Bausteine einer Betriebsvereinbarung zum Einsatz von InnoKen

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1 Bausteine einer Betriebsvereinbarung zum Einsatz von InnoKen 1. Betriebsverfassungsrechtliche Fragen zur Durchführung der Mitarbeiterbefragungen a. Allgemeine Mitarbeiterbefragungen des Arbeitgebers In der Praxis werden Mitarbeiterbefragungen zumeist vom Arbeitgeber durchgeführt. Es ist anerkannt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Interessenvertretung über die Inhalte und Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung zu unterrichten, wenn Aufgaben und Rechte des Betriebsrates nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) berührt werden (Bundesarbeitsgericht - BAG vom ABR 28/97 = AiB 2000, S. 292). Hiervon ist bei einer Befragung über die Innovationsfähigkeit im Betrieb regelmäßig auszugehen. Eine weitergehende aktive Beteiligung des Betriebsrats im Hinblick auf die inhaltliche Ausgestaltung der Befragung und ihre Auswertung hängt weitgehend vom Einverständnis des Arbeitgebers ab, sofern nicht spezielle Mitbestimmungsrechte bestehen. b. Mitarbeiterbefragungen durch den Betriebsrat Das BetrVG verpflichtet den Arbeitgeber dazu, den Betriebsrat unaufgefordert, rechtzeitig und umfassend mit den für die Erledigung seiner gesetzlichen Aufgaben notwendigen Informationen zu versorgen (vgl. insbes. 80 Abs. 2 BetrVG, 89 BetrVG). Ungeachtet dieser Informationspflichten des Arbeitgebers ist der Betriebsrat nicht gehindert, sich auf andere Art und Weise weitere Informationen zu beschaffen. Hierzu zählen neben Betriebsbegehungen auch Mitarbeiterbefragungen mittels Fragebögen, wie das BAG bereits im Jahre 1977 entschieden hat (BAG vom ABR 82/74 = AuR 1977, 121). Entscheidend für die Zulässigkeit von Mitarbeiterbefragungen ist es, dass sich die Fragen inhaltlich im Rahmen der gesetzlichen Aufgaben des Betriebsrats halten. Blickt man vor diesem Hintergrund auf den allgemeinen Aufgabenkatalog des 80 Abs. 1 BetrVG, ergibt sich für den Betriebsrat die Möglichkeit, inhaltlich breit angelegte Mitarbeiterbefragungen zu initiieren. Zu den Aufgaben und möglichen Inhalten solcher Mitarbeiterbefragungen zählt auch die Beschäftigung im Betrieb zu fördern und zu sichern ( 80 Abs. 1 Nr. 8 BetrVG). Es ist somit die rechtliche Grundlage gegeben, auch spezifische Befragungen, wie z. B. die InnoKenn-Befragung zur Gewinnung von Informationen zum Thema Innovationsfähigkeit für eine Ziel führende Interessenvertretung des Betriebsrates einzusetzen.

2 c. Die Frage der Kostenübernahme Veranlasst der Betriebsrat eine solche Mitarbeiterbefragung, stellt sich die Frage der Übernahme der entstehenden Kosten (z. B. Vervielfältigung von Fragebögen und Auswertung, Nutzungsentgelt für ein geschütztes Befragungsinstrument). Die Grundregel über die Kostentragungspflicht für die Betriebsratstätigkeit findet sich in 40 BetrVG, wonach der Arbeitgeber die durch die Tätigkeit des Betriebsrats entstehenden Kosten tragen muss (Abs. 1). Die Rechtsprechung und juristische Literatur haben diese Grundregel dahingehend einschränkend modifiziert, dass er nur die Kosten tragen muss, die für die Durchführung der Betriebsratsarbeit erforderlich sind. Entscheidend ist der Zeitpunkt, zu dem diese Kosten entstanden sind: Es ist dann zu fragen, ob der Betriebsrat zu diesem Zeitpunkt die entstehenden Kosten für erforderlich halten durfte. Dabei hat er die Interessen der Belegschaft an einer sachgerechten Ausübung des Betriebsratsamtes mit den Interessen des Arbeitgebers an einer Begrenzung seiner Kostentragungspflicht gegeneinander abzuwägen (Erfurter Kommentar Arbeitsrecht - Eisemann, 7. Aufl. 2007, 40 BetrVG, Rn. 1). d. Besondere Erforderlichkeit begründen Angesichts dieser Anforderungen ist es wichtig, sich die Ziele und den Erkenntnisgewinn der Mitarbeiterbefragung frühzeitig klar zu machen. Sofern bereits Mitarbeiterbefragungen vom Arbeitgeber durchgeführt worden sind, ist es unter Umständen nötig, das besondere Profil der eigenen Befragung darlegen zu können. Andernfalls läuft der Betriebsrat Gefahr, sich dem Einwand ausgesetzt zu sehen, den Arbeitgeber unnötigerweise zu belasten, da entsprechende Ergebnisse bereits aus anderen Befragungen vorliegen. Entstehen durch die Befragung außergewöhnlich hohe Aufwendungen (z. B. Nutzungsentgelt für standardisierte Befragung), verlangen die Rechtsprechung und die juristische Literatur eine vorherige Information des Arbeitgebers (Erfurter Kommentar Arbeitsrecht - Eisemann, 7. Aufl. 2007, 40 BetrVG, Rn. 1). e. Wenn externe Fachleute hinzugezogen werden sollen Nicht selten werden Mitarbeiterbefragungen von externen Personen durchgeführt bzw. ausgewertet. Sofern sich deren Aufgaben auf bloße Hilfstätigkeiten zur Abwicklung und Auswertung der Befragung beschränken, sind die insoweit anfallenden Kosten als Kosten der Betriebsratsarbeit i.s. von 40 BetrVG zu qualifizieren. Werden externe Personen aufgrund ihrer besonderen Fachkunde eingeschaltet, wird man davon auszugehen haben, dass es sich bei diesen Personen um Sachverständige ( 80 Abs. 3 BetrVG) handelt. Sie bringen als Experten die fachlichen Kenntnisse bezüglich der Mitarbeiterbefragung ein, über die der Betriebsrat häufig nicht selbst verfügen wird. Nach 80 Abs. 3 BetrVG hat

