Mitarbeiterbefragung und dann?

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1 Mitarbeiterbefragung und dann? Vortrag BHK ev in Bielefeld Breite Straße 50 * Karlsruhe * * Tel. +49 (0) * Fax +49-(0) Andreas Ploch, Ploch & Team, Karlsruhe

2 1. Kurzvorstellung Ploch & Team 2. Einleitung 3. Inhalte und Themen Mitarbeiterbefragung und dann? Inhaltsverzeichnis 4. Prozess einer Mitarbeiterbefragung 5.1. Grundsätze bei Maßnahmen 5.2. und wie geht s nun richtig? 5.3. Wesentliche Aufgaben nach der Befragung 5.4. Beispiele für Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung 5.5. Risiken bei Maßnahmen 5.6. Die typischen Fehler bei Maßnahmenplanung und -umsetzung 5.7. Beispiele für einen typischen Fehler 5.8. Die wichtigsten Regeln 2

3 1. Kurzvorstellung Ploch & Team Ploch & Team ist ein Team von erfahrenen Beratern mit Schwerpunkt Human Resources Management. Unsere Erfahrung resultiert dabei u.a. aus unterschiedlichen Branchen (bspw. Finanzdienstleistung, Non-Profit-Organisationen, Industrie) und Unternehmensgrößen (von 20 bis über Mitarbeiter) sowie unterschiedlichen Werdegängen unserer Berater im Team. Die beruflichen Werdegänge unserer Berater sind dabei gekennzeichnet durch psychologische, pädagogische und wirtschaftswissenschaftliche Ausbildungen, eigene, zum Teil mehrjährige Führungserfahrung in international tätigen Organisationen und unterschiedliche thematische Schwerpunkte im Rahmen unserer Beratungen. Diese Unterschiedlichkeit erlaubt es uns, Ihre Vorhaben mit einem Höchstmaß an Kompetenz zu begleiten und zu unterstützen. 3

4 1. Kurzvorstellung Ploch & Team Unsere Beratungsphilosophie beruht auf folgenden Leitlinien Der Mensch im Mittelpunkt Umsetzbar Systemisch Gemeinsam Ressourcenorientiert Unsere Beratungsfelder sind im Wesentlichen Assessment-Center und Management Audits Führungstraining und Coaching Unterstützung im Bereich Personalentwicklung Unterstützung im Bereich OE und Mitarbeiterbefragung 4

5 2. Einleitung Was ist überhaupt eine Mitarbeiterbefragung.? 5

6 Mitarbeiterbefragung was? warum? wieso.? Eine Mitarbeiterbefragung 2. Einleitung ist eine systemische Intervention ist Teil des Führungssystems einer Organisation löst Unruhe in einer Organisation aus ist eine Intervention, die anschließend Aktivitäten fordert fordert Veränderungen weckt Erwartungen produziert aber immer auch Enttäuschungen 6

7 Mitarbeiterbefragung was? warum? wieso.? Eine Mitarbeiterbefragung 2. Einleitung kann Teile oder die gesamte Organisation betreffen erfolgt in der Regel anonym / anonymisiert erfolgt meist mit skalierten (und offenen) Fragen kann mit Fragebogen, IT-gestützt oder per Interview erfolgen fragt nach Meinungen, Einschätzungen, Wahrnehmung etc. wird meist in bestimmten Rhythmen wiederholt erfordert ein bestimmtes Vorgehen kann zu bestimmten Themen erfolgen 7

8 Typische Themen und Inhalte der Mitarbeiterbefragung sind 3. Inhalte und Themen Führung (und dazugehörige Felder/Subthemen wie etwa Wertschätzung, Motivation, Entwicklung ) Identifikation mit dem Unternehmen (u./o. Leitbild etc.) Zufriedenheit (Arbeit, Arbeitsumfeld, Führung, Gesundheit etc.) Belastung, Arbeitsatmosphäre u.a.m. Stimmungsbild, Kundenorientierung, Zukunftschancen des Unternehmens, Struktur, Abläufe Formalia (Unternehmenseinheit, Betriebszugehörigkeit, Alter etc.) 8

