Erläutern Sie, wie die Anonymität gewahrt wird W Weisen Sie auf die Freiwilligkeit der Teilnahme hin W Nennen Sie den Teilnahmeschluss W Erklären Sie, was mit dem Fragebogen passiert, nachdem er ausgefüllt wurde W Erläutern Sie, dass es verschiedene Fragebogenvarianten gibt, die nach dem Zufallsprinzip zugeteilt werden W Danken Sie für die Teilnahme Textvorlagen für die Einladung, für eine Erinnerung oder auch für den Aufruf zum Endspurt finden Sie hier: (http://www. compamedia.de/documents_topjob/infos_mitarbeiterbefragung. html). Oft wird die Umfrage auch unter ein Motto gestellt, das Ihr wirkliches und ehrliches Interesse an der Meinung Ihrer Mitarbeiter verdeutlicht, z. B. Ihre Meinung zählt oder Eure Meinung ist gefragt. 6

7 Wichtig ist es, dass Einladung, Erinnerung etc. bei Ihnen von oberster Stelle aus verschickt werden. So machen Sie deutlich, welchen Stellenwert die Umfrage für Sie hat und wie wichtig Ihnen die Meinung Ihrer Mitarbeiter tatsächlich ist. 5. Bereiten Sie nach: Halten Sie mit Ihren Ergebnissen nicht hinter dem Berg. Erklären Sie, was Sie gelernt haben. Informieren Sie über die Maßnahmen, die Sie umsetzen werden. Hier einige kreative Möglichkeiten: W Holen Sie unter Umständen Mitarbeiter mit ins Boot, die Ihnen bei Ihren Hausaufgaben helfen W Lassen Sie compamedia die Ergebnisse vor Ihren Mitarbeitern oder vor den Führungskreisen präsentieren W Geben Sie offen aus, welche Ergebnisse Sie bei der nächsten TOP JOB-Befragung erreichen möchten W Feiern Sie Ihren Erfolg, wenn Sie es in die Riege der 100 TOP JOB-Arbeitgeber geschafft haben (weitere Anregungen hierzu finden Sie in der TOP JOB-PR- Fibel, die Sie als TOP JOB-Unternehmen erhalten werden) Wenn Sie noch Fragen haben: Fragen Sie! Kerstin Beyer hilft Ihnen gerne weiter. Sie erreichen sie telefonisch unter , per unter 7

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