3 der Betriebsrat das Recht, Sachverständige hinzuzuziehen, sofern dies zur ordnungsgemäßen Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Dies entspricht in der Sache im Prinzip den bereits erwähnten Anforderungen an die Pflicht des Arbeitgebers aus 40 BetrVG, die erforderlichen Kosten der Betriebsratsarbeit zu tragen. Anders als bei den "normalen" Betriebsratskosten nach 40 BetrVG verlangt 80 Abs. 3 BetrVG für die Einschaltung von Sachverständigen im Vorfeld eine nähere Vereinbarung mit dem Arbeitgeber. Dass der Betriebsrat ggf. einen solchen Rechtsanspruch hat, ist durch die Rechtsprechung bestätigt und kann notfalls auch gerichtlich "eingeklagt" werden. 2. Eckpunkte für eine Betriebsvereinbarung Projekt InnoKenn 1. Geltungsbereich Festlegung des personellen und räumlichen Geltungsbereichs 2. Ziel und Zweck der Befragung Definition der Ziele der Befragung (z.b. Innovationsfähigkeit feststellen) und Beschreibung der konkreten Zwecke 3. Beteiligung der Interessenvertretung Informationsrechte Einbindung in die Projektgruppe 4. Umsetzung der Befragung Beschreibung der konkreten Phasen (Planung, Vorbereitung, Information, Durchführung, Umsetzung) Definition der Aufgaben und Kompetenzen 5. Datenschutz Gewährleistung der Anonymität Beauftragung eines externen Beraters Festlegung der Aufgaben und Befugnisse Festlegung von Zugriffsberechtigungen Aufbewahrungs- und Löschungsfristen von Fragebögen und Auswertungen 6. Nachteilsverbot Keine negativen Konsequenzen für die Beschäftigten Keine Verpflichtung der Beschäftigten zur Teilnahme an der Befragung (Freiwilligkeit) 7. Erfolgskontrolle Controlling der abgeleiteten Maßnahmen Regelmäßige Durchführung 8. Schlussbestimmungen Inkrafttreten, Kündigung und Nachwirkung