9 Prozess einer Mitarbeiterbefragung Mitarbeiterbefragung und dann? 4. Prozess einer Mitarbeiterbefragung Eine Mitarbeiterbefragung läuft (idealerweise) in folgenden Schritten ab. Planung und Vorbereitung Durchführung und Analyse der Ergebnisse Präsentation und Identifikation der Handlungsfelder Rückspiegelung der Ergebnisse und Handlungsplanung Maßnahmenumsetzung und Vermarktung Evaluation im Fokus dieser Präsentation 9

10 . und dann? 10

11 1. Grundsätze bei Maßnahmen Für die Planung und Umsetzung von Maßnahmen gilt unbedingt es MÜSSEN Maßnahmen folgen! die Maßnahmen MÜSSEN kommunikativ begleitet werden (Intranet, Mailings, Workshops etc.) die Führungskräfte sind verantwortlich für die Umsetzung die Ergebnisse der Maßnahmenumsetzung müssen erfasst / evaluiert werden die Mitarbeiter MÜSSEN in die Umsetzung einbezogen werden alle Führungskräfte MÜSSEN die Umsetzung von Maßnahmen stützen und vorantreiben! 11

12 2. und wie geht s nun richtig? Leitlinien zur erfolgreichen Umsetzung von Maßnahmen sind Unterscheidung von Maßnahmen auf 3 Ebenen globale Aktionen (für die gesamte Organisation) bereichsspezifische Aktionen (Bereich, Abteilung) teamspezifische Aktionen (Team- bzw. Mitarbeiterebene) Die Maßnahmen müssen koordiniert werden und dürfen nicht gegeneinander arbeiten Die Mitarbeiter - alle - müssen unbedingt einbezogen werden 12

13 2. und wie geht s nun richtig? Übersicht (1) Aus GL oder anderen Unternehmenseinheiten Übergeordnete Kommunikation (laufend) von anderen UE bzw. GL Andere und übergeordnete Projekte / Vorhaben / Maßnahmen Workshop Workshop anderer UE anderer UE Workshop Ergebnisdarstellung Input für Input für Workshop Maßnahmensammlung Input für Workshop Zwischenergebnisse Laufende Kommunikation in UE Input für Workshop Endergebnisse Workshop Evaluation In der eigenen Unternehmenseinheit Ggf. individuelle Maßnahmen Coaching (Führungsverhalten) Teamentwicklung Mediation 13

14 2. und wie geht s nun richtig? Übersicht (2) Leitung MAB Koordination Evaluation etc. GL Kommunikation Kaminabende etc. Erfahrungsaustausch Best-practice Intervision etc. Unterstützung Coaches Trainer etc. 14

15 3. Wesentliche Aufgaben nach der Befragung Leitung MAB Koordination Evaluation etc. Erfahrungsaustausch Best-practice Intervision etc. Koordination aller Aktivitäten GL Kommunikation Kaminabende etc. Identifikation und Beseitigung von Hemmnissen Unterstützung einzelner UE und insgesamt Sicherstellung und Kommunikation von Fortschritten und des Erfolgs Überwachung des Zeitplans FAQ, Intranet, Sorgentelefon, Marktplatz Koordination Unterstützer Organisation / Durchführung übergeordneter Workshops Datensammlung und Aufbereitung Stimmungsbild Unterstützung Coaches Trainer etc. 15

16 4. Beispiel (1) für Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung (Auszug) Das Thema Führung ist am wichtigsten für Mitarbeiter Bedeutung Führung für Mitarbeiter in Prozent aller Verbesserungsmaßnahmen Personalentwicklung Kooperation über Bereichsgrenzen hinweg 15 Optimierung 26 Arbeitsprozesse 100% = Struktur 6 39 % Führung und wird kritisch bewertet. Einschätzung Führungsfähigkeit durch die Mitarbeiter (Firma 1 im Vergleich zur Firma 2) - Auszug Das obere Management gibt eine klare Richtung für die Zukunft vor Das obere Management kommuniziert offen und ehrlich Das mittlere Management kommuniziert offen und ehrlich Ich kann deutlich erkennen, dass das mittlere Management in meinem Geschäftsbereich wirksam arbeitet Der Beitrag, den ich persönlich leiste, wird anerkannt Ich weiß, was von mir erwartet wird Firma 1 Firma Überhaupt nicht einverstanden Voll einverstanden 16

17 Workshop GL Mitarbeiterbefragung und dann? 4. Beispiel (1) für Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung (Auszug) Ansatz von Massnahmen zu Beispiel 1 (Auszug) ProjektL MAB Ergebnisdarstellung Abteilungen Ergebnisdarstellung Teams Personalabteilung Unterstützt durch Moderatoren Trainer Workshop GL Führungsleitbild Workshop Inhalte AL + TL Aufgaben/Prozesse Teams - WS s Prozesse Führung etc. Workshop GL Zwischenstände Laufende KOM. Im Intranet, Marktplatz (bei Kantine) etc. Begleitung durch Coaches Personalabteilung Führungskultur PE (mit Beratung) Begleitung durch Coaches Tracking (WS?) Prozesse Führung etc. 17 Abteilungs WS + 1 x GL Personalabteilung Führungstraining Jahresgespräche (neu) Workshop GL Zwischenstände + 1 x GL WS Führung AL + TL ext. Moderator Teams - WS s Aufgabenverteilung Produkte.

18 4. Beispiel (1) für Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung (Auszug) Konkrete Erfolge bzw. umgesetzte Massnahmen zu Beispiel 1 (Auszug) Entwicklung Führungsleitbild und Strategie Workshop durch GL Benchmarkuntersuchung Wettbewerber (zu PE-Themen/tools) Teilnahme GL-Mitglieder an Team- und AL-Besprechungen Coaching für Führungskräfte (verpflichtend bzw. Angebot) Begleitete Workshops für Führungskräfte Feedback von unten nach oben verpflichtend für alle FK Prozessworkshops mit externer Begleitung auf Abteilungsebene Bereichsbesprechungen / Informationsveranstaltungen Entwicklung eines neuen Beurteilungsbogens/Jahresgesprächs u.a.m. 18

19 4. Beispiel (2) für Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung (Auszug) Mitarbeiterbefragung: Bewertung der Arbeit des Personalbereichs (Kundensicht) 19

20 4. Maßnahmen nach einer Mitarbeiterbefragung 4. Beispiel (2) für Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung (Auszug) Durchgeführte Massnahmen und Erfolge zu Beispiel 2 (Auszug) Beschaffungsprozesse optimiert Kontakte zu regionalen Hochschulen aufgebaut PE Angebot überarbeitet und FK geschult Kennzahlen (Controlling) neu zusammengestellt und neue aufgenommen Ansprechpartner und Aufgabenteilung z.t. neu sortiert Administrationsabläufe / -aufgaben mit Zeitvor- bzw. -angaben versehen Ansprechpartnerliste auf Intranet aktualisiert (mit ausführlicheren Angaben zu Aufgabenfeld) u.a.m. 20

21 5. Risiken bei Maßnahmen Bei der Umsetzung von Maßnahmen sind die wesentlichen Risiken je komplexer die Befragung, desto komplexer die Ergebnisse und Maßnahmen je mehr Themen erfasst werden, desto schwieriger ist die Maßnahmenplanung und -umsetzung je mehr Themen erfasst werden, desto größer die Gefahr, dass einige nicht passen je heterogener die Ergebnisse (oder Daten), desto schwieriger sind erfolgreiche Maßnahmen 21

22 6. Die typischen Fehler bei Maßnahmenplanung und -umsetzung Bei der Umsetzung von Maßnahmen sind die typischen Fehler keine begleitende Kommunikation! halbherzige Umsetzung der Maßnahmen Führungskräfte, die falsche Themen anfassen! Abhandlung der Ergebnisse bzw. Maßnahmen als TOP 167 Zeitbedarf der Maßnahmen wird unterschätzt! nur Umsetzung der einfachen Dinge! vorzeitiger Abbruch der Maßnahmen! kein Controlling der Maßnahmen! 22