4 3. Praxisbeispiel KBV Mitarbeiterbefragung Konzernbetriebsvereinbarung zur Mitarbeiterbefragung Zwischen der xxx Betrieb und dem Konzernbetriebsrat (KBR) wird nachfolgende Konzernbetriebsvereinbarung (KBV) zur Mitarbeiterbefragung geschlossen: 1 Ziel der KBV Hohe Mitarbeiterzufriedenheit führt zu hoher Kundenbindung. Der xxx Betrieb und der KBR sind sich daher darin einig, dass ein einheitliches und aussagefähiges Instrument benötigt wird, das die Konzern-/Unternehmenssteuerung, die Strategieumsetzung, die Weiterentwicklung der Unternehmens- und Führungskultur, das Leistungsmanagement, das Veränderungsmanagement und das Commitment der Beschäftigten unterstützt. Aus den erkannten Verbesserungsbereichen und Handlungsfeldern sollen Organisationseinheiten spezifische Maßnahmenprogramme abgeleitet werden, die dazu dienen, Business Excellence zu erzielen. Deshalb wird künftig regelmäßig eine einheitliche Befragung aller Beschäftigten des xxx Betriebes durchgeführt. Fragebögen, Kennzahlen (z.b. Commitment Wert, Indizes) und Reporting berücksichtigen zielgruppen- und geschäftsfeldspezifische Besonderheiten. 2 Geltungsbereich Diese KBV gilt für alle aktiven Beschäftigten des xxx Betriebs, soweit sie in den Geltungsbereich des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) fallen. 3 Beschreibung des Ablaufs der Befragung Die Mitarbeiterbefragung findet in regelmäßigen Zeitabständen statt; die Teilnahme ist freiwillig. Die Beschäftigten werden über die Befragung und deren Ziele vor der Durchführung in angemessener Art und Weise informiert. Es wird durch geeignete Maßnahmen sichergestellt, dass auch schwerbehinderte Mitarbeiter anonym an der Mitarbeiterbefragung teilnehmen können. Alle Beschäftigten erhalten entweder in Papier- oder in elektronischer Form einen Fragebogen, der aus einem konzernweit einheitlichen Fragenkatalog (Anlage) zusammengestellt wird, zugesandt, mit der Bitte, diesen anonym auszufüllen. Die Fragebögen werden dem mit der Auswertung beauftragten Unternehmen übersandt. Dieses erstellt die Berichte für die einzelnen Untersuchungseinheiten. Im Falle der ITgestützten Durchführung der Mitarbeiterbefragung finden die hierzu im Konzern xxx vorhandenen Regelungen Anwendung, solange und soweit sie nicht durch eine konzernweit einheitliche Regelung abgelöst werden. Die Berichte des auswertenden Unternehmens werden dem xxx Betrieb grundsätzlich elektronisch in einem Datenformat übermittelt, das nachträgliche Änderungen ausschließt (z.b. pdf-format). In Abweichung hiervon erhalten die Organisationseinheiten von dem auswertenden Unternehmen zusätzlich zu Präsentationszwecken eine ppt.-datei mit den wichtigsten Ergebnissen der Befragung sowie Übersichtsinformationen in anderen Dateiformaten. Es dürfen an diesen Dateien keine Veränderungen vorgenommen werden, die zu einer Verfälschung der Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung führen. Über die konzernweite und unternehmensbezogene Gesamtauswertung, die Auswertungen ihrer Organisationseinheiten und die sich daraus ergebenden Maßnahmen werden die Beschäftigten spätestens 4 Monate nach Abschluss des Befragungszeitraums in geeigneter Weise informiert. 4 Anonymität und Datenschutz Der xxx Betrieb sichert zu, dass alle Daten nur zu dem unter 1 beschriebenen Zweck verwendet werden. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden eingehalten. Der Vertragspartner, der die Auswertungen erstellen wird, wird auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen

5 verpflichtet. Der KBR wird rechtzeitig über einen beabsichtigten Wechsel des Vertragspartners (auswertendes Unternehmen) informiert. Die Fragebögen werden spätestens nach Auslieferung des letzten Berichts vernichtet. Gleiches gilt für etwa überlassene Adressdaten der Beschäftigten. Die in anonymisierter Form vorliegenden Rohdatensätze werden von dem auswertenden Unternehmen archiviert. Sie werden gelöscht, sobald ihre Zweckbestimmung entfällt. Auswertungen, bei denen wegen der geringen Zahl der auswertbaren Fragebögen Rückschlüsse auf die antwortenden Personen möglich erscheinen, sind nicht zulässig. Deshalb werden keine Auswertungen für Organisationseinheiten oder Teile davon erstellt, bei denen weniger als 5 Beschäftigte in elektronischer Form oder 10 Beschäftigte in Papierform geantwortet haben. In diesen Fällen gehen die Fragebögen in die Auswertung der nächsthöheren Organisationseinheit ein. Auswertungen nach statistischen Merkmalen (Alter, Geschlecht, Dauer der Unternehmens- /Betriebszugehörigkeit, Beschäftigungsverhältnis) sind nur bis auf die Ebene des Betriebs (im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes) zulässig, soweit in dem jeweiligen Betrieb im Zeitpunkt der Durchführung der Mitarbeiterbefragung mindestens 100 Mitarbeiter beschäftigt sind. 5 Einbindung der Betriebsräte Der KBR arbeitet an der Konzeption des konzernweit einheitlichen Fragenkatalogs mit. Er unterstützt die Durchführung der Mitarbeiterbefragung und erhält den Bericht mit der Auswertung für den xxx Betrieb. Der xxx Betrieb und der KBR werden die im Zusammenhang mit der jeweiligen Befragung gewonnenen Erkenntnisse rechtzeitig vor Durchführung der nächsten Mitarbeiterbefragung miteinander erörtern. Die zuständigen Betriebsräte in den einzelnen Geschäftseinheiten sind bei der Durchführung der Mitarbeiterbefragung im Rahmen des BetrVG zu beteiligen. Sie erhalten alle Auswertungen bezogen auf den Betrieb sowie etwaige begleitende Informationen zu den Auswertungen (z.b. Erläuterungen des auswertenden Unternehmens). Unter Anwendung des 37 Abs. 6 BetrVG erhalten sie Gelegenheit zur Teilnahme an den angebotenen Schulungsmaßnahmen. 6 Schlussbestimmungen Die KBV tritt mit dem Tage ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sie kann von beiden Seiten mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden. Die Anlage ist Bestandteil der KBV. Zu ihrer Änderung bedarf es keiner Kündigung der KBV. Vor jeder beabsichtigten Änderung wird der KBR informiert. Die Änderungen unterliegen dem BetrVG.