23 6. Die typischen Fehler bei Maßnahmenplanung und -umsetzung Beispiel für eine wenig ergiebige Mitarbeiterbefragung (Praxisfall) Die Ergebnisse waren zu wenig differenziert, da sie nur bis auf die zweite Hierarchieebene heruntergebrochen wurden. So konnten die operativ tätigen Teams nur bedingt Maßnahmen ableiten. Wegen der Orientierung "von oben nach unten (top-down) war die Identifikation der Mitarbeiter mit den Maßnahmen zu niedrig Es fehlte eine klare Zuständigkeit für die Nachbearbeitung (Follow-up- Prozess). Es lagen keine Instrumente für ein einheitliches Maßnahmencontrolling vor. 23

24 7. Beispiele für einen typischen Fehler Die Führungskraft einer Teileinheit bekommt als Ergebnis aus der Mitarbeiterbefragung zurückgemeldet, dass ihr Wert zum Item Wertschätzung der Mitarbeiter unterdurchschnittlich ist. Die Führungskraft bittet die Mitarbeiter bei einer Besprechung um mehr Vertrauen und gelobt Besserung zu diesem Aspekt! Die Führungskraft fragt die Mitarbeiter bei einer Besprechung, was diese damit genau meinen und die Runde schweigt. Die Führungskraft lobt die Mitarbeiter jetzt mehr (oder nimmt sich dies zumindest vor) und scheitert damit schon bei dem ersten Gespräch danach, weil dieser Mitarbeiter ihm einen Fehler gesteht mit größeren Folgen. 24

25 7. Beispiele für einen typischen Fehler Welches Vorgehen in diesem Falle verspricht - mit hoher Wahrscheinlichkeit - mehr Erfolg Erst Coaching / (Vor-)Arbeit mit einem Coach Dann ggf. Gespräch mit der eigenen Führungskraft Dann mit Vorbereitung und Ankündigung Ansprache dieses Punktes in einer Besprechung bzw. in einem Workshop Klärung, was (und wer) mit diesem Punkt gemeint ist Aufarbeitung der Ergebnisse, etwa mit dem Coach Rückmeldung an Team (ggf. Diskussion) zu Ergebnissen und Maßnahmen (inkl. Klärung der Evaluation) dann ggf. Weiterarbeit mit dem Coach u.a.m. 25

26 8. Die wichtigsten Regeln Leitlinien zur erfolgreichen Umsetzung von Maßnahmen sind Ausführlich Vorbereitung der Umsetzung (Kommunikation!) Einbezug der Mitarbeiter, besonders der keyplayer Zeitplanung straff, aber nicht überzogen Gezielte Steuerung auf die echten Aspekte Akzeptieren, dass nicht alle Mitarbeiter mitmachen Kritische Themen (eigene Betroffenheit!) in einem moderierten Workshop besprechen/klären Erfolge kommunizieren 26

27 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! haben Sie noch Fragen? 27

28 Referenzen und Kontakt Wir, Ploch & Team, bieten Ihnen für Ihre PE und OE Vorhaben die bestmögliche Unterstützung. Für uns steht dabei die professionelle und kundenorientierte Beratung und Hilfestellung in allen Phasen des Prozesses im Vordergrund. Einige unser Referenzen und Kunden: Finanz Informatik, Frankfurt * Sparkasse Osnabrück * Sparkasse Essen * Baker & McKenzie, Frankfurt * Daimler AG, Stuttgart * Gothaer Systems GmbH, Köln * Logocos AG, Salzhemmendorf * Sparkasse Südwestpfalz, Pirmasens * gematik GmbH, Berlin * Blanco GmbH & Co KG, Oberderdingen * AOK Bayern Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: Breite Strasse 50 D Karlsruhe Tel.: +49-(0) Fax: +49-(0) ploch@team-ploch.com 28